Как вести кадровый учет в театре. С чего начать кадровый учет на предприятии (нюансы)? Группы кадровых документов

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы	Выполняемые задачи
Учетно-контрольное	прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное	подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое	изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов.
Координационно-информационное	подготовка, обучение, переподготовка персонала; прием работников по служебным и личным вопросам; обработка письменных обращений трудящихся; архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое	документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство.
Документальное	ведение личных дел, трудовых книжек; составление приказов, бумаг для персонифицированного учета; оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав	Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее - Правила)	Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии. Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Инструкция о защите персональных данных	Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения. Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Положение об охране труда	Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности	Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда	В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого	Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя	Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу	В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов	Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала	На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек	В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления	Процедура не отражена в законодательстве. Обычно она состоит из следующих шагов: Изучение актуальных нормативов. Определение списка требуемых документов. Составление плана дальнейшей работы организации. Определение ответственных за документы лиц. Формирование штатного расписания. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками	Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию. Договор заключается в несколько этапов: Получение необходимых бумаг. Оформление заявления. Составление и подписание соглашения. Формирование приказа на прием. Заведение карточки Т-2. Внесение записи в трудовую. Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии	В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел. Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация. Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях	Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
2. Устав ООО.
3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
6. Положения о создании филиалов, подразделений.
7. Перечень аффилированных лиц.
8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
   • трудовой договор;
   • приложения к трудовому договору;
   • трудовая книжка;
   • личное дело сотрудника;
   • прочие документы.
2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу - это какие приказы?»
3. Внутренняя служебная переписка.
4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу» .
5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек - скачать» .
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

1. Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2016 году» .
2. Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2015 году (образец)» .
3. Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
4. График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу .
5. Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье .
6. Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
2. Изучить уставную документацию ООО.
3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году ».
6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ» .
7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек» .
8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу» .

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .

Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):

1. Графика сменности.
2. Положения об оплате труда.
3. Правил внутреннего трудового распорядка.
4. Положения о премировании.

При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:

1. Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор - обязателен или нет?» /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ поможет разобраться в этом вопросе.
2. Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
3. График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
4. Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
5. Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
   • уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
   • трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
   • документы об образовании;
   • документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
   • документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
   • иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.

Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях.

Кадровый учет — важная составляющая делопроизводства любого предприятия. О тонкостях организации этого процесса и пойдет речь в нашей статье.

C чего начать кадровый учет на предприятии в 2016 году (законодательные основы)

Кадровый учет на предприятии представляет собой, с одной стороны, работу организации по документальной фиксации всех изменений в трудовой жизни и деятельности коллектива в целом и каждой штатной единицы компании в отдельности, а с другой — непосредственно кадровый документооборот. Организации кадрового учета на предприятии должно предшествовать знакомство с законодательной базой по этому вопросу. Нужно сказать, что нормативных актов, относящихся к кадровому делопроизводству, достаточно много, так как в их число входят не только законы, но также ведомственные постановления, приказы и различные ГОСТы.

Примерный перечень нормативной документации, имеющей отношение к кадровому учету , может включать следующие НПА:

1. Трудовой кодекс РФ.
2. Федеральный закон «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9 рассказывает о порядке оформления кадровых документов).
3. Постановление Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст), определяющий порядок оформления документов.
5. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, установившее требования к ведению и хранению трудовых книжек на предприятии.
6. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 9 о правилах заполнения трудовых книжек.
7. Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, определяющие перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения.
8. Приказ Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н о форме больничных листов и закон «Об обязательном соцстраховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ, определяющий порядок заполнения больничного листа и оформления отпуска по беременности и родам.
9. Методические рекомендации по ведению воинского учета на предприятиях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008).

Кадровый учет с нуля пошагово в новой организации (в ООО)

Организация кадрового учета в новом ООО, как и в любой другой организации, может включать в себя следующие этапы:

1. Утверждение локальной документации. Анализ трудового законодательства позволяет определить ряд внутренних документов предприятия, без принятия которых фирма не может обойтись. К их числу относятся:
   

   Конкретный перечень внутренней документации каждая организация определяет самостоятельно.

2. Разработка и утверждение стандартных форм первичной учетной документации. Несмотря на то что требования постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 по этому вопросу не являются обязательными, рекомендуется следовать нормам этого документа.
3. Утверждение типовых форм прочих кадровых документов, не относящихся к документам первичного учета.
4. Разработка и утверждение журналов и регистрационных книг. Помимо журнала медосмотра в 2016 г. обязательны для ведения в кадровом делопроизводстве книги:
   
5. Формирование штатного расписания.
6. Разработка и утверждение стандартного трудового договора, а также должностных инструкций для сотрудников.
7. Назначение ответственного за ведение кадрового учета члена трудового коллектива.

Восстановление кадрового делопроизводства

Восстановление требуемого порядка в документах, в отличие от организации кадрового делопроизводства с нуля, является, с одной стороны, более простым процессом, так как многие деловые бумаги и журналы уже созданы, но с другой — может оказаться и более сложным, так как потребуется обнаружить недочеты в существующей системе.

Не знаете свои права?

Восстановление утраченного или несистематического кадрового делопроизводства должно проходить в несколько этапов:

1. Общая инвентаризация существующих в компании кадровых документов.
2. Проверка наличия и комплектности представленных документов.
3. Анализ трудовых договоров, заключенных с сотрудниками.
4. Изучение штатного расписания на предмет полноты отраженных в нем данных.
5. Проверка наличия и оформления трудовых книжек сотрудников.

Восстановление кадрового делопроизводства требует устранения всех пробелов и недочетов, выявленных в результате инвентаризации кадровых документов.

Ведение кадрового делопроизводства в обособленном подразделении и у ИП с наемными работниками. Актуально ли это для малых предприятий?

Иногда организационная форма компании может вызвать вопросы, связанные с порядком ведения кадрового учета . Рассмотрим некоторые варианты.

Организация кадрового делопроизводства в обособленном подразделении предприятия может осложняться тем, что это подразделение, с одной стороны, не обладает юридической самостоятельностью, а с другой — находится зачастую в удаленном от головной организации населенном пункте. Законодательство не предусматривает отдельных норм и требований к кадровому делопроизводству в обособленных подразделениях, поэтому каждый работодатель сам определяет, каким образом организовать работу в таком случае. Как правило, используется одна из перечисленных ниже схем:

1. Централизованная. Этот вариант предполагает передачу полномочий по работе с кадровой документацией единому отделу, обслуживающему и головное предприятие, и филиал. Подходит для организаций, имеющих обособленные подразделения в одном с ними регионе.
2. Децентрализованная. В этом случае кадровые службы создаются и в головной организации, и в филиалах. При этом они выполняют фактически одинаковую работу в рамках доверенного подразделения, хотя полномочия и обязанности кадровой службы центрального офиса могут быть несколько шире, чем компетенция таких же служб филиалов.
3. Смешанная. Такая схема предполагает создание кадровых служб как в головной компании, так и в филиалах с разделением делегируемых обязанностей. Так, оформлять трудовые договоры по всей организации может только центральный офис, а вот хранить дела или налагать взыскания правомочны и кадровые отделы филиалов.

Большое количество вопросов о необходимости ведения кадрового делопроизводства возникает у индивидуальных предпринимателей. Мнение законодателя по этому поводу однозначно: если ИП имеет хотя бы одного наемного работника, кадровый учет должен вестись в полном объеме.

Малые предприятия, как правило, озабочены тем, что в штате обычно отсутствует профессиональный кадровик, однако такое положение дел не отменяет необходимости ведения кадрового делопроизводства. Обязанности кадровика в этом случае накладываются на бухгалтера, секретаря или иного сотрудника, которого прежде стоит обучить особенностям кадрового делопроизводства на специальных курсах или семинарах.

Программы для ведения кадрового учета — скачать бесплатную демоверсию или купить?

В настоящее время многие интернет-ресурсы предлагают скачать бесплатно программы для ведения кадрового учета , позволяющие автоматизировать все кадровое делопроизводство или какую-то его часть. Однако бесплатной при этом оказывается, как правило, лишь демонстрационная версия, рассчитанная на несколько дней (недель, месяцев) работы. Для продолжения же работы далее необходимо купить лицензию, ключ или полную версию программы.

Такой рекламный ход, как ни странно, выгоден не только продавцу продукта, но и потребителю, так как позволяет выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия программу либо ознакомиться с принципами ее работы и разработать свою собственную. В итоге выбор остается за работодателем, решившим автоматизировать кадровое делопроизводство. При этом нужно иметь в виду, что сэкономить, постоянно работая в демоверсии кадровой программы, не получится, и если на какой-то из продуктов автоматизации падет выбор, то рано или поздно лицензию или полную версию придется купить.

Таким образом, организуя кадровое делопроизводство с нуля, можно не торопиться при выборе программы для ведения кадрового учета и не приобретать первый попавшийся продукт. Ведь подбор оптимального варианта не только позволит автоматизировать кадровое делопроизводство, но и значительно облегчит рабочий процесс.

Помимо бухгалтерского и налогового учета любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (в том случае, если у него есть работники) обязаны вести кадровый учет. Однако практика показывает, что кадровый учет в небольших организациях либо отсутствует полностью, либо присутствует только та его часть, которая связана с выплатой зарплаты и начислением налогов. Поэтому в данной статье мы хотим рассказать о некотором минимуме кадровых документов, которые должны быть у каждой организации.

Что такое кадровый учет? Кто его должен вести?

Что же такое кадровый учет? Единственного определения не существует, но упрощенно можно сказать, что это учет документов, связанных с работниками. То есть все документы, которые так или иначе связаны с оформлением трудовых отношений (прием на работу, увольнение и т.д.) и с организацией труда работников (правила внутреннего трудового распорядка, положение о премировании и т.д.) являются кадровым учетом.

Кто должен им заниматься в организации? Часто это «больной» вопрос для небольших предприятий. Поскольку ведение кадрового учета в полном объеме и «не для галочки» это весьма непростое дело, заниматься им должен специально обученный человек - специалист отдела кадров (говоря иначе, кадровик). Но мотивировать директора организации на введение в штат специального человека для учета кадров бывает очень трудно. С другой стороны у небольшой компании и нет достаточного объема работы для отдельного специалиста. Поэтому этим обычно занимается главный бухгалтер компании и руководитель.

Ввиду этого и возникает ситуация когда кадровый учет ведется только в некоторой его части: руководитель принимает сотрудника на работу, главный бухгалтер рассчитывает ему зарплату. И все. Хотя на работодателя возложено гораздо больше обязанностей, чем вышеперечисленно. Основным законом, регулирующим отношения работника и работодателя, является Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Именно он устанавливает права и обязанности работодателя в сфере кадрового учета.

Минимальный набор документов

Разными статьями ТК РФ определено довольно много кадровых документов, которые должны быть в любой организации. Мы не будем касаться порядка оформления этих документов, а лишь приведем список тех документов, которые обязательно должны быть (должны храниться) на предприятии, с небольшими комментариями. Итак:

1. Трудовой договор. С каждым работником (включая директора организации) должен заключаться трудовой договор, поскольку именно на основании трудового договора возникают трудовые отношения.
2. Дополнительные соглашения к трудовому договору. Если условия трудового договора меняются, то все изменения должны быть оформлены в виде доп. соглашений к трудовому договору.
3. Должностная инструкция. В ней описывается, что должен делать работник, на данной должности, его права и обязанности. Может быть включена в трудовой договор и тогда отдельного документа не требуется.
4. Трудовая книжка. При приеме сотрудника работодатель должен забрать у него трудовую книжку, внести в нее соответствующую запись и соответствующим образом хранить. Трудовая книжка возвращается сотруднику при увольнении.
5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – обязательные документы по учету трудовых книжек хранящихся у работодателя.
6. Штатное расписание. Именно на основании штатного расписания определяются должности и рабочие места, на которые принимаются сотрудники.
7. График отпусков. Должен быть на каждом предприятии. Составляется обычно в конце года на следующий год.
8. Табель учета рабочего времени. Обязательный документ утвержденной формы, в которой работодатель учитывает время, которое отработал сотрудник. Ведется на каждого сотрудника.
9. Расчетный листок. Выдается каждому сотруднику в день выплаты заработной платы. Утвержденной формы нет, но есть обязательные требования к содержанию расчетного листка.
10. Личная карточка работника. В нее заносится полная информация о работнике. Существует утвержденная форма личной карточки. Ведется на каждого работника.
11. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Обязательный документ, который как следует из названия, устанавливает внутренний трудовой распорядок. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
12. Положение о защите персональных данных (ПЗПД). Обязательный документ, в котором работодатель регламентирует порядок обращения с персональными данными. ПЗПД может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
13. Положение об оплате труда и премировании. Документ, в котором описываются возможные способы премирования и доплат. Может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
14. Документы, подтверждающие полномочия. Доверенности в случае, когда подписывает кадровые документы не руководитель, а специально уполномоченное на это лицо.
15. Соответствующие приказы. О приеме на работу, об утверждении расчетного листка, ПВТР, ПЗПД и т.д. То есть все действия связанные с кадрами должны осуществляться на основании приказов/распоряжений руководителя (или иного уполномоченного на то лица). Существуют утвержденные формы для некоторых приказов (например, прием на работу).

На этом минимальный список необходимых кадровых документов можно завершить. Существует еще множество документов, которые тоже должны быть на предприятии, например положение о командировках – если сотрудники отправляются в командировки, положение о ненормированном рабочем дне – если у работников он есть, а также документы по воинскому учету граждан и т.д. Но это уже более специфические документы.

Некоторые особенности кадрового учета

Вышеприведенный список документов желательно подготовить, хранить и соответствующим образом вести. Однако чтобы облегчить себе исполнение обязанностей по ведению кадрового учета есть несколько моментов, которые тоже надо учитывать.

Первое. Если индивидуальный предприниматель впервые принимает сотрудника на работу, то ему в отличие от юридического лица необходимо зарегистрироваться в своих территориальных органах Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования в качестве работодателя. Сроки на регистрацию следующие: 10 дней для регистрации в ФСС и 30 дней для регистрации в ПФР. Срок считается со дня приема на работу первого сотрудника. Иначе индивидуального предпринимателя ждут немаленькие штрафы.

Второе. Работодатель обязан ознакомить сотрудников со многими документами под роспись. Поэтому удобно завести соответствующую книгу (книги) где сотрудники будут расписываться о том, что они ознакомлены с документом. Кроме того, например расчетный листок работодатель обязан выдавать сотруднику. Поэтому разумно завезти книгу выдачи расчетных листков. В ней сотрудники будут расписываться в их получении. Зато в случае какого-либо конфликта, именно она подтвердит, что листки действительно выдавались.

Маленькие хитрости

Предположим, что вас ожидает плановая или внеплановая проверка кадрового учета со стороны контролирующих органов. Это конечно неприятно, но что поделать. Чтобы проверка прошла наиболее безболезненно желательно к ней подготовиться. И во время подготовки надо учитывать некоторые пункты законодательства с этим связанные (мы рекомендуем обратить на них пристальное внимание), а именно:

1. О проведении плановой проверки контролирующие органы должны уведомить вас не позднее, чем за трое суток до ее начала (ст. 9 Закона N 294-ФЗ). О внеплановой - не позднее, чем за 24 часа до ее начала (за некоторыми исключениями, ст. 10 Закона N 294-ФЗ).
2. Срок проведения проверки (документарной, выездной) не может быть больше 20 рабочих дней. Срок плановой выездной проверки для малого предприятия не может быть больше 50 часов, для микропредприятия - не может быть больше 15 часов (ст. 13 Закона N 294-ФЗ).
3. Выездная проверка не может проводиться в случае отсутствия руководителя, либо иного уполномоченного лица (ст. 15 Закона N 294-ФЗ).
4. В случае грубых нарушений при проведении проверки ее результаты не могут являться доказательством нарушения законодательства организацией (ст. 20 Закона N 294-ФЗ). Список грубых нарушений не маленький (ст. 20 Закона N 294-ФЗ) и включает нарушение сроков проведения и уведомления.

В заключении

Кадровый учет является не только обязательным, но еще и весьма важным составляющим любого бизнеса. Многие вопросы, так или иначе возникающие во время деятельности организации, относятся именно к кадровому учету. Поэтому его правильное ведение не только позволит избежать многих проблем, но и даст организации более полное понимание своей внутренней структуры, рисков, возможностей.

Задача любого кадровика – наладить ведение кадрового учета на предприятии. При этом следует учитывать положения нормативных актов и трудового законодательства.

Из статьи вы узнаете:

Кадровый учет – это учет движения персонала организации, связанный с документальным оформлением приема, перевода и увольнения сотрудников , трудовых отношений с работниками и организации труда. Кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.

Скачайте документы по теме:

Как зафиксировать в документах для кадрового учета, если сотрудник не подписал приказ об увольнении

Работники иногда саботирует увольнение по сокращению штатов и отказываются подписать приказ о расторжении трудового договора. В таком случае инспектор по кадрам должен зачитать приказ сотруднику и сделать на документе запись: «От подписи в приказе отказался. Приказ зачитали работнику вслух», указать дату и проставить подпись (с расшифровкой) ответственного лица – работника кадровой службы (ч. вторая ст. 84.1 ТК РФ).

Трудовой кодекс не требует в данной ситуации составлять акт, но рекомендуем это сделать, чтобы себя обезопасить. Надпись на приказе кадровик заверяет только своей подписью. Поэтому работник может заявить, что ничего о приказе не знал и его уволили незаконно. Акт составляют в присутствии свидетелей, которые заверяют его содержание коллегиально. Такой документ будет более надежным доказательством в суде.

Читайте по теме в электронном журнале

Как поступить, если работник отказался расписаться в книге учета движения трудовых книжек

Для правильного ведения кадрового учета составьте акт, что сотрудник получил трудовую книжку, но отказался расписаться в книге учета. Укажите реквизиты этого документа в графе 13 книги. При проверке ГИТ акт подтвердит, что работодатель принял необходимые меры, чтобы получить подпись работника в книге учета.

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Она обязательна для работодателей. Сотрудники должны расписываться в ней при увольнении, что получили трудовую книжку. Если подписи в графе 13 отсутствуют, инспектор ГИТ может счесть, что кадровая служба ведет работу с трудовыми книжками с нарушениями, и наложить штраф (ст. 5.27 КоАП РФ).

Акт об отказе расписаться в книге учета составляют в произвольной форме. Уволенному сотруднику предлагают ознакомиться с ним под подпись. Если он отказывается, акт зачитывают вслух и делают отметку: «От ознакомления с актом под подпись Иванов И.И. отказался. Акт зачитали Иванову вслух». Если сотрудник уже уволился, укажите в акте, что ознакомить с ним работника невозможно. Затем заверьте документ подписями составителя и свидетелей – желательно не менее трех работников.

Как оформить приказ о праве подписи первичных документов?

Для облегчения учета кадровых приказов часто организации предоставляют заместителю главного бухгалтера право подписи финансовых документов. Как составить приказ на право подписи «первички»? Есть ли типовой бланк?

Издайте приказ о передаче права подписи первичных документов в произвольной форме (образец ниже). Типового бланка нет.

Обычно приказ состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой кратко поясняют, для чего издали документ. Например, «в целях оптимизации документооборота», «в целях своевременной приемки товара», но такие пояснения не являются обязательными.

В распорядительной части приказа указывают:

1. Ф.И.О. и должность лица, которое наделяют правом подписи;
2. перечень документов, которые это лицо сможет подписывать;
3. срок, на который предоставляют право подписи (при необходимости).

Приказ должен содержать образец подписи работника, которому предоставляют право подписывать документы. Делегировать это право можно как на группу актов в целом (например, на всю первичную документацию), так и на один вид документа (только на счета-фактуры, накладные и т. п.).

Приказ подписывает руководитель организации. Затем с ним знакомят под подпись всех заинтересованных работников (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Как сделать выписку из приказа?

Выписку из приказа по личному составу по запросу сотрудника следует оформлять на бланке организации или обычном листе. Укажите, из какого документа делаете выписку. Отразите дату и регистрационный номер приказа.

Перенесите в выписку заголовок к тексту приказа и констатирующую часть, если она есть. Затем скопируйте нужный фрагмент приказа и реквизит «Подпись», то есть наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровку его подписи (инициалы и фамилию). Личные подписи работника и руководителя, подписавшего документ, в выписке приказа воспроизводить не нужно.

Чтобы выписка имела юридическую силу, сделайте заверительную надпись. Она включает слово «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия). Сделайте отметку, что подлинник документа находится в данной организации. Проставьте дату заверения и печать организации или отдела кадров.

Как правильно вести кадровый учет, если отдел кадров один на несколько филиалов

Организовать кадровый учет персонала в филиалах без кадровика поможет положение об удаленном делопроизводстве с помощью сканов и почты. В положении нужно прописать порядок взаимодействия головного отдела кадров и руководителей в других городах. Ничего изобретать не придется, главное – правильно использовать сканы документов и почту.

Чтобы зафиксировать алгоритм работы отдела кадров и руководителей на местах, разработайте положение об удаленном кадровом администрировании. В акте пропишите действия всех, кто будет участвовать в этом процессе.

Составьте памятку, какие документы для кадрового учета нужно получить от работника. Пропишите, кто получит от сотрудника обязательные для приема документы и согласие на обработку персональных данных. Можете заранее сделать памятки, какие документы нужны по каждой должности (см. образец ниже).

Чтобы убедиться, что соискатель представил все и вопросов нет, попросите руководителя отсканировать документы и направить их по электронной почте в отдел кадров. Как только вы проверите документы кандидата и подтвердите, что можно оформлять сотрудника, руководитель может подписывать документы.

Направьте руководителям филиалов шаблоны трудовых договоров. Типовые формы основных кадровых документов организации упростят задачу специалистам кадрового учета на местах. Если будут особые условия труда , руководитель по электронной почте согласует их с вами, например нестандартный режим работы.

Сделайте локальные акты компании в нескольких экземплярах по количеству филиалов, чтобы руководители знакомили с ними новых сотрудников. Подтвердить это можно подписями в графах в конце трудового договора.

После того как стороны подписали шаблонный трудовой договор, руководитель делает скан-копию документа и направляет его в отдел кадров. В этот момент компания получает подтверждение, что возникли трудовые отношения, и в этот же или на следующий день присылает по электронной почте руководителю приказ о приеме и при необходимости другие документы. Если в компании не принято, чтобы руководители заполняли шаблоны, то новый трудовой договор и все сопутствующие документы готовите вы и направляете их по электронной почте также в течение одного-двух дней.

Исключите случаи, когда при приеме на работу руководитель или соискатель ставили в документах неверную дату, пропускали листы или неверно заполняли графы. Для этого пропишите, что руководители должны сканировать документы с подписью сотрудника и показывать их по электронной почте кадровику. Проверка может занять день или два, в зависимости от объема работы в кадрах и количества документов. Это уменьшит количество ошибок и избавит от необходимости корректировать документы, после того как их уже подписали.

Договор в кадры отправляет руководитель, а трудовую книжку – работник. В положении пропишите детали пересылки документов. Оригиналы документов с подписью работника руководитель должен отсылать в отдел кадров. Так же поступать и с трудовой книжкой нового работника. Но вы можете обязать сотрудника самого отправлять трудовую книжку в кадры.

Поручите руководителю отправлять все документы с подписью сотрудника в отдел кадров. Когда вы проверите скан-копии документов, которые подписал сотрудник, в течение одного-двух дней руководитель должен отправить вам оригиналы Почтой России или иной коммерческой службой. Если руководитель уже подписал документы, то вам останется только распределить их по папкам. Трудовой договор получит сотрудник от своего непосредственного руководителя.

Электронные адреса работников отдела кадров и адреса, куда отправлять документы, укажите в отдельном файле. Эту информацию разместите на корпоративном сайте, сервере и перешлите в филиалы. Предусмотрите также, кому направлять документы, если кадровик будет в отпуске или заболеет.

Определите, кто будет пересылать трудовую книжку сотрудника в отдел кадров. Передать трудовую книжку сотрудник может двумя способами: самостоятельно отправить ее по почте в отдел кадров или отдать руководителю, который после направит ее кадровику.

Сдавать трудовую книжку руководителю рационально, если он часто ездит в командировки в офис, где находится отдел кадров. Но руководитель, который берет трудовую книжку, не несет ответственности за ее сохранность. Ведь приказом за ведение и хранение трудовых книжек ответственным назначен кадровик. Поэтому, если руководитель потеряет трудовую книжку, привлечь его к дисциплинарной ответственности компания не сможет.

Чтобы вести учет принятых в филиалах трудовых книжек, заведите в каждом из них журналы получения и отправки трудовых книжек. Это необязательный документ, но по нему вы сможете проверять, когда руководитель принял трудовую книжку и как передал ее отделу кадров.