Inventario de efectivo: lo que un contador necesita saber. El procedimiento para hacer un inventario de la caja registradora de la organización El procedimiento para hacer un inventario de efectivo en la caja.

La legislación rusa exige un inventario periódico de los activos, incluido el efectivo. Esta obligación surge independientemente de la forma de propiedad de la empresa; la única condición necesaria es que la empresa tenga la condición de persona jurídica. Nuestra publicación le informará sobre las características de realizar un inventario de efectivo en caja.

Inventario de efectivo: base jurídica

El objetivo de las actividades de auditoría es verificar la implementación de las transacciones en efectivo, la confiabilidad de su contabilidad y el cumplimiento de los requisitos para la seguridad de los objetos de valor. El inventario de efectivo puede ser planificado o repentino. La Ley "Sobre Contabilidad" define únicamente la obligación de realizar actividades de inventario, y la orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia del 13 de junio de 1995 No. 49 aprobó la metodología para su implementación. El número de dichos controles no está regulado por ley, por lo que cada organización tiene derecho a decidir de forma independiente con qué frecuencia se realiza un inventario de efectivo en la caja registradora.

¿Cuándo se realiza una auditoría en caja?

De forma programada, los controles de caja se realizan en los casos regulados por la normativa, la duración y el procedimiento para su realización están fijados en las políticas contables de la empresa. Por ejemplo, se requiere un inventario de caja registradora:

• a discreción del administrador una vez durante el período sobre el que se informa y necesariamente al final del ejercicio financiero;
• al transferir activos de la empresa para alquiler o venta;
• al cambiar de cajero;
• al identificar abuso, robo y otras situaciones de emergencia;
• en caso de liquidación de la empresa.

De repente se lleva a cabo una auditoría no programada. Puede ser iniciado por:

• aparato de auditoría de una organización superior;
• autoridades investigadoras;
• gestión de la empresa para fortalecer las funciones de control o cuando se identifiquen discrepancias en la contabilidad.

Independientemente del estado de la inspección, ésta comienza únicamente con la presentación de una orden en la que se nombra una comisión y se indica el motivo de la realización. Tanto la orden interna del titular de la empresa como la orden de las autoridades de inspección deben estar correctamente redactadas y contener toda la información necesaria.

Orden para realizar inventario de efectivo: llenado de muestra.

Entonces, antes de iniciar el procedimiento de auditoría, cree un pedido adecuado. La ley permite el uso de una forma de orden arbitraria, o el uso de un formulario unificado No. INV-22, del cual se puede ver un ejemplo.

Por lo general, se crea una comisión permanente para realizar una auditoría, cuya composición es aprobada por la dirección. Incluye:

• representantes de la AUP;
• empleados de servicios financieros y económicos;
• auditores del departamento de auditoría interna o especialistas de asociaciones independientes.

Es importante recordar que la ausencia de cualquiera de los miembros de la comisión durante la realización del evento puede ser motivo de no reconocimiento de la validez de los resultados de la auditoría.

El procedimiento para realizar un inventario de caja registradora.

El inventario de fondos en la caja registradora se realiza según un algoritmo determinado. Antes del inicio de la transacción, se detienen todas las transacciones en efectivo, se cierra la caja registradora y los documentos sobre las últimas transacciones no incluidas en el informe de caja se transfieren a la comisión. El cajero o un empleado que desempeña sus funciones entrega un recibo por la entrega de todos los documentos no registrados en contabilidad al departamento o comisión de contabilidad.

• inventario de efectivo;
• inventario de documentos monetarios.

El recálculo de efectivo se lleva a cabo continuamente bajo la supervisión de todos los miembros de la comisión que participan en la auditoría. La disponibilidad real de dinero se compara con los saldos según los documentos contables y las cajas registradoras.

Si las actividades de la empresa implican el uso de cajas registradoras, la auditoría comienza con la verificación de la disponibilidad de fondos en las cajas registradoras operativas. En este caso, es obligatorio comprobar los documentos que acrediten la legalidad del funcionamiento de cada caja registradora.

En la segunda etapa se verifica la disponibilidad de los documentos monetarios y su conformidad con los datos contables. Estos incluyen vales, cupones para comidas especiales, combustible, billetes de lotería, recibos de diversas tarifas, etc. Para cada tipo de documento, se deben abrir libros de registro en la caja, en los que se registran los recibos y gastos, y se muestran los saldos de BSO. .

Registro de resultados de inventario de caja registradora.

Los resultados del recálculo de efectivo se reflejan en el formulario INV-15 “Ley de Inventario de Efectivo” o en el formulario No. 0504088 “Lista de Inventario de Efectivo”

Llenado de muestra:

Los resultados de la conciliación de la disponibilidad de documentos monetarios también se pueden registrar en el mismo acto o en un formulario especial INV-16 “Relación de inventario de valores y estados financieros”.

Para reflejar los resultados de la verificación de las cajas registradoras en funcionamiento, se considera más aceptable utilizar el formulario No. KM-9 "Ley sobre verificación de fondos en efectivo en la caja registradora".

(del latín inventarium - artículos para el hogar) es una nueva contabilidad periódica de propiedades y bienes disponibles con el fin de verificar su disponibilidad y seguridad, así como establecer su cumplimiento con los registros de activos materiales. Durante el inventario se revela la presencia real de los objetos relevantes, que se compara con los datos de los registros contables.

¿Cuándo se debe hacer un inventario?

La necesidad de un inventario está establecida por la legislación rusa en materia de contabilidad. En particular, esto se evidencia en el artículo 11 de la Ley Federal "Sobre Contabilidad" No. 402-FZ del 6 de diciembre de 2011.

El inventario se realiza en relación con los activos y pasivos por iniciativa del propio contribuyente o en cumplimiento de los requisitos de la ley - inventario obligatorio.

Si el inventario se realiza por iniciativa del contribuyente, éste determina de forma independiente los casos, el momento y el procedimiento para realizar el inventario, así como la lista de objetos sujetos a inventario. El inventario obligatorio, así como los requisitos para su implementación, están establecidos por la legislación rusa, los estándares federales y de la industria.

El procedimiento de inventario se inicia con la emisión de la correspondiente Orden del administrador. La Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia No. 88 del 18 de agosto de 1998 aprobó la forma unificada de la Orden sobre el Inventario No. INV-22. Se puede redactar una orden para realizar un inventario para un caso particular teniendo en cuenta los detalles proporcionados en este formulario.

A modo de muestra, a continuación se muestra el formulario de Orden para realizar un inventario.

Orden

№ _____________

Sobre hacer inventario

De conformidad con el procedimiento establecido por la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ "Sobre Contabilidad", Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 13 de junio de 1995 No. 49 "Sobre la aprobación de directrices metodológicas para el inventario de bienes y pasivos financieros”, Instrucciones sobre contabilidad presupuestaria aprobadas por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 6 de diciembre de 2010 No. 162n, y para garantizar datos contables confiables y informes anuales de LLC “_________” ordeno:

1. Realizar un inventario de ___________________ (propiedades, activos y pasivos financieros) al “___”________ ____ año.

2. Realizar un inventario de los activos fijos en el balance y que figuran en cuentas fuera de balance de la contabilidad presupuestaria con las personas financieramente responsables ________________ (nombre completo), _____________________ (nombre completo), _________________ (nombre completo), nombrar un trabajador comisión de inventario compuesta por:

3. Realizar un inventario de efectivo en caja registradora, formularios de informes estrictos, reservas de material en el balance y enumeradas en cuentas presupuestarias fuera de balance de las personas financieramente responsables ___________________ (nombre completo), __________________ (nombre completo) _________________ ( nombre completo). nombrar una comisión de trabajo de inventario compuesta por:

Presidente ___________________________________ (nombre completo, cargo)
Miembros de la comisión: ___________________________________ (nombre completo, cargo) ___________________________________ (nombre completo, cargo)

5. Iniciar el inventario “___”_______ _____ año y finalizar “___”_______ _____ año. Los materiales basados ​​​​en los resultados del inventario deben enviarse al departamento financiero a más tardar “___”_______ _____ año.

6. El departamento financiero (nombre completo) verifica y compara los datos de las listas de inventario y los actos de inventario con los datos de contabilidad presupuestaria y, antes de “___”_______ _____ año, prepara propuestas al gerente con base en los resultados del inventario.

7. Los resultados del inventario deben reflejarse en la contabilidad presupuestaria hasta “___”_______ _____ año.

8. Antes del inicio del inventario, las personas financieramente responsables verifican la presencia y el estado de los activos fijos y los inventarios en sus lugares de almacenamiento, “___”_______ _____ año, presentan a la comisión un recibo que indique que todos los activos fijos y materiales entrantes tienen fueron capitalizados, los enajenados fueron cancelados, todos los documentos primarios sobre ellos fueron presentados al departamento financiero.

9. Encomendar el control de la ejecución de la orden a _______________ (nombre completo, cargo)

Las normas del derecho interno exigen que cada organización rusa realice periódicamente un inventario de su caja registradora, activos, reservas, otras obligaciones y objetos de valor. Esta obligación surge independientemente de la forma de propiedad de la empresa, pero únicamente en función de si la empresa tiene la condición de persona jurídica. Al llevar a cabo esta verificación, los empleados responsables recalculan los formularios de informes estrictos y otras propiedades, y también realizan un inventario de fondos.

Disposiciones generales sobre inventario.

La Ley Federal "Sobre Contabilidad" declaró únicamente la obligación general de las personas jurídicas de realizar un inventario de propiedades, activos y pasivos.

El Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia, mediante Orden No. 49 de 13 de junio de 1995, aprobó las Directrices para realizar conciliaciones. Las recomendaciones anteriores también regulan el procedimiento para inventariar el efectivo en la caja registradora.

Las siguientes características son comunes a todos los controles:

• la base para el inventario es una orden emitida por el gerente;
• las inspecciones son realizadas exclusivamente por miembros de la comisión;
• la obligación de conciliar surge debido a actos normativos en Rusia o por iniciativa de una entidad comercial.

Además de lo anterior, los objetivos comunes de los cheques, incluso al realizar un inventario de efectivo en la caja registradora, son:

• comprobar la presencia real de valores y obligaciones;
• estableciendo la conformidad de sus valores con los datos contables y la integridad de su reflejo.

Es importante señalar que el número de existencias en un año calendario no está regulado por las leyes rusas y, por lo tanto, cada empresa tiene derecho a establecer una frecuencia arbitraria de existencias de efectivo.

En la gran mayoría de los casos, la autoridad para llevar a cabo la conciliación recae en un comité permanente, que funciona hasta que se designan nuevos miembros.

En situaciones en las que una pequeña cantidad de información esté sujeta a verificación o, por el contrario, el área a verificar sea extensa, la empresa tiene derecho a confiar el inventario a una auditoría o comisión temporal.

El procedimiento para realizar un inventario de caja registradora en 2016.

Actualmente, en el territorio de la Federación de Rusia, se han adoptado y aplicado las Instrucciones Metodológicas para la realización de inventarios, aprobadas por Orden No. 49 del Ministerio de Finanzas de Rusia del 13 de junio de 1995.

De conformidad con el párrafo 3.39 del acto jurídico reglamentario de la Federación de Rusia antes mencionado, el inventario de efectivo en la caja se lleva a cabo de conformidad con el Reglamento sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo, desarrollado por el Banco Central de Rusia. Sin embargo, hasta el momento el Banco Central de la Federación de Rusia no ha aprobado normas sobre la auditoría del efectivo.

La conciliación del efectivo se realiza mediante un recálculo completo y hoja por hoja de los importes disponibles en la caja de la empresa.

El algoritmo especificado para verificar el estado real de los fondos se aplica igualmente al inventariar documentos monetarios y formularios de informes estrictos, así como al efectivo.

Es importante recordar que al conciliar la presencia real de objetos de valor en la caja de la organización con los datos contables, no se realizan transacciones en efectivo ni ningún movimiento de dinero.

Las reglas descritas entraron en vigor mediante Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 18 de agosto de 1998 N 88. El mismo acto reglamentario también aprobó nuevos formularios de documentos para el registro de inventarios de cajas registradoras.

Los formularios de documentos aprobados por el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia no son obligatorios para su uso en 2016. Cada persona jurídica podrá desarrollar sus propios formularios. Pero antes de decidirse a aprobar versiones arbitrarias de documentos, debe recordarse que los formularios oficiales garantizan el cumplimiento adecuado de las reglas para realizar un inventario de efectivo.

Cabe destacar que en dicha Resolución No. 88 del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 18 de agosto de 1998, sólo se propone el uso de formularios de documentos. Este acto legal no contiene muestras ni ejemplos de cómo completar formularios.

Para iniciar una inspección se requiere una orden de gestión.

Orden de muestra para inventario en efectivo

El Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia en sus Directrices señaló específicamente algunos objetos individuales que están sujetos a inventario en la caja de una entidad comercial.

En el párrafo 3.42 de sus aclaraciones, el Ministerio de Finanzas de Rusia prestó especial atención a la verificación del dinero perteneciente a la empresa, pero no recibido en su cuenta o caja registradora. En el caso descrito, se realiza un inventario de fondos en tránsito conciliando datos contables con recibos postales o bancarios y otros documentos que confirmen el pago de los importes.

Para el dinero no monetario, el Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia también proporcionó algunas características. La cláusula 3.43 del Instructivo Metodológico establece que el inventario de fondos no monetarios se realiza conciliando los datos contables con la información contenida en los extractos bancarios de las cuentas de la empresa.

Si una empresa necesita conciliar formularios de informes estrictos u otros documentos disponibles en la caja, entonces la organización debe tener en cuenta los párrafos 3.40 y 3.41 de las Directrices. Normalmente, el inventario de efectivo y documentos monetarios se realiza de acuerdo con las mismas reglas y utilizando los mismos métodos. Sin embargo, los formularios de informes estrictos deben ordenarse por tipo, teniendo en cuenta su numeración, lugar de almacenamiento y empleado responsable.

Cabe señalar que en el marco legal de la Federación de Rusia no existe un modelo para completar un inventario de efectivo. No se han desarrollado ejemplos de elaboración de otros documentos relacionados con la inspección.

El empleado responsable que comienza a compilar los resultados del inventario debe recordar las reglas comunes para completar órdenes de conciliación y otros tipos de documentos:

• Se permite el llenado mecanografiado o manual;
• la tinta puede ser negra o azul;
• No se pueden hacer borrones, tachaduras ni adiciones;
• toda la información debe estar respaldada por documentos de respaldo;
• Los formularios cumplimentados están firmados por la comisión en pleno.

Se ha establecido el procedimiento para realizar un inventario de la caja registradora en el territorio de Rusia.

El propósito de realizar un inventario de caja registradora es verificar la exactitud y realidad de la contabilidad actual de las transacciones en efectivo, identificar errores en los cálculos, controlar la seguridad de los fondos y documentos monetarios en la caja registradora y cumplir con el principio de responsabilidad financiera. de funcionarios.

¿En qué casos se realiza un inventario de caja registradora?

Hay dos tipos de inventarios de caja registradora: inventario planificado y auditoría no programada (repentina) de la caja registradora.

El inventario planificado de la caja registradora se realiza en los casos que establece la normativa, sus plazos y normativa se aprueban previamente en las políticas contables y otros documentos administrativos adicionales de la organización.

Entonces, es necesario realizar un inventario de la caja registradora:

• al transferir la propiedad de la organización para alquiler, rescate, venta, así como en los casos previstos por la ley durante la transformación de una empresa unitaria estatal o municipal;
• antes de preparar los estados financieros anuales;
• al cambiar de personas financieramente responsables (el día de la aceptación y transferencia de casos);
• al establecer hechos de hurto, abuso, daño a objetos de valor;
• en caso de fuerza mayor, en caso de desastres naturales, incendio, accidentes u otras emergencias;
• durante la liquidación (reorganización) de una organización antes de elaborar un balance de liquidación (separación) y en otros casos previstos por la legislación de la Federación de Rusia o los reglamentos del Ministerio de Finanzas (basado en la cláusula 1.5 de las Instrucciones Metodológicas No. 49 ).

Un inventario no programado de la caja registradora (auditoría), por el contrario, se lleva a cabo de forma repentina e inesperada para la persona financieramente responsable con el fin de comprobar su integridad y competencia. Por ejemplo, se realiza una auditoría de caja registradora:

• fortalecer el sistema de control interno de la empresa;
• identificar la causa de un error contable;
• a solicitud de auditores, autoridades de investigación y control.

La legislación actual no define los plazos para un inventario repentino (no programado) de la caja registradora, por lo que las organizaciones y los empresarios los determinan de forma independiente. La orden de inventario no programado debe indicar el motivo de dicho inventario de la caja registradora.

¿Quién hace el inventario de la caja registradora?

Para realizar el inventario se crea una comisión de inventario permanente. Cuando existe un gran volumen de trabajo, se crean comisiones de trabajo de inventario para realizar simultáneamente un inventario de bienes y obligaciones financieras (con base en el inciso 2.2 de la Instrucción Metodológica No. 49).

La composición de las comisiones de inventario permanente y de trabajo es aprobada por el titular. Los documentos sobre la composición de la comisión pueden ser orden, resolución, orden, etc. (con base en el inciso 2.3 de la Instrucción Metodológica No. 49).

La comisión de inventario incluye:

• representantes de la administración de la organización;
• empleados de contabilidad;
• representantes del servicio de auditoría interna o empleados de empresas de auditoría independientes;
• responsables de seguridad u otros especialistas de la empresa (economistas, directivos, etc.).

Debe tenerse en cuenta que la ausencia de al menos un miembro aprobado de la comisión durante el inventario sirve como base para declarar inválidos sus resultados (la base es la cláusula 2.3 de la Instrucción Metodológica No. 49).

Los documentos reglamentarios no obligan a volver a emitir anualmente una orden sobre la composición de la comisión de inventario si no ha habido cambios de personal en la organización.

El procedimiento para realizar un inventario de caja registradora.

Inmediatamente antes del inicio del inventario, se detienen todas las transacciones en efectivo y la comisión recibe los últimos documentos de entrada y salida de efectivo. Las personas financieramente responsables confirman que todos los documentos de gastos y recibos se han presentado al departamento de contabilidad o se han transferido a la comisión, que todos los objetos de valor recibidos bajo su responsabilidad se han capitalizado y que todos los fondos retirados se dan de baja como gastos.

A continuación se realiza el inventario de la caja registradora propiamente dicha, que incluye un recuento completo del efectivo disponible en la caja registradora. El dinero se cuenta bajo la estricta supervisión de todos los miembros de la comisión. La cantidad de fondos identificada se compara con los saldos según los documentos primarios y el programa de contabilidad, y también se verifican los indicadores de la caja registradora.

Si la organización realiza pagos en efectivo mediante cajas registradoras, el inventario de cajas registradoras comienza con la verificación de la disponibilidad real de equipos de caja registradora en las cajas registradoras operativas, y deben estar disponibles los documentos relacionados con la adquisición, registro y puesta en servicio de cada caja registradora.

En la práctica, son posibles tres opciones para el resultado del inventario de caja registradora: conformidad de los datos contables con la disponibilidad real de fondos, se identifica una escasez y se detecta un excedente de fondos en la caja registradora.

Registro de los resultados del inventario de caja registradora.

Para formalizar los resultados del inventario de efectivo en caja, así como de diversos objetos de valor y documentos (efectivo, sellos, cheques (talonarios) y otros) ubicados en caja, se puede elaborar un “Informe de Inventario de Caja”. en el formulario INV-15 y “Inventario de valores y formularios de documentos de informes estrictos” según el formulario INV-16.

Los resultados del inventario de fondos en caja se redactan en un acta en dos copias y se firman por todos los miembros de la comisión y los responsables de la seguridad de los objetos de valor, y se comunican al responsable de la organización. Una copia del acta se transfiere al departamento de contabilidad de la organización, la segunda permanece en manos de la persona financieramente responsable.

Cuando hay cambio de personas financieramente responsables, el acta se levanta por triplicado. Una copia se transfiere a la persona financieramente responsable que entregó los objetos de valor, la segunda a la persona financieramente responsable que aceptó los objetos de valor y la tercera al departamento de contabilidad.

Para reflejar los resultados de una verificación repentina de la disponibilidad real de fondos en la caja registradora de una organización o empresario, se utiliza la "Ley de verificación de fondos en efectivo" en el Formulario No. KM-9.

El saldo real de caja en caja se verifica con los datos del diario del operador de caja, elaborado en el Formulario No. KM-4. Si hay una discrepancia entre los resultados de los montos en la cinta de control y la cantidad de efectivo, se establece el motivo de la discrepancia y las deficiencias o excedentes identificados se ingresan en las columnas correspondientes del diario del operador del cajero, entonces Se redacta la “Ley sobre la transferencia a cero de las lecturas de los contadores sumadores de efectivo y el registro de los contadores de control de la máquina registradora” » según el formulario No. KM-1. El uso de un acto en el formulario KM-1 es obligatorio cuando se utiliza equipo de caja registradora (base -).

En el caso de que, como resultado del inventario de la caja registradora, se identifique un déficit, el gerente toma la decisión de retener el monto del déficit a la persona financieramente responsable, o si el déficit no es culpa del cajero o No se ha demostrado que pueda cancelar la escasez a expensas de los fondos de la organización. La decisión del gerente se refleja en el reverso del acta.

Es inaceptable almacenar los fondos personales de los empleados en la caja registradora de la organización, porque no solo la escasez, sino también el exceso de dinero en la caja registradora es una violación de la disciplina de caja. Los fondos excedentes identificados en caja deben ser retirados por la comisión, capitalizados y también reflejados en el acta. Se prohíben marcas, tachaduras y correcciones en los registros de inventario (con base en el inciso 2.9 de la Instrucción Metodológica No. 49).

En contabilidad, los resultados del inventario de caja registradora, en función de su resultado, se documentan con los siguientes asientos:

• Débito 50 Crédito 91-1 - Se ha identificado el monto del excedente en la caja registradora;
• Débito 94 Crédito 50: se ha identificado un déficit en la caja registradora;
• Débito 73 Crédito 94 - El déficit identificado en la caja registradora se atribuye a los culpables;
• Débito 91-2 Crédito 94: la escasez de efectivo en la caja operativa se compensa (paga) con otros gastos de la organización.

En conclusión, me gustaría decir que un inventario oportuno de efectivo en la caja registradora es, ante todo, una garantía de la seguridad de los fondos de la empresa, por lo que el procedimiento de inventario de la caja registradora siempre debe abordarse con toda seriedad y minuciosidad. .

Olga Ulianova,
experto en contabilidad, fiscal y contabilidad de gestión, director financiero y copropietario de la empresa consultora "EQUITY OM" (locomotora de servicio). Tiene dos estudios superiores: economía y derecho. Experiencia laboral en estructuras holding, grandes empresas internacionales en puestos de liderazgo (jefe de contabilidad, director financiero, subdirector general de contabilidad y auditoría, auditor).