Bir sanayi kuruluşunda bir toplantı sırasında patron. İş toplantısı planı

Herhangi bir kuruluşun çalışmasını iş iletişimi olmadan hayal etmek düşünülemez. Çalışanlar arasında doğru şekilde kurulmuş iletişim, atanan görevleri sorunsuz ve hızlı bir şekilde çözmenize olanak tanır.

Organizasyonlarda pek çok toplantı türü vardır ve her birinin kendine has özellikleri ve amaçları vardır. Bu nüansları bilmek iş tartışmalarını kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır. Bu makale size toplantı türlerini anlatacak, bunların neden yapıldığını ve ofis işlerinde nasıl kayıt altına alındığını anlamanıza yardımcı olacaktır.

İş toplantılarının amaçları

Her türlü ofis toplantısı, kuruluşta meydana gelen durumun kapsamlı bir resmini görmenize ve güçlü ve zayıf yönlerini belirlemenize olanak tanır. Bu iş iletişimi formatına katılırken şirketin veya işletmenin hızlı bir şekilde büyüdüğünü belirtmekte fayda var.

Görevler

Her türlü toplantı için aşağıdaki görevler ayırt edilebilir:

• güncel sorunları ve sorunları çözmek;
• departmanların eylemlerinin şirketin stratejik hedefine uygun olarak entegrasyonu;
• şirketin faaliyetlerinin ve bireysel yapısal bölümlerinin değerlendirilmesi;
• Şirket politikasının sürdürülmesi ve geliştirilmesi.

Böyle bir iş etkinliğinin hangi formatta gerçekleştirileceğini anlamak için yukarıdaki görevlerden hangisinin ona karşılık geleceğine karar vermeniz gerekir ve ancak bundan sonra hangi sınıflandırmaya ait olacağını anlayabilirsiniz.

Türler ve sınıflandırma

Bir iş iletişimi türü olarak toplantı, konusunu ve mevcut yetkililerin listesini belirleyen farklı biçimler alabilir.

Toplantıların ana sınıflandırması vurgulanmalıdır:

1. Üyelik alanı. Burada bu toplantı türlerini idari (sorunlu konuların tartışılmasını içeren), bilimsel (amacı güncel bilimsel konuların tartışılması olan seminerler ve konferanslar), siyasi (herhangi bir siyasi parti ve hareketin üyelerinin bir toplantısını içeren) olarak ayırabiliriz. ) ve karışık türler.
2. Ölçek. Burada, diğer ülkelerden uzmanların veya yabancı ortakların dahil olduğu uluslararası olanları, ulusal, bölgesel ve şehirsel olanları birbirinden ayırıyoruz.
3. Düzenlilik. Her formatta toplantılar sürekli veya periyodik olabilir.
4. Konuma bağlı olarak - yerel veya seyahat.

Ayrıca her türlü toplantı şu şekilde ayrılabilir:

1. Üst düzeydeki bir yöneticinin bilgiyi doğrudan astlarına ilettiği, daha sonra bu bilginin güç dikeyi boyunca dağıtılıp iletildiği, yönlendirici bir format sağlayan öğreticidir. Çoğu zaman, bu tür iş iletişimi sırasında, işletmenin ilerlemesini önemli ölçüde etkileyebilecek genel müdürden emirler iletilir ve bunlar aynı zamanda davranış normları veya önemli yenilikler de olabilir.
2. Operasyonel (kontrol odaları). Bu tür toplantıların amacı organizasyon veya işletmedeki durum hakkında bilgi edinmektir. Bu durumda bilgi akışı alt astlardan bölüm başkanlarına veya genel müdüre yönlendirilir. Operasyonel toplantılarda ağırlıklı olarak yol haritalarının, planlanan faaliyetlerin, stratejik ve operasyonel planların uygulanmasına ilişkin konular tartışılmaktadır. Operasyonel (sevk görevlisi) toplantılarla diğerleri arasındaki önemli bir fark, bunların düzenli olarak yapılması ve sabit bir katılımcı listesine sahip olmasıdır. Toplantı sırasında gündem olmayabileceğini de belirtmekte fayda var.
3. Sorunlu. Böyle bir toplantı, görevleri kısa sürede tamamlamak veya işletme için ortaya çıkan küresel bir sorunu çözmek için acil bir karar verilmesi gerektiğinde toplanır.

Yukarıdakilerin hepsine ek olarak, en popüler üretim toplantısı türlerinden biri olan planlama toplantısını ayrı ayrı vurgulayabiliriz. Kural olarak, böyle bir etkinlik günlük olarak veya haftada bir kez yapılır; burada bölüm başkanı ve doğrudan uygulayıcılar bulunur, bunlar o gün için görevler alır ve bunların uygulanmasının ilerleyişini tartışır.

İşletme personelinin toplantı için toplanmasının konusu, işletmenin faaliyetleri sırasında ortaya çıkan her türlü konu olabilir ve tartışma, belirli bir kuruluşun faaliyet gösterdiği dış ortamdaki değişikliklere de ayrılabilir.

Toplantı organizasyonu

Etkinliği bu ana bağlı olduğundan, formatı ne olursa olsun her türlü toplantı dikkatli bir hazırlık gerektirir. Başlangıçta aşağıdaki noktaları belirlemek gerekir:

• hedef;
• tartışılan konular;
• personel için görevlerin belirlenmesi (işlevsellik ve bağlılık temelinde);
• Görev tamamlama aşamaları.

Günümüzde çoğu toplantı oldukça vasat bir şekilde yürütülmekte, bu nedenle anlam kaybolmakta ve verilen görevler yetersiz bir şekilde yerine getirilebilmektedir. Bu nedenle, bu tür iş toplantılarının tüm sürecini düşünmek ve çalışma tartışmasını sadece zaman almayacak, aynı zamanda ekipten tepki alacak şekilde yapılandırmak son derece önemlidir.

Toplantıların düzenlenmesi

Belli bir pazar payı elde etmek ve büyük karlar elde etmek amacıyla şirketlerini geliştirmek isteyen büyük firma ve kuruluşların, önemli konuların toplantılar yoluyla tartışılması konusunda büyük bir yatırım yaptığını belirtmek gerekir. Başarılı yöneticilerin uygulamalarından yola çıkarak, bir toplantıya nasıl hazırlanılacağına ilişkin aşağıdaki kurallar dizisini formüle edebiliriz:

Öncelikle katılımcı listesi belirlenir. Toplantıya kimi davet edeceğinizi ve onun bu toplantıda hangi rolü oynayacağını açıkça anlamalısınız. Çoğu zaman, davet edilen kişiler konuyu anlamayabilir ve "her ihtimale karşı" davet edilirler, ancak şu anda resmi görevlerini yerine getirebilirler ve zaman kaybetmezler.

Gündem hazırlamak önemli. Toplantı planlanıyorsa, tartışılacak konuları belirten ve aynı zamanda ana konuşmacıları belirleyen bir gündem önceden geliştirilir. Tüm katılımcıların rapor, öneri ve ek sorular hazırlayabilmesi için bu belgenin, bilgilerin hazırlanmasından sorumlu olanlara ve orada bulunacak olanlara gönderilmesi gerektiğini unutmamak önemlidir. Gerektiğinde gündem ayarlanabilir.

Toplantıda ana ve stratejik konular ön plana çıkarılmalıdır. Bu tür konuların konuşmacıları mutlaka şirketin herhangi bir stratejik faaliyetinin uygulanmasından kişisel olarak sorumlu olan kişiler (bölüm başkanları, bölümler, çalıştaylar) olmalıdır.

Önemli noktalar

Herhangi bir toplantının iki ana aşaması olduğunu hatırlamak önemlidir: toplantıya hazırlık ve bizzat yürütülmesi. İlk aşama, bir iş toplantısı düzenlemenin uygunluğunun belirlenmesi, görevlerin, ana ve ikincil hedeflerin belirlenmesi, katılımcı ve konuşmacı listesinin oluşturulması, konuya veya önceden belirlenen gündeme göre rapor, sunum ve rapor hazırlanmasını içerir. İkinci aşama, toplantının önceden planlanan seyrinin uygulanmasını, raporların dinlenmesini ve güncel ve stratejik konuların tartışılmasını içerir.

Böyle bir iş iletişimi sırasında çalışanların ne yapması ve kime yapması gerektiğine karar vermek gerekiyorsa, üçüncü aşamayı - karar vermeyi ayırt edebiliriz. Kural olarak kararlar, toplantıyı yöneten başkanın kendi takdirine bağlı olarak veya tartışma veya toplu oylama yoluyla belirlenir.

Toplantı planı örneği

Önünde açıkça tanımlanmış bir plan bulunan herhangi bir yönetici, bir toplantıyı verimli ve etkili bir şekilde yürütebilir, bu da personelden geri bildirim almasına ve onlar için doğru görevleri belirlemesine olanak tanır. Bu plan aşağıdaki hususları içerebilir:

• belirli bir süre (çeyrek, hafta, altı ay, ay) için raporların dinlenmesi ve sonuçların toplanması;
• şirketle ilgili güncel konuların kapsamı;
• sorunları ortadan kaldırmaya yönelik önerilerin dinlenmesi (beyin fırtınası);
• önerilen seçeneklerin değerlendirilmesi ve bunların uygulanmasının tartışılması;
• seçeneklerin birikmesi;
• bir veya başka bir seçeneğin benimsenmesi için oy vermek;
• Sorunları çözerken sınırların belirlenmesi (sorumluların, son teslim tarihlerinin, yöntem ve yöntemlerin belirlenmesi).

Kerestecilik

Çoğu toplantı türünün tutanak adı verilen kağıda (belge) kaydedilmesi gerekir. Bu tür belgeleri saklamak, alınan kararları meşrulaştırmanıza olanak tanır. Ayrıca protokol sayesinde faaliyetlerin ilerleyişini her zaman takip edebilir, verilen görevlerin yerine getirilmemesi durumunda bundan kimin sorumlu olduğunu belirleyebilirsiniz.

Toplantı genellikle toplantıya başkanlık eden liderin sekreteri tarafından yürütülür. Ancak çoğu zaman bu işlev diğer çalışanlar tarafından da yerine getirilebilmektedir.

Sekreterin görev ve görevleri

İş toplantılarına başlamadan önce sekreterin davetlilerin listesi ve tartışılan konuların listesi hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Ancak şunu belirtmekte fayda var ki, toplantı düzenli olarak yapılıyorsa, tüm belgeleri (listeler, planlar, gündem vb.) toplayan ve yöneticinin toplantıya hazırlanmasına yardımcı olan kişi bu yetkilidir.

Başlangıçta ve gerekirse sekreter, gelen kişilerden tam adlarının belirtileceği bir kayıt formunu doldurmalarını isteyebilir. ve pozisyon. Protokolü hazırlarken buna ihtiyaç duyulacaktır. Daha sonra sekreter, toplantının başlangıcını işaret eden gündemi duyurur. Ayrıca orada bulunanlar konuları tartışmaya başladığında sekreter bu olayın ilerleyişini kaydeder. Toplantının sonunda bu yetkili tutanağın tamamlanmış bir versiyonunu hazırlar, ardından bunu başkanla birlikte imzalar ve ilgili tüm kişilere gönderir.

Toplantı tutanağının hazırlanması sırasında sekreterin toplantı tutanağının görünümüne dikkat etmesi son derece önemlidir. Bir başlık, konum, mevcut olanların listesi, tartışılan konular ve alınan kararları içermelidir.

Çözüm

Yukarıdaki bilgilerden, işletmelerde toplantı düzenlemenin son derece önemli olduğu anlaşılmaktadır. Bununla birlikte, bu tür etkinlikler için yüksek kaliteli hazırlığın, bilgi verme, görevleri belirleme ve bunların yüksek kalitede uygulanmasında başarının anahtarının% 50'sinden fazlasını taşıdığını her zaman hatırlamakta fayda var.

Modern iş, çeşitli müzakere türleri olmadan mümkün değildir. İş toplantıları, yönetimin ana amaç ve hedefleri tüm yapısal bölümlere aynı anda aktarması, geri bildirim alması ve alınan verilere dayanarak şirket için eylem planını ayarlaması için bir fırsattır.

Toplantılar, sürekli olarak etkinliğin değerlendirilmesi ve elde edilen sonuçların analiz edilmesi gereken bir tür iş yönetimi aracıdır.

İş iletişimi, iş görüşmeleri, toplantılar, müzakereler, tartışmalar: bir iş iletişimi biçimi olarak

İş iletişimi sıradan iletişimden ayırt edilmelidir, çünkü birincisi belirli bir hedefi takip eder ve katı davranış etiğine sahiptir, ikincisi ise herhangi bir temele veya gerekçeye sahip olmayabilir.

İş iletişiminin birçok biçimi vardır; başlıcaları şunlardır:

• iş görüşmeleri - iş işleyişinin belirli sorunları hakkında bilgi alışverişini (veya tek yönlü aktarımı) temsil eder. Bu doğrudan iletişim veya dolaylı olabilir (İnternet teknolojilerini, telefonu kullanarak). Bu tür iletişim, müzakere veya toplantı şeklinde sürdürülmesini içerir;
• toplantılar, kural olarak şirket çalışanlarının (genellikle yapısal bölümlerin başkanlarının) iş geliştirmeye yönelik stratejik sorunları çözmek için dahil olduğu daha geniş bir iletişim biçimidir;
• müzakereler – belirli bir amacı vardır ve önemli konuları tartışmayı, anlaşmalar yapmayı, sözleşmeler yapmayı, her iki taraf için önemli belgeleri imzalamayı amaçlar;
• tartışmalar - ana aracı beyin fırtınası olan (tüm tarafların fikir üretmesi) önemli şirket konularının açık tartışılması, bunun sonucunda sorunların çözümüne yönelik standart dışı yaklaşımlar ortaya çıkabilir.

Listelenen formlara ek olarak çok çeşitli formlar vardır: iş görüşmeleri, anlaşmazlıklar, toplantılar, yazışmalar, sunumlar, konferanslar. Hepsinin kendine has özellikleri var ama aynı iş ahlakı kurallarına uyuyorlar.

İş toplantıları: görevler, hedefler, konular

Acil bir soruna veya göreve özel bir çözüm geliştirmek amacıyla iş toplantıları yapılır. Ayrıca yapılan toplantılarda departman çalışanları her türlü soruna yönelik olası çözüm önerilerini yönetimle paylaşabilmektedir. Bu iletişim şekli, şirketteki durumu, zayıf ve güçlü yönlerini kapsamlı bir şekilde görmenizi sağlar, ekibe yeni kişilerin girmesine, kurum kültürü ve organizasyonda benimsenen normlarla tanışmalarına katkıda bulunur.

Toplantıların ana amaç ve hedefleri şunlardır:

• şirket politikasının sürdürülmesi, geliştirilmesi ve tüm çalışanlarla iletişiminin sağlanması;
• Şirketin stratejik hedefine uygun olarak tüm hizmet ve bölümlerin eylemlerinin entegrasyonu;
• yeni görevlerin belirlenmesi ve halihazırda uygulanmakta olan kampanyaların etkinliğinin değerlendirilmesi;
• ortaya çıkan sorunları çözmek.

Toplantılarda sunulan konular tamamen farklı olabilir.

Rusya uygulamasında en az haftada bir kez planlama toplantıları yapmak gelenekseldir. Böylece departman başkanları hafta boyunca yapılan çalışmalar hakkında rapor verir ve bir sonraki iş için planlar yapar (veya bir sonraki çalışma haftasında uygulanacak görevleri alır).

Planlanmamış bir toplantının nedeni veya konusu, şirketlerin faaliyet göstermek zorunda olduğu dinamik ve değişen dış ortamla bağlantılı olarak ortaya çıkan bir dizi sorun olabilir.

İş toplantılarının türleri, türleri ve sınıflandırılması

İş toplantıları şekil, konu ve mevcut kişiler açısından farklılık gösterebilir.

Ana sınıflandırmaları aşağıda sunulmuştur:

• Belirli bir alana ait olarak: idari toplantılar (sorunlu sorunları çözmek için), bilimsel (bilimsel alandaki güncel sorunları çözmek için düzenlenen ve yürütülen konferanslar, sempozyumlar, seminerler), siyasi (belirli siyasi hareketlerin üyelerinin kongreleri ve toplantıları) ve karma türleri;
• katılımcı ölçeği ve sayısına göre: uluslararası (yabancı ortakların, uzmanların, belirli bir alandaki uzmanların katılımıyla), ulusal, bölgesel, şehir;
• etkinlik yerinde: tesis dışı ve yerel toplantılar;
• düzenlemenin düzenliliğine göre: periyodik, kalıcı toplantılar.

Sunulan sınıflandırmaya ek olarak, toplantılar soruna dayalı, operasyonel ve öğretici olarak ayrılabilir.

Sorun toplantıları, sorunlara kısa sürede en uygun çözümlerin bulunmasını amaçlamaktadır.

Operasyonel (veya bunlara kontrol odaları da denir) şirketin mevcut durumu hakkında veri elde etmeyi amaçlamaktadır. Astlardan gelen tüm bilgiler bölüm başkanları tarafından toplanır ve daha sonra organizasyonun genel müdürüne aktarılır. Bu, planların ne ölçüde uygulandığına, hedeflere ne ölçüde ulaşıldığına ve görevlerin ne ölçüde çözüldüğüne ilişkin verilerdir. Bu tür toplantılar ile diğerleri arasındaki temel fark, bunların düzenliliği, katılımcı listesinin tutarlılığı ve bir toplantı gündeminin (yani ayrıntılı planının) olası bulunmamasıdır.

Kontrol odalarının aksine eğitim toplantıları ters sıradadır; direktif formatındaki tüm bilgiler yöneticiden doğrudan astlara iner ve daha sonra kuruluştaki dikey güç yapısı boyunca belirli görevleri yerine getiren belirli kişilere iletilir. Bu tür bilgiler, kuruluşun mevcut ilerlemesini etkileyebilecek yönetim emirlerini, yeni kuralları, davranış normlarını ve belirli görevlerin tamamlanması için son tarihleri ​​içerir.

İş toplantılarının hazırlanması, organizasyonu ve gerçekleştirilmesi

Toplantının etkili olabilmesi için ana noktaları dikkatlice düşünmek gerekir: toplantının amacı, ana görevler, etkinliğin aşamaları. Toplantıdan ancak bu koşullar altında yararlanabilirsiniz.

Ne yazık ki bunların çoğu yalnızca iş ortamında gelenek olduğu için yapılıyor. Birçok şirkette yönetimle yapılan düzenli toplantılar ve hafta başında yapılan toplantılar sıradanlaştı ve anlamını yitirdi.

Ancak gelişmek ve büyük pazar payları kazanmak için çabalayan büyük şirketler bu konuya büyük bir titizlikle yaklaşıyor:

• toplantı katılımcılarının listesi belirlenir;
• gündeminin uzun bir süre için geliştirildiği ve zaman içinde ayarlamaların yapıldığı;
• Bölüm başkanlarının rapor verdiği stratejik hedeflere öncelik verilmeye devam edilmektedir.

Bir iş toplantısı yürütmenin aşamaları ve teknolojileri

Her toplantının iki ana aşaması vardır: hazırlık ve fiili toplantı.

İlk aşamada etkinliğin önemi belirlenir, amaç ve hedefleri belirlenir, katılımcı listesi oluşturulur, gündeme uygun olarak rapor ve sunumlar hazırlanır.

İkinci aşamada mevcut gündeme göre tüm katılımcıların katılabileceği konular doğrudan ele alınır. Kural olarak, şirket yönetimi toplantının başkanıdır ve toplantının tonunu belirler, söz hakkı verir ve yapıcı tartışmanın kapsamı dışına çıkarsa tartışmayı durdurur.

Toplantı, ana aşamaların yanı sıra, bir sorunun çözümünü içeriyorsa karar verme aşamasını da içerebilir. Bu tartışma veya oylama yoluyla gerçekleşebilir.

İş toplantısı planı örneği

Elinizde ayrıntılı bir toplantı planı varsa bunun etkili olacağını güvenle bilebilirsiniz.

Böyle bir plan şunları içerebilir:

• yöneticinin hoş geldin konuşması - sonuçların belirli bir süre için özetlenmesi (çeyrek, ay, hafta);
• sorunun kapsamı, şirketle ilgisinin gerekçesi;
• sorunu çözmek için bir beyin fırtınası oturumu düzenlemek;
• mevcut tüm seçeneklerin değerlendirilmesi;
• sorunu çözmek için seçeneklerin birikmesi;
• Sorunu çözmek için belirli araçların kullanımına ilişkin oylama veya diğer karar verme seçeneği;
• Sorunu çözme sınırlarının belirlenmesi: son tarihler, sorumlu kişiler, yöntemler.

Toplantı sırasında belirli bir konuya geri dönebilmek ve konuyu daha ayrıntılı olarak ele alabilmek için ana noktaları kaydetmek önemlidir.

Expocentre'ın sergi ve kongrelerinde iş toplantıları

Ürün tanıtımının etkili yollarından biri de Expocentre Fuar Alanı'nda düzenlenen sergi ve kongreler kapsamında iş toplantıları düzenlemektir. Bu formattaki iş toplantıları diğerlerinden biraz farklıdır. Bir işletmenin yönetim ekibi düzenli bir toplantıda bir araya gelirse, sergi sırasında herhangi bir üretici, işletmenin sorunlarını kapsamlı bir şekilde çözmek ve tüm tedarikçilerini ve ürün distribütörlerini davet etmek için eşsiz bir fırsata sahip olur.

Expocentre Fuar Alanı'nın iş toplantıları için özel donanımlı odaları ve kongre salonları farklı sayıda kişi için tasarlanmıştır. Bu nedenle tüm katılımcıların konaklamasında herhangi bir sorun yaşanmamaktadır. MatchMaking sistemini kullanarak toplantının saatini önceden kararlaştırabilirsiniz. Sunum teknolojisi toplantıyı daha olaylı ve eksiksiz hale getirecek.

1. Bir yönetim işi biçimi olarak toplantı

Toplantı, bir liderin yönetimsel çalışma biçimlerinden biridir ve sorunları tartışmanın ve çözmenin en yaygın yöntemlerinden biri olduğu kadar kolektif bir karar vermenin en iyi yoludur. Ek olarak, bir ofis toplantısı, mesleki işlevlere ek olarak, organizasyon kültürünün özelliklerini büyük ölçüde belirleyen ve biçimlerini pekiştiren bir dizi sosyal işlevin bir dereceye kadar uygulandığı insanların bir araya gelme biçimlerinden biridir. çalışanlar arasındaki etkileşim. Bu nedenle, bir yöneticinin mesleki yeterliliğinin genellikle bir ofis toplantısını yetkin bir şekilde organize etme ve yürütme becerisiyle değerlendirilmesi tesadüf değildir. Öncelikle toplantının mesleki ve sosyal işlevlerine daha detaylı bakalım.

Toplantı işlevleri.

Profesyonel toplantı özellikleri. Toplantının, ayrı ayrı veya tümü bir toplantı sırasında uygulanabilen dört ana mesleki (hizmet) işlevi vardır.

1.Referans ve bilgi fonksiyonu. Bu işlev “İşler nasıl gidiyor?” sorusuyla temsil edilebilir. veya "Sorunun özü nedir?" Bu işlev, grubu sorumlu olduğu projelerin mevcut durumu hakkında bilgilendirmek amacıyla durum raporları veya ortaya çıkan durumun açıklamaları aracılığıyla ve aynı zamanda toplu bir değerlendirme sağlamak ve sonuçları görmek amacıyla tamamlanan projelere ilişkin raporlar sırasında uygulanır. onlardan öğrenilen dersler gelecekte geri alınabilir.

3. Olumlu (yasama) işlevi. Etkili örgütsel faaliyet, kuruluşun faaliyetlerinin içinde ve aracılığıyla yürütüldüğü program ve planların, kural sistemlerinin, standart uygulamaların ve prosedürlerin tanıtılmasını ve değiştirilmesini içerir. Bu belgelerin kabulü ve onaylanmasına ilişkin konular toplantının konusunu oluşturur. Etkinliğin koşullarından biri de, hedeflenen uygulayıcıların ve değişikliklerden etkilenebilecek kişilerin görüşlerinin zorunlu olarak dinlenmesi, belirlenen konuların tartışılması ve toplu karar alınmasıdır. Önemli anlaşmazlıklar olması durumunda tartışmayı durdurmak ve konuyu sırayla çözmek çok tehlikelidir. Aynı zamanda insanlardan, alıştıkları organizasyon yapısı ve organizasyon kültüründeki değişikliklerle ilgili karmaşık konularda hızlı karar vermelerini beklememeniz gerektiğini de anlamak gerekir. Bu nedenle bu noktaları daha fazla tartışma ve istişare için açık bırakmak en iyisidir. Bu değişim hangi düzeyde olursa olsun, bundan etkilenen tüm grupların liderleri tarafından desteklenmelidir.

4. Sorumluluk dağıtım işlevi. İleriye dönük kararlar almak sorumluluğun belirlenmesini içerir. Yani “Neyi, nasıl yapacağız?” sorusuna karar verdikten sonra. makul bir soru ortaya çıkıyor: "Tam olarak kim neyi yapacak ve bundan kim sorumlu?" Görevin her bileşeni için görev ve sorumluluklar atamak gerekir. İkinci fonksiyonda katılımcıların katkısı bilgi ve fikirleri ise, burada planın uygulanmasından sorumludurlar. Etkili olmanın koşullarından biri, icracıların verilen görevleri çözme tutkusu ve yeteneğidir. Elbette yönetici yukarıda açıklanan işlevleri bağımsız olarak ve genel kurul toplantısı olmadan gerçekleştirebilir: raporları dinlemek; kendi çözümünüzü önerin; Sanatçılara bireysel olarak talimat verin ve sorumluluklarını kaydedin, ancak çeşitli nedenlerden dolayı bir toplantı daha tercih edilir. Birincisi, bireylerin bir hedefe ulaşmanın en iyi yolunu bulmak için birlikte çalışmasına olanak tanır. İkinci olarak, her grup üyesi kendisine verilen görevin diğerlerinin görevleriyle ve ortak bir hedefe ulaşmayla nasıl ilişkili olduğunu anlama fırsatına sahiptir. Toplantıda daha üst düzeyde alınan bir kararın uygulanması tartışılsa bile grubun ve sanatçıların desteğinin alınması önemlidir. Grubun sorunları çözmek için olası seçenekleri tartışma ve bağımsız olarak ayrıntılı bir eylem planı geliştirme fırsatına sahip olması, faaliyetlerinin etkinliğinin sağlanmasında belirleyici bir faktör olabilir. Toplantı doğrudan resmi işlevlerin yanı sıra önemli sosyal işlevleri de yerine getirir. İnsan doğası gereği sosyaldir ve resmi ve gayri resmi toplantılara katılarak referans toplumuna katılma ihtiyacı duyar. Ve organizasyonel bir ekipte çeşitli türde toplantılar yapılmazsa, kişinin bu ekibe olan bağlılığı zayıflar, organizasyon kültürü zayıflar ve bu da sonuçta ortak faaliyetlerin etkinliğini olumsuz yönde etkiler. Toplantı, toplantının özel bir durumudur, bu nedenle çeşitli toplantıların genel sosyal işlevlerini dikkate almak faydalıdır.

Toplantının (toplantının) sosyal işlevleri.İnsanların bir araya gelmesi olarak bir toplantının altı ana sosyal işlevi vardır:

1. Entegrasyon. Toplantı, bir gruba, birliğe veya ekibe üye olmanın en basit ve en temel yoludur. Mevcut olanlar ona aittir, bulunmayanlar değildir. Herkes etrafına bakabilir, grubun tüm üyelerini görebilir ve grubun bir bütün olduğunu ve kendilerinin de bunun bir parçası olduğunu hissedebilir.

2. Biçimlendirici. Toplantı, ortak grup alanının oluşturulduğu yerdir. Toplantıda grup, grup normlarını, kurallarını, değerlerini ve grup olarak tanıdığı her şeyi oluşturur, kontrol eder, değiştirir, günceller. Her grup folklorun genel bilgisinden, deneyiminden, görüşlerinden ve fikirlerinden kendi fonunu yaratır. Ancak bu fon yalnızca bireylerin grup olarak deneyimlediklerinden veya tartıştıklarından, yani herkesin bildiği şeylerden oluşuyor. Böyle bir ortak fon, grup üyelerinin işlerini daha anlamlı yapmalarına yardımcı olmakla kalmıyor, aynı zamanda aralarındaki her türlü iletişimin hızını ve verimliliğini de önemli ölçüde artırıyor. "Kendinizin" ile iletişim kurarken, bir yabancıya açıklanması gereken bilgilerin bir kısmını çözemeyebilirsiniz. Ancak bu fonun sürekli olarak güncellenmesi ve yenilenmesi gerekiyor. Dolayısıyla üyelerin bağımsız olarak veya küçük gruplar halinde edindikleri anlamlı bilgi ve fikirlerin son toplantıdan bu yana bir toplantıda paylaşılması grubun güçlenmesinde önemli bir faktördür.

3. Hedef belirleme. Toplantı, her bireyin kolektif amacı ve kendisinin, kendisinin ve diğerlerinin çalışmalarının grubun başarısına nasıl katkıda bulunabileceğini anlamasına yardımcı olur.

4. Olumlu. Toplantı, orada bulunan herkesi, alınan kararları uygulamaya ve belirlenen hedefler için çaba göstermeye zorunlu kılar. Toplantıda karar verildikten sonra, birisi başlangıçta buna karşı çıksa bile, o kişinin gruba üyeliği, alınan karara katılma yükümlülüğünü beraberinde getirir. Alternatif gruptan ayrılmaktır. Tipik olarak, bir kuruluş içinde bir kararın reddedilmesi, bir kısım gerçek anlaşmazlıktan ve dokuz kısım da, karar vermeden önce kişiye danışılmamasından kaynaklanan memnuniyetsizlikten oluşur. Çoğu insan için tartışmalı konular söz konusu olduğunda, kendi bakış açılarının dinlendiğini ve dikkate alındığını bilmek yeterlidir. Grubun tavsiyelerine uymamasından dolayı pişman olabilirler ancak sonuca razı olabilirler.

5. Liderliğin güçlendirilmesi. Bir kuruluşta toplantı, bir ekibin veya grubun gerçekten var olduğu ve grup olarak çalıştığı az sayıdaki yerden biridir ve yönetici, amir veya direktör, kendisine bağlı bir yetkili olarak değil, gerçekten ekibin lideri olarak görülür. astların raporu. Toplantı, liderin yalnızca iş görevlerini yerine getiren bir çalışan olarak değil, gerçekten ekibin lideri olarak görüldüğü birkaç durumdan biridir.

6. Statü mücadelesi. Toplantı statü mücadelesinin yaşandığı bir arenadır. İnsanların diğer grup üyelerine göre konumları konusunda endişelenmediklerini veya endişelenmemeleri gerektiğini düşünmeyin. Bu insan doğasının bir parçasıdır ve hoşgörüyle karşılanmalıdır. Toplantı genellikle insanların grup içindeki göreceli konumlarını keşfetme fırsatına sahip oldukları tek yer olduğundan, arena işlevi kaçınılmazdır. Hizmet toplantısı, insanların bir araya gelme biçimlerinden biridir ve bu toplantıda yukarıda sunulan sosyal işlevler, farklı derecelerde de olsa zorunlu olarak gerçekleştirilir.

1.1 Toplantıların yönetim sürecindeki rolü

İş toplantısı bir kuruluşun yönetim kararlarını geliştirdiği ve bunların uygulanmasını izlediği ana araçlardan biridir.

İş toplantısı:

bir problem durumunun varlığını kaydeder;

durumun bir bütün olarak gelişimine ve Örgüt için en önemli yönlere (projeksiyonlara) ilişkin kısa, orta ve uzun vadeli tahminleri dikkate alır;

Örgüt'e yönelik tehditlerin düzeyini ve sorunlara olası alternatif çözümleri belirler;

sorunu çözmek için gerekli kaynakların kullanılabilirliğini ve bunların kullanımına ilişkin olası seçenekleri belirler;

kendisi tarafından geliştirilen (veya Şirket yönetiminden alınan) kararın uygulanmasına ilişkin tüm gerekli hususları belgelemektedir;

Alınan kararın bireysel unsurlarının (aşamalarının) uygulanmasına ilişkin kişisel sorumluluğu belgeliyor ve aynı zamanda uygulanmasını izlemek için bir mekanizma yaratıyor

Bir grupta karar vermenin temel yöntemleri:

Yanıt eksikliği - karar, olası seçeneklerin eleştirel bir değerlendirmesine dayanarak değil, mevcut herhangi birinin olumsuz tepkisine yol açmayacak bir alternatifin bulunduğu anda verilir.

Öncelik kuralı tüm grup için karar mevcut olan kıdemli kişi tarafından verilir; etkililik, yeterince eksiksiz bilgi alıp almadığına ve diğer katılımcıları motive etmeyi başarıp başaramadığına bağlıdır

Azınlık kuralı - Grupta, Örgütte benimsenen prosedürleri kullanarak ilgilendikleri kararın alınmasını sağlayabilecek, çoğunluk olmayan liderler (resmi ve gayri resmi) bulunmaktadır.

Çoğunluk kuralı - alternatifleri değerlendirmek için oylama prosedürleri kullanılır; Örgütte benimsenen prosedürlere göre belirlenen çoğunluğun oy kullandığı bir karar (%50+1, %67 vb.) kabul edilmiş sayılır; Azınlığın görüşleri dikkate alınmıyor

Konsensüs Kuralı –“Çoğunluk Kuralı”na benzer ancak “kaybeden” azınlığın tüm temsilcilerinin alınan kararı desteklemeye hazır olduğu bir durumun elde edilmesini içerir

Grup uyumunu artırmak için liderin kullandığı teknikler:

Kolektif olarak elde edilen sonuçlar için maksimum ödül sağlayan ekip üyelerinizi ödüllendirme yöntemlerini uygulayın

Ekip üyelerinizi mümkün olduğunca bilgilendirmeye, tartışmaya açıklığa, meslektaşlığa (Uzlaşı Kuralından Oybirliği Kuralına) dayanan karar verme yöntemlerini kullanın.

Takımınızın diğer gruplarla (ekiplerle) rekabetini artıracak (gizli olarak) önlemler almak

Ekip üyelerinizin diğer ekiplerden iletişim ve bilgi izolasyonunu artıracak (gizli) önlemler almak

Mümkünse “muhalifleri” reddederek (“homojenlik” düzeyini artırarak) ekibinizin boyutunu küçültün.

Liderin grup uyumunu zayıflatmak için kullandığı teknikler:

Bireysel performans göstergelerine dayalı olarak kişisel olarak elde edilen sonuçlar için maksimum ödül sağlayan teşvik yöntemlerinin kullanımının genişletilmesi

Mümkün olan en az bilgiye ve resmi prosedürlerin kullanımına dayalı karar verme yöntemlerinin kullanımının genişletilmesi (Çoğunluk Kuralı)

Grup içinde uyumsuzluk yaratmaya ve gruplar arası rekabeti azaltmaya yönelik (gizli olarak) önlemler almak

Grubun açıklık düzeyini artıracak ve grup içi rekabeti artıracak (gizli) önlemler almak

Mümkünse “muhalifleri” çekerek grubun boyutunu artırın (“heterojenlik” düzeyini artırın)

IV. Topchieva, Ph.D., Doçent. RSUH

• Bir yönetim faaliyeti türü olarak toplantılar, tarihçesi ve sınıflandırılması
• Farklı türdeki toplantıların hazırlıklarının belgelenmesi: operasyonel, nihai, ortak organ
• Toplantıların hazırlanmasından kaynaklanan belgeler

Her seviyedeki yönetim süreci giderek daha karmaşık ve karmaşık hale geliyor. Birçok uzmanın katılımı olmadan sorunları çözülemez. Yönetici ve icracıların katılımıyla, ortaya çıkan konularda görüş ve bilgi alışverişini gerektiren görevlerin ele alınmasını sağlayan toplantılardır.
Toplantı, belirli sayıda katılımcının belirli bir zamanda, önceden belirlenmiş bir yerde, daha önce gündeme getirilen konuları tartışmak ve kararlar almak üzere bir araya geldiği bir tür yönetim faaliyeti olarak kabul edilir.

“Toplantı” teriminin bir yüzyıldan fazla bir süredir kullanıldığını belirtmek gerekir. Dolayısıyla, Vladimir Dahl'ın Yaşayan Büyük Rus Dili Açıklayıcı Sözlüğü'ne göre, “birine bir şey hakkında danışmak - danışmak, tartışmak ve karar vermek, bir anlaşmaya varmak, anlaşmak, başka bir şey hakkındaki görüşü dinlemek, anlaşmak birlikte bir anlaşmaya varmak.

Önemli konularda yöneticiler seçilmişlerin yanı sıra güvendikleri kişilere de danışırlar. Toplantı, danışmak fiiline dayanan bir eylemdir. - Toplantı, toplantı, kongre, bir şey hakkında tavsiye veya müzakere için şartlı toplantı. Deliberator: Bir konseydeki toplantıya katılan kişi.

Müzakereci bir yer, her üyenin müzakereci bir söz hakkına sahip olduğu ve konuların çoğunluk oyuyla karara bağlandığı bir mevcudiyet. 20. yüzyılın başlarında olduğu bilinmektedir. Rusya İmparatorluğu'nda, bir tür yönetim faaliyeti olarak toplantılar büyük ilgi gördü ve onlara büyük umutlar bağlandı.

Böylece, 1905 yılı boyunca eyaletteki iç siyasi durumun ağırlaşması nedeniyle hükümet, Devlet Duması seçimlerine ilişkin birkaç taslak Yönetmelik hazırladı. İmparator Nicholas II, 18 Şubat 1905 İçişleri Bakanı A.G. Bulygin'e hitaben, kendisine "Duma" seçim sisteminin temellerini geliştirmek için Özel bir Toplantı oluşturma talimatı verilen bir genelge yayınladı. Özel toplantı aynı yılın Mayıs ayında çalışmalarını tamamlamış ve belirlenen görev doğrultusunda seçim kural ve prosedürlerinin kavramsal temelini oluşturmuştur. Toplantının ana sonucu, halk tarafından seçilen milletvekillerinin oturacağı seçilmiş bir temsili organ oluşturulmasının gerekli olduğu sonucuydu.

Özel Toplantıda önerilen yasa tasarısı Bakanlar Kurulu'nda görüşüldükten sonra Danıştay'a devredildi. Ancak seçim sistemiyle ilgili nihai tartışma, İmparator II. Nicholas'ın başkanlık ettiği Özel Toplantı toplantısına sunuldu. Toplantı 19 Temmuz'dan 26 Temmuz 1905'e kadar gerçekleşti. Peterhof'ta, bu nedenle Devlet Dumasının yasal statüsünü, yetkilerini ve seçim sistemini belirleyen yasal düzenlemelerin onaylandığı Peterhof Toplantısı olarak adlandırıldı.

Daha sonra aynı yılın sonbaharında, 28 Ekim 1905'te oluşturulan D.M. Selsky başkanlığında özel bir Toplantı kuruldu. İmparator II. Nicholas tarafından onaylandı.
Toplantının ana görevi Danıştay'da bir reform geliştirmekti. Köy Toplantısı çalışmaları sonucunda “Danıştay Kuruluşunda Değişiklik ve Dolgular Projesi” ortaya çıktı.

14-16 Şubat 1906 tarihleri ​​​​arasında İmparator II. Nicholas'ın katılımıyla. Geliştirilen taslağın son versiyonunu geliştirmek için Tsarskoye Selo'da özel bir toplantı yapıldı ancak Tsarskoye Selo toplantısı sunulan projede önemli bir değişiklik yapmadı. Toplantıda, Danıştay Başkanı'nın, Konsey toplantılarına halkın katılımı konusunda bağımsız karar verme hakkına sahip olmasına karar verildi.

Danıştay reformu büyük ölçüde yeni bir organın (Devlet Duması) oluşturulmasıyla belirlendi, dolayısıyla ana konular şunlardı:

• Danıştay ve Devlet Dumasının Hakları
• Konseyin yapısında değişiklikler
• Danıştay'da davaların yürütülmesine ilişkin prosedür.

Böylece, 1905-1906'nın özel toplantıları. Kamu yönetiminin en önemli sorunlarını çözdü. Hükümetin inisiyatifiyle Rus İmparatoru'nun katılımıyla toplandılar ve her şeyden önce egemen sınıfların çıkarlarını dile getirdiler.

Bununla birlikte, yirminci yüzyılın başında toplantılar gibi karmaşık sorunları çözmenin böyle bir biçimi, sınıf mücadelesindeki muhalifler tarafından kullanıldı; Bolşevikler.
Yani 30 Temmuz-1 Ağustos (12-14 Ağustos), 1904. Cenevre yakınlarında 22 Bolşevik'in katıldığı bir toplantı düzenlendi. Lenin'in platformunda yer alan parti komiteleri ve örgütlerinin birleşmesinin başlangıcını belirleyen şey bu toplantıydı.

8-17 Haziran (21-30), 1909'da Paris'te Proletary'nin genişletilmiş yayın kurulunun bir toplantısı yapıldı; katılımcılar Bolşevik Merkez'in 9 üyesi, Rus ve parti örgütlerinin 3 temsilcisi N.K. Krupskaya, Üçüncü Devlet Duması üyesi N.G. Poletaev ve ark.

Orada, Paris'te, 14-17 Aralık (27-30), 1911. Bolşeviklerin güçlerini yurtdışında toplamak ve VI. Tüm Partiler Konferansı'nı toplayan Rusya Örgütlenme Komisyonu'na (ROC) destek sağlamak amacıyla yabancı Bolşevik grupların bir toplantısı düzenlendi. (Aynı yerde, g. 210).

Bolşevik partinin Paris, Cenevre ve diğer şehirlerdeki toplantılarının listesine devam edilebilir.

Parti toplantılarını en üst düzeyde düzenleme uygulaması, Bolşeviklerin - komünistlerin takipçileri ve halefleri tarafından kullanıldı.

Böylece 1957, 1960, 1969'da Moskova'da komünist ve işçi partilerinin temsilcilerinin toplantıları yapıldı. Bu Konferanslar, komünist partiler arasındaki örgütsel bağların bir biçimiydi ve Komünist Enternasyonal'in 20. yüzyılın 50'li yıllarının sonlarında dağılmasından sonra yaygınlaştı.

Moskova'nın yanı sıra, benzer sınıfa sahip insanlar çoğunlukla Brüksel'de buluştu.

1 Haziran'dan 3 Haziran 1965'e kadar Avrupa'nın kapitalist ülkelerinin 19 komünist ve işçi partisinin toplantısı Brüksel'de gerçekleşti
Biraz daha erken, 1-2 Nisan 1959. Avrupa Kömür ve Çelik Topluluğu'na (AKÇT) katılan ülkelerin komünist partilerinin temsilcilerinin katıldığı bir toplantı Brüksel'de düzenlendi (s. 216).

Yirminci yüzyılın en önemli toplantılarından biri. Çeşitli aşamalardan oluşan Avrupa Güvenlik ve İşbirliği Konferansı'nı değerlendirdi.

Aşama 2 - 18 Eylül 1973-21 Temmuz 1975 Cenevre'de. Çalışma, katılımcı devletlerin atadığı delegeler ve uzmanlar düzeyinde 3 ila 6 ay süren turlar halinde gerçekleştirildi.

Aşama 3 - 30 Temmuz - 1 Ağustos 1975 Helsinki'de Konferansa katılan ülkelerin üst düzey siyasi ve hükümet liderleri düzeyinde ulusal delegasyonlara başkanlık edecek.

Avrupa Güvenlik ve İşbirliği Konferansı'nın son eylemi, tüm gündem maddeleri üzerinde mutabakata varılan anlaşmalardan oluşuyordu.
Bu, bir kolektif karar alma biçimi olarak toplantıların kısa bir tarihidir.

Bu form, Sovyet sonrası Rusya'da işletme yönetimi uygulamalarında geniş uygulama alanı buldu.

Toplantılar en pahalı yönetim faaliyetlerinden biridir çünkü... Bunlara birçok işçi katılıyor, uzmanlar, uzmanlar, danışmanlar vb.

Bu nedenle en karmaşık, önemli ve dikkatli çalışma, tartışma, analiz gerektiren konular toplantılara getirilir:

• Kritik hizmet sorunlarını çözme;
• Başta organizasyonel, hukuki, maddi ve mali faaliyetler alanında sorumlu kararlar almak.

Toplantıların sınıflandırılması

Toplantılar birbirinden farklıdır ve birkaç gruba ayrılır. Modern yönetim faaliyetlerinde, aşağıdaki toplantı sınıflandırması en yaygın olanıdır:

• Tartışılan konuların konusuna bağlı olarak:
• Yönetim;
• Parasal;
• Personel Yönetimi;
• Toplantının amacına bağlı olarak:
• İşletme;
• Üretim (operasyonel, sevkıyat);
• Eğitici;
• Bilgilendirici;
• Danışmanlık;
• Çalışma grupları, komisyonlar, komitelerin toplantıları;
• Nihai;

Yukarıdakilerin her birine daha yakından bakalım.

İşletme kararlar almak için toplantılara çağrılır. Bir gündemleri vardır, katılımcılar bilgi paylaşır, gündem maddelerini tartışır, durumu değerlendirir, bunlarla ilgili kararlar alır ve sorumlulukları dağıtır.

Üretme(operasyonel, sevk) toplantılar, mevcut durum hakkında bilgi almak, ortaya çıkan sorunları açıklığa kavuşturmak, belgelerin yürütülmesinin izlenmesi sonuçlarına göre yapılan çalışmalara ilişkin raporları dinlemek ve çatışma yönetimi durumlarını çözmek için toplanır.

Bilgi Toplantılar organizasyonun alt seviyelerine bilgi aktarmak için çağrılır. Örneğin, bir eğitim kurumunun sertifikasyonu veya bir sonraki ruhsatlandırılmasına yönelik bir ön toplantıda, hedefler, etkinliği hazırlama yöntemleri ve ayrıca kuruluşun kendi içindeki iletişim biçimleri ve lisans komisyonu üyeleriyle çalışanlar hakkında bilgi verilir. .

öğretici Personelin yapılacak işler, yetki ve sorumluluk dağılımı konusunda bilgilendirilmesi amacıyla toplantılar yapılır. Kural olarak, bu tür toplantılar, daha önce karar vermiş olan üst düzey makamların, yetkililerin (Bakanlıklar, Daireler, Holding Yönetimi, Federal makamlar vb.) Kararlarının uygulayıcılara iletilmesinin gerekli olduğu durumlarda düzenlenir. .

Bir eğitim toplantısında, kuruluşun çalışanlarına yalnızca çalışanlardan ne istendiğinin, kendilerinden ne beklendiğinin söylenmesi ve onlara daha yüksek otoriteler tarafından formüle edilen talimatların ve görevlerin çözümündeki rollerinin açıklanması gerekir.

Bu organların kararları kural olarak tartışmaya açık olmayıp, yol gösterici nitelikte olmakla birlikte, kararların gerekçeleri ve sonuçlarının personele iletilmesi ve onlara açıklanması gerekmektedir.

Danışmanlık Toplantılar öncelikle paydaşların ihtiyaç ve beklentilerinin belirlenmesi görevini yerine getirir. Örneğin tedarikçiler, kuruluş çalışanları, ürün veya hizmet tüketicileri ile insanlarla "konuşmak" ve onlardan gerekli bilgileri almak amacıyla gerçekleştirilir.

Komisyon, komite, çalışma grubu toplantıları Ortak eylemlerin ayrıntılı olarak planlanması amacıyla toplanır. Çalışma grupları, bir kuruluşun çeşitli yönetim seviyelerindeki hizmet ve departman temsilcilerini bir araya getirir. Bu tür toplantılarda, örneğin büyük bir etkinliğin hazırlanması ve düzenlenmesiyle ilgili fikirlerini, önerilerini, görüşlerini ifade eden eşit katılımcılar vardır.

Final toplantılar, adlarına göre, kuruluşun bir bütün olarak, yapısal biriminin (bölümlerinin) veya bireysel çalışanlarının elde ettiği başarıları özetler.

• Toplantı sıklığına bağlı olarak:
• Tek seferlik toplantılar - yuvarlak masa, konferans;
• Sistematik toplantılar - mesleki organların toplantıları;
• Son toplantılar - faaliyet döneminin sonunda;
• Operasyonel konularda haftalık, günlük planlama toplantıları.
• Katılımcıların kompozisyonuna bağlı olarak:
• Uluslararası;
• Tüm Rusya;
• Bölgesel, bölgesel;
• Kurum içi.
• Toplantının uzunluğuna bağlı olarak:
• Çok gün;
• Bir gün;
• Birkaç saat;
• Yarım saatten fazla değil.

Toplantılar ayrıca planlanmış veya planlanmamış olabilir.
Toplantı, her liderin ustalaşması gereken, önemli görülen örgüt kültürünün en önemli unsurlarından biridir. Yöneticinin asistanı (sekreteri) toplantıların hazırlanması ve yürütülmesinde büyük yardım sağlar.
Çeşitli türdeki toplantıları hazırlama sürecinin kendine has özellikleri olduğu göz önüne alındığında, 3 ana toplantı türünü ele alacağız:

• Operasyonel
• Raporlama (Son)
• Üniversite organı.

Toplantının türü (türü) ne olursa olsun, hazırlık sürecinde özellikle dikkat edeceğimiz belgeler oluşturulur.
Farklı türde (türlerde) toplantıların hazırlanması
Operasyonel toplantılar

Uygulamada operasyonel toplantılara planlama toplantıları, toplantılar veya beş dakikalık toplantılar adı verilir.
Bu toplantılarda ele alınan başlıca konular:

• Katılımcıların görüşleri dikkate alınarak mevcut faaliyetlere ilişkin konuların tartışılması ve karar alınması;
• Mevcut faaliyetler için görüş alışverişinde bulunulması ve görevlerin belirlenmesi, iş koordinasyonu;
• Önceki toplantılardan gelen talimatların kontrol edilmesi;
• Haber bilgileri.

Operasyonel toplantıların yapılmasının temeli yöneticinin kararı veya talimatıdır.
Mekan genellikle yöneticinin ofisi.
Bu toplantıların süresi ve sıklığı haftada bir kez 1-1,5 saat ve/veya günde 10-15 dakikadır.
Bu nedenle sağlık kurumlarında (özellikle yataklı tedavi ortamlarında) başhekimle günlük 5 dakikalık seanslar düzenlenmektedir.
Kritik ürünlerin üretimi ile ilgili sektörlerde ayrıca baş mühendis veya baş teknoloji uzmanı ile 5 dakika geçirirler.
Rusya Bilimler Akademisi'nin araştırma enstitülerinde ve Rusya Eğitim Akademisi gibi "küçük" akademilerde bu tür toplantılar haftada bir kez müdürün veya yardımcısının ofisinde yapılır. bilimsel çalışma direktörü.
Bu tür toplantılarda mevzuat standart olduğundan çalışanların ek olarak bilgilendirilmesine gerek yoktur.
Düzenlemeler- herhangi bir faaliyetin sırasını belirleyen kurallar (Toplantı Kuralları).
Bu durumda yönetmelik şunları belirler:
- haftanın günü,
- zaman,
- toplantının süresi,
- katılımcıların çemberi.
Bu tür toplantılarda katılımcılar yapısal birimlerin başkanları veya yardımcıları olduğundan tüm yapısal birimlerin temsilcileri toplantıda bulunur.
Bu tür toplantıların ertelenmemesi, iptal edilmemesi çok önemli çünkü bu olayların önemini artırıyor. Çalışanlar, toplantının mutlaka belirlenen gün ve saatte yapılacağını bilmelidir.
Toplantıya doğrudan hazırlık, belgelenen aşağıdaki aşamaları içerir:

• Plan geliştirme;
• Toplantı not defterine not almak;
• Sipariş kontrol formlarının toplanması ve analizi;
• Tesisin hazır olup olmadığını kontrol etmek.

Bir plan geliştirmek sekreterin yöneticiyle birlikte tartışılacak ana konuları belirleyen bir plan hazırlamasından oluşur.

Toplantı not defteri Adından da anlaşılacağı gibi, hafta boyunca bir toplantıda tartışılması gereken konuların kaydedilmesi için tasarlanmıştır. Bu, toplantı hazırlığını kolaylaştırır.

Sipariş kontrol formlarının toplanması ve analizi toplantıdan yarım saat ila bir saat önce yöneticinin sekreterle birlikte inceleme yapması mı önceki kayıtlar toplantılar, onların haftanın girişleri, toplantı planını ayarlar.

Toplantı katılımcıları aşağıdaki formu doldurarak toplantıya hazırlanır: gerekli formlar ve raporlar. Toplantıdan bir veya iki gün önce sekreter tüm talimatların yerine getirilip getirilmediğini kontrol eder, kontrolün sonuçlarını yöneticiye veya kendisine iletir. Çalışmayı yazılı olarak analiz eder.

Raporlama (son) toplantılar.

Bu tür toplantılarda çözülen ana görevler:

• Kuruluşun belirli bir dönemdeki (çeyrek, yıl) çalışmasını özetleyen projenin tamamlanması (finansal sonuçlar dahil);
• Yöneticilerden yapılan işlerle ilgili raporların dinlenmesi;
• Yeni döneme ilişkin görevlerin belirlenmesi ve çalışma planlarının onaylanması.

Bu tür bir toplantıyı yürütmek için zorunlu temel idari bir belgedir - emir yönetici yardımcıları arasından sorumlu bir kişinin liderliğinde bir toplantı düzenleme ve birkaç çalışandan oluşan geçici bir aparat (çalışma grubu) oluşturma ana faaliyet başkanı.

Yıllık toplantıların mekanı bir konferans odası veya toplantı odasıdır.

Raporlama toplantılarının süresi ve sıklığı her raporlama dönemi başında (ayda veya üç ayda bir) 1,5-2,5 saattir. Genellikle iki toplantı yapılır: biri raporlama için, diğeri planlar için.

Sekreter, toplantının tarihi, saati, süresi ve gündemi hakkında toplantıdan bir hafta önce katılımcılara bilgi verir.
Bildirim iki şekilde yapılabilir:

• Parsel ile yazılı olarak davetiyeler (bildirimler);
• Telefonda sözlü olarak.

Toplantıya katılanların tamamı aynı kurumun çalışanları ise sekreter tarafından telefonla bilgi verilmesi yeterlidir.
Birini bir toplantıya davet etmenin yaygın bir yolu telefon mesajları. Kural olarak alt kuruluşların çalışanlarını davet etmek için kullanılırlar. Telefon mesajının metni tek nüsha halinde hazırlanır ve yönetici ile mutabakata varılır.
Toplantıya başka kuruluşların çalışanlarının davet edilmesi durumunda davet mektubu düzenlenir.
Böyle bir mektupta şunlar belirtiliyor:

• Toplantıyı kim düzenliyor;
• Tartışılacak konular;
• Saat (tarih ve saat);
• Konum.

Bütün bunlar hatasız olarak belirtilir. Ek olarak aşağıdakiler belirtilebilir:

• Otelin temini, maliyeti;
• Katılımı onaylama ihtiyacı.

Parsel beklenmiyorsa tekrarlanan davet Katılımın onaylanmasının ardından ilk davet mektubunda toplantı yerinin tam adresi ve oraya nasıl gidileceğinin ayrıntılı bir açıklaması yer alır. Çoğu zaman, aramayı büyük ölçüde kolaylaştıran bir grafik diyagramı yapılır.
Katılımını teyit eden kişilere tekrarlı davetiye gönderilmek isteniyorsa, tekrarlanan davette açık adrese ilişkin yukarıdaki bilgiler belirtilecektir.
Sekreter, toplantı katılımcılarına incelenmek üzere belgeleri toplar ve gönderir. Bu durumda çalışma dokümanlarının toplantıdan en geç 1 gün önce katılımcılara ulaşması gerekmektedir.
Toplantıya doğrudan hazırlık aşağıdaki adımları içerir:

• Derleme plan ve gündem;
• Toplamak yapısal bölümlerden gelen malzemeler;
• Teknik ve servis fonksiyonları.

Meslektaşlar kurulu toplantısı.

Bu tür toplantılarda sorulan başlıca sorular şunlardır:

• Planlama faaliyetleriyle ilgili konuların tartışılması;
• Kuruluşun faaliyetlerinin sonuçlarına aşinalık;
• Şartın veya diğer belgelerin içeriğine ilişkin sorular.

Mesleki organın bir toplantısının yapılmasının temeli düzenlemeler Kiralama.
Başkanın mesleki kurul toplantısı yapma kararı resmileşti emriyle organizasyonel belgeye atıfta bulunarak (Şart, Yönetmelikler).
Etkinliğin mekanı organizasyonun toplantı odasıdır.
Bu tür toplantıların süresi ve sıklığı yılda 1-2 defa veya mevzuata uygun olarak yapılır. Kurucu belgeler. Süre birkaç saattir.
Çıktı Gündem lider tarafından gerçekleştirilir.
Katılımcı çevresi, son toplantının önceden derlenmiş bir listesiyle belirlenir.
Bu yüzden, ilk belge derlenmiş olan, - Toplantı gündemi.
Katılımcı listesi- Bu ikinci belge bunun hazırlanması gerekiyor. Her türlü toplantıya yalnızca kaçınılması mümkün olmayanlar davet edilmelidir:

• Ele alınan konulardan doğrudan etkilenen çalışanlar;
• Karar vericiler;
• Benzer sorunların çözümünde uzmanlaşmış bilgi veya deneyime sahip personel.

İşin net bir şekilde organize edilmesi için bir taslak hazırlamak gerekir. belirli bir biçimde listeler Toplantının yalnızca hazırlığının değil, aynı zamanda yürütülmesinin ilerleyişini izlemek için gerekli tüm bilgileri içeren:

• Ad Soyad;
• Hangi örgütü temsil ediyor ve içindeki konumu;
• Davetiyenin gönderilme tarihi ve yöntemi;
• Davetin alındığına dair onay (tarih);
• Çalışmaya katılma onayı (Evet/Hayır);
• Konuşmak niyetinde mi (konuşmanın konusu);
• Otele mi ihtiyacınız var?
• Dönüş yolculuğu için bilete ihtiyacınız var mı (uçak, tren, tarih, uçuş numarası);
• Toplantıya vardık.

Eğer gerekliyse liste başka sorularla desteklenebilir. Gerekli sayıda kopya halinde çoğaltılan böyle bir liste aşağıdaki durumlarda kullanılabilir:

• Kayıt sırasında;
• Sunum yapanların danışma organının çalışmalarının doğrudan organizasyonunda gezinmelerine olanak tanıyacak şekilde toplantı başkanlığı masasına yerleştirilebilir;
• Toplantı katılımcılarına hizmet veren ekonomik yapıların çalışmaları için kullanılır.

Sekreter katılımcılara bilgi verir: Toplantının yerini ve saatini belirten bir gündem 1-2 ay önceden gönderilir. Sekreter, yöneticinin talimatıyla basına da duyuru yapabilir.
Davetiyeleri hızlı bir şekilde göndermek için çoğunlukla modern bilgi aktarma yöntemleri kullanılır: faks, e-posta.
Sekreter toplantıya hazırlık için gerekli malzemeleri toplar: raporlar veya raporların özetleri tüm konuşmacılar.
Kafa oluşturur taslak karar Tartışılan konuyla ilgili veya nihai belgelerin taslağı.
Projelerin varlığı, belgeleri daha derinlemesine incelemenize, bunlarda değişiklik yapmanıza ve bunları hızlı bir şekilde tartışmanıza olanak tanır.
Ayrıca sekreter, konuyu hazırlayan ve bunların uygulanmasını organize eden çalışanlardan karar taslaklarını talep etmelidir.
Toplantı için gerekli tüm dokümanların en az 48 saat önceden toplanması ve toplantıdan 24 saat önce kopyalanıp dağıtılması gerekmektedir.
Son zamanlarda büyük raporlar (mesajlar) neredeyse hiç okunmuyor. Toplantı katılımcılarının kendi metinleri (veya tezleri) vardır ve bu nedenle konuşmacı sınırlı bir zaman dilimi içinde konuşmasının yalnızca en temel noktalarını vurgular.

Bu nedenle, önem derecesine, ölçeğine, sıklığına ve süresine bakılmaksızın çeşitli toplantı türlerinin hazırlanması süreci, hazırlığın ana aşamalarının zorunlu olarak belgelenmesini gerektirir.

Hazırlık aşamasında operasyonel toplantılar Aşağıdaki belgeler oluşturulur:

• plan;
• toplantı not defterindeki notlar;
• sipariş kontrol biçimleri.

Hazırlık aşamasında son toplantılar:

• emir toplantı düzenleme ve çalışma grubu oluşturma ana faaliyetlerinin başkanı;
• mektup– davet (bildirim);
• telefon mesajı;
• tekrarlandı mektup– davet (gerekirse);
• plan ve gündem;
• formdaki yapısal bölümlerden gelen malzemeler raporlar Ve taslak planlar.

Hazırlık aşamasında mesleki organların toplantıları:

• düzenlemeler bu tür toplantıların kurallara uygun olarak yapılması Kiralama;
• emir organizasyonel belgeye atıfta bulunarak ana faaliyetlerin başkanı ( Kiralama, Konum);
• Gündem;
• Katılımcı listesi belirli bir yerleşik forma göre;
• raporlar veya raporların özetleri tüm konuşmacılar;
• taslak çözümler Tartışılan konu(lar) hakkında veya nihai belgelerin taslağını hazırlayın.

Toplantıların yürütülmesi (servis edilmesi)

Toplantı düzenlemenin ön koşulu katılımcıların kaydıdır.
Toplantıya davetlilerin davet edilmesi halinde lobide etkinliğin yapılacağı yere ilişkin tabelalar asılmalıdır. Bazı durumlarda girişte özellikle fahri misafirler için bir toplantı düzenlenmektedir.
Katılımcıların kayıtları genellikle etkinliğin başlamasından 30 dakika önce başlar ve etkinliğin başlamasından 5 dakika önce sona erer.
Kayıt formu aşağıdaki gibi olabilir:

Kayıt formu toplantının niteliği dikkate alınarak tasarlanmıştır. Yeterli çoğunluk sağlanması durumunda kayıt formunda “kişisel imza” ve “imza metni” sütunlarının bulunması gerekmektedir.
Kayıt işlemi sırasında gelişi işaretlemek için kayıt formu önceden kısmen doldurulur.
Toplantı tam zamanında başlamalıdır. Katılımcılarla işbirliği kuralları üzerinde derhal anlaşmaya varılması, yani düzenlemelerin belirlenmesi tavsiye edilir.
Düzenlemeler- katılımcılarının toplantının organizasyonel temeli olarak kabul ettikten sonra kesinlikle uydukları toplantıyı yürütme prosedürü.
Düzenlemelerin en önemli unsurları:

• toplantının zaman göstergeleri ve bireysel unsurları;
• temel toplantı prosedürleri;
• toplantı yetkilileri.

Düzenlemeler oluşturmak için aşağıdakilere karar vermeniz gerekir:

• toplantıya getirilen konuların tartışılma sırası;
• ana konuşmanın süresi;
• tartışmalar sırasında konuşmaların süresi;
• toplantının süresi;
• molaların süresi;
• oylama sırasında karar verme prosedürü;
• toplantının bitiş saati.

Toplantı görevlileri önceden atanır veya doğrudan toplantıda oylama veya toplantıyı düzenleyenin kararı ile belirlenir.
Toplantının en önemli sonucu ise belgelenmiş sonuç:

• protokol;
• deşifre metni;
• çözünürlük;
• çözüm.

Toplantının belgelenmesi– Gündemdeki konuların tartışılma sürecinin kaydedilmesi.
Bir toplantının ilerlemesinin kaydedilmesi:

• kısa gösterim;
• fonogram;
• video kaydı;
• Kerestecilik.

Bir toplantıyı belgelemek için kullanılan en yaygın belge tutanaklardır.
Protokol- Toplantılarda, müzakerelerde, konferanslarda, meslektaşlar arası veya danışma organlarının oturumlarında konuların tartışılması ve karar alma süreçlerinin sıralı kaydını içeren organizasyonel ve idari bir belge.
Protokoller, federal organların kurulları, bakanlıklar, komiteler, belediye yönetimleri gibi daimi mesleki organların yanı sıra bilimsel, teknik ve metodolojik konseylerin faaliyetlerini belgelemektedir.
Hissedarlar toplantıları ve yönetim kurulu toplantıları zorunlu tutanaklara tabidir.
Ticari bankaları, ticaret ve sanayi odalarını ve diğerlerini kaydederken, protokoller kayıt için devlet yetkililerine sunulur.
Mesleki organların faaliyetlerini belgelemek için protokoller hazırlanır ve yürütülür:

• toplantılar;
• konferanslar;
• toplantılar.

Protokoller aşağıdakilere dayanarak hazırlanabilir:

• transkriptler toplantılar;
• ses kayıtları toplantılar;
• kaba el yazısı notları toplantı sırasında liderlik yapanlar;
• toplantı için hazırlanan materyaller (rapor metinleri, gündem, katılımcı listesi, konuşmalar, sertifikalar, karar taslakları vb.).

Deşifre metni - Steno yöntemi kullanılarak gerçekleştirilen, meslek kuruluşlarının toplantıları, müzakereleri ve oturumlarındaki raporların, konuşmaların ve diğer konuşmaların kelimesi kelimesine kaydedilmesi. Toplantı sonrasında tutanak yazıya geçirilir, ses kaydıyla karşılaştırılarak kontrol edilir ve derlenir. Toplantının transkriptinin veya ses kayıtlarının transkripsiyonu, toplantı sırasında veya toplantıdan hemen sonra parçalar halinde gerçekleştirilir. Toplantı tutanaklarının ve tutanaklarının hazırlanması için ayrılan süre, toplantının yapıldığı günden itibaren 3-5 günü geçmemelidir.
Bir ses kaydı yapılmışsa (bir kayıt cihazında veya ses kayıt cihazında), kaydın şifresi çözülür, bir protokol hazırlanır ve yürütülür. Ses kaseti, toplantının ses kaydını sağlayan ünitede kural olarak 2 hafta saklanır ve ardından manyetikliği giderilir. Bu sefer protokol metninin açıklığa kavuşturulması gerekiyor. Kurul başkanının kararıyla, uzun süreli arşiv depolaması için toplantının ses kaydı yapılabilir.
Protokolün yönetim faaliyetleri açısından önemi aşağıdaki hususları içermesinde yatmaktadır:

• alınan kararlar;
• sanatçılar;
• emirlerin ve görevlerin yerine getirilmesi için son tarihler.

Protokol genel bir form şeklinde hazırlanmıştır. Formu şunları içerir:

• yazarın kurumunun adı;
• belge türünün belirtilmesi - protokol;
• buluşma tarihi;
• sayı;
• buluşma yeri;
• onay damgası (protokolün onaya tabi olması durumunda);
• başlık;
• metin;
• imzalar.

Tutanakların tarihi toplantının yapıldığı veya imzalandığı tarih değil, toplantının tarihidir. Tutanaklar genellikle toplantıdan birkaç gün sonra hazırlanır. Birkaç gün sürdüyse protokol tarihi başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini içerir; örneğin: 11-14 Mayıs 2012 veya 11-14 Mayıs 2012. Protokolün numarası (kayıt indeksi) toplantının seri numarasıdır. Protokollerin numaralandırılması takvim yılı veya komisyonun görev süresi içerisinde gerçekleştirilir.
Metnin başlığı, kural olarak, toplantının veya ortak faaliyetin türünü yansıtır ve genel durumdaki belge türünün adıyla tutarlıdır: Akademik Konsey toplantısının tutanakları (ne?); personel toplantıları; yapısal birimlerin başkanlarının toplantıları. Başlık büyük harflerle yazılır ve “belgenin hazırlandığı yer” özelliğinden 2-3 satır aralıkla ayrılır. Başlık her zaman belge metninin solunda yer alır (diğer tüm belgelerde olduğu gibi).
Giriş ve ana bölümler olmak üzere iki bölüme ayrılan protokol metnine özellikle dikkat edilmelidir.
Su kısmı şunları gösterir:

• başkanın soyadı ve adının baş harfleri;
• sekreterin soyadı ve adının baş harfleri;
• orada bulunanların soyadı ve baş harfleri;
• Gündem.

Tutanakların başında "başkan" kelimesi başlar, başlıktan sonra çift satır aralığıyla, büyük harfle yazılan kenar boşluklarının hemen dışında yazılır; tireden sonra başkanın soyadı ve adının baş harfleri gösterilir. “Sekreter” kelimesi de yazılmıştır. (Örneğin - Başkan – Gusarov N.N. Sekreter – Kasatkina L.S.). Operasyonel toplantılar sırasında protokolün bu kısmı atlanır. Aşağıda mevcut olanların listesi yer almaktadır. Kayıt prosedürü aşağıdaki gibidir. Daimi bir kurul toplantısının tutanaklarında, mevcut daimi üyeler, pozisyonları olmaksızın alfabetik sıraya göre gösterilir. Onlardan sonra davetlilerin isimleri konumlarını belirterek yazılır.
Çok sayıda davetlinin bulunduğu genişletilmiş toplantılar ve oturumlarda, bunların kompozisyonu niceliksel olarak belirtilir ve aile listesi tutanaklara eklenir ve bununla ilgili olarak tutanakta ilgili bir giriş yapılır. (Örneğin: Mevcut: 55 kişi (liste eklenmiştir)).
Karar almanın belirli bir nisap gerektirdiği toplantı, konferans ve kurultaylarda “Katıldılar” bölümünde kaç kişinin bulunması gerektiği ve toplantıya kaç kişinin geldiği belirtilir.
Aşağıda, kurul tarafından değerlendirilmek üzere sunulan konuların listelendiği gündem yer almaktadır. Her soru numaralandırılmıştır ve “O” (“Hakkında”) edatıyla başlar. Bazı durumlarda, örneğin bakanlık kurulları ve komisyon toplantılarının kayıt altına alınması sırasında, tutanağa gündem eklenebilir. Daha sonra tutanak metninde yer almaz, sadece kaynak girişi yapılır: “Toplantı gündemi ektedir.”
İkinci bölüm, toplantının gidişatını kaydeden ana bölüm olup, gündem maddelerine karşılık gelen bölümler halinde düzenlenen belgenin ana metnidir. Her madde için şu bölümler olabilir: DİNLENDİ / KONUŞULDU / KARAR VERİLDİ (KARARLANDI). Bu kelimeler büyük harflerle, her biri yeni bir satıra ve ardından iki nokta üst üste konularak yazılır, böylece metin görsel olarak bölünür.
DİNLENDİ kelimesi her gündem maddesinin bölümünü başlatır. Sorunun seri numarasını belirten rakamlardan sonra tek satır halinde yazılır.
Konuşmacının ve tartışmada konuşanların soyadı ve adının baş harfleri paragraftan yeni bir satırla belirtilir. Konuşmaların içeriği üçüncü tekil şahısla sunulur. Rapor ve konuşma metinleri (veya tezleri) varsa, bunlar protokole kaydedilmez ve konuşmacının veya konuşmacının adından sonra bir çizgi gösterilir: "Raporun metni (konuşma, mesaj) ektedir." Her sunumun ardından varsa soru ve cevaplar alınış sırasına göre kayıt altına alınır.
Her bir gündem maddesi için bölümün son kısmı, tartışılan konu hakkında alınan kararın bir kaydıdır. Karar kolektif olarak alınır ve genellikle katılımcıların oy kullanması gerekir. Ancak yönetim uygulamasında oylama sonuçları genellikle tutanaklara yansıtılmaz. Böyle bir ihtiyaç ortaya çıkarsa veya oylama sonuçlarının zorunlu olduğu bir protokol hazırlanırsa (örneğin, sertifika (yeterlik) komisyonu toplantı tutanakları veya hissedarlar genel kurul toplantısı tutanakları), o zaman bunlar her nokta için ayrı ayrı belirtilir. Kararın. Örneğin, "Oybirliğiyle" veya "-44'e karşı, -1'e karşı, çekimser kaldı -10." Sertifikasyon komisyonlarının protokol metinleri, her çalışanın adaylığı konusunda alınan kararları kaydeder.
Birkaç soru içeren kararlar, Arap rakamlarıyla numaralandırılan paragraflara ve alt paragraflara bölünmüştür.
İdari belgeler gibi kararların etkili kısmı da spesifik olmalı ve şu bileşenleri içermelidir: Kim neyi, hangi tarihe kadar yapmalı. Yürütücü olarak bir veya daha fazla yetkili veya yapısal birim gösterilebilir. Son teslim tarihi bir takvim tarihi veya işin tamamlanması için bir süre olarak belirtilebilir.
Toplantı başkanı ve yazmanın imzaları tutanakların hazırlanmasını tamamlar. Protokolün bir kopyası imzalanır. Sol tarafta başkanın imzası, sağ tarafta ise sekreterin imzası bulunur.
Kısa protokol– Toplantıda görüşülen konuları, konuşmacıların isimlerini ve alınan kararları kayıt altına alır. Başkan, sekreter ve hazır bulunanların isimlerinin çıkarılmasına izin verilir. Bu tutanaklar ancak toplantının stenografi ile yapılması, rapor ve konuşma metinlerinin sekretere sunulması veya toplantının operasyonel nitelikte olması halinde tutulur.
Tam protokol– Tartışılan konuları, alınan kararları ve konuşmacıların isimlerini kaydeder. Toplantı katılımcılarının rapor ve konuşmalarının içeriğini, ifade edilen tüm görüşleri, dile getirilen soru ve açıklamaları, yorumları, pozisyonları aktaran oldukça ayrıntılı kayıtlar içerir.
Tutanaklar, toplantı sekreteri tarafından metni yeniden yazarak, düzenleyerek ve toplantı başkanı veya yapısal birim başkanıyla mutabakata vararak hazırlanır. Protokol ancak iki imzanın (başkan ve sekreter) olması durumunda yasal güç kazanır. İmzalar metinden 2-3 satır aralıkla sol kenardan itibaren yerleştirilir.
Mesleki organların kararları sanatçılara bağımsız belgeler şeklinde iletilir - kararlar ve kararlar. Diğer durumlarda protokolden bir alıntı yapılır.
Protokolden alıntı- Orijinal protokol metninin, özetin hazırlanmakta olduğu gündem maddesine ilişkin kısmının tam bir kopyası. Aynı zamanda çoğalırlar:

• formun tüm detayları;
• metnin giriş kısmı;
• Özetin hazırlandığı gündem maddesi;
• konunun tartışılmasını yansıtan metin;
• karar.

Protokolden alınan alıntı yalnızca sertifikayı da hazırlayan sekreter tarafından imzalanır. Kopyayı (alıntıyı) onaylayan kişinin konumunu belirten “Doğru” kelimesinden, kişisel imzadan, soyadından, adının baş harflerinden ve tarihten oluşur. Başka bir kuruluşa sunulmak üzere bir alıntı verilmişse, mühürle tasdik edilir.
Meslektaş faaliyetlerinin sonucu idari belgeler olabilir: kararlar ve kararlar.
Çözünürlük– 1) meslektaş yönetiminin en yüksek ve bazı merkezi organları tarafından, bu organların karşı karşıya olduğu en önemli ve temel görevleri çözmek ve istikrarlı normlar ve davranış kuralları oluşturmak amacıyla kabul edilen bir yasal düzenleme. Kararın kural olarak uzun bir geçerlilik süresi vardır ve bağlı oldukları kuruma bakılmaksızın çok çeşitli kuruluş ve yetkililer için geçerlidir. ; 2) bir kamu kuruluşunun yönetim organının kararı
Kararlar, devlet gücünün en yüksek organları, hükümet organları bünyesinde oluşturulan komiteler ve komisyonlar tarafından verilir.
2 tür çözünürlük vardır:
- Komisyonun, komitelerin faaliyetlerine ilişkin organizasyonel sorunları çözen kararlar (bir organın oluşturulması, üyeler arasında sorumlulukların dağıtılması, planın onaylanması ile ilgili konular);
- diğer organlar, işletmeler ve yetkililer tarafından icra edilmek üzere alınan kararlar.

Yetki sahibi olan komisyonlar (idari, denetleyici, çocuk işleri) bağlayıcı kararlar almaktadır.

Yetkisi olmayan komisyonlar tavsiye niteliğinde kararlar alır (“Öner”, “Tavsiye”).

Kararlar ekonomik, politik ve örgütsel konuları kapsıyor. Kararlar çeşitli düzenleyici belgelerle onaylanır.

Kararın metni, kurul başkanı ve sekreter tarafından imzalanan bir beyan ve idari bölümden oluşur. Proje hukuk danışmanı tarafından onaylanmıştır. Çözünürlük A4 formatında yazdırılır.
Biçim– örnek bir çözüm aşağıdaki ayrıntılardan oluşur:

• arması;
• belge türünün adı – KARAR;
• tarih, sayı;
• yayın yeri;
• metnin başlığı;
• metin;
• imza;
• vizeler - onaylar.

Çözüm– Mesleki yönetim organının idari belgesi. Bakanlıklar, bakanlıklar, federal kurumlar ve bilimsel konseyler tarafından yayınlanır.
Çözümler– 1) çeşitli heterojen organlar tarafından çıkarılan ortak kanunlar (mesleki ve komuta birliği temelinde faaliyet gösteren, devlet organları ve kamu kuruluşları vb.);

2) toplantı, konferans vb. kararları.

Karar metni beyan ve idari kısımlardan oluşmaktadır.

Belirleyici kısım, kararın verilme nedenlerini ve uygulandığında ulaşılan hedefleri belirtir. İdari bir belgeye dayanılarak karar verilmişse, tespit kısmında bu idari belgenin numarası, tarihi ve başlığı belirtilir.

İdari kısımda, kararı veren kurumun adını ve ardından ayrı bir satırda büyük harflerle KARAR VERİLDİ kelimesini belirtin.

İdari kısım, icracının (organizasyon, yapısal birim, resmi) - eylem - son tarihin belirtildiği noktalara ayrılabilir.

Karar, kurul organının başkanı ve sekreteri tarafından imzalandıktan, bir numara atandıktan (yani kayıt) ve tarih atıldıktan sonra yasal güç kazanır. Kararın tarihi, kararın kabul edildiği kurul toplantısının tarihidir.

Karar A4 formatında hazırlanmıştır.

Biçim- örnek bir çözüm aşağıdaki ayrıntılardan oluşur:

• kuruluşun adı - belgenin yazarı;
• belge türünün adı – KARAR;
• tarih, sayı;
• yayın yeri;
• metnin başlığı;
• metin;
• imza (başkan, sekreter);
• onay vizeleri (derleyici, karar taslağını sunan birim başkanı, uygulayıcılar, hukuk danışmanı, kararın uygulanmasından sorumlu yetkililer); Belge türleri ve çeşitlerinin kısa bir sözlüğü. M., 1974, s.31-32.

  Belge türleri ve çeşitlerinin kısa bir sözlüğü. M., 1974, s.37.

Bir kriz anında yöneticinin en önemli görevi etkili değişim yönetimidir: dönüşüm sürecinin başlatılması, uygulanması ve tamamlanması. Başarılı olmak için sorunları çözmenin yollarını bulmak için yöneticinin, her katılımcının yüksek düzeyde kişisel katılımını sağlayarak toplantıları yetkin bir şekilde yürütebilmesi gerekir.

Piyasaların "düştüğü" ve nüfusun satın alma gücünün azaldığı bir durumda bile, birçok yerli işletme tüketicilere yeni ürün ve hizmetler sunabildi - Batı modellerinin daha ucuz analogları, kaliteden daha düşük değil. Bu, yalnızca satış hacimlerini korumakla kalmadı, aynı zamanda kârı artırmaya ve hatta yeni istihdam yaratmaya da olanak sağladı.

Bunu yapmayı nasıl başardın? Kriz sırasında ayakta kalabilmek ve büyüyebilmek için bu işletmeler, işçilerin kaçınılmaz direnişini aşarak büyük bir yeniden yapılanmaya girmeyi başardılar. Zorluklardan kurtulmanın etkili yollarını bulmak için bir yönetici, yönetim ekibinin ve tüm ekibin yaratıcı potansiyelini kullanmalı, değişiklikleri başlatmalı, iş süreçlerine iyileştirmeler önermeli ve organizasyonel değişiklikleri gerçekleştirmelidir.

Önemli bir yönetim aracı toplantılardır (toplantıların planlanması, brifingler, beş dakikalık toplantılar): birçok şirkette bunlara katılım, üst düzey yöneticilerin zamanının aslan payını alır. Aynı zamanda yöneticiler toplantılara katılmakla kalmıyor, toplantıları kendileri de organize ediyorlar.

Eğer bir toplantı önceden planlanmazsa, çoğu zaman katılımcılar için zaman kaybıyla sonuçlanır. Bitmeyen ve en önemlisi faydasız toplantılar “bürokratik” kurum kültürünün karakteristik bir özelliğidir. Böyle bir kültüre sahip bir organizasyonda, profesyonelliği yüksek ve insanlara liderlik etme becerisine sahip çalışanlar, çoğu zaman yönetici olmayı reddederler. Aynı zamanda kariyer gelişimi için personel rezervine dahil edilmek istememenin çok önemli bir nedeni de bu tür “toplantılarda” zaman kaybetme konusundaki isteksizliktir.

Etkili Toplantı, liderin aşağıdakileri yaptığı bir grup çalışmasıdır:

• katılımcılardan gerekli bilgileri alır;
• astlar için amaç ve hedefleri belirler (görevler verir);
• çalışanları alınan kararlar hakkında bilgilendirir;
• Kollektif karar almayı organize eder.

Toplantının etkili olabilmesi için şunlar gereklidir:

• hedefi belirleyin/hangi sonucun elde edilmesi gerektiğini formüle edin;
• toplantıya hangi çalışanların katılacağını belirlemek;
• toplantı katılımcılarını gündem hakkında derhal bilgilendirmek;
• katılımcıların toplantıya ne hazırlaması gerektiğini belirlemek;
• Önerilen çözümlerin değerlendirileceği kriterleri belirleyin.

Bir hazırlık aşamasının olmaması aşağıdakilere yol açar:

• sorunu anlamayan/gerekli bilgiye sahip olmayan çalışanların toplantıya katılması;
• tartışma süresi önemli ölçüde artar;
• “Kendiliğinden” çözümler tartışılıyor; ilk akla gelenler;
• soruna bir çözüm bulunamadı;
• alınan karar uygulanmadı;
• iş açısından etkisiz kararlar alınır;
• katılımcılar ortak çalışmaya dahil edilmez.

Kriz sırasında yöneticilerin öngörülemeyen durumlarla ve karmaşık iş sorunlarıyla karşılaşma olasılığı çok daha yüksektir. Bu gibi durumlarda etkili çözümler bulmak için “sorun” toplantıları etkilidir.

Sorun toplantısı aşağıdakilere yardımcı olan bir grup çalışma şeklidir:

• zorlukların üstesinden gelmenin/karmaşık sorunları (üretim, teknik, finansal vb.) çözmenin yollarını bulmak;
• kuruluşun gelişimi için umutları göz önünde bulundurun;
• Yenilikçi projeleri vb. tartışın.

Grubun çalışmasının sonucu, ortak bir kararın benimsenmesi olmalıdır. Sorun toplantısının özellikleri şunları içerir:

1) problemlerin çözümü için hazır algoritmaların eksikliği;
2) tüm katılımcıların değişim sürecine aktif katılımı;
3) kural olarak katı zaman kısıtlamaları.

Katılımcıların tartışma sürecine, seçenek araştırmasına ve karar alma sürecine katılım düzeyini artırmak için lider şunları yapabilir:

• ekipte istenen rolleri 1 belirlemek ve bunları gerçekleştirebilecek üyeleri seçmek;
• çalışma biçimlerini esnek bir şekilde değiştirin (grup tartışmaları, katılımcıların tartışılan konu hakkında görüşlerini ifade etmesi, mikro gruplarda çalışma);
• tartışma katılımcılarının pozisyonlarını netleştirin, sonuçları kaydedin, tartışma sürecini “görselleştirin” (diyagramlar, diyagramlar, grafikler vb. kullanın), tartışmanın sonuçlarını özetleyin;
• her grubun toplantı planının noktalarından biri üzerinde çalışması ve sonuçlarını sunması için katılımcıları mikro gruplar halinde birleştirin;
• Bir rekabet unsuru ekleyin: birkaç mikro grubu alternatif çözümler/senaryolar geliştirmeye davet edin ve ardından bunları birlikte tartışın, vb.

Şu tarihte: hazırlık Toplantının konusunu formüle edin, durumun kısa bir analizini yapın, sorunun özünü açıklayın. Toplantının amacını açıkça tanımlayın. Beklenen sonucu ve karar verme kriterlerini formüle edin. Toplantı katılımcılarının bir listesini yapın. Tutulma yerini ve zamanını belirleyin, zamanı katılımcılarla koordine edin. Toplantı için kurallar hazırlayın (gündem ve zaman çerçevesi). Katılımcıları toplantı hakkında zamanında bilgilendirin (bilgi mektubu hazırlarken katılımcılara yönelik bireysel görevlerin tanımlanmasına özellikle dikkat edilmelidir). Sırasında uygulamak toplantı lideri şunları yapmalıdır: Gündeme sadık kalın. Her katılımcıyı düzenlemelere uygun olarak dinleyin. Tartışma sürecini düzenleyin. Yönetmeliklere uygunluğu izleyin. Önerilen seçeneklerin her birini tartışın. Nihai bir karar verin (son versiyonu formüle edin). Her katılımcıya bir görev verin ve bunların tamamlanmasının izlenmesi için bir son tarih belirleyin.

Bir sorun toplantısı sırasında bir grup astın çalışmasını organize etmek yaratıcı ama oldukça karmaşık bir iştir. Tipik başlangıç ​​hataları:

• grubun çalışmalarına aşırı katılım (lider, yeni fikirleri tartışma ve arama sürecine kapılır, süreci yönetme ihtiyacını unutur);
• hazırlık eksikliği;
• önceden çizilmiş bir plana esnek olmayan bağlılık (tartışma süreci yeni veriler, yeni fikirler vb. dikkate alınarak ayarlanmamıştır);
• toplantı katılımcılarının seçiminde çeşitlilik eksikliği;
• kontrol kaybı (toplantı katılımcılarının duygusal durumu, zaman, tartışma süreci vb. üzerinde).

Sorun çözme toplantılarını etkili bir şekilde yürütmek için bir yöneticinin aşağıdaki yeterlilikleri ve becerileri geliştirmesi gerekir:

• tartışılan sorunun özünü yansıtan diyagramlar biçiminde grup tartışmalarının materyalini kaydetme ve görselleştirme yeteneği;
• aktif dinleme yöntemlerini kullanarak tartışma sürecini kolaylaştırma becerisi;
• bir tartışmanın sonuçlarını özetleme ve özetleme yeteneği;
• grubun çözüm bulmasına yardımcı olacak yapıcı sorular sorma yeteneği;
• sunum becerileri;
• duygusal durumunuzu yönetme yeteneği;
• diğer insanların duygusal durumunu anlama yeteneği;
• çalışanların güvenini kazanma yeteneği;
• başkalarını değişimin gerekliliği konusunda ikna etme yeteneği;
• tartışma katılımcılarını etkileme yeteneği;
• çalışanlara destek sağlama yeteneği - ilham vermek, ilham vermek, teşvik etmek vb.

Bir toplantının başarılı sayılmasına dayanan bir dizi kriter vardır:

• katılımcılar grup tartışmasına aktif olarak katıldılar;
• herkes kendi fikrini ifade edebildi, fikir ve önerileri başkaları tarafından duyuldu;
• lider, tüm toplantı katılımcılarının görüşlerini ve değerli önerilerini özetledi;
• sorunu çözmenin bir yolu bulundu;
• daha ileri eylem planı geliştirildi;
• Grup çalışmasının sonucu üst yönetimin, hissedarların veya işletme ekibinin onayını almıştır.

Sorun toplantısı sırasında alınan kararlar üst düzey yöneticilere ve diğer çalışanlara iletilmelidir.

Grup çalışmasının başarısının en önemli koşulunun, insanların lidere olan güveni olduğu ve bunun da ancak profesyonellik ve yüksek ahlaki niteliklerle kazanılabileceği unutulmamalıdır.
__________________
1 R. M. Belbin (Raymond Meredith Belbin) - yönetim ekiplerinin değerlendirilmesi ve geliştirilmesi alanında uzman, belirler rol"bir takımda faydalı bir davranış modeli" olarak. Yazar dokuz tipik rol tanımladı:

Rol	Olumlu özellikler	Ekipteki işlevler	Olası zayıflıklar
Fikir oluşturucu	yaratıcılık, hayal gücü, esneklik, eleştirel düşünme	karmaşık sorunları çözer	izolasyon, kişinin fikirlerine takıntılı olma
Araştırmacı	dışa dönüklük, coşku, sosyallik	fırsatları görür, bağlantıları geliştirir	aşırı iyimser, başlangıçtaki heyecan geçince ilgisini kaybediyor
Koordinatör	kararlılık, etkinlik, sonuç odaklılık, organizasyon becerileri	Ekibi motive eder, görevleri dağıtır, öncelikleri belirler, hedefleri belirler	genellikle manipülatif olarak algılanır
Yaratıcı	enerji, tamamen kendini adamış olma yeteneği	zorluklar, sorular, baskı yaratır	Kışkırtıcı olma eğilimi, diğer insanların duygularını incitme
Uzman	sağduyu, sağduyu, içgörü	olasılıkları değerlendirir, durumu değerlendirir	Girişkenlik eksikliği, başkalarına ilham verememe
Diplomat	sosyallik, iyi niyet, kararlarda ve açıklamalarda nezaket	Takımda olumlu bir atmosfer sağlar, çatışmaları önler	zor durumlarda kararsızlık
Uygulayıcı	çalışkanlık, organizasyon, çalışkanlık, işleri halletme yeteneği	fikirleri gerçeğe dönüştürür, son teslim tarihlerini ve iş kalitesini izler	esneklik eksikliği; yeni fırsatlara yanıt vermede yavaş
İcracı	muhafazakarlık, bağlılık, çalışkanlık	işi halleder	kaygıya yatkın, otoriteyi devretme konusunda isteksiz
Uzman	amaçlılık, kişinin işine kendini adaması	Belirli konularda bilgi ve beceri sağlar	Yalnızca dar bir alanda yetkin, konunun teknik yönüne aşırı odaklanmış

2 Kolaylaştırma(İngilizce) kolaylaştırmak- kolaylaştırmak, yardım etmek, kolaylaştırmak) - grubun hedeflerine ulaşmasına, belirli bir görevi tamamlamasına, bir sorunu çözmesine veya bir anlaşmaya varmasına vb. yardımcı olmak. Kolaylaştırıcının çalışmasının özü, grubun verimliliğini aşağıdaki yollarla arttırmaktır:

• tüm katılımcıların tartışma sürecine dahil edilmesi, ilgilerinin güçlendirilmesi ve potansiyellerinin ortaya çıkarılması;
• katılımcıların farklı bakış açılarını anlamalarına ve kabul etmelerine yardımcı olmak;
• işbirliğinin geliştirilmesi;