Seorang karyawan di bidang apa pun cepat atau lambat menghadapi masalah dalam menulis surat bisnis. Pertanyaan utamanya adalah bagaimana memulai dan bagaimana mengakhirinya? Banyak situs menawarkan aturan dan contoh dasar, tanpa terlalu memperhatikan bagian akhir dokumen.

Surat itu harus sempurna dalam segala hal. Ketidakpatuhan sekecil apa pun terhadap peraturan dapat merugikan otoritas Anda atau prestise perusahaan.

Secara singkat, kami menyarankan Anda membiasakan diri dengan aturan utama surat bisnis dan membahas lebih detail bagian akhir surat resmi.

Anda akan perlu:

Aturan utama surat bisnis

1. Saat menulis surat, ingatlah bahwa Anda tidak mengutarakan pendapat Anda sendiri, tetapi berbicara atas nama suatu badan hukum (lembaga, organisasi atau perusahaan).
2. Merupakan tanggung jawab Anda untuk memperjelas hasil yang ingin Anda capai dengan surat ini dan memanfaatkan semua fitur teks secara efektif.
3. Tentukan dengan jelas rencana presentasi, soroti informasi di bagian pendahuluan, bagian utama, atau bagian akhir.
4. Dalam pendahuluan, setelah pidato, kami mempersiapkan penerima untuk persepsi. Ini mungkin ringkasan peristiwa yang menyebabkan munculnya dokumen tersebut. Bagian utama berisi pernyataan tentang inti permasalahan dengan argumentasi yang diperlukan (penjelasan, perhitungan digital, link ke peraturan perundang-undangan).

Teks yang lebih efektif dan mudah dipahami, yang terlebih dahulu dikemukakan usulan, permintaan atau tuntutan, kemudian argumentasinya, dan tidak ada bagian pendahuluan sama sekali.

Bagian akhir adalah aplikasi

Dokumen tertentu mempunyai lampiran yang melengkapi, memperjelas, atau memerinci permasalahan tertentu. Mereka harus dicatat di akhir surat, menyimpang beberapa baris dari paragraf terakhir.

Metode desain aplikasi:

1) Permohonan disebutkan dalam teks, maka dibuat catatan tentang hal itu sebagai berikut:

Lampiran: 5 halaman, 3 eksemplar.

2) Lamaran yang tidak tercantum dalam teks harus dicantumkan, pastikan untuk mencantumkan judul, jumlah halaman dalam setiap lamaran dan jumlah salinan.

Lampiran: “Sertifikat penilaian biaya konstruksi yang belum selesai”, 2 halaman, 3 eksemplar.

3) Terkadang ada beberapa aplikasi. Kemudian mereka didaftar berdasarkan nama dan diberi nomor. Jika permohonannya banyak, daftarnya disusun secara terpisah, dan dalam surat setelah teks dicatat sebagai berikut:

Lampiran : sesuai daftar pada ...halaman.

Lampirkan salinan dokumen pada surat sesuai urutan penomorannya pada lampiran.

Permohonan biasanya ditandatangani oleh kepala divisi struktural. Jika aplikasi terikat, jumlah halaman tidak perlu disebutkan.

Kesopanan dan kebenaran adalah dasar dari akhir cerita

Ada berbagai pilihan untuk membangun akhir cerita. Tergantung apa yang tertulis di surat itu.

Contoh penyelesaian yang paling umum digunakan:

1) Ulangi ucapan terima kasih yang diberikan di awal atau cukup ucapkan terima kasih atas bantuan Anda:

Terima kasih lagi...

Izinkan saya mengucapkan terima kasih sekali lagi...

Sekali lagi kami ingin mengucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya...

Terima kasih untuk bantuannya …

2) Mengungkapkan harapan:

Kami berharap perjanjian ini dapat saling menguntungkan...

Kami berharap tawaran kami menarik minat Anda...

Kami menantikan kerjasama yang erat dan saling menguntungkan...

Aku berharap suatu saat nanti aku bisa bertemu langsung denganmu...

Saya berharap dapat menerima tanggapan Anda segera...

3) Kepastian terhadap penerima (biasanya mempunyai efek positif secara psikologis pada penerima):

Kami meyakinkan Anda bahwa Anda dapat sepenuhnya mengandalkan dukungan kami...

Kami akan dengan senang hati bekerja sama dengan Anda...

Saya akan senang bekerja sama dengan Anda dan menantikan tanggapan Anda...

4) Permintaan:

Harap baca materi dengan cermat dan tanggapi...

Kami meminta Anda untuk segera menginformasikan...

Kami meminta Anda untuk segera mengambil tindakan untuk memperbaiki keadaan...

Silakan hubungi saya kapan saja nyaman bagi Anda...

5) Mengulangi permintaan maaf yang telah diungkapkan atas ketidaknyamanan ini:

Sekali lagi saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan...

Kami dengan tulus meminta maaf atas keterlambatan pembayaran yang dipaksakan ini...

Perpisahan

1) Dalam korespondensi resmi, Anda dapat mengucapkan selamat tinggal dengan berbagai cara:

Sungguh-sungguh…

Dengan hormat dan harapan terbaik...

Dengan rasa hormat yang tulus kepada Anda...

Kami berharap Anda sukses.

2) Jika Anda mengenal penerima dengan baik atau berhasil bekerja sama dengannya, maka Anda dapat mengakhiri surat dengan kalimat ramah (tidak familiar):

Dengan hormat…

Semoga sukses…

Dengan rasa syukur dan harapan terbaik.

Anda dapat menyelesaikan dokumen tanpa menggunakan struktur ini!

Fitur bahasa Inggris untuk mengakhiri huruf

1. Biasanya mereka mengakhiri surat resmi seperti ini: Hormat kami (Hormat kami) atau sederhananya Milikmu(Milik Anda) dan tanda tangan yang menunjukkan nama belakang dan posisi Anda di bawahnya.
2. Untuk menghindari menempatkan pasangan Anda pada posisi yang sulit atau memaksa mereka membuat asumsi tentang jenis kelamin Anda, bersusah payah menuliskan nama Anda secara lengkap, yaitu bukan P.R. Dovzhenko, tetapi Pavel Dovzhenko.

Tanda tangan

Pejabat menandatangani dokumen sesuai kompetensinya.

Atribut “tanda tangan” terdiri dari jabatan, inisial, dan nama belakang orang yang menandatangani dokumen.

Direktur Pabrik Mramor (tanda tangan) A.B. Koval

Dokumen-dokumen yang dibuat dalam lembaga-lembaga yang beroperasi berdasarkan asas kesatuan komando ditandatangani oleh seorang pejabat (manajer, wakil atau pegawai yang dipercayakan kepadanya).

Dokumen badan kolegial (protokol, keputusan) dibubuhi dua tanda tangan (ketua dan sekretaris). Perintah itu ditandatangani oleh manajer.

Dua atau lebih tanda tangan ditempatkan pada dokumen yang isinya menjadi tanggung jawab beberapa orang:

• Dokumen moneter dan keuangan ditandatangani oleh pimpinan lembaga dan kepala akuntan;
• perjanjian ditandatangani oleh perwakilan pihak-pihak yang mengadakan kontrak.

Tanda tangan beberapa orang pada dokumen ditempatkan satu di bawah yang lain dalam urutan yang sesuai dengan hierarki layanan.

Direktur (tanda tangan) S.P. Antonyuk

Kepala akuntan (tanda tangan) V.T.Dudko

Apabila suatu akta ditandatangani oleh beberapa orang yang menduduki jabatan yang sama, maka tanda tangannya harus ditempatkan pada tingkat yang sama.

Direktur pabrik Luch Direktur pabrik Svet

(tanda tangan) V.R. Sakhno (tanda tangan) L.P

Tanda tangan diawali dengan inisial (ditempatkan sebelum nama belakang), diikuti dengan nama belakang. Dekripsi tanda tangan tidak perlu dimasukkan ke dalam tanda kurung!

Segel

Untuk mendapatkan kekuatan hukum, beberapa dokumen dicap dengan stempel: kontrak, keputusan, kesimpulan, dll. Stempel harus mencantumkan bagian dari jabatan dan tanda tangan pribadi.

tanggal

Tanggal ditempatkan di bawah tanda tangan di sebelah kiri.

Surat resmi diberi tanggal pada hari ditandatangani atau disetujui oleh pimpinan lembaga.

Ada urutan kencan yang diterima secara umum:

1. Unsur tanggal ditulis dalam satu baris dengan menggunakan tiga pasang angka Arab dengan urutan hari, bulan, tahun;
2. jika nomor urut hari atau bulan adalah angka sepuluh pertama (1 sampai 9), maka di depannya diberi angka nol: 03.01.15 .
3. Kata tahun, pengurangan G. mereka tidak mengatakannya.

• Setelah selesai, periksa surat itu apakah ada kesalahan tata bahasa dan pastikan tidak ada yang berlebihan.
• Berikan surat tersebut kepada rekan kerja atau, jika memungkinkan, manajer untuk dibaca. Perspektif luar akan membantu mengidentifikasi kekurangan yang mungkin terabaikan.
• Jangan lupa sertakan alamat telepon/email Anda. Hal ini sering kali diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang disebutkan dalam surat dengan cepat.
• Selain persyaratan universal umum dan aturan desain, harus diingat bahwa setiap jenis dokumen memiliki fitur desainnya sendiri.

Ingatlah bahwa tidak semua dokumen memiliki daftar lengkap rincian yang tercantum di atas, tetapi hanya serangkaian dokumen tertentu yang memberikan kekuatan hukum dan kelengkapan dari jenis dokumen tertentu.

Semoga berhasil dengan transaksi Anda dan jawaban yang diinginkan!

Pertanyaan dan jawaban yang sering diajukan

Apa yang enak untuk ditulis di akhir proposal bisnis?

Jangan menggunakan kata-kata dan frasa pada tahap akhir yang dapat dianggap manipulasi (“kami berharap kerjasama yang saling menguntungkan”, “terima kasih sebelumnya atas jawaban Anda”, “kami menunggu surat tanggapan Anda”, dll.).

Haruskah Anda menulis “doa terbaik” atau “dengan hormat” di akhir surat?

Tentu saja, “dengan hormat”, Anda harus mengikuti gaya komunikasi bisnis.

Apa yang biasanya mereka tulis di akhir surat jika meminta tanggapan cepat?

Tidak ada hal seperti ini yang ditulis dalam surat bisnis.

Haruskah Anda menulis “salam” atau “harapan terbaik” di tanda tangan email Anda?

"Sungguh-sungguh".

Bagaimana cara mengganti tanda tangan "dengan hormat"?

"Dengan segala hormat", "Dengan hormat."

Bagaimana cara mengakhiri surat presentasi?

Terima kasih atas perhatian Anda.

Bagaimana lagi Anda bisa menulis “Saya ingin memberi tahu”?

“Saya ingin menginformasikan”, “memberi tahu”, “menginformasikan”, “mengumumkan”, “memperhatikan”.

Apakah ungkapan: “Saya akan mengakhiri laporan saya dengan kata-kata” benar?