Elektronik belgelerin değişimine ilişkin anlaşma. Elektronik belgelerin değişimine ilişkin istişareler
“Elektronik belge yönetimi ilerici ve gelecek vaat eden bir veri aktarım sistemidir:
- Sistem, belge akışının kaydedilmesi ve kontrol edilmesinde yüksek güvenilirlik ve güvenilirlik sağlar, iletilen bilgilerin gizliliğine uygunluğu garanti eder;
- Sistem, sigortalının işyerinden herhangi bir gün, günün herhangi bir saatinde rapor göndermenize olanak sağlar;
- Sistem, sigorta şirketinin işyerinden gönderilen belgelerde Rusya Emeklilik Fonu tarafından tespit edilen hataları bir gün içinde tekrar tekrar hızlı bir şekilde düzeltmenize olanak tanır;
- Bir muhasebecinin Rusya Emeklilik Fonu'nun bölge ofisini ziyaret etmesine gerek yoktur;
- Rapor gönderirken sigortalı, raporların alınmasının sonuçları hakkında elektronik bilgi alır;
- İşletmenin, Rusya Emeklilik Fonu'nun bölgesel organı ile tüm belge akışının elektronik arşivlerini oluşturma fırsatı açılıyor.
Bilgilerin elektronik biçimde sunulması olasılığı ve prosedürü sorusu, Emeklilik Fonu'nun bölgesel organı tarafından belirli bir poliçe sahibi ile birlikte kararlaştırılır ve “Elektronik belge yönetim sisteminde elektronik belgelerin değişimine ilişkin Anlaşma” da düzenlenir.
1. Raporları Emekli Sandığı Ofisine elektronik imzalı (bundan sonra ES olarak anılacaktır) elektronik ortamda göndermek için gerekenler:
- yerleşik formatlarda raporlar oluşturmaya yönelik yazılım;
- gerekli elektronik imza ve şifreleme işlevlerinin (kriptografik anahtarların oluşturulması, elektronik imzanın dosya düzeyinde imzalanması ve doğrulanması, veri şifreleme) uygulanmasına sahip şifreleme yazılımı. Bu işlevler, kriptografik bilgi koruma araçları (bundan sonra kriptografik bilgi koruma araçları olarak anılacaktır) kategorisine ait olan ve Rusya Emeklilik Fonu'nun elektronik belge yönetim sisteminde (bundan sonra EDMS olarak anılacaktır) kullanıldığında yazılım tarafından gerçekleştirilir. FSB sertifikasına sahip olmalı;
- Emeklilik Fonu'nun EDMS'sinde elektronik anahtar sertifikalarının oluşturulması ve bakımı için bir sertifika merkezinin hizmetleri;
- organizasyonel önlemlerin uygulanması: CIPF kullanımını, ekipmanı ve işyerine izinsiz erişime karşı korumayı, kriptografik anahtarların manyetik ortamını, elektronik belge arşivlerini organize etmekten sorumlu bir kişinin atanması;
- Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu Bölge Ofisi ile “Rusya Emeklilik Fonu'nun elektronik belge yönetim sistemindeki elektronik belgelerin telekomünikasyon kanalları aracılığıyla değişimine ilişkin Anlaşma”nın imzalanması.
Bu amaçlar için ihtiyacınız olacak:
* Sertifikasyon merkeziyle iletişime geçin, ihtiyacınız olan hizmet paketini seçin, bir başvuru formu (yönetici için imza anahtarı sertifikasının üretilmesi için) ve diğer belgeleri alın.
* Onay için doldurulmuş bir başvuru ile bölgesel PFR Ofisi ile iletişime geçin ve “PFR elektronik belge yönetim sistemindeki elektronik belgelerin telekomünikasyon kanalları aracılığıyla değişimine ilişkin Anlaşma” imzalayın.
* İşe başlamaya hazır olduğunuzda Emekli Sandığı Ofisi ile test amaçlı mesaj alışverişi yapın.
- Emeklilik Fonunda elektronik belge yönetiminin özellikleri.
- Emekli Sandığı Ofisine iletilen bireysel (kişiselleştirilmiş) muhasebe bilgileri kişisel veri kategorisine girmektedir. Bunların hazırlanması, iletilmesi ve işlenmesi, kişisel verilerin korunmasına ilişkin yürürlükteki mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmektedir.
- Emekli Sandığı Ofisine bir rapor göndermek için kuruluşun başkanı olan bir elektronik imza gereklidir.
- 6 Nisan 2011 tarih ve 63-FZ sayılı “Elektronik İmzalar Hakkında” Federal Kanunun gereklerine uygun olarak, elektronik imzanın sahibi olmayan bir kişi tarafından kullanılması kabul edilemez. Bu tür eylemler, imzalanan belgenin hukuki öneminin kaybolmasını, kriptografik anahtarların tehlikeye atılanlar kategorisine aktarılmasını ve ilgili sertifikanın iptal edilmesini gerektirir.
Poliçe sahiplerine sunulan hizmetler aşağıdakiler tarafından sağlanmaktadır:
|
Organizasyon |
Teknoloji |
İletişim bilgileri |
Not |
|
|
JSC "CenterInform" |
"Kontur-Extern" |
Tel. 740-54-05 - Bağlantı departmanı |
||
|
CJSC "SERTİFİKA MERKEZİ" |
PP "Komita Raporu" |
Tel. |
||
|
LLC "Şirket" Tensör " |
"SBIS++ Elektronik raporlama" |
Tel. |
||
|
ARGOS LLC www.argos-nalog.ru |
EDS "Argos - Vergi Mükellefi" |
Tel. |
||
|
Taxkom LLC |
PC "Sprinter" |
Tel. |
||
|
JSC "Kaluga Astral" www.astralnalog.ru |
PC "Astral Raporu" |
Tel. 702-11-93, 309-29-23 |
||
|
KORUS Danışmanlık CIS LLC |
PC "Küre" |
Tel. |
||
|
LLC "Sertifika Merkezi GAZINFORMSERVICE" http://ca.gisca.ru |
PC "Vergi Ağı Referansı" |
Tel. 8-800-50-50-50-2 (ücretsiz arama) |
||
|
LLC "Rus-Telekom" www.rus-telecom.ru |
"Kurye" |
Tel. St.Petersburg'daki temsilcilikler |
||
|
Karşı tarafın elektronik imzasının gerçekliğini nasıl doğrulayabilirsiniz? Elektronik fatura ancak karşı tarafın rızasıyla düzenlenebilir. Elektronik belgeler nasıl hazırlanır ve değiştirilir. Soru: Kuruluşumuz OSNO'yu kullanıyor. Elektronik belge yönetimine geçer. Karşı tarafla elektronik belge yönetiminin kullanımına ilişkin bir anlaşma imzalamak gerekir veya karşı taraftan telekom operatörü aracılığıyla belge alışverişi yapmak için elektronik olarak bir davet imzalamak yeterlidir (yasal olarak bağlayıcı mıdır?) Teslimat gerçeğini onaylamak için Malların ve nakliye hizmetlerinin masraflarının karşılanması için karşı taraftan telekom operatörü DIADOK sistemi aracılığıyla teknik belgenin taranmış bir kopyasını almak yeterli midir? Yoksa bu belgenin yalnızca kağıt üzerinde mi saklanması gerekiyor? Cevap: Telekom operatörü aracılığıyla belge alışverişinde bulunmak için karşı taraftan gelen daveti elektronik olarak imzalamak yeterlidir. Resmi bir anlaşma olmadan, birincil belgeleri elektronik biçimde kabul etme hakkına sahipsiniz. Kanun bunun için bir sözleşme yapılmasını gerektirmemektedir. Elektronik faturayı kabul etmek için onayınız gereklidir (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 169. maddesinin 1. fıkrası). Onay, bir anlaşma, bir mektup şeklinde resmileştirilebilir veya elektronik değişime () onay veren eylemlerde bulunulabilir. Tarafınızdan bir elektronik onay imzaladıysanız, yani işlemleri tamamladınız. Bu, İnternet üzerinden belirli faturalar almayı kabul ettikleri anlamına gelir. Belgede herhangi bir hata yoksa ve gelişmiş nitelikli elektronik imzayla imzalanmışsa, bu kesintinin temelidir (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 172. maddesinin 1. fıkrası). Malların teslim edildiğini ve nakliye hizmetlerinin maliyetlerini doğrulamak için karşı taraftan orijinal kağıt irsaliyeyi almanız gerekir. Belgenin bir kopyası operatör aracılığıyla iletilirse bunun için masraflar kabul edilemez. Elektronik biçimde bir irsaliyenin düzenlenmesi kanunla öngörülmemiştir. 15 Nisan 2011 tarih ve 272 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan kuralların 9. paragrafına göre, malların taşınmasına ilişkin sözleşmede aksi belirtilmedikçe, bir veya daha fazla sevkıyat için sevk irsaliyesi düzenlenir. Gönderici, alıcı ve taşıyıcı için sırasıyla 3 nüsha (orijinal) halinde bir araçta taşınan kargonun. Yani bu paragrafta kağıt üzerinde bir belgeden bahsediyoruz. Ek olarak, sürücünün trafik polisine sunma yolunda bir kağıt TN'ye ihtiyacı vardır (23 Ekim 1993 tarih ve 1090 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile belirlenen Kuralların 2.1.1 maddesi). ) . Sürücünün bunları kağıt üzerinde sunmanın dışında başka yolu yoktur. Gerekçe Fatura ne zaman elektronik ortamda oluşturulabilir?Kuruluşlar, işlemin taraflarının karşılıklı mutabakatı ile elektronik ortamda fatura düzenleme hakkına sahiptir. Alıcı ve satıcı, faturaları almak ve işlemek için uyumlu teknik araçlara sahip olmalıdır. Bu, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 169. Maddesinin 1. paragrafının 2. paragrafında belirtilmiştir. Muhasebede belge akışı nasıl düzenlenir?Elektronik belgeler Birincil belgeler hem kağıt hem de elektronik biçimde hazırlanabilir (6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı Kanunun 9'uncu maddesinin 5'inci kısmı). Belgelere () elektronik imza konulursa ikinci seçenek mümkündür. Aşağıdaki elektronik imza türleri vardır: basit niteliksiz, gelişmiş niteliksiz ve gelişmiş nitelikli (). Belgenin yasal gücü kuruluşun hangi imzayı kullandığına bağlı olacaktır. Bu nedenle, basit veya geliştirilmiş niteliksiz elektronik imza ile onaylanan asıl belgeler, muhasebe ve vergi amaçları açısından kabul edilemez. Elle atılan imzayla onaylanan kağıt belgelere eşdeğer olarak tanınmazlar. Aksine, geliştirilmiş nitelikli elektronik imza ile onaylanan belgeler, şahsen imzalanan belgelerle eşdeğerdir ve muhasebe ve vergi amaçları için kabul edilir. Benzer sonuçlar, 6 Nisan 2011 tarihli ve 63-FZ sayılı Kanunun paragraflarından ve 6. Maddesinden de takip edilmekte ve Rusya Maliye Bakanlığı'nın 12 Nisan 2013 tarih ve 03-03-07/12250 tarih ve 25 Aralık tarihli mektuplarıyla onaylanmaktadır. , 2012 Sayı: 03-03-06/2/139, tarih: 28 Mayıs 2012 Sayı: 03-03-06/2/67, tarih: 7 Temmuz 2011 Sayı: 03-03-06/1/409. İş hayatında neler değişti: Aynı mal sevkiyatı için gönderici ve aracı farklı şekillerde fatura düzenleyebilir. Örneğin aracı elektronik formda, taahhüt ise kağıt formdadır. Firmanızın mal satışını yaptığı aracının size elektronik ortamda fatura göndermesi, aynı formata geçmenizi zorunlu kılmaz. Faturanızı bu acenteye gönderilmek üzere normal kağıt versiyonunda hazırlayabilirsiniz. Bu tür açıklamalar Rusya Maliye Bakanlığı yetkilileri tarafından 24 Mayıs 2013 tarih ve 03-07-14/18664 sayılı bir yazıyla yapıldı. Hangi durumdan bahsettiğimizi daha detaylı açıklayalım. Yani bir komisyoncu veya acente kendi adına, ancak şirketiniz adına mal satar. Aynı zamanda alıcıya fatura keser. Tipik olarak taraflar, aracının bu faturanın bir kopyasını asıl olarak size vermesi gerektiği konusunda anlaşırlar. Bu belgedeki verilere dayanarak sevkiyat için fatura düzenleyebilir ve bunu satış defterine kaydedebilirsiniz. Böylece faturanızı şirketinizin muhasebe politikasında belirtilen formatta güvenle düzenleyebilirsiniz. Aracıdan böyle bir belgeyi hangi biçimde aldığınızın kesinlikle önemi yoktur. Elektronik belgeler nasıl hazırlanır ve değiştirilir?Bir belgenin geçerli bir elektronik imzayla onaylandığı nasıl kanıtlanır? Belgeleri elektronik ortamda düzenleyen ve alan şirketlerin yalnızca bu belgeleri değil, elektronik imzaları ve sertifikalarını da saklaması gerekir. Sonuçta, müfettişler kontrol ederken muhtemelen belgenin yetkili bir çalışan tarafından imzalandığından emin olmak isteyeceklerdir. Sertifika, belgenin imzalandığı tarihte veya bu sertifikanın geçerliliğinin kontrol edildiği tarihte geçerli olmalıdır (6 Nisan 2011 tarih ve 63-FZ sayılı Federal Kanunun 11. maddesinin 2. fıkrası). Ancak süresi sınırlıdır - sertifika merkezleri yalnızca bir yıl süreyle sertifika verir. Bir de müfettişler iki üç yıl sonra denetimle gelebilir. Bu durumda sertifikanın geçerliliği nasıl doğrulanır? Aslında çok basit. Bir belgeyi imzaladığınızda, operatör imzaya bir zaman damgası ve sertifikanın geçerliliğine dair kanıt ekler. Böylece geliştirilmiş bir elektronik imza elde edilir. Sıklıkla ortaya çıkan bir başka soru da şudur: Neden bir kağıt belgede birden fazla imza varken elektronik belgede neden yalnızca bir imza olabiliyor? Kesinlikle bu şekilde değil. Belgenin müdür, baş muhasebeci ve yönetici gibi birkaç sorumlu çalışan tarafından onaylanmasını istiyorsanız, uygun alanlara tam adlarını girebilirsiniz. ve hatta üç elektronik imzayı da koyun. Bununla birlikte, elektronik belge alışverişinin tamamı, yalnızca bir elektronik imzanın (yönetici veya yetkili bir çalışan) operatör aracılığıyla karşı tarafa ulaşacağı şekilde yapılandırılmıştır. Bilgi sağlıyoruz. Moskova ve Moskova bölgesi Elektronik fatura ancak karşı tarafın rızasıyla düzenlenebilir“...Özel operatör bize internet üzerinden bir fatura düzenledi. İmzaladık ve gönderdik. Ancak elektronik belge alışverişi konusunda bir anlaşma yapmadık. Böyle bir belge üzerinden KDV indirimi talep etme hakkımız var mı?..” — Baş muhasebecinin mektubundan Evet, hakkınız var. Tedarikçi hem kağıt hem de elektronik ortamda fatura düzenleme hakkına sahiptir. İkinci durumda, tarafların rızası ve teknik fizibilite gereklidir (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 169. maddesinin 1. fıkrası). Ancak kod, alıcının bu tür bir onayı nasıl onaylayabileceğini belirtmiyor. Bu nedenle farklı seçenekler mümkündür. Taraflar ayrı bir sözleşme imzalama, mektup alışverişinde bulunma veya elektronik alışverişe rıza gösteren eylemlerde bulunma hakkına sahiptir (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 01.08.11 tarih ve 03-07-09/26 tarihli mektubu). Belgeyi kendi tarafınızdan imzaladınız, yani eylemleri tamamladınız. Bu, İnternet üzerinden belirli faturalar almayı kabul ettikleri anlamına gelir. Belgede herhangi bir hata yoksa ve gelişmiş nitelikli elektronik imzayla imzalanmışsa, bu kesintinin temelidir (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 172. maddesinin 1. fıkrası). Bir şirketin elektronik alışverişe ilişkin anlaşması, tüm faturaların çevrimiçi olarak alınması gerektiği anlamına gelmez. Şirketler kağıt belgelerde kesinti talep etme hakkına sahiptir (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 12 Eylül 2013 tarih ve 03-07-09/37682 tarihli mektupları, Rusya Federal Vergi Dairesi'nin 17 Haziran 2013 tarih ve ED-4- tarihli mektupları) 3/10769). Ayrıca, şirket basılı bir fatura alırsa, elektronik versiyona gerek yoktur (Rusya Federal Vergi Dairesi'nin 17 Haziran 2013 tarihli ve ED-4-3/10769 sayılı mektubu).
Karşı taraflarla elektronik belge yönetimi: nereden başlamalı1 Temmuz'dan itibaren geçerliliğini yitirecek olan eski Dijital İmza Kanunu (10 Ocak 2002 tarih ve 1-FZ sayılı Kanun) kapsamında elektronik dijital imza ile imzalanan belgeler, geliştirilmiş nitelikli elektronik imza ile imzalanmış sayılır. Bazı endüstrilerde, örneğin mücevher üretiminde, kuruluşun yalnızca harici değil aynı zamanda bazı dahili belgelerinin de bir operatör aracılığıyla aktarılması tavsiye edilir. Bilgi Dahili belgelerin genellikle gelişmiş nitelikli imzayla imzalanması gerekmez. Kuruluşun kendi takdirine bağlı olarak, güçlendirilmiş niteliksiz bir imza veya hatta basit bir elektronik imza yeterli olabilir. Önemli Gelişmiş niteliksiz imzalar da sertifika merkezleri tarafından verilir ve nitelikli imzalardan daha ucuz olabilir. Basit imza, belgeyi oluşturan kişiyi tanımlamanıza olanak tanıyan bir şifre veya paroladır. Elektronik belgelerin değişimine ilişkin anlaşmaGönderilen ve alınan tüm elektronik belgeler elektronik arşivde saklanır. Ve elektronik arşiviniz, gerekirse, örneğin vergi müfettişliğinin talebi üzerine, talep edilen belgeleri hızlı bir şekilde bulup bunları müfettişliğe elektronik olarak gönderebileceğiniz şekilde düzenlenmelidir; tıpkı elektronik raporlamanın artık iletildiği şekilde. . Vergi dairesi veya denetçinin elektronik belgenin kağıt kopyasını talep etmesi halinde, bunun elektronik belgenin bir kopyası olduğu ve elektronik belgenin taraflarca imzalandığı açık olacak mı? IV. Murashkintsev: Elektronik belgeyi yazdırabilir ve basılı bir kopyasını alabilirsiniz. Elektronik faturaların yasal değişimi için karşı tarafla anlaşmaRusya Federasyonu Hükümeti 26 Aralık 2011 tarih ve 1137 sayılı “Katma değer vergisi hesaplamalarında kullanılan belgelerin doldurulmasına (sürdürülmesine) ilişkin formlar ve kurallar hakkında”). Yazarlara göre, diğer elektronik belgeler için de benzer bir prosedürün sözleşmede oluşturulması tavsiye edilir. Dikkat İkinci olarak, şirketlerin elektronik belgeleri doğrudan mı (özel programlar veya normal e-posta istemcileri kullanarak) yoksa bir elektronik belge yönetimi operatörüyle mi anlaşarak (daha fazlasını aşağıda okuyun) anlaşmada belirtmeniz önerilir. Elektronik faturaların değişimi yalnızca EDI operatörü aracılığıyla mümkündür (Elektronik dijital imza kullanılarak telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik formda fatura düzenleme ve alma prosedürü, onaylanmıştır. Rusya Maliye Bakanlığı'nın 25 Nisan 2011 tarih ve 50n sayılı emriyle). Tüzel kişiler arasında elektronik belge akışına ilişkin anlaşmaKural olarak, şirketler elektronik belgelerin değişimi için bir anlaşma veya anlaşma yaparlar veya mevcut anlaşmaya ek bir madde eklerler. Kendiniz yeni bir belge hazırlamanıza gerek yok; EDF operatörünüzden bir sözleşme veya sözleşme şablonu talep etmeniz yeterli. Karşı taraf örneğiyle EDO anlaşmasıOrtaklarımızla anlaştık, bir operatör, hatta birkaç operatör seçtik. Sonra ne yapacağız? IV. Murashkintsev: Artık karşı taraflarla çalışırken şirketin iş süreçlerini elektronik belge yönetiminin uygulanmasına uyarlamamız gerekiyor: elektronik belge yönetimi prosedürünü geliştirip onaylamak, bakımından sorumlu olanları atamak, alınan ve gönderilen belgelerin elektronik arşivini düzenlemek; muhasebe politikasında elektronik belgelerin oluşturulması, alınması ve saklanmasına ilişkin kuralları belirler, elektronik belgelerin oluşturulmasından ve imzalanmasından sorumlu olanları atar. İmzanızı başka kişilere devredemeyeceğiniz için, elektronik belge imzalama yetkisine sahip her çalışana elektronik imza verilmesi gerekmektedir. Elektronik belgeleri yazdırıp kağıt biçiminde saklamam gerekir mi? IV. Tarafların anlaşmasıyla, geliştirilmiş nitelikli veya geliştirilmiş niteliksiz elektronik imzayla imzalanabilirler. Ancak özel bir elektronik belge yönetim sistemi kullanmak, partnerinizin belgeyi aldığına dair anında bildirim almanızı sağladığı için daha kullanışlıdır. O da hemen imzalayıp size gönderebilir. Elektronik belge yönetimini uygulamaya başlamanın en iyi yolu nedir? IV. Murashkintsev: Tipik olarak, çok sayıda karşı tarafa ve büyük miktarda harici belge akışına sahip şirketler, elektronik belge kullanımına geçmeye karar veriyor. 6 Aralık 2011 tarihli ve 402-FZ sayılı Federal Kanun, bundan sonra 402-FZ sayılı Kanun olarak anılacaktır). Bu nedenle, eğer bir şirket elektronik belge yönetimi ve elektronik raporlama sistemi uygulamaya karar verirse, bu sistemin muhasebe politikalarına yansıtılması gerekir. Aynı zamanda, aşağıdakileri düzeltmek önemlidir: - elektronik belge akışının hacmi; - elektronik belgelerin formatları; - elektronik raporlamayı saklama prosedürü; - şirketin elektronik belgeler yerine belgeleri kağıt üzerinde hazırladığı durumlar. 2. Federal Vergi Hizmetinin Güven Ağına dahil olan elektronik belge yönetimi operatörlerinin listesi Federal Vergi Hizmeti web sitesinde yayınlanmaktadır. Operatör seçerken hangi kriterleri aramalısınız? IV. Murashkintsev: Kural olarak, elektronik belge yönetimi operatörleri, test modunda çeşitli karşı taraflarla elektronik belge alışverişi yapma fırsatı sağlar. Böyle bir "deneme işlemi" sırasında hangi arayüzün sizin için daha uygun olduğunu ve muhasebe programınızı operatörün belge yönetim sistemiyle birleştirmenin kolay olup olmayacağını anlayabileceksiniz. Karşı taraflarla (işlemler, faturalar, teslimat notları) elektronik belge akışı nasıl düzgün bir şekilde organize edilir ve belgelenir? Sözleşmeler bunu yansıtmalı mı?Karşı taraflarla elektronik belge yönetimine başlamak için, bu koşulu muhasebe politikasına yansıtmanız gerekir (6 Aralık 2011 tarihli ve 402-FZ sayılı Federal Kanunun 8. Maddesi). Aynı zamanda şunları da güvence altına alın: Elektronik belge akışının hacmi, Elektronik belge formatları, Bir şirketin elektronik belgeler yerine kağıt üzerinde belgeler hazırladığı durumlar. Elektronik belge yönetimine ilişkin muhasebe politikasının bir kısmı için aşağıya bakın. Madde 1 md. Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 169'u). Bu nedenle sözleşmelerin elektronik belge yönetimine ilişkin hükümleri yansıtması gerekmektedir. Karşı taraflarla birden fazla sözleşme imzalanmışsa, ayrı bir sözleşme yapılması daha uygundur. Taraflar herhangi bir biçimde elektronik belge alışverişi konusunda bir anlaşma yapabilirler. Anlaşmada (veya sözleşmede) örneğin şunu belirtebilirsiniz: taraflar faturaları, işlemleri, teslimat notlarını elektronik biçimde alışverişinde bulunurlar. Teknik araçlar ve yetenekler, elektronik belgeleri almanıza ve işlemenize olanak tanır. Faturaların, işlemlerin, irsaliyelerin elektronik biçimde değişimi, Rusya Maliye Bakanlığı'nın 25 Nisan 2011 tarihli Emri ile onaylanan Prosedürün tüm hükümlerine uygun olarak elektronik belge yönetimi operatörü Taxkom LLC aracılığıyla telekomünikasyon kanalları aracılığıyla gerçekleştirilir. .50n. Gerekçe formdan Sınırlı Sorumluluk Şirketi "Alfa" Muhasebe amaçlı muhasebe politikaları <...> Elektronik belge yönetimi 1. Ekonomik yaşamın gerçeklerini doğrulamak için, listesi bu emrin Ek 1'inde verilen birleşik belge formları kullanılır. 2. Tüm birincil belgeler elektronik biçimde derlenir. 3. TORG-12 formundaki faturaların ve iş (hizmetler) için kabul sertifikalarının elektronik değişimi, Rusya Federal Vergi Dairesi'nin 21 Mart 2012 tarih ve ММВ-7-6/172 sayılı emriyle onaylanan formatta gerçekleştirilir. . 4. Elektronik belgelerin karşı taraflarla değişimi, bir elektronik belge yönetimi operatörü aracılığıyla gerçekleştirilir. 5. Tüm birincil muhasebe belgeleri gelişmiş nitelikli imzayla imzalanır. 6. Birincil belgeleri imzalama hakkı, listesi bu siparişin Ek 2'sinde verilen çalışanlara açıktır. 7. Ana muhasebe belgeleri, bu belgelerin elektronik dijital imzasını oluşturmak için kullanılan imza anahtarı sertifikasıyla birlikte beş yıl süreyle saklanır. 8. Vergi müfettişliğinin talebi üzerine birincil belgeler aşağıdaki biçimde sunulur: <...> formdan ANLAŞMA faturaların elektronik ortamda karşılıklı olarak düzenlenmesi hakkında Moskova 17.06.2015 Limited Şirket "Üretim Şirketi "Usta"", baş muhasebeci V.K. Volkov, bir yandan vekaletname temelinde hareket ediyor ve bir yandan limited şirket "Ticaret Şirketi "Hermes"" baş muhasebeci A.S. tarafından temsil edilmektedir. Kondratyev ise vekaletname esasına göre hareket ederek aşağıdaki gibi bir anlaşma hazırlamıştır. Limited Şirket "Üretim Şirketi "Master" ve Limited Şirket "Ticaret Şirketi "Hermes" Anlaşmanın taraflarına elektronik biçimde gönderilen faturaların düzenlenmesine ilişkin karşılıklı anlaşmayı onaylayın. Teknik araçlar ve yetenekler, elektronik faturaları almanıza ve işlemenize olanak tanır. Elektronik biçimde fatura alışverişi, Rusya Maliye Bakanlığı'nın 25 Nisan 2011 tarih ve 50n sayılı Emri ile onaylanan Prosedürün tüm hükümlerine uygun olarak elektronik belge yönetimi operatörü Taxcom LLC aracılığıyla telekomünikasyon kanalları aracılığıyla gerçekleştirilir. Tarafların adresleri ve imzaları: Vergi incelikleri Vergi makamlarıyla sorun yaşamadan elektronik belge yönetimine geçiş için beş adım Birinci adım: karşı tarafla elektronik belge alışverişi yapma hakkına sahip olduğunuzdan emin olun Gönderenin ve muhatabın işlemin tarafları olarak belirlenebilmesi durumunda, şirketlerin TCS aracılığıyla elektronik belge alışverişi yapma hakkı vardır (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 434. maddesinin 2. fıkrası). Elektronik mesaj alışverişi, belge alışverişi olarak kabul edilir (27 Temmuz 2006 tarihli ve 149?FZ sayılı Federal Kanunun 11. Maddesinin 4. Bölümü “Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilginin Korunması Hakkında”). Elektronik belgeler elektronik imzayla imzalanır (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 160. maddesinin 2. fıkrası). Ayrıca, bir elektronik imzayla, bir kuruluş birden fazla elektronik belgeyi imzalama hakkına sahiptir (04/06/11 sayılı 63?FZ sayılı Federal Kanunun "Elektronik İmzalar Hakkında" 4. maddesi). Mahkemeler, elektronik “birincil” çıktıların ve elektronik biçimde alınan belgelerin yazılı kanıtlarını kabul eder (Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nun 75. maddesinin 3. fıkrası ve Rusya Federasyonu Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 71. maddesinin 1. fıkrası) (aşağıdaki kutuda daha fazlasını okuyun). E.rnk.ru'da okuyun Word formatındaki bir belge elektronik bir “birincil” belge değildir. Birincil elektronik belge, elektronik imza ile onaylanması durumunda şirketin masraflarını teyit eder. Tedarikçiden e-posta yoluyla alınan Word veya Excel formatında doldurulmuş bir belge delil teşkil etmez. Word formatındaki yazıların neden bilgilendirme amaçlı olduğu hakkında daha fazla bilgi için “Yıllık ikramiyelerin, elektronik belgelerin ve cezalardan kişisel gelir vergisinin maliyetleri hakkında” // RNA, 2015, No. 24 makalesini okuyun. İkinci adım: Karşı taraflarla elektronik belge yönetimine geçiş koşullarının tartışılması Ortaklar, bu konuda anlaşmaya varmaları halinde birbirlerine elektronik faturalar ve “birincil beyanlar” gönderme hakkına sahiptir (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 169. Maddesinin 1. Fıkrası). Alıcının elektronik belgeleri kabul etmemesi durumunda tedarikçinin faturaları ve "birincil belgeleri" kağıt üzerinde düzenlemesi gerekecektir. Taraflar herhangi bir biçimde elektronik belge alışverişi konusunda bir anlaşma yapabilirler. Özellikle, elektronik belge akışına ilişkin ayrı bir anlaşma hazırlayın (böyle bir anlaşmanın örneği, “Vergi kayıplarını önlemek için belgelerin elektronik değişimine ilişkin bir anlaşmaya dahil edilmesi gerekenler” makalesinde verilmiştir // RNA, 2014, Hayır 12), elektronik fatura kullanma hakkını onaylayan elektronik belge alışverişi yapın veya diğer işlemleri gerçekleştirin (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 01.08.11 tarih ve 03-07-09/26 tarihli mektubu). Üçüncü adım: elektronik imza alın Müfettişliklere ve fonlara elektronik ortamda rapor veren kuruluşların zaten bir elektronik imzası vardır. Diğer şirketlerin bunu kaydetmesi gerekecek. Şirketin resmi kurumlara sunduğu belgeler ve faturalar için nitelikli elektronik imza gerekmektedir. Kuruluş, karşı tarafa basit veya niteliksiz bir elektronik imzayla “ana belgeyi” imzalama hakkına sahiptir (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 02.06.15 tarih ve 03-01-13/01/31906 tarihli mektubu, ayrıca bkz. aşağıdaki tablo). Bu konuda karşı tarafla önceden anlaşmak daha güvenlidir (Rusya Federal Vergi Dairesi'nden 01/17/14 No. PA-4-6/489 tarihli ve Rusya Maliye Bakanlığı'ndan 05/05/15 No'lu mektuplar) 07-01-06/25701). Elektronik “birincil” mahkeme delil olarak kabul ediyor Şirketin bir EDF operatörü aracılığıyla gönderdiği kağıt belgelerin taranması elektronik imzayla onaylanır. Bu nedenle üzerlerine damga basılmasına gerek yoktur (Rusya Federal Vergi Dairesi'nin 23 Kasım 2015 tarih ve ED-4-2/20421 tarihli mektubu). Rusya Federal Vergi Servisi, talep üzerine müfettişliğe gönderilen belgelerle ilgili bu tür sonuçlara varmıştır. Departmanın mantığının karşı taraflarla elektronik belge akışını da kapsayacak şekilde genişletilebileceğine inanıyoruz. Dördüncü adım: bir elektronik belge yönetimi operatörü seçin Bir kuruluş halihazırda denetim kuruluna elektronik raporlar gönderiyorsa ve bir EDI operatörü aracılığıyla fon sağlıyorsa, aynı şirket aracılığıyla ortaklarla elektronik "birincil raporlar" alışverişinde bulunma hakkına sahiptir. EDF operatörünün seçimi şirketin olağan belge akışından, operatörün fiyatlandırma politikasından ve karşı taraf seçiminden etkilenir. Muhasebe yazılımıyla uyumlu EDF operatörleri, test modunda hizmetlerini tanımayı teklif ediyor. Bu, kuruluşun muhasebe programıyla uyumlu yazılıma sahip bir operatör seçmenize olanak tanır. Elektronik belgeleri tüm karşı taraflara aynı anda gönderebilme Bir kuruluş, tek bir operatör aracılığıyla hem devlet kurumlarıyla hem de karşı taraflarla belge alışverişinde bulunma hakkına sahiptir (daha fazlasını aşağıdaki kutuda bulabilirsiniz). Bu nedenle, bir şirket halihazırda denetim kuruluna raporlar sunuyorsa ve bir EDI operatörü aracılığıyla fon sağlıyorsa, ortaklarla elektronik etkileşime ilişkin anlaşmalar imzaladıktan sonra, aynı operatör aracılığıyla onlarla "birincil veri" alışverişinde bulunması faydalı olacaktır.
Sanat. 8 Kanun No. 402-FZ).
Madde 4
E.rnk.ru'da okuyun Faturaların elektronik ortamda değişimi nasıl yapılır? Rusya Maliye Bakanlığı, tüm prosedürün 23 maddede açıklandığı elektronik fatura alışverişi prosedürünü (25 Nisan 2011 tarih ve 50n sayılı emir) sıkı bir şekilde düzenlemektedir. Ancak elektronik fatura alışverişi ilk bakışta göründüğü kadar zor değildir. “Elektronik fatura göndermek göründüğü kadar zor değil” yazımızda bir muhasebecinin elektronik fatura düzenlerken ve alıcıya böyle bir belge gönderirken bilmesi gerekenlerin önemli olduğunu anlattık. Elektronik fatura alışverişi yalnızca EDI operatörü aracılığıyla mümkündür (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 25 Nisan 2011 No. 50n tarihli emriyle onaylanan, elektronik dijital imza kullanarak telekomünikasyon kanalları aracılığıyla elektronik biçimde fatura düzenleme ve alma prosedürü) . Ancak yasa, şirketlerin başka belge alışverişi yapması için bir EDF operatörüyle anlaşmasını zorunlu kılmıyor. Bir şirketin, belgeyi elektronik dijital imzayla onaylayarak ödeme için fatura veya e-posta yoluyla fatura gönderebileceği ortaya çıktı. 3. Elektronik belgenin imzalanma yönteminin yansıması, onun hukuki gücünü belirleyecektir. Çeşitli elektronik imza türleri vardır - basit, gelişmiş niteliksiz ve gelişmiş nitelikli (04/06/11 No. 63-FZ Federal Kanununun 2. Maddesi “Elektronik İmza Hakkında”). Rusya Maliye Bakanlığı'na göre, vergi amaçlı ticari bir işlemin varlığının, geliştirilmiş nitelikli elektronik imzayla imzalanan bir elektronik belge ile teyit edilmesi mümkündür. Basit veya geliştirilmiş vasıfsız imzayla imzalanan bir belge, yalnızca kanunla belirlenen durumda (04/12/13 tarih ve 03-03-07/12250 tarihli mektup) kağıda el yazısı imzalı bir belgenin benzeri olarak kabul edilebilir. ). Basit veya geliştirilmiş vasıfsız imzayla imzalanan bir belgenin şirketin masraflarını teyit etmeyeceği ortaya çıktı (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 23 Ocak 2013 tarih ve 03-03-06/1/24 tarih ve 25 Aralık tarihli mektupları, 2012 Sayılı 03-03-06/2/139 ve 12/20/12 Sayılı 03-03-06/1/710). Ancak hiçbir yerde karşı tarafın bu rızayı hangi biçimde ifade etmesi gerektiği belirtilmez. Rusya Maliye Bakanlığı yetkilileri, 1 Ağustos 2011 tarih ve 03-07-09/26 sayılı yazıyla bu konuya açıklık getirdi. Onlara göre, taraflar basitçe belge alışverişinde bulunabilirler ve bundan her ikisinin de elektronik belge yönetimine geçmeyi kabul ettiği sonucu çıkar. Veya örneğin karşı tarafla yapılan ana sözleşmeye elektronik fatura değişimine ilişkin bir hüküm ekleyebilirsiniz. Doğru, şirketiniz onunla birkaç sözleşme imzaladıysa, ayrı bir sözleşme yapmak daha da uygundur. Aşağıda böyle bir belgenin örneğini yayınladık. Genel olarak kurallar, aynı anda birden fazla operatör aracılığıyla belge alışverişinde bulunmanıza izin verir. Ancak şu ana kadar özel operatörler arasında tam iletişim kurulamadı. Yani şu anda yalnızca sizin şirketinizle aynı operatörün hizmet verdiği şirketlerle telekomünikasyon kanalları aracılığıyla etkileşimde bulunabileceksiniz. Adım 2. Henüz bir dijital imza anahtarı sertifikasına sahip değilseniz, bir dijital imza anahtarı sertifikası alın Hiçbir faturanın onsuz yapamayacağı şey imzadır. Ve böyle bir belgenin elektronik versiyonunda yerini elektronik dijital imza (EDS) alır. Şirketiniz vergi dairesine elektronik ortamda bildirim yapıyorsa zaten imza anahtarı sertifikanız var demektir. Yeni bir tane satın almaya gerek yoktur. Sanal faturalar için aynı dijital imzayı kullanabilirsiniz. Elektronik belge yönetimiyle ilk kez karşılaşıyorsanız dijital imza için bir anahtar sertifikası satın almanız gerekir. Bu, herhangi bir sertifika merkezinde yapılabilir - bunların tam listesini Rusya Federal Vergi Servisi'nin resmi web sitesinde (www.nalog.ru) bulacaksınız. Sertifika, yöneticiye veya diğer yetkili çalışana, örneğin baş muhasebeciye verilir. Ancak ikinci durumda, ilgili emirde veya vekaletnamede imza hakkı sağlanmalıdır. Özel merkezde sizden bu tür belgelerin bir kopyası pasaportunuz (veya diğer kimlik belgeniz) ile birlikte istenecektir. Verilen dijital imzaların dahili muhasebesi için, atandıkları çalışanların listesinin onaylanmasını öneririz. Aşama 3. Elektronik belge yönetimine katılmak için telekom operatörünüze bir başvuru gönderin Yani karşı taraflarınızla bir anlaşmaya vardınız. Dijital imzanın anahtar sertifikası sizin elinizde. Şimdi bir operatör seçmeniz gerekiyor. Dikkatli olun: Seçtiğiniz şirket, güvenilir elektronik belge yönetimi operatörleri ağının bir parçası olmalıdır (20 Nisan 2012 tarihli, ММВ-7-6/253@ sayılı Rusya Federal Vergi Dairesi Emri). Listeleri www.nalog.ru web sitesinde yayınlanmaktadır. Vergi servisi her birine, elektronik olarak gönderilen bir belge için zorunlu bir gereklilik olan benzersiz bir tanımlayıcı atadı. TCS aracılığıyla fatura alışverişi yapmak üzere sisteme bağlanmak için özel bir iletişim operatörüne bir başvuru yazın. Genellikle kuruluşun adını, vergi kimlik numarasını, adresini, telefon numarasını ve imza anahtarı sertifikasının ayrıntılarını belirtmenizi gerektirir. Ayrıca elektronik imzanın sahibi ve şirketinizin kayıtlı olduğu müfettişlik hakkında bilgiler. Muhtemelen operatörden bir başvuru formu alabilirsiniz. Daha sonra geriye kalan tek şey telekom operatörüyle bir lisans sözleşmesi yapmaktır. Bunun yalnızca ana kuruluş tarafından yapılması gerekir. Ve sözleşmede elektronik değişim sistemine de kaydedilecek tüm bölümlerin zaten belirtilmesi gerekiyor. Sonuç olarak özel operatör size bir katılımcı kimliği verecektir. Bağlantı için gerekli erişim ayrıntılarını ve diğer verileri sağlayacaktır. Adım #4. Muhasebe politikanızda karşı taraflarla elektronik fatura değişimi prosedürünü oluşturun Karşı taraflarınızla elektronik olanlar da dahil olmak üzere fatura alışverişinde bulunduğunuz gerçeği muhasebe politikanızda belirtilmelidir. Ve orada sanal alışverişin sırasını düzeltin. Aşağıdaki tabloda, elektronik fatura kullanarak KDV indirimini güvenle talep edebilmeniz için sonuçta sahip olmanız gereken tüm belgeleri adlandırdık. Veya böyle bir faturanın düzenlendiğini doğrulamak için. Elektronik faturadaki hataların nasıl düzeltileceğini öğrenmek için okumaya devam edin. Tedarikçinin ve alıcının elektronik fatura düzenlendiğini teyit edecekleri belgeler
Adım 5. Sanal hesapların aktarılmasıyla ilgili maliyetleri göz önünde bulundurun Gelir verginizi hesaplarken elektronik belge yönetimi maliyetlerini de dikkate alabilirsiniz. Bu tür maliyetler ekonomik olarak haklıdır. Sonuçta şirket muhasebe departmanının çalışmasını bu şekilde optimize ediyor. Bağlantı ücretini üretim ve satışla ilgili diğer giderlerin bir parçası olarak yazın (Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 26. maddesi, 1. fıkrası, 264. maddesi). Üstelik lisans sözleşmesinin geçerlilik süresi boyunca tutarın silinmesi daha güvenlidir. Ancak Kanun'un 264. maddesinin 1. fıkrasının 25. bendi uyarınca abonelik ödemelerini silebilirsiniz. Sınırsız bir tarife kullanıyorsanız, yıllık hizmet maliyetini bir yıla yaymak yine daha iyidir. Faturaların "parça parça" aktarımı için ödeme yaparken, operatör tarafından hazırlanan kanunlara göre ay sonundaki maliyetleri hesaba katın. Vergi kayıplarını önlemek için elektronik belge değişim sözleşmesine neler dahil edilmelidir? Günümüzde giderek daha fazla şirket elektronik belge yönetimine geçiyor. 1. Anlaşmanın şeklinin muhasebe politikasında birleştirilmesi, şirketin elektronik ortamda evrak alışverişi yapma hakkını haklı çıkaracaktır. Elektronik belge yönetimi, şirketin iç belge akışı, muhasebesi ve raporlamasıyla ilişkilidir. Buna karşılık, muhasebe yöntemleri kümesinin muhasebe politikasında onaylanması gerekir (06.12.11 tarihli ve 402-FZ sayılı Federal Kanunun 8. Maddesi, bundan sonra 402-FZ sayılı Kanun olarak anılacaktır). Bu nedenle, eğer bir şirket elektronik belge yönetimi ve elektronik raporlama sistemi uygulamaya karar verirse, bu sistemin muhasebe politikalarına yansıtılması gerekir. Aşağıdakileri güvence altına almak önemlidir: - elektronik belge akışının hacmi; 2. Elektronik değişim yönteminin belirtilmesi, karşı taraflarla etkileşimde netlik sağlayacaktır Şirketler elektronik belge yönetimi prosedürünü ve yöntemini bağımsız olarak belirler. İki ana nüansı dikkate almak önemlidir. İlk olarak, anlaşmada elektronik belgelerin kağıt üzerinde çoğaltılıp kopyalanmadığı belirtilmelidir. Örneğin, bir şirket karşı tarafa elektronik olarak bir TTN gönderir ve bir süre sonra aynı belgeyi kağıt biçiminde gönderir (örneğin, karşı taraf elektronik belgeyi almamışsa). Belgelerin işlenmesine ilişkin bu prosedürün şu anda faturalar için sağlandığını lütfen unutmayın (katma değer vergisi hesaplamalarında kullanılan, alınan ve verilen faturaların günlüğünü tutmaya ilişkin Kuralların 4. maddesi, 26 Aralık tarihli Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi tarafından onaylanmıştır, 2011 Sayı 1137 “Katma değer vergisi hesaplamalarında kullanılan belgelerin doldurulmasına (sürdürülmesine) ilişkin formlar ve kurallar hakkında”). İkinci olarak, şirketlerin elektronik belgeleri doğrudan mı (özel programlar veya normal e-posta istemcileri kullanarak) yoksa bir elektronik belge yönetimi operatörüyle mi anlaşarak (daha fazlasını aşağıda okuyun) anlaşmada belirtmeniz önerilir. Popüler En son makaleler |
