Aturan dan nasehat bagi seorang manajer tentang cara berkomunikasi dengan bawahan. Komunikasi bisnis antara manajer dan bawahan

Pekerjaan adalah rumah kedua. Jika spesialis tidak memperbaikinya hubungan yang baik di kantor pusat atau bengkelnya, dia harus hidup dalam ketegangan sepanjang hari kerja. Sayangnya, banyak orang baru menyadari kebenaran sederhana ini setelah mengalaminya konflik yang serius dengan rekan kerja.

Cobalah untuk menghindari kesalahan seperti itu. Mulailah menciptakan lingkungan kerja yang positif hari ini.

Empat rahasia komunikasi sukses dengan rekan kerja

Aturan satu: bertindak secara sadar, bukan sesuai suasana hati Anda. Buatlah daftar untuk Anda sendiri prinsip universal yang harus memandu komunikasi bisnis. jika Anda merasa kesulitan untuk menghapusnya sendiri, ini minimalnya kuesioner tambahan.

• Menurut Anda, dalam hal apa perlunya membantu rekan kerja?
• Kapan sebaiknya Anda menolak permintaan rekan kerja?
• Bagaimana Anda bisa menolak seseorang tanpa menyinggung perasaannya?
• Topik apa saja yang tidak etis untuk diangkat dalam percakapan di tempat kerja Anda?
• Apa yang tidak boleh Anda bercanda dengan rekan kerja Anda?
• Kapan perilaku sembrono dapat diterima dan kapan tidak?

Jawaban rinci Anda sebenarnya akan menjadi prinsip pendukungnya. Tuliskan dan baca kembali sesekali.

Selain itu, jangan malas untuk memperbaiki kesalahan Anda: ingat semua situasi tidak nyaman yang Anda alami di tempat kerja sebelumnya, pikirkan bagaimana Anda dapat mencegahnya atau “menyelesaikannya” jika Anda tahu cara kembali ke masa lalu.

Aturan kedua: ingatlah bahwa Anda tidak berhak mendidik kembali siapa pun. Cobalah untuk menerima kolega Anda apa adanya.

Betapapun tidak sempurnanya pasangan ini atau itu, dia sudah menjadi pribadi yang mapan dengan pandangan dan kebiasaan tertentu. Upaya apa pun untuk mendidik kembali orang dewasa setidaknya akan menimbulkan kebencian yang tersembunyi, dan paling banyak pertengkaran besar-besaran.

Aturan ketiga: tidak ada keakraban.

Godaan untuk beralih ke gaya komunikasi ramah dengan rekan kerja selalu besar, namun menyerah pada hal itu berbahaya. Dengan menerima peran Anda di dewan, secara default Anda mengambil sejumlah tanggung jawab baru. Anda harus melakukan terlalu banyak “bukan untuk pelayanan, tetapi untuk persahabatan” - melakukan pekerjaan orang lain secara gratis, mengejar kue, memaafkan hal-hal yang sulit dimaafkan oleh pengawas ketenagakerjaan...

Berhati-hatilah saat berteman dengan para pemimpin. Jangan beri mereka kesempatan untuk memanfaatkan Anda dengan dalih gotong royong.

Aturan empat: Jangan mencuci linen kotor Anda sendiri di depan umum dan jangan terlibat dalam pertengkaran orang lain.

Sayangnya, dengan berterus terang atau menerima wahyu orang lain, tanpa disadari Anda memperbanyak gosip, dan semakin sedikit gosip yang ada dalam sebuah tim, semakin bersahabatlah tim tersebut.

Dari waktu ke waktu, manajer harus melakukan percakapan yang tidak menyenangkan dengan bawahan dan mengkritik pekerjaan mereka. Spesialis SDM terkadang harus melakukan fungsi yang sama. Bagaimana cara melakukan percakapan seperti itu dengan biaya emosional yang minimal, tidak merusak hubungan dengan karyawan, dan mencapai efek yang diinginkan?

Percakapan yang paling tidak menyenangkan adalah percakapan di mana Anda harus secara langsung mengungkapkan pendapat negatif tentang anggota tim. Baik kritik menyangkut kinerja, disiplin, atau keterampilan profesional karyawan, orang cenderung merasa tidak nyaman dalam situasi seperti itu.

Ada banyak alasan mengapa manajer tidak mengambil tindakan yang tepat terhadap kesalahan karyawan. Ada yang takut berkonfrontasi langsung, ada yang punya gagasan kesopanan yang menyimpang, dan ada yang diam-diam berharap situasi akan teratasi dengan sendirinya. Yang lain merasa ada sesuatu yang salah, tapi tidak mempercayai intuisi mereka. Akhirnya, beberapa manajer meragukan kemampuan mereka sendiri untuk menyelesaikan percakapan yang tidak menyenangkan dengan sukses, mereka takut akan tuduhan terhadap mereka atau, lebih buruk lagi, pertengkaran yang menakutkan dengan seorang karyawan.

Manajer seperti itu dapat membuat alasan yang masuk akal atas kelambanan mereka dan pada saat yang sama merasakan kebencian dan kemarahan yang mendalam. Contoh yang buruk bisa menular, dan akibat dari kekompakan bisa menular budaya perusahaan, di mana kinerja buruk dan perilaku tidak pantas ditoleransi. Lagi pula, jika salah satu anggota tim tidak menunjukkan semangat untuk bekerja, haruskah kita mengharapkannya dari yang lain?

Sayangnya, beberapa manajer tidak dapat dengan jelas mendefinisikan batasan dari apa yang diperbolehkan dan menghindari percakapan yang tidak menyenangkan dengan bawahan. Namun masalah jarang terselesaikan dengan sendirinya, dan akibat dari diam adalah kejengkelan, ketidakpuasan dan kebencian, yang tumbuh seperti bola salju.

Selama masa ini, para pekerja yang tidak efektif atau tidak disiplin serta karyawan dengan keterampilan profesional yang kurang berkembang tetap tidak menyadari kecemasan yang mereka timbulkan. Atau mereka telah dibiarkan berperilaku seperti ini begitu lama sehingga mereka menganggap perilaku ini normal.

Namun, tidak semuanya buruk: pendekatan sistematis dan sikap positif akan membantu menavigasi percakapan yang sulit dan mencapai kesepakatan bersama, membangun hubungan yang lebih saling percaya dan dengan jelas menguraikan kondisi di mana seorang manajer harus melakukan intervensi. Berikut cara melakukannya:

1. Jangan mengambil tindakan apa pun di bawah pengaruh emosi negatif

Kemampuan untuk tidak menjadi pribadi dan melihat situasi dari luar sangat penting untuk keberhasilan penyelesaian percakapan. Jika Anda mencoba menyelesaikan suatu masalah sambil merasa tidak puas atau marah, kemungkinan besar Anda akan berbicara dengan nada menuduh atau melakukan hal lain yang membuat karyawan tersebut tidak tertarik. Tidak apa-apa untuk mengungkapkan kekhawatiran Anda, tetapi Anda perlu mengendalikan emosi Anda dan tidak menyalahkan orang lain atas hal tersebut. Jika keadaan sedang mendidih, tunggu sampai apinya mereda dan pelajari poin-poin di bawah ini sebelum merencanakan bagaimana dan kapan Anda akan mewawancarai karyawan tersebut.

“Setiap orang bisa menjadi marah: sederhana saja. Tetapi untuk mengungkapkan kemarahan Anda di hadapan orang yang seharusnya, dan sejauh yang seharusnya, masuk waktu yang tepat dan dengan tujuan yang tepat, setelah menemukannya jalan yang benar- tidak semua orang mampu melakukan hal ini dan itu sama sekali tidak mudah». (Aristoteles)

2. Kumpulkan faktanya

Pada tahap pertama, Anda perlu menuliskan semua keluhan Anda terhadap karyawan tersebut, mengidentifikasi pelanggaran spesifik dan, yang lebih penting, mengukur dampaknya terhadap bisnis dan tim. Seringkali kita terlalu sibuk untuk menyatukan kejadian-kejadian yang kita ketahui, dan gambaran keseluruhan menjadi terdistorsi atau luput dari perhatian kita sama sekali. Catatan akan membantu memperjelas situasi dan menilai konsekuensi yang mungkin terjadi.

3. Jelas mengenai standar yang diharapkan diikuti oleh karyawan dan tujuan standar tersebut.

Saat berbicara, mengaculah pada standar perusahaan. Jika tidak ada, ini pertanda sudah waktunya untuk membuatnya. Secara tidak sadar Anda merasakan ketika kinerja seorang karyawan tidak sesuai standar. Cara yang baik periksa naluri Anda - tentukan standar, norma, atau aturan mana yang tidak dipatuhi oleh tindakan karyawan tersebut. Jika tidak ada yang terlintas dalam pikiran - Ini berarti Anda belum menetapkan tingkat kualitas yang disyaratkan, dan di sinilah Anda harus memulainya.

4. Tentukan apa yang ingin Anda capai melalui percakapan tersebut.

Anda berbicara dengan seorang karyawan karena Anda menginginkan perubahan pada perilakunya, atau pada volume atau kualitas pekerjaan yang dilakukannya. Anda perlu mendefinisikan dengan jelas perubahan apa yang ingin Anda capai, dalam jangka waktu berapa, dan apa yang akan terjadi jika perubahan tersebut tidak terjadi.

5. Nyatakan faktanya dan simpan ketakutan Anda untuk diri sendiri.

Jangan menyerang orang lain dengan tuduhan - simpan kekhawatiranmu untuk dirimu sendiri. Tetap berpegang pada fakta dan jangan terlalu pribadi saat memberikan masukan. Misalnya saja kalimat “ Itu yang saya lihat, dan saya prihatin dengan dampak perilaku ini terhadap tim.” atau " Saya melihat hanya sepuluh akun klien yang diproses minggu ini." memungkinkan Anda mengidentifikasi masalah jauh lebih baik daripada frasa “ Perilaku ini berdampak buruk pada kerja tim.” atau " Anda tidak cukup produktif, kami membutuhkan lebih banyak output.”

6. Dengarkan baik-baik dan bersikap tidak memihak

Dengan mengingat tujuan percakapan, Anda juga harus menjaga penilaian yang tidak memihak dan mendengarkan dengan cermat apa yang dikatakan karyawan tersebut. Kebanyakan orang berusaha melakukan pekerjaan mereka dengan baik, dan fakta bahwa pekerjaan mereka tidak memenuhi tingkat kualitas dan standar yang diharapkan mungkin disebabkan oleh sebagian besar masalah. karena berbagai alasan. Anda harus fleksibel dan bersedia mengubah posisi Anda tergantung pada apa yang dikatakan karyawan tersebut.

7. Cobalah untuk menyepakati standar; jika tidak mungkin mencapai kesepakatan, bersikeraslah sendiri

Banyak manajer takut jika karyawannya mengabaikan komentar mereka, menganggapnya sebagai omelan. Misalnya, seorang karyawan secara teratur, dua kali seminggu, datang kerja terlambat 20 menit dan, sebagai tanggapan atas teguran, menyatakan: “Dua puluh menit bukanlah kejahatan.” Di sinilah informasi yang dikumpulkan sebelumnya tentang dampak tindakan tertentu pada alur kerja menjadi berguna.

8. Mendorong saran dari karyawan, mengembangkan rencana yang jelas untuk tindakan selanjutnya

Keputusan Anda mungkin bukan yang terbaik: ada kemungkinan karyawan tersebut akan menawarkan solusi yang belum terpikirkan oleh Anda dan ternyata lebih cocok untuknya. Jika seorang karyawan mengusulkan solusi yang menurut Anda jelas-jelas merugikan, tetapi tidak ada gunanya berdebat dengannya, beri dia kesempatan untuk mencobanya sendiri (tentu saja, setelah menilai risikonya terlebih dahulu). Cukup ulangi persyaratannya dan biarkan karyawan bertanggung jawab penuh untuk memenuhinya.

9. Pilih waktu dan lingkungan yang tepat untuk berbicara

Hal ini tampak jelas, namun pengaturan waktu sangatlah penting. Jangan menegur sehari sebelumnya hari raya keagamaan atau sebelum seorang karyawan pergi berlibur. Penting untuk memikirkan tindakan apa yang harus dia ambil untuk memperbaiki situasi, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Tentu saja, banyak hal bergantung pada seberapa besar kerugian yang ditimbulkan oleh tindakan karyawan tersebut terhadap perusahaan.

Dan kesimpulannya, hasil survei tentang topik ini:

« Ketika kami meminta manajer untuk menilai kepercayaan diri mereka ketika menghadapi percakapan yang tidak menyenangkan dengan rekan kerja, lebih dari dua pertiga (68%) menilai diri mereka sangat atau cukup percaya diri. Namun, ketika kami menanyakan pertanyaan yang sama kepada manajer SDM, hanya seperlima (21%) yang mengatakan bahwa manajer di organisasi mereka merasa sepenuhnya atau cukup yakin untuk mengeluarkan teguran, dan hampir separuh dari mereka yang disurvei (47%) mengatakan bahwa para manajer benar-benar atau sangat tidak yakin. . Selain itu, setengah (48%) manajer SDM mengatakan bahwa percakapan seperti itu sering atau rutin dilakukan kepada mereka, padahal manajer dapat menanganinya sendiri. Secara keseluruhan, penelitian kami menemukan bahwa percakapan yang menyakitkan sering kali tertunda, hal ini berdampak pada a pengaruh yang merugikan pada moral tim."

Lagi Informasi rinci Anda dapat melihat penelitiannya di sini:

« Bagaimana melakukan percakapan yang tidak menyenangkan dengan seorang karyawan - hasil penelitian dan rekomendasi" (

Kemampuan berkomunikasi dengan bawahan dan memberikan umpan balik secara tradisional dianggap sebagai keterampilan inti. manajer profesional. Manajer mana pun harus dapat berbicara dengan karyawannya pada waktu yang tepat. Dan sepertinya yang lebih mudah adalah menelepon dan berbicara. Spesifik dan to the point. Dipuji. Dikritik. Tetapkan tugas. Tidak masalah!

Namun, dalam praktiknya, semuanya jauh dari menyenangkan. Survei yang saya lakukan di beberapa lusin perusahaan menunjukkan bahwa umpan balik paling sering dianggap oleh karyawan sebagai masalah dalam hubungan mereka dengan manajer.

“Dia menelepon saya dan mengatakan bahwa saya telah menerima bonus. Dan dia menyerahkan surat yang menyatakan bahwa penghargaan tersebut diberikan untuk penyelesaian proyek yang sangat baik. Uangnya sangat membantu, tapi saya ingin mendengar ucapan terima kasih dari atasan saya.”

“Setiap pagi dimulai dengan teriakan. Pintu terbuka, dan bos dari kantornya mulai memarahi semua orang satu per satu. Kami dulu khawatir, tapi sekarang kami sudah terbiasa. Ini tidak mempengaruhi pekerjaan dengan cara apapun. Dia akan meringankan jiwanya, dan kami akan terus bekerja.”

“Dia sama sekali tidak tertarik dengan apa yang saya lakukan pekerjaan sedang berlangsung. Memberikan tugas, terutama surel. Saya lakukan. Rasanya seperti saya bekerja di kota lain, padahal kantornya berjarak sepuluh meter dari meja saya.”

Nilai umpan balik

Kebutuhan akan umpan balik adalah hal yang wajar bagi siapa pun, baik itu manajer puncak atau karyawan biasa. Apakah saya melakukan apa yang dibutuhkan perusahaan? Benar atau salah? Apakah usaha saya akan diakui? Kurangnya umpan balik, serta pelanggaran berat terhadap aturan penyediaannya, menghilangkan pedoman seseorang dalam organisasi dan mengurangi keinginannya untuk bekerja. Bagi seorang manajer, umpan balik adalah alat yang memungkinkan Anda untuk:

• Mengungkapkan pengakuan kepada karyawan dan menjaga motivasinya yang tinggi.
• Pahami alasan perilaku karyawan yang tidak diinginkan.
• Memperbaiki perilaku pegawai yang menyimpang dari standar.
• Targetkan karyawan untuk pengembangan ke arah tertentu.

Tujuh aturan untuk umpan balik yang berkualitas

Apakah Anda berencana untuk berbicara dengan seorang karyawan? Apakah Anda ingin ini berhasil? Kemudian mulailah dengan tujuan Anda! Pahami hasil apa yang ingin Anda peroleh dari percakapan dengan seorang karyawan. Maka akan lebih mudah untuk menyusun percakapan dengan benar. Terlepas dari tujuan percakapan, ada gunanya untuk mengikuti aturan berikut:
Bicara tentang peristiwa tertentu. “Anda muncul di tempat kerja pada pukul 10:45 hari ini. Ini kedua kalinya dalam seminggu, mari kita berdiskusi.” Ada acara, dan ada topik diskusi. Bagaimana kalau begini: “Kamu selalu tidur sampai jam sebelas dan selalu terlambat”? Generalisasi adalah teknik favorit para manipulator dan tema konflik yang abadi. Tidak cocok untuk umpan balik yang berkualitas.

Berikan feedback segera setelah kejadian yang Anda diskusikan dengan karyawan tersebut. Jalan itu sendok untuk makan malam. “Anda bekerja dengan klien VIP hari ini. Mari kita lihat apa yang kita lakukan kali ini." Bandingkan: “Apakah Anda ingat sekitar dua bulan lalu Anda melayani satu klien VIP? Mari kita cari tahu kesalahan apa yang kamu buat di sana.” Apa yang mereka katakan? Siapa yang akan mengingat masa lalu...

Gunakan fakta yang terbukti dan konkrit.“Saya perhatikan Anda tidak menggunakan kuesioner baru saat menangani klien ini.” Apa yang didengar karyawan tersebut? Manajer dengan cermat mengamati pekerjaan itu, memperhatikan dan mengingat - ini penting baginya! Dan jika ya: “Mereka bilang Anda sudah berhenti menggunakan kuesioner sama sekali?” Tidak akan ada percakapan konstruktif. Akan ada permainan menyerang dan bertahan. Dan hal ini bukanlah sesuatu yang dibutuhkan oleh seorang pemimpin.

Libatkan karyawan tersebut dalam diskusi - biarkan dia berbicara.“Menurut Anda, apa yang akan dilakukan oleh pelanggan yang ingin melakukan pemesanan mendesak tetapi tidak dapat menghubungi kami pada pukul 9:30? Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah situasi serupa terjadi lagi?” Biarkan dia mengatakannya. Pertama, ini adalah cara yang baik untuk merangsang pemikiran independen karyawan mengenai topik yang sedang dibahas dan tanggung jawabnya atas keputusan yang Anda sepakati selama diskusi. Kedua, dengan tidak memberikan kesempatan kepada karyawan tersebut untuk berbicara, Anda dapat menghilangkan informasi penting dan bahkan berada dalam posisi yang canggung. Saya menyaksikan situasi di mana seorang bos menegur seorang karyawan karena melanggar tenggat waktu penyampaian laporan rutin - ternyata dia melewatkan dua hari sebelumnya prosedur baru telah dikirimkan ke seluruh organisasi, yang tidak hanya mengubah tenggat waktu, tetapi juga juga format pelaporannya: data sudah dimasukkan sistem terpusat. Karyawan itu mulai bertindak sesuai instruksi baru. Jadi tidak perlu memarahi, melainkan memuji.

Diskusikan peristiwa dan kegiatan. Bukan seseorang. Memberi label pada seseorang hanya dalam hitungan menit. "Kamu egois! Kamu hanya memikirkan dirimu sendiri!" Katakan ini kepada seorang karyawan beberapa kali - dan Anda tidak dapat lagi mengharapkan bantuan, bantuan timbal balik, dan keinginan darinya. kerja tim. Bagaimanapun, dia adalah seorang egois, dan Anda mengangkatnya ke peringkat ini dengan kekuatan yang diberikan kepada Anda. Seseorang akan tersinggung dan menarik diri. Seseorang akan berubah menjadi lawanmu. Dan seseorang akan mulai membuat anggota tim lainnya menentang Anda. Kepribadian adalah masalah yang rumit, jangan bercanda! Temukan kata lain. “Saya menghargai keinginan Anda untuk memanfaatkan setiap peluang untuk bekerja dengan klien. Pada saat yang sama, harus ada batasan yang masuk akal. Pikirkan tentang citra yang dapat diciptakan oleh tindakan Anda untuk perusahaan kita di antara klien.”

Bicarakan tentang apa yang bisa Anda ubah. Hal ini berlaku pada situasi di mana Anda menargetkan karyawan untuk memperbaiki perilaku dan mengembangkan keterampilan. Itu tidak akan berhasil: “Ya, saya melihat kita memiliki masalah, dengan suara yang begitu pelan sulit untuk memenangkan pelanggan.” Apa yang kami pikirkan saat mempekerjakan karyawan ini? Uh, saudara... Sekarang aku harus membantunya! “Jika Anda duduk di sisi ini, pelanggan akan mendengar Anda lebih baik, ayo kita coba. Ngomong-ngomong, mungkin kita harus memikirkan tentang mikrofon?”

Anda boleh memuji di depan umum, tetapi lebih baik mengkritik secara pribadi.

Ada beberapa alasan. Kritik masyarakat sangat menurunkan motivasi. Sekali. Kami memiliki tradisi yang kuat dalam mendukung mereka yang tersinggung. Jadi jangan heran jika setelah mendapat teguran publik, tim sekutu Anda berkurang. Dua. Jika Anda salah (ini mungkin masalahnya, lihat poin 4 di atas), Anda akan salah bagi semua orang. Apakah Anda membutuhkannya? Tiga. Memuji adalah masalah lain. Dan ini adalah seni yang utuh! “Tentu saja, ada baiknya Anda meyakinkan klien secepat itu, tetapi mengapa Anda tidak memberi tahu kami tentang produk baru tersebut?” Apakah ini pujian atau kritik? Tidak terlalu jelas. “Anda berhasil menenangkan klien dengan begitu cepat - bagikan rahasia Anda, bagaimana cara melakukannya?” Tapi ini jauh lebih baik! Mereka memuji saya, memberi saya pujian, meningkatkan harga diri dan motivasi saya. Itulah yang diperlukan.

Atau sesuatu di antaranya: terkadang percakapan tidak berjalan dengan baik. Memikirkan percakapan terlebih dahulu tidaklah benar pilihan terbaik, namun juga bukan ide yang baik untuk memulai percakapan tanpa mengetahui daftar kasar topik umum. Jika Anda pernah mencoba untuk menjauh dari hal-hal dadakan dan memikirkan topik pembicaraan di benak Anda (dan pada akhirnya semuanya, seperti biasa, berujung pada pembahasan cuaca), maka rekomendasi kami akan berguna bagi Anda.

Berikut tips saat Anda perlu memulai percakapan di tempat kerja.

Dengan pendiri perusahaan atau pimpinannya

Anda:"Halo! Bagaimana minggumu?

Pengelolaan:"Tidak buruk. Banyak urusan! Apa kabarmu?

Anda:"Besar. Saya sangat bersemangat untuk mengerjakan [bagian terpenting dari proyek ini untuk Anda].”

DI DALAM perusahaan besar banyak orang yang bekerja, jadi tidak ada salahnya menyisipkan informasi tentang diri Anda saat berbicara dengan pimpinan atau pemilik perusahaan. Jika Anda tidak yakin atasan Anda mengetahui nama Anda, inilah saatnya mengulurkan tangan kepadanya dan berkata, “Sepertinya kita tidak saling mengenal. Namaku adalah [namamu].”

Dengan seorang pemula

Anda:"Halo. Anda datang [minggu ini, Jumat lalu], kan? Saya [nama Anda] dari Tim [X]. Nah, bagaimana kamu sudah menetap di tempat barumu? Apakah kamu pernah ke [kafe populer terdekat]?”

Anak baru:“Ya, aku baik-baik saja, terima kasih. Tentu saja masih banyak yang harus dipelajari, tapi saya menyukai semuanya. Sudah berapa lama kamu bekerja di sini?”

Anda:“Sejak [saat Anda mulai bekerja]. Saya masih tidak percaya [inilah beberapa peristiwa berkesan dari kehidupan perusahaan yang Anda tangkap].”

Tugas Anda adalah memulai percakapan dan membuat newbie merasa santai. Tidak, tentu saja, Anda dapat memalingkan muka ketika melihat orang baru, menggumamkan “halo” kepadanya dan berlari untuk membuat kopi, tetapi Anda mampu melakukan lebih, bukan? Hubungan persahabatan dengan rekan kerja sangat berharga.

Ingat, menjadi seorang pemula selalu sulit. Jika Anda peduli dengan perusahaan dan peran Anda di dalamnya, hormati budaya dan perkembangannya - sebagai permulaan, jangan abaikan pendatang baru, dengan berpikir bahwa orang lain harus berteman dengan mereka.

Dengan seorang kolega yang telah bekerja di sini selama seratus tahun (dan yang Anda takuti)

Anda:“Saya bertanya-tanya ke mana harus pergi untuk makan siang. Saya belum terlalu mengenal tempat-tempat ini, tetapi Anda sudah lama bekerja di sini. Bisakah Anda memberi tahu saya di mana ada tempat yang bagus?”

Kolega:"Apa yang sebenarnya kamu minati?"

Pembukaan ini membuka banyak pilihan percakapan. Ini, tentu saja, bukanlah situasi di mana Anda harus segera memulai percakapan, tetapi karena Anda sangat takut berbicara dengan orang ini, ada baiknya Anda melupakan diri sendiri dan mengatakan lebih dari sekadar “Halo. Apa kabarmu?".

Memulai percakapan tentang pekerjaan bukanlah hal yang gegabah, tetapi akan lebih mudah jika Anda setidaknya memiliki pemahaman tentang apa yang sebenarnya sedang dikerjakan rekan kerja Anda. Cobalah untuk menunjukkan pengalamannya (dalam pada kasus ini- pengetahuan tentang tempat di mana Anda bisa makan siang). Mungkin saja ini adalah orang yang paling baik hati, dan Anda salah paham tentang dia. Satu-satunya cara untuk mengetahuinya adalah dengan berani memulai percakapan.

Dengan penyelenggara acara

Anda:"Tempat terbaik. Terima kasih telah mengatur semua ini untuk kami. Apakah Anda berencana melakukan ini sesering mungkin?”

Penyelenggara:“Kau tahu, tentu saja aku berencana, karena di perusahaanku…”

Anda mungkin pernah mendengar bahwa kebanyakan orang suka membicarakan diri mereka sendiri? Jadi manfaatkan ini. Pendekatan ini sangat berguna jika Anda tidak tahu apa yang harus dibicarakan dengan seseorang yang baru Anda temui, atau takut tidak ada hal menarik untuk dikatakan.

Jika Anda memulai percakapan dengan penyelenggara dengan cara ini, kemungkinan besar Anda tidak perlu menjawab apa pun. Anda hanya perlu memasukkan beberapa frasa secara berkala untuk menjaga percakapan dan memberikan kesan yang baik.

Dengan VIP

Anda:"Halo. Nama saya adalah [nama Anda]. Saya tahu Anda sangat sibuk, tetapi saya menyadari bahwa saya akan menyesalinya seumur hidup jika saya tidak datang dan memberi tahu Anda bahwa aplikasi Anda sungguh brilian.”

Kemungkinan besar, hal yang paling sering dilakukan selebriti adalah mengucapkan terima kasih, dan rasa terima kasih itu tidak boleh dianggap pribadi. Pujian - selalu awal yang baik untuk percakapan. Jika Anda ingin mengatakan sesuatu yang baik tentang perusahaan, program, atau produk orang tersebut, mengapa tidak memulai percakapan dari sana dan melihat ke mana kelanjutannya?

Dengan mantan bos

Anda:"Senang melihat Anda! Bagaimana keadaan di [nama perusahaan]? Saya membaca bahwa Anda telah memperluas [departemen atau produksi]. Tentunya Anda senang dengan perkembangan ini.”

Mantan bos:“Ya, saya senang. Segalanya sedikit kacau sekarang, tapi menarik untuk dikerjakan. Saya suka memiliki sesuatu yang bisa saya fokuskan.”

Apa pun keadaan saat Anda keluar dari perusahaan, Anda tetap tidak perlu berpura-pura tidak melihat mantan bos Anda di meja makanan ringan. Bersikaplah sopan padanya. Ini akan menunjukkan karakter dan profesionalisme Anda. Ini bukan pertama kalinya Anda bertemu seseorang yang tidak ingin Anda ajak bicara, tetapi seperti yang mereka katakan, keterampilan datang dengan pengalaman.

Sekalipun mantan atasan Anda marah kepada Anda setelah Anda pergi, kemungkinan besar dia tidak akan bisa mengabaikan kebaikan Anda.

Dengan seorang karyawan dari departemen yang tidak dikenal

Anda:“Jadi, bagaimana minggumu? Apakah Anda sibuk dengan proyek?

Teman bicara:“Kami lebih sibuk dari biasanya karena kami sedang mengerjakan [proyek utama tim].”

Anda:"Oh Menarik. Aku tidak tahu kamu juga melakukan ini. Apa sebenarnya yang kamu lakukan?

Awal percakapan yang tidak jelas ini memperjelas bahwa Anda tidak tahu persis apa yang dilakukan karyawan ini (jangan khawatir, dia mungkin juga tidak tahu apa yang Anda lakukan). Namun, bagaimanapun, dengan cara ini Anda dapat memulai percakapan tentang urusannya dan pekerjaan timnya.

Jika lawan bicara Anda ternyata banyak bicara, mungkin dia akan menjelaskan secara rinci apa yang dilakukan departemennya, dan Anda akan memiliki sesuatu untuk dibicarakan pada pertemuan berikutnya. Jika dia tidak komunikatif, maka Anda bisa membicarakan pekerjaan Anda.

Dengan orang penting bos Anda

Anda:“Senang sekali kamu bisa datang. Senang rasanya akhirnya bisa bertemu dengan orang yang sudah sering saya dengar. Susan bilang kamu suka memasak bersama. Hidangan apa yang paling kamu kuasai?”

Pendamping:"Sulit untuk mengatakannya. Mungkin ayam di oven…”

Cara memulai percakapan seperti ini menyiratkan bahwa Anda akan mengingat sesuatu yang Anda dengar dari atasan Anda tentang “separuh lainnya”. Jika tidak ada yang terlintas dalam pikiran, cobalah mencari tahu tentang hal itu dengan cara yang lebih populer dengan bertanya: “Saya ingin tahu hal apa yang membuat Anda terganggu dengan acara kami?” atau “Hal menarik apa lagi yang terjadi pada Anda minggu ini (selain pertemuan ini!)?”

Saat berbicara dengan “separuh orang” atasan Anda, Anda tidak boleh bersikap terlalu santai dan seolah-olah Anda sudah saling kenal sejak lama. Namun Anda tidak boleh memperlakukannya seperti orang asing. Mengenai rekan kerja yang tampaknya tidak ramah, cobalah untuk tidak merasa gugup. Jika Anda sudah memiliki hubungan kerja yang baik dengan atasan Anda, maka berkomunikasi dengan “separuh lainnya” hanya akan meningkatkannya.

Dengan magang

Anda:“Bagaimana akhir pekannya? Apakah kamu sedang menonton atau membaca sesuatu yang menarik saat ini?”

peserta pelatihan:"Besar. Saya sekarang terpikat pada [seri satu] dan [seri dua]. Apakah kamu memperhatikan mereka?

Anda:“Oh, kudengar [seri pertama] keren, tapi aku belum menontonnya. Tapi saya sedang menonton [seri kedua]. Saya suka aktor yang berperan sebagai ayah.”

Setelah Anda memulai percakapan dengan topik tentang serial TV, buku, atau film, kemungkinan besar Anda tidak akan kesulitan melanjutkan percakapan. Kecuali, tentu saja, pekerja magang tersebut tinggal di dalam gua dan tidak mengetahui apa yang terjadi di dunia. Temukan minat yang sama atau diskusikan sesuatu yang sangat tidak Anda setujui. Apakah Anda menyukai "The American" dan apakah dia menyukai "House of Cards"? Maju. Cara yang baik untuk mengalihkan percakapan melampaui standar “Hai. Bagaimana akhir pekanmu?”, “Oke, apa kabar?”

Tentu saja, ini semua adalah situasi yang patut dicontoh. Tidak mungkin untuk memprediksi dengan tepat bagaimana lawan bicara Anda akan menjawab Anda. Tapi itu tidak masalah. Jika Anda belajar cara mendekati orang dan memulai percakapan, Anda akan dengan mudah mengatasi situasi apa pun. Jadilah diri sendiri, jadilah autentik, dan pahami bahwa memulai dan mempertahankan percakapan memerlukan upaya bagi kebanyakan orang.

CEO Kenali Perusahaan Anda Claire Liu membagikan enam cara agar karyawan berbicara dan memahami apa yang sebenarnya mereka pikirkan tentang Anda dan perusahaan Anda

Interogasi. Adegan dari film Skyfall

Suatu hari, sekitar lima tahun yang lalu, CEO saya mengundang saya untuk berbincang empat mata. Tahun telah berakhir dan dia ingin tahu apa yang menurut saya perlu ditingkatkan oleh perusahaan, apakah dia dapat berkembang sebagai seorang pemimpin. Dan dia ingin mendengar dari saya apa yang saya pikirkan. Namun terlepas dari jaminannya bahwa dia bisa “menangani kebenaran”, saya tidak sanggup mengatakan kepadanya apa yang sebenarnya terjadi.

Tapi sebenarnya aku tidak yakin strategi keseluruhan perkembangan perusahaan. Saya khawatir beberapa staf merasa diperlakukan tidak adil. Tapi sepertinya tidak ada gunanya bagiku untuk membicarakannya. Saya tidak dapat membayangkan CEO akan mendengarkan saya dan mengubah sesuatu di perusahaan. Sebaliknya, menurut saya hal ini hanya akan menimbulkan reaksi negatif. Oleh karena itu, menurutku lebih baik diam saja.

Saya tidak akan pernah melupakan perasaan ini ketika Anda menyembunyikan sesuatu. Anda lebih memilih diam karena tidak percaya dengan kemungkinan adanya perubahan. Jujur saja: Saya tidak bangga dengan sikap diam saya. Sekarang, mengetahui segalanya tentang perlunya umpan balik dari manajer, saya tidak akan melakukan ini. Sebagai seorang CEO, saya dapat membayangkan betapa kecewanya perasaan manajer saya ketika saya meninggalkan perusahaan beberapa bulan setelah “pembicaraan langsung” ini.

Berdasarkan pengalaman sendiri, Saya sangat khusus dalam percakapan tatap muka dengan karyawan di perusahaan saya sendiri. Saya tidak ingin anggota tim saya merasakan apa yang saya rasakan ketika saya berada di posisi lain. Dan saya tidak ingin mengulangi pengalaman mantan bos saya, yang mengungkapkan perasaan sebenarnya dari karyawannya.

Dan inilah yang perlu Anda lakukan untuk membuat percakapan satu lawan satu seterbuka mungkin.

Jadikan empati sebagai tujuan Anda

Setiap kali saya melakukan percakapan empat mata, saya harus memahami perasaan orang lain. Segala sesuatu yang lain menghilang ke latar belakang. Selama perbincangan, saya tidak mengkritik kinerja karyawan, saya tidak mengatakan bahwa sudah waktunya proyek selesai. tingkat baru(semua ini akan menjadi pembahasan tersendiri). Percakapan satu lawan satu adalah waktu yang sangat berharga dan sakral untuk mengetahui bagaimana perasaan karyawan sebenarnya.

Ketika Anda menjadikan empati sebagai misi Anda, keseluruhan sifat percakapan berubah. Anda mulai lebih banyak mendengarkan. Anda mulai mengajukan pertanyaan yang lebih bijaksana. Anda memandang diri Anda setara dengan karyawan tersebut, dan mengakui bahwa Anda tidak memiliki semua jawaban. Karyawan memperhatikan bahwa Anda mencoba berempati dengan mereka dan tidak hanya menarik kesimpulan sendiri. Percakapan empat mata menjadi tidak terlalu mengintimidasi karyawan. Dan kemudian dia akan lebih jujur ​​​​kepada Anda.

Saya menunjukkan empati dalam percakapan dengan karyawan untuk menghindari perasaan intimidasi. Misalnya, saya mungkin berkata, “Hari ini saya ingin mendengarkan dan benar-benar memahami perasaanmu—itu saja. Ini bukan analisis kinerja. Ini adalah percakapan bagi saya. Saya perlu mencari tahu apa yang bisa saya lakukan untuk menciptakan hasil maksimal tempat terbaik dimana kamu pernah bekerja?

Ketika Anda secara terbuka menjadikan empati sebagai misi Anda, Anda memberikan izin kepada karyawan untuk mengatakan apa pun yang mungkin tidak dapat mereka sampaikan kepada Anda.

Ajukan pertanyaan yang mengungkapkan dua hal: ketegangan dan energi

Untuk mengetahui inti pendapat seseorang—terutama mengenai hal-hal negatif—saya mengajukan pertanyaan yang memanfaatkan momen-momen ketegangan tertentu dan momen-momen energi tertentu. Yang saya maksud dengan momen menegangkan adalah situasi di mana seseorang sedang marah, frustasi, bosan, dan sebagainya. Momen energi adalah situasi dimana seseorang merasa terinspirasi, antusias, dan termotivasi. Mengetahui situasi mana yang terjadi dapat membantu Anda memahami cara menciptakan kondisi yang lebih positif yang memberi energi pada karyawan dan cara menghilangkan kondisi negatif yang menimbulkan ketegangan.

Ketika Anda bertanya kepada seseorang tentang saat-saat tertentu ketika mereka merasa kecewa, bingung, bangga, mereka akan menunjukkan emosinya saat itu peristiwa nyata, dan bukan sesuatu yang fana atau khayalan. Misalnya, jika Anda mengajukan pertanyaan “Apa kabar?”, sembilan dari sepuluh karyawan Anda akan menjawab “Saya baik-baik saja” atau memberikan jawaban yang tidak jelas dan umum. Pertanyaan “Kapan Anda merasa kecewa dalam setahun terakhir?” mengacu pada momen tertentu, situasi dan emosi tertentu. Anda memaksa karyawan tersebut untuk berpikir konkrit, memberinya izin untuk berbicara tentang bagaimana perasaannya bekerja di perusahaan Anda.

Berikut beberapa contoh pertanyaan yang dapat Anda ajukan kepada karyawan untuk mengetahui apa yang harus dihindari:

• Kapan Anda kecewa dalam setahun terakhir? Apa yang bisa saya lakukan agar hal seperti ini tidak terlalu membuat frustrasi dan mengganggu pekerjaan Anda?
• Kapan Anda merasa depresi atau kehilangan semangat dalam setahun terakhir? Apa yang dapat saya lakukan untuk mendukung Anda dan meyakinkan Anda bahwa hal ini bukanlah hambatan untuk pengembangan lebih lanjut?
• Kapan Anda pernah merasa kecewa dengan keputusan atau arah yang diambil perusahaan dalam satu tahun terakhir? Mungkinkah kita melewatkan sesuatu? Dimana kita gagal? Menurut Anda apa hal terbaik untuk dilakukan?
• Ketika Anda tidak senang atau kesal dengan tindakan saya sebagai Direktur Jenderal? Mengapa? Apa yang bisa saya ubah dalam perilaku saya di masa depan?
• Kapan kamu bosan tahun lalu? Apa yang bisa saya lakukan untuk menghentikan perasaan Anda seperti ini?
• Kapan Anda merasa stres atau terlalu banyak bekerja dalam setahun terakhir? Apa yang bisa saya lakukan untuk menghentikan perasaan Anda seperti ini?

Harap dicatat bahwa ketika saya berbicara tentang suatu titik ketegangan tertentu, saya juga memastikan untuk menanyakan apa yang dapat saya atau perusahaan lakukan di masa depan. Dengan cara ini, percakapan jujur ​​Anda tidak berubah menjadi omelan sedih, namun menjadi produktif, membantu menemukan jalan. Ini tidak berarti Anda harus menyelesaikan masalah saat ini juga. Namun bagi diri Anda sendiri, Anda akan mengajukan pertanyaan tentang tindakan apa yang perlu diambil di masa depan, dan mulai berpikir secara konstruktif.

Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang dapat Anda ajukan tentang momen energi tertentu untuk membantu Anda mengetahui apa yang harus dilakukan lebih lanjut:

• Kapan Anda bersemangat dengan pekerjaan Anda selama setahun terakhir? Apa yang dapat saya lakukan agar Anda lebih mungkin merasakan hal yang sama?
• Dalam setahun terakhir, kapan Anda paling bangga menjadi bagian dari perusahaan? Apa yang dapat saya lakukan untuk membuat Anda terus bangga akan hal ini?
• Kapan Anda merasa paling termotivasi di tempat kerja? Bagaimana kita dapat menciptakan lingkungan di mana Anda lebih sering merasakan hal ini?
• Kapan Anda merasa paling “in flow” dalam seminggu terakhir? Apa yang dapat kami lakukan untuk memberi Anda lebih banyak ruang dan waktu untuk mendukung perasaan ini?
• Apa yang ingin Anda pelajari, keterampilan apa yang perlu ditingkatkan? Dapatkah perusahaan membantu Anda dalam hal ini?
• Kapan Anda merasa perusahaan ini adalah tempat terbaik yang pernah Anda bekerja? Bagaimana caranya agar saya bisa melakukannya?

Jika semua ini tampak terlalu kotor bagi Anda, dan itu bukan gaya Anda, Anda tidak suka membicarakan emosi - saya mengerti. Cobalah memasukkan setidaknya satu atau dua pertanyaan tentang momen ketegangan atau energi ke dalam percakapan jujur ​​Anda berikutnya. Saya jamin beberapa pertanyaan ini akan memberikan banyak pencerahan tentang tingkat semangat kerja karyawan.

Dan perlu diingat bahwa tidak ada salahnya bersikap emosional. Bagaimana perasaan karyawan saat bekerja secara langsung mempengaruhi seberapa baik mereka melaksanakannya.

Akui kesalahan yang Anda lakukan

Kadang-kadang ketika Anda bertanya kepada karyawan tentang momen-momen ketegangan atau energi tertentu, pertanyaan itu saja tidak cukup untuk mendorong mereka untuk terbuka. Orang-orang sangat berhati-hati dalam mengakui atau membicarakan sesuatu yang negatif, dan mungkin diperlukan dorongan ekstra. Mengapa? Karena ada hubungan tertentu antara karyawan dan pemilik bisnis, dan Anda harus mencari cara untuk menetralisirnya.

Cara terbaik untuk mengatasi hambatan ini adalah dengan mengakui bahwa Anda merasa telah gagal dalam beberapa hal. Gunakan pertanyaan untuk menunjukkan kesalahan Anda. Misalnya, jika Anda bertanya “Apa yang bisa kami lakukan dengan lebih baik sebagai sebuah perusahaan?” dan menerima keheningan sebagai tanggapan, berbagi apa yang sedang Anda perjuangkan atau tidak Anda yakini. “Saya pikir… ini bisa lebih baik… Bagaimana menurut Anda?” Atau “Saya pikir saya bisa menjadi lebih baik dalam... Apakah Anda setuju atau tidak?” Dengan menunjukkan kerentanan, Anda memberikan keyakinan kepada karyawan bahwa masukan mereka tidak akan dianggap negatif.

Jelaskan mengapa Anda membutuhkan bantuan mereka

Salah satu hal penting yang dapat Anda lakukan untuk mendorong karyawan agar angkat bicara adalah dengan menjelaskan mengapa masukan mereka sangat berharga. Saya sering lupa melakukan ini sendiri. Namun ketika saya menjelaskan, hal ini menunjukkan kepada karyawan tersebut bahwa saya mengajukan pertanyaan bukan karena kesombongan atau keinginan untuk menetapkan batasan. Saya menjelaskan bagaimana tanggapannya mempengaruhi keberhasilan perusahaan dan kesuksesannya karir sendiri. Profesor Amy Edmondson, yang menciptakan istilah 'keamanan psikologis di tempat kerja', merekomendasikan untuk memperjelas bahwa terdapat ketidakpastian yang sangat besar di masa depan dan saling ketergantungan yang sangat besar. Dengan kata lain, karena masa depan tidak pasti dan masih banyak yang harus dipahami, pendapat dan tanggapan semua orang sangatlah penting. Misalnya, Anda dapat memberi tahu karyawan Anda sesuatu seperti ini: “Pendapat Anda sangat penting. sangat penting bagi saya, karena kami belum memahami caranya... Masih banyak hal yang belum jelas, dan kami membutuhkan tanggapan Anda untuk menyelesaikan masalah tersebut.”

Jangan bersikap defensif

Ketika seseorang menjawab pertanyaan Anda dengan jujur, Anda harus yakin untuk tidak bersikap defensif. Sikap defensif membunuh budaya keterbukaan. Dengan bersikap defensif, Anda memberi tahu karyawan Anda, “Saya sebenarnya tidak ingin mendengarnya,” dan Anda tidak akan mendapatkan jawaban jujur ​​di lain waktu. Jadi ketika seseorang menaikkan topik yang sulit, jaga dirimu. Apakah Anda menjadi gelisah dan defensif? Atau apakah Anda mendengarkan dengan tenang dan mengajukan pertanyaan yang bijaksana lebih lanjut? Reaksi Anda merupakan indikator bagi mereka apakah mereka akan merasa nyaman melakukan percakapan sulit ini di masa depan.

Kurangi bicara

Jangan mencoba membantah setiap komentar yang dilontarkan lawan bicara Anda. Jangan membuat alasan tentang betapa sibuknya Anda. Ajukan pertanyaan singkat. Mendengarkan. Ambil catatan. Ucapkan terima kasih kepada karyawan tersebut atas pesannya dan berjanjilah untuk memikirkan apa yang dia katakan. Jika Anda mendapati diri Anda berdebat, berhentilah. Ingatkan diri Anda bahwa tugas Anda adalah empati. Ini berarti Anda perlu lebih sedikit bicara. Semakin sedikit Anda mengatakannya, semakin banyak lebih banyak peluang agar seorang karyawan mengatakan yang sebenarnya kepada Anda tentang perasaannya di perusahaan.

Ini tidak mudah. Setiap kali saya melakukan percakapan empat mata, saya menjadi sedikit gugup ketika bertanya tentang momen-momen ketegangan. Dan saya selalu mengambil nafas dalam-dalam untuk menghindarinya reaksi defensif ketika karyawan menjawab saya.

Melakukan percakapan yang jujur ​​membutuhkan disiplin dan keberanian. Dan yang terpenting, hal ini memerlukan keinginan yang sungguh-sungguh untuk mengetahui kebenaran. Apa yang membuat saya mencari jawaban jujur ​​​​setiap kali dalam percakapan seperti itu adalah keyakinan bahwa gambaran obyektif dari kenyataan saat ini - bagaimana bisnis kita berkembang, apa yang karyawan kita pikirkan tentang perusahaan - adalah satu-satunya cara untuk membangun perusahaan terbaik dan menjadi pemimpin yang lebih baik. Tanpa mengetahui kebenarannya, saya menyia-nyiakan kesempatan untuk menjadikan perusahaan lebih baik dan malah mendorong karyawan yang berharga menjaga.

Melakukan percakapan yang jujur ​​dengan seorang karyawan adalah salah satu dari sedikit cara untuk menemukan kebenaran ini. Mari kita gandakan upaya kita untuk melakukan hal ini dengan baik.