Tiyatroda personel kayıtları nasıl tutulur? Bir işletmede İK kayıtlarına nereden başlamalı (nüanslar)? Personel belge grupları

Bir kuruluştaki tüm personel işlemlerini belgelemek için belirli bilgi ve beceriler gereklidir.

İşletmedeki ofis işleri, bağımsız olarak geliştirilen ve direktör tarafından onaylanan talimatlarla düzenlenir. Bu bir iç düzenleyici kanundur ve işletmenin tüm çalışanlarının buna uyması zorunludur. İK departmanı bunun uygulanmasını geliştirir ve izler.

Sevgili okuyucular! Makale yasal sorunları çözmenin tipik yollarından bahsediyor, ancak her durum bireyseldir. Nasıl olduğunu bilmek istersen sorununuzu tam olarak çözün- bir danışmanla iletişime geçin:

BAŞVURULAR VE ÇAĞRILAR HAFTANIN 7 GÜNÜ 24 SAAT KABUL EDİLİR.

Hızlıdır ve ÜCRETSİZ!

Kanun, çalışanın işverenle olan iş ilişkisinin tüm yönlerini belgeleyen birçok belgenin hazırlanmasını gerektirmektedir.

Deneyimli ve acemi personel memurlarının becerilerini geliştirmeleri gerekmektedir. Onlara yardımcı olmak amacıyla personel yönetimine ilişkin teorik derslerin sunulduğu internet siteleri oluşturulmuştur.

Personel kayıtları, personelin faaliyetlerini yansıtır ve emekli maaşlarının hesaplanmasında temel rol oynayan çalışanların hizmet süresini doğrular. Yönetim, işletmenin belgesel fonundan sorumludur.

Kağıt üzerinde kontrolün ana detayları

Personel kayıtlarının yetkili bir şekilde düzenlenmesi, düzenleyici çerçeve hakkında bilgi sahibi olmayı, değişikliklerini takip etmeyi ve kullanılan belge biçimlerine yönlendirmeyi gerektirir.

Hangi amaçla yapılıyor?

Personel kayıtlarının tutulmasına ilişkin prosedür kanunla düzenlenir. Açık büyük işletmeler kural olarak geniş bir kadroyla oluşturulur personel servisi. Çalışanları, ilgili belgeleri Rusya Federasyonu'nun düzenleyici çerçevesinin gereklerine uygun olarak hazırlamaktadır.

Belgeler birleşik bir forma sahip olabilir veya işletmede geliştirilebilir ve yerel kanunlarda onaylanabilir.

Personel kayıt yönetimi, personel muhasebesi, çalışma saatleri ve bordro hesaplamaları ile ilgili belgelerin geliştirilmesini ve saklanmasını amaçlayan bir faaliyettir.

Personel konuları aşağıdaki pozisyonları içermektedir:

• istihdam kaydı;
• işçilerin iç hareketi;
• işten çıkarılma;
• yönetici ve çalışanlar arasındaki ilişkilerin düzenlenmesi;
• emek sürecinin organizasyonu;
• diğerleri.

Personel kayıtlarının uygun şekilde düzenlenmesi bir takım sorunların çözülmesine yardımcı olur.

Ana hedefleri tabloda sunulmaktadır:

Personel çalışmalarının yönü	Gerçekleştirilen görevler
Muhasebe ve kontrol	resepsiyon, muhasebe, personelin işten çıkarılması.
Planlama ve düzenleme	İşçilerin seçimi, yer değiştirmesi ve adaptasyonu.
Raporlama ve analitik	çalışanları incelemek, işlerini değerlendirmek; analitik çalışma; rapor hazırlıyor.
Koordinasyon ve bilgilendirme	personelin hazırlanması, eğitimi ve yeniden eğitilmesi; çalışanların resmi ve kişisel konularda kabulü; işçilerden gelen yazılı talepleri işleme koymak; arşivleme ve referans faaliyetleri.
Organizasyonel ve metodolojik	çalışanların çalışmalarını belgelemek; departman personeli ile çalışmak; personel planlaması ve yönetimi.
Belgesel	kişisel dosyaların ve iş kayıtlarının tutulması; kişiselleştirilmiş muhasebe için siparişlerin ve evrakların hazırlanması; hastalık izninin, emeklilik sertifikalarının vb. kaydedilmesi.

Moskova'da ve diğerlerinde geniş bölgeler Rusya Federasyonu'nun ayrı bölümleri olan kuruluşları, personel kayıtlarını çevrimiçi olarak tutabilmektedir. Bu amaçla elektronik ortamda belge alışverişine olanak tanıyan uygun programlar geliştirilmiştir.

Yasal çerçeve

Personel kayıtlarının yönetimine ilişkin yasal dayanak, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nda yer almaktadır.

Bu aktivite bir dizi yönetmelikle düzenlenmektedir:

• Muhasebe ve ücretlendirmeye ilişkin birincil belgelerin doldurulması ve uygulanmasına ilişkin talimatlar (01/05/04 tarih ve 1 sayılı Devlet İstatistik Komitesi Kararı);
• birleşik belgeler ve bunların hazırlanmasına ilişkin gereklilikler (03.03.03 tarih ve 65 sayılı Gosstandart Kararnamesi);
• Standart ofis yönetimi talimatları federal organlar yürütme gücü(Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 08.11.05 tarih ve 536 sayılı Emri);
• Arşivlerin işleyişine ilişkin kurallar (Rosarkhiv Kurulu'nun 02/06/02 tarihli kararı);
• Federal yürütme makamları için ofis çalışma kuralları (Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 15 Haziran 2009 tarih ve 477 sayılı Kararı);
• Bilgi edinme, korunması ve korunmasına ilişkin kanun Bilişim teknolojisi 27 Temmuz 2006 tarihli No. 149-FZ;
• 02.05.06 tarih ve 59-FZ sayılı Rus vatandaşlarının itirazlarının değerlendirilmesine ilişkin Kanun;
• Kanunu devlet dili 01.06.05 tarihli RF No. 53-FZ;
• 22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ Sayılı Arşiv İşleri Kanunu;
• 29 Temmuz 2004 tarihli ve 98-FZ Sayılı Ticari Sırlara İlişkin Kanun;
• 22 Aralık 2003 tarih ve 117n numaralı çalışma kitaplarına ilişkin sipariş;
• 10.10.03 tarih ve 69 sayılı çalışma belgelerinin doldurulmasına ilişkin talimatların kabulüne ilişkin Karar;
• 16 Nisan 2003 tarih ve 225 sayılı çalışma kitapları hakkında karar;
• Rusya Federasyonu Silahlı Kuvvetleri Genelkurmay Başkanlığı'nın talimatları.

Zorunlu belgeler

Rusya Federasyonu İş Kanunu, kuruluşların bir dizi zorunlu yerel düzenleyici belgeyi içeren kendi yasal çerçevelerine sahip olmalarını zorunlu kılmaktadır.

Bunlar şunları içerir:

Kiralama	Ana kurucu belge. Belirtir yasal şekli işletmeler, kurucular, faaliyet alanı, yöneticiyi işe alma ve görevden alma prosedürü, yetkileri. Şirketin birçok iç düzenlemesi, Tüzük hükümleri esas alınarak hazırlanmıştır.
Çalışma yönetmelikleri (bundan sonra Kurallar olarak anılacaktır)	Bir belgenin varlığı Sanatta sağlanmıştır. 189, 190 Rusya Federasyonu İş Kanunu. Çalışanların işe alınması ve işten çıkarılması prosedürünü, sözleşmeye taraf olanların haklarını, yükümlülüklerini, çalışma ve dinlenme programlarını, teşvik ve ceza sistemini ve işletmedeki çalışma ilişkileriyle ilgili diğer konuları belirler. Kurallar yönetmen tarafından onaylanır. Kuruluşta sendika varsa belgenin kabulüne ilişkin görüşleri dikkate alınır. Personelin düzensiz çalışma saatlerinde çalıştığı kuruluşlarda ilgili pozisyon ve mesleklerin listesi bulunmalıdır. Kurallara ek olarak hazırlanmıştır.
Kişisel verilerin korunmasına ilişkin talimatlar	Sanat'a göre. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 87'si, işleme sırasında yerine getirilmesi gereken şartları belirler kişisel bilgiçalışanlara ilişkin, bunların korunmasının, kullanılmasının, saklanmasının sağlanması. Bireysel bir çalışan hakkındaki bilgiler kişisel olarak kabul edilir, işverenin ihtiyaç duyduğuçalışma ilişkileri için. Çalışanlar, verilerinin işlenmesi prosedürünü tanımlayan belgelere aşina olmalıdır.
İşgücü korumasına ilişkin düzenlemeler	İK departmanında yer almaktadır. Her çalışan belgeye aşinadır. 50'den fazla çalışanı olan işletmelerin iş güvenliği uzmanı kadrosuna sahip olması gerekmektedir.
Vardiya programı	Vardiyalı çalışma düzenine sahip firmalarda kullanılır. Belge acildir ve işverenin takdirine bağlı olarak belirli bir süre geçerlidir.
Çalışma standartlarına ilişkin makaleler	Bir çalışan veya grup tarafından ürün üretmek (iş yapmak) ve bunlara dayalı çalışma standartlarını oluşturmak için gerekli zaman maliyetlerini yansıtırlar.

Düzenleyici kanunlar

Bir yönetici işe alındıktan sonra kuruluşun normal işleyişi için gerekli olan pozisyon sayısı belirlenir. Elde edilen rakamlar dikkate alındığında; üretim döngüsü ve işletmenin faaliyetlerinin diğer özellikleri hazırlanmaktadır.

Bir belge hazırlamak için genellikle birleşik bir form kullanılır. Örneği internetten ücretsiz olarak indirebilirsiniz. İşveren kendi takdirine bağlı olarak programı değiştirme hakkına sahiptir.

Belge, pozisyonları yöneticiden başlayıp destek personeliyle biten hiyerarşik sırayla listeliyor. Her biri için eyalet başına düşen birim sayısı, maaş ve ödenekler belirtilir.

Bir sonraki aşamada bir çalışma programı oluşturulur. Tüm çalışanların çalışma programlarını temsil eder. Vardiyaların olması durumunda detaylı vardiya programları oluşturulur. Belge, aşağıdaki gereksinimleri kısaca açıklamaktadır: dış görünüşçalışanlar, davranışlar, günlük rutin vb.

Daha sonra iş sözleşmesinin formu geliştirilir. Bu durumda, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun temel normları ve şirketin iç düzenleyici belgeleri dikkate alınmalıdır. Bir iş sözleşmesi genellikle kuruluşun avukatı veya dışarıdan biri tarafından hazırlanır.

Belge aşağıdaki öğeleri içermelidir:

• tüzel kişi hakkında bilgi: yöneticinin adı, adresi, telefon numarası, tam adı ve pozisyonu;
• çalışan pasaportu ayrıntıları;
• çalışanın pozisyonu, sözleşme türleri (sürekli veya sabit süreli) ve işyeri (ana veya ek);
• bu pozisyona ilişkin talimatlara atıfta bulunarak ana sorumlulukların bir listesi;
• ücretler, ek ödemeler, sosyal haklar, tatiller hakkında bilgi;
• çalışma programı, fazla mesai ödemesi;
• sözleşmenin feshi nedenleri ve diğer koşullar;
• tarafların imzaları ve detayları, işletmenin mührü.

İK görevlilerinin çalışmalarını kontrol etmek ve optimize etmek için yönetim, iç veya bağımsız bir denetim yapabilir. Bu, personelden kaynaklanan idari ceza, anlaşmazlık ve şikayet riskinin azaltılmasına yardımcı olur.

İK kayıtlarını sıfırdan düzenlemenin aşamaları

Personel kayıtları oluşturmak için aşağıdaki adım adım talimatları kullanmak uygundur:

Gerekli hazırlık	Personel hizmetini düzenlemek için öncelikle mobilya, ofis ekipmanı, kırtasiye vb. Satın almanız gerekir. Kesinlikle "1C: ZUP" gibi bir personel programına ve yasal bir referans sistemine ihtiyacınız olacaktır. Bu sayede departman çalışanları mevzuattaki son değişiklikleri takip edecek ve gerekli belgelere ulaşabilecek. İşi ve önemli belgeleri saklamak için bir kasaya ihtiyaç vardır.
Yönetici kaydı	Bir direktör herhangi bir şirketin icra memurudur. Belgeleri imzalıyor. Ona tam yetki vermek için bir iş sözleşmesi kapsamında işe alınır. Kendisini atadığı ilgili bir emir çıkarılır.
Personel işlerinden sorumlu bir kişinin atanması	İÇİNDE küçük şirket Bu işlevler bir yönetici tarafından gerçekleştirilebilir. Bireysel bir çalışanın ofis işi yapması durumunda, onunla bir iş sözleşmesi yapılır. Buna dayanarak bir sipariş hazırlanıyor. Görevlerin daha önce işe alınan çalışanlardan birine devredilmesi durumunda ek bir sözleşme ve emir düzenlenir.
İç eylemlerin hazırlanması	Yönetmen tarafından imzalanır ve siparişlerle birlikte özel bir klasörde saklanır. Yerel belgeler yukarıda listelenen belgeleri içerir (“Düzenleyici Kanunlar” bölümü).
Personel alımının dokümantasyonu	Her çalışan için, verileri ve iş faaliyetleriyle ilgili tüm belgeleri (iş sözleşmesi, iş emri, kişisel kart) doldurmak için bir klasör oluşturmalısınız.
Çalışma kitaplarının doldurulması	Kabul, transfer, teşvik vb. kayıtları bu çalışan belgelerinde yapılır. Daha önce hiç çalışmamış bir çalışan için işverenin yeni bir kayıt defteri açması gerekmektedir. İşçi kayıtları ve kayıt defterleri ofis malzemeleri departmanlarında mevcuttur. Bu kağıtlar bir kasada saklanmalıdır.

Bu talimat bu konuda tecrübesi olmayan çaydanlıklar için de uygundur.

Kayıtlar nasıl tutulur?

Kayıtları korumak için belge akışını uygun şekilde düzenlemeniz gerekir.

Bunu yapmak için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

• bir iç düzenleyici çerçeve geliştirmek;
• her personel birimi için bir personel masası hazırlamak;
• personel düzenlemeleri yapmak;
• iş sözleşmeleri hazırlamak;
• personel için formlar geliştirmek;
• T-2 kartlarını verin;
• çalışanlar için başvuru formlarını onaylamak;
• iç siparişleri hazırlamak.

Tüm personel eylemleri onaylanmalıdır. Listeleri yönetmelikte sabittir.

Ek noktalar

Sıfırdan personel muhasebesi, personelin işe alınmasıyla başlar. Başvuru sahiplerinin iş için doğru şekilde kaydedilmesi ve gerekli belgelerin hazırlanması önemlidir.

Personel ve tatiller

Bir işletmede bulunması gereken zorunlu standart belgelerden biri personel tablosudur (T-3 formu).

• yapısal birimlerin ve konumların listesi;
• her pozisyon için personel birimi sayısı;
• maaşlar, pozisyona göre ödenekler;
• kuruluşun maaş fonu.

Bölümler, kuruluşun işleyişi açısından önem derecelerine göre belgede belirtilir. Bunların içinde çalışan pozisyonları da önem sırasına göre listelenmelidir. İş sözleşmelerindeki ve personel programlarındaki iş unvanları eşleşmelidir.

Kadro düzenlemesi, çalışanların tam adlarının pozisyonlarına uygun olarak girildiği bir çizelge şeklidir.

Tatil programı (T-7 formu) provizyon zamanı hakkındaki bilgileri yansıtır yıllık izin tüm çalışanlara. Bir yıl boyunca derlendi. Sendika organıyla mutabakata varılarak müdür tarafından onaylanır. Belgenin yeni yıldan en az 2 hafta önce tamamlanması gerekmektedir. İçerilen veriler hem çalışanlar hem de işverenler için bağlayıcıdır. Yararlanıcılar için istisna geçerlidir.

Program aşağıdaki ayrıntıları içerir:

• Bölüm Adı;
• İş unvanı;
• İşçinin tam adı ve personel numarası;
• tatil günlerinin sayısı;
• plan ve gerçekleşene göre tatile çıkma tarihleri;
• tatili yeniden planlamanın nedeni, tahmini tarih.

Tatilden 2 hafta önce bu durum çalışana bildirilir. Çalışanın imzaya aşina olduğu bir emir verilir. Kasım ayında, tüm departman başkanlarının tatil programlarını 1 Aralık'a kadar muhasebe departmanına bildirmelerini zorunlu kılan bir talimat hazırlayabilirsiniz. Bu, genel programın hazırlanmasını kolaylaştıracaktır.

Çalışan kaydı

Bir kuruluşun tam teşekküllü çalışması çalışanların işe alınmasıyla başlar. Boş kontenjanların doldurulması evraklarla birlikte yapılır.

Çalışanları işe alırken İK görevlisinin sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

• başvuru sahibinin başvurusunun özel bir dergiye kaydedilmesi;
• yeni gelenleri güncel talimatlar ve yerel düzenlemelerle tanıştırmak;
• bir iş sözleşmesi hazırlamak ve taraflarca imzalanmasını izlemek;
• sözleşmenin bir kopyasını çalışana vermek ve kuruluşun antetli kağıdına bununla ilgili bir not koymak;
• siparişin muhasebe defterine uygulanması ve kaydedilmesi;
• kişisel kartın doldurulması, belgelerin dosyaya doldurulması (başvurular, kişisel evrakların kopyaları, siparişler, sözleşmeler);
• çalışanın maaşını hesaplamak için belgelerin muhasebeciye aktarılması.

Personel kayıtları yönetim sistemi oluştururken öncelikle hangi belgelerin hazırlanması gerektiğine ve hangilerinin belirli bir faaliyet alanı için gerekli olduğuna karar vermelisiniz.

Gerekli belgeler şunları içerir:

• personel siparişleri (kabul, transfer vb.);
• personel siparişleri (tatiller, ikramiyeler, iş gezileri vb. için);
• T-2 kartları;
• iş gücü;
• anlaşmalar;

Gerekli diğer evraklar arasında şunlar yer alıyor:

• personel programı;
• Uzatma konumu;
• seyahat Günlüğü;
• iç sıra kuralları;
• diğerleri.

İş tanımlarını ve toplu sözleşmeyi sürdürmek gerekli değildir, ancak hemen hemen her işveren bu belgelere sahiptir.

Zorunlu belgelerin listesini oluşturduktan sonra yasal belgeleri incelemelisiniz. Bunlara dayanarak başka belgelerin geliştirilmesi gerekiyor. Listeleri tüzel kişiliğin faaliyetlerinin niteliğine ve çalışma koşullarının özelliklerine bağlıdır. Örneğin, çalışanlara üniforma ve KKD sağlanması gerekiyorsa bunların verilmesine ilişkin prosedür, zamanlama ve hangi çalışanların bunlara ihtiyacı olduğuna ilişkin bir talimat hazırlamak gerekir.

Özel koşullarda çalışmaya ilişkin tazminatlar ve sosyal yardımlar belgelenmelidir: tehlikeli endüstrilerde, düzensiz çalışma saatlerinde, gece çalışmalarında vb. Daha sonra, personel kayıtlarının yönetimine ilişkin Yönetmelik hazırlanır. Kuruluşun çalışması için gerekli kağıtların listesini, bunların yürütülmesi ve saklanmasına ilişkin prosedürü yansıtır.

Mevzuat böyle bir Yönetmeliğin geliştirilmesini zorunlu kılmamaktadır ancak personel memurlarının işlerini önemli ölçüde kolaylaştıracaktır. Bir direktör önce yeni bir organizasyonda çalışmak üzere işe alınır, ardından personelin geri kalanını işe alır.

Gerekli pozisyonların bileşimi ve sayısı personel tablosuna yansıtılır. Çalışma kuralları tüm çalışma programlarını, çalışanlara yönelik gereksinimleri vb. yansıtır. Rusya Federasyonu İş Kanunu normlarına dayanarak standart bir iş sözleşmesi geliştirildi.

Muhasebe günlüklerini kullanmadan önce hazırlanmaları gerekir: sayfalar numaralandırılmalı, dikilmeli ve mühürlenmelidir. Firmware'in son sayfasına bir parça kağıt yapıştırılmıştır. Üzerinde sayfa sayısı belirtilir, yönetici veya icra memuru imzalar ve mühür vurulur. Derginin ilk sayfasına kuruluşun adı ve bakımının başlangıç ​​tarihi yazılır.

Personel kayıt belgelerinden en önemlilerinden biri çalışma kitabıdır. Bunları sürdürmek için emir, bunları dolduran ve güvenliklerinden sorumlu olan sorumlu bir kişiyi atar.

SSS

Personel kayıtlarının organizasyonunun belirli incelikleri ve nüansları vardır:

Kurtarma prosedürü	Prosedür mevzuata yansıtılmamıştır. Genellikle aşağıdaki adımlardan oluşur: Mevcut standartların incelenmesi. Gerekli evrak listesinin belirlenmesi. Planlama daha fazla çalışma kuruluşlar. Dokümanlardan sorumlu kişilerin belirlenmesi. Formasyon personel masası. Çalışanların işe alımlarının, hareketlerinin, personel değişikliklerinin, işten çıkarılmalarının doğruluğunun kontrol edilmesi. İşletmedeki çalışma rejiminin yasallığının belirlenmesi.
İşe alınan çalışanlara sahip bireysel girişimcilerin özellikleri	Bir girişimci personeli standart bir senaryoya göre işe alır. Sözleşme birkaç aşamada sonuçlandırılır: Gerekli evrakların alınması. Bir başvuru formunun doldurulması. Bir anlaşmanın hazırlanması ve imzalanması. Kabul için bir siparişin oluşturulması. T-2 kartının oluşturulması. İşgücü kaydına giriş yapmak. İngilizce bilen vatandaşların istihdamının kendine has özellikleri vardır.
Küçük bir işletmeyi yönetmek	Bu organizasyonlarda personel sorunları yöneticinin kendisi veya özel bir departman tarafından ele alınabilmektedir. Bir işveren İK kayıtlarını dışarıdan temin edebilir. Tüm sorunlar üçüncü taraf uzman bir kuruluş tarafından çözülecektir. Kuruluş büyükse, yapısal birimlere ve büyük miktarda belgeye sahipse belge akışında zorluklar ortaya çıkar. Bu durumda evrakların teslimi kuryenin sorumluluğunda olabilir. Aynı zamanda, icracı kuruluşun temsilcileri genellikle müşterinin ofisini ziyaret etmez, yani. iş tamamen uzaktan yürütülür.
Mikro işletmeler için muhasebenin basitleştirilmesi	Tüm çalışma koşulları çalışanla yapılan bir anlaşmayla belirlenir. 2019 yılında bu şirketlerin yöneticileri ve bireysel girişimciler yerel düzenlemeleri yapmayı reddetme hakkına sahiptir. Mikro işletme statüsünün kaybedildiği tarihten itibaren 4 ay içerisinde yönetim, “geleneksel” personel dokümantasyonunu hazırlamakla yükümlüdür.

Bir LLC için sıfırdan personel belgeleri, kuruluşta kurulduğu andan itibaren hazırlanması gereken belirli bir belge listesidir. Bu listenin ne olduğunu, hangi evrakların yer aldığını ve nasıl tamamlanacağını yazımızda anlatacağız.

Sıfırdan personel belgeleri (muhasebe): türleri

Personel kayıtlarının yönetimi, personel belgelerinin muhafaza edilmesi, yani çalışan ile işveren arasındaki iş ilişkilerinin düzenlenmesi ve meşrulaştırılmasıdır. İşletmede belirtilen belgelerin muhafaza edilmesi, personel departmanına veya özel emirle yetkilendirilen ve bu alanda özel bilgiye sahip özel bir kişiye emanet edilir.

Aşağıdakilere genel olarak personel kayıtları denir:

1. İş sözleşmeleri, sözleşmeleri ve eklerini hazırlamak.
2. İşe alma veya işten çıkarma emirleri gibi çeşitli yönetim emirlerinin verilmesi ve kaydedilmesi.
3. Çalışanlar için kişisel kartların kaydı ve muhasebesi.
4. Zaman çizelgelerinin hazırlanması ve bakımı.
5. Aşağıdakileri içeren çeşitli dokümantasyonun hazırlanması ve bakımı Genel bilgiörneğin günlükler, kayıtlar.

İşletmede personel belgelerinin hazırlanmasına doğru bir şekilde başlamak için, öncelikle işletmede olması gereken diğer belgelere aşina olmanız gerekir. Bunlar şunları içerir:

1. Bir işletmenin oluşturulduğunu belirten karar veya protokol.
2. LLC Şartı.
3. Çözüm, bültenler LLC'nin faaliyetleri üzerinde kontrol sahibi olan organlar.
4. LLC kaydının gerçeğini doğrulayan belgeler.
5. Belirtilen LLC'nin bir mülke sahip olduğunu doğrulayan belgeler.
6. Şube ve bölümlerin oluşturulmasına ilişkin düzenlemeler.
7. Bağlı kuruluşların listesi.
8. Protokoller, LLC'nin kurucularının (katılımcıların) kararları.

Temel belgelere aşinalık, İK görevlisine hazırlanması gereken belirli belgeler hakkında fikir verecektir.

Personel belge türleri

Personel belgeleri genellikle iki gruba ayrılır:

1. Temel amacı şirketteki çalışma koşullarının yanı sıra personel yönetimi yöntemlerini (örneğin yapısal bir birime ilişkin düzenlemeler, iç çalışma düzenlemeleri) düzenlemek olan belgeler.
2. İşletme personelinin muhasebesini amaçlayan belgeler, örneğin işe alma emirleri, tatil verme, iş gezilerine gönderme vb.

Başka bir sınıflandırma personel belgeleri aşağıdaki alt gruplara ayrılmalarını içerir:

1. İşletmenin işgücü faaliyetlerini düzenleyen belgeler:
   • iş sözleşmesi;
   • iş sözleşmesinin ekleri;
   • istihdam geçmişi;
   • çalışanın kişisel dosyası;
   • diğer belgeler.
2. İdari nitelikteki belgeler. Bu, personel siparişlerini ve diğer talimatları içerebilir. Bu evrakların nasıl hazırlanacağını “Personel emirleri – nedir bu emirler?” yazımızdan öğrenebilirsiniz.
3. Dahili resmi yazışmalar.
4. Muhasebe ve kayıtla ilgili çeşitli belgeler, örneğin personel siparişlerinin kayıtları. Kayıt kurallarını “Personel sicilinin nasıl düzgün bir şekilde tutulacağı” makalesinden öğrenebilirsiniz.
5. Bilgilendirici ve muhasebe bilgilerini içeren belgeler, örneğin bir zaman çizelgesi.

Personel kayıtları için gerekli belgeler: grup 1

Birinci gruba ilişkin belgelerin listesi (işgücü faaliyetinin düzenlenmesi):

1. Çalışma kitaplarının muhasebe formları ve bunlara ilişkin ekler dergisi. Bu konuda daha fazla bilgiyi “Çalışma kayıt defterini doldurma örneği - indirme” makalesinden öğrenebilirsiniz.
2. İç çalışma düzenlemeleri (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 189, 190. Maddeleri).
3. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin düzenlemeler (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 87, 88. Maddeleri).
4. Siparişler ve yerel bilgi formları düzenlemeler, talimatlar vb.
5. Çeşitli muhasebe dergileri, örneğin iş sözleşmeleri dergisi veya çalışma kitaplarının hareketi.
6. İşyerlerinin özel değerlendirilmesine ilişkin belgeler.
7. İş güvenliği ile ilgili belgeler. Buna çeşitli talimatlar, düzenlemeler, ilgili kanunlar ve emirler dahildir.

Personel kayıtları için gerekli belgeler: grup 2

LLC personelinin muhasebesinden sorumlu ikinci grup aşağıdaki belgeleri içerir:

1. İstihdam geçmişi. Tasarımı “2016 yılında bir çalışma kitabını doldurma örneği” makalesinde anlatılmıştır.
2. Personel programı. Bunu nasıl hazırlayacağınızı “2015 yılında bir LLC için personel tablosunun hazırlanması (örnek)” makalesinden öğrenebilirsiniz.
3. T-2 formundaki çalışanlar için kişisel kartlar.
4. Tatil programı. Bunları verme prosedürünü “İş Kanunu uyarınca izin verme prosedürü” makalesinden öğrenebilirsiniz.
5. Ekleri ile iş sözleşmeleri. Bir iş sözleşmesi imzalama prosedürü makalede açıklanmaktadır.
6. Direktifler ve emirlerin yanı sıra bunları destekleyen notlar, kanunlar vb. belgeler.

Belgeleri sıfırdan hazırlıyoruz

Bir işletmede personel belgelerini sıfırdan düzgün bir şekilde hazırlamaya başlamak için aşağıdaki adımları tamamlamanız gerekir:

1. Gerekli literatürün yanı sıra stoklayın referans malzemeleri bazı personel belgelerinin hazırlanmasını büyük ölçüde kolaylaştıracak. Çeşitli hukuk sistemleri bu konuda yardımcı olabilir.
2. LLC'nin sözleşme belgelerini inceleyin.
3. Faaliyetlerinin özelliklerini dikkate alarak işletmede bulunması gereken belgelerin bir listesini belirleyin ve derleyin.
4. Şirket katılımcılarının LLC'nin yöneticisi ile bir iş sözleşmesi yapma kararına dayanarak.
5. Bir personel programı oluşturun. Bunu nasıl yapacağınızı “2016'da bir LLC için personel masasının hazırlanması” makalesinden öğrenebilirsiniz.
6. Daha sonra yeni çalışanları kaydederken kullanılacak standart bir iş sözleşmesi formu geliştirin ve onaylayın. Sözleşme yapma prosedürünü “Rusya Federasyonu İş Kanunu uyarınca iş sözleşmesi imzalamaya ilişkin genel prosedür” makalesinde okuyabilirsiniz.
7. LLC'de çalışma kitaplarını kimin hazırlayacağı ve sürdüreceği sorununu çözün. Bunun nasıl yapıldığını “Çalışma kitaplarını doldurma ve sürdürme talimatları” makalesinden öğrenebilirsiniz.
8. LLC çalışanlarını uygun şekilde çalışmak üzere kaydedin. Bu durumda hangi belgelerin gerekli olduğu hakkında “İş başvurusunda hangi belgelere ihtiyaç vardır” makalesine bakın.

Mikro işletmeler için personel kayıtlarının özellikleri

Mikro işletmenin kavramı ve durumu “Küçük ve orta ölçekli işletmelerin geliştirilmesine ilişkin kanunda açıklanmıştır. Rusya Federasyonu» 24 Temmuz 2007 tarih ve 209-FZ sayılı.

Bu yasaya göre bir mikro işletme aşağıdaki karakteristik özelliklere sahiptir:

1. Çalışan sayısı 15 kişiye kadardır (24 Temmuz 2007 tarihli ve 209-FZ sayılı Kanunun 4. Maddesinin 2. Bölümü).
2. Böyle bir işletmenin her türlü faaliyetinden elde edilen gelir 120 milyon rubleyi geçmiyor. (madde 1, bölüm 1.1, 24 Temmuz 2007 tarih ve 209-FZ sayılı kanunun 4. maddesi).

Rusya Federasyonu İş Kanunu'na Ch. Küçük işletmelerin ve mikro işletmelerin emeğini düzenleme özelliklerini içeren 48.1 (“İşverenler için çalışan kişilerin emeğini düzenleme özelliklerine ilişkin Rusya Federasyonu İş Kanunu'nda değişiklik yapılmasına ilişkin yasa - küçük işletmeler) 07/03/2016 tarih ve 348-FZ sayılı mikro işletmeler olarak sınıflandırılmıştır). 01/01/2017 tarihinde yürürlüğe giriyor.

Dolayısıyla, bu bölümün şartları uyarınca, mikro işletmeler aşağıdaki personel belgelerini vermeyi reddetme hakkına sahip olacaktır (3 Temmuz 2016 tarihli ve 348-FZ sayılı Kanun'un 309.2. Maddesi):

1. Vardiya programı.
2. Ücretlere ilişkin düzenlemeler.
3. İç işgücü düzenlemeleri.
4. Bonuslara ilişkin düzenlemeler.

Aynı zamanda işveren, diğer kuruluşlarda belirtilen yerel düzenleyici yasal düzenlemelerle düzenlenen belirli koşulları iş sözleşmesine dahil etmekle yükümlü olacaktır. 01.01.2017 tarihinden itibaren mikro işletmelerin, 27.08.2016 tarih ve 858 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan biçimde iş sözleşmeleri yapması gerekecektir.

Belirli koşullar altında zorunlu hale gelen belgelerin listesi

Bir LLC'de belirli koşulların karşılanması durumunda bazı personel ve muhasebe belgeleri zorunlu hale gelebilir, örneğin:

1. Toplu iş sözleşmesi. İş ilişkisinin taraflarından en az birinin karara bağlanması konusunda irade beyanı olması durumunda zorunlu hale gelebilir. Madde “Toplu sözleşme – zorunlu mu değil mi?” /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ bu sorunu anlamanıza yardımcı olacaktır.
2. Bonus prosedürüne ilişkin düzenlemeler. İş sözleşmesinin yanı sıra başka hiçbir kanunun ikramiye ve ek ödemeleri hesaplama prosedürüne ilişkin koşullar içermemesi zorunlu hale gelir.
3. Vardiya programı. Kuruluşun vardiyalı çalışması durumunda zorunlu hale gelir. Bu konuda daha fazla bilgiyi “Nedir?” başlıklı makaleden öğrenebilirsiniz. vardiyalı iş Rusya Federasyonu İş Kanunu'na göre çalışın.”(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
4. Ticari sırların saklanmasına ilişkin düzenlemeler. Çalışanla yapılan iş sözleşmesinde koşulların yanı sıra ticari sırda yer alan talimatlar listesinin belirtilmesi durumunda uygulanmalıdır.
5. Yabancı işçilere ilişkin belgeler ve bunların kabulüne ilişkin kurallar. Bu tür çalışanların bulunması halinde aşağıdaki belgelerin ibraz edilmesi gerekmektedir:
   • yabancı vatandaşla iş sözleşmesi yapılmasına ilişkin bildirim (Yasal Statü Hakkında Kanunun 13. maddesinin 8. maddesi) yabancı vatandaşlar Rusya Federasyonu'nda" 25 Temmuz 2002 tarih ve 115-FZ sayılı);
   • yerleşik formun çalışma kitabı (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 66. maddesinin 1. kısmı);
   • eğitim belgeleri;
   • böyle bir kişinin Rusya Federasyonu topraklarında varlığının yasallığını doğrulayan belgeler;
   • iş faaliyetlerinin yasallığını doğrulayan belgeler;
   • işletmenin faaliyetlerinin özellikleri nedeniyle gerekli olan diğer belgeler.

Bir LLC için personel belgelerinin sıfırdan hazırlanması, kurucu belgelerin yanı sıra kuruluşun yapmayı planladığı faaliyetlerin ve işe alınması planlanan işçi grubunun bir analizini gerektirir. 2017'den bu yana mikro işletmelerdeki personel kayıtları özellikle spesifik hale geldi.

Personel muhasebesi - herhangi bir işletmenin ofis çalışmalarının önemli bir bileşeni. Bu süreci organize etmenin incelikleri makalemizde tartışılacaktır.

2016'da bir işletmede İK kayıtlarına nereden başlanmalı (yasal çerçeve)

Personel muhasebesi Bir işletmede, bir yandan organizasyonun bir bütün olarak ekibin ve şirketin her personel biriminin çalışma hayatındaki ve faaliyetlerindeki tüm değişiklikleri ayrı ayrı belgeleme çalışmasını, diğer yandan doğrudan personel belge akışını temsil eder. . Organizasyonlar Personel kayıtları işletmeden önce aşinalık gelmelidir Yasama çerçevesi bu soru hakkında. Personel kayıtlarının yönetimi ile ilgili sadece yasaları değil aynı zamanda departman düzenlemelerini, emirlerini ve çeşitli GOST'ları da içerdiğinden oldukça fazla düzenlemenin bulunduğunu söylemek gerekir.

İlgili düzenleyici belgelerin yaklaşık listesi Personel kayıtları, aşağıdaki yasal işlemleri içerebilir:

1. Rusya Federasyonu İş Kanunu.
2. 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı “Muhasebe” Federal Kanunu (Madde 9, personel belgelerinin hazırlanması prosedüründen bahseder).
3. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı “Birleşik formların onaylanması üzerine…” Kararı.
4. Belgelerin işlenmesi prosedürünü tanımlayan GOST R 6.30-2003 (03.03.2003 No. 65-st tarihli Rusya Devlet Standardı Kararı ile onaylanmıştır).
5. Bir işletmede çalışma kitaplarının bakımı ve saklanmasına ilişkin gereklilikleri belirleyen 16 Nisan 2003 tarih ve 225 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararı.
6. Rusya Çalışma Bakanlığı'nın çalışma kitaplarının doldurulmasına ilişkin kurallara ilişkin 10 Ekim 2003 tarih ve 9 sayılı Kararı.
7. 22 Ekim 2004 tarih ve 125-FZ sayılı “Arşivleme Hakkında” Federal Kanunu ve 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı Emri, standart yönetim arşiv belgelerinin bir listesini ve saklama sürelerini tanımlar.
8. Rusya Sağlık ve Sosyal Kalkınma Bakanlığı'nın 26 Nisan 2011 tarih ve 347n sayılı hastalık izni formuna ilişkin Emri ve 29 Aralık 2006 tarih ve 255-FZ sayılı “Zorunlu Sosyal Sigorta Hakkında Kanun…” hastalık iznini doldurma ve doğum iznini kaydetme prosedürü.
9. İşletmelerde askeri kayıtların tutulmasına ilişkin metodolojik öneriler (11 Nisan 2008 tarihinde Rusya Federasyonu Silahlı Kuvvetleri Genelkurmay Başkanlığı tarafından onaylanmıştır).

Yeni bir organizasyonda (bir LLC'de) adım adım sıfırdan personel muhasebesi

Organizasyon Personel kayıtları diğer herhangi bir kuruluşta olduğu gibi yeni bir LLC'de aşağıdaki adımları içerebilir:

1. Yerel belgelerin onaylanması. Çalışma mevzuatının analizi, şirketin kabulü olmadan şirketin yapamayacağı bir dizi iç belgeyi tanımlamamıza olanak tanır. Bunlar şunları içerir:
   

   Her kuruluş, dahili belgelerin spesifik listesini bağımsız olarak belirler.

2. Birincil muhasebe belgelerinin standart formlarının geliştirilmesi ve onaylanması. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 tarih ve 1 sayılı bu konudaki gereklilikleri zorunlu olmamasına rağmen, bu belgenin normlarına uyulması tavsiye edilir.
3. Birincil muhasebe belgeleriyle ilgili olmayan diğer personel belgelerinin standart formlarının onaylanması.
4. Dergilerin ve kayıt defterlerinin geliştirilmesi ve onaylanması. Personel kayıtlarında 2016 yılında sağlık muayene tutanağının yanı sıra aşağıdaki defterlerin de tutulması gerekmektedir:
   
5. Kadro oluşumu.
6. Çalışanlar için standart bir iş sözleşmesinin ve ayrıca iş tanımlarının geliştirilmesi ve onaylanması.
7. Bakımından sorumlu bir kişinin atanması Personel kayıtlarıçalışma ekibinin üyesi.

Personel kayıt yönetiminin restorasyonu

Personel kayıtlarını sıfırdan düzenlemenin aksine belgelerde gerekli düzeni yeniden sağlamak, bir yandan daha basit bir süreçtir, çünkü birçok iş belgesi ve dergi zaten oluşturulmuştur, ancak diğer yandan Mevcut sistemdeki eksikliklerin tespit edilmesi gerekeceğinden daha karmaşıktır.

Haklarınızı bilmiyor musunuz?

Kayıp veya sistematik olmayan personel kayıtlarının kurtarılması birkaç aşamada gerçekleştirilmelidir:

1. Şirketteki mevcut personel dokümanlarının genel envanteri.
2. Gönderilen belgelerin kullanılabilirliğini ve eksiksizliğini kontrol etmek.
3. Çalışanlarla yapılan iş sözleşmelerinin analizi.
4. Personel tablosunun, içinde yansıtılan verilerin eksiksizliği açısından incelenmesi.
5. Çalışan çalışma kitaplarının kullanılabilirliğini ve yürütülmesini kontrol etmek.

Personel kayıtlarının geri yüklenmesi, personel belgelerinin envanteri sonucunda tespit edilen tüm boşlukların ve eksikliklerin giderilmesini gerektirir.

Personel kayıtlarının ayrı bir departmanda ve işe alınan çalışanları olan bireysel girişimciler için tutulması. Bu küçük işletmeler için geçerli mi?

Bazen bir şirketin organizasyon şekli, iş düzeniyle ilgili soruları gündeme getirebilir. Personel kayıtları. Bazı seçeneklere bakalım.

Bir işletmenin ayrı bir bölümünde personel kayıt yönetiminin organizasyonu, bu bölümün bir yandan yasal bağımsızlığa sahip olmaması, diğer yandan ise genellikle ana kuruluştan uzakta bulunması nedeniyle karmaşık hale gelebilir. bölge. Mevzuat, ayrı departmanlarda personel kayıtlarının yönetimi için ayrı normlar ve gereksinimler sağlamamaktadır, bu nedenle her işveren bu durumda işin nasıl organize edileceğini kendisi belirler. Tipik olarak aşağıdaki şemalardan biri kullanılır:

1. Merkezi. Bu seçenek, personel dokümantasyonu ile çalışma yetkisinin hem ana şirkete hem de şubeye hizmet veren tek bir departmana aktarılmasını içerir. Aynı bölgede ayrı bölümleri olan kuruluşlar için uygundur.
2. Merkezi olmayan. Bu durumda hem ana kuruluşta hem de şubelerde personel hizmetleri oluşturulur. Aynı zamanda, merkez ofis personel hizmetinin yetki ve sorumlulukları aynı şube hizmetlerinin yetkinliğinden biraz daha geniş olmasına rağmen, güvenilen bölüm içerisinde hemen hemen aynı işi gerçekleştirirler.
3. Karışık. Bu plan, hem ana şirkette hem de şubelerde devredilmiş sorumlulukların paylaştırıldığı personel hizmetlerinin oluşturulmasını içermektedir. Böylece kurum genelinde iş sözleşmelerini yalnızca merkez ofis düzenleyebiliyor, ancak şubelerin personel birimleri de dosya saklama veya ceza uygulama yetkisine sahip oluyor.

Bireysel girişimcilerden personel kayıtlarının tutulması ihtiyacına ilişkin çok sayıda soru ortaya çıkmaktadır. Kanun koyucunun bu konudaki görüşü açıktır: Bireysel bir girişimcinin en az bir çalışanı varsa, personel muhasebesi eksiksiz olarak gerçekleştirilmelidir.

Küçük işletmeler, kural olarak, kadroda profesyonel personel memurunun bulunmamasından endişe duymaktadır ancak bu durum, personel kayıtlarının tutulması ihtiyacını ortadan kaldırmamaktadır. Bu durumda personel memurunun görevleri, öncelikle personel kayıt yönetiminin özellikleri konusunda eğitilmesi gereken muhasebeciye, sekretere veya diğer çalışana verilir. özel kurslar veya seminerler.

Personel kayıtlarını tutmaya yönelik programlar - ücretsiz bir demo sürümünü indirin veya satın alın?

Şu anda birçok çevrimiçi kaynak şunları sunmaktadır: ücretsiz indir personel kayıtlarının tutulmasına yönelik programlar tüm personel kayıtlarını veya bir kısmını otomatikleştirmenize olanak tanır. Ancak, kural olarak, birkaç günlük (haftalar, aylarca) çalışma için tasarlanmış yalnızca demo sürümü ücretsizdir. Çalışmaya devam etmek için bir lisans, anahtar veya tam versiyon programlar.

Garip bir şekilde böyle bir reklam hamlesi, yalnızca ürünün satıcısı için değil, aynı zamanda tüketici için de faydalıdır, çünkü belirli bir işletme için en uygun programı seçmenize veya çalışma prensiplerini tanımanıza ve geliştirmenize olanak tanır. seninki. Sonuç olarak seçim, personel kayıt yönetimini otomatikleştirmeye karar veren işverene kalır. Aynı zamanda personel programının demo versiyonunda sürekli çalışarak tasarruf edemeyeceğinizi, otomasyon ürünlerinden birini seçerseniz er ya da geç mecbur kalacağınızı da aklınızda tutmanız gerekir. bir lisans veya tam sürüm satın alın.

Böylece İK kayıtlarını sıfırdan düzenleyerek, personel kayıtlarının tutulmasına yönelik bir program seçerken zaman ayırabilir ve ilk karşınıza çıkan ürünü satın almak zorunda kalmazsınız. Sonuçta, en uygun seçeneğin seçilmesi yalnızca İK yönetimini otomatikleştirmekle kalmayacak, aynı zamanda iş sürecini de önemli ölçüde kolaylaştıracaktır.

Muhasebenin yanı sıra Vergi muhasebesi herhangi bir tüzel kişiliğin veya bireysel girişimcinin (çalışanları varsa) personel kayıtlarını tutması gerekir. Bununla birlikte, uygulama, küçük kuruluşlardaki personel kayıtlarının ya tamamen bulunmadığını ya da yalnızca maaşların ödenmesi ve vergilerin hesaplanmasıyla ilgili kısmının mevcut olduğunu göstermektedir. Bu nedenle bu yazımızda her kuruluşun sahip olması gereken belirli bir asgari personel belgesinden bahsetmek istiyoruz.

Personel kayıtları nedir? Buna kim liderlik etmeli?

Personel muhasebesi nedir? Tek bir tanımı yoktur ancak basit anlamda çalışanlara ilişkin belgelerin kayıt altına alınmasıdır diyebiliriz. Yani, iş ilişkilerinin resmileştirilmesi (işe alma, işten çıkarma vb.) ve çalışanların emeğinin organizasyonu (iç çalışma düzenlemeleri, ikramiye düzenlemeleri vb.) ile şu veya bu şekilde bağlantılı olan tüm belgeler personel kayıtlarıdır.

Organizasyonda bunu kim yapmalı? Bu genellikle küçük işletmeler için hassas bir noktadır. Personel kayıtlarının eksiksiz ve "gösteri amaçlı olmayan" tutulması çok zor bir konu olduğundan, bu konu özel olarak eğitilmiş bir kişi - personel departmanında uzman (başka bir deyişle personel memuru) tarafından ele alınmalıdır. Ancak bir kuruluşun yöneticisini işe almaya motive etmek özel kişi Personeli takip etmek çok zor olabilir. Öte yandan küçük bir şirkette bireysel bir uzmana yetecek kadar iş yoktur. Dolayısıyla bu genellikle şirketin baş muhasebecisi ve yöneticisi tarafından yapılır.

Buna göre, personel kayıtlarının yalnızca bir kısmında tutulduğu bir durum ortaya çıkıyor: yönetici bir çalışanı işe alıyor, baş muhasebeci maaşını hesaplıyor. Bu kadar. İşverenin yukarıda sıralananlardan çok daha fazla sorumluluğu olmasına rağmen. İşçi ile işveren arasındaki ilişkiyi düzenleyen temel kanun İş Kanunu Rusya Federasyonu (TC RF). Personel kayıtları alanında işverenin hak ve yükümlülüklerini belirleyen kişidir.

Minimum belge seti

Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun çeşitli maddeleri, herhangi bir kuruluşta olması gereken pek çok personel belgesini tanımlamaktadır. Bu belgeleri hazırlama prosedürüne değinmeyeceğiz, ancak yalnızca işletmede bulunması gereken (saklanması gereken) belgelerin bir listesini bazı yorumlarla birlikte sunacağız. Bu yüzden:

1. İş sözleşmesi. İş sözleşmesinin temeli olduğundan, her çalışanla (kuruluşun yöneticisi dahil) bir iş sözleşmesi imzalanmalıdır. iş ilişkileri.
2. İş sözleşmesine ek anlaşmalar. İş sözleşmesinin şartları değişirse, tüm değişiklikler ek belgeler şeklinde resmileştirilmelidir. iş sözleşmesine ilişkin anlaşmalar.
3. İş tanımı. Çalışanın bu pozisyonda ne yapması gerektiğini, haklarını ve sorumluluklarını açıklar. İş sözleşmesine dahil edilebilir ve sonrasında ayrı bir belgeye gerek duyulmaz.
4. İstihdam geçmişi. Bir çalışanı işe alırken işveren ondan almalıdır çalışma kitabı, içine uygun bir giriş yapın ve buna göre saklayın. İşten çıkarılma durumunda çalışma kitabı çalışana iade edilir.
5. Çalışma kitabı formlarının ve bunların içindeki eklerin kaydedilmesine ilişkin makbuz ve harcama defteri ile çalışma kitaplarının ve bunların içindeki eklerin hareketlerinin kaydedilmesine ilişkin kitap, işveren tarafından tutulan çalışma kitaplarının kaydedilmesi için zorunlu belgelerdir.
6. Personel programı. Çalışanların işe alınacağı pozisyonlar ve işler, personel tablosu esas alınarak belirlenir.
7. Tatil programı. Her işletmede olması gerekir. Genellikle yıl sonunda bir sonraki yıl için derlenir.
8. Zaman planı. İşverenin, çalışanın çalıştığı süreyi dikkate aldığı onaylanmış bir formun zorunlu bir belgesi. Her çalışan için gerçekleştirilir.
9. Ödeme makbuzu. Ödeme gününde her çalışana verilir ücretler. Onaylanmış bir form yoktur ancak maaş bordrosunun içeriğine ilişkin zorunlu gereklilikler vardır.
10. Çalışanın kişisel kartı. İçine girilir full bilgiçalışan hakkında. Onaylanmış kişisel kart formu bulunmaktadır. Her çalışan için gerçekleştirilir.
11. İç Çalışma Düzenlemeleri (ILR). Adından da anlaşılacağı gibi iç çalışma düzenlemelerini belirleyen zorunlu bir belge. Çalışanların buna aşina olması gerekir.
12. Kişisel Verilerin Korunması Yönetmeliği (KVKK). İşverenin kişisel verilerin işlenmesi prosedürünü düzenlediği zorunlu bir belge. PPPD, PVTR'ye dahil edilebilir ve ayrı bir belgeye gerek kalmaz. Çalışanların buna aşina olması gerekir.
13. Ücret ve ikramiyelere ilişkin düzenlemeler. açıklayan bir belge olası yollar ikramiyeler ve ek ödemeler. PVTR'ye dahil edilebilir ve sonrasında ayrı bir belgeye gerek kalmaz. Çalışanların buna aşina olması gerekir.
14. Yetkiyi doğrulayan belgeler. Personel belgelerinin yönetici tarafından değil, özel yetkili bir kişi tarafından imzalanması durumunda vekaletname.
15. İlgili siparişler. İşe alındığında, maaş bordrolarının onaylanmasında, PVTR, PZPD vb. Yani personele ilişkin tüm işlemlerin yöneticinin (veya başka bir yetkilinin) emirleri/talimatları doğrultusunda yapılması gerekmektedir. Bazı siparişler (örneğin işe alma) için onaylanmış formlar vardır.

Bu, gerekli personel belgelerinin minimum listesini tamamlar. İşletmenin sahip olması gereken daha birçok belge vardır; örneğin iş gezileriyle ilgili düzenlemeler - çalışanların iş gezilerine çıkması durumunda, düzensiz çalışma saatlerine ilişkin düzenlemeler - eğer çalışanlar varsa, vatandaşların askerlik kayıtlarına ilişkin belgeler vb. Ancak bunlar daha spesifik belgelerdir.

Personel kayıtlarının bazı özellikleri

Yukarıdaki belge listesinin hazırlanması, saklanması ve muhafaza edilmesi tavsiye edilir. Ancak personel kayıtlarının tutulmasına ilişkin sorumluluklarınızı yerine getirmenizi kolaylaştırmak için dikkate alınması gereken birkaç nokta vardır.

Birinci. Bireysel bir girişimci ilk kez bir çalışanı işe alıyorsa, o zaman aksine tüzel kişilik Rusya Emeklilik Fonu ve Fonun bölgesel organlarına kayıt olmalısınız sosyal sigorta bir işveren olarak. Kayıt süreleri şu şekildedir: Sosyal Sigorta Fonuna kayıt için 10 gün, Emekli Sandığına kayıt için 30 gün. Süre, ilk çalışanın işe alındığı tarihten itibaren sayılır. Aksi takdirde Bireysel girişimci Ağır cezalar bekleniyor.

Saniye. İşverenin, çalışanlara imza karşılığında birçok belgeyi tanıtması gerekmektedir. Bu nedenle çalışanların belgeyi okuduklarını imzalayacakları uygun bir kitap (kitaplar) oluşturmak uygundur. Ayrıca örneğin işveren, çalışana maaş bordrosu düzenlemekle yükümlüdür. Bu nedenle maaş bordrosu düzenlemek için yanınızda bir defter bulundurmak akıllıca olacaktır. İçinde çalışanlar makbuzlarını imzalayacaklar. Ancak herhangi bir anlaşmazlık durumunda, çarşafların gerçekten düzenlendiğini doğrulayacak kişi o olacaktır.

Küçük hileler

Diyelim ki bir planınız var veya programsız denetim düzenleyici otoriteler tarafından personel kayıtları. Bu kesinlikle hoş olmayan bir durum ama ne yapabilirsiniz? Testin olabildiğince ağrısız olması için hazırlık yapılması tavsiye edilir. Ve hazırlık sırasında bununla ilgili mevzuatın bazı noktalarını dikkate almak gerekir (bunlara çok dikkat etmenizi öneririz):

1. Düzenleyici makamlar, planlı bir denetimin başlamasından en geç üç gün önce sizi bilgilendirmelidir (294-FZ Sayılı Kanunun 9. Maddesi). Planlanmamış bir etkinlik hakkında - başlangıcından en geç 24 saat önce (bazı istisnalar dışında, 294-FZ sayılı Kanunun 10. Maddesi).
2. Denetim (belgesel, yerinde) yapma süresi 20 iş gününü geçemez. Küçük işletme için planlı yerinde denetimin süresi 50 saatten fazla olamaz, mikro işletme için 15 saatten fazla olamaz (294-FZ Sayılı Kanunun 13. Maddesi).
3. Yöneticinin veya yetkili başka bir kişinin yokluğunda yerinde inceleme yapılamaz (294-FZ sayılı Kanunun 15. maddesi).
4. Denetim sırasında ağır ihlaller olması durumunda, sonuçları kuruluşun yasayı ihlal ettiğine dair kanıt olamaz (294-FZ Sayılı Kanunun 20. Maddesi). Ağır ihlallerin listesi küçük değildir (294-FZ Sayılı Kanunun 20. Maddesi) ve yürütme ve bildirim için son tarihlerin ihlalini içerir.

Gözaltında

Personel kayıtları sadece zorunlu değil aynı zamanda herhangi bir işletmenin çok önemli bir bileşenidir. Bir kuruluşun faaliyetleri sırasında şu veya bu şekilde ortaya çıkan birçok sorun, özellikle personel kayıtlarıyla ilgilidir. Bu nedenle, doğru yönetim yalnızca birçok sorunu önlemekle kalmayacak, aynı zamanda kuruluşun iç yapısı, riskleri ve fırsatları hakkında daha eksiksiz bir anlayışa sahip olmasını sağlayacaktır.

Herhangi bir personel memurunun görevi, işletmedeki personel kayıtlarının tutulmasını sağlamaktır. Bu durumda yönetmelik ve iş mevzuatı hükümleri dikkate alınmalıdır.

Makaleden öğreneceksiniz:

Personel muhasebesi, bir kuruluşun personelinin alımı, transferi ve transferini belgelemekle ilgili hareketinin bir kaydıdır. çalışan işten çıkarmaları, çalışanlarla çalışma ilişkileri ve işgücü organizasyonu. Personel kayıtları, birincil personel dokümantasyonu ve dahili çalışma düzenlemeleri esas alınarak tutulur.

Konuyla ilgili belgeleri indirin:

Çalışan işten çıkarma emrini imzalamadıysa personel kayıtlarına nasıl kaydedilir?

İşçiler bazen sabote ediyor işten çıkarılma personeli azaltmak ve iş sözleşmesini feshetme emrini imzalamayı reddetmek. Bu durumda İK müfettişinin emri çalışana okuması ve belgenin üzerine şunu not etmesi gerekir: “Emri imzalamayı reddettim. Sipariş çalışana yüksek sesle okundu”, tarihi belirtin ve sorumlu kişinin imzasını (transkript ile birlikte) ekleyin - personel servisinin bir çalışanı (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 84.1. Maddesinin ikinci kısmı).

İş Kanunu bu durumda bir kanun düzenlemeyi gerektirmemektedir, ancak kendinizi korumak için bunu yapmanızı öneririz. Personel memuru, siparişteki yazıyı yalnızca imzasıyla onaylar. Bu nedenle çalışan, bu konuda hiçbir şeyin bulunmadığını iddia edebilir. emir bilmiyordu ve yasadışı bir şekilde kovuldu. Kanun, içeriğini topluca tasdik eden tanıkların huzurunda hazırlanır. Böyle bir belge mahkemede daha güvenilir delil olacaktır.

Konuyla ilgili bilgileri e-dergide okuyun

Bir çalışan emek kayıt defterini imzalamayı reddederse ne yapmalı

Personel kayıtlarını uygun şekilde tutmak için, çalışanın bir çalışma kitabı aldığını ancak muhasebe defterini imzalamayı reddettiğini belirten bir rapor hazırlayın. Bu belgenin ayrıntılarını kitabın 13. sütununda belirtin. GIT'i kontrol ederken yasa, işverenin kabul ettiğini doğrulayacaktır. gerekli tedbirler muhasebe defterinde çalışanın imzasını almak.

Çalışma kitaplarının ve içlerindeki eklerin hareketini kaydetmeye yönelik kitabın şekli, Rusya Çalışma Bakanlığı'nın 10 Ekim 2003 tarih ve 69 sayılı Kararı Ek 3 ile onaylanmıştır. İşverenler için zorunludur. Çalışanların işten çıkarılma sırasında çalışma kitabı aldıklarına dair imzalamaları gerekmektedir. 13. sütunda imza yoksa, GIT müfettişi, personel servisinin ihlalli çalışma kitaplarıyla çalıştığını düşünebilir ve para cezası verebilir (Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 5.27. Maddesi).

Muhasebe defterine imza atmayı reddetme eylemi herhangi bir biçimde düzenlenir. İşten çıkarılan çalışanın bunu okuyup imzalaması istenir. Reddederse, kanun yüksek sesle okunur ve bir not yapılır: “Ivanov I.I. tarafından imzalanan kanuna aşinalıktan. reddetti. Yasa Ivanov'a yüksek sesle okundu. Çalışan zaten istifa etmişse, belgede çalışanı ona alıştırmanın imkansız olduğunu belirtin. Daha sonra belgeyi, düzenleyenin ve tanıkların (tercihen en az üç çalışanın) imzalarıyla onaylayın.

Birincil belgeleri imzalama hakkı için nasıl emir verilir?

Personel siparişlerinin muhasebeleştirilmesini kolaylaştırmak için kuruluşlar genellikle şef yardımcısını görevlendirir. muhasebeci mali belgeleri imzalama hakkı. “Birincil” imzalama hakkı için bir emir nasıl hazırlanır? Standart bir form var mı?

Birincil belgeleri herhangi bir biçimde imzalama hakkını devretmek için bir emir verin (aşağıdaki örnek). Standart bir form yoktur.

Genellikle bir sipariş, bir bildirim ve bir idari bölümden oluşur. İlki belgenin neden verildiğini kısaca açıklıyor. Örneğin “belge akışını optimize etmek amacıyla”, “malların zamanında kabul edilmesi amacıyla” ancak bu tür açıklamalar zorunlu değildir.

Emrin idari kısmı şunu belirtir:

1. AD SOYAD. ve imza hakkı verilen kişinin konumu;
2. bu kişinin imzalayabileceği belgelerin listesi;
3. İmza hakkının verildiği süre (gerekirse).

Sipariş, belgeleri imzalama hakkı verilen çalışanın imza örneğini içermelidir. Temsilci Bu hak, hem bir bütün olarak bir grup belgeye (örneğin, tüm ana belgelere) hem de tek bir belge türüne (yalnızca faturalara, irsaliyelere vb.) uygulanabilir.

Emir organizasyon başkanı tarafından imzalanır. Daha sonra ilgili tüm çalışanların imzası altında tanıtılırlar (6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı Kanunun 1. Bölümü, Madde 7, Madde 9, Rusya Maliye Bakanlığı'nın PZ-10/2012 sayılı bilgisi) ).

Bir siparişten alıntı nasıl yapılır?

Çalışanın talebi üzerine personel siparişinden bir alıntı, kuruluşun antetli kağıdına veya normal bir kağıda hazırlanmalıdır. Lütfen hangi belgeden alıntı yaptığınızı belirtin. Siparişin tarihini ve kayıt numarasını yansıtın.

Başlığı emir metnine, varsa belirten kısmı da alıntıya ekleyin. Daha sonra emrin gerekli kısmını ve “İmza” detayını, yani emri imzalayan kişinin pozisyonunun adını ve imzasının metnini (harfler ve soyadı) kopyalayın. Belgeyi imzalayan çalışanın ve yöneticinin kişisel imzalarının sipariş özetinde çoğaltılmasına gerek yoktur.

Böylece ekstraktın yasal güç, sertifikasyon yapın. “Doğru” kelimesini, kopyayı onaylayan kişinin pozisyonunu, transkript ile kişisel imzasını (baş harfler, soyadı) içerir. Orijinal belgenin bu kuruluşta bulunduğunu unutmayın. Sertifikasyon tarihini ve kuruluşun veya insan kaynakları departmanının mührünü ekleyin.

Birkaç şube için bir İK departmanı varsa personel kayıtları nasıl düzgün şekilde tutulur?

Tarama ve posta yoluyla uzaktan ofis çalışmasına ilişkin düzenleme, personel memuru olmayan şubelerdeki personelin özlük kayıtlarının düzenlenmesine yardımcı olacaktır. Yönetmeliklerin, İK departmanı başkanı ile diğer şehirlerdeki yöneticiler arasındaki etkileşim prosedürünü belirtmesi gerekiyor. Hiçbir şey icat etmenize gerek yok, asıl önemli olan belge taramalarını ve postaları doğru kullanmaktır.

İK departmanının ve yerel yöneticilerin çalışma algoritmasını düzeltmek için uzaktan personel yönetimine ilişkin bir düzenleme geliştirin. Kanunda bu sürece katılacak herkesin eylemlerini anlatın.

Çalışandan personel kayıtları için hangi belgeleri almanız gerektiğini not edin. Çalışandan gerekli belgeleri kimin alacağını ve kişisel verilerin işlenmesine onay vereceğini belirtin. Her pozisyon için hangi belgelerin gerekli olduğu konusunda önceden not alabilirsiniz (aşağıdaki örneğe bakın).

Başvuru sahibinin her şeyi gönderdiğinden ve herhangi bir soru olmadığından emin olmak için yöneticiden belgeleri tarayıp adresine göndermesini isteyin. e-postaİK departmanına. Adayın belgelerini kontrol ettikten ve çalışanın kaydedilebileceğini onayladıktan sonra yönetici belgeleri imzalayabilir.

İş sözleşmesi şablonlarını şube yöneticilerine gönderin. Kuruluşun ana personel belgelerinin standart formları, yerel personel muhasebesi uzmanlarının görevini kolaylaştıracaktır. özel olanlar varsa çalışma şartları, yönetici sizinle e-posta yoluyla standart dışı çalışma saatleri gibi konular üzerinde anlaşacaktır.

Yapmak yerel eylemlerŞirketlerin şube sayısına göre birkaç nüsha halinde dağıtılması, böylece yöneticilerin onları yeni çalışanlara tanıtması sağlanır. Bu, iş sözleşmesinin sonundaki kutulardaki imzalarla doğrulanabilir.

Taraflar şablon iş sözleşmesi imzaladıktan sonra yönetici belgenin taranmış bir kopyasını hazırlar ve İK departmanına gönderir. Şu anda şirket, bir iş ilişkisinin ortaya çıktığına dair onay alır ve aynı veya ertesi gün bir kabul emri ve gerekirse diğer belgeleri yöneticiye e-postayla gönderir. Şirketin şablonlarını dolduran yöneticileri yoksa, yeni bir iş sözleşmesi ve ilgili tüm belgeleri hazırlayıp bir veya iki gün içinde e-postayla gönderirsiniz.

Bir işe başvururken yöneticinin veya başvuru sahibinin belgelere yanlış tarih koyduğu, sayfaları atladığı veya sütunları yanlış doldurduğu durumları ortadan kaldırın. Bunu yapmak için yöneticilerin, çalışanın imzasının bulunduğu belgeleri taramaları ve e-postayla İK görevlisine göstermeleri gerektiğini belirtin. Doğrulama, personelin çalışma yoğunluğuna ve belge sayısına bağlı olarak bir veya iki gün sürebilir. Bu, hataların sayısını azaltacak ve belgelerin imzalandıktan sonra düzeltilmesi ihtiyacını ortadan kaldıracaktır.

Yönetici sözleşmeyi personele gönderir, çalışan da çalışma kitabını gönderir. Hükümde, belgelerin gönderilmesine ilişkin ayrıntıları yazın. Yönetici, çalışan tarafından imzalanan belgelerin asıllarını İK departmanına göndermelidir. Aynısını yeni çalışanın çalışma kitabı için de yapın. Ancak çalışanın çalışma kitabını İK'ya göndermesini zorunlu kılabilirsiniz.

Yöneticiye, çalışan tarafından imzalanan tüm belgeleri İK departmanına göndermesi talimatını verin. Çalışanın imzaladığı belgelerin taranmış kopyalarını kontrol ettiğinizde, yöneticinin bir veya iki gün içinde orijinalleri size Russian Post veya başka bir ticari servis yoluyla göndermesi gerekir. Yönetici belgeleri zaten imzalamışsa tek yapmanız gereken bunları klasörlere dağıtmaktır. Çalışan, doğrudan amirinden bir iş sözleşmesi alacaktır.

İK departmanı çalışanlarının e-posta adreslerini ve belgelerin gönderileceği adresleri ayrı bir dosyaya girin. Bu bilgileri kurumsal internet sitesine, sunucuya yerleştirip şubelere gönderin. Ayrıca personel memurunun tatilde olması veya hasta olması durumunda belgeleri kime göndereceğinizi de düşünün.

Çalışanın çalışma kaydını İK departmanına kimin ileteceğini belirleyin. Bir çalışan, bir çalışma kitabını iki şekilde aktarabilir: bunu posta yoluyla İK departmanına kendisi gönderebilir veya yöneticiye verebilir, o da bunu daha sonra İK memuruna iletecektir.

İK departmanının bulunduğu ofise sık sık iş gezilerine çıkıyorsa, çalışma kitabını yöneticiye teslim etmek mantıklıdır. Ancak çalışma kitabını alan yönetici onun güvenliğinden sorumlu değildir. Sonuçta, iş kayıtlarının tutulmasından ve saklanmasından sorumlu bir personel memuru atandı. Bu nedenle, eğer bir yönetici çalışma kitabını kaybederse onu olaya dahil edin. disiplin sorumluluğuşirket bunu başaramayacak.

Şubelere kabul edilen çalışma kitaplarının kayıtlarını tutmak, her şubede çalışma kitaplarının giriş ve çıkış kayıtlarını tutmak. Bu isteğe bağlı bir belgedir ancak yöneticinin çalışma kitabını ne zaman kabul ettiğini ve bunu İK departmanına nasıl teslim ettiğini kontrol etmek için kullanabilirsiniz.