Приказ о положении персональных данных. Приказ о персональных данных
В современных условиях хозяйствования значительно усилилась роль прибыли . Она стала главным обобщающим и оценочным показателем деятельности предприятия и основным источником его самообеспечения и самофинансирования.
Одним из основных показателей, формирующих прибыль предприятия, является «доход». Этот показатель используется как в управленческом, так и финансовом учете.
Коммерческие организации в процессе хозяйственной деятельности используют различные виды доходов , которые классифицируются по разным признакам.
1. По отраслям деятельности доход может быть от:
Производственной деятельности;
Торговой деятельности;
Оказания услуг и т.д.
Такое подразделение дохода связано с тем, что в современных условиях организации и предприятия наравне с основной деятельностью занимаются также и другими видами деятельности. По каждой сфере деятельности действующим законодательством могут быть предусмотрены разные ставки налога на прибыль и льготы по ним.
В этих условиях необходимо вести раздельный учет затрат и доходов по каждой сфере деятельности предприятия. Тем более, что раздельное отражение доходов и расходов предусмотрено п.18.1 ПБУ 9/99 «Доходы организации» . В нем подчеркнуто, что выручка, прочие доходы (выручка от продажи продукции, (товаров), выручка от выполнения работ (оказания услуг) и т.п.), составляющие пять и более процентов от общей суммы доходов организации за отчетный период, показываются по каждому виду в отдельности.
Ведение раздельного учета доходов и расходов по отраслям деятельности способствует укреплению хозяйственного расчета, повышает точность и достоверность расчетов и усиливает аналитические возможности бухгалтерского учета.
2. По видам деятельности доход поступает от:
Основной деятельности;
Инвестиционной деятельности;
Финансовой деятельности.
Доход от основной деятельности является результатом основной, производственной деятельности для данного предприятия. Доход от инвестиционной деятельности отражается в виде прочих доходов от участия в совместных предприятиях; доходов от владения ценными бумагами и от депозитных вкладов, а также в виде доходов от реализации основных средств и иных активов, отличных от денежных средств и продукции.
Доход от финансовой деятельности - это результат денежных потоков, которые связаны с обеспечением предприятия внешними источниками финансирования (привлечение дополнительного акционерного или паевого капитала, эмиссия акций, облигаций или других долговых ценных бумаг, привлечение кредита в различных его формах, а также обслуживание привлеченного капитала путем выплаты дивидендов и процентов и погашения обязательств по основному долгу). Казалось бы, что такое содержание денежных потоков не может сформировать прямой доход предприятия, так как в конечном счете возвращать всегда приходится больше денежных средств, чем получено. Вместе с тем в процессе финансовой деятельности как собственный, так и заемный капитал может быть получен на более или менее выгодных для предприятия условиях, что соответственно отразится на результатах основной инвестиционной деятельности.
Поэтому под доходом от финансовой деятельности понимается косвенный эффект от привлечения капитала из внешних источников на условиях более выгодных, чем рыночные. Кроме того, в процессе финансовой деятельности может быть получен и прямой доход на вложенный собственный капитал путем использования эффекта финансового левериджа, обеспечения получения депозитного процента по среднему остатку денежных средств на расчетном или валютном счетах и т.п.
3. По источникам формирования доход может быть от:
Продажи продукции (работ, услуг);
Прочих поступлений.
Доход от продажи продукции (работ, услуг) является его основным видом на предприятии, непосредственно связанным с отраслевой спецификой деятельности. Аналогом этого термина выступает термин «доход по основной деятельности». В обоих случаях под этим доходом понимается результат хозяйствования по основной производственно-коммерческой деятельности предприятия.
К прочим поступлениям относятся доходы, включающие в себя:
Поступления, связанные с предоставлением за плату во временное пользование активов организации;
Поступления, связанные с предоставлением за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и другие виды интеллектуальной собственности;
Поступления, связанные с участием в уставных капиталах других организаций (включая проценты и иные доходы по ценным бумагам);
Доход, полученный предприятием в результате совместной деятельности (по договору простого товарищества);
Поступления от продаж основных средств и иных активов, отличных от денежных средств (кроме иностранной валюты), а также продукции;
Проценты, полученные за предоставление в пользование денежных средств организации, а также проценты за использование банком денежных средств, находящихся на счете организации в этом банке;
Штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров;
Поступления в возмещение причиненных организации убытков;
Доходы прошлых лет, выявленные в отчетном году;
Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности;
Курсовые разницы;
Сумма дооценки активов (за исключением внеоборотных активов) и др.
4. По характеру налогообложения доход бывает двух видов:
Подлежащий налогообложению;
Не подлежащий налогообложению.
Такое деление дохода играет важную роль в формировании налоговой политики предприятия, так как позволяет оценивать альтернативные хозяйственные операции с позиций их конечного эффекта. Состав дохода, не подлежащий налогообложению, регулируется соответствующим законодательством.
5. По влиянию инфляционного процесса доход делится на:
Номинальный;
Реальный.
Реальный доход характеризует размер номинально полученного дохода, скорректированного на темп инфляции в соответствующем периоде.
6. По периоду формирования выделяют доход:
Предшествующего периода;
Отчетного периода;
Планового периода (планируемый доход).
Такое деление можно использовать в целях анализа и планирования доходов и прибыли для выявления соответствующих трендов их динамики, построения соответствующего базиса расчетов и т.д.
Введение в отечественную учетную практику категории «доход» повышает роль и значимость этого показателя при формировании финансовых результатов предприятия. Вместе с тем для управленческого учета особую значимость приобретает главная составляющая этой категории - выручка от продажи продукции (работ, услуг) . Поэтому при раскрытии информации о доходах необходимо обратить внимание на их содержание (производственные или финансовые), периодичность возникновения (постоянные или случайные) и соизмеримость с затратами. Это даст возможность проводить четкую грань между выручкой предприятия и прочими доходами.
В этом случае первую составляющую часть дохода мы можем использовать в управленческом учете для:
Соизмерения доходов от продажи продукции (работ, услуг) с ее себестоимостью и выявления результата производственной и коммерческой деятельности;
Проведения анализа взаимосвязи «затраты- объем - прибыль»;
Установления цены безубыточной реализации продукции (работ, услуг);
Моделирования различных вариантов тактического и стратегического развития предприятия;
Принятия эффективных управленческих решений.
Доходами организации (кроме кредитных и страховых организаций) признается увеличение экономических выгод в результате поступления активов (денежных средств, иного имущества) и/или погашения обязательств, приводящее к увеличению капитала этой организации, за исключением вкладов участников (собственников имущества).
В соответствии с ПБ У 9/99 доходы организации в зависимости от их характера, условий получения и предмета деятельности организации подразделяются на:
· доходы от обычных видов деятельности;
· прочие поступления;
· операционные доходы;
· внереализационные доходы;
· чрезвычайные доходы.
Доходами от обычных видов деятельности является выручка от продажи продукции и товаров, поступления, связанные с выполнением работ, оказанием услуг, а также от предоставления за плату во временное пользование (временное владение и пользование) своих активов по договору аренды; предоставления за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности; участие в уставных капиталах других организаций.
Доходы, получаемые организацией от нижеперечисленных видов деятельности, в случае, когда последние не являются предметом деятельности организации, относятся к операционным доходам.
К операционным доходам относятся:
· поступления, связанные с предоставлением за плату во временное пользование (временное владение и пользование) активов организации;
· поступления, связанные с предоставлением за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности;
· поступления, связанные с участием в уставных капиталах других организаций (включая проценты и иные доходы по ценным бумагам);
· прибыль, полученная организацией в результате совместной деятельности (по договору простого товарищества);
· поступления от продажи основных средств и иных активов, отличных от денежных средств (кроме иностранной валюты), продукции, товаров;
· проценты, полученные за предоставление в пользование денежных средств организации, а также проценты за использование банком денежных средств, находящихся на счете организации в этом банке.
Внереализационными доходами являются:
· штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров;
· активы, полученные безвозмездно, в том числе по договору дарения;
· поступления в возмещение причиненных организации убытков;
· прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году;
· суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности;
· курсовые разницы;
· сумма дооценки активов (за исключением внеоборотных активов);
· прочие внереализационные доходы.
Впервые в составе доходов организации выделены в отдельную группу чрезвычайные доходы, т.е. поступления, возникающие как последствия чрезвычайных обстоятельств хозяйственной деятельности (стихийного бедствия, пожара, аварии, национализации и т. п.): страховое возмещение, стоимость материальных ценностей, остающихся от списания непригодных к восстановлению и дальнейшему использованию активов, и т.п.
4.9.2. Прибыль: понятие, виды и их характеристика
В обобщенном виде прибыль отражает конечные результаты работы предприятий и фирм, характеризует экономическую эффективность их хозяйственной деятельности.
Чаще всего прибыль определяют как разность между полной выручкой и полными издержками, т. е. как чистую выручку:
П = В – С, (4.2)
Предприятие может не получать прибыль и продолжать какое-то время функционировать. При этом оно может даже расширять свою деятельность за счет заемных средств.
Общество заинтересовано в прибыльной работе предприятий, поскольку представляющее его государство через налоговую систему изымает часть создаваемой прибыли.
Прибыль представляет собой одну из форм денежных накоплений, создаваемых на предприятиях, в отраслях экономики; это экономическая категория, характеризующая конечный финансовый результат коммерческой деятельности организаций.
Значение прибыли можно определить через выполняемые прибылью функции:
· она стала основным источником финансовых ресурсов предприятия. Ее величина во многом определяет перспективы хозяйственного развития, возможности наращивания объемов хозяйственной деятельности;
· прибыль создает заинтересованность предпринимателей и участников хозяйственной деятельности в совершенствовании различных сторон своей деятельности;
· прибыль служит критерием экономической эффективности работы предприятия, выступает главным результативным показателем при расчете эффективности использования всех видов его экономических ресурсов;
· прибыль выступает важнейшим источником формирования доходной части бюджетов всех уровней, поскольку часть ее изымается у предприятий в виде налогов;
· возрастает роль прибыли в решении задач обновления и совершенствования материально-технической базы, наращивания оборотных средств любых предприятий.
Прибыль представляет собой конечный финансовый результат хозяйственной деятельности предприятия. Однако финансовым результатом может выступать не только прибыль, но и убыток. В упрощенном виде прибыль – это разность между валовым доходом и издержками производства и обращения. Такую прибыль принято называть бухгалтерской (валовой) прибылью, которая отражает финансовый результат конкретной деятельности предприятия.
Экономическая прибыль – это разность между валовым доходом и экономическими издержками. Экономическая прибыль меньше бухгалтерской на величину затрат, не учитываемых в составе издержек обращения.
Цель любого предприятия на рынке – получение максимальной экономической прибыли. Она характеризует предпринимательский доход, который свидетельствует об окупаемости расходов предприятия и способности его к самофинансированию.
В процессе анализа результатов работы предприятия применяются различные виды прибыли:
· прибыль (убыток) от реализации товаров;
· прибыль от реализации основных фондов и иного имущества;
· прибыль от прочей деятельности предприятия;
· чистая прибыль;
· налогооблагаемая прибыль. Различия в видах прибыли определяются их экономическим содержанием и положениями законодательства о налогообложении прибыли предприятия.
Прибыль от реализации товаров определяется как разность между валовым доходом от реализации товаров и издержками обращения,
При определении прибыли от реализации основных фондов и иного имущества учитывается разница между продажной ценой и остаточной стоимостью этих фондов и имущества, увеличенной на индекс инфляции. При этом понятие "остаточная стоимость" рассматривается применительно к основным фондам, нематериальным активам, а первоначальная стоимость – для прочего имущества.
В состав прибыли от прочей деятельности включаются:
· прибыль, полученная от долевого участия в деятельности других предприятий, сдачи имущества в аренду;
· дивиденды по акциям, облигациям и другим ценным бумагам, принадлежащим предприятию;
· а также другие доходы (расходы) от операций, не связанных с реализацией товаров, включая суммы, полученные в виде санкций за нарушение хозяйственных договоров.
Валовая прибыль характеризует конечный финансовый результат хозяйственной деятельности предприятия и представляет собой сумму прибылей от реализации товаров, основных фондов и доходов от внереализационных операций, уменьшенных на сумму расходов по этим операциям. Валовая прибыль с наибольшей полнотой и объективностью показывает результат всех видов хозяйственной деятельности предприятия.
Чистая прибыль – это та часть валовой прибыли, которая остается в распоряжении предприятия после уплаты в бюджет налога на прибыль.
Рассмотрим понятие "налогооблагаемая прибыль".
Налогооблагаемая прибыль – это часть валовой прибыли, подлежащая налогообложению. Объектом налогообложения выступает валовая прибыль предприятия, уменьшенная или увеличенная в соответствии с положениями действующего законодательства.
Прибыль является денежным выражением стоимости прибавочного продукта, созданного производительным трудом работников; одним из важнейших оценочных показателей, характеризующим результат хозяйственной деятельности предприятия: количественно – суммой (или объемом) полученной прибыли, и качественно – - уровнем прибыли (нормой прибыли или прибыльностью, рентабельностью), достигнутым на предприятии.
4.9.3. Основные источники получения прибыли.
Факторы и пути её увеличения
Для большинства предприятий основной источник прибыли связан с его производственной и предпринимательской деятельностью. Эффективность его использования зависит от знания конъюнктуры рынка и умения адаптировать развитие производства к постоянно меняющейся конъюнктуре.
Величина прибыли зависит от правильности выбора производственного профиля предприятия по выпуску продукции (выбор продуктов, пользующихся стабильным или высоким спросом); от создания конкурентоспособных условий продажи своих товаров и оказания услуг (цена, сроки поставки, обслуживание покупателей, послепродажное обслуживание и т.д.); от объемов производства (чем больше объем производства, тем больше масса прибыли); от снижения издержек производства.
Кроме производственной и предпринимательской деятельности источником образования прибыли предприятия может быть его монопольное положение по выпуску той или иной продукции или уникальности продукта. Этот источник поддерживается за счет постоянного совершенствования технологии, обновления выпускаемой продукции, обеспечения ее конкурентоспособности.
На изменение прибыли влияют две группы факторов : внешние и внутренние. К внешним факторам относятся природные условия; транспортные условия; социально-экономические условия; уровень развития внешнеэкономических связей; цены на производственные ресурсы и др.
Внутренними факторами изменения прибыли могут быть основные факторы (объем продаж, себестоимость продукции, структура продукции и затрат, цена продукции); неосновные факторы, связанные с нарушением хозяйственной дисциплины (неправильное установление цен, нарушения условий труда и качества продукции, ведущие к штрафам и экономическим санкциям и др.).
При выборе путей увеличения прибыли ориентируются в основном на внутренние факторы, влияющие на величину прибыли. Увеличение прибыли предприятия может быть достигнуто за счет:
· увеличения выпуска продукции;
· улучшения качества продукции;
· продажи излишнего оборудования и другого имущества или сдачи его в аренду;
· снижения себестоимости продукции за счет более рационального использования материальных ресурсов, производственных мощностей и площадей, рабочей силы и рабочего времени;
· диверсификации производства;
· расширения рынка продаж и т.д.
4.9.3. Понятие рентабельности.
Место показателей оценки рентабельности (доходности) организации
среди показателей анализа ее финансового состояния
Для оценки эффективности работы предприятия использование только показателя прибыли недостаточно. Например, два предприятия получают одинаковую прибыль, но имеют различную стоимость производственных фондов, т.е. сумму основного капитала и оборотных средств. Более эффективно работает то предприятие, у которого стоимость производственных фондов меньше. Таким образом, для оценки эффективности работы предприятия необходимо сопоставить прибыль и производственные фонды, с помощью которых она создана. Это и есть рентабельность.
Показатели рентабельности являются относительными характеристиками финансовых результатов и эффективности деятельности предприятия.
Термин рентабельность ведет свое происхождение от слова рента, которое в буквальном смысле означает доход. Таким образом, термин рентабельность в широком смысле слова означает прибыльность, доходность.
В условиях рыночной экономики рентабельность является важнейшим качественным показателем работы предприятия, в котором обобщается состояние доходов, издержек обращения, товарооборачиваемости, использования основных фондов, рабочей силы, собственного и заемного капитала. Так, отношение прибыли к товарообороту, выраженному в процентах, определяет уровень рентабельности реализации товаров.
Показатели рентабельности используют для сравнительной оценки эффективности работы отдельных предприятий и отраслей, выпускающих разные объемы и виды продукции. Эти показатели характеризуют полученную прибыль по отношению к затраченным производственным ресурсам. Наиболее часто используются такие показатели, как рентабельность продукции и рентабельность производства.
2004 г. № 1
ДЕПАРТАМЕНТ | |||
ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО | Форма по ОКУД | ||
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ | |||
наименование организации | |||
Номер документа | Дата составления |
||
ПРИКАЗ | 20.01.2009 |
Об обработке и защите персональных данных работников
В целях обеспечения защиты персональных данных сотрудников департамента и в соответствии с Федеральным законом от 27. «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Положение об обработке и защите персональных данных работников департамента информационно – аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области (прилагается).
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор департамента | ||||
(личная подпись) | (расшифровка подписи) |
С приказом ознакомлены:
УТВЕРЖДЕНО
приказом директора
департамента
от _________ №
Положение
об обработке и защите персональных данных работников департамента информационно – аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области
1. Применяемые понятия и определения
Значение |
|
Документы, содержащие персональные данные работника | Копии личных документов работника (паспорт, диплом, военный билет, водительское удостоверение, заграничный паспорт, свидетельство о рождении и т. п.), анкета, заявления, трудовая книжка, личная карточка работника по форме Т-2ГС, экземпляр трудового договора и изменений к нему, приказы по личному составу и т. д. |
Персональные данные работника | Любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы и другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника |
Информационная система персональных данных | Информационная система, представляющая собой упорядоченную совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных , а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств |
Конфиденциальность персональных данных | Обязательное для соблюдения должностным лицом, получившим доступ к персональным данным, требование не допускать распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания |
Обработка персональных данных работника | Действия (операции) с персональными данными работника, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование и уничтожение персональных данных работника |
Положение | Настоящее Положение об обработке и защите персональных данных работников |
2. Общие положения
2.1. Положение определяет порядок обработки и защиты персональных данных работников департамента информационно – аналитического обеспечения органов государственной власти ярославской области (далее – департамент).
2.2. Положение обязательно для исполнения всеми должностными лицами департамента.
2.3. Целями Положения являются:
Установление порядка обработки персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств;
Определение прав и обязанностей работников департамента в области обработки персональных данных;
Организация и обеспечение защиты прав работников департамента при обработке их персональных данных.
2.4. К персональным данным работника относятся:
Паспортные данные;
Адрес регистрации, адрес места жительства, номера домашнего и мобильного телефонов;
Сведения об образовании, повышении квалификации, переподготовке, аттестации;
Сведения о воинском учете;
Сведения о трудовом стаже и местах предыдущей работы;
Данные ИНН;
Сведения о наградах и званиях;
Сведения о банковских счетах и картах;
Сведения о социальных льготах, пенсионном обеспечении и страховании;
2.5. Доступ к персональным данным работников департамента имеют:
Директор департамента (доступ к персональным данным работников, которые необходимы ему для исполнения своих должностных обязанностей);
Сотрудник, отвечающий за кадровое обеcпечение (доступ к персональным данным работников, которые необходимы им для исполнения своих должностных обязанностей);
Руководители подразделений (доступ к персональным данным подчиненных работников, которые необходимы им для исполнения своих должностных обязанностей);
Начальник отдела – главный бухгалтер (доступ к тем сведениям, которые необходимы им для исполнения своих должностных обязанностей);
- работник (доступ к своим персональным данным);
Органы государственной власти, контрольные и надзорные органы (в рамках своих полномочий в соответствии с федеральными законами).
2.6. В случае необходимости и с учетом действующего законодательства в Положение могут быть внесены изменения и дополнения в порядке, установленном в департаменте.
3. Порядок обработки персональных данных сотрудников .
3.1. Должностные лица, имеющие доступ к персональным данным работников департамента, при обработке персональных данных должны соблюдать следующие требования:
Все персональные данные работника департамента следует получать у него лично. Если по уважительным причинам это невозможно, то привлекается третья сторона, с письменного согласия самого работника. Работодатель сообщает работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни;
Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами;
При принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
3.2. Порядок хранения и использования персональных данных работников установлен Работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации и Федерального закона -ФЗ «О персональных данных»:
Документы, содержащие персональные данные работника, хранятся в сейфе или специально оборудованном несгораемом шкафу, запирающемся на ключ, доступ к которому имеет сотрудник, отвечающий за кадровое обеcпечение;
Документы по учету кадров и документы, содержащие сведения о работниках и их трудовой деятельности, хранятся в личных делах работников, которые формируются и поддерживаются в актуальном состоянии сотрудником, отвечающим за кадровое обеcпечение в течение всего срока работы работника;
После увольнения работника его личное дело подлежит хранению у Работодателя в установленном порядке в течение 75 лет или до момента ликвидации департамента. При ликвидации департамента личные дела работников передаются на хранение в государственный архив в установленном порядке;
Персональные данные работников могут храниться в электронном виде в информационной системе персональных данных (электронной базе данных) в локальной компьютерной сети Работодателя. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается системой паролей в порядке, установленном локальными нормативными актами департамента;
Ответственность за хранение (сохранность) документов, связанных с трудовой деятельностью работников, несет персонально директор департамента;
Сотрудник, отвечающий за кадровое обеcпечение может снимать копии с документов, делать выписки, составлять аналитические и иные справки, изымать (заменять) документы, хранящиеся в личных делах работников, исключительно в рамках своих должностных обязанностей; выдача копий документов, содержащих персональные данные работников, осуществляется в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации уполномоченными лицами, имеющими доступ к персональным данным работников:
Сотрудник, отвечающий за кадровое обеcпечение выдает работнику по его письменному заявлению (по форме согласно Приложению 1 к Положению) безвозмездно копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении и др.), а также выписки из трудовой книжки и справки, содержащие данные работника о его трудовой деятельности;
Начальник отдела главный бухгалтер выдает работнику безвозмездно справки о заработной плате , копии сведений о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и др.;
Копии документов, связанных с работой, заверяются надлежащим образом: на копии проставляются заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, оттиск печати.
3.3. Право заверять копии трудовых книжек работников департамента, делать выписки из них имеет сотрудник, отвечающий за кадровое обеcпечение.
3.4. Ответ на запрос органов государственной власти, контрольных и надзорных органов о предоставлении персональных данных работника оформляется письмом, сотрудником, отвечающий за кадровое обеcпечение,за подписью директора департамента (при необходимости - с приложением копий запрошенных документов). Содержание данного письма (включая любые приложения к нему) является конфиденциальным.
4. Права и обязанности работодателя
4.1. Работодатель обязан:
Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, установленных федеральными законами;
Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность;
Осуществлять передачу персональных данных работника в соответствии с Положением, с которым работник должен быть ознакомлен под личную подпись;
Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица имеют право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных должностных обязанностей;
Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником должностных обязанностей;
Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Положением, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их должностных обязанностей.
4.2. Работодатель имеет право запрашивать у работника достоверные персональные данные, необходимые Работодателю в связи с трудовыми отношениями, при приеме на работу и в случаях изменения (дополнения) персональных данных.
5. Права и обязанности работника
5.1. Работник обязан:
Предоставлять Работодателю достоверные персональные данные;
При изменении (дополнении) персональных данных незамедлительно сообщать Работодателю об их изменении (дополнении).
5.2. Работник имеет право на:
Полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
Свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами;
Определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
Доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по его выбору;
Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Положения. При отказе Работодателя исключить или исправить персональные данные работник имеет право заявить в письменной форме о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
Требование об извещении Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия Работодателя при обработке и защите персональных данных работника.
6. Общедоступные источники персональных данных работников.
6.1. В целях информационного обеспечения Работодателем могут создаваться общедоступные источники персональных данных (в том числе справочники, адресные книги). В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия работника могут включаться его фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес, номер телефона, сведения о профессии и иные персональные данные, предоставленные работником.
6.2. Сведения о работнике могут быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию самого работника либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.
7. Ответственность
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника, несут уголовную, административную, гражданскую, материальную и дисциплинарную ответственность , вплоть до увольнения по соответствующим основаниям, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Приложение
к Положению об обработке
и защите персональных
данных работников
________________________________________________
(наименование должности, Ф. И.О. лица, которому направляется заявление)
________________________________________________________________
(наименование должности, Ф. И.О. работника – автора заявления)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне
Заверенную копию(ые) копию (ии) документа(ов), связанного(ых) с моей работой:
________________________________________________________________________
(наименование документа или его краткое содержание)
(цифрами) (прописью)
Справку с места работы:
______________________________________________________________
(перечислить сведения, которые необходимо указать в справке)
в _____ (___________) экземпляре(ах).
(цифрами) (прописью)
________________ ___________________
(личная подпись) (расшифровка подписи)
« »_____________20 г.
Копия (ии) документа(ов) / справка(и) получена(ы):
« »_______20 г. _______________
Придерживаться требований Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. и 14 главы ТК РФ обязаны организации, чья численность составляет больше 1 человека.
Принимая на должность сотрудника, фирма получает личные сведения о нем, защита которых четко обозначена законодательством. Предприятие должно разработать и утвердить специальное Положение с помощью приказа, образец которого можно скачать ниже.
Положение о защите данных сотрудника относится к локальным актам фирмы, регламентирует порядок использования (обработки) личной информации сотрудников. Утверждается директором предприятия или уполномоченным лицом. В действие вводится приказом руководителя компании.
Процесс создания Положения происходит при взаимодействии кадровой службы и специалиста(ов) по обработке информации и содержит следующие этапы: подготовка пробного варианта, уточнение проекта, согласование, предложение на утверждение.
Строгая форма документа не установлена, указывается информация о защите данных работника:
- задачи и цели фирмы по охране личных данных;
- понятие личных данных и их структура;
- бумажные или электронные носители хранения информации;
- порядок сбора, обработка и использование сведений работников;
- обозначение должности сотрудника (в пределах предприятия), допускаемого к информации;
- защищенность от неразрешенного доступа;
- права сотрудника для защиты собственных данных;
- обязательства при разглашении конфиденциальных персональных данных.
Личные сведения о работнике
Информация, требующаяся для оформления трудовых отношений с конкретным работником, является персональной (ч.1 ст.85 ТК РФ). К ней относятся:
- ФИО, адрес, пол, место и дата рождения;
- данные о паспорте (серия, номер, дата выдачи, наименование и код подразделения);
- состоит в браке сотрудник или нет;
- данные об образовании (высшее, среднее специальное);
- номер страхового свидетельства (пенсионное страхование);
- данные о трудовом стаже.
Все персональные сведения работодатель может заполучить только лично.
Если это невыполнимо, то лишь письменное согласие специалиста дает право руководителю запросить конфиденциальную информацию со стороны. За исключением только 2 случаев:
- существует угроза для жизни, здоровья специалиста;
- информирование органов местной и государственной власти, родственников работника, получившего травму на производстве (ст.228 ТК РФ).
Передавать личные данные трудящихся в коммерческих целях запрещено трудовым законодательством (ст. 88 ТК РФ).
Как оформить утверждающее распоряжение?
Приказ об утверждении относится к внутренним документам фирмы, но не является несущественным. Его отсутствие - серьезное нарушение трудовой дисциплины, влекущее за собой наложение штрафов от 300 до 10000 рублей (ст.13.11 КоАП РФ).
Требование исполнения настоящего обязательства должно быть подтверждено приказом руководителя и содержать следующие моменты:
- данные о компании работодателя;
- номер и дату приказа;
- день ввода Положения в действие;
- перечень лиц, использующих персональную информацию и их полнота доступа (с ограничениями или без);
- указать ответственного специалиста за хранение, обработку и сбор данных граждан;
- обозначить неукоснительное ознакомление с документом всех сотрудников под роспись;
- виза руководителя предприятия.
Ознакомление сотрудников с приказом об утверждении обычно оформляется в виде расписки, которая остается на предприятии.
Хранение конфиденциальной информации допускается не только на бумажных носителях, но и с помощью высокотехнологических процессов. В таком случае применяются технические меры по защите сведений работников.
Сотрудники (кадровая служба, бухгалтерия), использующие в работе персональные данные других специалистов, подписывают обязательство о неразглашении информации.
С работника при приеме на работу следует получить .
Скачать образец
Образец приказа об утверждении Положения о защите данных работника —
Развитие информационных технологий сделало тему защиты персональных данных одной из наиболее обсуждаемых на самых разных уровнях. Масштабные скандалы с утечками конфиденциальной информации из Белого дома или личных сведений миллионов посетителей международного сайта знакомств прогремели на весь мир. Есть случаи и помельче, на уровне организаций (например, использование сотрудницами отдела кадров страниц с личной информацией сотрудников в качестве черновиков-«обороток», размещение в открытом доступе сведений об учениках образовательных учреждений или пациентах клиник). Часто это происходит по незнанию: не все должностные лица понимают, . Тем не менее, поисковая фраза «скачать образец приказа о защите персональных данных работников 2019 год» находится на лидирующих позициях в поисковых системах. И на это есть вполне понятные причины.
Отношение государства к таким «оплошностям» решительно меняется в сторону ужесточения наказаний за них. Чтобы не иметь неприятностей, нужно организовать защиту персональных данных так, как этого требует глава 14 ТК РФ и закон № . В статье мы коротко расскажем о том, какой пакет документов нужно подготовить, а также дадим образец приказа о защите персональных данных работников.
Организация защиты (пакет документов)
Руководитель предприятия должен своим приказом назначить одного из сотрудников ответственным за обработку и хранение конфиденциальной информации и поручить ему составить локальные нормативные акты. Вот их небольшой перечень:
- политика организации в отношении персональных данных (в данном случае будет составлен образец приказа об утверждении политики обработки персональных данных в целом по организации);
- положение об обработке и защите конфиденциальной информации (приказ на утверждение положения о защите персональных данных);
- перечень лиц, имеющих к ней доступ;
- (в общем случае согласие нужно получить от сотрудников, в частных случаях, например, для школ — от родителей, для медучреждений — от пациентов, для газет, журналов и издательств — от авторов и т. д.);
Порядок разработки и утверждения
Насколько хорошо организации выполняют требования 152-ФЗ, проверяет Роскомнадзор в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом Минкомсвязи России от 14.11.2011 № 312. Для того чтобы у инспектора не было повода «принимать меры», нужно подготовить документы, перечисленные выше, и утвердить их приказами руководителя. Основополагающим станет распоряжение об утверждении Положения — смотрите образец приказа об утверждении положения о персональных данных (2019 год).
Образец приказа о персональных данных работников 2019
Крайне важно соблюдать правило, сформулированное в ст. 86 ТК РФ : все, что мы знаем о работнике, мы должны узнать от него самого. В крайнем случае можно обратиться к так называемой третьей стороне, если работник не владеет необходимой информацией (забыл, потерял...), но только с его ведома (например, запросить копию диплома в архиве вуза). Работника необходимо поставить об этом в известность и получить его согласие: это делается в форме заявления-согласия на получение сведений у третьей стороны.
Все это надо прописать в положении, с которым работник должен быть ознакомлен до момента подписания трудового договора.
Положение о защите персональных данных работников 2019 года
Допуск к персональным данным
Персональные данные работников — это, образно говоря, «золото и бриллианты», доступ к которым ограничен даже для сотрудников организации. Кто будет иметь к ним доступ — решает директор. Общие требования по работе в данном направлении прописываются в положении (образец приказа об утверждении положения о защите персональных данных 2019 году можно сделать в свободной форме, унифицированной формы данного документа не существует). В то же время отдельным нормативным документом пишут, кто, когда и с какой целью имеет доступ к тем или иным персональным данным. Полный допуск, как правило, имеют:
- генеральный директор и его заместитель по безопасности;
- начальник отдела кадров.
Остальные специалисты, в том числе и бухгалтеры, могут иметь доступ только к той информации, которая им необходима для выполнения своих должностных обязанностей.
Особые случаи
Бывает, что сведения меняются (например, женщина выходит замуж и меняет фамилию или студент получает диплом о высшем образовании). В этом случае сотрудник подает заявление, и на его основе издается приказ о внесении изменений в ряд документов (см. образец приказа об изменении персональных данных работника). Однако это распоряжение не относится к документам, наличие которых продиктовано ФЗ-152, — это один из стандартных приказов по кадрам.
Есть информация, которая является максимально конфиденциальной (см. образец приказа о допуске к персональным данным работников), и попытки выведать у сотрудника, в каких он состоит сообществах, каковы его религиозные убеждения, как он себя чувствует и каких политических взглядов придерживается, незаконны. Однако существует длинный перечень условий, при которых это все-таки возможно (ст. 10 ). К таким исключениям (среди прочих) относятся, например, случаи получения мотивированных запросов (содержащих цель запроса, обоснование компетенции органа и правовые основы запроса) прокуратуры, органов МВД или Трудовой инспекции, а также информация медицинского характера, если она необходима для оказания помощи больному. Действительно, пациенты медицинских организаций очень чувствительны к соблюдению приватности, но их защищает обязанность медработника соблюдать врачебную тайну (ст. 73 ФЗ № 323-ФЗ).
Медицинская организация обязана особенно внимательно относиться к обработке данных и готовить свою, отраслевую документацию, например иметь приказ о утверждении положения о защите персональных данных и приказ «Перечень персональных данных пациентов, подлежащих защите».
