Компания как открытая система.

100 р бонус за первый заказ

Выберите тип работы Дипломная работа Курсовая работа Реферат Магистерская диссертация Отчёт по практике Статья Доклад Рецензия Контрольная работа Монография Решение задач Бизнес-план Ответы на вопросы Творческая работа Эссе Чертёж Сочинения Перевод Презентации Набор текста Другое Повышение уникальности текста Кандидатская диссертация Лабораторная работа Помощь on-line

Узнать цену

Система есть совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое в любых условиях.

Уникальной характеристикой систем являются внутренние отношения между частями (элементами):

1. Для любой системы характерны как дифференциация, так и интеграция. Каждая ее часть выполняет индивидуальные функции. В то же время для поддерживания взаимосвязи отдельных частей системы и формирования единого целого осуществляется интеграция. В организациях она обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением за поведением системы, выполнением отдельных правил, процедур и программы деятельности.

2. Хотя организации состоят из частей, или элементов, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство не только элементов, но и взаимосвязей между ними, что может повышать эффективность их деятельности или уменьшать ее (мультиплексный, или синергетический, эффект). Различают системы закрытые и открытые.

Понятие закрытой системы порождено естественными науками. Такая система, будучи самоподдерживающейся, почти не реагирует на внешние воздействия. Совершенная система этого типа вообще не воспринимала бы энергию от внешних источников и не отдавала бы свою энергию во внешнюю среду. Закрытая организационная система находит ограниченное применение, так как ее основные функции – самовыживание и саморепродуцирование. Она не может быть подсистемой системы экономических и социальных отношений в обществе и соответственно не может выполнять значимую для общества миссию и осуществлять экономическую или иную деятельность.

Открытая система, напротив, взаимодействует с окружающей средой. Организации, представляющие собой системы данного типа, получают оттуда сырье и человеческие ресурсы и зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействуя с окружающей средой, обращают депозиты в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания и развития своей деятельности, выплаты дивидендов и уплаты налогов.

Степень открытости меняется в результате каких-либо изменений в рамках системы. Открытая система может приобрести черты закрытой, если со временем контакты с окружением становятся ограниченными. Возможна и обратная ситуация.

Для открытых систем характерна тенденция к усложнению и дифференциации, иными словами, по мере роста они стремятся к большей специализации элементов и усложнению структуры, нередко раздвигая свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами.

Все системы (организации) имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары, услуги, прибыль, отходы и т. п.

15. Организация как открытая система

С истема - это некоторая целостность или набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Все организации являются системами.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.

Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.

Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз и навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Особенности модели организации как открытой системы

Все организации как открытые системы имеют упрощенное описание. Все они имеют вход, трансформационный процесс и выход. На входе организация получает от окружающей среды сырье, энергию, информацию, капитал, человеческие ресурсы, материалы и другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п.

Открытые системы имеют специфические особенности. Одна из таких особенностей - это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды.

Другой не менее важной особенностью организации как открытой системы является обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из внешней среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению нежелательных отклонений параметров системы. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение. Чтобы все элементы организации действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации.

Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные промышленными организациями, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность деятельности устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Однако, теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых систем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

Организация как открытая система.

План

В.1. Формирование моделей открытой и закрытой системы в рамках общей теории систем.

В.2. Специфика организации как целевой социальной системы.

В.3. Проблема стабильности входа и входа.

В.4. Зависимость внутренней среды и внутренних процессов организации от состояния внешней среды. Эквифинальность.

В.1. Формирование моделей открытой и закрытой системы в рамках общей теории систем.

Теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 50-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход - это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, давайте сначала определим, что такое система.

СИСТЕМА - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Машины, компьютеры, телевизоры - все это примеры систем. Они состоят из множества частей, каждая из которых работает во взаимодействии с другими для создания целого, имеющего свои конкретные свойства. Эти части взаимозависимы. Если одна из них будет отсутствовать или неправильно функционировать, то и вся система будет функционировать неправильно. Например, телевизор не будет работать, если неправильно установлена настройка. Все биологические организмы представляют собой системы. Ваша жизнь зависит от правильного функционирования многих взаимозависимых органов, которые все вместе представляют уникальное существо, каким являетесь вы.

Все организации являются системами. Поскольку люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации части ее взаимозависимы. Не имеет никакого значения, насколько упорно работает управляющий национальной службой сбыта «Ар Си Эй», стараясь привлечь новых покупателей видеомагнитофонов, если конструкции, разрабатываемые техническим отделом, несовершенны, люди на конвейерах «Ар Си Эй» отказываются собирать выпускаемое оборудование, или же компания не может оплатить поставку комплектующих деталей.

Точно также, как врач будет собирать информацию о вашем дыхании, об обмене веществ, пульсе, привычках в еде и о других жизненно важных функциях, прежде чем поставить диагноз и выписать вам лекарство, так и хороший руководитель должен собирать информацию обо всех существенных элементах организации, для того чтобы диагностировать проблемы и предпринимать корректирующие действия.

ОТКРЫТЫЕ И ЗАКРЫТЫЕ СИСТЕМЫ.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы - знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Даже для монастыря - чтобы действовать в течение длительного времени - необходимо, чтобы приходили люди и поступали продукты, поддерживался контакт с основавшей его церковью. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в них предполагалось, по крайней мере неявно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении.

ПОДСИСТЕМЫ.

Крупные составляющие сложных систем, таких как организация, человек или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы, о котором говорится в последующих главах, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Системы, такие как отделы, управления и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, такие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами.

Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из болеемелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Проржавевший проводок от аккумулятора не подает ток в электросистему автомобиля, вследствие чего не может работать вся машина. Точно также работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.

Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления - главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют - какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.

МОДЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ КАК ОТКРЫТОЙ СИСТЕМЫ.

Рисунок представляет собой упрощенное изображение организации как открытой системы. На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукциюили услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.

Переменные и системный подход

Поскольку это довольно новый подход, мы еще не можем полностью оценить истинное воздействие данной школы на теорию и практику управления. Тем не менее, уже сейчас можно сказать, что его влияние велико и, кажется, будет расти в будущем. По словам профессоров Розенцвейга и Каста, теория систем обеспечила дисциплину управления основой для интеграции концепций, разработанных и предложенных более ранними школами. Многие из этих более ранних идей, несмотря на то, что они не могут рассматриваться как полностью правильные, имеют большую ценность. На системной основе вероятно можно будет синтезировать новые знания и теории, которые будут разрабатываться и появляться в будущем.

Однако, теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Неопределяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

В.2. Специфика организации как целевой социальной системы.

Структура организации - способ вза­имосвязи всех разнородных и разноориентированных элементов организацион­ной системы. Более адекватным специ­фике организации как целевой социаль­ной системы и распространенным пред­ставляется определение С. О. как спосо­ба распределения и соединения разно­родных видов деятельности, координа­ции и контроля, а также способа распре­деления власти и компетенции в органи­зации.

Как и всякая другая структура, С. О. фиксирует морфологический срез функ­ционирования организации, обеспечива­ет устойчивость взаимосвязей и предска­зуемость поведения людей в ней. Однако в отличие от биологических, техничес­ких, физических систем, в которых же­сткость и устойчивость структуры гаран­тируются материальной природой объек­тов, С. О. формируется на основе вос­производимых образцов взаимодействия и деятельности и ее возникновение тес­но связано с процессами институционализации (см. Образцы взаимодействия и деятельности). В качестве компонента, придающего структуре устойчивость, а по­ведению людей предсказуемость, социо­логи рассматривают социальные нормы, которые обычно трактуются как система социальных стандартов и правил, задаю­щих способы поведения и деятельности работников. Нормы характеризуются раз­личной степенью жесткости и формали­зации (см.: Организация; Формальная (офи­циальная) организация; Неформальная ор­ганизация).

Понятие С. О. обычно используется в теории организации как синоним по­нятия «формальная структура организа­ции» (см. Формальная (официальная) ор­ганизация). Исходя из этого понимания С. О. - это формализованный и жестко структурированный способ регуляции и воспроизводства деловых отношений, базирующийся на закрепленных в доку­ментах и юридически оформленных нор­мах, правилах и стандартах, регулирую­щих деятельность работников и деловое взаимодействие. Она ориентирована на достижение общеорганизационных це­лей. Многие специалисты в качестве ее специфики выделяют: осознанный харак­тер; роль в подавлении конфликта меж­ду подразделениями и преодолении груп­пового эгоизма, регуляции деловых ком­муникаций, принятии и реализации уп­равленческих решений и др. Основная функция С. О. заключается в том, чтобы обеспечивать снижение неопределенно­сти отношений в деловой сфере, а также необходимый уровень социального по­рядка в организации, что создает пред­посылки для целенаправленной коллек­тивной деятельности.

Именно целевую направленность и рационально-инструментальную природу С. О. подчеркивал Ч. Барнард, утверж­давший, что организация представляет собой систему «сознательной координа­ции деятельности» и имеет скалярное строение (см. Скалярный принцип строе­ния организаций). Это имели в виду и другие исследователи (М. Альберт, М. Мескон и Ф. Хедоури), которые определяли организационную структуру как систему «логических взаимоотношений, уровней управления и функциональных областей» и рассматривали ее как инст­румент целедостижения.

Существенное проникновения во внутреннюю структуру организации обеспечивается использованием системного подхода.

Система - это набор взаимосвязанных и взаимосвязанных частей, составленных в таком порядке, что позволяет воссоздать целое. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения между частями. Каждая система характеризуется как дифференциацией и интеграцией. В системе используются различные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. В то же время для поддержания отдельных частей в одном организме и формирования законченного целого в каждой системе осуществляется процесс интеграции. В организациях эта интеграция обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением, правилами, процедурами, курсу действий. Поэтому каждая система требует разделения для того, чтобы определить ее составные части. Наряду с этим есть необходимость и в интеграции, чтобы создать условия, при которых система не распадется на независимые единицы. Хотя организации, созданные из составных частей или элементов, сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы, но и подсистемы и над-системы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство.

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порожденное физическими науками, где понимают, что система является самодостатньою. ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего влияния. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не отдает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система мало применяется.

Открытая система признает динамическом взаимодействии с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, что потребляют их продукцию. Банки, которые активно взаимодействуют с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержки самих себя, развития, выплаты дивидендов и уплаты налогов.

Степень разграничения открытой или закрытой систем изменяется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Другими словами, открытая система будет в мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими пределами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается большая дифференциация и осложнения. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

Компоненты системы. В составе каждой системы можно различать две тесно взаимодействующие подсистемы - управляющую и управляемую. Управляющая подсистема - это "кто" управляет, а управляемая - "чем" или "кем руководят. Аналогичными им по содержанию понятия "субъект управления" и "объект управления".

В этом смысле любую организованную социально-экономическую систему можно представить в виде совокупности управляющей подсистемы (субъект управления) и управляемой подсистемы (объект управления) (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Взаимодействие управляющей и управляемой системы в организации

В состав управляемой подсистемы входят элементы, которые обеспечивают непосредственный процесс производственной, хозяйственной, коммерческой и других видов деятельности. На рисунке 4.6. показан процесс функционирования организации как открытой системы.

Рис. 4.6. Процесс функционирования организации как открытой системы

Субъект и объект управления взаимодействуют посредством каналов связи, которыми проходят потоки информации. Эти потоки представляют собой управляющие воздействия и сообщения относительно состояния управляемого объекта. Управления можно представить как процесс обмена видами деятельности, в результате которого система нормализуется и приводится в состояние динамического равновесия.

Динамическое равновесие организации наступает под влиянием факторов внешней среды. Влияния поступают в виде отклонений до норм в обеспечении ресурсами (несвоевременная поставка материалов, сырья, комплектующих, кредитов и т.д.), а также отклонений в процессе превращения ресурсов в готовую продукцию.

Информация о соответствующие действия поступает по каналам обратной связи.

Связь, обслуживающий аппарат управления (субъекта), который разрабатывает управленческие решения (влияние), и обеспечивает передачу последних на объект управления, называют прямой связью. Обратные связи, которые несут информацию о состоянии объекта и его реакцию на управленческие решения, служат базой формирования коррекционного воздействия на вход динамической системы. Таким образом, осуществляется связь между "входом" (целями, нормами, ресурсами) и "выходом" системы, характеризующий степень достижения заданной цели (результата).

Вход системы - это поток ресурсов, которые поступают к объекту управления, и потоки информации о ресурсы, факторы внешней среды и операции, которые осуществляются в объекте. Эти потоки информации поступают к субъекта управления (аппарат управления). Вход (как сами ресурсы, так и информация для управления) обрабатывается согласно установленного порядка осуществления операций с целью получения исходных результатов.

Процесс преобразования в управляемой и управляющей подсистемах отличается не только входами, но и элементами процесса преобразования и полезных продуктов (выходом).

В объекте протекает целенаправленный процесс, благодаря которому происходит превращение отдельных элементов в полезную продукцию. Другими словами, этот процесс является определенной технологии, согласно которой завершается трансформация расходов в продукцию.

Существенным компонентом в управляющей подсистеме, кроме субъекта, есть те или иные средства управления системой. Основное назначение управляющей подсистемы заключается в стабилизации выходных данных, системы в установленных пределах, обусловленных целями, нормами и ценностями. Такая стабилизация может быть достигнута только тогда, когда:

1) исходные данные могут быть сравнены с установленными целями и нормами;

2) предусмотрен механизм обратной связи для выдачи корректирующей информации в виде входных данных в систему, что отражает отклонения в процессе преобразования ресурсов.

Выход системы представлен двумя результатами:

1) управленческими решениями, что являются результатом обработки информации;

2) полезными продуктами (товарами, знаниями, услугами), получаемыми в результате переработки ресурсов.

Для организации характерный циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность стойка и обеспечивает жизнеспособность организации.

Стоит подчеркнуть и то, что организационные системы склонны к сокращению или распад на части. Если закрытая система не получает энергию и новые вложения со своего внешнего окружения, она может впоследствии сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется отрицательной энтропией, то есть она может реконструировать сама себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей степени, чем отдает наружу.

Приток энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в исходную продукцию, она оказывается способной поддерживать себя в течение определенного времени.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, что выходит за пределы обеспечения только выживание. Много подсистем в рамках системы имеют возможность получать больше энергии, чем требуется для производства своей продукции. Считается, что стабильное положение применяется к простых систем, но на более сложном уровне оно становится одним из факторов сохранения системы через рост и расширение.

Каждая организация выступает как открытая система и характеризуется определенными чертами и свойствами (таблица 4.1).

Таблица 4.1 . Организация как открытая система

Открытые системы добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что, в свою очередь, предотвращает очень быстрым изменениям, которые могут разбалансировать систему. Наоборот, действия по приспособленности системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамики внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентированный на стабильность и сохранение достигнутого положения путем покупки, поддержки, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использование правил процедур. Другой курс сосредоточивается на изменениях посредством планирования, изучение рынка, развития производства новой продукции и т.д. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащены организации, но не приспособлены к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, те которые приспосабливаются, но не стабильные организации не будут эффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.

Организационная система может достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать различные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-нибудь один "оптимальный" выход, что приводит к быстрых результатов.

Много количественных характеристик, которые связаны с входными и выходными переменными, считаются постоянными в заданный период времени или относительно характера функционирования организации.

Для каждой конкретной совокупности этих характеристик организация находится в некотором определенном состоянии".

Такие характеристики, определяющие состояние организации, называют параметрами .

Каждый элемент и компонент определяется собственными параметрами, что в совокупности определяют успешное функционирование организации. Успешной можно считать организацию, которая при сложившихся факторах внешней среды обеспечивает достижение определенных целей. Очевидно, что кроме частных параметров, которые влияют на достижение системой собственных целей, существуют обобщающие (общие) параметры, определяющие ее успешную деятельность.

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф., определяют их так.

Выживание. Некоторые организации планируют свой роспуске после достижения ими ряда заранее намеченных целей. Примером такой организации может служить любая правительственная комиссия, которая создается для выполнения конкретной цели.

Но, в основном, выживание, возможность существовать как можно дольше является первейшей задачей большинства организаций. Это может длиться очень долго, потому что организации имеют потенциал существовать бесконечно. Например, римская католическая церковь действует почти 2000 лет.

Однако для того, чтобы оставаться сильными и чтобы выжить, большинства организаций приходится периодически менять свои цели, выбирая их в соответствии с изменениями и потребностей внешней среды.

Результативность и эффективность. Чтобы быть успешной в течение долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей, организация должна быть эффективной и результативной. По словам классика современного менеджмента Питера Друкера, результативность является следствием того, что "предпринимаются нужные, правильные вещи". Эффективность является следствием того, что "правильно создаются эти самые вещи". И первое, и второе одинаково важно.

Производительность. Результативность, в том смысле, что "делаются правильные вещи", то неуловимым, что трудно определить, особенно если организация внутренне неэффективна. Но эффективность, конечно, можно измерить и выразить количественно, так что можно определить денежную оценку ее входов и выходов, то есть ресурсов, которые потребляются, и выпускаемых продуктов. Относительная эффективность организации называется производительностью .

Производительность выражается в количественных показателях. Это отношение количества единиц на выходе к количества единиц на входе.

Чем более эффективная организация, тем выше его производительность.

Например, отдел маркетинга, что увеличивает объем реализации товара и повышает прибыль, не затрачивая при этом дополнительных средств, повышает тем самым свою производительность, или бригада, которая увеличивает выпуск продукции за час работы и при этом делает это без дефектов.

Достижение этих показателей организацией является результатом сложной управленческой и производственной деятельности людей.

Различаются системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическими науками. Здесь понимается, что система является самосдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

На схеме, представляющей промышленную организацию как открытую систему, можно видеть поступление материалов, рабочей силы, капитала. Технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство – все являются частью окружения.

Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты.

Одна из таких черт – это признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.

Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, осознавать их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

Без границы не существует системы, и граница (или границы) определяют то, где начинаются и заканчиваются системы или подсистемы. Границы могут быть как физическими, так и иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем.

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать различные недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако для руководителя весьма важным, зачастую сдерживающим фактором является то, какие лица будут работать в организации.

Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение, и чтобы все ее элементы действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации.

Для организации свойственен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.

Приток энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в выходную продукцию, она оказывается тем не менее способной поддерживать себя в течение определенного времени.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости.

По мере роста организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений нижестоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В результате увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа – руководители высшего уровня – обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. Входящие в нее люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность состоит в выработке решений.

Открытые системы добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что в свою очередь предотвращает очень быстрые изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий, например, ориентирован на стабильность и сохранение достигнутого положения путем покупки, поддержания, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другой курс сосредоточивается на изменениях посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т.п. И то и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащенные организации, но не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут неэффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.

Организационная система может достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.