Официально деловой стиль речи: краткая характеристика. Официально-деловой стиль: примеры

Официально-деловой стиль

Общая характеристика официально – делового стиля речи.

Основные языковые особенности.

Краткая характеристика подстилей и жанров.

Официально-деловой стиль обслуживает сферу административно-правовой деятельности. Он удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении различных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношениях между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере общения. Жанры выполняют: информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деловой жизни.

Общие стилевые черты официально-деловой речи: 1) точность изложения, не допускающая возможности инотолкования, детальность изложения; 2) стереотипность, стандартность изложения; 3) долженствующе-предписывающий характер.

2. Основные языковые особенности.

Лексика:

Систему официально-делового стиля составляют следующие языковые средства:

Имеющие соответствующую функционально-стилевую окраску (лексика и фразеология), например: истец, ответчик, протокол, должностная инструкция, поставка, предоплата, удостоверение личности и др.;

Нейтральные, межстилевые, а также общекнижные языковые средства;

Языковые средства, нейтральные по своей окраске, но по степени употребительности в официально-деловом стиле ставшие его «приметой», например: ставить вопрос, выразить свое несогласие ;

Имеет место тенденция к сокращению числа значений слов, к однозначности используемых слов и словосочетаний, стремление к терминологизации р ечи. В текстах данного стиля даются точные определения либо пояснение используемых терминов (терминологических сочетаний) в том случае, если они не являются общеупотребительными, например: Недопоставка вызвана форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло подъездные пути) ;

Многие из слов имеют антонимические пары: права – обязанности, оправдательный – обвинительный, действие – бездействие ; синонимы употребляются мало и, как правило принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение; износ = амортизация; платежность = кредитоспособность.

Для передачи точности смысла и однозначности толкования используются сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, вышеуказанный, вышеназванный

И устойчивые сочетания: налоговая декларация, пункт назначения, акционерное общество. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость приводят к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартизированный характер;

Предпочтение отдается родовым понятиям: прибыть (приехать, прилететь, прийти), транспортное средство (автобус, самолет, поезд), населенный пункт (город, деревня, поселок) и т.д., потому что официально-деловая речь отражает социальный опыт; на первый план здесь типичное в ущерб индивидуальному, своеобразному, конкретному, так как для официального документа важна юридическая сущность.

Морфология:

Употребление нарицательных существительных как имён собственных в целях обобщения и стандартизации документа: настоящий Договор, состав Договаривающихся Сторон ;

Предпочтительное использование предложно – падежных форм отглагольных существительных: на основании, в отношении, в силу ;

Многие глаголы, содержат тему предписания или долженствования: запретить, разрешить, обязать, указать, назначить и под .;

Глагольная форма обозначает не постоянное или обычное действие, а действие, которое законом предписывается в определенных условиях: Обвиняемому обеспечивается право на защиту ;

При названии лица чаще всего употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку действия или отношения, что призвано точно обозначить «роли» участников ситуации: заявитель, квартиросъемщик, наниматель, исполнитель, опекун, усыновитель, свидетель и т.д.

Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в форме мужского рода и в том случае, когда они относятся к лицам женского пола: работник милиции Смирнова, ответчик Прошина и пр .

Характерно использование отглагольных существительных и причастий: прибытие транспорта, предъявление претензий, обслуживание население, пополнение бюджета; данный, указанный, назначенный .

Синтаксис:

Словосочетания, включающие сложные отыменные предлоги: в части, по линии, на предмет, во избежание, а также с предлогом по и предложным падежом, выражающее временное значение: по возращении, по достижении ;

Употребление сложных синтаксических конструкций, безличных и неполных предложений: Слушали…, Постановили… ;

Клишированных фраз: Прошу принять меня на должность… по отделу… на ставку… с….

Деловой речи свойственны безличные изложения и отсутствие оценочности. Имеет место беспрепятственная констатация, изложение фактов в логической последовательности.

Итак, точность, однозначность и стандартизация используемых средств – основная особенность официально-делового стиля речи.

2. Краткая характеристика подстилей.

Дипломатический подстиль встречается в дипломатических документах: дипломатическая нота, заявление правительства, верительная грамота. Он отличается специфическими терминами, большая часть которых интернациональные: статус –кво, персона нон грата, ратификация, преамбула и др. В отличие от других подстилей, в языке дипломатических документов всречается высокая, торжественная лексика для приданию документу подчёркнутой значимости, а также используются в международном государственном общении этикетные формулы вежливости: Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моём высоком уважении… или Министерство иностранных дел свидетельствует свое почтение… .

Коммюнике – официальное сообщение о важных для государства событиях.

Конвенция – международный договор, соглашение по какому – либо вопросу.

Меморандум – 1) докладная записка, служебная справка по какому – либо вопросу; 2) документ с изложением сути обсуждаемого вопроса в дипломатической переписке; 3) письмо с напоминание чего – либо; 4) перечень обстоятельств в страховом полисе, на которые не распространяется страхование.

Нота – официальное дипломатическое письменное заявление одного государства другому.

Законодательный (документальный) подстиль – это язык законодательных документов, связанных с деятельностью официальных органов. Ему свойственна лексика и фразеология гражданского и уголовного права, различных актов, кодексов и других документов, обслуживающих официально – документальную деятельность государственных и общественных организаций, а также граждан как официальных лиц.

Конституция – основной закон государства, устанавливающий основы политического и общественного устройства.

Закон – официальный государственный документ, регулирующий какую – либо сферу общественной жизни и предназначенный для соблюдения всеми жителями государства.

Указ - официальный государственный документ, предписывающий выполнение, создание и т.д. чего – либо на государственном уровне.

Устав - официальный законодательный документ внутреннего характера, устанавливающий нормы поведения, делового общения, права и обязанности членов какого – либо общества, трудового коллектива и т.д.

Канцелярский подстиль встречается в деловой переписке между учреждениями и организациями и в частных деловых бумагах. В этом подстиле строгость составления документов несколько ослаблема, деловые письма и иные бумаги могут быть написаны в произвольной форме.

Доверенность – деловая бумага личного характера, доверяющая чего либо кому – либо.

Договор – письменное или устное соглашение о будущих действиях или взаимных обязательствах, которое принимается двумя или более лицами, предприятиями, государствами и т.д.

Заявление – деловая бумага, содержащая в себе просьбу (выдать или выделить что – либо, принять куда – либо) к вышестоящему лицу или в вышестоящую инстанцию.

Приказ – официальный деловой документ, содержащий распоряжение начальства.

Протокол – 1) документ, содержащий запись каких – либо фактических обстоятельств, официальных высказываний (на собрании, суде, допросе и т.д.); 2) акт комиссии или должностного лица, содержащий описание произведённых им действий и установленных фактов.

Расписка – деловая бумага личного характера, которая составляется лицом, берущим во временное пользование что – либо у кого – либо.

Соглашение – официальная договорённость о чём – либо с кем – либо.

Переговоры – разновидность деловой беседы, предполагающая официальную встречу представителей предприятий, различных организаций и т. д. с целью принятия или выработки взаимовыгодных решений.

Официально-деловой стиль - это такая разновидность литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом.

Функция делового стиля заключается в том, что он придает изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в ряд официально-деловых.

Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности:

1. Официально-документальный подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основной жанр - это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения.
2. Обиходно-деловой подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.)

Наиболее общим отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично-объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению констатирующего и предписывающего характера документов. В официально-деловом стиле высок уровень общения и в то же время конкретизация, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным признаком стиля является также широкое использование стандартных языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в официально-деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом.

Основными особенностями языка служебных документов являются следующие:

1. Употребление канцелярских штампов - воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…).
2. Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению (граждане, служащие).
3. Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация…).
4. Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо - составляется (не пишется, не направляется, не посылается).
5. Преобладание имен существительных.
6. Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение).
7. Большинство форм глагола выступают в значении долженствования (считать, обязать).
8. Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола.
9. Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела).
10. Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части).
11. Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.
12. Использование прямого порядка слов в предложениях.

Рассмотрим подробнее жанры, в которых реализуется обиходно-деловой подстиль (служебные документы).

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает "доказательство, свидетельство”. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства - документ эпохи и т.п.).

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

* достоверность и объективность;
* точность, исключающая двоякое понимание текста;
* максимальная краткость, лаконизм формулировок;
* безупречность в юридическом отношении;
* стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
* нейтральный тон изложения;
* соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована. Многие документы состоят из отдельных элементов - реквизитов, набор которых определяется видом и назначением документа (например, адресант, адресат, дата, наименование документа, подпись). В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой - вывод, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Некоторые документы могут состоять из одной части: заявление, приказ, письмо.

Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание, например, паспорт, дипломы, бухгалтерские счета и др. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, они значительно различаются по имеющейся в них информации (автобиография, акт, отчет, заявление, приказ и т.п.).

Выделяют следующие виды документов по функциональному значению:

* Организационно-распорядительные документы
* Информационно-справочные документы
* Административно-организационные документы
* Личные документы
* Деловые письма

Характерный для правовой, административной и общественной деятельности. Для такого явления, как культура речи, официально-деловой стиль очень важен, потому что с его помощью оформляются документы и деловые бумаги, касающиеся государственных задач, судебных дел и дипломатического общения. Для него характерны замкнутость, устойчивость многих речевых оборотов, специфическая лексика и особые синтаксические обороты. Документы, написанные в официально-деловой манере, компактны и наполнены клише и языковые штампы. Это международные договора, государственные указы и акты, юридические законы и судебные постановления, различные уставы и служебная переписка,а также другие виды деловых бумаг, которые отличаются точностью изложения и языковым стандартом.

Это особая культура речи. Официально-деловой стиль, кроме штампов и языковых клише в обилии включает профессиональную терминологию и архаизмы. Многозначные слова при употреблении этого стиля не используются вообще. Документы избегают и синонимов, а если они употребляются, то их стиль также строго выдерживается и лексика как бы сковывается в рамки, выходить за которые запрещается.

Зато официально-деловой стиль в изобилии употребляет имена существительные, называющие людей по признаку деятельности, должности всегда называют в мужском роде. Часто используются слова с частицей не в качестве антонимов к тем же словам, когда они употребляются без отрицательной частицы. Популярны в деловых документах и сложные и инфинитивы в обозначениях произведенных или производимых действий. Довольно большое место в этом стиле речи отводится и сложным словам.

Официально -деловой стиль отдает предпочтение однородными членами. Часто употребляются и пассивные конструкции, то есть безличные предложения без указания лица, производящего действие. Родительный падеж имен существительных образует цепочку синтаксических конструкций, предложения бывают часто очень распространенными и обремененными с придаточной частью условия.

Официально -деловой стиль имеет две разновидности: официально-документальный и обиходно-деловой. Первая группа - это язык таких законодательных актов, как Конституции Российской Федерации и ее субъектов, уставы и программы партий, а также дипломатических документов международного значения, типа коммюнике, меморандума, конвенции и т.д. Во вторую группу входит язык, употребляемый в процессе ведения служебной переписки и составления частных деловых бумаг. К ним можно отнести разнообразные справки, деловые письма, доверенности, объявления, заявления, расписки, автобиографии и т.д. Известно, насколько перечисленные бумаги стандартизированы, что весьма облегчает их составление. Информация в них содержится краткая и используются в минимальном количестве.

Известно, что английский язык является средством международного общения. Поэтому, официально-деловой стиль английского языка используется в дипломатическом подстиле, когда деловые бумаги подлежат переводу. Разновидности деловой речи в этом случае определяются сферой употребления. Торговые соглашения и договоры ведутся в стиле коммерческой корреспонденции. В области юридической используется язык кодексов, законоуложений, государственных и парламентских решений. Отдельно выделяется язык военизированных деловых бумаг.

Таким образом, официально-деловой стиль английского языка призван выполнять роль инструмента, с помощью которого достигается понимание сути дела сторонами, что ведет к подписанию разнообразных договоренностей.

14-13 ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ

Официально-деловой стиль – это такая разновидность литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений: отношение между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом.

Функция делового стиля заключается в том, что он изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в разряд официально-деловых.

Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности:

Официально-документальный,

Обиходно-деловой.

Официально документальный подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основные жанры – это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения.

Обиходно-деловой подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.)

Наиболее общим отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично-объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению констатирующего и предписывающего характера документов. В официально-деловом стиле высок уровень обобщения и в то же время конкретизации, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным признаком стиля является так же широкое использование стандартных языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в официально-деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом.

Основными особенностями языка служебных документов Являются следующие:

Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-

фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…).

Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик,

квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению значение совокупности (граждане, служащие).

Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в

общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация…).

Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается).

Преобладание имен существительных.

Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение).

Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан).

Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола.

Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела).

Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части).

Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.

Использование прямого порядка слов в предложениях.

Рассмотрим подробнее жанры, в которых реализуется обиходно-деловой

подстиль (служебные документы).

Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

достоверность и объективность

точность, исключающая двоякое понимание текста

максимальная краткость, лаконизм формулировок

безупречность в юридическом отношении

стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения

нейтральный тон изложения

соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе

устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована. Многие документы состоят из отдельных элементов – реквизитов, набор которых определяется видом и назначением документа (например, адресант, адресат, дата, наименование документа, подпись). В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Некоторые документы могут состоять из одной части: заявление, приказ, письмо.

Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание, например, паспорт, дипломы, бухгалтерские счета и др. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т. е. Значительно различаются по имеющейся в них информации (автобиография, акт, отчет, заявление, приказ и т. п.)

Выделяют следующие виды документов по функциональному значению:

Организационно-распорядительные

Информационно-справочные

Инструктивно методические

1. Деловые письма

Организационно-распорядительные документы – это постановление,

распоряжение, приказ и др.

Приказ является самым распространенным жанром распорядительных документов. Он издается по основным вопросам, а именно по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и т. д.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа. (О назначении…, О мерах…).

Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, пересказ акта вышестоящего орана, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, решает, предлагаю, приказываю, которые печатаются прописными буквами, т. е. Зрительно выделяются.

Предписываемые действия выражаются глаголами в неопределенной форме (подготовить, зачислить, обеспечить, организовать).

Иногда после прочтения очередного договора появляется понимание, почему для работы с ними принято использовать специально обученных людей. Происходит это из-за особенностей официально-делового стиля , делающих ее сложной для понимания. Но у такой манеры изложения есть и свои преимущества, иначе от ее использования уже давно бы отказались.

Признаки официально-делового стиля речи

Конечно, для нас главными указателями на официальность документа являются печать организации и подпись ответственного лица, но когда речь идет о стиле речи, на первое место выходят совсем другие признаки.

1. Объективность, информативность и достоверность.
2. Отсутствие слов, которые можно истолковать двояко.
3. Безупречность построения фраз и документа с юридической точки зрения.
4. Лаконичность формулировок, стремление к максимальной краткости, использование сложных предложений с часты употреблением сложных союзов и отглагольных существительных.
5. Нейтральность изложения, отсутствие эмоциональной окраски, предпочтение прямому порядку слов, практически полное пренебрежение индивидуализацией стиля.
6. Использование речевых клише при построении фраз.
7. Применение стандартных фраз в случае описания типовых ситуаций.
8. Логичность изложения, его повествовательный характер.

Все эти особенности официально-делового стиля речи делают его самым замкнутым и устойчивым среди всех книжных стилей. Время приносит свои изменения в этот язык, но основные моменты – фразеологизмы, специфические речевые и синтаксические обороты, остаются неизменными. В других стилях речи использование штампов уже давно считается недостатком, а вот при официальных беседах они только приветствуются. Собственно такая шаблонированность текста в сочетании с отсутствием эмоциональной окраски и большим количеством перечислений, которые также являются признаком официального стиля, и делают документы такими сложными для чтения и .

Цель официально-делового стиля речи

На первый взгляд вся эта языковая косность и консерватизм придуманы, чтобы подчеркнуть обособленность делового от остальных сфер жизни. В результате среднестатистический человек получает головную боль от попытки разобраться во всех хитросплетениях, и вынужден нести деньги специалистам.

С одной стороны так и есть, ряд специалистов (документоведы, юристы, архивоведы) частично являются переводчиками с официально-деловой речи на разговорную, понятную большей части населения. Но не стоит искать здесь цепкие лапы мирового заговора, ведь с другой стороны, официально-деловой стиль речи призван максимально снизить вероятность ошибок и упростить работу с разного рода документацией. В разговорной речи мы часто используем выражения с яркой эмоциональной окраской, любим двусмысленности, частенько пользуемся арго и не брезгуем иронией. Представляете, как бы выглядел, например, договор поставки, написанный разговорным языком? О соблюдении сроков поставки, ответственности за нарушение соглашения и соответствии доставленного товара заказанному можно было бы забыть. То есть особый стиль изложения для официальных бумаг создан, чтобы исключить возможность домыслов и различных трактовок информации в зависимости от образования людей, работающих с ними. А для ускорения работы с документами разного рода придуманы стандарты составления. Регламентируется все: от места расположения реквизитов до порядка написания адреса на конверте. Это позволяет быстро находить нужную информацию без пересмотра всего документа. К примеру, бухгалтеру, оплачивающему аренду помещения, интересны только условия оплаты, реквизиты и срок действия договора. Четкая структура документа позволяет быстро получить доступ к этой информации, будь иначе, время на обработку договора сильно бы увеличилось.