Ввод нового начисления в 1с зуп 3.1. О интересных вещах из мира IT, инструкции и рецензии

Использование видов расчёта с произвольными формулами в ЗУП 2.5 довольно подробно описано например .
В этой статье речь пойдёт о том, как настроить подобное в ЗУП 3.0. Тестировалось на версии 3.0.19.71.

В организации используется несколько видов премий для сотрудников разных отделов. В одних отделах используются одни виды премий, в других - другие. Есть сотрудники, которым те или иные премии начисляются в индивидуальном порядке. Каждая из премий имеет два показателя - процент премии и коэффициент выработки. Значения показателей периодически изменяются.

Чтобы реализовать такую схему в ЗУП 3.0, нужно сделать следующее:

1. Принимаем на работу сотрудника, назначаем ему оклад.

2. Идём в "Настройка" - "Показатели расчета зарплаты" и создаём там показатели для расчёта наших премий.

3. Переходим в "Настройка" - "Начисления" и создаём новые виды расчёта. Выбираем "Рассчитывать по формуле" и включаем в формулу нужные показатели.

Настраиваем расчётную базу.

4. Теперь нужно сделать так, чтобы эти начисления рассчитывались каждый месяц автоматически. Для этого воспользуемся документом "Изменение плановых начислений" ("Зарплата" - "Изменение оплаты сотрудников").

В документе есть подбор, автозаполнение по подразделению и возможность добавить начисление всем сразу, что в нашем случае и требуется. Кроме того, здесь можно сразу задать и значения показателей, но только используемых постоянно по сотруднику .

Для ввода разовых показателей по сотрудникам и постоянных по подразделениям и организации 1С предлагает использовать другой документ - "Данные для расчета зарплаты" ("Зарплата" - "Данные для расчета зарплаты"). Чтобы использовать документ для ввода собственных показателей, нужно сначала настроить соответствующие шаблоны ("Настройка" - "Шаблоны ввода исходных данных").

Также можно указывать значения показателей непосредственно в документе

5. Ну и, собственно, результат - в "Начисление зарплаты" автоматически попала и рассчиталась наша премия. По кнопке "Показать подробности расчета" можно полюбоваться на показатели, используемые при расчёте.

В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУП 3.0 (3.1).

«1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1 – совершенно новая программа, с новой архитектурой хранения и обработки данных*, что не позволяет обычным способом – путем установки обновления, перейти на новый релиз конфигурации. Потребуется осуществить перенос данных с 1С ЗУП 2.5 в новую систему, то есть загрузить и выгрузить данные.

*Помимо отличий в части архитектуры ЗУП 3.0 отличается новым дизайном, поддержкой Web-клиента, повышением удобства работы, в частности из-за возможности использовать современный интерфейс «Такси».

Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года. Закрыли месяц – перешли на новую редакцию.

Оптимально это сделать, используя упрощенный вариант переноса, так как все начисления и удержания переезжают не документами, а записями регистров.

Рекомендуемый оптимальный и безопасный способ перехода: параллельный расчет заработной платы одновременно в 2 версиях (старой и новой) программы 1С ЗУП в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пошло не так.

Инструкция по переходу с ЗУП 2.5 на 3.1

Для того чтобы корректно перенести учетные данные из одной программы в другую, потребуется предварительная подготовка базы ЗУП 2.5. Она заключается в том, чтобы закрыть отчетный период (месяц) в ЗУП 2.5, сделать копию рабочей ИБ этой версии, и посредством конфигуратора осуществить тестирование и исправление (если оно необходимо, что, скорее всего) базы.

• Создать чистую информационную базу с последним релизом 1С:ЗУП 3.1;
• Запустить его в пустой базе, указав на первом шаге работы стартового пошагового помощника, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5; Выполнить загрузку данных;
• Осуществить полную проверку данных после переноса.

Подробно: порядок перехода с ЗУП 2.5 на 3.0 /ЗУП 3.1

• Подготовка к переходу на новую программу

В старой информационной базе версии 2.5 доделайте все документы по начислению зарплаты, больничных, отпусков, выплаты зарплаты, расчету и перечислению налогов и взносов и т.д. Сделайте копию рабочей базы ЗУП 2.5 и разверните ее в отдельном каталоге. Зайдите в программу в режиме работы «Конфигуратор», выберите команду «Тестирование и исправление» в меню «Администрирование». Если ЗУП давно не обновлялся – обновите до последнего релиза.

• Создание новой информационной базы ЗУП 3.1

Последний свежий релиз 1С ЗУП 3.1 можно скачать с сайта обновлений 1С. Помимо этого может потребоваться установка более новой версии платформы «1С:Предприятие 8», обновления которой также можно скачать с сайта.

Для создания чистой информационной базы необходимо запустить ярлык 1С и нажать «Добавить», указав создание новой базы. Далее выбрать из шаблона последний релиз «1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1.

Рисунок 1.Создание чистой базы 1С ЗУП 3

• Настройка стартового помощника и выбор варианта переноса данных

При начальном запуске ЗУП 3.1 надо выбрать пункт о переносе данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5, а после этого выбрать один из двух вариантов переноса данных:

Рисунок 2. Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Из списка баз необходимо выбрать соответствующую базу версии 2.5, данные из которой требуется перенести:

Рисунок 3.Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Рисунок 4.Выбор варианта переноса данных в ЗУП 3.1.2.213

Перенос данных с 1С ЗУП 2.5 на 3.1

• При выборе данного варианта переносятся не сами документы прошлых лет, а данные регистров и справочники.
• Данный вариант позволит использовать в кадровом учете и расчете зарплаты новые возможности.
• По взаиморасчетам перенесутся только остатки.
• Перенос кадровой истории (Т-2), данных для расчета среднего заработка.*
• Максимально быстрый вариант переноса.

*Однако не перенесутся данные о работниках по договорам ГПХ, а также данные о займах.

• При выборе данного варианта переносятся документы.
• Новые возможности программы использованы не будут, будут использованы документы из предыдущей редакции.
• В части кадровых данных переедут все документы: увольнение, перемещение и пр.
• Плановые начисления будут перенесены в виде записей регистров, тогда как при упрощенном – переносился только срез.
• По взаиморасчетам переносятся все документы.
• При полном переносе, необходимо исправить все ошибки учета, которые, скорее всего, возникали в прошлых периодах, иначе придется исправлять в новой базе. После этого все документы и данные необходимо выверить в обоих базах.
• Поскольку объем переносимых данных велик, процесс будет проходить медленно.*

*В старой базе сохранятся все данные, к которым можно обратиться в любое время и найти необходимые данные.

Рисунок 5. Загрузить данные

• Проверка данных после переноса

Перед стартом работы с новой программой 1С ЗУП 3.1, как уже упоминалось, следует проверить полноту и корректность перенесенных данных из старой версии – 2.5. Для этого смело используйте отчеты для сверки данных.

Необходимо проверить:

• Организационную структуру предприятия, справочники «Организации», «Подразделения», «Территории»;
• Личные данные сотрудников;
• Начальную штатную расстановку;
• Начисления и удержания, корректность формул;
• Остатки по взаиморасчетам.

В результате перехода на 1С:ЗУП новой версии и произведенных предварительных действий, после переноса данных, мы получим две отдельные базы: старая информационная база программы ЗУП 2.5 с документами и новая – версии программы 3.1 с начальными остатками. При этом рекомендуется некоторое время вести расчет заработной платы параллельно в обеих программах, и после того, как полностью освоитесь с новой конфигурацией, можно переходить на учет только в ней.

И передачу данных в рамках комплекса учетных программ 1С, а также с другими учетными системами. Сегодня мы рассмотрим процесс интеграции между разными конфигурациями 1С на примере обмена данными между кадровой (1С ЗУП) и бухгалтерской (1С Бухгалтерия) конфигурациями.

Действительно, вести учет зарплаты значительно удобнее в расширенной и более адаптированной для этого конфигурации. Но общий учет, естественно, нужно вести в 1С Бухгалтерия. Поэтому, при раздельном ведении участков учета, необходимость обмена данными между системами очевидна.

Настройка синхорнизации 1С ЗУП — 1C Бухгалтерия

Процесс обмена будем настраивать и выполнять в 1С:ЗУП редакции 3.0 и 1С:Бухгалтерия редакции 3.0

Для начала процесса выгрузки нужных данных входим в 1С Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и переходим в раздел «Администрирование», подраздел «Настройки синхронизации данных»

Включаем галочкой возможность синхронизации, вносим префикс информационной базы и кликом переходим к настройке синхронизации данных.

В открывшемся окне, после клика на кнопке «Настроить синхронизацию данных», выбираем нужную нам конфигурацию для обмена.

Откроется окно «Настройка обмена данными с программой Бухгалтерия предприятия, ред 3.

Делаем резервную копию, при необходимости.

По завершении резервного копирования или при отсутствии в нем необходимости, переходим к ручной настройке синхронизации. Если же у нас есть сохраненный файл настроек формата «*.xml», то именно в этом окне его нужно выбрать.

В любом случае, для продолжения, нажимаем «Далее».

В следующем окне мы должны будем ввести способ подключения к бухгалтерской базе и авторизационные .

Для самого распространенного случая выбираем пункты:

• Прямое подключение к программе на этом компьютере или в локальной сети;
• На данном компьютере или на компьютере в локальной сети;

Затем в соответствующие поля вводим путь к информационной базе (1С:Бухгалтерия), логин и пароль для входа в нее. Путь к информационной базе Бухгалтерии можно посмотреть в стартовом окне выбора баз данных 1С или в разделе «О программе» бухгалтерской конфигурации.

Настройки подключения

Кликом на кнопке «Проверить подключение» проверяем корректность соединения.

В случае успешной проверки программа выдаст сообщение «Проверка подключения успешно завершена». Если проверка не прошла, то необходимо скорректировать введенные данные.

Программа автоматически проверит подключение к целевой базе данных и сообщит о существующих настройках обмена.

Если настройки обмена отличаются от нужных нам, то кликаем гиперссылку «Изменить правила выгрузки данных» и выполняем донастройку.

Мы, например, изменим настройку обмена таким образом, чтобы выгрузка происходила только по одной организации. Завершаем донастройку кнопкой «Записать и закрыть».

Проверяем все настройки и переходим к следующему окну кнопкой «Далее». Программа автоматически проверит все настройки и выведет в консолидированном списке для окончательного подтверждения.

В случае ошибки

Если мы никогда не выполняли синхронизацию между этими конкретными информационными базами и не донастраивали 1С:Бухгалтерию для обмена, то обязательно произойдет остановка обмена с ошибкой «Синхронизация данных запрещена администратором».

Пугаться не стоит. Достаточно, не закрывая 1С:ЗУП, оставив его на месте ошибки, войти в бухгалтерскую конфигурацию и разрешить синхронизацию в таком же разделе, как и рассматриваемый 1С:ЗУП (Администрирование — Настройки синхронизации данных). Также нужно установить префикс информационной базы. В нашем случае это «БП»

Сопоставление данных

Следующее окно фиксирует правильность системных настроек обмена и открывает возможность для выполнения синхронизации данных. Галочку оставляем и нажимаем «Готово».

Будет выполнен анализ данных и нам будет предложено сделать их сопоставление. В нашем примере мы уверены в том, что данные будут загружены верно, поэтому соглашаемся с предложенным сопоставлением. Выделяем все и нажимаем «Сопоставить».

В Вашем случае, возможно, потребуется проверка и ручное сопоставление, обратите внимание.

Синхронизация данных (обмен данными)

В случае успешных приема — передачи данных будет выдано соответствующее системное сообщение. Теперь ЗУП можно закрыть и проверить синхронизацию в 1С:Бухгалтерия.

Проверка переноса данных

Проверяем правильность в автоматически созданных документах уже в конфигурации 1С Бухгалтерия.

Последующие синхронизации

В последующем синхронизацию можно будет проводить используя уже созданные настройки.

Обмен данными 1С ЗУП редакции 2.5 и ЗиК 7.7 и 1С Бухгалтерия

Стоит отметить, что в 1С:Бухгалтерия существует отдельный механизм обмена данными с зарплатными конфигурациями старших версий. К ним можно перейти в разделе «Зарплата и кадры», по меню «Загрузка из ЗУП ред. 2.5», «Выгрузка в ЗУП ред. 2.5» и «Загрузка из ЗиК 7.7», «Выгрузка в ЗиК 7.7».

Причем документы обмена будут находиться в подразделе «Зарплата ЗУП 2.5 ЗиК 7.7».

Так проводится синхронизация данных по зарплате 1С ЗУП 3.0 и 1С Бухгалтерия 3.0

Существует вариант настройки обмена программных продуктов 1С-Рарус: Бухгалтерия для некоммерческой организации 5 (далее НКО 5) и 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (далее ЗУП 3.1), который позволяет выгружать данные по зарплате из ЗУП 3.1 в НКО 5 в разрезе источников финансирования.

Вариант позволяет посредственно разбивать суммы произведенных начислений зарплаты в ЗУП 3.1 по источникам целевых средств и переносить данные в НКО 5 с учетом этих источников.

ВАЖНО: Настройку необходимо начать выполнять в ЗУП 3.1.

Настройка обмена через сетевой каталог

В ЗУП 3.1 необходимо:

• Перейти в раздел «Настройки синхронизации данных». Данное действие должен выполнять пользователь с правами администратора.
  Для создания новой синхронизации необходимо нажать на кнопку «Настроить синхронизацию данных» и выбрать пункт «Бухгалтерия предприятия, редакция 3»:





• Далее с помощью мастера настройки создать и выполнить данную синхронизацию. При первоначальной настройке обмена указать способ настройки синхронизации данных «Указать настройки вручную»:





• Выбрать вариант подключения «Другие каналы связи (сетевой каталог, FTP, электронная почта)»:





• Указать каталог для файлов синхронизации данных:






При необходимости можно использовать вариант обмена через FTP-ресурс:






или по электронной почте:





• Далее в настройке параметров синхронизации данных необходимо для бухгалтерской программы указать префикс информационной базы:






При необходимости можно изменить правила обмена данными:

ВАЖНО: После создания настройки синхронизации данных выполнять отправку данных в бухгалтерскую программу не нужно. Это необходимо для корректной работы синхронизации (флажок не устанавливаем):

В НКО 5 необходимо:

• На закладке «Зарплата и кадры» – «Настройки зарплаты» установить переключатель «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведется» в значение «Во внешней программе»:




Перейти в раздел «Администрирование» – «Синхронизация данных», установить флаг «Синхронизация данных»:




Перейти в раздел «Настройки синхронизации данных». Данное действие должен выполнять пользователь с правами администратора.
• Для создания новой синхронизации необходимо нажать на кнопку «Настроить синхронизацию данных» и выбрать «Зарплата и управление персоналом, редакция 3»:





• Выбрать способ настройки синхронизации данных – «Загрузить файл с настройками, созданной в другой программе» и указать файл настроек:





• Выбрать каталог для синхронизации данных:





• На следующих шагах работы мастера настройки будут идентичные, как в ЗУП 3:

























• Далее уже можно выполнить синхронизацию данных:










• После завершения всех настроек и создания синхронизации появится возможность задать расписание как для загрузки, так и для выгрузки данных. Расписание задается для каждой из программ отдельно в разделе «Настройки синхронизации данных» на вкладке «Расписание»:

Обмен будет происходить в двустороннем формате. Сначала происходит загрузка данных, затем выгрузка:

Настройка обмена через прямое подключение к программе

Настроить синхронизацию данных также можно используя прямой обмен, без использования сетевого каталога.

В ЗУП 3.1 необходимо:

• Перейти в раздел «Администрирование» – «Синхронизация данных», установить флаг «Синхронизация данных»:

В НКО 5.0 необходимо:

При первоначальной настройке обмена указать способ настройки синхронизации данных «Указать настройки вручную»:

• На следующем этапе выбрать вариант подключения «Прямое подключение к другой программе», указав каталог расположения информационной базы ЗУП 3.1 и имя пользователя с паролем для входа:





• На следующем этапе можно изменить правила выгрузки данных:





• Указать дату начала использования обмена, данные для формирования бухгалтерских проводок, организации, по которым необходимо осуществлять обмен:















• Нажав кнопку «Далее», будет создана настройка обмена данными:





• При завершении настройки, можно выполнить синхронизацию данных с ЗУП 3.1:










• При необходимости можно изменить данные для отправки.

Для успешной синхронизации необходимо чтобы в обоих базах был установлен флаг «Синхронизация данных».

Примечание: При использовании варианта синхронизации «Прямое подключение к другой программе» первоначальную настройку можно производить в любой программе. При этом в другой программе появится настройка синхронизации (посмотреть можно в разделе «Администрирование» – «Синхронизация данных» – Настройки синхронизации данных»).

Настройка обмена в разрезе источников

Для настройки учета начислений/удержаний в ЗУП 3.1 в разрезе источников, для того чтобы при загрузке в НКО 5 проводки были с учетом источников финансирования необходимо:

• Настроить в НКО 5 способы отражения в справочнике «Способы учета зарплаты», который доступен в разделе «Зарплата и кадры» – «Настройки зарплаты» – «Отражение в учете»:






Для каждого способа задается наименование, счет и аналитика по выбранному счету: субконто и источник финансирования (если у счета имеется признак учета по источникам).

Данные способы переносятся в ЗУП 3.1 в справочник «Способы отражения зарплаты в бухучете», но переносится лишь наименование, вся аналитика по способам задается в НКО 5.

В ЗУП 3.1 переносится только наименование способа отражения зарплаты, так как там нет проводок.
В дальнейшем при переносе данных из ЗУП 3.1 в НКО 5 во всех проводках, в которых участвует выбранный способ отражения, будут определяться нужные субконто.

При настройке способов отражения зарплаты в НКО 5 наименование следует задавать таким, чтобы их можно было отличать в ЗУП 3.1 друг от друга.










• Если необходимо автоматически распределять сумму начисления по источникам в ЗУП 3.1, существует способ задания распределения по способам отражения в учете для Подразделения или же с помощью документа «Распределение основного заработка» для конкретного сотрудника в указанном месяце:



В документе «Отражение зарплаты в бухучете» за май по сотруднику Гольд Лев Самуилович использовалось распределение суммы начисления по долям с помощью документа «Распределение основного заработка» в ЗУП 3.1.

В этой статье я хочу рассказать о некоторых полезных настройках, которые могут повысить удобство работы пользователей в программах 1С: ЗУП и 1С: ЗГУ редакции 3.1. Сразу отмечу, что многие настройки и возможности новых программных продуктов 1С работают только в интерфейсе «Такси» (рекомендованном), потому стоит использовать именно его. Возможно, пользователям предыдущих версий будет непривычно на первых порах, но это тот случай, когда «аппетит приходит во время еды».

1. Первая настройка носит общий характер и относится не только к «зарплатным» решениями фирмы «1С», но и ко всем остальным конфигурациям. Она будет полезна и при создании новых информационных баз, если вы только начинаете работать в программах 1С, и в том случае, если в процессе работы баз стало слишком много, возникла потребность их сгруппировать.
При открытии окна запуска 1С: Предприятия заходим в настройки и устанавливаем флажок на позиции «Отображать в виде дерева», нажимаем ОК.

Теперь щелкаем на строку «Информационная база» и через кнопку «Добавить» создаем новую группу, называем, например, «Зарплата» и сохраняем.

Таким же образом создаем группу «Бухгалтерия», не забыв вернуться и установить курсор на корневой каталог.

Теперь устанавливаем мышь на позицию «Зарплата», нажимаем Добавить - Создание информационной базы – Далее. Выбираем один из способов создания информационной базы (из шаблона или чистую ИБ), даем название и сохраняем. Или просто перетаскиваем в созданную группу какую-либо из существующих баз.
Каждый раз, возвращаясь курсором на папку, в которой будет находиться наша база, мы формируем дерево каталогов. Такой структурой удобно пользоваться в случае работы бухгалтера с несколькими информационными базами.

2. Второй полезный инструмент, о котором я расскажу, - это масштабирование окон и форм документов.

После работы в 1С: ЗКБУ 1.0 или ЗУП 2.5 у пользователей сначала наступает возмущение: «Неудобно», «Все огромное, не помещается на экране»…
В последних версиях программ 1С есть возможность уменьшить масштаб.

Для этого предназначена кнопка в левом верхнем углу экрана - Вид - Изменить масштаб или справа вверху значок .

Перетягивая ползунок, можно добиться желаемого размера. Есть возможность установить масштаб либо только для данного окна или формы документа, либо для всех.

3. Следующую настройку могут применять те пользователи, у которых после масштабирования «все-таки не помещается» все то, что хотелось бы видеть. Это расположение панелей на экране монитора. Находится настройка в меню «Вид» – «Настройка панелей».

Путем перетаскивания нажатой кнопкой мыши нужной панели в желаемое место экрана, каждый пользователь подстраивает свое рабочее место под себя. Этот выбор осуществляется индивидуально в зависимости от ширины и высоты экрана, от привычки, от визуального комфорта.
На рисунках ниже представлены возможные варианты расположения нужных блоков.

После осуществления настройки необходимо нажать «Применить» и «ОК» для сохранения произведенных операций. Если что-то пошло не так, то используйте кнопку «Стандартные», которая возвращает первоначальные настройки.

4. Иногда бухгалтер ведет учет нескольких фирм в разных базах 1С. При одновременном открытии информационных баз и периодическом переключении между ними нелегко сразу определить, в какой именно базе находишься. В такие моменты может помочь указание наименования организации в заголовке программы.
Для этого заходим в раздел «Администрирование» - «Общие настройки» и в поле «Заголовок программы» записываем название организации в произвольной форме.

Это значение не отражается ни в каких документах, а только визуально идентифицирует каждую информационную базу.

5. В 1С: ЗГУ и 1С: ЗУП редакции 3.1, помимо стандартно представленной при запуске программы начальной страницы, есть возможность установить другие варианты, в зависимости от основных функций пользователя (кадровик, расчетчик зарплаты и т.д.).
Рассмотрим ситуацию на примере пользователя, ответственного за ежемесячное начисление и выплату зарплаты. Для того, чтобы в одном окне оперативно отслеживать состояние расчетов за указанный период, в верхнем левом углу экрана в главном меню выбираем подменю «Вид» – «Настройка начальной страницы».

В появившемся окне кнопкой «Удалить» перемещаем из блока «Левая колонка начальной страницы» первоначально установленную Основную форму рабочего стола. Затем выбираем нужный в рассматриваемом случае вариант «Расчеты и выплаты: Форма», отправляем вправо и нажимаем ОК.

Получаем удобный рабочий стол расчетчика зарплаты с отражением данных за любой выбранный месяц. Из данного окна по предложенным ссылкам можно создавать новые документы начислений аванса, зарплаты, больничных листов и отпусков, а также отражать выплаты через банк и кассу, не заходя в соответствующие разделы.

Аналогично можно настроить рабочий стол с актуальной информацией для кадровика.

Или обеспечить быстрый доступ к полезным материалам на сайтах поддержки программ 1С.

6. В новой редакции Зарплаты и кадры государственного учреждения 3.1 разработчики изменили наименования и расположение разделов, документов в них и отчетов (в отличие от предыдущей). Чтобы быстрее привыкнуть и находить нужные инструменты, для пользователей есть возможность включать разделы, отдельные документы или отчеты в Избранное.
Для этого необходимо щелкнуть мышкой на звездочку рядом с заголовком открытого раздела или документа, она окрасится желтым цветом.