Telah dilakukan perubahan pada petunjuk pengisian buku kerja. Petunjuk pengisian buku kerja

Mari kita perhatikan aturan dasar penyusunan dan pemeliharaan buku kerja: aturan umum dan tata cara pengisian catatan pekerjaan, pemberhentian, dan penghargaan.

Semua dokumen masa kerja pegawai harus dilengkapi sesuai dengan aturan tertentu. Buku kerja punya arti khusus bagi pegawai, karena mencerminkan jalur profesionalnya, sebenarnya merupakan biografi resmi, karena terdapat catatan tentang seluruh tahapan kegiatan warga. Aturan untuk memelihara buku perburuhan di Federasi Rusia pada tahun 2019 (yang saat ini berlaku) tercantum dalam Resolusi Pemerintah yang disetujui pada tahun 2003.

Mengapa itu ada?

Fungsi utamanya cukup jelas, yaitu Federasi Rusia Buku kerja berfungsi sebagai bukti utama masa kerja (baik tenaga kerja maupun asuransi) seorang warga negara, yang tanpanya tidak mungkin mendaftarkan pensiun dan akrual tunjangan untuk asuransi sosial. Dokumen ini juga diperlukan:

• mencerminkan data tentang semua perubahan dalam aktivitas, mutasi, dan jabatan yang dipegang oleh karyawan;
• mencatat informasi tentang alasan pemecatan dari pekerjaan;
• untuk mencatat penghargaan.

Ini sangat informasi penting, yang selanjutnya hanya dapat tercermin dalam satu salinan (misalnya pada saat likuidasi suatu perusahaan). Oleh karena itu, pemberi kerja harus memastikan bahwa formulir dokumen diisi dengan benar dan bertanggung jawab oleh karyawan yang memenuhi syarat. Lebih lanjut tentang ini nanti.

Aturan pemeliharaan dan pendaftaran, siapa yang mempersiapkan

Aturan dasar pengisian dan pendaftaran tercantum dalam petunjuk pemeliharaan buku kerja; Sejauh ini, tahun 2019 diperkirakan belum membawa perubahan besar dalam prosedur hukum. Berbagai organisasi percetakan bergerak di bidang produksi, bentuknya disebut “buku kerja”. Semua entri hanya dibuat oleh pemberi kerja.

Aturan umum

Persyaratan
Nomor berurutan	Harus ada di setiap postingan
tanggal	Angka Arab berupa xx.xx.xxxx (hari, bulan, tahun)
Warna tinta	Hitam, ungu atau biru, bolpoin, gel, dan pulpen dapat digunakan
Singkatan	Tidak digunakan, semua entri harus rapi dan mudah dibaca
Bahasa	Bahasa Rusia atau bahasa resmi lainnya (di republik Federasi Rusia)
Kepatuhan yang ketat terhadap rekaman dengan pesanan	Entri tentang perekrutan, pemecatan, pemindahan atau perubahan posisi, tempat kerja, perubahan kualifikasi, penghargaan kepada seorang karyawan dibuat sesuai dengan pesanan; nomor dan tanggal pesanan harus dicantumkan
Batas waktu penyetoran	Bagi pegawai yang bekerja lebih dari 5 hari wajib memiliki buku kerja. Jika yang pertama bagi pekerja, maka pemberi kerja harus memastikan bahwa dokumen tersebut telah dilengkapi selambat-lambatnya 7 hari setelah pekerja mulai bekerja di perusahaan tersebut.
Sosialisasi dan jaminan karyawan	Semua catatan harus diketahui oleh karyawan dengan tanda tangan pada kartu pribadi, di mana catatan tersebut diduplikasi
Koreksi kesalahan	Pencoretan atau koreksi lainnya tidak diperbolehkan (tergantung bagiannya), sebagai gantinya dibuat entri tambahan yang menunjukkan informasi mana yang dianggap tidak valid, setelah itu informasi yang benar dimasukkan

Halaman judul: aturan pengisian

Pemeliharaan buku kerja dan entri di dalamnya dilakukan sesuai dengan aturan yang ditetapkan secara ketat, yang juga berlaku untuk desain halaman judul. Itu diisi oleh pemberi kerja pertama, dan kebenaran informasi yang dimasukkan disertifikasi oleh tanda tangan karyawan.

Informasi ditentukan dalam Judul Halaman:

• nama belakang, nama depan dan patronimik sesuai sepenuhnya dengan paspor warga negara Federasi Rusia. Jika nama keluarga berubah selama bekerja, dilakukan koreksi, dan nama keluarga lama dicoret;
• Tanggal lahir;
• data pendidikan dimasukkan berdasarkan dokumen pendidikan yang diberikan oleh pegawai. Jika warga negara menerima pendidikan tambahan, informasi tentangnya dimasukkan tanpa ada koreksi terhadap data lama;
• spesialisasi ditunjukkan dalam kasus nominatif;
• Tanggal penyelesaian;
• tanda tangan penanggung jawab pengisian transkrip, tanda tangan pemilik.

Memelihara bagian kerja

Algoritma tindakan, aturan umum:

• pertama-tama, di kolom ketiga nama organisasi ditunjukkan - lengkap dan disingkat, atau stempel perusahaan dibubuhkan;
• kemudian di bawah kolom pertama nomor seri catatan dimasukkan, di kolom kedua - tanggal penerimaan karyawan;
• pada kolom ketiga dicatat bahwa warga negara tersebut telah diterima di departemen atau divisi untuk jabatan yang bersangkutan;
• Kolom keempat harus menunjukkan tanggal pencatatan informasi dan data pemesanan.

Saat pindah ke organisasi lain, informasi tentang pemecatan dimasukkan terlebih dahulu, kemudian tentang penerimaan ke perusahaan lain. Saat melakukan transfer dalam suatu perusahaan, informasi tentang transfer tersebut hanya dicatat dengan data yang tercantum sesuai dengan algoritma di atas, hanya kolom ketiga yang berisi informasi tentang transfer ke posisi baru (transfer permanen).

Saat mendaftarkan pemecatan Perhatian khusus Anda harus memperhatikan pengisian kolom ketiga. Itu harus diisi sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia dan memiliki tautan ke artikel terkait dari Kode Perburuhan Federasi Rusia. Saat mendaftarkan pemecatan, semua catatan yang dibuat sebelumnya disertifikasi oleh orang yang bertanggung jawab di perusahaan, stempel organisasi dibubuhkan, dan karyawan yang diberhentikan juga mengetahui catatan tersebut, yang juga harus disertifikasi dengan tanda tangannya dengan transkrip.

Mempertahankan bagian penghargaan

Informasi dimasukkan sesuai dengan algoritma yang ditetapkan di tempat yang ditentukan. Bagian ini dipertahankan menurut aturan umum. Pertama, nama perusahaan ditulis lengkap dan disingkat, di bawah kolom pertama adalah nomor entri, di kolom ketiga diuraikan apa yang diberikan kepada warga negara dan apa imbalannya. Indikasi perintah penghargaan juga diperlukan.

Bagaimana dan di mana sebaiknya disimpan?

Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja ditetapkan oleh pembuat undang-undang; tugas majikan tidak terbatas pada mengisinya dengan benar; memastikan keamanan dokumen penting ini juga sangat penting.

Telah ditetapkan bahwa buku kerja harus disimpan di tempat yang aman dan khusus. Biasanya nampan atau kotak di lemari besi atau brankas dipilih untuk ini. Sangat penting bahwa sebuah buku dibuat untuk mencatat pergerakan buku kerja dan sisipannya, dan seorang karyawan departemen personalia yang bertanggung jawab atas pemeliharaannya ditunjuk.

Salinan: aturan penerbitan

Salinan buku kerja diperlukan untuk diserahkan kepada badan yang berwenang untuk mengkonfirmasi masa kerja. Salinan yang dilegalisir dengan baik adalah dokumen yang menunjukkan pekerjaan warga negara.

Cara mendapatkan dan mengesahkan salinannya:

• pertama, salinan dibuat seluruh halaman dokumen yang berisi catatan;
• salinannya disertifikasi oleh karyawan resmi organisasi;
• salinannya ditandatangani oleh kepala bagian personalia, untuk dokumen internal ditulis “dengan benar”, tanggal penyelesaian dicantumkan, lembaran-lembaran itu disahkan oleh penanggung jawab, dan indikasi posisinya serta stempel atau stempel Dibutuhkan;
• Pada salinan untuk organisasi lain, perlu untuk menunjukkan lokasi penyimpanan aslinya.

Duplikat: aturan pengisian

Duplikat adalah dokumen yang mempunyai keabsahan yang sama dengan aslinya yang hilang. Sebenarnya, ini adalah buku kerja yang diterbitkan ulang. Itu diterbitkan sesuai dengan aturan untuk memelihara dan mendaftarkan buku kerja. Seorang warga negara menulis surat pernyataan tentang hilangnya dokumen dari tempat kerja terakhirnya dan meminta duplikatnya. Diisi menurut aturan umum.

Jika seorang warga negara telah bekerja di organisasi lain, maka dalam rangkap dua, di kolom tiga, data masa kerja sampai saat masuk ke organisasi tersebut organisasi ini. Mereka diberikan pandangan umum, masa kerja dihitung tanpa menyebutkan jabatan dan perusahaan, jika dikonfirmasi dengan dokumen yang relevan. Kemudian masa kerja diuraikan berdasarkan bukti tertulis dari kegiatan yang dilakukan, yang menunjukkan nama organisasi pemberi kerja, tanggal perekrutan, pemberhentian, pemindahan, nama jabatan dan departemen, kualifikasi dan profesi, spesialisasi, sedangkan dokumen disediakan ditunjukkan pada kolom keempat.

Jika ada data transfer dalam organisasi, ini juga dicatat. Kemudian tanggal pemberhentian dicantumkan pada kolom kedua, dan alasannya pada kolom ketiga. Apabila formulir yang diserahkan oleh pegawai tidak memuat seluruh data yang diperlukan, maka yang dimasukkan hanya yang tersedia saja. Spesialis departemen SDM harus membuat salinan sertifikat dan mengembalikan aslinya kepada warga. Majikan, bila memungkinkan, membantu mendapatkan bukti masa kerja.

kapal

Sisipan juga dibuat sesuai dengan petunjuk yang ditentukan tentang pemeliharaan dan penyusunan buku kerja. Diisi jika tidak ada ruang tersisa di formulir utama (harus diingat bahwa menyimpan informasi tentang pekerjaan di bagian yang dimaksudkan untuk menyimpan informasi tentang penghargaan tidak diperbolehkan). Ini mirip dengan dokumen utama kekuatan hukum, tetapi tanpa formulir utama tidak valid. Catatan tentang desain sisipan harus dimuat dalam dokumen utama. Sisipannya dijahit ke dalam buku kerja.

Ketika dikeluarkan pada saat pemecatan

Catatan pemecatan dibuat pada hari kerja terakhir, dan pada hari yang sama, dokumen masa kerja harus diserahkan kepada orang tersebut, diisi sesuai dengan semua aturan yang ditetapkan untuk pelaksanaan dan pemeliharaannya. Jika warga negara tidak hadir, perlu untuk mengiriminya pemberitahuan tentang di mana dan kapan selanjutnya dapat diterima. Seorang warga negara dapat menyetujui pengirimannya melalui pos ke alamat tertentu. Buku kerja disimpan selama 75 tahun.

Apa itu buku kerja?

Buku kerja merupakan suatu dokumen yang mencatat informasi tentang pengalaman kerja seseorang. Ini adalah dokumen utama untuk pekerjaan, dan oleh karena itu selama masa kerja, dokumen tersebut harus disimpan di departemen personalia organisasi. Setelah pemecatan, apapun alasannya, itu dikembalikan kepada pemiliknya.

Dalam seni. 66 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia menyatakan bahwa dokumen ini adalah konfirmasi utama masa kerja dan aktivitas kerja.

Keputusan “Tentang Buku Kerja” No. 225 tanggal 16 April 2003 menyetujui bentuk standar yang mulai berlaku pada tanggal 1 Januari 2004. Contoh lama dokumen ini tidak dapat ditukar dan diakui sah. Mereka diproduksi di perusahaan Gosznak dan memiliki tingkat perlindungan yang sesuai.

Buku kerja termasuk dalam daftar dokumen wajib yang diserahkan pada akhir kontrak. kontrak kerja(Pasal 65 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Satu-satunya pengecualian adalah kasus ketika perjanjian dengan seseorang ditandatangani untuk pertama kalinya, yaitu karyawan tersebut belum pernah bekerja di mana pun sebelumnya. Dalam hal ini, buku kerja diberikan kepadanya oleh administrasi secara gratis. Dalam hal ini, petugas personalia harus mengisi informasi yang tertera pada halaman pertama dan menunjukkan informasi tentang orang yang bertanggung jawab atas penyelesaian awal. Tanda tangan pemilik juga ditempelkan pada lembar pertama.

Aturan pengisian buku kerja disetujui oleh undang-undang dan wajib bagi semua perusahaan.

Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja di Federasi Rusia

Pembuatan dokumen ini dilakukan berdasarkan Tata Tertib pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja, pembuatan formulir buku kerja dan pemberiannya kepada pemberi kerja (disetujui dengan Keputusan No. 225 tanggal 16 April 2003, termasuk tata cara pengisian pekerjaan. pembukuan, penyimpanan, akuntansi, penerbitan dan pembuatan formulir).

Aturan untuk memelihara buku ketenagakerjaan mengatur jangka waktu dimana pemberi kerja wajib mencatat informasi. Jangka waktu ini adalah 1 minggu sejak tanggal dikeluarkannya perintah yang sesuai, dan dalam hal pemecatan, informasi dimasukkan pada hari kerja terakhir (klausul 10 Peraturan).

Informasi dalam buku kerja dicatat tanpa singkatan dan dalam Bahasa resmi RF - Rusia.

Atas permintaan karyawan, data pekerjaan paruh waktu dapat dimasukkan (klausul 20).

Selain itu, informasi tentang penghargaan yang diterima: gelar kehormatan, sertifikat dimasukkan. Dalam hal ini, informasi tentang bonus yang ditetapkan oleh sistem remunerasi tidak dapat dimasukkan.

Catatan tentang alasan pemecatan karyawan harus dicatat sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Atas permintaan tertulis dari karyawan, administrasi pemberi kerja harus memberikan salinan buku kerja atau kutipannya dalam waktu 3 hari.

Sesuai dengan aturan penyimpanan buku kerja, ini adalah dokumen akuntabilitas ketat yang harus disimpan dalam organisasi selama seluruh masa kerja warga negara.

Sehubungan dengan itu, perusahaan harus mengisi:

1. Buku penerimaan dan pengeluaran untuk pembukuan formulir buku kerja.
2. Buku akuntansi dan pergerakan buku kerja serta sisipannya.

Buku kerja yang ditinggalkan oleh karyawan pada saat pemecatan atau setelah kematian dapat disimpan di perusahaan sampai diklaim sesuai dengan undang-undang tentang kearsipan Federasi Rusia.

Cara pengisian buku kerja yang benar (2018 - 2019)

Aturan pemeliharaan buku kerja tahun 2018 - 2019 menyatakan bahwa pihak administrasi dapat menunjuk orang yang bertanggung jawab untuk menyimpan, mengisi dan menerbitkan dokumen-dokumen tersebut di perusahaan.

Sesuai aturan pengisian buku kerja tahun 2018 - 2019, semua pencatatan pekerjaan, pemberhentian, dan kualifikasi dilakukan berdasarkan perintah dari bagian administrasi.

Selain itu, semua informasi dari buku kerja diduplikasi dalam kartu pribadi, yang kemudian dibiasakan oleh karyawan dengan tanda tangan.

Dokumen tersebut diberi nomor registrasi, selain itu juga berisi informasi mengenai karyawan, seperti data pribadi, pendidikan, pengalaman kerja, penghargaan, dll.

Anda dapat memasukkan informasi menggunakan bolpoin atau pena gel dengan warna biru, hitam atau ungu.

Penggunaan singkatan, termasuk singkatan “RF”, dilarang secara tegas; “Federasi Rusia” harus ditulis sebagai gantinya.

Halaman pertama buku kerja memuat tanda tangan orang yang bertanggung jawab memeliharanya (mengisinya untuk pertama kali), stempel organisasi (jika tersedia dan ditunjukkan dalam piagam), serta tanda tangan pemiliknya. .

Untuk setiap perubahan yang terjadi selama kegiatan pegawai, baik itu perubahan nama organisasi, jabatan, pangkat, dan lain-lain, informasi tersebut harus tercermin dalam buku kerja.

Anda tidak dapat memperbaiki entri yang kesalahannya dibuat dengan mencoret atau membuat amandemen, apalagi menghapusnya menggunakan korektor. Dalam hal ini, Anda perlu menunjukkan bahwa catatan tersebut mengandung kesalahan, dan kemudian memberikan data yang benar.

Petunjuk tentang tata cara pemeliharaan buku kerja dan dokumen persetujuannya

Instruksi untuk memelihara catatan kerja disetujui pada 10 Oktober 2003 dengan Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia No. 69 dan diadopsi pada 11 November 2003, reg. nomor di Kementerian Kehakiman Federasi Rusia No.5219.

Petunjuk pengisian buku kerja tahun 2018-2019 mencakup informasi tentang pemeliharaan dokumen ini yang benar dan memuat hal-hal sebagai berikut:

1. Ketentuan umum. Misalnya, sesuai dengan persyaratannya, semua tanggal ditulis Angka Arab (15.11.2016).
2. Informasi tentang karyawan (ditunjukkan berdasarkan data paspor). Jika Anda mengubah nama belakang atau informasi lainnya, Anda harus memasukkan data tersebut, mencoret data sebelumnya berdasarkan dokumen yang diserahkan. Informasi tentang dokumen tersebut tercermin pada sampul buku kerja ( di dalam).
3. Informasi tentang pekerjaan karyawan. Pada kolom 3, Anda harus memasukkan nama lengkap organisasi dan nama singkatannya, jika tersedia. Kolom 1 berisi nomor urut pencatatan yang dibuat, kolom 2 menunjukkan tanggal karyawan diterima bekerja. Kolom ke-3 memuat nama divisi organisasi, serta posisi pegawai yang direkrut. Kolom ke-4 menunjukkan atribut-atribut tatanan yang menjadi dasar pekerjaan warga negara. Atas permintaan karyawan, informasi tentang pekerjaan paruh waktu dapat dimasukkan.
4. Penghargaan. Isi informasi tentang penghargaan, sertifikat, dll yang diterima selama bekerja Nama perusahaan, nomor seri catatan, kapan, oleh siapa dan untuk apa karyawan tersebut diberikan penghargaan diperlukan.
5. Tata cara pengisian pada saat pemberhentian pegawai.
6. Aturan untuk memasukkan informasi tentang pemberhentian sehubungan dengan transfer, serta ketika pindah ke posisi lain.
7. Urutan saat mendaftarkan duplikat.

Tanggung jawab atas pelanggaran aturan pemeliharaan dan penyimpanan buku kerja

Seni. 45 Peraturan menyatakan bahwa tanggung jawab untuk menyiapkan catatan kerja ada pada pemberi kerja. Selain itu, dimungkinkan untuk meminta pertanggungjawaban orang yang ditunjuk untuk memelihara dokumen-dokumen ini. Biasanya, orang ini adalah karyawan departemen sumber daya manusia atau manajer sumber daya manusia. Namun di perusahaan dengan jumlah karyawan yang sedikit, penanggung jawabnya mungkin juga seorang akuntan. Meski demikian, apapun jabatannya, orang tersebut harus paham dengan Tata Tertib pengisian buku kerja.

Seni. 2.4. Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia menyatakan bahwa seorang pejabat bertanggung jawab jika suatu pelanggaran dilakukan karena pelaksanaan tugasnya yang tidak tepat. Untuk ketidakpatuhan terhadap standar hukum ketenagakerjaan tanggung jawab dijabarkan dalam Art. 5.27 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia:

• untuk pejabat - peringatan atau denda 1.000 hingga 5.000 rubel;
• untuk organisasi - denda dari 30.000 rubel hingga 50.000 rubel.

Oleh karena itu, atas pelanggaran tata cara pengisian buku kerja, seorang pejabat dapat dimintai pertanggungjawaban berdasarkan pasal ini. 5.27.

Karena melanggar aturan penyimpanan buku kerja, Anda dapat mengenakan denda berdasarkan Art. 13.20 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia:

• untuk pengusaha perorangan - dari 100 rubel hingga 300 rubel;
• untuk pejabat - dari 300 rubel hingga 500 rubel.

Buku kerja adalah dokumen resmi yang menjadi dasar warga negara dapat mengkonfirmasi miliknya senioritas. Tata cara pengisian dokumen penting ini, serta pemeliharaan, penyimpanan dan pencatatannya, ditetapkan di tingkat legislatif. Petunjuk buku kerja 2018 - 2019 menjadi dasar yang mengatur aturan dasar pengisian dokumen penting ini. Atas kesalahan pemeliharaan, penyelesaian dan penyimpanan buku kerja, pemberi kerja dapat dimintai pertanggungjawaban.

Lampiran 2. Bentuk buku penerimaan dan pengeluaran untuk pembukuan formulir buku kerja dan sisipan di dalamnya Lampiran 3. Bentuk buku akuntansi pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya

Resolusi Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia 10 Oktober 2003 N 69
"Atas persetujuan Petunjuk pengisian buku kerja"

Dengan perubahan dan penambahan dari:

formulir buku penerimaan dan pengeluaran untuk pencatatan formulir buku kerja dan penyisipan ke dalamnya sesuai Lampiran Nomor 2;

bentuk buku pencatatan pergerakan buku kerja dan sisipan di dalamnya sesuai Lampiran No.3.

2. Untuk mengakui sebagai tidak sah di wilayah Federasi Rusia:

Resolusi Komite Perburuhan Negara tanggal 20 Juni 1974 N 162 “Atas persetujuan Instruksi tentang tata cara pemeliharaan buku ketenagakerjaan di perusahaan, lembaga dan organisasi”;

Resolusi Komite Perburuhan Negara Uni Soviet tanggal 2 Agustus 1985 N 252 “Tentang pengenalan amandemen dan penambahan pada Instruksi tentang prosedur pemeliharaan buku perburuhan di perusahaan, lembaga dan organisasi, disetujui oleh Resolusi Komite Perburuhan Negara tanggal 20 Juni 1974 N 162”;

Resolusi Komite Perburuhan Negara Uni Soviet tanggal 31 Maret 1987 N 201 “Tentang memperkenalkan amandemen terhadap Instruksi tentang prosedur pemeliharaan buku kerja di perusahaan, lembaga, organisasi”;

paragraf 2 resolusi Komite Perburuhan Negara Uni Soviet tanggal 15 Agustus 1990 N 332 “Tentang pembatalan dan perubahan resolusi Komite Perburuhan Negara tentang masalah pekerjaan paruh waktu”;

Resolusi Komite Perburuhan Negara Uni Soviet tanggal 19 Oktober 1990 N 412 “Tentang amandemen Instruksi tentang prosedur pemeliharaan buku perburuhan di perusahaan, lembaga dan organisasi, disetujui oleh Resolusi Komite Perburuhan Negara tanggal 20 Juni 1974 N 162 (sebagaimana diubah dengan resolusi Komite Perburuhan Negara Uni Soviet tanggal 2 Agustus 1985 N 252)".

Nomor Registrasi 5219

Saat ini, pendaftaran buku kerja diatur oleh Kode Perburuhan Federasi Rusia, Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 225 “Tentang buku kerja” dan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. petunjuk pengisian buku kerja”. Namun peraturan tersebut cukup banyak mengandung kontradiksi, jadi kalau situasi kontroversial Anda perlu menerapkan dokumen yang memiliki kekuatan hukum terbesar - Kode Perburuhan. Nah, untuk membantu petugas HR, ada sedikit petunjuk cara mengisi buku kerja.

Aturan umum untuk mengisi buku kerja

Mari kita mulai dengan fakta bahwa sebuah dokumen disimpan untuk setiap karyawan organisasi yang telah bekerja lebih dari lima hari dan untuk siapa pekerjaan ini adalah pekerjaan utama. Karyawan tersebut juga termasuk pekerja musiman dan sementara, serta pekerja lepas, jika mereka tunduk pada asuransi sosial. Buku kerja pekerja paruh waktu disimpan di tempat kerja utamanya, dan jika hilang karena kesalahan majikan, akan diberikan duplikatnya.

Semua entri harus dibuat lengkap (tanpa singkatan), memiliki nomor seri sendiri di bagiannya, dan semua tanggal harus ditulis hanya dalam angka Arab. Dalam hal ini, angka ditulis dengan dua digit (misalnya 03, 24 atau 15), bulan dengan dua digit (misalnya 01, 10 atau 11), dan tahun dengan empat digit (misalnya 2014). .

Saat mempekerjakan seorang karyawan, keaslian catatan pekerjaannya diperiksa sesuai dengan karakteristik komparatif dan kesesuaian data pada halaman pertama dengan data paspor (harus benar-benar cocok). Selain itu, halaman judul harus memuat stempel organisasi pertama tempat karyawan tersebut bekerja. Tanpa segel, buku tersebut dianggap tidak sah. Jika pelanggaran atau tidak adanya buku kerja terdeteksi, pemberi kerja membuat yang baru. Dan bila pencatatan terakhir pekerjaan pegawai baru itu tidak ditutup (yaitu tidak ada catatan pemberhentian dari tempat kerja sebelumnya), maka pencatatan pengangkatan tidak dapat dibuat, karena tidak ada pengukuhan yang sah atas pemberhentian dari tempat kerja itu. tempat kerja sebelumnya.

Catatan tentang hukuman yang dikenakan kepada seorang karyawan, kecuali pemecatan, tidak dibuat dalam catatan ketenagakerjaan. Tetapi catatan tentang penetapan dinas terus-menerus atau tidak dimasukkannya jangka waktu tertentu dalam dinas terus-menerus dibuat sesuai dengan tata cara yang ditetapkan.

Bagian dari buku kerja

Hanya ada tiga bagian:

• informasi tentang karyawan tersebut;
• informasi tentang pekerjaan;
• informasi tentang penghargaan.

Bagian pertama terletak pada halaman judul dan berisi informasi tentang karyawan: nama belakang, nama depan, patronimik, tanggal lahir, informasi tentang pendidikan dan profesi (kekhususan). Semua data ini ditunjukkan secara lengkap, tanpa singkatan, inisial, berdasarkan paspor dan dokumen pendidikan. Setelah mengisi halaman judul, karyawan memeriksa kebenaran dan tanda-tandanya. Halaman judul juga ditandatangani oleh pegawai HR yang bertanggung jawab memelihara catatan kerja. Stempel resmi organisasi ditempatkan di bagian bawah lembaran. Bagian kedua diisi dengan informasi tentang pekerjaan, di mana catatan penerimaan, pemindahan dan pemberhentian dibuat, yang menunjukkan syarat, posisi dan nama organisasi. Setiap entri dikonfirmasi oleh nomor pesanan dan stempel atau stempel organisasi. Di bagian penghargaan, semua penghargaan dan insentif karyawan dicatat, yang menunjukkan tanggal, pencapaian dan penghargaan, serta dokumen yang menjadi dasar pembuatan entri.

Jika salah satu bagian berakhir, karyawan departemen SDM membuat sisipan khusus di buku kerja.

Petunjuk pengisian langkah demi langkah

Saat mempekerjakan seorang karyawan, perwakilan departemen SDM harus memeriksa apakah dia memiliki buku kerja dan diisi dengan benar. Jika dokumen seperti itu tidak ada, maka harus dibuat. Instruksi yang disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 69 akan memberi tahu Anda cara mengisi buku kerja dengan benar, tetapi singkatnya, Anda perlu melakukan hal berikut:

Langkah 1: Periksa atau lengkapi halaman sampul

Halaman judul harus berisi informasi berikut:

• nama belakang, nama depan dan patronimik sesuai dengan data paspor;
• tanggal lahir seluruhnya ditulis dengan angka Arab;
• pendidikan, misalnya, “kejuruan menengah” atau “kejuruan tinggi”;
• spesialisasi (ditunjukkan dalam kasus nominatif, misalnya, “akuntan”);
• tanggal penyelesaian (selambat-lambatnya lima hari sejak tanggal pendaftaran tempat kerja pertama);
• tanda tangan pemilik;
• tanda tangan dan transkrip tanda tangan pegawai departemen HR;
• stempel organisasi.

Langkah 2. Membuat entri

Setelah memeriksa atau mengisi halaman sampul, Anda dapat mulai memasukkan informasi tentang perekrutan. Hal ini dilakukan dalam lima hari kerja pertama karyawan. Pertama (sebelum teks itu sendiri), Anda harus membubuhkan stempel organisasi, yang menunjukkan semua datanya, atau menulisnya dengan tangan. Kemudian Anda dapat melanjutkan mengisi kolom:

• kolom No.1 - nomor seri - ditempatkan di bawah stempel perusahaan atau namanya dan di seberang entri pada penerimaan (pemecatan, pemindahan);
• kolom No.2 – tanggal – diisi dengan angka Arab dan sepenuhnya sesuai dengan tanggal perekrutan (pemindahan, pemberhentian), terlepas dari hari apa buku kerja diisi; dalam hal ini hari penerimaan dianggap sebagai tanggal yang ditentukan dalam kontrak kerja, dan tanggal pemberhentian adalah hari kerja terakhir;
• Kolom No.3 – keterangan tentang perekrutan (pemindahan, pemberhentian), penggantian nama perusahaan, departemen tanpa singkatan, misalnya “diberhentikan karena berakhirnya kontrak kerja, ayat 2 bagian pertama Pasal 77 Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia" dan tanda tangan pemilik buku;
• Kolom Nomor 4 - dasar pembuatan entri - perintah, protokol, keputusan rapat umum, nomor dan tanggalnya, misalnya, "Perintah tanggal 12 Juni 2010 No. 148-ok".

Langkah 3. Penghargaan

Di bagian "Informasi tentang penghargaan" hanya entri yang dibuat tentang gelar kehormatan, penghargaan negara, penghargaan dengan sertifikat kehormatan, lencana atau diploma, yang ditentukan oleh undang-undang Federasi Rusia, piagam organisasi atau Kesepakatan bersama. Dalam hal ini, entri dibuat dengan cara yang sama seperti saat mengisi bagian “Informasi Pekerjaan”. Itu adalah:

• di kolom No. 1 – nomor seri entri
• di kolom No. 2 – tanggal
• di kolom No. 3 - jenis penghargaan, oleh siapa dan untuk prestasi apa karyawan tersebut diberikan
• di kolom No. 4 - dasar (keputusan, perintah, resolusi).

Perlu dicatat bahwa bonus tunai dan hadiah berharga tidak termasuk dalam bagian penghargaan.

Mengisi sisipan

Jika semua halaman dari salah satu bagian telah selesai, maka sisipan dijahit ke dalam buku, yang dipelihara dan diisi sesuai dengan aturan yang sama. Sisipan, seperti buku kerja, adalah bentuk akuntansi yang ketat dan ketika dikeluarkan untuk seorang karyawan, stempel “Sisipkan diterbitkan” ditempatkan di buku yang menunjukkan nomornya (entri tidak dapat dibuat dengan tangan, dan stempel biasanya ditempatkan pada halaman judul, tetapi dapat juga dilakukan pada sampul halaman ganda).

Sisipan itu sendiri tanpa buku kerja dianggap tidak sah, dan biasanya dijahit di antaranya halaman terakhir dan sampulnya (meskipun mengenai tempat di mana instruksi yang tepat dijahit peraturan TIDAK). Penomoran halaman yang disisipkan meneruskan penomoran halaman. Dan stempel organisasi harus ditempelkan pada halaman judul sisipan.

Catatan paruh waktu

Secara hukum, buku kerja diisi di organisasi tempat orang tersebut bekerja sebagai pegawai utama. Tidak perlu membuat catatan pekerjaan paruh waktu. Tapi atas permintaan karyawan, mereka bisa ditambahkan. Bagaimana cara mengisi buku kerja dalam kasus ini? Hal ini harus dilakukan oleh karyawan departemen personalia suatu perusahaan di mana karyawan tersebut adalah karyawan utama, dan catatan dibuat berdasarkan dokumen yang diberikan karyawan tersebut dari tempat kerja paruh waktu. Jika seorang karyawan bekerja paruh waktu di perusahaan yang sama, maka pencatatannya dibuat berdasarkan dokumen internal. Prosedur untuk membuat entri adalah sebagai berikut:

• Kolom No. 1 – menunjukkan nomor seri entri;
• Kolom No. 2 – menunjukkan tanggal penerimaan pekerjaan paruh waktu;
• Kolom No.3 – dibuat entri tentang perekrutan pekerjaan paruh waktu, yang menunjukkan nama unit struktural organisasi, nama jabatan, profesi, yang menunjukkan kualifikasi;
• Kolom No. 4 – menunjukkan dokumen dengan nomor dan tanggal yang menjadi dasar pembuatan entri.

Jika seorang karyawan mengundurkan diri dari pekerjaan paruh waktu, pemecatan tersebut dicatat dengan cara yang sama, berdasarkan dokumen dari tempat kerja paruh waktu.

Koreksi pada entri pada halaman judul

Terkadang perlu dilakukan koreksi terhadap informasi pada halaman judul. Misalnya, jika setelah menikah seorang wanita mengganti nama belakangnya atau sebaliknya, setelah bercerai dia mengembalikan nama gadisnya. Apa yang dikatakan dalam Instruksi untuk memelihara catatan kerja tentang hal ini? Jawabannya sederhana: data sebelumnya dicoret dengan hati-hati dengan satu baris dan yang baru ditulis, sedangkan semua perubahan harus dilakukan berdasarkan dokumen (paspor, akta nikah, akta cerai, akta kelahiran, perubahan nama keluarga, nama , patronimik, tanggal lahir). Tautan ke dokumen terkait, yang diberikan karyawan ke departemen SDM, dibuat di sampul bagian dalam buku kerja dan disertifikasi dengan stempel organisasi dan tanda tangan manajer atau orang yang bertanggung jawab.

Namun ada kalanya data pribadi karyawan pada halaman judul ditunjukkan dengan kesalahan (bukannya "Natalia" yang ditulis "Natalia" atau ada kesalahan pada tanggal lahir atau nama keluarga) dan ini hanya diketahui ketika karyawan tersebut mendapat pekerjaan pekerjaan Baru dan karyawan HR, saat memeriksa dokumen, menemukan ketidaksesuaian. Dalam hal ini, sesuai dengan Instruksi, Anda perlu menghubungi perusahaan Anda sebelumnya, yang harus memastikan bahwa kesalahan atau ketidakakuratan yang teridentifikasi diperbaiki.

Kesalahan umum saat mengisi buku kerja

Audit seringkali mengungkap kesalahan yang dilakukan oleh karyawan HR saat mengisinya. Di antara yang paling populer:

• nama belakang, nama depan, atau patronimik yang salah disebutkan;
• tanggal lahir yang salah dicatat (saat mengisi halaman judul sebelum 11 November 2003, bulan lahir ditunjukkan dengan kata-kata, dan setelah 11 November 2003 - dengan angka Arab);
• kurangnya informasi tentang pendidikan (kolom tetap kosong, dan informasi tentang pendidikan digarisbawahi di bagian bawah dengan satu baris); jika seseorang pertama kali mengenyam satu pendidikan dan kemudian menerima pendidikan lain, informasi tentang dia dicatat di sebelah pendidikan pertama (dalam hal ini, tautan ke dokumen pada halaman ganda tidak boleh dibuat);
• informasi mengenai pendidikan tidak lengkap;
• profesi atau spesialisasi tidak disebutkan;
• tanggal penyelesaian tidak disebutkan;
• tanda tangan pemiliknya hilang;
• tidak ada stempel organisasi pada halaman judul;
• informasi tentang pekerjaan dimasukkan setelah enam hari kerja atau lebih;
• pelanggaran tata cara pencantuman dasar pembuatan entri (pada kolom No. 4 harus ditulis terlebih dahulu nama lengkap dokumen, kemudian tanggalnya, kemudian nomor dokumen);
• membubuhkan stempel departemen SDM perusahaan setelah pencatatan pemecatan (menurut aturan saat ini, setelah masuk harus ada stempel resmi organisasi);
• ketidakhadiran setelahnya entri terakhir tanda tangan karyawan yang menyatakan bahwa dia telah membaca dan menyetujui semua catatan;
• memasukkan informasi tentang pekerjaan ke bagian penghargaan.

Posting koreksi

Menurut Instruksi, tidak diperbolehkan mencoret entri yang tidak akurat di bagian “Informasi tentang pekerjaan” dan “Informasi tentang penghargaan”. Bagaimana cara memperbaiki entri di buku kerja? Entri yang salah harus dibatalkan dan entri yang benar harus dibuat.

Apabila penomoran record salah, maka hanya dapat diperbaiki dengan menyatakan seluruh record di bawah nomor yang bersangkutan tidak sah, kemudian mencantumkan nomor di mana seharusnya record tersebut semula, dan pada kolom No. 3 tuliskan: “Record berdasarkan nomor (sebutkan nomor) tidak valid.” Setelah ini, Anda perlu mengulangi perekaman lagi dengan nomor yang berbeda.

Penghancuran bentuk yang rusak

Bentuk buku kerja atau sisipan yang ketinggalan jaman atau rusak harus dimusnahkan. Ini harus dilakukan sesuai dengan aturan untuk bekerja dengan formulir akuntansi yang ketat, pembentukan komisi khusus yang akan mengkonfirmasi prosedur pemusnahan dengan menyusun tindakan yang sesuai. Undang-undang tersebut menunjukkan alasan pemusnahan formulir, serta nomor serinya. Semua anggota komisi menandatangani akta tersebut, dan akta tersebut disetujui oleh pimpinan organisasi.

Kasus khusus

Seringkali karyawan departemen HR dihadapkan pada pertanyaan: bagaimana mencerminkan informasi bahwa periode tertentu tidak termasuk dalam pengalaman kerja berkelanjutan. Hal ini terjadi jika seorang warga negara ditugaskan, misalnya, kerja pemasyarakatan. Dalam hal ini, entri berikut dibuat di buku kerja:

• kolom No. 1 – nomor urut catatan;
• Kolom No. 2 – tanggal masuk;
• kolom No.3 – isian berupa: “Waktu kerja dari (hari, bulan, tahun) sampai dengan (hari, bulan, tahun) tidak diperhitungkan dalam masa kerja terus menerus”;
• Kolom No. 4 - menunjukkan dasar pencatatan (perintah, perintah majikan, yang dikeluarkan sesuai dengan putusan atau putusan pengadilan), tanggal dan nomornya.

Kasus-kasus khusus antara lain perlunya membuat catatan pemberian pangkat, kategori, golongan baru kepada seorang pegawai, serta penetapan profesi kedua. Entri yang relevan dibuat di bagian “Informasi Pekerjaan” dengan cara yang ditentukan. Contoh pengisian buku kerja dengan susunan kata serupa dapat dilihat di bawah.

Jika selama bekerja seorang karyawan di organisasi namanya diubah, entri tentang hal itu juga dibuat di buku kerja. Ini sangat poin penting, karena setelah nama perusahaan diubah, stempelnya akan berubah dan apabila seorang pekerja diberhentikan, stempel baru dengan nama baru akan dicatat. Dan jika tidak ada catatan penggantian nama, maka dana pensiun tidak akan menghitung masa kerja perusahaan ini. Hal yang sama berlaku untuk penggantian nama posisi di mana karyawan tersebut bekerja. Jika ada perubahan dalam tabel kepegawaian, hal itu juga harus tercermin.

Lampiran No.1
dengan resolusi Kementerian Tenaga Kerja Rusia dan
tanggal 10 Oktober 2003 N 69

Petunjuk pengisian buku kerja

Instruksi ini, sesuai dengan paragraf 13 Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, membuat formulir buku kerja dan memberikannya kepada pemberi kerja (selanjutnya disebut Aturan untuk memelihara buku kerja), disetujui dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 N 225 “Tentang Buku Kerja”, mengatur tata cara pengisian buku kerja, penyisipan di dalamnya, penggandaan buku kerja (selanjutnya disebut buku kerja).

1. Ketentuan Umum

1.1. Pencatatan tanggal pada semua bagian buku kerja dibuat dalam angka arab (hari dan bulan - dua digit, tahun - empat digit). Misalnya, jika seorang karyawan dipekerjakan pada tanggal 5 September 2003, maka entri dibuat di buku kerja: “09/05/2003”.

Entri dilakukan dengan hati-hati, menggunakan pulpen atau pulpen gel, pulpen rollerball (termasuk pulpen), tinta tahan cahaya (pasta, gel) berwarna hitam, biru atau ungu, dan tanpa singkatan apa pun. Misalnya, tidak diperbolehkan menulis "pr." alih-alih "pesan", "pengiriman". bukannya "pesanan", "trans." alih-alih "diterjemahkan" dll.

1.2. Di bagian "Informasi tentang pekerjaan" dan "Informasi tentang penghargaan" di buku kerja, tidak diperbolehkan mencoret entri yang sebelumnya tidak akurat, salah, atau tidak valid lainnya.

Misalnya, jika perlu untuk mengubah entri tertentu tentang pekerjaan di bagian "Informasi Pekerjaan", setelah entri terakhir yang sesuai di bagian ini, nomor seri berikutnya dan tanggal entri dibuat ditunjukkan, di kolom 3 entri tersebut dibuat: “Pencatatan dengan nomor ini dan itu tidak sah.” Setelah itu, entri yang benar dibuat: "Diterima dalam profesi (posisi) ini dan itu" dan di kolom 4 tanggal dan nomor perintah (instruksi) atau keputusan lain dari pemberi kerja, entri yang salah dimasukkan ke dalam buku kerja, diulangi, atau tanggal dan nomor pesanan ditunjukkan ( memesan) atau keputusan lain dari pemberi kerja, yang menjadi dasar pembuatan entri yang benar.

Dengan cara yang sama, catatan pemberhentian atau pemindahan ke jabatan lain menjadi tidak sah. pekerjaan tetap jika pemecatan atau pemindahan tersebut diakui sebagai tindakan ilegal oleh pemberi kerja, badan pengawas dan pengawas, badan penyelesaian perselisihan perburuhan atau pengadilan dan pemulihan ke pekerjaan sebelumnya atau perubahan kata-kata tentang alasan pemecatan. Misalnya: “Entri nomor ini dan itu tidak valid, dikembalikan ke pekerjaan sebelumnya.” Jika susunan kata alasan pemberhentian diubah, maka dibuat entri: “Entri untuk nomor ini dan itu tidak sah, diberhentikan (kata-kata baru ditunjukkan).” Kolom 4 mengacu pada perintah (instruksi) atau keputusan lain dari pemberi kerja tentang pengangkatan kembali atau perubahan susunan kata alasan pemecatan.

Apabila dalam buku kerja terdapat pencatatan tentang pemecatan atau pemindahan ke pekerjaan tetap lain, yang kemudian dinyatakan tidak berlaku, atas permohonan tertulis dari pegawai, diterbitkan rangkap buku kerja tanpa membuat pencatatan yang dinyatakan tidak berlaku. Dalam hal ini, di sudut kanan atas halaman pertama buku kerja duplikat, dibuat tulisan: "Duplikat". Pada halaman pertama (halaman judul) buku kerja sebelumnya tertulis: “Sebaliknya, diterbitkan duplikat”, yang menunjukkan seri dan nomornya.

2. Mengisi informasi tentang pegawai

2.1. Keterangan tentang pegawai yang diatur dalam Tata Tertib Pemeliharaan Buku Kerja, yang tertera pada halaman pertama (halaman judul) buku kerja, diisi sebagai berikut:

Nama keluarga, nama depan dan patronimik ditunjukkan secara lengkap, tanpa singkatan atau penggantian nama depan dan patronimik dengan inisial, tanggal lahir dicatat secara lengkap (hari, bulan, tahun) berdasarkan paspor atau dokumen identitas lainnya ( misalnya, tanda pengenal militer, paspor asing, SIM, dll.);

Pendaftaran pendidikan (umum dasar, menengah umum, kejuruan dasar, kejuruan menengah, kejuruan tinggi, dan kejuruan pascasarjana) dilakukan hanya berdasarkan dokumen yang telah disahkan dengan baik (sertifikat, sertifikat, diploma, dll);

Pencatatan tamatan pendidikan pada jenjang yang sesuai dapat dibuat berdasarkan dokumen yang telah disahkan (kartu pelajar, buku nilai, sertifikat lembaga pendidikan dan seterusnya.);

Profesi dan/atau spesialisasi ditunjukkan berdasarkan dokumen pendidikan, kualifikasi atau adanya pengetahuan khusus (saat melamar pekerjaan yang memerlukan pengetahuan khusus atau pelatihan khusus) atau dokumen lain yang dilaksanakan dengan baik.

2.2. Setelah mencantumkan tanggal pengisian buku kerja, pegawai dengan tanda tangannya pada halaman pertama (halaman judul) buku kerja menyatakan kebenaran informasi yang dimasukkan.

Halaman pertama (halaman judul) buku kerja juga ditandatangani oleh penanggung jawab penerbitan buku kerja, setelah itu dibubuhi stempel organisasi (stempel dinas personalia) tempat buku kerja pertama kali diisi.

2.3. Perubahan pencatatan dalam buku kerja tentang nama keluarga, nama depan, patronimik dan tanggal lahir dilakukan berdasarkan paspor, akta kelahiran, akta nikah, perceraian, perubahan nama keluarga, nama depan, patronimik dan dokumen lainnya serta dengan mengacu pada nomor dan tanggal.

Perubahan tersebut dilakukan pada halaman pertama (halaman judul) buku kerja. Nama belakang atau nama depan sebelumnya, patronimik, tanggal lahir dicoret dengan satu baris dan data baru dicatat. Tautan ke dokumen yang relevan dibuat di sampul bagian dalam buku kerja dan disertifikasi dengan tanda tangan pemberi kerja atau orang yang diberi wewenang khusus olehnya dan stempel organisasi (atau stempel layanan personalia).

2.4. Perubahan (penambahan) pada halaman pertama (halaman judul) buku kerja isian tentang pendidikan baru, profesi, spesialisasi yang diperoleh dilakukan dengan menambahkan isian yang sudah ada (jika sudah ada) atau mengisi baris-baris yang sesuai tanpa mencoret yang dibuat sebelumnya. entri.

3. Mengisi informasi pekerjaan

3.1. Pada kolom 3 bagian “Informasi Kerja” buku kerja, nama lengkap organisasi dicantumkan sebagai judul, serta nama singkatan organisasi (jika ada).

Di bawah judul ini, kolom 1 menunjukkan nomor seri entri yang dibuat, dan kolom 2 menunjukkan tanggal kerja.

Pada kolom 3, dibuat entri tentang penerimaan atau pengangkatan ke unit struktural organisasi, yang menunjukkan nama spesifiknya (jika kondisi kerja di unit struktural tertentu termasuk dalam kontrak kerja sebagai hal yang esensial), nama jabatan (pekerjaan), spesialisasi, profesi yang menunjukkan kualifikasi, dan Kolom 4 memuat tanggal dan nomor perintah (instruksi) atau keputusan lain dari pemberi kerja, sesuai dengan mana pekerja tersebut dipekerjakan. Catatan nama suatu posisi (pekerjaan), spesialisasi, profesi yang menunjukkan kualifikasi dibuat, sebagai suatu peraturan, sesuai dengan tabel kepegawaian organisasi. Jika, sesuai dengan undang-undang federal, kinerja pekerjaan pada posisi, spesialisasi atau profesi tertentu dikaitkan dengan pemberian tunjangan atau adanya pembatasan, maka nama posisi, spesialisasi atau profesi tersebut dan persyaratan kualifikasi mereka harus mematuhi nama dan persyaratan yang ditentukan dalam direktori kualifikasi terkait.

Perubahan dan penambahan dilakukan sesuai dengan tata cara yang telah ditetapkan dalam buku referensi kualifikasi, meja kepegawaian organisasi diberitahukan kepada karyawan, setelah itu perubahan dan penambahan yang sesuai dilakukan pada buku kerja mereka berdasarkan perintah (instruksi) atau keputusan lain dari pemberi kerja.
Jika seorang karyawan diberi peringkat baru (kelas, kategori, dll.) selama masa kerja, maka entri yang sesuai dibuat tentang hal ini dengan cara yang ditentukan.

Penetapan profesi, spesialisasi atau kualifikasi lain yang kedua dan selanjutnya bagi seorang karyawan dicatat dalam buku kerja yang menunjukkan pangkat, kelas atau kategori lain dari profesi, spesialisasi atau tingkat keahlian tersebut. Misalnya, seorang tukang reparasi diberi profesi kedua “Tukang las listrik dan gas” dengan penugasan kategori ke-3. Dalam hal ini, dalam buku kerja: di kolom 1 bagian "Informasi tentang pekerjaan" nomor urut entri dimasukkan, di kolom 2 tanggal pendirian profesi kedua ditunjukkan, di kolom 3 entri dibuat : "Profesi kedua "Tukang las listrik dan gas" telah ditetapkan dengan penugasan kategori ke-3" , kolom 4 menunjukkan sertifikat yang relevan, nomor dan tanggalnya.

Atas permintaan karyawan, informasi tentang pekerjaan paruh waktu dicatat dalam buku kerja di tempat kerja utama berdasarkan dokumen yang mengkonfirmasi pekerjaan paruh waktu. Pada kolom 1 bagian “Informasi Kerja” buku kerja dicantumkan nomor urut entri, pada kolom 2 dicantumkan tanggal kerja sebagai pekerja paruh waktu, pada kolom 3 dibuat entri tentang penerimaan atau penunjukan sebagai pekerja paruh waktu di unit struktural organisasi, dengan menyebutkan nama spesifiknya ( jika kondisi kerja di unit struktural tertentu dimasukkan dalam kontrak kerja sebagai hal yang esensial), nama jabatan, spesialisasi, profesi yang menunjukkan kualifikasi, kolom 4 menunjukkan nama dokumen yang menjadi dasar pencatatan dengan mengacu pada tanggal dan nomornya. Catatan pemecatan dari pekerjaan ini dibuat dengan cara yang sama.

3.2. Jika selama masa kerja karyawan nama organisasi berubah, maka entri tentang hal ini dibuat pada baris terpisah di kolom 3 bagian “Informasi tentang pekerjaan” dari buku kerja: “Organisasi ini dan itu telah diubah namanya menjadi ini dan itu tanggal tersebut”, dan pada kolom 4 dicantumkan dasar penggantian nama adalah perintah (instruksi) atau keputusan lain dari pemberi kerja, tanggal dan nomornya.

3.3. Dalam buku kerja orang yang telah menjalani hukuman berupa kerja pemasyarakatan, dibuat catatan tentang tidak dicantumkannya waktu kerja selama masa menjalani hukuman dalam pengalaman kerja terus menerus sebagai berikut. Di bagian "Informasi tentang pekerjaan" di buku kerja, di kolom 1 nomor seri entri dimasukkan, di kolom 2 - tanggal entri; pada kolom 3 dibuat entri: “Waktu kerja dari tanggal ini dan itu (hari, bulan, tahun) sampai dengan tanggal ini dan itu (hari, bulan, tahun) tidak diperhitungkan dalam pengalaman kerja terus menerus.” Kolom 4 menunjukkan dasar pencatatan dalam buku kerja - perintah (instruksi) atau keputusan lain dari majikan (dikeluarkan sesuai dengan putusan pengadilan), tanggal dan nomornya.

3.4. Ketika pengalaman kerja berkelanjutan dipulihkan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, entri berikut dibuat dalam buku kerja karyawan di tempat kerja terakhir di kolom 3 bagian “Informasi Kerja”: “Pengalaman kerja berkelanjutan dipulihkan dari ini dan itu tanggal, bulan, tahun”, pada kolom 4 dicantumkan nama dokumen yang bersangkutan yang menjadi dasar pembuatan entri, dengan mengacu pada tanggal dan nomornya.

4. Mengisi informasi tentang penghargaan

Tata cara pemasukan informasi tentang penghargaan adalah sebagai berikut: pada kolom 3 bagian “Informasi tentang penghargaan” buku kerja, nama lengkap organisasi dicantumkan sebagai judul, serta nama singkatan organisasi (jika setiap); di bawah kolom 1 nomor urut entri dimasukkan (penomorannya bertambah sepanjang seluruh periode aktivitas kerja karyawan); Kolom 2 menunjukkan tanggal pemberian; Kolom 3 mencatat siapa yang memberikan penghargaan kepada pegawai, atas prestasi apa dan dengan penghargaan apa; Kolom 4 menunjukkan nama dokumen yang menjadi dasar pencatatan, dengan mengacu pada tanggal dan nomornya.

5. Mengisi informasi pemberhentian
(pemutusan kontrak kerja)

5.1. Pencatatan pemberhentian (pemutusan kontrak kerja) dalam buku kerja pegawai dibuat dengan urutan sebagai berikut: pada kolom 1 nomor urut pencatatan dimasukkan; Kolom 2 menunjukkan tanggal pemberhentian (pemutusan kontrak kerja); pada kolom 3 dibuat entri tentang alasan pemberhentian (pemutusan kontrak kerja); Kolom 4 menunjukkan nama dokumen yang menjadi dasar pembuatan entri - perintah (instruksi) atau keputusan lain dari pemberi kerja, tanggal dan nomornya.

Tanggal pemecatan (pemutusan kontrak kerja) dianggap sebagai hari terakhir kerja, kecuali ditentukan lain oleh undang-undang federal, kontrak kerja atau perjanjian antara majikan dan karyawan.

Misalnya, ketika kontrak kerja dengan seorang karyawan diputus karena pengurangan staf, maka tanggal 10 Oktober 2003 ditetapkan sebagai hari terakhir kerjanya. Entri berikut harus dibuat dalam buku kerja karyawan: pada kolom 1 bagian “Informasi Pekerjaan” dimasukkan nomor urut entri, pada kolom 2 dicantumkan tanggal pemecatan (10/10/2003), pada kolom 3 entri dibuat: “Diberhentikan karena pengurangan jumlah karyawan organisasi, paragraf 2 pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia", kolom 4 menunjukkan tanggal dan nomor pesanan (instruksi) atau lainnya keputusan majikan tentang pemecatan.

5.2. Setelah pemutusan kontrak kerja dengan alasan yang ditentukan dalam Pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia (kecuali untuk kasus pemutusan kontrak kerja atas inisiatif majikan dan karena keadaan di luar kendali para pihak (klausul 4 dan 10 pasal ini), entri tentang pemecatan dibuat di buku kerja ( pemutusan kontrak kerja) dengan mengacu pada paragraf yang relevan dari artikel ini.
Misalnya: “Diberhentikan dengan persetujuan para pihak, paragraf 1 Pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia” atau “Diberhentikan oleh sesuka hati, paragraf 3 Pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia."

5.3. Ketika mengakhiri kontrak kerja atas inisiatif majikan, entri tentang pemecatan (pemutusan kontrak kerja) dibuat di buku kerja dengan mengacu pada paragraf yang relevan dari Pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia atau alasan lain untuk pemutusan kontrak kerja atas prakarsa pemberi kerja, ditentukan oleh undang-undang.

Misalnya: “Diberhentikan karena likuidasi organisasi, paragraf 1 Pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia” atau “Diberhentikan karena penghentian akses ke rahasia negara, paragraf 12 Pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia Federasi Rusia."

5.4. Apabila suatu kontrak kerja diputus karena keadaan di luar kendali para pihak, maka dibuatlah catatan di buku kerja tentang alasan pemutusan kontrak kerja dengan mengacu pada paragraf yang relevan dari Pasal 83 Kode Perburuhan Federasi Rusia. .

Misalnya: “Dipecat karena tidak terpilihnya suatu posisi, paragraf 3 Pasal 83 Kode Perburuhan Federasi Rusia” atau “Kontrak kerja diakhiri karena kematian seorang karyawan, paragraf 6 Pasal 83 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia.”

5.5. Ketika kontrak kerja diakhiri dengan alasan tambahan yang ditentukan oleh Kode Perburuhan Federasi Rusia atau undang-undang federal lainnya, catatan pemecatan (penghentian kontrak kerja) dibuat dalam buku kerja dengan mengacu pada artikel yang relevan dari Kode Perburuhan. Federasi Rusia atau hukum federal lainnya.

Misalnya: “Diberhentikan karena pelanggaran berat berulang kali terhadap piagam lembaga pendidikan, paragraf 1 Pasal 336 Kode Perburuhan Federasi Rusia dalam satu tahun” atau “Diberhentikan karena mencapai batas usia yang ditetapkan untuk memegang posisi publik Pamong Praja, ayat 2 (1) pasal 25 Hukum Federal tanggal 31 Juli 1995 N 119-FZ "Tentang dasar-dasar pelayanan sipil Federasi Rusia."

5.6. Apabila suatu kontrak kerja diputus atas prakarsa seorang pekerja karena sebab-sebab yang menurut undang-undang berkaitan dengan pemberian tunjangan dan tunjangan tertentu, maka pencatatan pemecatan (pemutusan kontrak kerja) dibuat dalam buku catatan kerja yang menunjukkan alasan-alasan tersebut. Misalnya: “Diberhentikan atas permintaannya sendiri karena pemindahan suaminya untuk bekerja di daerah lain, paragraf 3 Pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia” atau “Diberhentikan atas permintaannya sendiri karena kebutuhan untuk merawat seorang anak di bawah usia 14 tahun, paragraf 3 pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia."

6. Ciri-ciri pengisian informasi tentang pemecatan (pemutusan kontrak kerja) dan perekrutan (pengangkatan) sehubungan dengan pemindahan seorang pekerja ke pekerjaan tetap lain pada pemberi kerja lain (ke organisasi lain) atau pemindahannya ke pekerjaan pilihan (posisi )

6.1. Setelah pemecatan (pemutusan kontrak kerja) sehubungan dengan pemindahan seorang karyawan ke pekerjaan tetap lain dengan majikan lain (organisasi lain), di kolom 3 bagian “Informasi tentang pekerjaan” dari buku kerja, ditunjukkan dalam apa memerintahkan pemindahan dilakukan: atas permintaan karyawan atau dengan persetujuannya .

Ketika dipekerjakan di tempat kerja baru, sebuah entri dibuat di buku kerja karyawan di kolom 3 bagian "Informasi tentang pekerjaan", yang diatur dalam paragraf 3.1 Instruksi ini, yang menunjukkan bahwa karyawan tersebut diterima (ditugaskan) di urutan transfer.

6.2. Pada saat pemecatan (pemutusan kontrak kerja) sehubungan dengan pemindahan seorang karyawan ke pekerjaan (posisi) pilihan ke pemberi kerja lain (ke organisasi lain), sebuah entri dibuat dalam buku kerja: “Diberhentikan sehubungan dengan pemindahan ke pekerjaan pilihan (posisi) di (sebutkan nama organisasi) , paragraf 5 Pasal 77 Kode Perburuhan Federasi Rusia."

Di tempat kerja baru, setelah menyebutkan nama lengkap badan terpilih, serta nama singkatan dari badan terpilih (jika ada), di kolom 3 bagian “Informasi Kerja” buku kerja, dibuat entri dibuat tentang pekerjaan (posisi) apa yang dipilih oleh karyawan tersebut, dan di kolom 4 menunjukkan keputusan badan yang dipilih, tanggal dan nomor adopsi.

7. Ciri-ciri pengisian rangkap buku kerja

7.1. Duplikat buku kerja diisi sesuai dengan bagian 1 - 6 Instruksi ini.

7.2. Jika pekerja sudah bekerja sebelum bergabung dengan organisasi ini (dengan pemberi kerja ini), maka pada saat mengisi duplikat buku kerja pada bagian “Informasi tentang pekerjaan” pada kolom 3, pertama-tama dibuat catatan tentang total dan/atau pengalaman kerja berkelanjutan sebagai karyawan sebelum bergabung dengan organisasi ini (kepada pemberi kerja ini), dikonfirmasi oleh dokumen yang relevan.

Total pengalaman kerja dicatat secara total, yaitu jumlah tahun, bulan, hari kerja ditunjukkan tanpa menyebutkan pemberi kerja yang mana, dalam jangka waktu berapa dan pada posisi apa pemilik buku kerja bekerja di masa lalu.

Setelah itu, pengalaman kerja total dan/atau berkelanjutan, yang dikonfirmasi oleh dokumen yang dilaksanakan dengan benar, dicatat untuk periode kerja individu dengan urutan sebagai berikut: kolom 2 menunjukkan tanggal perekrutan; Kolom 3 mencatat nama organisasi (pemberi kerja) tempat pekerja bekerja, serta unit struktural dan pekerjaan (jabatan), spesialisasi, profesi yang menunjukkan kualifikasi pekerja tersebut dipekerjakan.

Jika dokumen yang diserahkan mengonfirmasi bahwa karyawan tersebut dipindahkan ke pekerjaan tetap lain di organisasi yang sama (dengan pemberi kerja yang sama), maka entri terkait juga dibuat tentang hal ini.

Kemudian, pada kolom 2 dicantumkan tanggal pemecatan (pemutusan kontrak kerja), dan pada kolom 3 - alasan (alasan) pemecatan, jika dokumen yang diserahkan oleh karyawan memuat data tersebut.

Dalam hal dokumen-dokumen tersebut tidak memuat secara lengkap keterangan-keterangan di atas tentang pekerjaan-pekerjaan yang lalu, maka hanya keterangan-keterangan yang ada dalam dokumen-dokumen itu saja yang dimasukkan ke dalam rangkap buku kerja.

Kolom 4 menunjukkan nama, tanggal dan nomor dokumen yang menjadi dasar pembuatan entri yang sesuai dalam duplikat. Dokumen asli yang mengonfirmasi pengalaman kerja, setelah dibuat salinannya dan disertifikasi oleh pemberi kerja atau departemen SDM dikembalikan kepada pemiliknya. Majikan wajib membantu pekerja dalam memperoleh dokumen yang menegaskan pengalaman kerjanya sebelum bergabung dengan pemberi kerja.

.