Organisasi

Teknologi

Kontak informasi

Catatan

JSC "Pusat Informasi"

"Kontur-Eksternal"

Hubungi telp. 740-54-05 - Departemen koneksi

CJSC "PUSAT SERTIFIKAT"

PP "Laporan Comita"

Hubungi telp.

LLC "Perusahaan "Tensor"

"SBIS++ Pelaporan elektronik"

Hubungi telp.

ARGOS LLC

www.argos-nalog.ru

EDS "Argos - Wajib Pajak"

Hubungi telp.

Taxkom LLC

PC "Pelari Cepat"

Hubungi telp.

JSC "Kaluga Astral"

www.astralnalog.ru

PC "Laporan Astral"

Hubungi telp.

702-11-93, 309-29-23

KORUS Konsultasi CIS LLC

PC "Bola"

Hubungi telp.

LLC "Pusat Sertifikasi GAZINFORMSERVICE"

http://ca.gisca.ru

PC "Referensi Jaringan Pajak"

Hubungi telp.

8-800-50-50-50-2 (panggilan gratis)

LLC "Rus-Telekomunikasi"

www.rus-telecom.ru

"Kurir"

Hubungi telp. kantor perwakilan di St

Bagaimana cara memverifikasi keaslian tanda tangan elektronik pihak lawan? Faktur elektronik hanya dapat diterbitkan dengan persetujuan pihak lawan. Cara menyiapkan dan menukar dokumen elektronik.

Pertanyaan: Organisasi kami menggunakan OSNO. Beralih ke manajemen dokumen elektronik. Perlu menandatangani perjanjian dengan pihak lawan tentang penggunaan pengelolaan dokumen elektronik, atau cukup dengan menandatangani secara elektronik undangan dari pihak lawan untuk bertukar dokumen melalui operator telekomunikasi (apakah mengikat secara hukum?) Untuk mengkonfirmasi fakta pengiriman barang dan biaya jasa angkutan, cukup menerima scan dokumen teknis dari rekanan melalui operator telekomunikasi, sistem DIADOK? Atau apakah dokumen ini perlu disimpan hanya di atas kertas?

Menjawab: Cukup dengan menandatangani undangan dari pihak lawan secara elektronik untuk bertukar dokumen melalui operator telekomunikasi.

Anda berhak menerima dokumen utama dalam bentuk elektronik tanpa perjanjian formal. Undang-undang tidak mengharuskan dibuatnya perjanjian untuk hal ini. Persetujuan Anda diperlukan untuk menerima faktur elektronik (klausul 1 Pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia). Persetujuan dapat diformalkan dalam bentuk perjanjian, surat, atau mengambil tindakan yang menunjukkan persetujuan untuk pertukaran elektronik ().

Jika Anda telah menandatangani persetujuan elektronik di pihak Anda, artinya Anda telah menyelesaikan tindakannya. Ini berarti mereka setuju untuk menerima faktur tertentu melalui Internet. Jika tidak ada kesalahan dalam dokumen dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang disempurnakan, maka itu menjadi dasar pengurangan (klausul 1 Pasal 172 Kode Pajak Federasi Rusia).

Untuk mengonfirmasi fakta pengiriman barang dan biaya layanan transportasi, Anda perlu menerima kertas waybill asli dari rekanan. Jika salinan dokumen dikirimkan melalui operator, biaya untuk itu tidak dapat diterima.

Pembuatan waybill dalam bentuk elektronik tidak diatur oleh undang-undang. Menurut paragraf 9 aturan yang disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 15 April 2011 No. 272, nota konsinyasi, kecuali ditentukan lain oleh kontrak pengangkutan barang, dibuat untuk satu atau lebih kiriman barang yang diangkut dalam satu kendaraan, masing-masing sebanyak 3 rangkap (asli) untuk pengirim, penerima barang, dan pengangkut. Artinya, pada paragraf ini kita berbicara tentang dokumen di atas kertas.

Selain itu, pengemudi memerlukan kertas TN dalam perjalanan untuk menunjukkannya kepada polisi lalu lintas (klausul 2.1.1 Peraturan yang ditetapkan oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 23 Oktober 1993 No. 1090 ) . Pengemudi tidak punya cara lain untuk menyajikannya kecuali di atas kertas.

Alasan

Kapan faktur dapat dibuat secara elektronik?

Organisasi memiliki hak untuk menerbitkan faktur dalam bentuk elektronik dengan persetujuan bersama para pihak yang bertransaksi. Pembeli dan penjual harus memiliki sarana teknis yang kompatibel untuk menerima dan memproses faktur. Hal ini dinyatakan dalam paragraf 2 ayat 1 Pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia.

Bagaimana mengatur aliran dokumen dalam akuntansi

Dokumen elektronik

Dokumen primer dapat dibuat baik dalam bentuk kertas maupun elektronik (bagian 5 pasal 9 UU 6 Desember 2011 No. 402-FZ). Opsi terakhir dimungkinkan jika tanda tangan elektronik ditempatkan pada dokumen ().

Ada beberapa jenis tanda tangan elektronik berikut ini: sederhana tanpa pengecualian, tanpa pengecualian yang disempurnakan, dan kualifikasi yang ditingkatkan (). Kekuatan hukum suatu dokumen akan bergantung pada tanda tangan yang digunakan organisasi.

Dengan demikian, dokumen utama yang disertifikasi dengan tanda tangan elektronik sederhana atau yang disempurnakan dan tidak memenuhi syarat tidak dapat diterima untuk tujuan akuntansi dan perpajakan. Mereka tidak diakui setara dengan dokumen kertas yang disertifikasi dengan tanda tangan tulisan tangan.

Sebaliknya, dokumen yang disertifikasi dengan tanda tangan elektronik yang disempurnakan disamakan dengan dokumen yang ditandatangani secara pribadi dan diterima untuk tujuan akuntansi dan perpajakan.

Kesimpulan serupa mengikuti paragraf dan Pasal 6 UU No. 63-FZ tanggal 6 April 2011 dan ditegaskan melalui surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 12 April 2013 No. 03-03-07/12250 tanggal 25 Desember , 2012 No. 03-03-06/2/139, tanggal 28 Mei 2012 No. 03-03-06/2/67, tanggal 7 Juli 2011 No. 03-03-06/1/409.

Apa yang berubah dalam pekerjaan: Untuk pengiriman barang yang sama, pengirim dan perantara dapat membuat invoice dalam bentuk yang berbeda. Misalnya perantara dalam bentuk elektronik, dan komitmen dalam bentuk kertas.

Jika perantara yang melaluinya perusahaan Anda menjual barang mengirimi Anda faktur secara elektronik, hal ini tidak mengharuskan Anda untuk beralih ke format yang sama. Anda dapat menyiapkan faktur untuk pengiriman ke agen ini dalam versi kertas biasa. Klarifikasi tersebut disampaikan pejabat Kementerian Keuangan Rusia dalam surat tertanggal 24 Mei 2013 No. 03-07-14/18664.

Mari kita jelaskan lebih detail situasi apa yang sedang kita bicarakan. Jadi, agen komisi atau agen menjual barang atas namanya sendiri, tetapi atas nama perusahaan Anda. Pada saat yang sama, dia mengeluarkan faktur kepada pembeli.

Biasanya, para pihak sepakat bahwa perantara harus memberikan salinan faktur ini kepada Anda, sebagai prinsipal. Berdasarkan data dalam dokumen ini, Anda dapat menerbitkan invoice pengiriman dan mendaftarkannya di buku penjualan.

Jadi, Anda dapat menerbitkan faktur dengan aman dalam format yang ditentukan dalam kebijakan akuntansi perusahaan Anda. Sama sekali tidak masalah dalam bentuk apa Anda menerima dokumen tersebut dari perantara.

Cara menyiapkan dan menukar dokumen elektronik

Bagaimana membuktikan bahwa suatu dokumen disahkan dengan tanda tangan elektronik yang sah

Perusahaan yang menerbitkan dan menerima dokumen secara elektronik harus menyimpan tidak hanya dokumen tersebut, tetapi juga tanda tangan elektronik, serta sertifikatnya. Lagi pula, saat memeriksa, pemeriksa mungkin ingin memastikan bahwa dokumen tersebut ditandatangani oleh pegawai yang berwenang. Sertifikat harus masih berlaku pada saat penandatanganan dokumen atau pada hari pemeriksaan keabsahan sertifikat ini (klausul 2 pasal 11 Undang-Undang Federal 6 April 2011 No. 63-FZ).

Namun durasinya terbatas - pusat sertifikasi hanya mengeluarkan sertifikat untuk satu tahun. Dan inspektur mungkin akan datang untuk melakukan inspeksi dalam dua atau tiga tahun. Bagaimana cara memastikan keabsahan sertifikat dalam kasus ini?

Ini sebenarnya sederhana. Saat Anda menandatangani dokumen, operator menambahkan stempel waktu dan bukti keabsahan sertifikat pada tanda tangan. Dengan demikian, diperoleh tanda tangan elektronik yang ditingkatkan.

Pertanyaan lain yang sering muncul adalah: mengapa dalam dokumen kertas bisa terdapat beberapa tanda tangan, tetapi dalam dokumen elektronik hanya ada satu tanda tangan? Tentu saja tidak seperti itu. Jika Anda ingin dokumen tersebut disahkan oleh beberapa karyawan yang bertanggung jawab, misalnya direktur, kepala akuntan, dan manajer, maka Anda dapat memasukkan nama lengkap mereka di kolom yang sesuai. dan bahkan membubuhkan ketiga tanda tangan elektronik.

Namun, seluruh proses pertukaran dokumen elektronik disusun sedemikian rupa sehingga hanya satu tanda tangan elektronik - manajer atau karyawan yang berwenang - yang sampai ke rekanan melalui operator.

Kami memberikan informasi. Wilayah Moskow dan Moskow

Faktur elektronik hanya dapat diterbitkan dengan persetujuan pihak lawan

“...Operator khusus mengeluarkan faktur kepada kami melalui Internet. Kami menandatanganinya dan mengirimkannya. Namun kami tidak membuat kesepakatan tentang pertukaran dokumen secara elektronik. Apakah kami berhak menuntut pengurangan PPN atas dokumen semacam itu?..”

— Dari surat dari kepala akuntan

Ya, Anda punya hak.

Pemasok berhak menerbitkan faktur baik dalam bentuk kertas maupun elektronik. Dalam kasus terakhir, persetujuan para pihak dan kelayakan teknis diperlukan (klausul 1 pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia). Namun kode tersebut tidak menentukan bagaimana pembeli dapat mengonfirmasi persetujuan tersebut. Oleh karena itu, opsi berbeda dimungkinkan. Para pihak berhak menandatangani perjanjian terpisah, bertukar surat atau mengambil tindakan yang menunjukkan persetujuan untuk pertukaran elektronik (surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 01.08.11 No. 03-07-09/26). Anda menandatangani dokumen di pihak Anda, yaitu Anda menyelesaikan tindakannya. Ini berarti mereka setuju untuk menerima faktur tertentu melalui Internet. Jika tidak ada kesalahan dalam dokumen dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang disempurnakan, maka itu menjadi dasar pengurangan (klausul 1 Pasal 172 Kode Pajak Federasi Rusia).

Perjanjian pertukaran elektronik perusahaan tidak berarti bahwa semua faktur harus diterima secara online. Perusahaan berhak mengklaim pengurangan pada dokumen kertas (surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 12 September 2013 No. 03-07-09/37682, Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 17 Juni 2013 No. ED-4- 3/10769). Selain itu, jika perusahaan menerima faktur kertas, maka versi elektronik tidak diperlukan (surat Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 17 Juni 2013 No. ED-4-3/10769).

• Bagaimana melindungi data pribadi karyawan dan klien, No.19
• Cara pemusnahan bahan primer setelah masa simpannya habis, No.15
• Penerimaan dan penghapusan bahan: penyiapan dokumen, No.12
• Manajemen dokumen elektronik dengan rekanan: mulai dari mana, No.10
• Stempel perusahaan: kami membuat, kami menggunakan, kami mendaur ulang, No.9
• Percetakan - pendamping tetap perusahaan?, No.9
• Kami sedang mengembangkan daftar pajak penghasilan pribadi yang nyaman, No.8
• Kami menemukan kekurangannya: kami mengajukan klaim ke pihak lawan, No.8
• Saat tangkapan layar berguna, No.6
• Sertifikat ideal pemberian jasa pemeriksa pajak, No.6
• Alur dokumen: kami membangunnya “menurut akuntansi”, No.5
• Kontrak pasokan: membaca suku demi suku kata, No.5
• Formulir primer terpadu bersifat opsional, tetapi bagaimana dengan BSO?, No.4
• Bagaimana mencegah serangan terhadap Client-Bank, No.3
2012

Manajemen dokumen elektronik dengan rekanan: mulai dari mana

Dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik berdasarkan Undang-Undang Tanda Tangan Digital yang lama, yang menjadi tidak berlaku mulai tanggal 1 Juli (UU No. 1-FZ tanggal 10 Januari 2002), dianggap ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang disempurnakan dan memenuhi syarat. Di industri tertentu, misalnya dalam produksi perhiasan, disarankan untuk mentransfer melalui operator tidak hanya dokumen eksternal, tetapi juga beberapa dokumen internal organisasi.

Informasi

Dokumen internal biasanya tidak perlu ditandatangani dengan tanda tangan yang disempurnakan. Berdasarkan kebijaksanaan organisasi itu sendiri, tanda tangan elektronik yang diperkuat tanpa pengecualian atau bahkan tanda tangan elektronik sederhana mungkin sudah cukup.

Penting

Tanda tangan tanpa pengecualian yang disempurnakan juga dikeluarkan oleh pusat sertifikasi, dan harganya bisa lebih murah dibandingkan tanda tangan yang memenuhi syarat. Tanda tangan sederhana adalah sandi atau kata sandi yang memungkinkan Anda mengidentifikasi pembuat dokumen.

Perjanjian pertukaran dokumen elektronik

Semua dokumen elektronik yang dikirim dan diterima disimpan dalam arsip elektronik. Dan arsip elektronik Anda harus diatur sedemikian rupa sehingga, jika perlu, misalnya, atas permintaan inspektorat pajak, Anda dapat dengan cepat menemukan dokumen yang diminta dan mengirimkannya ke inspektorat secara elektronik, dengan cara yang sama seperti pelaporan elektronik sekarang dikirimkan. .

Dan jika kantor pajak atau pemeriksa meminta salinan dokumen elektronik dalam bentuk kertas, apakah jelas bahwa itu adalah salinan dokumen elektronik dan dokumen elektronik tersebut ditandatangani oleh para pihak? I.V. Murashkintsev: Anda dapat mencetak dokumen elektronik dan mendapatkan salinan kertasnya.
Salinan ini secara otomatis akan dicetak menjadi salinan kertas dari dokumen elektronik dan aslinya ditandatangani secara elektronik oleh para pihak.

Perjanjian dengan pihak lawan untuk pertukaran sah faktur elektronik

Pemerintah Federasi Rusia tanggal 26 Desember 2011 No. 1137 “Tentang formulir dan aturan pengisian (penyimpanan) dokumen yang digunakan dalam perhitungan pajak pertambahan nilai”). Menurut penulis, prosedur serupa disarankan untuk ditetapkan dalam perjanjian dokumen elektronik lainnya.

Perhatian

Kedua, disarankan untuk mencatat dalam perjanjian apakah perusahaan bertukar dokumen elektronik secara langsung (menggunakan program khusus atau klien email biasa) atau dengan melibatkan operator pengelolaan dokumen elektronik (baca lebih lanjut di bawah). Penukaran invoice elektronik hanya dapat dilakukan melalui operator EDI (Tata cara penerbitan dan penerimaan invoice dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi dengan menggunakan tanda tangan digital elektronik, disetujui.

Perjanjian aliran dokumen elektronik antar badan hukum

Sebagai aturan, perusahaan mengadakan perjanjian atau perjanjian pertukaran dokumen elektronik atau menambahkan klausul tambahan pada perjanjian yang sudah ada. Tidak perlu menyiapkan dokumen baru sendiri; cukup minta template perjanjian atau kontrak dari operator EDF Anda.
Seringkali, dokumen standar sudah diposting di situs web mereka, seperti yang dilakukan dengan Synerdocs; Anda hanya perlu mengunduh dan memasukkan data Anda. Contoh klausul pertukaran elektronik dapat Anda unduh: ● Templat klausul pertukaran elektronik ● Contoh perjanjian pertukaran elektronik dengan pihak lawan Perjanjian tersebut harus memuat informasi tentang syarat dan tata cara pengelolaan dokumen elektronik: dokumen apa dan dalam format apa. ditransmisikan melalui layanan, jenis tanda tangan elektronik, perusahaan mana yang dipilih sebagai operator EDF.
Menetapkan prosedur penyediaan dokumen elektronik atas permintaan otoritas pajak akan membantu menghindari biaya tambahan.Saat memeriksa perusahaan atau rekanannya, otoritas pajak berhak meminta dokumen (Pasal 93 dan 93.1 Kode Pajak Federasi Rusia). Kegagalan untuk menyerahkan surat-surat tersebut akan mengakibatkan tanggung jawab dan kemungkinan biaya tambahan berupa pajak dan biaya.
Apabila suatu perusahaan menggunakan pertukaran “data primer” secara elektronik, maka atas permintaan pemeriksa, perusahaan berhak memberikan salinan dokumen yang bersangkutan baik dalam bentuk elektronik sesuai TKS maupun dalam bentuk kertas (pasal 2 Pasal 93). Kode Pajak Federasi Rusia). Oleh karena itu, disarankan untuk menentukan dalam perjanjian tata cara penyerahan salinan dokumen elektronik ke inspektorat yang lebih nyaman bagi perusahaan.
Indikasi metode pertukaran elektronik akan memberikan kejelasan dalam interaksi dengan pihak lawan.Perusahaan menentukan prosedur dan metode pengelolaan dokumen elektronik secara mandiri. Penting untuk mempertimbangkan dua nuansa utama. Pertama, perjanjian harus menunjukkan apakah dokumen elektronik diduplikasi di atas kertas. Misalnya, suatu perusahaan mengirimkan TTN kepada pihak lawan secara elektronik, kemudian setelah beberapa waktu mengirimkan dokumen yang sama dalam bentuk kertas (misalnya, jika pihak lawan belum menerima dokumen elektronik tersebut). Harap dicatat bahwa prosedur pemrosesan dokumen saat ini disediakan untuk faktur (klausul
4 Aturan untuk menyimpan catatan faktur yang diterima dan diterbitkan yang digunakan dalam perhitungan pajak pertambahan nilai, disetujui.

Perjanjian EDO dengan sampel rekanan

Ya, kami sepakat dengan mitra kami, memilih satu operator atau bahkan beberapa operator. Apa yang harus dilakukan selanjutnya? I.V. Murashkintsev: Sekarang kita perlu menyesuaikan proses bisnis perusahaan dengan penerapan manajemen dokumen elektronik ketika bekerja dengan rekanan: mengembangkan dan menyetujui prosedur manajemen dokumen elektronik; menunjuk mereka yang bertanggung jawab atas pemeliharaannya; mengatur arsip elektronik dari dokumen yang diterima dan dikirim; menetapkan aturan pembuatan, penerimaan dan penyimpanan dokumen elektronik dalam kebijakan akuntansi, menunjuk mereka yang bertanggung jawab atas pembentukan dan penandatanganan dokumen elektronik. Setiap pegawai yang berwenang menandatangani dokumen elektronik harus dibekali tanda tangan elektronik, karena tanda tangannya tidak dapat dialihkan kepada orang lain. Apakah saya perlu mencetak dan menyimpan dokumen elektronik dalam bentuk kertas? I.V.
Murashkintsev: Tidak, itu tidak perlu, meskipun banyak yang terus melakukannya dengan cara lama.
Anda dapat menambahkan tanda tangan seperti itu menggunakan program komputer, dan biayanya lebih sedikit dibandingkan membeli tanda tangan yang disempurnakan. Dokumen eksternal, kecuali faktur, dapat dikirim ke rekanan melalui email sederhana.

Dengan persetujuan para pihak, mereka dapat ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang disempurnakan atau tidak memenuhi syarat. Namun menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik khusus lebih nyaman karena memungkinkan Anda langsung menerima pemberitahuan bahwa mitra Anda telah menerima dokumen tersebut.

Dia, pada gilirannya, dapat segera menandatanganinya dan mengirimkannya kepada Anda. Apa cara terbaik untuk mulai menerapkan pengelolaan dokumen elektronik? I.V.

Murashkintsev: Biasanya, perusahaan yang memiliki banyak rekanan dan aliran dokumen eksternal dalam jumlah besar memutuskan untuk beralih menggunakan dokumen elektronik.
Dengan memperbaiki format dokumen yang dipertukarkan perusahaan secara elektronik, tuntutan atas tata cara pelaksanaannya dapat dihindari.Mulai 1 Januari 2013, perusahaan berhak mengembangkan bentuk dokumen kertas utama secara mandiri (pasal 4 pasal 9 UU Nomor 402-FZ). Namun jika suatu perusahaan mentransfer “dokumen utama” ke pihak lawan dalam bentuk elektronik, maka perusahaan tersebut harus mematuhi format yang ditetapkan untuk dokumen elektronik tertentu. Secara khusus, format disetujui untuk dokumen-dokumen berikut (perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 21 Maret 2012 No. MMV-7-6/): - faktur dalam formulir No. TORG-12; - sertifikat penerimaan pekerjaan (jasa). Selain itu, penting untuk diingat bahwa perusahaan hanya dapat melakukan penukaran invoice dengan melibatkan penyelenggara pengelolaan dokumen elektronik. Oleh karena itu, jika organisasi tidak memiliki perjanjian terkait, disarankan untuk mengecualikan faktur dari daftar dokumen elektronik. 5.
Pemantapan bentuk perjanjian dalam kebijakan akuntansi akan membenarkan hak perusahaan untuk melakukan pertukaran kertas secara elektronik.Aliran dokumen elektronik dikaitkan dengan aliran dokumen internal perusahaan, akuntansi dan pelaporan. Pada gilirannya, seperangkat metode akuntansi harus disetujui dalam kebijakan akuntansi (Pasal 8

Undang-undang Federal tanggal 6 Desember 2011 No. 402-FZ, selanjutnya disebut Undang-undang No. 402-FZ). Oleh karena itu, jika suatu perusahaan memutuskan untuk memperkenalkan manajemen dokumen elektronik dan sistem pelaporan elektronik, sistem tersebut harus tercermin dalam kebijakan akuntansinya.

Pada saat yang sama, penting untuk memperbaiki: - volume aliran dokumen elektronik; - format dokumen elektronik; - prosedur untuk menyimpan pelaporan elektronik; - kasus ketika, alih-alih dokumen elektronik, perusahaan membuat dokumen di atas kertas. 2.
Karena pertukaran dokumen elektronik, khususnya invoice, hanya dapat dilakukan atas kesepakatan bersama para pihak. 1 sendok teh. 169 dari Kode Pajak Federasi Rusia, maka pertama-tama Anda perlu mendiskusikan kemungkinan beralih ke manajemen dokumen elektronik dengan rekanan reguler Anda. Maka Anda harus memilih operator pengelolaan dokumen elektronik dan membuat perjanjian dengannya.

Daftar operator pengelolaan dokumen elektronik yang termasuk dalam Jaringan Perwalian Layanan Pajak Federal diposting di situs web Layanan Pajak Federal. Kriteria apa yang harus Anda perhatikan ketika memilih operator? I.V.

Murashkintsev: Sebagai aturan, operator pengelolaan dokumen elektronik memberikan kesempatan untuk bertukar dokumen elektronik dengan beberapa pihak dalam mode uji. Selama “operasi percobaan” tersebut, Anda akan dapat memahami antarmuka mana yang lebih nyaman bagi Anda dan apakah akan mudah untuk menggabungkan program akuntansi Anda dengan sistem manajemen dokumen operator.

Bagaimana cara mengatur dan mendokumentasikan aliran dokumen elektronik dengan pihak lawan (akta, faktur, catatan pengiriman) dengan benar? Haruskah kontrak mencerminkan hal ini?

Untuk memulai pengelolaan dokumen elektronik dengan pihak rekanan, Anda perlu mencerminkan kondisi ini dalam kebijakan akuntansi (Pasal 8 Undang-Undang Federal tanggal 6 Desember 2011 No. 402-FZ). Pada saat yang sama, amankan:

Volume aliran dokumen elektronik,

Format dokumen elektronik,

Kasus ketika, alih-alih dokumen elektronik, perusahaan membuat dokumen di atas kertas.

Lihat di bawah untuk bagian dari kebijakan akuntansi tentang pengelolaan dokumen elektronik.

ayat 1 seni. 169 Kode Pajak Federasi Rusia). Oleh karena itu, kontrak perlu mencerminkan ketentuan pengelolaan dokumen elektronik. Jika beberapa kontrak telah ditandatangani dengan pihak lawan, maka akan lebih mudah untuk membuat perjanjian terpisah. Para pihak dapat membuat perjanjian pertukaran dokumen elektronik dalam bentuk apapun. Dalam perjanjian (atau dalam kontrak) Anda dapat menunjukkan, misalnya: para pihak bertukar faktur, akta, nota pengiriman dalam bentuk elektronik. Sarana dan kemampuan teknis memungkinkan Anda menerima dan memproses dokumen elektronik. Pertukaran faktur, akta, catatan pengiriman dalam bentuk elektronik dilakukan melalui saluran telekomunikasi melalui operator pengelolaan dokumen elektronik Taxkom LLC sesuai dengan semua ketentuan Prosedur yang disetujui oleh Perintah Kementerian Keuangan Rusia tanggal 25 April 2011 No .50n.

Alasan

Dari formulir

Perseroan Terbatas "Alfa"

Kebijakan akuntansi untuk tujuan akuntansi
pada 2016tahun

<...>

Manajemen dokumen elektronik

1. Untuk mengkonfirmasi fakta kehidupan ekonomi, digunakan bentuk dokumen terpadu, yang daftarnya diberikan dalam Lampiran 1 pesanan ini.

2. Semua dokumen utama disusun dalam bentuk elektronik.

3. Pertukaran elektronik faktur dalam formulir TORG-12 dan sertifikat penerimaan pekerjaan (layanan) dilakukan dalam format yang disetujui atas perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 21 Maret 2012 No. .

4. Pertukaran dokumen elektronik dengan pihak lawan dilakukan melalui penyelenggara pengelolaan dokumen elektronik.

5. Semua dokumen akuntansi utama ditandatangani dengan tanda tangan yang disempurnakan.

6. Hak untuk menandatangani dokumen utama tersedia bagi karyawan, yang daftarnya diberikan dalam Lampiran 2 pesanan ini.

7. Dokumen akuntansi primer disimpan bersama dengan sertifikat kunci tanda tangan yang digunakan untuk menghasilkan tanda tangan digital elektronik dari dokumen tersebut selama lima tahun.

8. Atas permintaan inspektorat pajak, dokumen utama disajikan dalam bentuk sebagai berikut:
– invoice dalam bentuk TORG-12 dan tindakan penerimaan dan penyerahan pekerjaan (jasa) – dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi;
– semua dokumen utama lainnya – di atas kertas dalam bentuk salinan resmi.

<...>

Dari formulir

PERJANJIAN

pada penerbitan faktur bersama secara elektronik

Moskow 17/06/2015

Perseroan Terbatas "Perusahaan Produksi "Master"" diwakili oleh kepala akuntan V.K. Volkov, bertindak berdasarkan surat kuasa, di satu sisi, dan perseroan terbatas "Perusahaan Dagang "Hermes"" diwakili oleh kepala akuntan A.S. Kondratyev, yang bertindak berdasarkan surat kuasa, sebaliknya telah membuat perjanjian sebagai berikut.

Perseroan Terbatas "Perusahaan Produksi" Master "" dan Perseroan Terbatas "Perusahaan Dagang" Hermes "" mengkonfirmasi kesepakatan bersama untuk menerbitkan tagihan yang ditujukan kepada para pihak dalam perjanjian dalam bentuk elektronik. Sarana dan kemampuan teknis memungkinkan Anda menerima dan memproses faktur elektronik.

Pertukaran faktur dalam bentuk elektronik dilakukan melalui saluran telekomunikasi melalui operator pengelolaan dokumen elektronik Taxcom LLC sesuai dengan semua ketentuan Prosedur yang disetujui oleh Perintah Kementerian Keuangan Rusia tanggal 25 April 2011 No. 50n.

Alamat dan tanda tangan para pihak:

Seluk-beluk pajak

Lima langkah beralih ke pengelolaan dokumen elektronik tanpa masalah dengan fiskus

Langkah pertama: pastikan Anda memiliki hak untuk bertukar dokumen elektronik dengan pihak lawan

Perusahaan berhak untuk bertukar dokumen elektronik melalui TCS jika pengirim dan penerima dapat diidentifikasi sebagai pihak dalam transaksi (klausul 2 Pasal 434 KUH Perdata Federasi Rusia). Pertukaran pesan elektronik dianggap sebagai pertukaran dokumen (Bagian 4 Pasal 11 Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 No. 149?FZ “Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi”).

Dokumen elektronik ditandatangani dengan tanda tangan elektronik (klausul 2 pasal 160 KUH Perdata Federasi Rusia). Selain itu, dengan satu tanda tangan elektronik, suatu organisasi memiliki hak untuk menandatangani beberapa dokumen elektronik (klausul 4 Undang-Undang Federal 06/04/11 No. 63?FZ “Tentang Tanda Tangan Elektronik”).

Pengadilan menerima sebagai bukti tertulis cetakan "primer" elektronik dan dokumen yang diterima dalam bentuk elektronik (klausul 3 pasal 75 Kode Acara Arbitrase Federasi Rusia dan klausa 1 pasal 71 Kode Acara Perdata Federasi Rusia) (baca lebih lanjut pada kotak di bawah).

Baca di e.rnk.ru

Dokumen dalam format Word bukan “utama” elektronik

Dokumen elektronik utama menegaskan pengeluaran perusahaan jika disertifikasi dengan tanda tangan elektronik. Dokumen yang diisi dalam format Word atau Excel yang diterima dari pemasok melalui email bukan merupakan bukti. Untuk informasi lebih lanjut tentang mengapa makalah dalam format Word untuk tujuan informasi, baca artikel “Tentang biaya bonus tahunan, dokumen elektronik dan pajak penghasilan pribadi dari denda” // RNA, 2015, No. 24

Langkah kedua: diskusikan dengan rekanan mengenai kondisi transisi ke manajemen dokumen elektronik

Mitra berhak untuk saling mengirimkan faktur elektronik dan “pernyataan utama” jika mereka telah menyetujui hal ini (Klausul 1 Pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia). Jika pembeli tidak menyetujui dokumen elektronik, pemasok harus menerbitkan faktur dan “dokumen utama” di atas kertas.

Para pihak dapat membuat perjanjian pertukaran dokumen elektronik dalam bentuk apapun. Secara khusus, buatlah perjanjian tersendiri tentang aliran dokumen elektronik (contoh perjanjian tersebut diberikan dalam artikel “Apa yang penting untuk dimasukkan dalam perjanjian pertukaran dokumen elektronik untuk menghindari kerugian pajak” // RNA, 2014, No .12), menukar dokumen elektronik atau melakukan tindakan lain, yang menegaskan hak untuk menggunakan faktur elektronik (surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 01.08.11 No. 03-07-09/26).

Langkah ketiga: dapatkan tanda tangan elektronik

Organisasi yang melapor ke inspektorat dan dana secara elektronik sudah memiliki tanda tangan elektronik. Perusahaan lain harus mendaftarkannya.

Tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat diperlukan untuk dokumen yang diserahkan perusahaan kepada instansi pemerintah dan faktur. Organisasi berhak menandatangani “dokumen utama” kepada pihak lawan dengan tanda tangan elektronik sederhana atau tanpa pengecualian (surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 02.06.15 No. 03-01-13/01/31906, lihat juga tabel di bawah). Lebih aman untuk menyetujui hal ini terlebih dahulu dengan pihak lawan (surat dari Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 17/01/14 No. PA-4-6/489 dan Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 05/05/15 No. .01-07-06/25701).

Elektronik “utama” pengadilan menerima sebagai bukti

Pindaian dokumen kertas yang dikirimkan perusahaan melalui operator EDF disertifikasi dengan tanda tangan elektronik. Oleh karena itu, tidak perlu dibubuhi stempel (surat dari Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 23 November 2015 No. ED-4-2/20421). Kesimpulan serupa dibuat oleh Layanan Pajak Federal Rusia mengenai dokumen yang dikirim berdasarkan permintaan ke inspektorat. Kami percaya bahwa logika departemen dapat diperluas ke aliran dokumen elektronik dengan pihak rekanan.

Langkah keempat: pilih operator pengelolaan dokumen elektronik

Jika suatu organisasi telah mengirimkan laporan elektronik ke inspektorat dan dana melalui operator EDI, organisasi tersebut berhak untuk bertukar “laporan utama” elektronik dengan mitra melalui perusahaan yang sama.

Pilihan operator EDF dipengaruhi oleh alur dokumen perusahaan yang biasa, kebijakan harga operator, dan pilihan rekanan.

Kompatibel dengan perangkat lunak akuntansi

Operator EDF menawarkan untuk membiasakan diri dengan layanan mereka dalam mode uji. Hal ini memungkinkan Anda memilih operator dengan perangkat lunak yang kompatibel dengan program akuntansi organisasi.

Kemampuan untuk mengirim dokumen elektronik ke semua rekanan sekaligus

Melalui satu operator, suatu organisasi mempunyai hak untuk bertukar dokumen baik dengan instansi pemerintah maupun pihak rekanan (baca lebih lanjut pada kotak di bawah). Oleh karena itu, jika suatu perusahaan sudah menyampaikan laporan kepada inspektorat dan dana melalui operator EDI, setelah menandatangani perjanjian interaksi elektronik dengan mitra, ada baiknya perusahaan bertukar “data primer” dengan mereka melalui operator yang sama.

Seni. 8 UU No.402-FZ).

ayat 4

Baca di e.rnk.ru

Cara menukarkan invoice secara elektronik

Kementerian Keuangan Rusia mengatur secara ketat prosedur pertukaran faktur secara elektronik (pesanan No. 50n tanggal 25 April 2011), yang seluruh prosedurnya dijelaskan dalam 23 poin. Namun, menukar faktur elektronik tidaklah sesulit yang terlihat pada pandangan pertama.

Dalam artikel “Mengirim invoice elektronik tidak sesulit kelihatannya”, kami menjelaskan apa yang penting untuk diketahui seorang akuntan saat menerbitkan invoice elektronik dan mengirimkan dokumen tersebut kepada pembeli.

Penukaran invoice elektronik hanya dapat dilakukan melalui operator EDI (Prosedur penerbitan dan penerimaan invoice dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi dengan menggunakan tanda tangan digital elektronik, disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Rusia tanggal 25 April 2011 No. 50n) . Sedangkan undang-undang tidak mewajibkan perusahaan untuk melibatkan operator EDF untuk pertukaran dokumen lain. Ternyata suatu perusahaan dapat mengirimkan invoice pembayaran atau invoice melalui email, setelah dokumen tersebut disertifikasi dengan tanda tangan digital elektronik.

3. Refleksi cara penandatanganan suatu dokumen elektronik akan menentukan kekuatan hukumnya

Ada beberapa jenis tanda tangan elektronik - sederhana, tanpa pengecualian yang disempurnakan, dan kualifikasi yang ditingkatkan (Pasal 2 Undang-Undang Federal 06.04.11 No. 63-FZ “Tentang Tanda Tangan Elektronik”).

Menurut Kementerian Keuangan Rusia, dimungkinkan untuk mengkonfirmasi fakta transaksi bisnis untuk tujuan perpajakan dengan dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang disempurnakan. Suatu dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan sederhana atau disempurnakan tanpa pengecualian dapat dianggap sebagai analogi dokumen dengan tanda tangan tulisan tangan yang dibubuhkan pada kertas hanya jika ditentukan oleh undang-undang (surat tertanggal 12/04/13 No. 03-03-07/12250 ).

Ternyata dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan wajar tanpa pengecualian yang sederhana atau disempurnakan tidak akan mengkonfirmasi pengeluaran perusahaan (surat Kementerian Keuangan Rusia tanggal 23 Januari 2013 No. 03-03-06/1/24, tanggal 25 Desember, 2012 Nomor 03-03-06/2/139 dan tanggal 20/12/12 Nomor 03-03-06/1/710).

Namun, tidak disebutkan dalam bentuk apa pihak lawan harus menyatakan persetujuan tersebut. Pejabat Kementerian Keuangan Rusia memberikan klarifikasi mengenai hal tersebut melalui surat tertanggal 1 Agustus 2011 No. 03-07-09/26. Menurut mereka, para pihak cukup bertukar dokumen, sehingga keduanya sepakat untuk beralih ke pengelolaan dokumen elektronik.

Atau, misalnya, Anda dapat memasukkan ketentuan pertukaran faktur elektronik dalam perjanjian utama dengan pihak lawan. Benar, jika perusahaan Anda telah menandatangani beberapa kontrak dengannya, akan lebih mudah untuk membuat perjanjian terpisah. Kami telah memposting contoh dokumen tersebut di bawah.

Secara umum, aturan mengizinkan pertukaran dokumen melalui beberapa operator sekaligus. Namun sejauh ini komunikasi penuh antar operator khusus belum terjalin. Jadi saat ini Anda hanya dapat berinteraksi melalui saluran telekomunikasi dengan perusahaan yang dilayani oleh operator yang sama dengan Anda.

Langkah 2. Dapatkan sertifikat kunci tanda tangan digital jika Anda belum memilikinya

Yang tidak dapat dilakukan oleh faktur mana pun adalah tanda tangan. Dan dalam versi elektronik dokumen semacam itu, diganti dengan tanda tangan digital elektronik (EDS). Jika perusahaan Anda melapor ke kantor pajak secara elektronik, maka Anda sudah memiliki sertifikat kunci tanda tangan. Tidak perlu membeli yang baru. Anda dapat menggunakan tanda tangan digital yang sama untuk faktur virtual.

Jika ini pertama kalinya Anda menemukan pengelolaan dokumen elektronik, maka Anda perlu membeli sertifikat kunci untuk tanda tangan digital. Ini dapat dilakukan di pusat sertifikasi mana pun - Anda dapat menemukan daftar lengkapnya di situs resmi Layanan Pajak Federal Rusia (www.nalog.ru).

Sertifikat tersebut diberikan kepada manajer atau pegawai lain yang berwenang, misalnya kepala akuntan. Tetapi dalam hal yang kedua, hak untuk menandatangani harus diatur dalam perintah yang bersangkutan atau dalam surat kuasa. Salinan dokumen tersebut bersama dengan paspor Anda (atau dokumen identitas lainnya) akan diminta dari Anda di pusat khusus.

Untuk akuntansi internal dari tanda tangan digital yang diterbitkan, kami merekomendasikan untuk menyetujui daftar karyawan yang ditugaskan.

Langkah #3. Ajukan permohonan ke operator telekomunikasi Anda untuk berpartisipasi dalam pengelolaan dokumen elektronik

Jadi, Anda telah mencapai kesepakatan dengan rekanan Anda. Sertifikat kunci tanda tangan digital ada di tangan Anda. Sekarang Anda harus memilih operator. Hati-hati: perusahaan yang Anda pilih harus menjadi bagian dari jaringan operator pengelolaan dokumen elektronik tepercaya (Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 20 April 2012 No. -7-6/253@). Daftar mereka diposting di situs web www.nalog.ru. Layanan pajak memberi masing-masing pengidentifikasi unik, yang merupakan persyaratan wajib untuk dokumen yang dikirim secara elektronik.

Untuk terhubung ke sistem pertukaran faktur melalui TCS, tulis aplikasi ke operator komunikasi khusus. Biasanya Anda harus menunjukkan nama organisasi, NPWP, alamat, nomor telepon, dan rincian sertifikat kunci tanda tangan. Serta informasi tentang pemilik tanda tangan elektronik dan inspektorat tempat perusahaan Anda terdaftar. Anda mungkin bisa mendapatkan formulir aplikasi dari operator.

Kemudian tinggal membuat perjanjian lisensi dengan operator telekomunikasi. Ini hanya perlu dilakukan oleh organisasi induk. Dan kontrak tersebut harus sudah menjabarkan semua divisi yang juga akan didaftarkan dalam sistem pertukaran elektronik.

Nantinya, operator khusus akan memberikan Anda ID peserta. Dan akan memberikan rincian akses dan data lain yang diperlukan untuk koneksi.

Langkah #4. Tetapkan dalam kebijakan akuntansi Anda prosedur pertukaran faktur elektronik dengan pihak rekanan

Fakta bahwa Anda menukar faktur dengan rekanan Anda, termasuk secara elektronik, harus dinyatakan dalam kebijakan akuntansi Anda. Dan perbaiki urutan pertukaran virtual di sana. Pada tabel di bawah ini kami telah menyebutkan semua dokumen yang harus Anda miliki agar dapat mengklaim pengurangan PPN dengan percaya diri menggunakan faktur elektronik. Atau untuk mengkonfirmasi fakta penerbitan faktur tersebut. Baca terus untuk mengetahui cara memperbaiki kesalahan dalam faktur elektronik.

Dokumen yang dengannya pemasok dan pembeli akan mengkonfirmasi fakta penerbitan faktur elektronik

Langkah #5. Pertimbangkan biaya yang terkait dengan transfer akun virtual

Anda dapat memperhitungkan biaya pengelolaan dokumen elektronik saat menghitung pajak penghasilan Anda. Biaya seperti itu dapat dibenarkan secara ekonomi. Toh, begitulah cara perusahaan mengoptimalkan kerja departemen akuntansi.

Hapus biaya koneksi sebagai bagian dari biaya lain yang terkait dengan produksi dan penjualan (ayat 26, ayat 1, pasal 264 Kode Pajak Federasi Rusia). Selain itu, lebih aman untuk menghapus jumlah tersebut selama masa berlaku perjanjian lisensi. Tetapi Anda dapat menghapus pembayaran berlangganan berdasarkan sub-ayat 25 ayat 1 Pasal 264 Kode Etik. Jika Anda menggunakan tarif tidak terbatas, sekali lagi lebih baik membagi biaya layanan tahunan menjadi satu tahun. Dan ketika membayar transfer faktur “sepotong demi sepotong”, perhitungkan biaya pada akhir bulan berdasarkan tindakan yang dibuat oleh operator.

Yang penting dicantumkan dalam perjanjian pertukaran dokumen elektronik untuk menghindari kerugian pajak

Saat ini semakin banyak perusahaan yang beralih ke pengelolaan dokumen elektronik tidak hanya dengan

1. Konsolidasi bentuk perjanjian dalam kebijakan akuntansi akan membenarkan hak perusahaan untuk bertukar kertas secara elektronik

Manajemen dokumen elektronik dikaitkan dengan aliran dokumen internal perusahaan, akuntansi dan pelaporan. Pada gilirannya, seperangkat metode akuntansi harus disetujui dalam kebijakan akuntansi (Pasal 8 Undang-Undang Federal No. 402-FZ tanggal 6 Desember 2011, selanjutnya disebut Undang-Undang No. 402-FZ).

Oleh karena itu, jika suatu perusahaan memutuskan untuk memperkenalkan manajemen dokumen elektronik dan sistem pelaporan elektronik, sistem tersebut harus tercermin dalam kebijakan akuntansinya. Penting untuk mengamankan:

- volume aliran dokumen elektronik;
- format dokumen elektronik;
- tata cara penyimpanan pelaporan elektronik;
- kasus ketika, alih-alih dokumen elektronik, perusahaan membuat dokumen di atas kertas.

2. Indikasi metode pertukaran elektronik akan memberikan kejelasan saat berinteraksi dengan pihak lawan

Perusahaan menentukan prosedur dan metode pengelolaan dokumen elektronik secara mandiri. Penting untuk mempertimbangkan dua nuansa utama.

Pertama, perjanjian harus menunjukkan apakah dokumen elektronik diduplikasi di atas kertas. Misalnya, suatu perusahaan mengirimkan TTN kepada pihak lawan secara elektronik, kemudian setelah beberapa waktu mengirimkan dokumen yang sama dalam bentuk kertas (misalnya, jika pihak lawan belum menerima dokumen elektronik tersebut).

Harap dicatat bahwa prosedur pemrosesan dokumen ini saat ini disediakan untuk faktur (klausul 4 Aturan untuk memelihara catatan faktur yang diterima dan diterbitkan yang digunakan dalam perhitungan pajak pertambahan nilai, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 26 Desember, 2011 Nomor 1137 “Tentang formulir dan tata cara pengisian (pemeliharaan) dokumen yang digunakan dalam penghitungan pajak pertambahan nilai”).

Kedua, disarankan untuk mencatat dalam perjanjian apakah perusahaan bertukar dokumen elektronik secara langsung (menggunakan program khusus atau klien email biasa) atau dengan melibatkan operator pengelolaan dokumen elektronik (baca lebih lanjut di bawah).

Peraturan pekerjaan - Peraturan Pekerjaan Layanan Pajak Federal dari kepala departemen audit meja

Batasan pemotongan pajak penghasilan orang pribadi untuk anak Penerapan pemotongan pajak penghasilan orang pribadi pada tahun tersebut

Jenis pajak dan biaya dalam daftar pajak Regional Federasi Rusia

Igor Petrovich si serigala Igor si kosmonot serigala

Oganov, Sergey Andreevich

Memasak irisan daging dengan kubis dan daging cincang: resep paling menggoda Daripada kubis putih - kembang kol

Populer

Cara menggoreng hake di penggorengan Ikan hake dalam adonan

Kompot kismis untuk musim dingin - resep terbaik untuk minuman vitamin yang lezat Resep kolak kismis putih

Kompot buckthorn laut dan apel Apakah kolak buckthorn laut sehat?

Artikel Terbaru

Resep: Donat keju - dalam penggorengan Donat dengan keju dan rempah-rempah

Resep kolak kismis putih untuk musim dingin Kompot kismis putih untuk musim dingin

Cara memasak sup sayur dalam oven sesuai resep langkah demi langkah dengan foto

Bagaimana cara membuat kuah fillet ayam?

Kandungan kalori dan khasiat yang bermanfaat - kolak apel

Terbaik

Cara membuat irisan daging giling yang enak

Potongan daging yang terbuat dari daging cincang campur selalu menjadi lebih longgar dan lebih segar dibandingkan yang terbuat dari satu jenis daging cincang. Kombinasi terbaik untuk irisan daging: daging babi dan...

Resep langkah demi langkah untuk menyiapkan sup hati ayam diet

Supnya disiapkan dengan sangat cepat dan sederhana, karena kami menggunakan hati ayam di dalamnya, dan seperti yang Anda tahu, tidak memerlukan perlakuan panas yang lama karena...

Pasta dan gambar: kandungan kalori dan aturan mengonsumsi produk

Hidangan pasta bervariasi dan merupakan bagian integral dari makanan kebanyakan orang. Tetapi mereka yang ingin menurunkan berat badan, tidak mengetahui apakah itu mungkin...