Какое образование должно быть у архивариуса. Кто такой архивариус

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2019
Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов
Утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 N 338н

Главный архивист

Должностные обязанности. Участвует в разработке предложений к проектам программ развития и планам работы архива и соответствующего структурного подразделения архива, участвует в их реализации. Составляет отчеты о проделанной работе. Участвует в подготовке проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения архива. Участвует в проведении научных исследований и методических разработок по направлению деятельности структурного подразделения архива, способствует их внедрению в практику работы. Консультирует по вопросам, относящимся к его компетенции. Ведет работу по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению в архивохранилищах. Проводит целевую экспертизу ценности документов, выявление и отбор уникальных и особо ценных документов. Ведет работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, переплетных работ, контролирует качество их проведения. Выявляет документы с угасающими текстами для создания страхового фонда. Осуществляет учет и розыск необнаруженных дел. Ведет основные учетные документы. Осуществляет контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов. Составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива. Проводит прием документов на постоянное и временное хранение. Ведет переговоры с негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования. Оказывает методическую и практическую помощь специалистам архивов и служб делопроизводства организаций - источников комплектования. Ведет государственный учет документов профиля архива, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования. Участвует в работе по паспортизации архивов организаций - источников комплектования. Участвует в заключении и выполнении договоров с организациями об упорядочении документов и оказании им других услуг. Проводит работу по выявлению документов российского происхождения и по истории России, находящихся за рубежом. Ведет научное описание документов архива, усовершенствование и переработку описей. Проводит работу по созданию и ведению каталогов и баз данных по документам архива. Осуществляет тематическую разработку фондов архива. Осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива. Участвует в подготовке материалов для рассекречивания архивных документов. Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий. Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива. Обеспечивает доступ потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива. Участвует в работе по проведению исследований в области использования архивных документов, изучению интенсивности и эффективности использования документов архива. Проводит экскурсии по архиву. Участвует в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации. Ведет работу по изданию архивных справочников. Готовит для государственных и негосударственных организаций информационные письма, содержащие сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике. Исполняет поступающие в архив наиболее сложные запросы различного характера. Участвует в организации работы читального зала архива. Осуществляет функции ответственного составителя документальных публикаций, участвует в подготовке к изданию документов. Ведет выявление и отбор документов для публикаций, археографическое оформление, комментирование документов. Ведет составление научно-справочного аппарата к документальным публикациям. Осуществляет научное редактирование публикаций. Осуществляет чтение, датировку и описание архивных документов. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности. Участвует в подготовке к изданию древних документов. Участвует в организации и координации методической работы в архиве. Участвует в разработке методических документов и контроле их внедрения. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям архива в выполнении плановых заданий и программ. Способствует внедрению в практику работы архива современных научных и методических разработок. Готовит предложения по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива. Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях. Обеспечивает работу экспертной, методической (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссий, контролирует выполнение их решений.

Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела; нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива; вспомогательные исторические дисциплины; текстологию; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; системы хранения и классификации архивных документов; нормативы условий и режимов хранения документов; виды справочно-поисковых средств архива; основы организации труда и управления; порядок составления планово-отчетной документации; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения; основы документационного обеспечения управления; основы применения компьютерной техники; правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 2 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 3 лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 3 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 4 лет.

Как-то услышала выражение «архивная крыса». Конечно, посмеялась. А все потому, что никогда не сталкивалась с архивами и людьми, которые в них работают. Ничем не управляемое воображение быстренько нарисовало мне картинку – крыса в шапочке читает книжку. Согласитесь, что смешно?!

Через несколько лет одной моей знакомой, которая собралась на пенсию, понадобились документы, подтверждающие ее трудовой стаж. Казалось бы, чего уж проще: трудовую книжку в руки, а в ней - записи. Пробежалась по адресам, и вот они справочки! Ан, нет! В 90-е она работала в иностранных фирмах, которые, как грибочки после дождичка, в огромном количестве появлялись в нашем городе. В нулевые они так же быстренько исчезли, и, как оказалось, без следа.

Вот тогда и понадобились архивы. Сказала бы, что все работники там были милы и профессиональны, но, увы, не могу - это была бы гнусная ложь. Но одно, несомненно, работа их очень нужна. И не только тем, кто собирает справки для пенсии. В любой организации есть архив, особенно это касается всех государственных и финансовых организаций.

А как вы думаете, кто стоял у истоков архивного дела в России? Правильно, Петр Первый! В далеком 1720 году он издал Указ, который определял систему организации всех государственных учреждений империи. Назвал его «Генеральным регламентом», чаще всего его называли просто «Указ». Среди прочих пунктов было приказано вести архивы во всех властных структурах.

Архивных работников нарекли актуариусами. Это потому, что на эту должность обычно ставили судебного писца, который писал акты, а потом заносил их в судебный реестр. Вот корень «акт» и стал основным в составе этого слова. Потом оказалось, что архивы нужны не только в судах. Акты писать там было не нужно. Тогда работников архивов стали называть архивариусами. Всех, без исключения.

Работа у архивных служащих, прямо надо сказать, на первый взгляд и даже на второй, скучноватая. Получив документ, работник должен внести его в реестр, то есть зарегистрировать. Сегодня это делается не только в электронном виде, но и в бумажном тоже. Потом документ отправляется на предназначенное ему место на полке стеллажа и ждет своего часа.

Документы работники архива не только принимают на хранение, но и выдают. Разумеется, на время и только для работы. Иногда не сам документ выдают, а только его копию. И делается это только тогда, когда нет грифа «Секретно». В таком случае следует проверить наличие допуска для работы с секретными документами. Все действия по документообороту строго отчетны. Ведется особый журнал, куда заносится любое «движение» документа.

Такая работа требует определенного типа характера. Никакой холерик в архиве не усидит, ему что-нибудь креативненькое подавай. А тут еще и огромное количество нормативных документов требуется знать чуть ли не наизусть. Добавьте к ним нормативные акты, инструкции и различные положения. Конечно, без знания компьютера и офисной техники тоже не обойтись.

Что же это получается? Значит, в архиве работают очень серьезные люди, которые делают важную работу. И называются они «архивариусами» или «архивистами». Последнее слово появилось в лексиконе в начале 20 века. И говорят, сделано было это для облегчения произношения. То есть, слово «архивариус» звучало слишком анахронично, и поэтому было осовременено.

Но скажу вам по секрету, что сами работники архивариусом называют заведующего архивом, а архивистами – всех остальных служащих. А если обратиться к словарю, то никакой разницы в лексическом значении этих слов просто не существует.

Архивариус — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивариуса (архивиста), это правильная организация работы архива и документооборота в нем.

Места работы

Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.

История профессии

Чтобы лучше понять, кто такой архивариус и чем он занимается, обратимся к истории. В 1720 году Петр I подписал «Генеральный регламент или Устав», определяющий основы организации государственного управления в стране и предписывающий ввести во всех государственных органах власти архивы. Вместе с этим была введена и новая должность «актуариус» — судебный писец, который не только заносил в регистр представляемые в суд акты, но и писал их.

Со временем обязанности актуариуса вышли за рамки судопроизводства, а должность назвали словом «архивариус». В процессе становления архивоведения как отдельной научной дисциплины эти термины, ставшие в начале ХХ века синонимами, постепенно были заменены на более современное название — архивист.

Обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса (архивиста):

• Организация архивного дела в электронном и/или бумажном виде.
• Прием и внесение в архив входящей документации.
• Выдача во временное пользование архивной документации или ее копий.
• Подготовка отчетности по документообороту в архиве.

Иногда функции архивариуса включают в себя:

• Доставка архивных документов в организации, из которых поступил запрос.
• Контролирование правил пожарной безопасности в архиве.

Требования к архивариусу

Основные требования к архивариусу (архивисту):

• Знание нормативных актов, положений, инструкций по ведению архивного дела.
• Знание ПК на профессиональном уровне (Word, Excel, Internet, e-mail, системы электронного документооборота).
• Навыки работы с офисной техникой.
• Умение работать с большими объемами информации.
• Высшее образование.
• Грамотная устная и письменная речь.

Образец резюме архивариуса

Как стать архивариусом

Стать архивариусом может человек с высшим (можно даже неоконченным) образованием по специальности «документоведение» или «архивное дело». Иногда необходимые умения можно получить на краткосрочных курсах (возможно даже бесплатно предоставляемых биржей труда).

Зарплата архивариуса

Заработная плата архивариуса варьируется от 20 до 70 тысяч рублей в месяц. На оплату труда влияет регион, объем обязанностей и прочие нюансы. Средняя зарплата архивариуса (архивиста) составляет 45 тысяч рублей в месяц.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления « ».

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению « » (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

На всех предприятиях трудятся рабочие коллективы. Сведения которых хранятся определенное время в кадровых отделах организации, после чего передаются в архив. Там вся информация о предприятии и его трудящихся хранится длительный период времени, который предусмотрен нормативно правовыми актами для каждого в отдельности.

Должность архивариус

Архивариусом является физическое лицо, которое осуществляет свою трудовую деятельность в архиве конкретного учреждения. Данная должность в основном востребована в крупных организациях, где ежедневно осуществляется большой оборот различных документов.

К таким организациям можно отнести:

• финансовые учреждения;
• банки;
• главные офисы страховых отделений;
• производственные и промышленные предприятия;
• учреждения государственной формы собственности.

Трудовая деятельность сотрудника архива заключается в следующем:

• обеспечивать хранение и сохранность всех документальных актов, которые поступили в архив;
• осуществлять прием и оформление поступающих документов;
• принимать участие в создании перечня поступивших дел;
• проверять грамотность составления и оформление дел, при их поступлении;
• производить шифровку хранящихся дел, согласно внутренним правилам предприятия;
• вести постоянный учет принятых документов;
• подготовку материалов к списанию или уничтожению, в случае если срок хранения у них истек;
• обеспечивать быстрый поиск нужного документа, для чего необходимо создать и вести соответствующий справочник;
• выдавать по официальному запросу требуемые копии или оригиналы архивных документов.

Назначать на должность архивного работника и увольнять с нее имеет право только руководитель подразделения.

Что входит в обязанности архивариуса

Должностные обязанности архивиста включают в себя следующие функции:

• формирование картотеки, которая может составляться в бумажном или электронном виде;
• получение поступающей в организацию корреспонденции, ее фиксация и подкрепление в картотеку;
• предоставление требуемых экземпляров хранящихся в архиве. Они могут предоставляться как в оригинальном виде на определенное время, так и в виде копии на постоянной основе;
• составление и предоставление различных отчетов непосредственному руководителю;
• осуществлять переписку с другими организациями, которые обратились с соответствующим запросом;
• соблюдать контроль над безопасным состоянием рабочего места;
• выполнять должностные поручения, отданные вышестоящим руководством подразделения;
• препятствовать исчезновению архивных документов, а также не допускать сторонних лиц к картотекам;
• следить за состоянием хранимых материалов, в случае установления какого либо нарушения устранять его по мере своих возможностей;
• вести постоянный учет принимаемых на хранение и выдаваемых в пользование материалов.

Любой работодатель имеет полное право лично корректировать обязанности такого сотрудника.

Также бывают случаи, когда работник архива занимает еще одну должность по совместительству. Таким образом, количество функциональных обязанностей возрастает.

Квалификационные требования к архивариусу

На должность архивиста назначается сотрудник, который обладает хотя бы поверхностными знаниями следующей информации:

Кроме знаний, архивариус должен уметь:

• пользоваться персональным компьютером и другой офисной техникой;
• работать с большим объемом информации;
• правильно формулировать свои идеи, при этом нужно грамотно их выражать как в письменной, так и устной форме.

Также архивариус должен иметь представление о предприятии, где он трудится, и знать все профессии задействованные на различных объектах организации. Таким образом, исчезнет большое количество лишних вопросов при выдаче требуемого документального акта.

Требования, которые предъявляются к личным характеристикам архивариуса, являются:

• хорошая память;
• способности производить анализ большого количества поступающей информации;
• замечать мельчайшие детали;
• спокойный, не вспыльчивый характер;
• опрятность;
• организаторские способности;
• желание трудиться.

Данная должность не требует у соискателя определенного стажа работы. И позволяет добросовестному и грамотному специалисту архивного дела продвигаться по карьерной лестнице вверх. Что является огромным плюсом для выпускников высших и профессиональных учебных заведений.

Обязанности и права рабочего архива

Трудящийся на такой должности имеет следующие права:

В обязанности архивариуса входит обязательное руководство следующими законодательными актами:

• нормативно правовой базой Российской Федерации;
• внутренним трудовым распорядком предприятия, которое разрабатывается внутри подразделения на основании типового положения, и утверждается главой подразделения. Архивариус с таким локальным документом должен быть ознакомлен под роспись;
• распоряжениями и приказами сотрудников, которые ведут надзирательную деятельность за его работой, то есть вышестоящего начальства;
• своей профессиональной инструкцией. С которой в обязательном порядке должен быть ознакомлен.

Также работник архива обязан подчиняться своему непосредственному руководителю (управляющему канцелярией или начальнику кадрового отдела), и соблюдать субординацию.

В случае больничного, отпуска или командировки архивариуса, директор подразделения возлагает его обязанности на иное лицо.

Ответственность сотрудника

Специалист по архивным делам является ответственным лицом. В первую очередь он несет ответственность за:

• некачественное и несвоевременное исполнение своих обязательств согласно должностной инструкции, и «Трудовым Кодексом» Российской Федерации;
• различные нарушения совершенные за период его трудовой деятельности в конкретной организации. допустимые нарушения могут повлечь административное, гражданское и даже уголовное наказание;
• нанесение морального или материального убытка предприятию, который регламентируется правовым законодательством Российской Федерации.

Нарушения при трудовой деятельности работника архивного отдела выявляются специалистами предприятия, и контролирующими органами. Поэтому лицо, не выполняющее своих прямых обязанностей, может привлекаться к административному взысканию в виде штрафа. А также глава компании имеет полное право отстранить нарушителя от выполнения его должностных обязанностей

В зависимости от того какой материальный ущерб был нанесен организации, архивариус может быть привлечен к ответственности согласно «Уголовному Кодексу» Российской Федерации. Что соответственно может привести в лучшем случае к штрафу, а в худшем лишение свободы на определенный срок.

Вконтакте

На каждом предприятии существует свой документальный архив, требующий тщательной систематизации и контроля. Некоторые важные материалы (личные досье, киноленты, приказы, распоряжения) имеют достаточно большой срок хранения и важно, чтобы вся ценная информация была правильно расфасована по папкам, имела описи с датами. Требуется это для того, чтобы в случае необходимости человек мог быстро отыскать запрашиваемое дело. В этом вопросе требуются ответственность, кропотливость и правильный подход. Поможет справиться с непростой работой профессиональный архивариус. Кто это? Ценный специалист, занимающийся ведением всего архива предприятия, отвечает за сохранность и безопасность каждой бумажки.

Археологи неоднократно в ходе раскопок находили древние письменности, которые были собраны особым способом. Подобные находки обнаруживали в Ассирии, Греции, Древнем Египте и Риме. В летописях было четко прописано о способах ведения всех ценных материалов. Наличие таких помещений, где собрана важная документация, свидетельствует о высокой культуре социума. Архивы необходимы нам не только для сохранения памяти прошлых событий, но еще они представляют некую базу прикладного и научного характера.

В те годы, когда страной руководил великий вождь пролетариата В.И. Ленин, во всех государственных учреждениях была четкая организация документооборота. Подлежали архивированию материалы национализированных усадеб, монастырей, церквей, а также дела, в которых хранилась информация о великих народных художниках, ученых, композиторах. Уничтожение таких архивов преследовалось законом. За сохранностью всех материалов следил один человек – архивариус. Кто это, спросите вы? Незаменимое государственное лицо любого учреждения.

Профессиональные обязанности

Занимается архивариус систематизацией всех внутренних и входящих материалов, которые вышли из документооборота. Также он отвечает за соответствие условиям, нормам и правилам хранения. В обязанности архивариуса входит: правильное оформление исходящих и поступающих документов, составление описаний, ведение учетных баз, маркирование списков, выдача справок и размещение информации на специальных стеллажах. Сегодня на крупных предприятиях практически вся работа осуществляется в электронном виде, но действительно важные материалы, подлежащие длительному хранению, дополнительно распечатывают на бумажных носителях и передают в архив.

Конечно, автоматизированная база значительно ускоряет и облегчает работу и поиск, но техника имеет свойство ломаться и выходить из строя, вот поэтому во избежание потери всех данных нужен архив. Участвует в комиссиях по уничтожению и списанию устаревших документов архивариус. Профессия также подразумевает слежение за противопожарной безопасностью помещения.

Требования и качества

Взять на эту должность могут человека с высшим (или студента) образованием, который отучился по специальности «архивное дело», «история», «педагогика». Иногда необходимые навыки получают на специальных курсах. Будущий сотрудник должен знать ПК (офисные программы), уметь работать с техникой (ксероксом, факсом, принтером), владеть письменной и устной грамотой.

Аккуратностью, усидчивостью, аналитическим складом ума и скрупулезностью должен обладать архивариус. Кто это придумал и чем обусловлены требования? В течение всего дня работник сталкивается с огромным объемом информации, которую нужно прочесть, зарегистрировать и определить ее срок хранения согласно перечню документооборота. В этом деле требуются внимательность, усидчивость, самоконтроль, развитое мышление, терпеливость и тонкая моторика. Далеко не все люди способны ежедневно проделывать монотонную и кропотливую работу.

Зарплата архивариуса

Оплата труда напрямую зависит от региона, финансового благополучия компании и объема обязанностей. На сегодняшний день средняя зарплата колеблется в пределах 20-35 тысяч рублей. Свыше 40 000 руб. получает опытный с многолетним стажем архивариус. Кто это и чем он занимается, было описано выше. Профессия достаточно востребована, вот только называется она немного по-другому — секретарь или делопроизводитель.