Seorang karyawan di bidang apa pun cepat atau lambat menghadapi masalah dalam menulis surat bisnis. Pertanyaan utamanya adalah bagaimana memulai dan bagaimana mengakhiri? Banyak situs menawarkan aturan dan contoh dasar, dengan sedikit perhatian pada bagian akhir dokumen.

Surat itu harus sempurna dalam segala hal. Bahkan ketidakpatuhan sekecil apa pun terhadap aturan dapat merusak kredibilitas Anda atau prestise perusahaan.

Dalam bentuk singkat, kami sarankan Anda membiasakan diri dengan aturan utama surat bisnis dan membahas lebih detail bagian akhir surat resmi.

Anda akan perlu:

Aturan umum untuk surat bisnis

1. Saat menulis surat, ingatlah bahwa Anda tidak mengungkapkan pendapat Anda sendiri, tetapi berbicara atas nama badan hukum (lembaga, organisasi, atau perusahaan).
2. Adalah tanggung jawab Anda untuk secara jelas menyajikan hasil yang ingin Anda capai dengan surat ini dan menggunakan semua kemungkinan teks secara efektif.
3. Tentukan dengan jelas rencana presentasi, soroti informasi untuk pendahuluan, isi, atau penutup.
4. Dalam pendahuluan, setelah banding, kami mempersiapkan penerima untuk persepsi. Ini mungkin ringkasan peristiwa yang mengarah pada pembuatan dokumen. Bagian utama berisi pernyataan tentang esensi masalah dengan argumen yang diperlukan (penjelasan, perhitungan numerik, referensi tindakan legislatif).

Sebuah teks yang lebih efektif dan mudah dipahami, di mana, pertama, proposal, permintaan atau permintaan dinyatakan, kemudian argumentasi, dan tidak ada bagian pengantar sama sekali.

Bagian dari akhir - aplikasi

Dokumen tertentu memiliki lampiran yang melengkapi, memperjelas, atau merinci masalah tertentu. Mereka harus dicatat di akhir surat, mundur dari paragraf terakhir beberapa baris.

Metode desain aplikasi:

1) Permohonan-permohonan yang disebutkan dalam naskah tersebut, maka dibuat tandanya sebagai berikut:

Lampiran: pada 5 halaman, dalam 3 eksemplar.

2) Permohonan yang tidak disebutkan dalam teks harus dicantumkan, pastikan untuk menunjukkan judul, jumlah halaman dalam setiap permohonan dan jumlah salinan.

Lampiran: "Tindakan penilaian biaya konstruksi dalam penyelesaian", pada 2 halaman, dalam 3 eksemplar.

3) Terkadang ada beberapa aplikasi. Kemudian mereka terdaftar dengan nama dan nomor. Dengan sejumlah besar aplikasi, daftar mereka dikompilasi secara terpisah, dan dalam surat setelah teks mereka mencatat:

Lampiran: sebagaimana tercantum pada … hal.

Lampirkan salinan dokumen ke surat sesuai urutan nomor dalam lampiran.

Aplikasi, sebagai suatu peraturan, ditandatangani oleh kepala divisi struktural. Dalam hal lampiran diikat, tidak perlu menunjukkan jumlah halaman.

Kesopanan dan kebenaran adalah dasar dari akhir

Ada berbagai pilihan untuk membangun akhir. Itu tergantung pada apa yang dikatakan dalam surat itu.

Contoh penyelesaian yang paling sering digunakan:

1) Ulangi ucapan terima kasih yang diberikan di awal atau hanya terima kasih atas bantuannya:

Terima kasih lagi...

Izinkan saya mengucapkan terima kasih sekali lagi...

Sekali lagi kami ingin mengucapkan terima kasih yang tulus kepada...

Terima kasih untuk bantuannya …

2) Mengungkapkan harapan:

Semoga kerjasama ini saling menguntungkan...

Kami berharap bahwa penawaran kami akan menarik bagi Anda…

Kami mengharapkan kerjasama yang erat dan saling menguntungkan...

Saya berharap dapat segera bertemu dengan Anda secara langsung ...

Berharap untuk mendapatkan balasan Anda segera ...

3) Kepastian penerima (biasanya, ini memiliki efek positif secara psikologis pada penerima):

Kami meyakinkan Anda bahwa Anda dapat mengandalkan dukungan kami...

Kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda...

Saya akan senang untuk bekerja sama dengan Anda dan menunggu balasan Anda ...

4) Permintaan:

Baca baik-baik dan jawab...

Tolong beri tahu kami segera ...

Mohon segera diambil tindakan untuk memperbaiki keadaan...

Silakan hubungi saya kapan saja nyaman bagi Anda...

5) Pengulangan permintaan maaf yang sudah diungkapkan atas ketidaknyamanan ini:

Sekali lagi mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi...

Kami dengan tulus meminta maaf atas keterlambatan pembayaran yang tidak disengaja ini...

Perpisahan

1) Dalam korespondensi resmi, Anda dapat mengucapkan selamat tinggal dengan berbagai cara:

Sungguh-sungguh…

Dengan hormat dan salam…

Hormat kami…

Kami berharap Anda sukses.

2) Jika Anda kenal baik dengan penerima atau berhasil bekerja sama dengannya, maka Anda dapat mengakhiri surat itu dengan frasa ramah (bukan kronisme):

Dengan hormat…

Semoga sukses…

Dengan rasa syukur dan harapan terbaik.

Anda dapat menyelesaikan dokumen tanpa menggunakan konstruksi ini!

Fitur penyelesaian huruf bahasa Inggris

1. Biasanya mereka mengakhiri surat resmi seperti ini: Hormat kami (Hormat Anda) atau sederhana Milikmu(Milik Anda) dan tanda tangan, yang menunjukkan di bawahnya nama dan posisi Anda.
2. Agar tidak menempatkan pasangan Anda dalam posisi yang sulit dan tidak membuat Anda membuat asumsi tentang jenis kelamin Anda, bersusah payah untuk menulis nama Anda secara lengkap, yaitu, bukan P.R.Dovzhenko, tetapi Pavel Dovzhenko.

Tanda tangan

Pejabat menandatangani dokumen dalam kompetensi mereka.

"Tanda tangan" yang diperlukan terdiri dari judul posisi, inisial dan nama keluarga orang yang menandatangani dokumen.

Direktur pabrik Mramor (tanda tangan) A.B. Koval

Dokumen-dokumen yang dibuat dalam lembaga-lembaga yang beroperasi berdasarkan prinsip kesatuan komando ditandatangani oleh seorang pejabat (kepala, wakil atau pegawai yang diserahi tugas ini).

Dokumen badan perguruan tinggi (risalah, keputusan) ditandatangani oleh dua tanda tangan (kepala dan sekretaris). Perintah ditandatangani oleh pemimpin.

Dua atau lebih tanda tangan diletakkan pada dokumen yang isinya menjadi tanggung jawab beberapa orang:

• Dokumen moneter dan keuangan ditandatangani oleh kepala lembaga dan kepala akuntan;
• Perjanjian ditandatangani oleh perwakilan dari para pihak dalam kontrak.

Tanda tangan beberapa orang pada dokumen ditempatkan satu di bawah yang lain secara berurutan sesuai dengan hierarki layanan.

Direktur (tanda tangan) S.P.Antonyuk

Kepala Akuntan (tanda tangan) V.T.Dudko

Jika dokumen ditandatangani oleh beberapa orang yang memegang jabatan yang sama, tanda tangan mereka harus ditempatkan pada tingkat yang sama.

Direktur pabrik "Luch" Direktur pabrik "Svet"

(tanda tangan) V.R. Sakhno (tanda tangan) L.P. Kotov

Tanda tangan dimulai dengan inisial (ditempatkan sebelum nama keluarga), kemudian nama keluarga. Menguraikan tanda tangan dalam tanda kurung tidak perlu!

Segel

Pada beberapa dokumen, untuk mengkonsolidasikan kekuatan hukum, mereka membubuhkan cap stempel: kontrak, keputusan, kesimpulan, dll. Jejak tersebut harus memuat bagian dari jabatan dan tanda tangan pribadi.

tanggal

Tanggal ditempatkan di bawah tanda tangan di sebelah kiri.

Surat resmi tersebut diberi tanggal pada hari ditandatangani atau disetujui oleh pimpinan lembaga.

Ada urutan kencan yang diterima secara umum:

1. Elemen tanggal ditulis dalam satu baris dengan tiga pasang angka Arab secara berurutan: hari, bulan, tahun;
2. jika nomor urut hari atau bulan adalah nomor sepuluh pertama (dari 1 hingga 9), maka angka nol diletakkan di depannya: 03.01.15 .
3. Kata tahun, pengurangan G. tidak menempatkan.

• Pada akhirnya, periksa surat itu untuk kesalahan tata bahasa dan lihat apakah ada sesuatu yang berlebihan.
• Mintalah seorang kolega atau, jika mungkin, seorang supervisor membaca surat itu. Pandangan dari luar akan membantu mengidentifikasi kekurangan yang mungkin tidak diperhatikan.
• Jangan lupa sertakan alamat email/telepon Anda. Ini sering diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang diidentifikasi dalam surat dengan cepat.
• Selain persyaratan universal umum dan aturan desain, harus diingat bahwa setiap jenis dokumen memiliki fitur desainnya sendiri.

Ingatlah bahwa tidak semua dokumen memiliki daftar lengkap rincian yang tercantum di atas, tetapi hanya satu set tertentu yang memastikan kekuatan hukum dan kelengkapan jenis dokumen tertentu.

Semoga berhasil dengan transaksi Anda dan jawaban yang diinginkan!

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa yang bagus untuk ditulis di akhir proposal bisnis?

Jangan menggunakan kata dan frasa pada tahap akhir yang dapat dianggap manipulasi ("kami berharap kerjasama yang saling menguntungkan", "terima kasih sebelumnya atas jawaban Anda", "kami akan menunggu surat tanggapan Anda", dll.).

Apa yang harus ditulis di akhir surat "dengan harapan terbaik" atau "dengan hormat"?

Jelas, "dengan hormat", Anda harus mematuhi gaya komunikasi bisnis.

Apa yang biasanya mereka tulis di akhir surat jika mereka meminta jawaban cepat?

Tidak ada yang seperti ini ditulis dalam surat bisnis.

Haruskah saya menulis dalam tanda tangan email: "dengan hormat" atau "salam"?

"Sungguh-sungguh".

Bagaimana cara mengganti tanda tangan "dengan hormat"?

"Dengan segala hormat", "Dengan hormat."

Bagaimana cara mengakhiri surat presentasi?

Terima kasih atas perhatian Anda.

Apa cara lain untuk menulis "ingin memberi tahu"?

"Saya ingin menginformasikan", "memberi tahu", "menginformasikan", "mengumumkan", "membawa pemberitahuan".

Ungkapan: "Saya akan mengakhiri laporan saya dengan kata-kata", benar?