Konsep dan makna informasi elektronik. Apa itu dokumen elektronik

Menurut klausul 11.1 Pasal 2 Undang-Undang Federal “Tentang Informasi, teknologi Informasi dan tentang perlindungan informasi", dokumen elektronik adalah “informasi terdokumentasi yang disajikan dalam bentuk elektronik, yaitu dalam bentuk yang sesuai untuk persepsi manusia dengan menggunakan alat elektronik komputer, serta untuk transmisi melalui jaringan informasi dan telekomunikasi atau pemrosesan di sistem Informasi».

Signifikansi hukum suatu dokumen - baik kertas maupun elektronik - ditentukan oleh isi dan tanda tangannya.

Pada saat yang sama, ketika bekerja dengan dokumen elektronik, kondisi lain harus diperhitungkan:

Semua kondisi ini harus dipenuhi jika perlu. Mari kita lihat masing-masing lebih detail.

1. Tindakan regulasi

Semua dokumen yang harus dibuat oleh organisasi ditentukan dalam peraturan: untuk faktur - , untuk dokumen utama - , perjanjian dalam KUH Perdata Federasi Rusia, dll. tindakan normatif tidak ada petunjuk langsung bahwa dokumen itu dibuat hanya di atas kertas, artinya dapat disusun dan dipajang di dalamnya dalam format elektronik.

Dokumen diserahkan kepada pihak ketiga: perusahaan anjak piutang, bank, otoritas pajak, jaksa dan otoritas pengatur lainnya. Pada saat ini tidak semua otoritas pengatur dapat menerima dan memproses dokumen elektronik. Untuk dokumen tertentu, Anda harus meminta pendapat pihak berwenang. Misalnya, mengenai nota konsinyasi (Bill of Lading), UU 402-FZ menyatakan bahwa dokumen tersebut dapat dibuat dalam bentuk elektronik, namun CTN harus diserahkan oleh pengemudi di jalan kepada polisi lalu lintas. Dan pengemudi tidak punya cara lain untuk menyajikannya kecuali di atas kertas.

2. Isi dan bentuk

Dokumen adalah informasi, dan apapun bentuk dokumen itu dibuat, dokumen itu harus memuat informasi yang sama pentingnya tentang transaksi tersebut. Ada informasi wajib (misalnya, untuk dokumen utama tercantum), yang tanpanya dokumen tersebut tidak memiliki kekuatan hukum, dan ada informasi opsional. Kewajiban tersebut ditentukan oleh undang-undang dan dijelaskan dengan sangat sederhana: agar otoritas pengatur dapat membaca dokumen tersebut dan menentukan peristiwa apa yang terjadi dalam kehidupan ekonomi mereka, mereka memerlukan informasi minimal ini. Organisasi tidak boleh menunjukkan hal lain atau menulis sesuka mereka. Inilah yang dilakukan organisasi, menciptakan formulir mereka sendiri, menambahkan kolom dan kolom mereka sendiri, saling menyepakati urutan persiapan dokumen.

3. Formatnya

Dokumen, sebagaimana disebutkan di atas, adalah informasi yang terstruktur pada suatu media. Di atas kertas, informasi ditempatkan dalam bentuk yang kita kenal (atau dalam bentuk yang disetujui oleh dokumen peraturan, seperti untuk faktur (faktur)): rincian, tabel dengan nomor, dll.

Dokumen elektronik juga mewakili informasi dan juga memiliki struktur tersendiri. Strukturnya bisa berbeda-beda, yang utama adalah informasi ini dapat dibaca oleh perangkat lunak dan diproses (misalnya, ditampilkan di layar sehingga pengguna dapat melihatnya). Formatnya mengetahui struktur informasi, panjang dan lokasi bidang. Jika formatnya bersifat universal dan diketahui banyak peserta, maka mereka semua dapat dengan mudah membaca dokumen tersebut menggunakan software yang mereka miliki.

Saat ini, Layanan Pajak Federal telah menyetujui format SF, KSF, buku pembelian dan penjualan, jurnal akuntansi SF, tindakan pengalihan pekerjaan (layanan) dan faktur. Selain itu, untuk dua dokumen utama terakhir, formatnya direkomendasikan dan tidak wajib.

Artinya SF harus dibuat hanya dalam format ini. Formatnya memberikan signifikansi hukum. Koreksi tidak dapat dilakukan pada format. Namun format dokumen utama yang direkomendasikan dapat diubah. Selain itu, dokumen utama dapat dibuat dalam format apa pun, dan hal ini tidak akan mempengaruhi signifikansi hukumnya.

4. Tata cara pemindahan

Urutan pemindahan suatu dokumen juga dapat mempengaruhi signifikansi hukumnya.

Jadi, SF elektronik (ESF) harus ditransfer dalam urutan tertentu (Pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia). Prosedur ini telah disetujui dengan Keputusan Menteri Keuangan tanggal 25 April 2011 No.50N. Kegagalan untuk melakukan pesanan ini mengakibatkan hilangnya signifikansi hukum ESF.

Namun untuk dokumen lain yang diterbitkan secara elektronik kepada pihak lawan, tidak ada persyaratan tata cara pengalihannya.

5. Tanda tangan

Tanda tangan elektronik, menurut Undang-Undang Federal 63-FZ “Tentang Tanda Tangan Elektronik”, memberikan signifikansi hukum pada dokumen elektronik.

Undang-Undang Nomor 63-FZ menyetujui dua jenis tanda tangan - sederhana dan disempurnakan. Tanda tangan sederhana memungkinkan penandatangan diidentifikasi. Untuk membuatnya, Anda tidak perlu menggunakan kriptografi dan key pair. Tanda tangan elektronik sederhana (ES) adalah informasi yang dilampirkan pada file dan menyebutkan siapa yang menandatangani dokumen tersebut. Pengguna masuk ke sistem menggunakan kata sandi masuknya dan mengirimkan file ke penerima atas namanya sendiri. Sistem mencatat pengguna, sehingga ternyata file tersebut berisi informasi tentang pengguna (tanda tangan elektronik sederhana).

Tanda tangan elektronik yang diperkuat tidak hanya mengidentifikasi penandatangan, namun juga melindungi dokumen dari perubahan. Untuk membentuk yang diperkuat tanda tangan elektronik Sarana kriptografi dan dua kunci digunakan: kunci tanda tangan elektronik dan kunci verifikasi tanda tangan digital. Diperkuat dibagi menjadi EP yang memenuhi syarat dan tidak memenuhi syarat.

Tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat (CEP) berbeda dengan tanda tangan yang tidak memenuhi syarat karena memiliki sertifikat yang memenuhi syarat, yang dikeluarkan oleh pusat sertifikasi terakreditasi (CA) dan memenuhi persyaratan tertentu. Selain itu, sarana perlindungan informasi kriptografi (CIPF) CEP harus disertifikasi oleh FSB. CEP adalah yang paling aman dari semua tanda tangan.

Undang-undang Federal No. 63-FZ menyatakan bahwa peserta interaksi elektronik dapat menggunakan tanda tangan elektronik jenis apa pun, selama tidak bertentangan. peraturan atau kesepakatan antara para peserta tersebut (Pasal 4 No. 63-FZ). Saat ini, peraturan perundang-undangan hanya memuat sedikit indikasi dokumen mana yang ditandatangani dengan apa. CEP harus ditandatangani oleh: ESF, pelaporan elektronik, daftar dokumen yang diminta, kontrak kerja dengan pekerja jarak jauh. Untuk menandatangani dokumen utama, tidak ada petunjuk jenis tanda tangan apa yang akan digunakan. Oleh karena itu, para pihak dapat memilih jenis apa pun dan menyepakatinya di antara mereka sendiri.

Secara default, Anda dapat menggunakan EPC, Anda bahkan tidak perlu membuat perjanjian tentang kesetaraan dokumen elektronik dengan dokumen kertas. EPC di tingkat Hukum Federal setara dengan tanda tangan tulisan tangan, sedangkan untuk jenis lainnya para pihak harus membuat perjanjian tersebut (klausul 2 Pasal 6 No. 63-FZ).

6. Kesepakatan para pihak

Selain harus membuat perjanjian, jika dokumen elektronik tidak ditandatangani dengan dokumen elektronik, Anda mungkin perlu membuat perjanjian tentang transisi ke EDI.

Transisi ke EDI dengan pihak lawan bersifat sukarela. Para pihak dapat menyatakan persetujuan atau penolakannya untuk bekerja dengan dokumen elektronik. Persetujuan dapat diungkapkan dalam berbagai bentuk. Misalnya secara konklusif, yaitu ketika peserta menegaskan persetujuannya melalui tindakannya. Jadi, dalam sistem, peserta menyatakan persetujuannya dengan mengirimkan permintaan untuk bekerja dengan dokumen elektronik kepada pihak lawan, yang pada gilirannya menerimanya atau tidak. Cara lain adalah dengan mendapatkan persetujuan menulis, dalam bentuk perjanjian.

Isi perjanjian ditentukan oleh para peserta sendiri.

Jika perusahaan memiliki kebutuhan untuk menentukan secara rinci interaksi spesifik dengan pihak lawan (misalnya, apa yang akan menjadi kewajiban dan tanggung jawab para pihak, dalam format apa dokumen akan dikirimkan, bagaimana dokumen akan diperbaiki, dll.), maka perusahaan tersebut lebih baik membuat kesepakatan tentang tata cara bekerja dengan dokumen elektronik.

Semua dokumen yang dikirimkan melalui Diadoc ditandatangani secara eksklusif oleh KEP. Oleh karena itu, untuk mengakui dokumen elektronik yang dikirimkan melalui Diadoc sebagai dokumen penting secara hukum, Anda tidak perlu membuat perjanjian tambahan apa pun dengan pihak lawan - Anda hanya perlu terhubung ke Diadoc dan menandatangani perjanjian lisensi dengan perusahaan SKB Kontur.

Jika para pihak ingin membuat kesepakatan peralihan ke EDI, dapat dilakukan secara tertulis atau elektronik, tetapi menandatangani EDC.

Tamara Mokeeva, ahli di bidang pengelolaan dokumen elektronik

Saat ini ada banyak cara untuk membuat salinan dokumen kertas, mengkonversi dari kertas ke format elektronik, dll. Jika hanya mesin fotokopi yang diperlukan untuk membuat salinan dokumen kertas, maka untuk mentransfer dokumen kertas ke dalamnya format elektronik Anda tidak hanya memerlukan peralatan khusus, tetapi juga perangkat lunak.

Bagaimana cara membuat versi elektronik suatu dokumen?

Untuk membuat salinan elektronik suatu dokumen, pengguna memerlukan pemindai atau MFP (perangkat multifungsi). Tentu saja, jika MFP tidak diperlukan, sebaiknya Anda tidak membelinya, karena lebih mudah menggunakan pemindai. Pertama, biayanya jauh lebih murah, dan kedua, ia akan menjalankan fungsi yang dibutuhkan pengguna, yaitu memindai dokumen dan mengubahnya menjadi format elektronik.

Untuk mengoperasikan pemindai, Anda memerlukan perangkat lunak khusus - driver. Biasanya disertakan dengan perangkat, tetapi jika tidak ada, Anda selalu dapat menemukannya di Internet. Anda dapat menggunakan program ABBY Finereader universal, yang secara langsung memindai dan mengenali teks.

Seluruh prosedur untuk mengubah dokumen kertas menjadi format elektronik hanya bergantung pada dua prosedur ini (pemindaian dan pengenalan teks). Untuk membuat salinan elektronik dokumen, Anda perlu: buka menu "Start", dan dalam daftar semua program, temukan driver untuk pemindai atau MFP, atau program ABBY Finereader dan jalankan. Setelah memulai program dan pemindai, Anda dapat membuka penutupnya dan meletakkan dokumen kertas di atasnya dengan teks menghadap ke bawah. Dokumen harus diletakkan pada permukaan pemindai serata mungkin dengan tepi permukaan kerja perangkat. Selanjutnya, Anda perlu menekan tutupnya sekencang mungkin agar cahaya tidak mengenai permukaan kerja. Jika tidak, dokumen elektronik akan menjadi terlalu terang, yaitu bagian teks yang terkena cahaya tidak akan terlihat.

Selanjutnya dalam pengaturan yang harus Anda pilih parameter optimal pemindaian, seperti warna, ukuran keluaran, resolusi keluaran, dll. Jika semuanya sudah siap, Anda dapat mengklik tombol “Pindai”. Ketika prosedur selesai, Anda harus mengklik "Pengenalan", yang dengannya teks akan diubah menjadi format elektronik, misalnya .doc, dan dokumen dapat dibuka di editor teks untuk melakukan perubahan.

Daftar dokumen yang tidak boleh dibuat di atas kertas. Beralih ke dokumen elektronik

Para juru tulis pernah menolak peralihan dari jurnal kertas ke sistem manajemen dokumen elektronik. Sekarang di sebagian besar organisasi, persetujuan internal atas dokumen sudah dilakukan di EDMS dan tidak menimbulkan kekhawatiran. Sekarang kami memiliki peluang baru yang memberi kami lebih banyak lagi lebih banyak prospek untuk beralih ke pekerjaan yang sepenuhnya “tanpa kertas”. Namun, pada saat yang sama, ketakutan baru mulai menguasai kita.

Beberapa orang mungkin merasakan perasaan tidak aman dan ragu yang tidak menyenangkan ketika membaca frasa “dokumen elektronik”. Begitu banyak pertanyaan yang langsung muncul di benak: Apakah ini dapat diandalkan? Bagaimana cara menyimpannya? Akankah pengadilan menerimanya?

Namun mengapa tidak ada orang yang menanyakan pertanyaan yang sama ketika bekerja dengan kertas, hanya karena kertas tersebut familier dan tampaknya dapat diandalkan. Meskipun undang-undang “kertas” ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan yang ditemukan. Memang benar, kerangka peraturan untuk pengelolaan dokumen elektronik juga jauh dari sempurna dan masih terdapat titik-titik lemah (blind spot), namun kerangka peraturan ini berkembang dan terus ditingkatkan, sementara undang-undang “kertas” secara bertahap menjadi usang.

Tapi apa yang harus dilakukan dengan pertanyaan kita? Kita perlu mencari jawabannya. Dokumen elektronik - simpan dan pengadilan.

Sekaranglah waktunya untuk mengikuti perkembangan dokumen elektronik, dan tidak ketinggalan jaman dengan kertas. Inilah waktunya untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan dan kekhawatiran Anda sehingga Anda tidak terjebak dalam kejar-kejaran.

Signifikansi hukum suatu dokumen elektronik

Untuk memahami dokumen mana yang dapat digunakan tanpa kertas, Anda harus mengetahui terlebih dahulu bagaimana suatu dokumen elektronik dinilai dari sudut pandang hukum.

Namun, ada dokumennya catatan personel, yang sudah dapat sepenuhnya diubah menjadi bentuk elektronik:

· jurnal pendaftaran kontrak kerja dan perubahannya;

· jurnal perintah kerja;

· Formulir T-60 (catatan perhitungan pemberian cuti kepada pegawai);

· Formulir T-61 (nota pelunasan pada saat pengakhiran (termination) kontrak kerja dengan karyawan (pemecatan));

· lembar waktu, dll.

Sedangkan untuk penyimpanan dokumen-dokumen tersebut, menurut undang-undang, dokumen elektronik disimpan dalam jangka waktu yang sama dengan dokumen kertas. Namun karena ini bukan sekadar dokumen yang, seperti dokumen kertas, dapat diambil begitu saja dari rak, persyaratan tambahan untuk menyimpan dana, menyediakan reproduksi dokumen elektronik, serta sarana verifikasi keaslian tanda tangan elektronik. Jangka waktu penyimpanan dana tersebut sama dengan jangka waktu penyimpanan dokumen.

Saat menggunakan dokumen elektronik, harus diingat bahwa dokumen tersebut harus siap untuk ditransfer oleh pihak lawan, otoritas pengatur, dan, jika perlu, otoritas kehakiman. Secara khusus, Layanan Pajak Federal memberlakukan persyaratan ketat pada format dan metode pertukaran. Pertukaran dengan rekanan lebih mudah.

Tabel di bawah ini menyajikan semua kemungkinan dokumen yang, pada saat penulisan, diterima oleh Layanan Pajak Federal (sesuai dengan perintah Layanan Pajak Federal tertanggal 29 Juni 2012 No. -7-6/465@). Dokumen dibagi menjadi dokumen yang harus dikirim secara ketat dalam format tertentu (xml) dan dokumen yang dapat dikirim dalam gambar pindaian.

Dokumen elektronik yang dihasilkan sesuai dengan format yang disetujui yang dapat diserahkan ke inspeksi dalam file xml (dokumen formal)

Dokumen elektronik dalam format apapun (atau dokumen di atas kertas), yang dapat dikirimkan untuk pemeriksaan melalui Internet dalam format grafik jpg, tif, pdf atau pgn (dokumen non-formal)

Setelah Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 18 Januari 2017 No. ММВ-7-6/16@ mulai berlaku, yang menyetujui format baru file xml untuk inventaris dokumen, menjadi mungkin untuk mengirimkan kedua file xml dan dokumen kertas berupa gambar pindaian (dalam format jpg, tif, pdf). Inventaris baru berlaku mulai 01/06/17. Dengan demikian, melalui TKS Anda tidak hanya dapat mengirimkan dokumen elektronik, tetapi juga dokumen aslinya yang dibuat di atas kertas.

Harus diingat bahwa wadah yang dikirim ke otoritas pajak mungkin secara bersamaan berisi file dengan ekstensi xml dan file yang dipindai dalam format yang sesuai.

Daftar dokumen yang diberikan pada tabel di atas sudah lengkap (saat ini) dan jika wajib pajak dimintai data lain, maka tidak bisa digunakan. akun pribadi wajib pajak, maupun sistem pengelolaan dokumen elektronik. Dalam hal ini, Anda harus menggunakan metode lain yang ditentukan dalam Pasal 93 Kode Pajak Federasi Rusia.

Alih-alih keluaran

Untuk mengikuti perkembangan zaman, Anda harus selalu berjalan, dan terkadang berlari, bergandengan tangan dengan produk baru. Dan untuk membuatnya berjalan mudah, Anda perlu menggunakan semua alat yang tersedia. DI DALAM pada kasus ini Alat yang paling penting adalah sistem pengelolaan dokumen elektronik (internal) dan layanan pertukaran elektronik yang signifikan secara hukum (eksternal). Vendor dan operator selalu mengikuti perkembangan undang-undang dan teknologi, serta dapat memberi saran dan membantu Anda mengatur pekerjaan Anda dengan dokumen elektronik dengan benar.

Sebelum mendaftar yang ada jenis dokumen elektronik, mari kita lihat definisinya.

Apa yang dimaksud dengan dokumen elektronik tertulis dalam Undang-Undang Federal No. 149-FZ tanggal 27 Juli 2006 “Tentang informasi, teknologi informasi, dan perlindungan informasi.” Ini adalah informasi terdokumentasi yang disajikan dalam bentuk elektronik, yaitu dalam bentuk yang sesuai untuk persepsi manusia dengan menggunakan komputer elektronik, serta untuk transmisi melalui jaringan informasi dan telekomunikasi atau pemrosesan dalam sistem informasi.

Jenis dokumen elektronik

Ada lebih dari satu klasifikasi yang membedakan tertentu jenis dokumen elektronik. Mari kita lihat yang paling umum.

Berdasarkan jenis konten. Paling sering, dokumen elektronik diklasifikasikan berdasarkan kriteria jenis konten. Dalam hal ini, alokasikan teks, grafik, animasi, suara, multimedia file.

Menurut ketersediaan. Tergantung pada tingkat aksesibilitas, dokumen elektronik dapat berupa membuka Dan tersembunyi. Dokumen elektronik terbuka bersifat publik, dapat diakses oleh banyak orang, karena tidak mengandung rahasia apa pun. Biasanya seperti inilah informasi di situs web, perjanjian lisensi, daftar harga, dll. Dokumen elektronik tersembunyi hanya dapat dilihat oleh sejumlah orang terbatas, karena berisi informasi rahasia, terkadang merupakan rahasia komersial atau bahkan negara.

Berdasarkan adanya tanda tangan elektronik. Semua dokumen elektronik dapat dibagi menjadi ditandatangani secara elektronik dan tidak ditandatangani. Anda mungkin tahu bahwa berkat tanda tangan elektronik (selanjutnya disebut ES), Anda dapat mengidentifikasi orang yang menandatangani dokumen elektronik tersebut. Oleh karena itu, penulisnya dapat ditentukan. Selain itu, tanda tangan elektronik menjamin integritas dan kekekalan dokumen elektronik.

Klasifikasi dokumen elektronik menurut industri juga terjadi, apalagi saat ini pengelolaan dokumen elektronik mencakup lebih banyak bidang aktivitas kami. Setiap industri menggunakan dokumen yang diterima secara umum dan khusus. Misalnya, dalam ritel - faktur, tindakan pekerjaan yang telah selesai, faktur TORG-12, tindakan perbedaan yang ditetapkan TORG-2, faktur penyesuaian. Di kompleks penjualan energi terdapat data primer yang sama ditambah laporan rekonsiliasi, faktur pembayaran, dll.

Jenis dokumen elektronik akuntansi

Paling sering, perusahaan bertukar dokumen utama. Mari kita lihat lebih dekat jenis-jenis primer:

• Faktur, menurut paragraf 1 Seni. 169 bagian kedua Kode Pajak Federasi Rusia, dapat dikompilasi dan diposting dalam bentuk elektronik. Sesuai dengan Perintah Layanan Pajak Federal tertanggal 03/05/2012 N -7-6/138@, faktur elektronik (selanjutnya disebut ESF) harus mematuhi format .XML. Jika ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang berwenang, ESF memperoleh signifikansi hukum.

  Informasi rinci Anda dapat menemukan informasi tentang penggunaan faktur elektronik, pertukarannya antar rekanan, dan seluk-beluk peraturan dalam publikasi “Faktur elektronik. Petunjuk Penggunaan".

• Sertifikat pekerjaan yang telah selesai (layanan) Sampai saat ini, tidak ada format elektronik wajib. Ada format yang disarankan untuk digunakan – .XML. Terlepas dari kenyataan bahwa undang-undang tidak mengatur prosedur khusus untuk bekerja dengan tindakan elektronik, pertukaran data jenis dokumen elektronik itu mungkin tanpa bantuan operator.

  Gunakan format apa pun yang nyaman bagi Anda - misalnya, .PDF. Namun, ada nuansa penting: jika Layanan Pajak Federal menerima klaim dalam bentuk elektronik, maka Anda harus menyerahkan tindakan pekerjaan yang dilakukan dalam format .XML.

• Nota konsinyasi (TORG-12) dalam bentuk elektronik juga semakin banyak digunakan. Biasanya dikompilasi dalam salah satu dari tiga format - .XML, .JPG atau .TIF. Dalam hal ini, organisasi dapat mengembangkan sendiri bentuk nota konsinyasi. Tetapi syarat utama harus dipenuhi: sejumlah rincian harus tercermin dalam dokumen (nama produk dan kuantitasnya, PPN dan jumlah PPN, dll.). Anda dapat membaca lebih lanjut tentang ini di materi kami “Catatan konsinyasi elektronik”.

Meringkas hal di atas, saya ingin mencatat sekali lagi:

Dokumen elektronik telah merambah ke berbagai bidang kegiatan

Dengan hadirnya dokumen elektronik, kehidupan masyarakat menjadi lebih mudah terutama dalam aktivitas pekerjaannya. Pembuatan dokumen elektronik membutuhkan waktu lebih sedikit, lebih mudah untuk disimpan dan dicari informasi yang perlu, disajikan secara digital, hanya membutuhkan waktu beberapa menit. Singkatnya, dokumen elektronik memiliki banyak keuntungan, dan saat ini orang yang bekerja paling banyak daerah yang berbeda– dari akuntansi hingga perdagangan, dari perusahaan penjualan energi hingga asuransi. Yang penting jangan bingung, karena seiring berjalannya waktu jenis dokumen elektronik semakin banyak, dan negara memiliki persyaratan ketat untuk pelaksanaan beberapa di antaranya (misalnya, faktur).

Andriyanova Karina Vladimirovna
Institut Kemerovo (cabang) RGTEU, Kemerovo

Dengan komputerisasi massal, munculnya teknologi yang lebih maju dan perangkat lunak muncul peluang nyata transisi ke apa yang disebut pekerjaan kantor “tanpa kertas”, yang didasarkan pada “dokumen elektronik” - dokumen dengan karakteristik baru, berbeda dari tradisional.

Sejarah munculnya konsep “dokumen elektronik” dimulai pada tahun 1970-an di Uni Soviet dengan istilah “dokumen yang dapat dibaca mesin”. GOST 6.10.4-84, yang dikeluarkan pada tahun 1984, menetapkan fakta bahwa dokumentasi tentang media baru tersedia di lingkungan dokumenter. Dokumen yang dapat dibaca mesin dipahami sebagai “dokumen yang cocok untuk membaca otomatis informasi yang terkandung di dalamnya.”

GOST 6.10.1-88 berisi empat definisi yang berkaitan dengan dokumen yang dapat dibaca mesin: dokumen berorientasi mesin, dokumen pada media mesin, dokumen pada media magnetik mesin (pita magnetik, disk magnetik) dan diagram mesin. Ciri khas dokumen-dokumen tersebut hanya saja harus sesuai untuk diproses di komputer, atau dibuat menggunakan teknologi komputer, tetapi rinciannya dibuat sesuai urutan yang ditetapkan untuk semua dokumen.

Penafsiran yang sedikit berbeda tentang dokumen yang dapat dibaca mesin diberikan dalam GSDO (2.3.3.1) 1991: ini dipahami sebagai “dokumen yang cocok untuk membaca otomatis informasi yang terkandung di dalamnya.” Menurut M.V. Larina, kesalahan definisi ini terletak pada melebih-lebihkan kemampuan teknologi membaca informasi secara otomatis. Bahkan saat ini, dengan kemajuan pesat teknologi komputer, hal ini tidak selalu dapat dilakukan tanpa campur tangan manusia.

Dalam peraturan perundang-undangan modern, terdapat beberapa definisi tentang konsep “dokumen elektronik”:

1) Dokumen elektronik - dokumen pada media yang dapat dibaca mesin, yang penggunaannya memerlukan teknologi komputer (klausul 3.1 GOST 7.83-2001).

2) Dokumen elektronik merupakan objek informasi yang terdiri dari dua bagian:

Rincian yang memuat atribut pengenal (nama, waktu dan tempat pembuatan, informasi tentang penulis, dll.) dan tanda tangan digital elektronik;

Jika perlu, dokumen elektronik dapat dibeli berbagai bentuk tampilan visual: di layar atau kertas (R 50.1.031-2001).

3) Dokumen elektronik - dokumen yang informasinya disajikan dalam bentuk digital elektronik. DI DALAM definisi ini esensi dari dokumen elektronik tidak didefinisikan dengan cara apa pun: jika Anda mengikuti definisi ini, maka informasi apa pun dalam bentuk elektronik akan dianggap sebagai dokumen elektronik.

4) Dokumen elektronik" adalah informasi terdokumentasi yang disajikan dalam bentuk elektronik, yaitu dalam bentuk yang sesuai untuk persepsi manusia dengan menggunakan komputer elektronik, serta transmisi melalui jaringan informasi dan telekomunikasi atau pemrosesan dalam sistem informasi.

5) Dokumen elektronik - informasi dalam bentuk elektronik, ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat, setara dengan dokumen di atas kertas, ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan, kecuali undang-undang atau peraturan federal yang diadopsi sesuai dengannya menetapkan persyaratan perlunya penyusunan sebuah dokumen secara eksklusif di atas kertas.

Definisi terbaru terkandung dalam Undang-Undang Federal No. 63-FZ tanggal 6 April 2011 “Tentang Tanda Tangan Elektronik”. Ini adalah yang paling sukses, karena menegaskan adanya formulir elektronik dan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat.
Beragamnya definisi hukum disebabkan oleh belum adanya kesatuan undang-undang tentang dokumen elektronik.

Pada tahun 2005, upaya dilakukan untuk membuat undang-undang semacam itu. GD Majelis Federal Federasi Rusia memperkenalkan proyek tersebut hukum federal No.159016-4 “Pada dokumen elektronik”. RUU tersebut bertujuan untuk mendefinisikan rezim hukum suatu dokumen elektronik, termasuk menetapkan persyaratan untuk menjamin keamanan dokumen elektronik, serta untuk memberikan kekuatan hukum. RUU tersebut tidak didukung oleh Pemerintah Federasi Rusia. Ketentuan proyek memerlukan klarifikasi, yang sebagian besar menduplikasi Undang-Undang Federal 10 Januari 2002 No. 1-FZ “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik”. Saat ini proyek alternatif Tidak ada tindakan yang bertujuan untuk menetapkan rezim hukum dokumen elektronik.

Oleh karena itu masalahnya peraturan hukum rezim tidak menerima solusi legislatif.
Perlu dicatat bahwa ada hal yang signifikan Pengalaman asing peraturan hukum hubungan Masyarakat di bidang dokumen elektronik Saat ini, undang-undang tentang dokumen elektronik berlaku di Republik Armenia, Republik Belarus, Moldova, Uzbekistan, dan Kazakhstan. Undang-undang Republik Belarus tanggal 28 Desember 2009 No. 113-3 “Tentang Dokumen Elektronik dan Tanda Tangan Digital Elektronik” memperkenalkan konsep seperti “salinan dokumen elektronik” dan integritas dokumen elektronik. Menurut Pasal 17 Undang-undang, dokumen elektronik terdiri dari dua bagian yang tidak terpisahkan, yaitu umum dan khusus. Bagian umum dokumen elektronik terdiri dari informasi-informasi yang menjadi isi dokumen tersebut. Bagian khusus dari dokumen elektronik terdiri dari satu atau lebih tanda tangan digital elektronik, dan dapat juga berisi data tambahan yang diperlukan untuk memverifikasi tanda tangan digital elektronik dan mengidentifikasi dokumen elektronik, yang ditetapkan oleh peraturan teknis.

Para ilmuwan sedang mempelajari masalah ini, menawarkan definisi mereka tentang konsep "dokumen elektronik". Konsep-konsep tersebut serupa dengan konsep-konsep yang diusulkan dalam undang-undang modern atau berbeda dari konsep-konsep tersebut. Misalnya, A.I. Zemskov memberikan definisi dokumen elektronik yang identik dengan yang terkandung dalam klausul 3.1 GOST 7.83 - 2001: “serangkaian informasi yang lengkap isinya, direkam dengan cara yang dapat dibaca mesin pada media yang dapat dibaca mesin.” Pemahaman tentang dokumen elektronik seperti ini tidak dapat diterima, karena hanya menunjukkan fakta keberadaan dokumen tersebut, tanpa menunjukkan rinciannya, aturan pelaksanaan yang ditetapkan, atau adanya tanda tangan digital elektronik.

DALAM DAN. Tikhonov percaya bahwa “dokumen elektronik adalah data elektronik yang berisi atribut dan rincian yang memungkinkannya diidentifikasi.” Oleh karena itu, ia menekankan perlunya dokumen tersebut memiliki rincian, tanda tangan digital elektronik, yang tentunya memiliki makna positif.
M N. Kostomarov membantah semua definisi yang diajukan, percaya bahwa esensi dari fenomena ini paling akurat tercermin dalam istilah "bentuk dokumen elektronik", dan "dokumen elektronik" hanyalah keadaan perantara, bentuk sementara menyimpan elemen-elemen yang membentuk suatu dokumen dalam memori komputer.

Oleh karena itu, dengan beragamnya pendapat tentang konsep “dokumen elektronik”, tidak ada definisi tunggal atas fenomena ini baik dalam dunia ilmiah maupun dalam peraturan perundang-undangan modern. Konsep ideal harus mencerminkan kehadiran wajib detail dan tanda tangan. Konsep “dokumen elektronik” tidak boleh mengandung frasa yang tidak dapat dipahami seperti “sesuai untuk persepsi manusia”. Dokumen elektronik adalah suatu bentuk elektronik untuk mengungkapkan informasi yang berisi rincian dan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat.

Jadi, pengesahan undang-undang atas dokumen elektronik merupakan salah satu bidang pembangunan saat ini peraturan perundang-undangan memastikan signifikansi hukum dokumen elektronik, memungkinkan penghapusan pembatasan dan penghapusan hambatan dalam penggunaan dokumen elektronik, ditetapkan rezim hukum dokumen data, dan, terakhir, mengusulkan konsep terpadu “dokumen elektronik”.