Ставка суточных командировочных расходов в году. Оформляем командировку за границу

Суточные при командировках в 2016 году: нормы и учет

Суточные при командировках в 2016 году (нормы и учет) вызывают вопросы. По налогу на прибыль и взносам суточные не нормируются. Но если вы прописали размер суточных в коллективном (трудовом) договоре или приказе руководителя, придется применять лимит.

Какие брать нормы суточных при командировках в 2016 году

При расчете налога на прибыль суточные не нужно нормировать. Суточные при командировках в 2016 году, нормы и учет зависят от того, какой размер предусмотрен внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и т. п.

Начислять взносы (в том числе на травматизм) на суточные не нужно. Дело в том, что данные выплаты являются гарантией, предусмотренной действующим законодательством. Поэтому суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от взносов. С суточных, размер которых превышает установленные компанией нормы, взносы нужно начислить.

А вот с НДФЛ ситуация иная. Не облагаются этим налогом суточные в пределах 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке. Для поездок по России — в пределах 700 руб. за день нахождения в командировке. Если компания выдает суточные свыше этих норм, нужно удержать НДФЛ. Но не со всей суммы, а с разницы между фактическим размером выплаты и лимитом. Например, компания выплачивает суточные в размере 3000 руб. за каждый день зарубежной командировки. НДФЛ надо удержать с 500 руб. (3000 - 2500).

Когда суточные при командировках в 2016 году можно учесть в расходах

Суточные при командировках в 2016 году нужно учитывать на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе. Дело в том, что при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных за все дни командировки можно только после того, как сотрудник представит авансовый отчет.

Нормы суточных для целей налогообложения

Признавая в расходах суточные за однодневную загранкомандировку, учтите, что сотруднику они полагаются в размере 50 процентов от той суммы, что значится в локальном нормативном акте организации (п. 20 Положения, утвержденного ). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке признать в расходах можно только 1250 руб.

Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть если коллективным договором установлены суточные для загранкомандировок в размере 2500 руб., то при однодневной командировке страховыми взносами не облагайте сумму в пределах 1250 руб.

Направление сотрудников в командировку регулируется Постановлением Минфина от 13.10.2008 г. № 749. В соответствии с этим документом суточными признаются выплаты компенсаций, определенные в коллективном договоре предприятия, на которые сотрудник не должен представлять подтверждающие документы и включающие расходы на питание, проезд, проживание и другие затраты работника.

Денежный размер суточных определяется компанией самостоятельно на основании заключенного коллективного договора и может фиксироваться в учетной политике фирмы, трудовых договорах. Для целей бухгалтерского учета не существует предельных размеров данных компенсаций.

Для налогового учета определены нормы суточных в следующем размере:

• При командировках по России - не более 700 рублей в день на одного человека;
• При командировках на территорию иностранного государства – не более 2500 рублей на одного человека.

Организация имеет право устанавливать суточные в размерах больше данных нормативов. Тогда она на эти суммы превышения не сможет снижать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Также эти денежные средства должны быть включены в доход работника, и с них нужно удержать НДФЛ.

Началом командировки считается дата отбытия работника с работы к месту назначения. При этом, если в подтверждающих документах проставляется время, то срок служебной поездки начинает исчисляться в этот день до 0-00 часов.

В противном случае – днем начала командировки считаются следующие сутки. При определении периода командировки необходимо помнить, что он включает не только рабочие дни, но праздничные и выходные, дни прибывания в пути, вынужденные остановки, периоды временной нетрудоспособности, которая наступила во время командировки.

Пример: Сотрудник направился на самолете в командировку в понедельник в 10.00 из г.Москва в г.Санкт-Петербург, вернулся в вторник в 0.10, получается, что это уже следующие сутки и суточные необходимо заплатить за 2-е суток – за понедельник и вторник.

Командировка может быть прервана на основании приказа об отзыве работника из командировки, который составляется в произвольной форме, и должен обязательно содержать информацию о его причине.

В этом случае суточные должны быть начислены только за время фактического нахождения в служебной поездке. Остаток денежных средств работник должен вернуть предприятию. Если возникнет необходимость направить его опять в командировку, то все документы нужно оформлять заново.

Суточные в 2018 году по России

На начало 2016 года никакие изменения в отношение размеров суточных не были приняты.

В августе 2015 года законодатели заговорили об внесении поправок в действующее положение в отношении суточных расходов, которое бы исключило само понятие «суточные» применительно к служебным поездкам на территории России.

Законопроект предлагал расширить перечень расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей в командировке, которые предприятие имело право в соответствии с ТК РФ компенсировать. Казалось бы, это просто смена формулировок. Да все не так просто.

Читайте также:

Как выдать и вернуть командировочные

В момент выдачи суточных в иностранной валюте, пересчитанная их сумма в рублях может быть меньше 2500 рублей, а при возвращении и представлении соответствующих документов – ее превышать. И наоборот.

Суточные при однодневных командировках

Работодатель исходя из целесообразности может принять решение о ежедневном возвращении работника из служебной поездки к месту жительства. При этом он должен учитывать характер задания, расстояние, транспортную составляющую, наличие у работника времени отдыха. Это командировка на один день. Суточные работнику по таким поездкам не начисляются.

Верховный арбитражный суд на основании ТК РФ, а также Министерство финансов России в нескольких своих письмах определили, что организация имеет право компенсировать расходы связанные с проездом, питанием, телефонными переговорами и другие расходы, возникающие у работника, при направлении его в однодневную командировку.

На все затраты работника по выполнению им своих трудовых функций во время такой служебной поездки, которые компенсируются работодателем, необходимо наличие подтверждающих документов. Они в полном объеме, без ограничения (при условии, что они экономически обоснованы), включаются в расходы, уменьшаемые налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Если документы отсутствуют, и компания компенсировала эти затраты на основании ст. 217 НК РФ, они, как и, суточные в определенных пределах (700 рублей по России и 2500 рублей за границей) не образуют доход у сотрудника организации. В противном случае необходимо удержать НДФЛ с сумм превышения установленного размера.

Не является командировками работа сотрудников с разъездным графиком или в пути.

Документы для подтверждения суточных

С 2015 года при отправлении сотрудника в командировку фирма может не использовать командировочное удостоверение. В этом случае для подтверждения срока командировки и определения общей суммы суточных используются документы по найму жилья, проездные, иные документы, которые работник представляет после возвращения из командировки. При их отсутствии может быть в качестве учтена служебная записка работника о сроке пребывания, содержащая отметку принимающей стороной, и переданная им в бухгалтерию.

Расчет суточных при командировках в страны СНГ и среднего заработка при командировках – эти вопросы по-прежнему остаются самыми актуальными. Попытаемся на них ответить в статье.

Средний заработок при командировках

: при расчете среднего заработка при командировках учитывается ли материальная помощь, выплачиваемая к отпуску в размере двух окладов?

Ответ: нет, поскольку материальная помощь является социальной выплатой, а не зарплатой.

Рекомендуем вебинар про оформление командировок : документальное оформление и оплата командировки; средний заработок при командировке; командировка в выходной, однодневная командировка; суточные при командировках.

Командировка в страны СНГ: суточные

Ответ: командировки в страны СНГ — особый случай. Здесь не ставят никаких отметок в загранпаспорте о пересечении границы. Поэтому суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Суточные выплачиваются работнику в полном размере за каждый день служебной поездки. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы. А днем приезда, то есть последним днем командировки, считаются сутки, на которые приходится время прибытия такого транспортного средства обратно в место постоянной работы. Отсчет каждых новых суток ведется с 0 часов.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Самое главное — зафиксировать их в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировке. Суточные более 700 рублей по России и более 2500 рублей при загранкомандировках облагаются НДФЛ.

Пример расчета суточных

Виктор Ножкин отправлен в служебную командировку в Минск (срок командировки 3 дня):

• 10 июля в 23 часа 10 минут - работник выехал на поезде в Минск;
• 11 июля в 07 часов 05 минут — прибыл в Минск. То есть, пересечь государственную границу РФ 10 июля Ножкин не успевает.
• 11 и 12 июля Виктор выполнял служебное поручение в Минске.
• 12 июля — выехал обратно в Россию на поезде в 15 часов 05 минут.
• 12 июля в 23 часа 40 минут - прибыл в Росию. То есть, 12 июля была пересечена граница РФ.

Суточные по России - 700 рублей, следует выплатить Ножкину за 10 и 12 июля. За 11 июля следует выплатить суточные, которые установлены для командировок за рубеж, - 2 500 руб. Всего за период командировки Ножкину будут выплачены суточные в размере 3 900 руб. (700 + 2 500 + 700).

Вывод: чтобы не ошибиться с расчетом суточных при направлении работников в командировки в страны СНГ, смотрите на дату и время пересечения государственной границы.

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

покане произошла — к всеобщему одобрению многочисленной армии командируемых. Как законодатели пришли к такому решению и почему суточные попали в разряд неугодных выплат, вы узнаете из нашей статьи.

Суточные чуть не отменили

Новостью о грядущей отмене суточных Минфин «порадовал» в конце прошлого года. Эта участь должна была постичь отечественные «командировочные» компенсации — зарубежные служебные поездки новшество не затрагивало.

Неожиданное решение финансистов нашло отражение в проекте поправок к постановлению Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749 о служебных командировках.

Привычный всем перечень командировочных выплат планировалось лишить 1 из важных пунктов (выплаты суточных). Если бы отмена состоялась, перечень стал бы иметь следующий вид:

• возмещение расходов по перемещению работника к месту командировки;
• компенсация затрат на аренду помещения для проживания командированного сотрудника;
• иные расходы, возникающие в связи с нахождением и исполнением служебных обязанностей работника вне его постоянного места жительства.

Это мероприятие Минфин назвал оптимизацией порядка возмещения расходов и уточнением понятия «суточные».

Предполагалось, что работодатели, не ущемляя законных прав и интересов своих работников, будут возмещать дополнительные расходы, связанные с командировками, в соответствии с внутрифирменными локальными актами (коллективным договором, положением о командировках и др.). При этом все понесенные работником расходы необходимо будет подтвердить документально.

Об организации командировочного процесса в компании см. в статье .

Отмена суточных при командировках в 2016 году пока не состоялась, однако законодатели упорно пытаются реформировать устоявшийся порядок оформления командировок. Подробнее об этом — в следующем разделе.

Командировочные в 2016 году

Российские командируемые пока могут спать спокойно: официальная отмена суточных при командировках и введение обязательного документального подтверждения всех расходов, понесенных работником в связи со служебной поездкой, не произошли.

Однако изменения в части оформления командировок все же вступили в силу, и с января текущего года из обязательных командировочных документов исключили:

• командировочное удостоверение;
• служебное задание;
• отчет о выполнении задания.

Теперь срок деловой поездки работника можно подтвердить только проездными билетами или служебной запиской.

Нововведения стали неожиданностью для работников и работодателей и внесли сумятицу и неразбериху в устоявшуюся четкую схему оформления командировок.

Как показала практика истекших месяцев, урезанный формат командировочных документов прибавил головной боли администрации компаний и самим работникам. Работодателям стало сложнее контролировать сотрудников, а у последних прибавилось бумажной волокиты. Вместо пары фраз в служебном задании о выполненной в командировке работе теперь от них требуется оформление отдельного документа — служебной записки.

Большинство компаний все же не отказались от привычного комплекта бумаг и по-прежнему оформляют и командировочное удостоверение, и служебное задание. Но сегодняшний статус этих бумаг делает их пригодными только для внутрифирменного контроля. Налоговые расходы они не обосновывают.

Изучайте командировочные документы с помощью материалов нашего сайта. См. статью .

Итоги

Произойдет ли отмена суточных в 2016 году, предугадать невозможно. Пока стремление финансистов оптимизировать расходы и реформировать процедуру оформления командировочных документов ничего, кроме неразберихи и дополнительной бумажной волокиты, коммерсантам не принесла.