1 управление производством в программе 1с молокозавод. Формирование укрупненного плана производства

Успех любого предприятия, безусловно, обеспечивает финансовая стабильность.

Финансовой устойчивостью, платежеспособностью компании становится независимость от кризисов, неблагоприятных экономических сбоев.

Такая надежность способствует привлечению инвестиций, следовательно, гарантирует рост прибыли.
Построение БДДС становится приоритетным фактором управления деятельностью предприятий.

Экономическая стабильность компании непосредственно связана с движением денежных средств, тщательным управлением этим потоком.

Анализом движения денежных средств, как известно, занимается финансовый менеджер.

Определение БДДС

Для прогнозирования денежных потоков, предотвращения “кассовых разрывов”, управления прибыльностью предприятия финансисту необходим важнейший инструмент – бюджет движения денежных средств.

Под БДДС понимают план движения наличных денег кассы данной организации (возможно, структурного подразделения).

В нем отражаются практически все прогнозируемые финансовые поступления, а также снятия денежных средств при хозяйственных операциях компании.

БДДС выражает все возможные поступления предоплаты (например, на расчётный счёт, в кассу) за поставляемую продукцию.

Инструмент показывает авансовые платежи, также фиксирует задержки финансирования за ранее предоставленную продукцию.

Если обнаружится, что финансовый остаток в начальный бюджетный период недостаточен для покрытия расходов, то потребуется изыскание дополнительных финансовых источников.

Построение БДДС становится приоритетным фактором управления деятельностью предприятий. Составляется он с различной периодичностью. План на общий бюджетный период предусматривает помесячную детализацию.

Главное запомнить, что БДДС является довольно гибкой (то есть, изменяемой) формой.

Поэтому наиболее практичен именно месячный план, имеющий разбивку по дням. Его создают, затем утверждают ежемесячно (в конце). Причем при его составлении участвуют, без сомнения, все подразделения предприятия, связанные с планированием, с процессом расходования финансов.

Денежные средства,обладая высоким процентом ликвидности, дают свободу выбора компании в хозяйственной деятельности.

Планирование Бюджета движения денежных средств

Для эффективной деятельности организации, как известно, необходим положительный финансовый баланс. Решит такую задачу профессиональное, грамотное планирование БДДС.

Недаром в системе бюджетирования именно БДДС занимает важнейшее место.

Серьезное внимание уделяется, как правило, изучению (прогнозу) финансового движения.

Это происходит из-за неритмичности поступлений (выплат) в процессе функционирования предприятия, в результате каких-либо непредвиденных обстоятельств.

Именно по причине недостатка денег зачастую возникает кризисная ситуация.

Процедуру составления БДДС лучше разбить на этапы, выполняемые последовательно.

Этапы составления БДДС:

1. Для инвестиционных затрат определяется необходимый уровень средств.
2. Финансы нужны для осуществления капиталовложений, приобретения основных средств, строительства собственных объектов.
3. Средства образуются, естественно, за счет прибыли, остающейся после налогообложения.
4. Определяется минимальный финансовый остаток на день для непредвиденных расходов.
5. Oпределяется доходная часть бюджета. Сюда относят бюджет с учетом покрытия дебиторской задолженности, продажи основных средств, полученные проценты, дивиденды.
6. Определяется расходная часть бюджета.

Здесь учитываются прямые затраты:

• расходы при оплате труда;
• траты на приобретаемые материалы, сырье
• накладные расходы;
• инвестиционная деятельность;
• финансовые операции (возврат кредитов, выплата процентов, дивидендов).

Причем стоимость сырья (материалов) фиксируются нормативными ценами, порой отличающимися от рыночных.

Эффективность бюджетирования

Деятельность предприятия предполагает, как известно, получение прибыли.

При этом важен здесь поток денежных средств.

Его результат приводит к новому циклу производства. Это позволяет перераспределить ограниченные ресурсы.

БДДС имеет основные части:
приход (от источников денежных средств) и расход (использование этих средств).

Информативность БДДС возможна при охвате всех денежных потоков. Прогнозирование денежного потока становится важнейшей задачей обеспечения продуктивной деятельности компании.

Эффективность бюджетирования связана с наличием сквозных процедур, регламентов во всех стадиях.

Формирование БДДС

Разработку бюджета специалисты начинают с установления источников возможных поступлений денег на конкретный бюджетный период.

Обычно эти источники делят на категории:

• поступления от операций,
• финансовый приход из внешних источников,
• прочий доход.

Специфика бизнеса, безусловно, играет важную роль. Доход отражают в основном денежные средства, несомненно, поступающие в конкретный бюджетный период.

Источники таких поступлений бывают внешние, внутренние.
Внешними считаются кредиты и инвестиции.
К двум группам внутренних поступлений относятся реализационные доходы (от оказания услуг) и внереализационные доходы – побочный продукт главной деятельности компании.

• Конкретных операций фирмы
• Капиталовложений
• Иных расходов

Третий пункт расходов включают следующие операции:

• выплата кредитных процентов;
• покрытие кредитов, займов;
• выдача дивидендов, расчёты с инвесторами;
• взносы в госбюджет.

Подобный процесс планирования укрепляет стратегические цели бизнеса.

Результат формирования БДДС может быть положительный, отрицательный, сбалансированный.

Положительным он считается, если планируемые финансовые поступления превышают планируемые расходы. В итоге образуется, естественно, свободный остаток. Если он значительный (5% общей суммы), то излишек размещают на депозит (банковский). Могут приобретаться также ценные бумаги.

Результат считается сбалансированным при небольшом свободном остатке.

Когда же планируемые денежные поступления не покрывают предусмотренных платежей, то результат считается отрицательным.

Ситуацию можно изменить. Потребуются следующие действия:

• обязательный пересчет показателей бюджета:
• смена политики платежей,
• сокращение затрат;
• привлечение заемных средств.

Таким образом, БДДС является ключевым инструментом системы бюджетирования и управления компанией.

Образец формы бюджета движения денежных средств:

Что такое бюджет движения денежных средств (БДДС)? Как составить бюджет доходов и расходов предприятия? Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами?

Если у вашего бизнеса есть доходы, то есть и расходы. А значит, вам нужно профессионально вести бюджет.

Чем больше денег, тем сложнее ими управлять. С целью грамотного распределения средств и управления платежеспособностью компании предприниматели пользуются бюджетом доходов и расходов и бюджетом движения денежных средств .

С вами Денис Кудерин, эксперт по экономическим и финансовым вопросам. В этой статье я расскажу, что собой представляют упомянутые выше понятия и как управлять бюджетом , чтобы сделать бизнес более эффективным.

Присаживаемся поудобнее и читаем до конца – в финале вас ждёт обзор надёжных компаний, которые помогут наладить бюджетирование на объекте , плюс советы, как не допустить превышения расходов предприятия над доходами.

1. Что такое БДР и БДДС и чем они отличаются

Даже семейным бюджетом управлять не так-то просто. Кто пробовал, тот знает, что денег на повседневные траты всегда уходит больше , чем вы рассчитывали. Приходится корректировать расходы, добавлять в бюджет новые статьи, о которых вы на момент его составления начисто позабыли.

Представьте, насколько сложнее вести бюджет крупного предприятия. У любого объекта коммерции сотни расходных статей и трат, которые необходимо делать.

Бюджет – это не абстракция, это конкретное понятие, подкреплённое специальными документами. Каждое предприятие, даже состоящее из 2 сотрудников, ведёт бюджет доходов и расходов (БДР) и по возможности – бюджет движения денежных средств (БДДС). Это основа .

Прежде чем перейти к практическому смыслу этих понятий, определимся с терминологией.

БДР – способ документальной фиксации операций, формирующих доходы и расходы предприятия. Как правило, такой документ имеет вид несложной таблицы, в которой учтены все хозяйственные манипуляции, приводящие к поступлению средств или их тратам. При этом учитываются не только денежные, но и любые другие доходы и расходы.

БДДС – способ отразить движение денежных потоков на предприятии. В этом документе фигурируют исключительно события имеющие денежное выражение .

Первичные документы, которыми пользуются при оформлении операций БДР, это акты завершённых работ и оказанных услуг, акты приёма-передачи материальных активов, любые другие документы, подтверждающие доходы и расходы компании. Документ похож на бухгалтерский отчет «О прибылях и убытках».

Чем различаются БДР и БДДС?

Эти бюджеты отличаются целями , для которых они формируются. БДР разрабатывается с целью планирования прибыли , которую компания способна получить за бюджетный период. Сюда входят все данные о себестоимости продукции и выручке .

БДДС предназначен для распределения денежных потоков . Он отражает всю деятельность организации, которая выполнялась в денежной форме. С помощью БДДС отслеживаются все операции предприятия по различным счетам.

В таблице показаны операции, которые отражаются в рассматриваемых нами бюджетных документах:

Оба бюджета в совокупности дают чёткое понимание текущего финансового состояния компании и её перспектив. Как правило, начинается с составления БДР, поскольку этот документ имеет более «расширенный» формат.

В БДР включают три группы финансовых показателей – доходы, затраты и прибыль. Последний вычисляется при помощи вычитания второго из первого.

БДДС – это план движения наличных средств в кассе компании и на расчетных счетах. Документ отражает все планируемые поступления и списания средств в результате хозопераций. БДДС предохраняет бизнес от главной ошибки – остаться без денег на ведение основной деятельности.

В этом коротком видео вам объяснят разницу между БДР и БДДС на примере покупки холодильника.

2. Какая деятельность лежит в основе составления БДДС – 3 основных вида деятельности

При составлении отчёта БДДС руководствуются тремя видами деятельности предприятия – операционной (текущей), инвестиционной и непосредственно финансовой .

Рассмотрим их подробно.

Вид 1. Операционная деятельность

Это основной вид деятельности компании – та работа, которая создаёт поступления и траты денег. Это производство продукции, продажи товара, оказание услуг, выполнение работ, сдача оборудования в аренду и прочие операции, связанные с движением денежных средств.

Вид 2. Инвестиционная деятельность

Связана с приобретением или продажей внеоборотных активов . Инвестирование, как и операционная деятельность, имеет своей целью получение прибыли или достижение полезного для компании эффекта. Однако в такой деятельности основные оборотные средства не задействованы, а используются «свободные » деньги.

Пример

Предприятие «Безопасные технологии» инвестирует часть своих активов в развитие альтернативных источников энергии – генераторов на основе солнечных батарей и ветра. Деньги вкладываются в лабораторные исследования и научные разработки. Эти финансовые операции обязательно отражаются в отчёте БДДС.

Вид 3. Финансовая деятельность

Приводит к изменениям в составе и размере основного капитала компании. К примеру, это привлечение и возврат кредитов, необходимых предприятию для развития новых направлений производства.

Бюджет ДДС предотвращает недостаток и избыток оборотных средств

Разделение деятельности компании на виды позволяет оценить действие всех трёх направлений на финансовый статус компании и размер капитала, который находится в её распоряжении.

Грамотно составленный бюджет движения денег обеспечивает постоянное наличие средств, необходимых для выполнения основной работы компании.

БДДС позволяет также эффективно использовать избыток денег предприятия, поскольку главный принцип бизнеса в том, чтобы свободные средства не лежали без дела на банковских счетах, а приносили ещё большие прибыли.

3. Как формируется БДР – 5 основных этапов

БДР – универсальный инструмент управления бизнес-процессами. Он позволяет оптимально использовать ресурсы компании, оценивать экономическое состояние предприятия, планировать дальнейшую работу.

Сегодня большинство компаний пользуются автоматизированными системами ведения и управлению бюджетом . Специальные программы снижают количество ошибок, сокращают время на расчеты и облегчают труд сотрудников финансовых отделов предприятия и центров финансовой ответственности (ЦФО).

Перед тем, как составить БДР, нужно сформировать и систематизировать локальные бюджеты компании – производственный, управленческий, бюджет продаж, бюджет затрат и т.д. БДР выступает документом, обобщающим все эти данные.

Основная цель БДР – учёт и прогноз финансового состояния организации. Это итоговая часть бюджета предприятия, вершина айсберга, основание которого – показатели всех бюджетов компании по всем направлениям.

Рассмотрим поэтапно, как формируется БДР.

Этап 1. Расчет расходов

Без расходов нет доходов. Руководствуясь этой простой истиной, финансовые отделы любой компании, первоочередное внимание уделяют именно затратам.

Что входит в расходную часть:

• производственные затраты;
• коммерческие расходы;
• управленческие;
• зарплата и налоги;
• другие расходы.

Детализация расходных статей зависит от целей и возможностей компании. Понятно, что чем подробнее учитываются затраты, тем яснее экономическая ситуация, в которой находится конкретный объект.

Этап 2. Расчет доходов

Доходы – это все поступления в активы компании.

Сюда относятся:

• выручка от продаж;
• доход от услуг;
• доходы от аренды;
• внереализационные доходы – проценты по займам, компенсации и другие поступления, не связанные напрямую с реализацией основной продукции.

У каждого предприятия свои источники доходов, так что детали зависят от профиля и специфики компании.

Этап 3. Определение прибыли

Прибыль – положительная разница между доходами и расходами. Если разница будет отрицательной, это уже не прибыль, а убыток . Это значит, предприятие работает в минус, и нужны кардинальные изменения в производственных и всех прочих процессах.

Этап 4. Планирование прибыли

Поскольку прибыль – главный источник финансирования предприятия, вся его деятельность направлена на сохранение и увеличение оборотного капитала . Деньги, вложенные в производство, должны возвращаться как можно быстрее – эту задачу и решает профессиональное планирование прибыли.

Другая цель планирования – получить максимум выгоды при минимальных затратах, но не за счёт потери качества, а за счёт рациональной организации труда и снижения сопутствующих затрат.

При этом удовлетворяются главные потребности компании:

• выплата зарплаты и стимулирование сотрудников;
• накопление средств на модернизацию и расширение производства;
• выплата по обязательствам, а также инвесторам и собственникам компании;
• увеличение рентабельности предприятия;
• повышение конкурентоспособности.

Опять же, на точность прогноза напрямую влияет максимально подробная детализация расходов и доходов компании.

Этап 5. Составление отчета

Составить грамотный и объективный отчёт могут только профессионалы. Если вы – руководитель компании и сомневаетесь в компетентности своих сотрудников ЦФО, то наилучший вариант – делегировать бюджетирование квалифицированной компании-аутсорсеру.

Сторонние специалисты не только составят подробный БДР, но и при необходимости предоставят . Возможно, на это уйдёт больше времени, но и результат будет более объективным.

4. Как составляется БДДС – 5 главных этапов

В целом составление БДДС похоже на формирование БДР, но есть определённые нюансы.

Как я уже говорил, здесь учитываются только денежные поступления и траты, которые отражаются в финансовых документах.

Этап 1. Установка остатка денежных средств

Для начала нужно установить обязательный минимальный остаток средств. Величина этого показателя зависит от специфики деятельности фирмы и вероятности наступления непредвиденных ситуаций. На финансовом языке это называется «конечное сальдо ».

Этап 2. Определение доходной части

Составление доходной части бюджета основывается на бюджете продаж и поступлений от инвестиций, дивидендов и процентов.

Есть два варианта сбора информации:

1. Снизу – вверх , когда планы материальных поступлений исходят от различных отделов и после этого сводятся в единый отчёт;
2. Сверху – вниз , когда документы утверждаются центральной финансовой службой компании и после этого доводятся до руководителей отделов.

Этап 3. Составление расходной части

Расходную часть составляют на базе прямых затрат – расходов на оплату труда, сырьё, накладных, производственных, общехозяйственных расходов. Сюда же входят затраты на инвестиции и прочие финансовые операции возврата займов, процентов и дивидендов инвесторам.

Этап 4. Расчет чистого денежного потока

Чистый денежный поток (иногда используют англоязычный термин Cash Flow ) рассчитывается по формуле и показывает разницу между положительным и отрицательным балансом на конкретный промежуток времени. Этот показатель характеризует текущий финансовый статус предприятия и определяет его перспективы.

Когда расходная часть бюджета превышает доходную, возникает ситуация, которую называют «кассовый разрыв ». Итоговое сальдо при этом становится отрицательным. В таких случаях принимают меры по устранению минуса – урезают затраты или (в крайнем случае) используют заёмные и резервные средства для дальнейшего ведения бизнеса.

Предприятия, которые не могут устранить отрицательное сальдо в течение длительного периода, движутся к банкротству . Именно в таких компаниях появляются задержки зарплат, долговые обязательства не выполняются, кредиторы наседают, а прибыли не покрывают текущих расходов.

Этап 5. Корректировка и утверждение

Заключительная стадия – корректировка бюджета в соответствии с текущими экономическими реалиями и его утверждение руководителями предприятия. Утверждённый бюджет – это официальный документ, которым руководствуется весь персонал компании, но в первую очередь – руководители ЦФО.

5. Где получить помощь при составлении БДР и БДДС – обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг

Формирование БДР и БДДС – ответственная работа, которой должны заниматься опытные и квалифицированные сотрудники.

Если таковых нет на вашем предприятии или вашим специалистам не хватает знаний, есть смысл пригласить сторонние организации. Они выполнят эту работу профессионально, компетентно и полноценно, используя современное программное обеспечение.

Эксперты нашего журнала изучили рынок и выбрали тройку наиболее надёжных и привлекательных в плане стоимости услуг компаний.

«ИТАН» – это актуальные системы бюджетирования коммерческих объектов на основе 1С . Основное направление деятельности – постановка, внедрение и автоматизация финансового планирования на предприятии заказчика, организация управленческого учёта, консолидация финансовой информации для крупных холдингов и компаний с разветвлённой сетью филиалов.

Компания создана в 1999 году. Среди достижений – разработка универсальных и интегральных решений на основе платформы 1С. С каждым годом уникальные продукты компании совершенствуются, становятся более простыми и удобными в управлении. Миссия «ИТАН» - способствовать повышению продуктивности финансового управления предприятий.

Продажа и внедрение в практику программных продуктов 1С . Направления деятельности – бюджетирование, бухгалтерский, складской и производственный учёты, продажи, документооборот.

В компании работает 56 высококвалифицированных и опытных специалистов. Предусмотрена финансовая ответственность сотрудников за результат. За последний год у фирмы появилось 250 новых клиентов. Ещё одно преимущество – столичное качество при региональных ценах. У GOODWILL множество готовых проектов в сфере автоматизации финансового, складского, управленческого учёта.

3) Первый БИТ

Компанию «Первый БИТ» основали в 1997 году несколько молодых и амбициозных специалистов по экономике и прикладной математике. Главное направление деятельности организации – развитие бизнеса на основе актуальных IT-технологий. Сейчас у компании 80 офисов в России, странах ближнего и дальнего зарубежья.

«Первый БИТ» выполнит автоматизацию предприятия по всем необходимым направлениям, включая бюджетирование и управленческий учёт. 2500 тысячи клиентов уже выбрали программные продукты и услуги компании.

6. Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами – 3 полезных совета

Вести бюджет профессионально – значит, постоянно отслеживать финансовый результат деятельности. Одна из целей бюджетирования – не допустить превышения расходов над доходами.

Как этого добиться? Применяйте на практике экспертные советы.

Совет 1. Дисциплинируйте персонал в сфере использования денежных средств

Финансовая дисциплина – основа рационального распределения материальных активов предприятия.

Бюджет – один из основных инструментов управления хозяйственной деятельностью предприятия. В зависимости от потребностей финансового анализа бюджеты формируются в различных разрезах. Наиболее распространенные – и . Они чаще всего составляются на год, на квартал и на месяц. Также иногда составляют управленческий баланс — .

С точки зрения временной детализации выделяют:

• фактические БДДС и БДР – бюджеты, составленные на основании уже свершившихся хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерском учете;
• прогнозные БДДС и БДР – бюджеты на ближайший месяц (как правило, составляются на основании корректировок плановых бюджетов);
• плановые БДДС и БДР – бюджеты, описывающие будущую хозяйственную деятельность.

БДДС – способ отражения движения денежных потоков. Соответственно, в данном документе фигурируют только те события, которые имеют денежное выражение.

В качестве первичных документов, которыми оформляются операции, содержащиеся в бюджете ДДС, используются расчетно-кассовые ордера и выписки по операциям с банковскими счетами предприятия. Сам БДДС несколько напоминает такую бухгалтерскую форму, как «Отчет о движении денежных средств».

БДР – способ фиксации операций, формирующих прибыль (убыток) предприятия. В данном документе отражаются доходы и расходы, на его базе может быть рассчитана себестоимость и рентабельность.

В качестве первичных документов, которыми оформляются операции, содержащиеся в БДР, используются , оказанных услуг и акты приема-передачи материальных ценностей. Также могут учитываться документы, которыми оформляются переоценки материальных и нематериальных ценностей (к примеру, гуд-вилла) и прочие операции, проходящие в неденежной форме. БДР схож с бухгалтерской формой «Отчет о прибылях и убытках».

Сами формы обычно строят либо в Excel, либо в специальных решениях на базе 1С, SAP и т.п.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .

Ниже приведем таблицу, характеризующую хозяйственные операции по признаку отражения их в БДДС и БДР.

Принципы построения бюджетов

Чаще всего составление БДР предшествует составлению бюджета движения денежных средств. Это вызвано тем, что этот бюджет носит более «укрупненный» характер.

В бюджет доходов и расходов традиционно включаются три группы показателей: доходы, расходы и прибыль. Доходы и расходы отражаются по принципу начисления (в момент их возникновения).

Доходы можно разделить по принципу их источника:

• от основной деятельности (реализация продукции и услуг, связанных с основным «профилем» компании);
• от прочей деятельности (доходы от нерегулярно производимой продукции или оказываемых услуг, от сдачи в аренду активов);
• внереализационные доходы (доходы, не связанные с операционной деятельностью: проценты, дивиденды, курсовые разницы).

Расходы детализируются по группам:

• себестоимость реализованной продукции;
• прямые расходы (сопряжены с транспортировкой и хранением материальных ценностей, страхованием, рекламой);
• общехозяйственные расходы (оплата труда АУП, амортизация, аренда, коммунальные платежи);
• прочие расходы (штрафы, пени, ).

Прибыль рассчитывается как валовая, операционная, прибыль до налогообложения и чистая прибыль.

Иногда отдельно составляются БДР по различным направлениям деятельности.

Единой формы, применяющейся при составлении БДДС, не существует, но можно выделить четыре универсальные раздела этого документа:

• начальный остаток денежных средств;
• поступление денежных средств от контрагентов;
• расход денежных средств;
• «чистый денежный поток» — разница между поступлениями и выбытиями денежных средств.

Иногда отдельно указываются платежи, связанные с операциями с заемными средствами (получение и погашение кредитов).

Процесс построения БДДС проходит в несколько последовательных этапов.

В первую очередь устанавливается обязательный минимальный остаток денежных средств. Этот показатель зависит от характера деятельности предприятия и вероятности возникновения различных непредвиденных обстоятельств.

После этого определяется доходная часть БДДС. Для этого используется план продаж, график погашения дебиторской задолженности и предполагаемые поступления от финансовой деятельности (полученные проценты, дивиденды).

Расходная часть БДДС составляется на основе плана прямых затрат (оплата труда, затраты на сырье и материалы), предполагаемых накладных расходов (общехозяйственные и общецеховые расходы, зарплата АУП), бюджета инвестиций (приобретение основных средств) и планируемых финансовых расходов (погашение кредитов, выплата дивидендов).

На последнем этапе рассчитывается чистый денежный поток, анализируется возможность возникновения « », при необходимости БДДС корректируется.

Существует два основных способа сбора информации для планирования БДДС:

• снизу вверх,
• сверху вниз.

В первом случае планы поступлений и выплат исходят от подразделений и после утверждения сводятся в единый документ. Во втором случае БДДС составляется финансовой службой, а планы расходов и поступлений денежных средств доводятся до руководителей подразделений.

При составлении фактических БДР и БДДС и анализе отклонений от плановых показателей важно выявить причины отклонений. Они делятся на две основные группы:

• те, которые находились вне зоны влияния руководителей центров финансовой ответственности (как правило, обусловлены рыночной конъюнктурой);
• те, которые обусловлены допущенными ошибками в планировании или при осуществлении хозяйственной деятельности.

По результатам такого анализа к лицам, ответственным за составление и исполнение БДР и БДДС, применяются меры взыскания или поощрения, а сама процедура формирования этих бюджетов может быть скорректирована.

Примеры формирования БДР и ДДС

БДР

БДДС

Рассмотрим основополагающий документ для ведения отчетности на предприятии - бюджет движения денежных средств. Для построения работы компании необходимы три основных отчета: БДР, БДДС и ББЛ. Эти три финансовых документа способны организовать грамотное управление на любом предприятии. У каждого из них свои цели, задачи, формы и свои особенности заполнения, необходимые для изучения и понимания при внедрении процесса бюджетирования. Компаниям, не имеющим в штате грамотных и опытных финансистов, бухгалтеров и испытывающим сложности с формированием отчетности, лучше пользоваться инновационными системами построения бюджетов на базе прикладных программ. Это поможет им избежать многочисленных ошибок и оптимизировать баланс предприятия.

Правила жизни и бизнеса

Любая семья (домохозяйство), состоящая даже из двух членов, или любая организация в штате, которой всего нескольких сотрудников, составляет, корректирует и следит за исполнением своего собственного бюджета движения денежных средств. Это основа бюджетирования. Сам же процесс формирования бюджета начинается, как правило, с бюджета доходов и расходов (БДР).

Главная цель планирования доходов и затрат - не допустить превышения одних над другими, иначе у юридического или физического лица наступит кризис ликвидности (платежеспособности).

Отчетные формы

Контроль расходов и доходов предприятия предполагает составления следующих документов:

• БДР. Он аналогичен отчету о прибылях и убытках.
• БДДС. Отчет, напоминающий бухгалтерскую форму о движении средств в денежном выражении.

Такая отчетность дает собственникам бизнеса стопроцентное понимание текущего состояния предприятия и возможности его развития.

Основой для составления первого отчета служат:

• Акты приема-передачи активов.
• Документы, отражающие поступления и затраты компании.

Базой для составления бюджета движения денежных средств:

• Приходные и расходные ордера.
• Расшифровки операций по банковским счетам.

БДД и БДДС

Разработка бюджета движения денежных средств ведется для распределения потоков финансов. Он показывает работу организации, ведущуюся в денежной форме, и отслеживает операции по всем банковским депозитам. Иначе говоря, это план движения наличных в кассе компании и средств на расчетных счетах в кредитных учреждениях, отражающий все поступления и списания денег. Основная задача бюджета - защитить предприятие от невозможности осуществления деятельности из-за отсутствия ресурсов.

БДР разрабатывается для прогнозирования прибыли, отражает все данные о себестоимости произведенной продукции и полученной выручке и включает следующие финансовые показатели:

• доходы;
• затраты;
• финансовый результат (прибыль).

Цель БДД

Прогнозный бюджет движения денежных средств предназначен для решения следующих задач:

• Управление ликвидностью и платежеспособностью компании (обеспечение своевременной оплаты всех предстоящих расходов). Недопущение дефицита финансовых ресурсов, с одной стороны, и избытка денежной массы, с другой стороны. Свободные средства не должны скапливаться продолжительное время на счетах и в кассе.
• Повышение платежной дисциплины (заключение административно-хозяйственных договоров на выгодных условиях). Осуществление, например, авансовых платежей по контрактам поставки товаров и оказания услуг приводит к нерациональному распределению денежной массы и увеличению задолженности контрагентов перед предприятием.

Использование БДСС позволяет ответить на часто возникающий вопрос собственников компании о наличии прибыли и отсутствии свободных денег одновременно.

Основа составления БДДС

Анализ бюджета движения денежных средств предполагает оценку трех видов деятельности предприятия:

• Операционная деятельность. Этот вид создает поступления и расходование ресурсов путем производства и продажи товаров и услуг и прочих сопутствующих операций, связанных с движением денег. Консолидация потоков ресурсов по главной деятельности идет путем сбора информации из графиков поступлений от продаж, закупок ресурсов, выплат налогов. При разработке графиков могут применяться коэффициенты пересчета во времени, определяющие оплату по периодам. При формировании потока ресурсов по основной работе предприятия очень важно проконтролировать, чтобы он был больше нуля. В отдельные временные отрезки выплаты и обязательства могут превышать доходы. Если же это происходит регулярно, значит есть сложности в функционировании компании, так как она регулярно отвлекает заработанные средства. Если поток по деятельности все время меньше нуля, то это еще не значит, что основное направление работы убыточно. Компания может ежемесячно иметь положительный финансовый результат, но за счет стремительного роста задолженности клиентов или нерациональных товарных запасов, происходит отвлечение средств на регулярной основе и возникает проблема с текущей платежеспособностью предприятия.
• Инвестиционная деятельность. Она связана с покупкой или продажей активов, не вовлеченных в основную деятельность, за счет свободных ресурсов. Цель инвестирования - достижение положительного финансового результата или полезного эффекта. Финансовые потоки по данной деятельности консолидируются на основе бюджетов развития и графика поступлений выплат по внереализационной работе (доходам и расходам).
• Финансовая деятельность. Работы, приводящие к изменениям основного капитала предприятия. Это привлечение и возврат заемных средств, необходимых предприятию для развития инновационных направлений производства. Планирование потока по финансовой работе начинается после того, как будет спланировано движение по другим видам деятельности и станет известен избыток или дефицит ресурсов.

Распределение работы компании на виды помогает оценить воздействие каждого из трех направлений в отдельности на финансовый результат и размер капитала компании, находящийся в ее распоряжении. Грамотно просчитанный компании обеспечивает постоянное наличие денег, требуемых для работы компании. БДДС подсказывает, как, когда и в каком размере задействовать в обороте избыток ресурсов предприятия. Главное правило бизнеса заключается в том, чтобы свободные ресурсы не оставались без дела ни на секунду на банковских счетах, а постоянно работали и приносили дополнительную прибыль компании.

Метод "по прямой" для БДДС

Существуют разные пути составление бюджета движения денежных средств. Примером могут быть:

• прямой;
• косвенный.

При составлении бюджета прямым способом потоки денежных средств используются по статьям доходов и расходов. При использовании косвенного методом потоки ресурсов рассчитываются по уменьшению или увеличению статей бюджета предприятия по балансовому листу.

При прямом методе денежные потоки в отчете принято разделять на три финансовых сектора: от основной, финансовой и инвестиционной деятельности. Для бесперебойного функционирования компании:

• В перспективе на длинные периоды денежный поток от инвестирования свободных средств должен быть меньше нуля, потому что компании нужно развиваться, наращивать оборотные активы.
• Сальдо от финансовой деятельности может быть неположительным продолжительное время. Компания успеет воспользоваться и вернуть заемные средства, поток по этим позициям будет нулевой. При этом проценты по займу относятся либо к основной деятельности (пополнение оборотных активов), либо к инвестиционной работе (приобретение основных активов).
• Поток денежных ресурсов по финансовой и инвестиционной деятельности (выплата дивидендов) может быть меньше нуля. В этом случае сальдо по основной работе должно быть положительным и покрывать все отрицательные результаты по остальным видам работы.

Если у компании денежный поток по основной деятельности меньше нуля на протяжение долгого периода времени, это обозначает, что она испытывает денежные непреодолимые трудности. Ведь бизнес должен иметь положительный поток финансовых средств и результат. В отдельные периоды сальдо по основной деятельности может быть меньше нуля. Подобная ситуация не может быть постоянной на протяжение нескольких отчетных отрезков времени для успешного бизнеса.

Метод "косвенный" для БДДС

Бюджет движения денежных средств путем косвенного расчета применяется для определения взаимной зависимости между финансовыми потоками, результатами и изменениями положения компании. Из БДР берутся статьи по нераспределенной прибыли, дивидендов и амортизационных отчислений. Прочие сведения об уменьшении или увеличении статей активов и пассивов для составления косвенным методом берется из ББЛ, поэтому бюджет отчета о движении денежных средств называют сводным документом, демонстрирующим изменение операционного положения, отражающееся в балансе компании.

БДДС может формироваться косвенным методом и при планировании на долгосрочную перспективу. При составлении плана можно применять простую модель, состоящую из трех бюджетов, то есть в этой модели не используется схема объединения бюджетов. При планировании на перспективу это можно позволить, так как составление нескольких операционных бюджетов на длительный период не даст необходимой точности. Применение простой операционной схемы путем расчета косвенным методом составления БДДС очень упростит расчетные вычисления. Результат будет получен быстро, и не потребует трудовых затрат.

Для контроля исполнения бюджета движения денежных средств предприятия в режиме реального времени удобно формировать его и в разрезе центров операционных затрат, инициирующих платежи по статьям БДСС. При этом необходимо строго устанавливать лимиты для каждого подразделения.

Этапы составления БДДС

Формирование бюджетов движения денежных средств состоит из нескольких шагов:

• Определение минимально допустимого денежного остатка на предприятии (конечное сальдо). Этот показатель определяет специфику деятельности компании, вероятность наступления непредвиденных ситуаций.
• Формирование доходной части, основываясь на сводном плане продаж, поступлений от вложений. Есть два возможных пути определения доходов компании: "снизу вверх" (планы доходов от отделов сводятся в общий свод) и "сверху вниз" (централизованный план распределяется и доводится до отделов).
• Составление расходной части на базе прямых затрат (оплата труда работников, сырья, накладных, производственных, общехозяйственных затрат), затрат на инвестиции и прочих финансовых обязательств по оплате займов, процентов и дивидендов.
• Формирование чистого денежного потока (кэш). Денежный поток демонстрирует разницу между отрицательным и положительным балансом за промежуток времени. Показатель характеризует текущее положение финансов на предприятии и определяет возможности его развития. Если затраты превышают доходы, то возникает ситуация (нехватка денег в режиме реального времени) на предприятии. Итоговое сальдо при этом становится отрицательным. В таких случаях принимают меры по устранению минуса путем сокращения затрат или использования резервных источников для дальнейшего ведения бизнеса.
• Корректировка и утверждение блоков бюджета движения денежных средств. Утвержденный отчет - официальный документ для всего персонала.

Контроль исполнения

Бюджет движения денежных средств в организации должен не только быть тщательно продуман во время формирования, но и подлежит неукоснительному исполнению и оперативной корректировки в случаях необходимости. Для этого необходимо:

• Дисциплинировать персонал в финансовой секторе предприятия. Операционный контроль на ежедневной основе - залог корректного распределения активов предприятия. Если руководители и сотрудники будут грамотно исполнять бюджет компании, это в конечном счете приведет к недопущению наступления кассовых разрывов.
• Пользоваться услугами компаний, специализирующихся на операционном управлении. Если руководство компании сомневается в собственных профессиональных ресурсах, то необходимо пригласить экспертов. При этом обслуживание на постоянной основе будет выгоднее, чем разовая консультация сторонних специалистов.
• Используйте инновационные системы построения бюджетов при помощи программных продуктов. Современные приложения представляют собой современные конструкторы и генераторы отчетов, осуществляющие составление бюджета движения денежных средств любого требуемого уровня.

Правила успешного бюджетирования

Бюджетирование - основа благополучия компании, ее стабильного, приносящего прибыль развития. Для ее прочности необходимо:

• Точность при составлении БДДС. Финансовым специалистам требуется достичь максимальной определенности и точности в затратах и особенно в приходах денежных средств. Это крайне важно, если предприятие испытывает проблемы с ликвидностью (нехваткой ресурсов для операционной деятельности).
• Оперативная корректировка отчета. Если анализ план-факт на ежемесячной основе не выявляет существенных числовых отклонений, то внесение изменений в бюджет не требуется. Анализ же требуется проводить регулярно, как этого требует утвержденный регламент бюджетирования.
• Составление платежного календаря на основе БДДС. Календарь платежей детализирует бюджет движения денежных средств примерами по более мелким периодам. Инструмент разрабатывается для ежедневного управления финансовыми потоками. Без календаря платежей невозможно грамотное оперативное управление потоками финансов, позволяющие обеспечить и выполнить БДДС. Платежный инструмент может составляться ежемесячно с понедельной детализацией или даже с разбивкой по дням, может корректироваться каждую неделю или по мере необходимости.
• Конфиденциальность отчета. Бюджет движения денежных средств включает информацию об экономических схемах, используемых в компании, поступлениях и выплатах, известных только собственникам бизнеса. В БДР и ББЛ подобные моменты не выделяются. Нет необходимости беспокоиться о сохранении секретности этой информации в этих отчетах. Исходя из вышесказанного, утверждающий БДДС, и специалисты, составляющие отчет, несут персональную ответственность за конфиденциальность БДДС.

БДДС в Excel

План поступлений и затрат составляется, исходя из целей, организационной структуры компании, утвержденной учетной политики, схемы доходов и расходов и иных особенностей деятельности.

Бюджет движения денежных средств в Excel создается при помощи форм в формате данного приложения. Отчеты связываются при помощи расчетных формул и макросов. Формы отчетных форм могут быть следующими:

• С объединенными статьями бюджета движения денежных средств или более детализированными показателями.
• Разбитыми на долгосрочные периоды (например, по кварталам) или на более сжатые временные отрезки (ежемесячный бюджет с понедельной разбивкой).

Вид зависит от потребности управляющего менеджмента компании в конкретном виде бюджета движения денежных средств.

Пример в Excel:

Бюджетирование в Excel - процесс трудозатратный. Необходимо:

• собрать все функциональные своды;
• прописать макросы для достоверного отображения сводных результатов.

Пример бюджетирования на базе платформы Excel имеет огромное число минусов:

• В режиме реального времени с отчетом может работать только один специалист финансового отдела.
• Невозможность согласования функциональных бюджетов предприятия.
• Нет ограничения доступа к информации определенных лиц.
• Сложность объединения отчетов.

Если представить себе предприятие, имеющего холдинговую структуру и филиальную сеть, то можно представить, как усложниться составление бюджетов в Excel. Таким образом, процесс построения отчетов в Excel является не самым лучшим выбором для крупной компании. Выход из такой ситуации многие собственники бизнеса видят в приобретение или разработке собственных специальных программных продуктов для планирования.

В современных программных продуктах есть приложения, позволяющие:

• финансовым специалистам самостоятельно настраивать структуру отчетов, их взаимосвязи для получения фактических расчетных данных;
• взаимодействовать с внешними учетными системами;
• получать возможность использовать внешние показатели как для расчетов собственных показателей или формирования отчетов, так и для занесения фактических данных на регистрах бюджетирования.

Интерфейсы современных программ позволяют эффективно выстраивать бизнес-процессы на всех этапах деятельности компании:

• разработка системы бюджетирования на предприятии;
• согласование отчетов на всех этапах и их оперативных корректировок;
• отражение фактических данных по статьям планирования согласно классификаторам расходов и доходов;
• контроль за исполнением бюджетов всех уровней;
• план-факт анализ данных с помощью современных инструментов формирования отчетности;
• принятие управленческих решений собственниками бизнеса по развитию направлений деятельности.