Damga envanter numarası örneği. Duran varlıkların stok numarası nedir ve doğru şekilde nasıl atanır?

Herhangi bir şirketin muhasebesinin organizasyonu, sabit varlıkların sıkı bir şekilde muhasebeleştirilmesini gerektirir: ürünlerin, işlerin veya hizmetlerin üretildiği emek araçları. İşletim Sistemlerinin güvenliğini ve hareketini izlemeye yönelik ana mekanizmalardan biri, onlara envanter numaralarının atanmasıdır: İşletim sisteminin tüm çalışma ömrü boyunca değişmeyen benzersiz dijital ve sembol kombinasyonları. Bir envanter numarası atarken, her bir işletim sistemi hakkındaki tüm temel bilgileri sayı ve sembollerle kodlamanıza olanak tanıyan belirli teknikler kullanılır. İşletim sisteminin yanı sıra şirketin işleyişi için önemli olan diğer bazı nesnelere de stok numaraları atanır.

Envanter numarası ve kullanım özellikleri

Bir mülkün tescile kabul edilmesi sırasında ona bir envanter numarası atanır. Bundan sonra, bir envanter nesnesinin (kontrol ünitesi) durumunu alır. Numara, dayanıklı boya, barkod, gravür, hızlı ve gizli bir şekilde çıkarılamayan bir jeton kullanılarak veya benzer başka bir yöntemle nesneye uygulanır. Numaranın, envanter sırasında BU verileriyle kolayca ve hatasız olarak tanımlanabilmesi için uygulanması gerekir.

Yönetimin bu şekilde organize edildiği ve kontrolün uygulandığı ana hedefler şunlardır:

• İşletim Sistemi - kuruluşun bir yıldan fazla süredir faaliyette olan, üretim ihtiyaçlarına yönelik ve maliyeti yasal olarak tanımlanmış bir miktar olan sabit varlıklar, mülk nesneleri;
• maddi olmayan nesneler, varlıklar (IMA) - bunlar, örneğin teknolojik gelişmeler, yazılım geliştirme, ticari markalar, marka adları ve maddi bir formu olmayan ancak gelecekte maddi faydalar getirebilecek diğer nesneler gibi fikri emek ürünlerini içerir (bkz. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu Madde 1225-1, PBU 14/07);
• üretilmeyen nesneler, varlıklar - bunlar doğal nesneler, toprak altı, araziler, su kütleleri vb.

Fiyatı 3 bin ruble'den az olan nesneler. envanter numarasına gerek yok.

Envanter numaraları için aşağıdaki zorunlu gereksinimler geçerlidir:

• kopyalanmamalıdırlar;
• sırasıyla atanmaları gerekir.

Ayrıca muhasebe kayıtlarında stok numaralarını kullanırken aşağıdaki önemli bilgilerin rehberliğinde hareket edilmesi önemlidir:

1. Stok numarası, bu amaç için özel olarak oluşturulmuş bir komisyon varlığında uygulanır ve stok numarası defterine kaydedilir.
2. Envanter nesnesi ayrı fonksiyonel parçalardan oluşan bir bütün ise her parçaya bir numara uygulanır.
3. Bir envanter öğesinin kuruluş veya bölümleri içinde taşınması, sayıyı değiştirmek veya ayarlamak için bir neden değildir. Envanter numarası, atandığı nesnenin tüm çalışması boyunca değişmez.
4. Sabit varlıklar bir şirket tarafından kiralanıyorsa, bunlar genellikle kiraya verenin belirlediği numaralara göre muhasebeleştirilir. Aynı zamanda, Tahkim Temyiz Mahkemesinin A55-24142/2013 sayılı 04/28/14 tarih ve 11 sayılı Kararından, bir envanter nesnesine ilişkin haklar, örneğin bir kiralama sözleşmesi imzalanırken devredildiğinde, bu hakları alan kuruluşun yeni bir envanter numarası atanabilir. Yatırımın atanması iddia ediliyor. Sayılar organizasyonun iç meselesidir.
5. Kaydı silinen (satılan, silinen vb.) bir objenin envanter numarası aynı organizasyon içerisinde başka bir objeye atanamaz.

Normatif temel

Mevzuat, envanter numaralarının nasıl tahsis edileceğini adım adım düzenleyen açık bir düzenleyici çerçeve içermemektedir. Envanter numaralarının tahsisine ilişkin genel talimatları içeren 174n Sayılı Maliye Bakanlığı Talimatı (Ek 2) bulunmaktadır. Ayrıca, 157n Sayılı Talimat (madde 46), bu tür atama prosedürünün biraz daha ayrıntılı olarak tartışıldığı üniter belediye işletmeleri için geçerlidir. Bu belgeler ve mevcut mevzuatın rehberliğinde kuruluş, envanter numaralarının yapısını ve bunları atama prosedürünü bağımsız olarak geliştirir ve bunu yerel düzenlemelere (muhasebe politikaları vb.) dahil eder. Numara verme prosedürü, daha yüksek bir kuruluş tarafından oluşturulan departman düzeyinde de düzenlenebilir.

Envanter numarası yapısı

Bu özellik büyük ölçüde şirketin iç ihtiyaçlarına bağlıdır:

• bedeni;
• bölümlerin yapısı ve varlığı;
• Muhasebeyi organize etme sürecinde fırsatlar ve kaynaklar.

Bu nedenle, minimum sayıda bölüme ve sınırlı sayıda muhasebe nesnesine sahip küçük bir kuruluş, basit numaralandırma formunu kullanabilir: 01, 02, 03, vb. Nesneler farklı muhasebe hesaplarında, farklı departmanlarda bulunuyorsa, bu bilginin envanter numarasına dahil edilmesi tavsiye edilir, örneğin:

• 04 - maddi olmayan duran varlıklar muhasebe hesabı;
• 03 - nesnenin bulunduğu bölümün kodu;
• 02 bu nesnenin bölümdeki sıra numarasıdır.

040302 envanter numarasını alıyoruz.

Bölüm adlarında alfabetik karakterler ve kısaltmaların kullanılması da kabul edilebilir:

• "AXO" - ekonomik hizmetin muhasebe ve finansal hizmetleri için;
• "SKL" - depo vb.

Dikkat! Bir nesnenin envanter numarasının yapısını belirlerken, şirket bölümleri arasında hareket etme olasılığını hesaba katmak gerekir. Bilgi, bir nesnenin BU verileriyle hatasız tanımlanmasını sağlayacak şekilde oluşturulmalıdır.

Prosedür şirketin muhasebe politikalarına kaydedilmelidir.

Envanter numaralarını atarken yapılan tipik hatalar

Yapılan yanlışlıklar ve hatalar, yalnızca stok kalemlerinin muhasebeleştirilmesi sürecine kaos getirmekle kalmaz, aynı zamanda dış kontrol yapılırken de olumsuz sonuçlara yol açar. Bu özellikle belediye üniter işletmeleri, diğer hükümet kuruluşları ve alt kuruluşlar için geçerlidir. En yaygın olanları aşağıda listelenmiştir:

1. Kabul edilen muhasebe politikasıyla tutarsızlıklar: sayının uzunluğundaki keyfi değişiklik, harf tanımlarının buna dahil edilmesi veya tam tersine uygulamada bunların göz ardı edilmesi.
2. Numaranın nesnenin tüm çalışması sırasında güvenliğini sağlamayacak şekilde uygulanması: zayıf boyayla, etiket yapıştırılarak vb.
3. Envanter numarasının eklenmesinin imkansız olduğu iddiası nedeniyle eklenememesi. Aslında, 157n talimatı bu numarayı fiziksel olarak eklemenize değil, yalnızca uygun koşullar altında kontrol ünitesi kayıtlarına girmenize izin verir. Ancak kontrol komisyonu başvurunun gerçekten mümkün olduğunu tespit ederse kuruluşta sorunlar yaşanabilir.
4. Nesnelere keyfi olarak, gereksiz yere envanter numarası uygulanması. Örnek: değeri 3.000 rubleden az olan bir nesnenin numaralandırılması.

Ana

1. Envanter numarası, bir envanter kaleminin zorunlu bir özelliğidir.
2. Envanter numarasının yapısının, uzunluğunun ve diğer özelliklerinin belirlenmesi şirketin kendi iç meselesidir. Bu durumda, prosedür yerel düzenlemelere yansıtılmalı ve gerekirse departman içi niteliktekiler de dahil olmak üzere mevcut yasal düzenlemeleri dikkate almalıdır.
3. Fiyatı 3 bin ruble'den az olan nesneler. numaralandırmaya tabi değildir.
4. Bir envanter numarasının temel ve zorunlu gereksinimleri benzersizlik ve tutarlılıktır.

Envanter numaraları, bilançoda kabul edilmesi ve işletmenin muhasebesinde kullanılması için nesnelere atanır. Bu, mülkün kaydedilmesi ve muhasebeleştirilmesinin temelidir. Her öğeye atanamazlar. Sabit varlıkların, maddi olmayan nesnelerin ve üretilmeyen varlıkların sayısının neye benzediğini açıkça anlamanız ve tahsis prosedürünü takip etmeniz gerekir.

Envanter numarası nedir

Sabit varlıklar ancak muhasebe için kabul edildikten sonra işte kullanılabilir. Böyle bir muhasebenin birimi bir envanter nesnesidir.Öğelerin güvenliğini, kullanımlarını ve durumlarını izlemek için onlara numaralar atanır.

Muhasebeyi düzenlemek ve sabit varlıkların güvenliği üzerinde kontrol sağlamak için, sabit varlıkların her envanter kalemine, bunları muhasebe için kabul ederken karşılık gelen bir envanter numarası atanmalıdır.

Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın 13 Ekim 2003 tarihli N 91n Emri (24 Aralık 2010'da değiştirilen şekliyle) “Sabit Varlıkların Muhasebeleştirilmesine İlişkin Metodolojik Yönergelerin onaylanması üzerine”, paragraf 1, paragraflar. on bir

Numara atamanın özellikleri:

1. Numara her nesnenin üzerinde belirtilmiştir.
2. Kodu kullanımdayken değiştiremezsiniz.
3. Parçaları eşit kullanım ömrüne sahip bir nesneye bir sayı atanabilir.

Tek bir nesnenin parçalarına farklı kodlar atanamaz. Birkaç nesneyi tek bir sayı altında birleştirmek de mümkün değildir. Bu tür numaralandırma yalnızca şirketin iç muhasebesinde kullanılır. Sahiplik devredildiğinde numara korunmaz.

Hangi nesneler numaralandırmaya tabidir?

Kodlar aşağıdaki nesnelere atanır:

1. Sabit varlıklar. Bunlar işte 12 ay veya daha uzun süre kullanılabilecek somut öğelerdir. Örneğin ekipman, aletler, mobilyalar vb.
2. Maddi olmayan nesneler. Örneğin bir film, bir multimedya ürünü, teknoloji.
3. Üretilmeyen varlıklar. Bunlar dünyanın iç kısımlarının kaynakları, araziler vb.

Kodlar, sabit varlıkların muhasebeleştirilmesine ilişkin belgelerde belirtilir ve envanter sırasında kullanılır. Taşınır ve taşınmaz mallar dikkate alınır. Değeri 3.000 RUB'a kadar olan ürünler. dikkate alınmaz.

Kütüphane koleksiyonu nesnelerine maliyete bakılmaksızın kodlar atanır. Tüm nesneler, işte kullanılmış veya stokta olup olmadığına bakılmaksızın numaralandırmaya tabidir.

Genel taslak hazırlama kuralları

Mevzuatta numara tahsisine ilişkin özel bir prosedür öngörülmemektedir. Kuruluş bu düzenlemeleri bağımsız olarak geliştirme hakkına sahiptir. Prosedür, işletmenin muhasebe politikasında veya başka bir kanunda belirtilmiştir.

Temel gereklilik, her nesne için benzersiz bir sayı belirtmektir. Tanımlamaların tekrarlanması kabul edilemez. Bir sabit varlığın kaydı silinirse, numarası en az 5 yıl sonra başka bir nesneye devredilebilir.

Sayılar sıralı olmalıdır. Büyük kuruluşlarda kod atamaya yönelik yönergeler geliştirmek daha iyidir. Numara birkaç bölümden oluşabilir: bir şirket şubesi, bir bölüm, bölüm içindeki bir kod. Diğer şubelere para aktarırken kaybolmazlar. Küçük firmalar 1'den başlayarak basit numaralandırmayı kullanabilirler.

Sabit varlıklara ve diğer nesne türlerine sayılar nasıl atanır?

Kurallar mali açıdan sorumlu bir çalışan tarafından uygulanır. Prosedür, varlıkların alınması ve elden çıkarılmasıyla ilgili komisyonun bir üyesinin gözetiminde gerçekleştirilir.

Sayılar muhasebe nesnelerine uygulanır. Silinmez polipropilen etiketlerin kullanılması daha uygundur. Ayrıca numarayı boyayla uygulayabilir veya öğeye yazıtlı metal bir jeton ekleyebilirsiniz. Ayrıca diğer uygulama yöntemlerini de kullanabilirsiniz: gravür, kaynak, damgalama. Kodun düzeltilemeyecek veya değiştirilemeyecek şekilde uygulanması gerekir. Numara net ve okunması kolay olmalıdır.

Bazen bir nesnenin işlem sırasında özel özellikleri olabilir ve bu, üzerine sayı koymanıza izin vermez. Bu durumda, muhasebe kayıtları kalemi ve numarasını tanımlar ve bir sayının yokluğunu doğrudan nesne üzerinde belirtir.

Genel atama kuralları:

1. Kullanım sırasında kod değişmez.
2. Bir nesnenin parçaları ayrı birimler olarak hesaba katılıyorsa her parçaya ayrı bir kod atanır.
3. Bir nesnenin parçaları bir birim olarak sayılırsa tek bir kod belirtilir.
4. Başka bir departmana geçtiğinizde kod değişmez.
5. Nesnenin silinmesinden sonra en az 5 yıl geçmesi gerekir, bu sürenin sonunda envanter numarası yeniden kullanılabilir.
6. Bir işletmenin bir kira sözleşmesi kapsamında bir nesne kullanması durumunda, bunu kiraya verenden aldığı önceki numarayı kullanarak muhasebeleştirebilir.

1. Numaranın ilk kısmı nesnenin muhasebe hesabı veya alt hesabıdır.
2. İkinci bölüm şirket şube kodudur.
3. Üçüncüsü nesnenin seri numarasıdır.

Örnekler ve örnekler

Numaralar stok numarası kaydına kaydedilir. Muhasebe kitabının başlık sayfası, kuruluş hakkında bilgilerin yanı sıra sorumlu çalışanın verilerini içerir.

Sorumlu muhasebecinin kuruluşunun adı, bölümü, tarihi, tam adı ve personel numarası

İkinci sayfada nesneye ait bilgiler doldurulur.

Nesne bilgisi

Bilgiler kullanılabilir hale geldikçe kaydedilir.

Artık değer, yeniden değerleme, nesnenin iç hareketleri

Her obje için stok kartı oluşturulur. Nesnenin tüm hareketlerini kaydeder.

Nesne, yeniden değerlemesi ve hareketi hakkında bilgi

Kartın arka yüzünde işlem sırasında nesnede meydana gelen değişiklikler anlatılmaktadır.

Onarım maliyetleri, değer değişiklikleri ve bireysel mülk özellikleri

Muhasebeci belgeleri doldurur ve imzalar. Sayılar bilgisayar programları kullanılarak atanabilir. Bu, basit sıralı numaralandırma veya bir model kullanarak bir kodun tanımlanması olabilir. İkinci yöntemin geniş şube ağına sahip büyük kuruluşlarda kullanılması uygundur.

Bütçe organizasyonuna örnek

Sistem 30 karaktere kadar karmaşık sayılar oluşturma kapasitesine sahiptir.

Envanter numarası nasıl oluşturulur: örnek

Stroyproekt LLC tesisinde muhasebe için bir bilgisayar kullanıldı. Nesne 9 numaralı üniteye verilmiştir. En son kaydedilen kod 0121'dir.

Bilgisayar “Makine ve Ekipman” listesine aittir. Sonuç olarak nesne 9101340122 numarasıyla kaydedildi:

1. 9 - departman kodu.
2. 101 - sentetik muhasebe kodu.
3. 34 - analitik hesap kodu.
4. 122 - sırayla nesne numarası.

Bir işletmenin bir mülkiyet biçiminden diğerine yeniden düzenlenmesi sırasında sahibi değişir. Her yeni sahip, tüm nesneler için yeni envanter numaraları belirler.

Kadastro kayıt yetkilileri binalarla ilgili bilgileri saklar: evin envanter numarası ve sayı veya harf biçiminde ek bir kod. Bu numara mülkün alanını ve türünü belirlemenizi sağlar.

Numara atarken hataların nasıl düzeltileceğine dair kesin talimatlar yoktur. Duruma bağlı olarak öğeyi tamamlayabilir, silebilirsiniz veya yeni bir öğe kaydedebilirsiniz.

Nesnelerin envanteri, yönetmeliklere uygun olarak dikkatli ve sorumlu muhasebeciler tarafından yapılmalıdır. Fonların muhasebeleştirilmesindeki hatalar düzenleyici makamlar tarafından cezalandırılır. Muhasebe prosedürünün ihlal edilmesi durumunda şirket para cezası ödeyecektir.

GOST R21.1003-2009

Grup Zh01

RUSYA FEDERASYONUNUN ULUSAL STANDARDI

İnşaat için tasarım belgeleri sistemi

TASARIM BELGELERİNİN MUHASEBESİ VE SAKLANMASI

İnşaat için tasarım belgeleri sistemi. Tasarım belgelerinin kayıt ve saklama kuralları

Tamam 01.110
91.010.30

Giriş tarihi 2010-03-01

Önsöz

Rusya Federasyonu'nda standardizasyonun hedefleri ve ilkeleri, 27 Aralık 2002 N 184-FZ "Teknik Düzenleme" Federal Kanunu ile belirlenmiştir ve Rusya Federasyonu'nun ulusal standartlarının uygulanmasına ilişkin kurallar GOST R 1.0-2004 "Standartlaştırma"dır. Rusya Federasyonu. Temel Hükümler"

Standart bilgiler

1 Açık Anonim Şirket "İnşaatta Standardizasyon ve Standardizasyon Metodolojisi Merkezi" (JSC "CNS") ve Açık Anonim Şirket "LENMORNIIPROEKT" tarafından deniz taşımacılığı alanında tasarım, anketler ve bilimsel araştırmalar için GELİŞTİRİLMİŞTİR (JSC ") LENMORNIIPROEKT") diğer kuruluşlardan uzmanların katılımıyla

2 Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansı Teknik Düzenleme ve Standardizasyon Departmanı tarafından SUNULAN

3 Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansı'nın 30 Kasım 2009 tarihli N 526-st sayılı Emri ile ONAYLANDI VE YÜRÜRLÜĞE GİRDİ

4 İLK ​​KEZ TANITILDI


Bu standartta yapılan değişikliklere ilişkin bilgiler, yıllık olarak yayınlanan bilgi endeksi "Ulusal Standartlar"da, değişiklik ve düzeltmelerin metni ise aylık yayınlanan bilgi endeksi "Ulusal Standartlar"da yayınlanmaktadır. Bu standardın revize edilmesi (değiştirilmesi) veya iptal edilmesi durumunda, ilgili bildirim aylık olarak yayınlanan "Ulusal Standartlar" bilgi endeksinde yayınlanacaktır. İlgili bilgiler, bildirimler ve metinler aynı zamanda kamu bilgilendirme sisteminde - Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansı'nın internetteki resmi web sitesinde de yayınlanmaktadır.

1 kullanım alanı

1 kullanım alanı

Bu standart, geliştirme kuruluşlarının arşivlerinde kağıt ve elektronik biçimde yürütülen tasarım, çalışma ve diğer teknik belgelerin kaydedilmesi ve saklanmasına ilişkin genel kuralları belirler.

Bu standart, mülkiyet ve tabi olma biçimlerine bakılmaksızın, bina ve yapıların inşası için proje belgelerinin hazırlanmasında ve çalışma belgelerinin geliştirilmesinde görev alan tüzel kişiler ve bireyler tarafından kullanılmak üzere tasarlanmıştır.

Bu standart, özel bir güvenli çalışma ve güvenlik rejiminin tanımlandığı askeri ve diğer tesislerin inşasına yönelik tasarım ve çalışma belgelerinin kaydedilmesi ve saklanması için kurallar oluşturmaz.

Bu standarda dayanarak, belgelerin hacmini, medya türünü ve kuruluşun belge akışının koşullarını dikkate alarak, tasarım ve çalışma belgelerinin muhasebe ve saklanması özelliklerini yansıtan organizasyonel standartlar geliştirilebilir.

2 Normatif referanslar

Bu standartta aşağıdaki standartlara referanslar kullanılır:

GOST R 21.1101-2009 İnşaat için tasarım dokümantasyon sistemi. Tasarım ve çalışma dokümantasyonu için temel gereksinimler

GOST 2.004-88 Birleşik tasarım dokümantasyon sistemi. Bilgisayar baskı ve grafik çıktı cihazlarında tasarım ve teknolojik belgelerin uygulanması için genel şartlar

GOST 2.051-2006 Birleşik tasarım dokümantasyon sistemi. Elektronik belgeler. Genel Hükümler

GOST 2.102-68 Birleşik tasarım dokümantasyon sistemi. Tasarım belgelerinin türleri ve eksiksizliği

GOST 2.301-68 Birleşik tasarım dokümantasyon sistemi. Formatlar

GOST 2.501-88 Birleşik tasarım dokümantasyon sistemi. Muhasebe ve depolama kuralları

GOST 2.503-90 Birleşik tasarım dokümantasyon sistemi. Değişiklik yapma kuralları

Not - Bu standardı kullanırken, kamu bilgi sistemindeki referans standartlarının geçerliliğinin - Federal Teknik Düzenleme ve Metroloji Ajansı'nın internetteki resmi web sitesinde veya yıllık olarak yayınlanan "Ulusal Bilgi Endeksi" ne göre kontrol edilmesi tavsiye edilir. Cari yılın 1 Ocak tarihi itibarıyla yayımlanan “Standartlar”a ve/veya cari yılda yayımlanan ilgili aylık bilgi endekslerine göre belirlenir. Referans standardı değiştirilirse (değiştirilirse), bu standardı kullanırken, değiştirilen (değiştirilen) standarda göre yönlendirilmelisiniz. Referans standardın değiştirilmeden iptal edilmesi halinde, bu referansı etkilemeyen kısımda ona atıf yapılan hüküm uygulanır.

3 Terimler ve tanımlar

3.1 Bu standart, GOST R 21.1001, GOST R 21.1101, GOST 2.051'e göre terimlerin yanı sıra karşılık gelen tanımlarıyla birlikte aşağıdaki terimleri kullanır:

3.1.4 dokümantasyon saklama ünitesi: Bir veya daha fazla tasarım veya farklı isimlere sahip diğer teknik belgeleri içerebilen ciltli bir cilt (albüm, klasör) olan bir muhasebe birimi.

Not - Tasarım ve çalışma belgelerine dahil edilmeyen diğer teknik belgeler şunları içerir: inşaat için mühendislik araştırma malzemeleri, tasarım öncesi belgeler, tasarım kararlarını gerekçelendirmek için gerçekleştirilen çalışmalara ilişkin teknik raporlar; hesaplamalar, müşteriden alınan ilk veriler, kaydedilecek ve saklanacak diğer belge türleri.

4 Genel hükümler

4.1 Federal Yasa uyarınca kuruluşlar, tasarım, araştırma ve diğer teknik faaliyetler sonucunda oluşturulan belgelerin muhasebeleştirilmesini ve saklanmasını sağlamalıdır.

Rusya Federasyonu'nun tüzel kişilerine ve bireylerine, devlet veya belediye mülkü olmayan arşiv belgelerinin saklanması ve kullanılması da dahil olmak üzere, faaliyetleri sırasında oluşturulan arşiv belgelerinin saklanması amacıyla arşiv oluşturma hakkı garanti edilmektedir. Arşiv sahibinin hakkı, mülkiyet şekline bakılmaksızın Federal Kanun uyarınca korunmaktadır.

4.2 Organizasyonel ve metodolojik rehberlik ve durum üzerinde kontrol, geçici depolamada tutulan orijinal belgelerin kuruluşların arşivlerinde güvenliğinin ve kaydedilmesinin yanı sıra kalıcı depolama için seçilmesi Federal Yasaya uygun olarak gerçekleştirilir.

4.3 Arşive aktarılan belgeler, federal yürütme organının listede belirlediği saklama sürelerine uygun olarak saklanmaya tabidir.

4.4 Binaların ve yapıların inşası için tasarım ve çalışma belgelerinin orijinalleri (bundan sonra orijinaller olarak anılacaktır), tüketici (müşteri) ile yapılan anlaşmada aksi belirtilmediği sürece, bunları geliştiren kuruluşta kayıt ve depolamaya tabidir. belgeler.

4.5 Kuruluşta kaydedilecek ve saklanacak belgeler şunları içerir:

- şirket içinde geliştirilen tasarım, çalışma ve diğer teknik belgelerin orijinalleri;

- depolama için sunulan tasarım, çalışma ve diğer teknik belgelerin kopyaları;

- diğer kuruluşlar tarafından geliştirilen tasarım, çalışma ve diğer teknik belgelerin kopyaları;

- değişiklik yapma izni;

- yeniden kullanımın belgelenmesi (standart).

4.6 GOST 2.102'ye uygun olarak, belgelerin kağıt ve elektronik formları, yürütme yöntemine ve kullanım niteliğine bağlı olarak orijinallere, orijinallere, kopyalara ve kopyalara ayrılır.

Belgelerin kağıt ve/veya elektronik biçimde kaydedilmesi ve saklanması, kuruluşun belge yönetimi sürecinin bir parçasıdır. Belge akışına ilişkin işlevler, organizasyon yapısı, prosedür ve koşullar listesi kuruluş tarafından belirlenir.

Kağıt ve/veya elektronik formlarda hazırlanan orijinal belgelerin kaydedilmesi ve saklanması Bölüm 5'in gerekliliklerine uygun olarak gerçekleştirilir.

4.7 Bir kuruluşun aynı anda hem kağıt hem de elektronik formdaki belgeleri kullanması durumunda, aşağıdaki kurallara tabi olarak bunların karşılıklı olarak birbirine dönüştürülmesine izin verilir:

- kağıt biçimindeki proje belgeleri dosyalara dönüştürülebilir;

- bilgisayar çıkış cihazlarını kullanan kağıt üzerindeki belgeler GOST 2.004'e uygun olarak gerçekleştirilir;

- uygun ayrıntılarla donatılmış ve elektronik dijital imzalar (EDS) veya el yazısı imzanın diğer benzerleri ile öngörülen şekilde imzalanmış olan bu dosyalar elektronik belgeler haline gelir (orijinaller, kopyalar, kopyalar);

- elektronik ortamdaki belgeler, bilgisayar teknolojisi kullanılarak kağıt üzerindeki belgelere dönüştürülebilir ve yetkili kişilerin gerçek imzalarıyla imzalanmalıdır;

- dönüşüm, yürütme yöntemine ve kullanım niteliğine (orijinal, kopya, kopya) bağlı olarak belgenin adını ve türünü değiştirmemelidir;

- karşılıklı dönüşüm sonucunda elde edilen belgelerin birbiriyle uygun bağlantılara sahip olması gerekir;

- aynı tür ve isimdeki belgeler, yürütme şekline bakılmaksızın eşit ve değiştirilebilir;

- Elektronik ve kağıt formdaki belgeler arasındaki karşılıklı yazışma geliştirici tarafından sağlanır.

Not - Elektronik belgeleri elektronik dijital imzalarla (EDS), bilgi ve kimlik formlarıyla veya diğer el yazısı imza benzerleriyle kaydetme prosedürü geliştirici kuruluş tarafından belirlenir.

4.8 Yeni orijinaller yayınlanırken ve başka bir kuruluşa aktarılırken, İnşaat için Tasarım Dokümantasyon Sistemi (SPDS) ve Birleşik Tasarım Dokümantasyon Sisteminin (USKD) yeni, revize edilmiş ve değiştirilmiş standartlarının gereklilikleri dikkate alınmalıdır.

5 Orijinallerin muhasebeleştirilmesi ve saklanması

5.1 Orijinallerin alımı

5.1.1 Saklanmak üzere kabul edilen, kağıt biçiminde yapılmış orijinal belgeler, tekrarlanan kopyalara (kesintisiz, yapıştırma, yıpranmış yerler; bulanık metin, çizgiler yok), reprografik işleme uygun olmalı ve GOST R 21.1101 ve GOST gerekliliklerine uygun olmalıdır. 2.004.

Saklanmak üzere kabul edilen orijinal elektronik belgeler GOST 2.051 gerekliliklerine uygun olmalıdır.

5.1.2 Orijinalleri muhasebe ve depolama için kabul ederken aşağıdakiler kontrol edilir:

- ciltli cildin (albüm, klasör) içeriğine uygun olarak belgelerin eksiksizliği, ana setin çalışma çizimlerinin bir listesi, referans ve ekli belgelerin bir listesi, ürün özellikleri, elektronik belgelerin bir listesi veya başka bir belge saklanmak üzere saklanan orijinalleri listeler;

- tasarım ve çalışma belgelerinin standart kontrolünü yürüten uzmanların imzaları da dahil olmak üzere belirlenmiş imzaların ve tarihlerin mevcudiyeti;

- ana yazıların doğru doldurulması ve belgelerin başlık sayfalarının GOST R 21.1101'e uygun olarak tasarlanması;

- bir veya daha fazla elektronik belgenin bilgi ve kimlik sayfalarının doldurulmasının doğruluğu, elektronik dijital imzaların veya el yazısı imzaların diğer analoglarının varlığı.

Not - Belge taşıyıcı türünün seçimi, kullanımının niteliği, orijinal imzalar, elektronik dijital imzalar, bilgi kimlik sayfası veya el yazısı imzaların diğer analogları ile yürütülmesi ve belgelendirilmesine ilişkin karar, belgelerin geliştiricisi tarafından verilir.

5.2 Orijinallerin kaydı ve muhasebeleştirilmesi

5.2.1 Saklanmak üzere kabul edilen tüm orijinal belgeler, otomatik bir şekilde veya otomatik olmayan bir şekilde (manuel olarak) kaydedilir (hesaplanır).

5.2.2 Kayıt olurken aşağıdaki ayrıntıları doldurun:

- envanter numarasını belgeleyin;

- kayıt Tarihi;

- belge tanımı;

- İsim;

- belgedeki sayfa sayısı;

- GOST 2.301'e göre A1 formatına indirgenmiş belge formatı;

- belgeyi kimin yayınladığı;

- belgenin saklanmak üzere kabulüne ilişkin imza;

- not edin (gerekirse).

Orijinalleri manuel olarak kaydederken, listelenen ayrıntılar GOST 2.501'in Ek 3'ünün Form 1'ine uygun olarak kağıt üzerinde gerçekleştirilen bir envanter defterinde düzenlenir. Otomatik kayıt ile envanter defteri elektronik ortamda gerçekleştirilir.

5.2.3 Tasarım, çalışma ve diğer teknik belgelerin orijinallerini kaydetmek için kural olarak ayrı envanter defterleri tutulur. Bu durumda stok numaraları tekrarlanmamalıdır. Orijinal tasarım ve çalışma dokümantasyonu için bir envanter defteri tutulmasına izin verilir.

5.2.4 Belgedeki sayfa sayısına veya belgeyi oluşturan dosya sayısına bakılmaksızın, bir belge muhasebesi birimi olan her proje belgesinin orijinaline bir envanter numarası atanır.

Notlar

1 Kural olarak, dokümantasyon muhasebesinin birimi olarak aşağıdakiler alınır:

- proje dokümantasyonu için - bir birime (klasöre) bağlanan metin ve grafik dokümanları;

- çalışma belgeleri için - bağımsız bir atamaya sahip grafik ve metin belgeleri;

- diğer teknik belgeler için - kendi adı, kodu veya tanımı olan ciltli metin ve/veya grafik materyalleri.

2 Belgeleri elektronik biçimde kaydederken, dosya formatını envanter defterinin “Not” sütununda belirtin.

3 Belgeleri kağıt biçiminde kaydederken, “Not” sütununda, orijinalde yapılan değişiklikler, iptal veya restorasyon hakkındaki bilgileri belirtin.

4 Çoğunlukla sürekli metin içeren bir metin belgesinin saklanması için kabul üzerine imza, yalnızca başlık sayfasından sonraki sayfada, dosyalama alanındaki ilgili sütunda (ana yazıtlı belgeler için) veya kuruluş tarafından belirlenen başka bir yerde verilir. (ana yazıtlar olmadan yürütülen belgeler için).

5.2.5 Birkaç sayfadan oluşan orijinal belgede envanter numarası her sayfaya uygulanır.

Orijinal elektronik belgenin envanter numarası ayrıntılar bölümünde belirtilir. Orijinal elektronik belgelerde yapılan değişiklikler, ilgili ayrıntılarda ve niteliklerde değişikliklere ve bu belgenin GOST 2.503'e uygun versiyonunda bir değişikliğe yol açar.

5.2.6 Birden fazla belgenin orijinallerinin bir cilt (albüm) veya klasörde toplanması halinde, her belgeye bağımsız bir tanımlamaya sahip bir envanter numarası atanır.

5.2.7 Belgelerin saklanması için bir birim olarak, farklı adlara sahip proje belgelerinin birkaç orijinalini içeren ciltli bir hacmin (albüm, klasör) dikkate alınmasına izin verilir. Bu durumda, cilt, albüm veya klasöre (arşiv belgesi olarak), cildin (albüm) başlık sayfasında veya klasörün kapağında belirtilen bir erişim numarası atanır. Bu tür belgelerin kaydedilmesi için ayrı bir envanter defteri sağlanmalıdır.

5.2.8 Orijinalin bir veya daha fazla sayfası değiştirilir veya eklenirse, orijinale atanan erişim numarası bunların üzerinde kalır.

Tüm sayfalar değiştirildiğinde orijinal belgeye yeni bir envanter numarası atanır.

5.2.9 Tasarım belgelerinin bölümlerinin metin bölümlerinin yanı sıra, ana yazıtlar olmadan yapılan mühendislik araştırmaları için teknik belgelerin raporlanması, bunlar için ek sütunlar ve çerçeveler için, belge dosyasının envanter numarası ve adı alt kısımda belirtilmiştir ( her sayfanın altbilgisi).

5.2.10 Orijinal belgelerin kaydedilmesiyle eş zamanlı olarak, orijinal sayfayı kağıt biçiminde doldurma alanında bulunan ilgili muhasebe sütunları doldurulmalı veya ilgili ayrıntılar elektronik belgeye girilmelidir.

Not - Otomatik kayıt ile orijinalin arşive kabul edilmesinden önce erişim numaraları atanabilir.

5.2.11 Envanter numarası verilen her orijinal için hareketi kaydedilir (müşteriye verilen kopyaların üretimi ve muhasebeleştirilmesi, değişiklik yapılması).

Orijinallerin hareketi, Ek A'nın 1, 1a, 2 numaralı formlarındaki muhasebe kartlarına göre manuel veya otomatik olarak kaydedilir. Muhasebe kartları, kural olarak, sütunları verilen sıraya göre doldurulmuş bir ön ve arka tarafa sahiptir. Ek A'da.

5.2.12 Bina ve yapıların inşasına ilişkin orijinal belgeler, form 1, 1a'daki belge kartlarına kaydedilir.

5.2.13 Form 2'deki kayıt kartlarında, belirli bir bina veya yapıyla ilgili olmayan bina yapılarının, ürünlerinin ve montajlarının imalatına yönelik standart tasarım (yeniden kullanılabilir çalışma) belgelerinin orijinalleri kaydedilir. Ürünlere ilişkin orijinal belgeleri ana çalışma çizimi setlerinden ayrı olarak kaydetmek için Form 3'ün kullanılmasına izin verilir.

5.2.14 Bir muhasebe kartının sütunlarının Form 1'e göre doldurulmasına ilişkin bir örnek Ek B'de verilmiştir.

5.3 Orijinallerin saklanması

5.3.1 Tasarımın, çalışma belgelerinin ve diğer teknik belgelerin orijinalleri kağıt veya elektronik biçimde saklanabilir.

Kağıt biçimindeki metin belgelerinin orijinalleri, hem ciltli hem de ciltsiz (sayfa sayfa) klasörlerde saklanır.

Saklanmak üzere sunulan ve kabul edilen belgelerin tamamlanması ve ciltlenmesi GOST R 21.1101 gerekliliklerine uygun olarak gerçekleştirilir.

A1 formatındaki veya daha küçük sayfalardaki kağıt biçimindeki orijinal grafik belgeleri katlanmamış olarak saklanır. A1 formatından büyük orijinallerin oklavaya sarılmış veya katlanmamış halde saklanması önerilir.

5.3.2 GOST 2.501 Ek 1'e uygun olarak A4 veya A3 formatında katlanmış orijinal belgelerin (sabit klasörlerde) saklanmasına izin verilir. Klasör, içinde bulunan belgelerin erişim numaralarını gösterir.

5.3.3 Kağıt formundaki orijinal belgeler aşağıdaki durumlarda saklanabilir:

- stok numaralarına göre artan sırada. Tek envanter numarasına sahip bir klasörde çizimler, formatlar dikkate alınmaksızın artan sayfa numaralarına göre düzenlenir ve saklanır;

- nesnelere göre - belge tanımlarının artan sırasına göre (ana çalışma çizimleri (işaretler) ve bunlara ekli belgelere göre);

- kuruluş tarafından belirlenen başka bir şekilde.

5.3.4 Elektronik formdaki orijinal belgeler, otomatik sistemlerin veritabanlarında ve/veya ayrı elektronik ortamlarda, tasarım nesnesi içindeki belge adlarına göre artan sırada saklanır. Belgelerin ayrı ortamlarda saklanmasına ilişkin koşullar, bunların güvenliğini, hızlı bir şekilde geri alınmasını ve kullanıma uygunluğunu sağlamalıdır.

Orijinalleri saklarken otomatik sistemlerin elektronik veritabanlarının kurtarılmasını sağlamak için yedek kopyalar yapılmalıdır. Yedekleme yapma kuralları (sıklık, kayıt vb.) geliştirici kuruluş tarafından belirlenir.

5.3.5 İptal edilen ve değiştirilen belgelerin kağıt formdaki orijinalleri, geçerli belgelerden ayrı olarak, A4 veya A3 formatında katlanmış olarak özel olarak belirlenmiş klasörlerde saklanır. İptal edilen ve değiştirilen elektronik belgelerin asılları, kullanılan asıllardan ayrı olarak saklanır.

5.4 Orijinallerin verilmesine ilişkin prosedür

5.4.1 Orijinal belgeler, değişiklik yapmak veya kullanılamaz hale gelen orijinalleri geri yüklemek için düzenlenir.

Orijinallerin üzerinde değişiklik yapmak için verilmesi, değişiklik yapma izni temelinde, makbuz karşılığında ve/veya abonelik kartında gerçekleştirilir (GOST 2.501 Ek 3'ün 3 ve 3a formlarıyla ilgili olarak).

Değişiklik yapma izinlerinin kaydedilmesine ilişkin dergi, Ek B'nin Form 3'üne uygun olarak gerçekleştirilir.

5.4.2 Orijinallerin restorasyon için verilmesi, orijinali elinde bulunduran kuruluşun başkanının (veya vekilinin) emriyle gerçekleştirilir.

5.4.3 Orijinal belgede değişiklik yapmadan veya orijinal belgeyi kağıt biçiminde geri yüklemeden önce, üzerine Şekil D.7'ye (Ek D) uygun olarak “ARŞİVLENMİŞ KOPYA” damgasının yerleştirildiği bir arşiv kopyası yapılır. Damganın altına nedenini belirtin ve belgenin arşiv kopyasının saklanması için kabul tarihini belirtin.

Arşivlenen kopyalarda herhangi bir değişiklik yapılmaz ve abonelere dağıtılmaz. Klasörlerde (albümlerde) veya elektronik ortamda (sabit disk) diğer kopyalardan ayrı olarak saklanırlar.

Belgelerin otomatik olarak düzenlenmesi ve asıl belgelerin elektronik ortamda otomatik sistem veri tabanlarında ve/veya ayrı elektronik ortamlarda saklanması durumunda arşiv kopyası yapılmaz.

Gereklilikler bölümünde yer alan elektronik belgelerin arşivlenmiş kopyalarının uygun nitelikte (“K” harfi, numara vb.) olması gerekir.

5.4.4 Orijinal belge iptal edilirken, bu orijinalin iptal edilen tüm sayfalarına Şekil D.2'ye (Ek D) uygun olarak "İPTAL EDİLDİ, DEĞİŞTİRİLDİ... İZİN N...'den..." damgası vurulur. İptal, değiştirilmeden yapılırsa, damgada "değiştirildi" kelimesinin üzeri çizilir.

5.4.5 Orijinal yerine, orijinal olarak belirlenmiş imzalarla yürütülen, örneğin bir kopya, orijinal vb. gibi başka türde bir belgenin saklanmak üzere alınması durumunda, bu belge orijinal olarak saklanır. Böyle bir belgenin ilk sayfasına Şekil D.3'e (Ek D) uygun olarak “ORİJİNALİN DEĞİŞTİRİLMESİ” damgası vurulmalıdır.

5.4.6 İptal edilen ve değiştirilen belgelerin orijinalleri, artan şekilde düzenlenerek geçerli belgelerden ayrı olarak saklanır.

6 Orijinallerin restorasyonu

6.1 Kullanılamaz hale gelen veya kaybolan belgelerin orijinalleri geri getirilmelidir. Orijinal geri yüklenmeden önce, hasar görmüş veya kaybolmuş orijinalin silinmesine ilişkin bir işlem Ek D'deki Form 4'te düzenlenir. İptal işlemi yetkili bir yetkili tarafından onaylanmalıdır.

6.2 Geri yüklenen orijinaller, değiştirilmiş orijinaller gibi davranır. Geri yüklenen orijinal, yapılan en son değişiklikler dikkate alınarak geri yüklenen orijinalin tam bir kopyası olmalıdır.

6.3 Aşağıdakiler geri yüklenen orijinalde çoğaltılamaz:

- boyutlar, yazılar, grafik resimler, bölümlerin seri numaraları, bunlara uzatma çizgileri vb. değiştirilen orijinalde değişiklik yapma izni kapsamında hariç tutulan çizim unsurları;

- yapılan değişikliklerle bağlantılı olarak daha önce çizilmiş olan değişikliklerin seri numaraları ve bunlara ilişkin uzatma hatları.

6.4 Geri yüklenen orijinal belgedeki değişiklikler tablosuna yalnızca son değişiklik kaydı aktarılmalıdır.

6.5 Orijinal belgede bulunan orijinal imzalar, vizeler ve tarihler yerine (dosyalama alanı ve değişikliklerin kaydedildiği tablonun bulunduğu sayfa dahil), geri yüklenen orijinal parantez içinde yazılmalıdır: “(İmza)” ve “(Tarih) )”.

6.6 Geri yüklenen orijinaller, geri yüklenen orijinalleri düzenleyen bölüm başkanının talimatı doğrultusunda sorumlu bir kişi tarafından imzalanmalıdır.

Geri yüklenen kağıt orijinalin doğruluğunu onaylayan bir yazı, belgenin doldurulacağı alanda mürekkeple veya makineyle yapılmalıdır, örneğin:

"Orjinalinden restore edildi.



"Bir kopyadan geri yüklendi.

Doğru: (imza, soyadı ve tarih)."

6.7 Geri yüklenen orijinal elektronik belgenin doğruluğu, sorumlu kişinin elektronik dijital imzası, bilgi kimlik belgesi veya el yazısı imzaların diğer analogları ile onaylanmalıdır.

6.8 Belgenin geri yüklenen kağıt orijinali, geri yüklenen orijinalin erişim numarasına sahip olmalıdır. Belgenin restorasyonu ile ilgili envanter defterine not düşülmesi gerekmektedir.

Geri yüklenen orijinal belgenin her sayfasının alanının sağ üst köşesinde mürekkeple veya damgayla bir yazı bulunmalıdır: Bu orijinal sayfanın restorasyon seri numarasını gösteren "Restore edilmiş orijinal N...".

6.9 Belgenin geri yüklendiği orijinal veya kopya üzerine, restorasyonun seri numarasını ve kabul tarihini gösteren Şekil D.1'e (Ek D) uygun olarak "RESTORE EDİLMİŞ ORİJİNAL N İLE DEĞİŞTİRİLDİ..." damgası yerleştirilir. depolama için geri yüklenen orijinalin.

7 Belge kopyalarının muhasebeleştirilmesi ve saklanması

7.1 Kuruluşun arşivi, kuruluş ve alt yükleniciler tarafından geliştirilen belgelerin kağıt ve elektronik formlardaki kopyalarını (arşiv ve çalışma) saklayabilir.

7.2 Taşeronlar ve diğer kuruluşlar tarafından tamamlanan tasarım belgelerinin kopyaları, her bina (yapı) veya her kuruluş için ayrı ayrı klasörlerde saklanır veya ciltler halinde ciltlenir.

Her klasör (cilt, albüm) ve bir elektronik belgenin her muhasebe birimi, GOST R 21.1101'e uygun olarak gerçekleştirilen ve belgeleri konum sırasına göre listeleyen bir “İçerikler” sayfası (sayfaları) içerir. .

7.3 Arşiv kopyaları, imza (onay), inşaat için transfer, tesisin işletmeye alınması, restorasyon sırasındaki belgelerin içeriğini yansıtır. Arşiv kopyalarının varlığı Ek A'nın Form 1'indeki muhasebe kartlarında yansıtılmıştır. Arşiv kopyalarının muhasebeleştirilmesi ve saklanması 5.4.3'e uygun olarak gerçekleştirilir.

7.4 Kağıt formundaki belgelerin kopyalarının A 4 formatına katlanması GOST 2.501 Ek 1'e uygun olarak gerçekleştirilir.

7.5 Kağıt formda saklanan belgelerin kopyaları kontrast renkte basılmalı ve belgenin okunmasını zorlaştırmayacak düzgün bir arka plana sahip olmalıdır. Belgelerin kopyalarında, orijinal, kopya ve orijinal üzerinde bulunan tüm satırlar, harfler, sayılar vb. (eksiksiz) çoğaltılmalıdır.

Belgelerin çalışma kopyaları üretim departmanlarına hizmet vermek için tasarlanmıştır. Çalışan kayıtlı kopyaların sayısı ve depolanma yerleri (verilme ve kabul) kuruluş tarafından belirlenir.

7.6 Kağıt formdaki belgelerin kopyaları kabul edilirken, tüm sayfaların mevcudiyeti ve belgelerin eksiksizliği, beraberindeki belgelere göre kontrol edilir.

Belgelerin kopyalarını elektronik biçimde kabul ederken, belgenin kopyasının hacminin bu kopyanın bayt/kilobayt cinsinden beyan edilen hacmine karşılık gelip gelmediğini ve gerekli kısımda (harf, sayı vb.) karşılık gelen özelliğin varlığını kontrol ederler. ).

7.7 Diğer kuruluşların belgelerinin kopyalarının kaydı (muhasebesi) 5.2 gerekliliklerine uygun olarak gerçekleştirilir.

7.8 Kağıt formdaki her kayıtlı kopya (veya belge kopyaları seti), envanter numarasını, kopya numarasını (birden fazla kopya varsa) ve kayıt tarihini gösteren Şekil D.6 ve D.7'ye (Ek D) uygun olarak damgalanır. Belirtilen damga, klasörün içindekiler sayfasında (cilt) veya belge kapağının sol üst köşesinde görünür bir yere yerleştirilir.

Gevşek bir şekilde (sayfa sayfa) saklanan belgelerin kopyalarında, belgenin her sayfasının sol üst köşesine bir damga yerleştirilir.

7.9 Belgelerin kopyaları, Ek A'nın Form 2'sine uygun olarak derlenen muhasebe kartlarına manuel veya otomatik olarak kaydedilir.

Form 1 - Hesap kartı (ön taraf)

Form 1a - Hesap kartı (arka taraf)

Form 2 - Hesap Kartı

Dokümantasyon kartları şunları gösterir:

- 1. sütunda - orijinal belgenin envanter numarası;

- 2. sütunda - orijinal belgenin saklanmak üzere alındığı tarih;

- 3. sütunda - orijinal belgenin başlık bloğuna göre belirlenmesi ve orijinal elektronik belge dosyasının adı, proje elektronik belgeleri listesine göre;

- 4. sütunda - orijinal belgenin adı;

- 5. sütunda - sayfa sayısı;

- 6. sütunda - orijinal belgenin iptali, değiştirilmesi, sayfalarda yapılan değişiklikler ve orijinal belgenin restorasyonu hakkında bir not;

- sütun 7'de - işletmenin (karmaşık), binanın veya yapının kodu;

- 8. sütunda - binanın veya yapının adı ve inşaat yeri;

- 9. sütunda - dokümantasyon türünün sembolü: P - tasarım dokümantasyonu için; P - çalışma belgeleri için; Ve - diğer teknik belgeler için;

- 10. sütunda - belge bilgi taşıyıcısının formunun sembolü: B - kağıt biçimindeki belgeler için; E - elektronik belgeler için.

- 11, 12 numaralı sütunlarda - muhasebe kartının seri numaraları.

Ek B (referans için). Form 1'e göre bir muhasebe kartının sütunlarının doldurulmasına bir örnek

Ek B
(bilgilendirici)

_______________
* B - kağıt formu veya E - elektronik

Ek B (önerilir). Form 3 - Değişiklik yapma izinlerinin günlüğü

Form 3 - Değişiklik yapma izinlerinin günlüğü

Notlar

1 Kayıt günlüğü, GOST 2.301'e uygun olarak A4 sayfalarda dikey veya yatay sayfa düzeninde yapılır.

2 Grafiğin boyutları belge geliştiricisi tarafından ayarlanır.

Ek D (önerilir). Kağıt belgelerin kaydedilmesi ve dağıtılması için pul örnekleri

D.1 Pullar, uygulamayı basitleştirmeyi ve tasarım ve çalışma belgelerinde ve muhasebe belgelerinde dolaşım sürecinde verilen yazı ve talimatların görüntüsünde tekdüzelik sağlamayı amaçlamaktadır.

D.2 Damgası "RESTORE EDİLMİŞ ORİJİNAL N ... g İLE DEĞİŞTİRİLMİŞTİR." Orijinalin restorasyon seri numarasını ve restorasyon tarihini gösteren, restore edilen orijinallerin yapıldığı orijinal belgelere yerleştirilir. Damganın şekli Şekil D.1'de gösterilmektedir.

Şekil D.1

D.3 Damga "İPTAL EDİLDİ, DEĞİŞTİRİLDİ... N...'den... g." iptal edilen orijinallere, kopyalara ve kopyalara ve ayrıca proje belgesi kayıt kartlarına (değişiklik yapma izninin numarasını, kayıt tarihini ve imzalarını belirterek) koyun. Değiştirme yoksa kısa çizgi koyun. Damganın şekli Şekil D.2'de gösterilmektedir.

Şekil D.2

D.4 Belgelerin asıllarının bulunmaması durumunda belgelere “ORİJİNALİN YERİNE” damgası vurulur. Damganın şekli Şekil D.3'te gösterilmektedir.

Şekil D.3

D.5 Klasörlerin (ciltler, albümler) ve tek tek kopyaların üzerine “EXC.N...” damgası yerleştirilir (kopya numarasını gösterir). Damganın şekli Şekil D.4'te gösterilmektedir.

Şekil D.4

D.6 Damga "INV. N ..., EX. N ... g." taşeron kuruluşların tasarım belgelerinin klasörlerine (ciltler, albümler) ve ayrı kopyalarına yerleştirilir (envanter numarası, kopya numarası ve kayıt tarihi belirtilerek). Damganın şekli Şekil D.5'te gösterilmektedir.

Şekil D.5

D.7 “KONTROL KOPYA” ve “ARŞİV KOPYA” damgaları, sırasıyla kopyaların kontrol ve arşiv kopyalarına ve klasörlere (ciltler, albümler) yerleştirilir. “KONTROL KOPYA” damgasının şekli Şekil D.6'da gösterilmektedir. “ARŞİVLENMİŞ KOPYA” damgasının şekli Şekil D.7'de gösterilmektedir.

Şekil D.6

Şekil D.7

D.8 Yazıtların belgelere uygulanmasını kolaylaştıran diğer damga türlerinin kullanılmasına izin verilir.

Ek E (önerilir). Form 4 - Proje belgelerinin silinme sertifikası

_______________
* Belgeleri yazarken, yasada bilgi ortamını (kağıt, aydınger kağıdı, elektronik ortam) ve elektronik formdaki belgelerin hacmini bayt (kilobayt) cinsinden belirten sütunlar bulunmalıdır.

Kaynakça

Elektronik belge metni
Kodeks JSC tarafından hazırlanmış ve aşağıdakilere göre doğrulanmıştır:
resmi yayın
M.: Standart Bilgilendirme, 2010

GOST2.104-68

"adlı bir grafik belgesinin parçasını oluşturan başlık bloğu" çizim" Başlık bloğu, çizimin adı, çizimin adı, çizimi geliştiren firma hakkında bilgi, ürünün ağırlığı, sergilenen parçanın ölçeği, geliştirme aşaması, sayfa numarası, yayın tarihi gibi gerekli bilgileri içerir. çizimin yanı sıra bu belgeden sorumlu kişilerle ilgili bilgiler. Çizim Başlık bloğu olmadan standart bir dokümantasyon unsuru olarak kabul edilmez ve üretime aktarılamaz. Ana yazıtın içeriği, konumu ve boyutları standart tarafından düzenlenmektedir. Ana yazıtın grafik öğeleri, görünür bir taslak çizmeyi amaçlayan çizgilerle yapılmıştır; diğer tüm çizgiler incedir.

Ana yazıtlar, başlık ve sonraki sayfalar

1 – Ürünün adı teknik terminolojiye uygun olmalı ve mümkün olduğunca kısa bir şekilde belirtilmelidir. Ürünün adı yalın tekil durumda yazılır. İsmin birden fazla kelimeden oluştuğu durumlarda isim ilk sırayı alır, örneğin: “ Dişli çark" Ürünün kullanım amacı ve yeri isimde belirtilmemiştir.

2 – geleneksel yazılı semboller kullanılarak bir belgenin belirlenmesi. Bir belgenin tanımı belirli bir sırayla yazılan sayı ve harflerden oluşur. Her belgeye noktalarla ayrılmış karakterlerden oluşan bir ad atanır. Ürün endeksi harflerle veya dijital eşdeğeriyle yazılabilir, örneğin:

UCH-01.10.06.01

• 202 – geliştirici tarafından belirlenen dizin
• 10 – ürüne dahil olan montaj ünitesinin seri numarası
• 06 – montaj ünitesi numarası
• 01 – parça numaralandırma

Sonraki çizim sayfaları için başlık bloğu,
diyagramlar ve metin belgeleri

3 – parçanın yapıldığı malzemeyi gösteren sütun. Doldurma yalnızca parçaların çizimleri üzerinde gerçekleştirilir, örneğin:

Çelik 08kp GOST 1050 – 88

4 – buraya “” adı verilen harfler yazılır. Edebiyat"Latince kelimeden" çöp"Mektup ne anlama geliyor? Mektup, belgenin hangi geliştirme aşamasında olduğunu gösterir:

• P- Teknik teklif
• e– bir ön tasarımı belirtir
• T– bunun teknik bir proje olduğu anlamına gelir
• HAKKINDA– pilot partinin üretimi
• A– pilot serinin sonuçlarına göre düzeltilmiş belge
• B– bu harf, – A harfiyle çizime göre yapılmış bir ürünün imalat sonuçlarına dayalı bir belgeye atanır.

Başlık sayfasının ana yazısı
metin belgelerini işlemek için

5 – Ürün ağırlığı – yalnızca ölçü belirtilmeden sayılarla gösterilir. Örneğin: 0,25 t, 15 t durumunda ölçü birimlerinin belirtilmesine izin verilir Hesaplanan kütle, teknik tasarıma kadar çizimlerde gösterilir. Gerçek kütle, pilot partiden başlayarak belgelerde belirtilir. Gerçek kütle, ürünün tartılmasıyla belirlenen değer olarak anlaşılmalıdır. Kütlesinin mekanik tartımla belirlenmesi zor olan tek büyük boyutlu ürünlerin çizimlerinde hesaplanan değerin belirtilmesine izin verilir. Teknik gereksinimlerde maksimum kütle sapmalarının belirtilmesine izin verilir. Ağırlık, prototip çizimlerinde, boyut ve montaj çizimlerinde belirtilmeyebilir.

Başlık bloğunun konumu
A4 sayfa formatında

Başlık bloğunun uzun kenar boyunca konumu
A4'ten büyük formatlar için

A4'ten büyük formatlar için başlık bloğunun kısa kenar boyunca konumu

6 – çizimdeki nesnenin grafik görüntüsünün ölçeği. Ölçek, gösterilen parçanın boyutsal parametrelerine göre seçilir ve tam boyutlu veya ölçekli olarak çizilmelidir.

7 – sayfa numarasını gösteren sütun.
Bir belgenin tek bir kopyası numaralandırılmaz.

8 – toplam sayfa sayısı.
Belge sayısı yalnızca ilk sayfada belirtilir.

9 – belgeyi veren şirketin adı

10 – ek satır.
Duruma göre geliştirici tarafından ek bir satır doldurulur, örneğin: " Bölüm Başkanı», « Merkez».

11 – belgeyi imzalayan kişilerin soyadları.

12 – İş sorumluluklarına uygun olarak imza yerleri. Belgenin en azından geliştirici ve standart kontrolden sorumlu kişi tarafından mutlaka imzalanması gerekir.

13 – belgenin imzalanma tarihinin belirtilmesi.

14 – 18 arasındaki sütunlar değişiklik yapmak için tasarlanmıştır.

19 – Orijinalin envanter numarası.
Muhasebe ve depolama için her orijinal belgeye, sayfa sayısına bakılmaksızın bir envanter numarası atanır. Belge birden fazla sayfadan oluşuyorsa bu muhasebe tanımlayıcı her sayfaya uygulanır.

20 – teknik departmanda belgeyi kabul eden kişinin imzasının tarihi gösteren sütunu.

21 – orijinalin ek erişim numarası, üzerinde değişiklik yapıldığında önceki belge numarasının yerini alacak şekilde ayarlanır. Orijinal belge numarası korunur.

22 – kopyanın envanter numarası.
Sayfa sayısından bağımsız olarak kopyalara bir erişim numarası atanır ve tüm sayfalarda ayarlanır.

23 – kopyayı teknik departmana kabul eden kişinin imzasını gösteren, tarihi gösteren sütun.

24 - Belgenin adı, düzenlendiği sayfa yerine buraya yazılır.

25 – bu sütun belgenin ilk kaydedildiği yeri gösterir.

26 - belge tanımlama kodunun belirtildiği hücre, çizimin çalışma alanına göre döndürülür 180°.

27 - bu hücreye müşteri tarafından sağlanan düzenleyici ve teknik belgelere göre bir işaret yerleştirilir.

28 – ilgili mektubun belgelerinin onay numarası ve tarihi.

29 – belgelerin onay numarası ve tarihi.

31 – belge fotokopi makinesi

32 – sayfa formatı göstergesi

33 – Ürünün değiştirilmiş kısmının bulunduğu alanın belirlenmesi

Şubat 2006'da onaylandı (IUS 9-2006)


IUS No. 4, 2009'da yayınlanan bir değişiklik yapıldı

Veritabanı üreticisi tarafından yapılan değişiklik


Bu standart, tüm endüstrilerin ürünleri olan kağıt ve elektronik formlarda yürütülen tasarım ve teknolojik belgelerin (bundan sonra belgeler olarak anılacaktır) muhasebeleştirilmesi ve saklanması için genel gereklilikleri belirler.

Bu standarda dayanarak, dokümantasyon hacmine ve belge akış koşullarına bağlı olarak tasarım ve teknolojik belgelerin muhasebe ve saklanma özelliklerini dikkate alan standartlar geliştirilebilir.

1. GENEL ŞARTLAR

1. GENEL ŞARTLAR

1.1. Belgelerin kağıt formdaki kopyalarının katlanması Ek 1'e uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2. İşletmede bulunan belgelerin tüm orijinalleri, kopyaları ve kopyaları (bundan sonra orijinaller, kopyalar ve kopyalar olarak anılacaktır), Bölüm 2 ve Ek 2* uyarınca kayıt ve saklamaya tabidir.
________________
Bir işletme, bir işletme veya kuruluş olarak anlaşılmalıdır.
“*” işareti, standardın Ek 5'te yorumlarının verildiği noktaları belirtir.

1.1, 1.2. (Değişik basım, Değişiklik No. 1).

1.3. Bir kuruluşun aynı anda hem kağıt hem de elektronik formdaki belgeleri kullanması durumunda, bunların karşılıklı olarak birbirlerine dönüştürülmesine izin verilir. Bu durumda aşağıdaki kurallara uyulur:

- kağıt biçimindeki tasarım belgeleri dosyalara dönüştürülebilir;

- uygun ayrıntılar sağlandığında ve elektronik dijital imzalarla öngörülen şekilde imzalandığında, bu dosyalar elektronik belgeler haline gelir (orijinaller, kopyalar, kopyalar);

- Ürünlerin üretim, işletim, onarım ve imha süreçlerinde kullanılmak üzere elektronik belgeler, bilgisayar teknolojisi kullanılarak kağıt belgelere dönüştürülebilir. Bu tür belgeler yetkili kişilerin gerçek, belirlenmiş imzalarıyla imzalanmalı ve sonrasında alındıkları elektronik belgelerle aynı statüye sahip olmalıdır;

- dönüşüm, GOST 2.102'nin Tablo 2'sine göre belgenin seri numarasını azaltmamalıdır;

Karşılıklı dönüşüm sonucu elde edilen belgelerde birbirlerine uygun referanslar bulunmalıdır;

- Bu belgeler arasındaki karşılıklı yazışma geliştirici tarafından sağlanır.

2. ORİJİNALLERİN MUHASEBESİ VE SAKLANMASI

2.1. Depolama için kabul edilen kağıt biçimindeki orijinaller, tekrarlanan kopyalar (kesintisiz, yapıştırma, yıpranmış yerler, belirsiz metinler, çizgiler olmamalıdır), reprografik işleme için uygun olmalı ve GOST 2.102 ve GOST 13.1.002 gerekliliklerini karşılamalıdır.

Saklanmak üzere kabul edilen orijinal elektronik belgeler GOST 2.051 gerekliliklerine uygun olmalıdır.

Not. Belirli bir ürün için yalnızca bir dizi orijinal tasarım belgesi üretilir ve bunların geliştirme kuruluşunda veya üretim kuruluşunda kendi anlaşmalarına göre saklanması gerekir*.

2.2. Orijinalleri muhasebe ve depolama için kabul ederken aşağıdakiler kontrol edilir:

1) tasarım belgelerinin spesifikasyonlara, elektronik belge beyanlarına veya teslim edilen orijinalleri listeleyen diğer belgelere uygun olarak eksiksizliği;

2) yol haritasına veya gönderilen orijinalleri listeleyen diğer belgelere uygun olarak teknolojik belgelerin eksiksizliği;

3) yerleşik imzaların (elektronik dijital imzalar dahil) ve tarihlerin varlığı. Düzenleyici kontrolü uygulayan kişinin imzasını taşımayan belgelerin saklanmak üzere kabul edilmesine izin verilmez*.

2.3. Depolama için kabul edilen tüm orijinaller kaydedilir (dikkate alınır). Kayıt olurken aşağıdaki ayrıntıları doldurun:

- envanter numarasını belgeleyin;

- kayıt Tarihi;

- belge tanımı;

- İsim;

- belgedeki sayfa sayısı;

- GOST 2.301'e göre belge formatı;

- belgeyi kimin yayınladığı;

- belgenin saklanmak üzere kabulüne ilişkin imza;

- not edin (gerekirse).

Kayıt, otomatik bir şekilde veya otomatik olmayan bir şekilde (manuel olarak) gerçekleştirilebilir. Manuel kayıt sırasında, listelenen ayrıntılar Ek 3'e uygun olarak Form 1'deki orijinallerin envanter defterine düzenlenir. Otomatik kayıt ile envanter defteri elektronik biçimde gerçekleştirilir.

2.4. Her orijinal belgeye bir erişim numarası atanır*.

2.1-2.4 (Değişik basım, Değişiklik No. 1).

2.5. Diğer işletmelerden gelen orijinal ve kopyaların kaydedilmesine ilişkin envanter defterleri, ana ve yardımcı üretim ürünlerine ilişkin belgeler için ayrı ayrı tutulmalıdır.

Tasarım ve teknoloji belgelerinin orijinalleri ve kopyaları için bir envanter defterinin tutulmasına ve ürün türleri (dizel, otomobil, traktör, türbin vb.) için ayrı envanter defterlerinin tutulmasına izin verilirken, envanter numaralarının tekrarlanmaması gerekir.

2.6. Orijinallerin kaydıyla eş zamanlı olarak, orijinal sayfayı kağıt biçiminde doldurma alanında bulunan ilgili muhasebe sütunları doldurulmalı veya ilgili ayrıntılar elektronik bir belgeye girilmelidir.

2.7. Envanter numarası verilen her belgenin hareketi (kopyalama ve kayıt etme, değişiklikler, uygulanabilirlik) kayıt altına alınır. Orijinallerin hareketi, Ek 3'ün 2, 2a, 2b ve 2c formlarındaki muhasebe kartlarına uygun olarak manuel veya otomatik olarak kaydedilir.

Tasarım dokümantasyonu, yardımcı üretim ve birim üretimin dokümantasyonu için muhasebe kartlarının hazırlanmamasına izin verilir.

2.8. Kağıt formundaki orijinal tasarım belgeleri, geliştirici kuruluşun her formatı ve kodu içindeki belge tanımlamalarının artan sırasına göre formata göre sınıflandırma özelliklerine (gruplandırmalara) göre saklanmalıdır.

Formatlara bakılmaksızın orijinallerin saklanmasına izin verilir.

Elektronik belgelerin asılları, otomatik sistemlerin veritabanlarında ve/veya ayrı elektronik ortamlarda saklanır. Orijinallerin ayrı ortamlarda saklanması, ürün içindeki belge tanımlamalarına göre artan sırada gerçekleştirilir. Bireysel ortamlardaki saklama koşulları, bunların güvenliğini, hızlı geri alımını ve kullanıma uygunluğunu sağlamalıdır*.

2.9. Teknolojik belgelerin orijinalleri, ürünün her bir işleme ve montaj yönteminde GOST 3.1201'e göre tanımlarının artan sırasına göre formatlar dikkate alınmadan, ürünün işlenmesi ve birleştirilmesi yöntemlerine göre saklanmalıdır.

Orijinallerin, teknolojik belgelerin ana yazısında belirtilen tasarım belgesi tanımlamalarına göre artan sırada setler halinde saklanmasına izin verilir.

Teknolojik belgelerin uygulanabilirliği, GOST 3.1201 form 2 ve 2a'ya göre uygulanabilirlik kartlarına manuel veya otomatik olarak kaydedilir.

2.6-2.9. (Değişik basım, Değişiklik No. 1).

2.10. A1 formatından küçük sayfalara yazılan orijinaller katlanmamış olarak saklanmalıdır.

Orijinallerin, A1 veya daha büyük formattaki sayfalarda yapılmış, merdanelere sarılmış veya katlanmamış olarak saklanması önerilir.

2.11. İptal edilen ve değiştirilen belgelerin orijinalleri, geçerli asıllarından ayrı olarak saklanmalı ve Ek 1'e uygun olarak A4 ve A3 formatlarında katlanabilir.

3. ORİJİNALLERİN RESTORASYONU

3.1. Kullanılamaz hale gelen veya kaybolan orijinallerin onarılması gerekmektedir.

Geri yüklenen bir orijinal, ancak bozulmuş veya kaybolmuş bir orijinalin silinmesine ilişkin bir işlem yapıldıktan sonra üretilebilir.

3.2. Geri yüklenen orijinaller, değiştirilen orijinaller gibi davranır.

Geri yüklenen orijinal, restorasyondan önce yayınlanan tüm bildirimlere uygun olarak değiştirilmelidir.

3.3. Geri yüklenen orijinal, yapılan en son değişiklikler dikkate alınarak geri yüklenen orijinalin tam bir kopyası olmalıdır.

3.4. Geri yüklenen orijinal, orijinalin geri yüklendiği orijinaldeki (veya kopyadaki) değişiklik bildirimleri dışında kalan boyutları, yazıları, grafik görüntüleri vb. çoğaltmamalıdır.

Geri yüklenen orijinalde, yapılan değişikliklerle bağlantılı olarak daha önce uygulanmış olan değişikliklerin seri numaraları ve bunlara ilişkin uzatma hatları çoğaltılmamalıdır.

3.5. Geri yüklenen orijinalin değişiklikler tablosuna yalnızca son değişiklik kaydı aktarılmalıdır.

Orijinali iki veya daha fazla sayfadaki belgelerden geri yüklerken, değişikliklerin seri numaraları, değişiklik bildirimlerinin tanımları ve geri yüklenen orijinalin her sayfasındaki son değişiklikle ilgili diğer veriler, değişiklikler tablosundaki mevcut girişlere göre girilmelidir. belgenin bu sayfası geri yükleniyor.

Geri yüklenen orijinalde yapılan değişikliklere ilişkin kayıt sayfası, bu belgede daha önce yapılan tüm değişikliklere ilişkin verileri (ilk değişiklikten başlayarak) yeniden oluşturmalıdır.

3.6. Orijinalde bulunan orijinal imzalar, vizeler ve tarihler yerine (dosya marjı ve değişiklik sayfası dahil), geri yüklenen orijinalde parantez içinde “(İmza)” ve “(Tarih)” yazılmalıdır.

Daha önce restore edilmiş bir orijinalden (veya ondan alınmış kayıtlı bir kopyadan) restore edilmiş bir orijinal yapılırken, orijinalin restorasyonu ile ilgili ikincinin üzerindeki yazı çoğaltılamaz.

3.7. Geri yüklenen orijinaller, orijinalleri yayınlayan veya ürünün üretimini denetleyen bölüm başkanının talimatı doğrultusunda sorumlu bir kişi tarafından imzalanmalıdır.

Geri yüklenen orijinalin doğruluğunu onaylayan bir yazı, belgenin doldurulacağı alanda mürekkeple veya makineyle yapılmalıdır, örneğin:

"Orjinalinden restore edildi.



"Bir kopyadan geri yüklendi.

Doğru: (imza, soyadı ve tarih)."

Geri yüklenen orijinal elektronik belgenin doğruluğu, sorumlu kişinin elektronik dijital imzası ile onaylanmalıdır.

3.3-3.7. (Değişik basım, Değişiklik No. 1).

3.8. Restore edilmiş orijinalin her bir sayfasının alanının sağ üst köşesinde mürekkeple bir yazı bulunmalı veya bir damga yapıştırılmalıdır: Orijinalin bu sayfasının restorasyon seri numarasını gösteren “Restore edilmiş orijinal N…”.

3.9. Geri yüklenen orijinalin, geri yüklenen orijinalin envanter numarasına sahip olması gerekir. Belgenin restorasyonu ile ilgili envanter defterine not düşülmesi gerekmektedir.

3.10. Restorasyonun yapıldığı orijinal veya kopya, restorasyonun seri numarasını ve restore edilen orijinalin depolama için kabul tarihini belirten "RESTORE EDİLMİŞ ORİJİNAL N İLE DEĞİŞTİRİLDİ..." damgasını taşır.

Bölüm 4. (Silindi, Değişiklik No: 1).

1. Tüm formatlardaki çizim sayfaları, önce dik (boyuna) çizgiler boyunca, ardından ana yazıya paralel (enine) çizgiler boyunca katlanmalıdır.

2. Katlandıktan sonra çizim sayfaları, katlanmış sayfanın ön tarafında ana yazıya sahip olmalıdır.

3. Çizim sayfaları, katlama çizgilerindeki numaralara göre Tablo 1 ve 2'de belirtilen sırayla katlanır.

4. Aşağıdaki katlama türleri kuruludur:

1) Tablo 1'e göre klasörlere;

2) Tablo 2'ye göre doğrudan dikiş için.

tablo 1

Katlanır

Boyutlar, mm

Tablo 2

Doğrudan ciltleme için katlama

Boyutlar, mm

1. BELGELERİN MUHASEBESİ VE KOPYALARININ SAKLANMASI

1.1. Kağıt biçimindeki belgelerin saklanmak üzere kabul edilen kopyaları, kontrastla yazdırılmalı ve belgenin okunmasını zorlaştıran çok renkli olmayan, düzgün bir arka plana sahip olmalıdır. Kopyalar, orijinal, kopya veya orijinalde bulunan tüm satırları, harfleri, sayıları vb. (eksiksiz olarak) çoğaltmalıdır.

Kağıt biçimindeki kopyaları kabul ederken, tüm sayfaların varlığını ve belgelerin eksiksizliğini, beraberindeki belgelere uygun olarak kontrol edin.

1.2. İşletme, tasarım ve teknolojik belgelerin aşağıdaki kopyalarını saklayabilir: arşiv, kontrol, çalışma.

1.3. Arşiv kopyaları, müşteri tarafından onaylanma, orijinallerin üretim işletmelerine aktarılması, belirli bir tasarımın üretiminin sona erdirilmesi vb. dönemlerde bir ürünün tasarım veya üretim teknolojisinin durumunu yansıtır. Arşiv kopyalarının varlığı kayıt kartlarına yansıtılmıştır (Form 2, Ek 3).

Arşivlenen kopyalarda herhangi bir değişiklik yapılmaz ve abonelere verilmez, diğer kopyalardan ayrı olarak klasörlerde (albümlerde) veya elektronik ortamda saklanır.

Kağıt formundaki belgeler için, “ARŞİVLENMİŞ KOPYA” damgası, klasörde (albümde) görünür bir yere ve her arşiv kopyasının ön yüzüne yerleştirilir. Damganın altında arşiv kopyasının saklanmak üzere kabul edilme nedenini ve tarihini belirtin. Arşiv kopyaları mikrofilmler halinde saklanabilir.

Elektronik belgelerin arşiv kopyalarının gerekli kısımlarda uygun nitelikte (harf, sayı vb.) olması gerekir.

1.4. Kontrol kopyaları orijinali geri yüklemek, kopyalar oluşturmak, çalışma kopyaları, sertifikalar veya belgeleri doğrulamak için kullanılır; diğer kopyalardan ayrı olarak saklanır ve abonelere dağıtılmaz.

Elektronik belgenin kontrol kopyasının gerekli kısmında ilgili niteliğin (harf, sayı vb.) bulunması gerekir.

Her bir kontrol kopyası sayfasının ön tarafında, “KONTROL KOPYASı” damgası görünür bir yere yerleştirilir (kamunun yalnızca kapağa ve üzerine yerleştirildiği basılı yayınların kontrol kopyaları ve ciltli metin belgeleri hariç) başlık veya ilk sayfa).

1.1-1.4. (Değişik basım, Değişiklik No. 1).

1.4a. Çalışma kopyaları üretim bakımına yöneliktir. Dolaşımdaki çalışma nüshalarının sayısı ve depolanma yerleri (verilme ve kabul) kuruluş tarafından belirlenir.

(Ek olarak sunulan Değişiklik No. 1).

1.5. (Silindi, Değişiklik No. 1).

1.6. Kopyaların verilmesi (gönderilmesi) ve dahili ve harici abonelere iade edilmesinin muhasebeleştirilmesi manuel veya otomatik olarak gerçekleştirilebilir. Muhasebe, Ek 3* uyarınca Form 2, 2a'nın belge kayıt kartları kullanılarak gerçekleştirilir.

Kopyaların dahili abonelere verilmesi ve iade edilmesinin muhasebeleştirilmesi, Ek 3* uyarınca form 3, 3a'daki abone kartları kullanılarak manuel veya otomatik olarak gerçekleştirilebilir.

1.7. Belgelerin kağıt biçimindeki kopyaları hem gevşek bir şekilde (sayfa sayfa) hem de klasörlerde iç içe veya gerekirse albümlerde ciltlenerek saklanır.

Toplu olarak saklarken (sayfa sayfa), kopyalar A4 formatında katlanır.

Albüm ve klasörlere yerleştirilen kopyalar Ek 1'e uygun olarak A4 veya A3 formatlarında katlanır.

1.6., 1.7. (Değişik basım, Değişiklik No. 1).

1.8. Ürüne ilişkin tasarım belgelerinin kopyaları, ürün içindeki klasörlere (albümlere) veya ürünün rasyonel olarak seçilmiş bileşenleri içine yerleştirilir.

1.9. Ürünlere ilişkin tasarım belgelerinin kopyaları klasörlere (albümlere) aşağıdaki sırayla yerleştirilir:

1) ürün spesifikasyonu;

2) ürünün ana setine ait belgeler (şartnamede yazıldığı sıraya göre);

3) ürünün bileşen parçalarının özellikleri ve ürünün ana bileşen parçaları setinin belgeleri (artan gösterim sırasına göre). Ürünün ana bileşen setinin belgeleri, spesifikasyonda kaydedildikleri sıraya göre spesifikasyondan sonra yerleştirilir;

4) spesifikasyonda kayıtlı parçaların, ana ürünün ve tüm bileşenlerinin çizimleri (artan gösterim sırasına göre).

Parça için başka belgeler düzenlenmişse (çizim hariç), parçaların çiziminden sonra (şartnamede kaydedildikleri sıraya göre) yerleştirilirler.

1.10. Teknolojik belgelerin bir dizi kopyası klasörlere yerleştirilir veya albümlere bağlanırken, bir ürün veya birkaç ürün veya ürünün rasyonel olarak seçilmiş bir bileşeni için geliştirilen tüm teknolojik belgeler tek bir klasöre (albüm) yerleştirilir.

Gerekirse, bir ürünü tek tek işleme ve birleştirme yöntemlerine ilişkin teknolojik belgelerin tek bir klasöre (albüm) yerleştirilmesine izin verilir.

1.11. Bir klasöre (albüm) A4 formatına küçültülmüş 200 sayfadan fazla belge yerleştirilmez.

1.12. Çok sayıda belge varsa, bunlar parçalara bölünür ve birkaç klasöre (albüm) yerleştirilir. Klasörlerin (albümlerin) veya kapaklarının etiketleri, bu bölümün numarasını, toplam bölüm sayısını ve klasörün (albüm) kopya sayısını gösterir.

1.13. Her klasörde (albümde), içindeki tüm belgeleri konum sırasına göre listeleyen bir envanter sağlanmasına izin verilir.

1.14. Devam eden çalışmalar için, orijinal belgeleri düzenleyen veya üretimdeki ürünün imalatını izleyen departmana ilgili belgelerin bir kopyası tahsis edilir. Her kopya sayfasının ön yüzüne (toplu olarak saklarken) veya klasörde (albüm) görünür bir yere, Ek 4*'te verilen “TASARIMCININ KOPYASI” veya “TEKNOLOJİCİNİN KOPYASI” damgasını koyun.

(Değişik basım, Değişiklik No. 1).

1.15. Sınır dışı edildikten sonra abonelere değişiklik bildirilmeyen belgelerin kopyalarına "DEĞİŞİKLİK BİLDİRİLMEDİ" damgası vurulur.

1.16. Diğer işletmelerden belge gönderimi taleplerinde, değişiklik bildirimlerinin gönderilmesi için talep edilen belgelerin kaydedilmesinin gerekli olup olmadığı belirtilir.

1.17. Ürünlerin üretiminin durdurulması nedeniyle dolaşımdan çekilen belgelerin kopyaları ile değişiklikler nedeniyle iptal edilen veya değiştirilen belgelerin kopyaları, bir imha eylemi veya kopya envanteri düzenlendikten sonra imha edilir.

2. DİĞER İŞLETMELERİN BELGELERİNİN MUHASEBESİ VE SAKLANMASI

2.1. Diğer kuruluşlardan alınan belgelerin kopyaları, bunları düzenleyen her kuruluş için ayrı ayrı veya her ürün için ayrı ayrı klasörlerde saklanır veya albümler halinde ciltlenir.

Kopyaların toplu olarak (sayfa sayfa) A4 veya A3 formatında katlanmış olarak saklanmasına izin verilir.

2.2. Her klasör (albüm), içindeki tüm belgeleri konum sırasına göre listeleyen bir envantere sahip olmalıdır.

2.3. Diğer işletmelerin belgelerinin kopyalarının kaydı (muhasebesi), bu standardın 2.3 ve 2.4 paragraflarındaki gerekliliklere uygun olarak gerçekleştirilir. Kayıtlı her kopya (veya kopya seti), envanter numarasını, kopya numarasını (birden fazla kopya varsa) ve kayıt tarihini belirten kağıt biçiminde damgalanır.

Klasörlerde (albümlerde) belirtilen damga, envanterde görünür bir yere, ayrıca etikete veya kapağın sol üst köşesine yerleştirilir.

Toplu olarak (sayfa sayfa) saklanan kağıt biçimindeki kopyalarda, A4 belgenin her sayfasının veya A4 formatında katlanmış bir belge sayfasının sol üst köşesine bir damga yerleştirilir.

2.4. Kopyalar, Ek 3'e uygun olarak 2, 2a, 2b, 2c formlarındaki muhasebe kartlarına manuel veya otomatik olarak kaydedilir.

2.3, 2.4. (Değişik basım, Değişiklik No. 1).

2.5. Diğer kuruluşların kopyaları, her bir kuruluş kodu için artan atama sırasına göre saklanır.

2.6. Belirli bir işletmede tescilli nüshaların kullanımının sona ermesi halinde, bunların sicilden çıkarılması için asılların sahibine bilgi verilir.

EK 3 (önerilir). ENVANTER DEFTERİ, BELGE KARTLARI VE ABONE KARTI FORMLARI

EK 3

Form 3a

Abonelik kartı (arka taraf)

Not. Belge kayıt kartı şunu belirtir:

1) Form 2'nin “Belge türü” sütununda - kayıtlı belgenin türü (orijinal, kopya veya kopya);

2) Form 2a'nın "Tek seferlik sayılar" sütununda - belgenin bir kopyası "DEĞİŞİKLİK BİLDİRİLMEDİ" damgasıyla verilen (gönderilen) aboneler.

EK 4 (önerilir). KAĞIT FORMUNDA YAPILAN BELGELERİN MUHASEBESİ VE DOLAŞIMI İÇİN PUL ÖRNEKLERİ

1. Pullar, uygulamayı basitleştirmeyi ve dolaşım sırasında belgelerde yapılan yazıların ve talimatların yanı sıra bildirimler ve muhasebe belgelerinde de görüntüde tekdüzelik sağlamayı amaçlamaktadır.

2. Damga "GERİ YÜKLENEN ORİJİNAL N ... , ... g İLE DEĞİŞTİRİLDİ." Orijinalin restorasyon seri numarasını ve restorasyon tarihini belirten, restore edilen orijinallerin yapıldığı orijinallerin üzerine yerleştirilmiştir.

3. Damga "İPTAL EDİLDİ, DEĞİŞTİRİLDİ..., bildirim N... tarihli... g." bildirimlere göre iptal edilen orijinallere, kopyalara ve kopyalara ve ayrıca muhasebe kartlarına (sayıyı, bildirimin yayınlanma tarihini ve imzayı belirterek) koyun. Değiştirme yoksa kısa çizgi koyun.

4. Yeni geliştirilen ürünlerde kullanılamayan orijinal, nüsha ve nüshalar ile muhasebe kartlarının üzerine ilgili duyurulara dayanılarak “YENİ TASARIMDA UYGULANMAYIN, KULLANIN…” damgası konulur.

5. Belgelerin asıllarının bulunmaması halinde belgelere “ORİJİNALİN YERİNE” damgası vurulur.

6. “EX.N...” damgası kopyaların klasörlerine (albümlerine) ve tek tek kopyalara yerleştirilir (kopya numarasını gösterir).

7. Klasörlere (albümlere) ve diğer belgelerden ayrı kopyalara “INV. N..., EKZ. N..., ... yıl” damgası (envanter numarasını, kopya numarasını ve kayıt tarihini gösteren) yerleştirilir. işletmeler.

Basılı yayınlar ve orijinal olarak saklanan diğer belgeler için numuneler kaydedilirken bu damganın (nüsha numarası belirtilmeden) kullanılmasına da izin verilir.

8. “KONTROL KOPYA” ve “ARŞİVLENMİŞ KOPYA” damgaları, sırasıyla kopyaların kontrol ve arşiv kopyalarına ve kopyaların klasörlerine (albümlerine) yerleştirilir. “KONTROL KOPYASı” damgası aynı zamanda ilan ve eklerinin kontrol kopyalarına da konulur.

9. Orijinalleri yayınlayan veya üretimdeki ürünlerin imalatını denetleyen departmana mevcut çalışma için verilen tasarım ve teknolojik belgelerin kopyalarına sırasıyla "TASARIMCININ KOPYASI" ve "TEKNOLOJİCİNİN KOPYASI" damgaları yerleştirilir.

10. Bir defaya mahsus olarak düzenlenen belgelerin kopyalarına, bu belgelerde yapılan değişikliklere ilişkin başka bir bildirim gönderilmeksizin "DEĞİŞİKLİK BİLDİRİLMEDİ" damgası konulur.

11. (Silindi, Değişiklik No. 1).

12. Yazıtların belgelere uygulanmasını kolaylaştıran diğer damga türlerinin kullanılması da mümkündür.

(Değişik basım, Değişiklik No. 1).

EK 5 (referans için). STANDARTIN NOKTALARINA İLİŞKİN YORUMLAR

EK 5
Bilgi

Paragraf 1.2'ye. Kağıt ve elektronik belgelerin muhasebeleştirilmesi ve saklanması, işletmedeki belge dolaşım sisteminin bir parçasıdır.

Kayıtlı bir belge, abonelik hizmetleri için kabul edilen bir belge (muhasebe belgesi) anlamına gelir.

Doküman yönetim sisteminin fonksiyonlarının listesi, organizasyon yapısı ve fonksiyonların dağılımı işletme tarafından belirlenir.

Paragraf 2.1'e. Elektronik belgeleri kaydederken (muhasebe yaparken), “Not” sütununda (Form 1, Ek 3) belge dosya formatını belirtin.

Paragraf 2.2'ye. Diğer belgeler arasında, iki veya daha fazla bileşen ekleme aşamasına sahip kompleksler, montaj birimleri ve kitler için depolama için kabul edilen orijinallerin eksiksizliğini kontrol etmek için kullanılan GOST 2.102'ye uygun “Şartname Listesi” yer almaktadır.

Bireysel montaj birimleri için saklanmak üzere kabul edilen elektronik belgelerde, eksiksizlik kontrolü spesifikasyona göre gerçekleştirilir. Bir bütün olarak ürünün tamamına ilişkin belgeler için, belgelerin eksiksizliği “Elektronik Belgeler Beyanı” kullanılarak kontrol edilir.

Paragraf 2.4'e. Belgedeki sayfa sayısına veya belgenin içerdiği dosya sayısına bakılmaksızın orijinale bir envanter numarası atanır.

Birkaç sayfadan oluşan bir belgede envanter numarası her sayfaya uygulanır.

Orijinal elektronik belgenin envanter numarası ayrıntılar bölümünde belirtilir.

Paragraf 2.8'e. Orijinalleri saklarken otomatik sistemlerin elektronik veritabanlarının kurtarılmasını sağlamak için yedek kopyalar yapılmalıdır.

Yedekleme yapma kuralları (sıklık, kayıt vb.) kuruluş tarafından belirlenir.

Ek 2'ye (madde 1.6, 1.14). Belgelerin hareketini kaydederken, otomatik bir sistem, değişiklik bildirimlerinin ve (veya) değiştirilen belgelerin kopyalarının abonelere (dahili ve harici) zamanında dağıtılmasını sağlamalıdır.

EK 5. (Ek olarak sunulan Değişiklik No. 1).

Elektronik belge metni

Kodeks JSC tarafından hazırlanmış ve aşağıdakilere göre doğrulanmıştır:
resmi yayın
Birleşik tasarım dokümantasyon sistemi:
Doygunluk. GOST. - M.: Standartbilgi, 2008

Belgenin dikkate alınarak revize edilmesi
değişiklik ve eklemeler hazırlandı
JSC "Kodeks"