Seperti apa surat bisnis itu? Cara menulis dan memformat surat bisnis dengan benar

Pada prinsipnya, pertanyaan tentang bagaimana dan dengan cara apa dapat dibuat dan dikirim tidak boleh muncul. Namun, tidak semua orang siap untuk segera memulai tugas ini jika menyangkut surat resmi, terutama jika penulis surat mengharapkan tanggapan. Aku akan membukanya untukmu rahasia kecil korespondensi bisnis, semakin ketat karakter dan gaya suratnya, semakin besar peluang mendapat tanggapan dari penerimanya. Dalam pelajaran ini, saya akan memberikan beberapa contoh email yang akan membantu pengguna menentukan gaya mereka sendiri dan kemudian menulis pesan dengan cara yang paling kompeten.

Pertama, kita perlu memutuskan sifat surat yang akan kita buat. Saya membagi semua email keluar menjadi tiga jenis utama:

• Penawaran bisnis
• Penyelidikan bisnis
• Alamat ramah

Oleh karena itu, untuk ketiga jenis tersebut saya memiliki template blank, keduanya dalam bentuk sederhana file teks, dan dalam bentuk template yang disesuaikan dengan spesifik pengirim surat. Mari kita beralih ke masing-masing secara berurutan.

Penawaran bisnis

Halo (Selamat siang), [nama orang yang dituju]!

Dianjurkan untuk mencantumkan nama dalam surat apa pun saat berkomunikasi, karena alamat pribadi membuat seseorang dalam suasana hati yang bersahabat. Namun, jika Anda masih belum bisa menemukan namanya, template ucapan saja sudah cukup.

Izinkan saya memperkenalkan kepada Anda layanan baru (produk baru) dari perusahaan kami [nama perusahaan].

Izinkan saya menawarkan kerjasama di bidang [nama bidang kegiatan].

Selanjutnya, jelaskan secara singkat keunggulan proposal Anda dalam hal harga atau karakteristik kualitas. Hal utama adalah jangan berlebihan. Teks berukuran megabita, dan bahkan dilengkapi dengan gambar-gambar cerah dan tidak berarti, hanya membuat orang takut. Jika penerima surat tertarik dengan tawaran Anda sejak awal, dia pasti akan menghubungi Anda untuk informasi tambahan.

Jika Anda serius tertarik orang-orang yang diperlukan menghubungi Anda saat pertama kali Anda menghubungi kami, masuk akal untuk memikirkan aksesibilitas tidak hanya melalui email. Merupakan ide bagus untuk membuat akun di layanan seperti ICQ danSkype. Terkadang lebih mudah bagi seseorang untuk menghubungi Anda melalui telepon biasa, jika, tentu saja, Anda dengan hati-hati meninggalkan nomor tersebut di tanda tangan Anda.

Mengapa Anda perlu menduplikasi alamat email Anda sendiri di tanda tangan, Anda bertanya, apakah itu diteruskan secara otomatis server surat. Aturannya di sini adalah bahwa informasi berlebihan dalam korespondensi bisnis tidak pernah diperlukan. Mari kita bayangkan situasi di mana surat Anda diterima oleh seseorang yang mungkin tidak tertarik dengan tawaran tersebut, atau yang tidak kompeten untuk menanggapinya dengan benar. Ini meneruskan pesan yang diterima ke pengguna lain, tetapi karena alasan tertentu, informasi tentang pengirim sebenarnya hilang dari data yang ditambahkan secara otomatis, sehingga sulit untuk menghubungi Anda. Namun, melihat tanda tangan saja sudah cukup untuk menentukan penulis surat dan kontak yang diperlukan.

Penyelidikan bisnis

Halo selamat sore)!

Atau, jika nama penerima diketahui, maka (Yang terhormat, [Nama, Patronimik])!

Harap memberikan informasi tentang produk (layanan) [nama produk/layanan] dengan deskripsi spesifikasi lengkap dan kualitas kompetitif.

Berdasarkan Hukum Federal RF [nomor dan tanggal dokumen], harap berikan informasi [jelaskan data yang diperlukan untuk memperoleh].

Anda juga dapat menghubungi manajemen layanan tertentu di Internet jika hak Anda dilanggar.

Sehubungan dengan pelanggaran klausul [nomor klausul dalam perjanjian pengguna] perjanjian pengguna, yaitu: “[kutipan teks lengkap bernama titik]”, Saya meminta Anda untuk melakukan penyelidikan dan mengambil sanksi yang sesuai terhadap pelakunya [bertanggung jawab (jika yang sedang kita bicarakan tentang karyawan layanan)] orang [situs (nama situs)]. Silakan laporkan hasil pemeriksaan dan sanksi yang dikenakan ke [alamat email Anda sendiri].

Alamat ramah

Salam (Selamat siang) (Halo), [nama orang]!

Saat Anda pertama kali menghubungi kami dengan ramah, indikator yang baik adalah kelengkapan pesan teks Anda. Teks yang ditulis dengan benar dan banyak akan menunjukkan minat Anda yang tinggi untuk menghubungi orang yang tepat dan akan membangkitkan keinginan untuk memberikan tanggapan. Jangan lupa untuk membuka percakapan dengan beberapa pertanyaan awal.

Contoh email

(korespondensi elektronik)

Surat penawaran kerjasama

Perihal : Proposal kerjasama.
Data: 20.05.0216
Dari: [dilindungi email]
Ke: [dilindungi email]

Ketua Dewan
Persatuan Produsen produk beralkohol
Dobrov D.E.

Dmitry Evgenievich yang terhormat!

Persatuan Produsen Alkohol (UPAP) adalah asosiasi pemimpin industri terkemuka di industri alkohol dalam negeri. Kerja aktif yang dilakukan oleh organisasi Anda sehubungan dengan penciptaan pasar yang beradab untuk produk-produk beralkohol dan minuman keras di Federasi Rusia patut dihormati.

Tentu saja kepedulian terhadap mutu dan keamanan produk manufaktur menjadi salah satu prioritas SPAP, dan pesertanya adalah produsen yang teliti dan sangat memperhatikan aspek tersebut.

AIG adalah salah satu lembaga asuransi terbesar di dunia. Perusahaan internasional ini telah berkecimpung di pasar asuransi selama 90 tahun dan memiliki kantor di 160 negara. divisi Rusia Perusahaan telah beroperasi selama lebih dari 15 tahun.

Kerjasama dengan produsen makanan dan minuman adalah arah prioritas perusahaan kita. Dipandu oleh pengalaman internasional AIG selama bertahun-tahun di Rusia, program asuransi unik untuk perusahaan industri alkohol dikembangkan (asuransi pertanggungjawaban produk dan penarikan produk dari pasar).

Kami yakin program ini berpotensi menarik minat peserta SPAP, karena Produk seperti alkohol memerlukan pendekatan khusus terhadap kualitas bahan baku, kemasan dan keamanan bagi konsumen.

Berdasarkan hal di atas, kami mengundang Anda untuk mendiskusikan potensi kerja sama di bidang ini.

Kami akan berterima kasih atas Anda penilaian profesional kerja sama tersebut dan meminta Anda untuk menetapkan prosedur untuk interaksi lebih lanjut antara perusahaan kami. Kami siap mempertimbangkan setiap usulan Anda mengenai format kerja sama.

Sungguh-sungguh,

Andreev Pavel

Wakil Presiden AIG
Telp: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[dilindungi email]

Surat undangan

Perihal: Undangan seminar
Data: 25/06/2016
Dari: Anna Simonova
Kepada: xxx-xxx-xxx

Mitra yang terhormat,

17 Maret 2016 Kami mengundang Anda untuk mengikuti seminar tentang bangunan program internasional asuransi yang akan diadakan khusus untuk mitra AIG Mark Goldenberg- Penasihat Regional untuk Program Asuransi Internasional AIG.

Mark datang ke Rusia khusus untuk mengadakan serangkaian acara pelatihan, karena ia memiliki pengalaman paling luas dalam mengasuransikan perusahaan multinasional.

Mengingat pengalaman saat ini dalam menawarkan program internasional untuk klien Rusia dengan kehadiran internasional, saya yakin seminar ini akan sangat menarik dan akan menjawab banyak pertanyaan di bidang ini.

Saya lampirkan undangan dan acara seminarnya.

Saya meminta Anda untuk meneruskan undangan ini kepada rekan-rekan yang tertarik dengan topik ini.

Pendaftaran dilakukan dengan membalas surat ini. Partisipasinya gratis, jumlah tempat terbatas.

Alamat seminar: Rusia, 125315, Moskow, Leningradsky Prospekt, 72, gedung 2, lantai 3

Kami akan senang melihat Anda!

Sungguh-sungguh,

Anna Simonova

Kepala program pelatihan
AIG
Telp: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[dilindungi email]

Surat permintaan untuk mengadakan pertemuan

Subyek: Mengorganisir pertemuan dengan Elena Firsova
Data: 25/06/2016
Dari: Cherkesov Ilya
Kepada: Ivanova Galina

Galina Nikolaevna yang terhormat!

Jika tawaran Anda valid, minggu depan (dari 6 Juni hingga 10 Juni) saya bisa datang kapan saja sesuai keinginan Elena Petrovna.

Saya akan sangat berterima kasih jika Anda memberi tahu saya tentang keputusan Nona Firsova.

Sungguh-sungguh,

Vadim Tatarenko

Manajer perusahaan AIG

[dilindungi email]

Surat permintaan kontak

Subyek: Nomor telepon Elena Firsova
Data: 25/06/2016
Dari: Cherkesov Ilya
Kepada: Ivanova Galina

Galina Nikolaevna yang terhormat!

Sekali lagi terima kasih atas pertemuan dan percakapan konstruktif.

Saya akan sangat berterima kasih jika Anda mengirimkannya ke alamat yang ditentukan atau memberi tahu saya melalui telepon.

Terima kasih sebelumnya!

Sungguh-sungguh,

Vadim Tatarenko

Manajer Perusahaan AIG
Telp.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[dilindungi email]

Surat tanggapan terhadap surat agresif dari klien

Surat agresif dari klien:

Subjek: Kamu benar-benar gila!
Data: 20/02/2016
Dari: Andrey Petrov
Ke: [dilindungi email]

Bagaimana saya bisa mendapatkan kembali uang yang saya bayarkan untuk layanan sialan Anda. Saya lebih suka membelanjakannya untuk hal lain selain sistem pornografi Anda. Gunakan servis.tutu.net sialan Anda sendiri.

Andrey Petrov

Membalas surat klien yang agresif

Perihal: Tentang pengembalian dana dan solusi untuk masalah ini! Data: 20/02/2016 Dari: [dilindungi email] Kepada: Andrey Petrov	ALGORITMA KERJA DENGAN SURAT PENOLAKAN
Halo Andrey!
Jika saya memahami Anda dengan benar, Anda tidak puas dengan pekerjaan layanan kami dan Anda ingin mendapatkan uang Anda kembali.	2. Mengklarifikasi dengan penerima mengenai pemahaman kami mengenai permintaan/klaim/pertanyaan. Hal ini terutama diperlukan jika surat yang dituju kacau dan sulit memahami inti masalahnya.
Saya akan memberi tahu Anda bagaimana hal ini dapat dilakukan. Menurut pasal 2.4. Perjanjian, jika Anda tidak berencana menggunakan layanan kami di masa mendatang, kami dapat mengembalikannya kepada Anda uang tunai. Untuk melakukan ini, kirimkan saya aplikasi resmi (formulir terlampir). Setelah kami menerimanya, kami akan memulai prosedur pengembalian. Secara umum, ini akan berlangsung tidak lebih dari tiga hari. Jika ada jawaban saya yang memerlukan klarifikasi tambahan, silakan tulis atau telepon - saya pasti akan menjawab Anda.	3. Memberikan informasi yang sangat jelas dan lengkap kepada penerima tentang masalah yang menarik minatnya.
Andrey, sama seperti Anda, saya merasa tidak nyaman dengan situasi ini, sehingga Anda siap berhenti berinteraksi dengan kami. Saya pikir kami dan Anda adalah pihak yang dirugikan dalam kasus ini: kami kehilangan klien, dan Anda kehilangan kesempatan untuk menggunakan layanan kami (saya jamin, layanan ini cukup nyaman dan efektif!). Jika Anda bersedia meluangkan waktu untuk menyelesaikan situasi, tuliskan kepada saya apa yang terjadi sehingga Anda memerlukan pengembalian dana. Kami akan memahami alasannya dan membantu Anda menjadikan penggunaan layanan kami senyaman dan seefektif mungkin untuk Anda.	4. Komentar dan aspek emosional.
P.S. Satu-satunya permintaan: mari berkomunikasi dalam kerangka kosakata normatif.	5. Dengan menggunakan catatan tambahan, ungkapkan sikap Anda terhadap penggunaan gaya penulisan yang salah oleh penerima.
Sungguh-sungguh, Elena Ivashchenko Manajer pelayanan pelanggan CJSC "Standar Layanan" Telp: 8-999-111-22-33

Klise untuk menyatakan permintaan untuk tidak menggunakan kata-kata kotor dalam korespondensi:
Harap mencoba untuk tidak menggunakan bahasa yang tidak pantas. Hal ini tidak memberikan kontribusi terhadap solusi konstruktif terhadap masalah ini.
Kami informasikan kepada Anda bahwa kami berhak untuk tidak menanggapi surat yang berisi bahasa vulgar atau kasar yang ditujukan kepada perusahaan atau personelnya.

Surat penolakan

Surat klien

Selamat siang, Andrey!

Saya menulis kepada Anda dengan permintaan resmi.

Persediaan perusahaan kami peralatan Industri, serta suku cadang untuk perusahaan industri makanan. Sejak 2010 kami telah menjadi pelanggan tetap Anda.

Kami berterima kasih sebelumnya atas pengertian dan dukungan Anda!

Sungguh-sungguh,

Direktur Pemasaran

CJSC "Pishcheprom"

Roman Petrenko

Telp: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[dilindungi email]

Contoh 1. Surat penolakan atas permintaan klien

	ALGORITMA KERJA DENGAN SURAT PENOLAKAN
Roman Petrovich yang terhormat!	1. Memanggil dengan nama merupakan tanda perhatian terhadap lawan bicara. Membantu menghindari ketidakberwajahan.
Kami mengucapkan terima kasih yang tulus kepada Anda atas kerja sama jangka panjang Anda dengan perusahaan kami.	2. Terima kasih telah bekerja dengan perusahaan (atau hanya untuk suratnya).
Saat ini diskon perusahaan Anda adalah 10%. Selama 12 bulan terakhir, perusahaan Anda telah memesan layanan untuk... rubel Ambang batas diskon selanjutnya adalah…. rubel Diskon 15% akan berlaku darinya. Ketika Anda mencapai ambang batas ini, diskon Anda akan meningkat secara otomatis.	3. Sebutkan alasan spesifik yang tidak memungkinkan Anda untuk memenuhi permintaan tersebut (gunakan riwayat masalah, nomor, tenggat waktu, prosedur).
Jika Anda memutuskan untuk menggunakan layanan pembayaran yang ditangguhkan, silakan hubungi Irina Mikhailova (tel.: 495-777-89-21; [dilindungi email] ).	4. Nyatakan pemahaman Anda bahwa pokok permohonan itu sangat penting. 5. Penawaran solusi alternatif, jika memungkinkan.
	6. Nyatakan harapan Anda untuk kelanjutan kemitraan.
Sungguh-sungguh, Andrey Ivanov

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Contoh 2

Perihal : Tentang pemutusan kerjasama
Data: 20/03/2016
Dari: [dilindungi email]
Kepada: Petrenko Ivan

Ivan Nikolaevich yang terhormat!

Kami senang bisa bekerja sama dengan perusahaan Anda selama 7 tahun. Kami selalu puas dengan tingkat pelayanan dan kualitas produk yang baik. Namun, untuk Tahun lalu sejumlah insiden terjadi, seperti: pelanggaran rutin terhadap tenggat waktu pengiriman, kualitas barang yang tidak memuaskan, sikap karyawan perusahaan Anda yang salah terhadap situasi tersebut. Akibat semua ini, interaksi kami menemui jalan buntu.

Dalam hal ini, sayangnya kami terpaksa mengakhiri kerja sama dengan Anda setelah berakhirnya kontrak. Terima kasih atas pengabdiannya selama bertahun-tahun.

Sungguh-sungguh,

Direktur
LLC "Makulatura"

Malakhov Gennady Viktorovich
Telp: 8-945-xxx-xx-xx
[dilindungi email]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

Contoh 3

Perihal: Penolakan untuk membayar kompensasi
Data: 20/06/2015
Dari: aig.ru
Kepada: Evgeniy Knysh

Eugene sayang!

Terima kasih atas kerja sama jangka panjang Anda dengan perusahaan kami!

Kami menyesal, kami terpaksa menolak membayar Anda kompensasi yang diperlukan sebesar... rubel.

Pada saat ini Perusahaan telah menetapkan prosedur berbeda untuk mengambil keputusan mengenai kompensasi asuransi, yang telah berulang kali diberitahukan kepada Anda.
(Lihat terlampir untuk salinan peringatan ini.)

Selain itu, Anda menentukan pernyataan klaim klaim No. 4-6 tidak dapat diasuransikan, karena klausul 12.1-12.2 Perjanjian dilanggar.

Kami memahami situasi Anda dengan baik dan, jika Anda ingin menghindari preseden serupa di masa depan, kami menawarkan untuk membuat perjanjian tambahan dengan perusahaan kami yang memungkinkan Anda mengkompensasi kerugian yang terkait dengan risiko bisnis serupa dengan Anda. (Lihat perjanjian tambahan di lampiran)

Kami berharap atas pengertian Anda dan kerja sama yang berkelanjutan!

Sungguh-sungguh,

Manajer AIG

Tuchkov Vladimir
Telp: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[dilindungi email]

Surat tanggapan terhadap keluhan yang beralasan

Perihal: Tanggapan terhadap pengaduan.
Data: 12/05/2016
Dari: [dilindungi email]
Kepada: Anna Kolesnikova

Anna sayang!

Atas nama seluruh tim pabrik kami, saya ingin menyampaikan penyesalan yang tulus dan meminta maaf atas situasi saat ini.

Pabrik kami telah bekerja secara stabil dan efisien di pasar penjahitan dan perbaikan pakaian selama bertahun-tahun.

Situasi Anda termasuk dalam kasus yang jarang terjadi, yang disebabkan oleh apa yang disebut faktor manusia.

Kami melakukan penyelidikan, dan mereka yang bertanggung jawab atas pelanggaran tenggat waktu dan kekasaran akan dihukum. Sesuai perintah pabrik tertanggal 13 April 2016 No.78/2, mandor shift V.V.Volkova ditegur, pemotong A.P.Gusev dipindahkan sebagai penjahit ke tim menjahit pakaian luar pria.

Pemerintah telah mengambil tindakan segera untuk memenuhi pesanan Anda. Dia akan siap 15.05.2016. Kapan saja nyaman bagi Anda, kurir akan mengirimkannya ke alamat yang Anda tentukan.

Percayalah, kami sama tidak senangnya dengan situasi saat ini seperti Anda!

Bagian integral dan penting dari korespondensi bisnis modern adalah surat permintaan. Contoh dan contoh kata-kata yang disajikan dalam artikel, serta aturan penulisan yang ditunjukkan, akan membantu Anda menyusun teks yang diperlukan dengan benar dan memformatnya sesuai dengan kebiasaan pekerjaan kantor. Kami menawarkan Anda panduan langkah demi langkah untuk menulis permohonan jenis ini.

Informasi Umum

Surat permintaan relevan jika penulisnya perlu memperoleh informasi, dokumen, melakukan transaksi, atau tindakan bisnis lainnya dari orang lain. Itu dapat dikirim ke orang tertentu (manajer, direktur, kepala departemen, dll.) atau ke seluruh organisasi secara keseluruhan. Permintaan bantuan Anda harus mematuhi aturan yang berlaku umum dalam korespondensi bisnis.

Surat adalah wajah sebuah perusahaan; bahkan hal-hal kecil pun penting. Cetak pada kop surat perusahaan yang ditandatangani oleh yang berwenang dan dibubuhi stempel (bila ada). Bertanggung jawablah dalam memilih font, ukurannya dan penempatan teks pada halaman. Jangan abaikan margin, garis merah, dan paragraf. Seringkali kesan pertama terbentuk hanya dengan melihat sebuah dokumen.

Langkah 1: Menentukan penerima

Jika Anda menulis surat impersonal ke perusahaan tertentu, kemungkinan besar surat itu akan dikirim ke resepsionis atau kantor, lalu ke manajer dan, akhirnya, ke pelaksana langsung. Tunjukkan nama lengkap organisasi yang benar di "tajuk" teks; yang terbaik adalah menambahkan alamat resmi juga.

Seperti disebutkan di atas, pilihan terbaik adalah menunjukkan penerima tertentu, yaitu permintaan bantuan yang ditujukan secara pribadi. Selalu mencoba untuk memanggil diri Anda dengan nama depan dan belakang Anda. Misalnya, “Alexander Viktorovich yang terhormat!” atau “Tuan Schwartz yang terhormat!” Dengan cara ini, pertama, Anda akan mengungkapkan rasa hormat Anda kepada orang tersebut, dan kedua, permintaan yang ditujukan kepada orang tertentu membebankan kepadanya kewajiban tertentu, tanggung jawab atas pertimbangan dan pelaksanaannya.

Dalam beberapa situasi, adalah logis untuk menggunakan sekelompok orang, tim tertentu atau bagian darinya sebagai penerima. Hal ini juga relevan jika surat permintaan dikirim ke beberapa alamat. Gunakan kata-kata seperti: “Rekan-rekan yang terhormat!”, “Akuntan yang terhormat!” dll.

Tahap 2: Pujian

Ada baiknya jika surat permintaan resmi memuat pujian terhadap penerimanya. Dengan melakukan ini, Anda sepertinya menjawab pertanyaan alaminya: “Mengapa Anda menanyakan pertanyaan ini kepada saya?” Anda dapat mencatat kelebihan dan kualitas pribadi seseorang di masa lalu, status perusahaan, dll. Gunakan rumusan berikut secara khusus: “Perusahaan Anda adalah pemasok terkemuka…”, “Anda telah membantu banyak orang dalam memecahkan masalah kompleks di bidang ini…”, “Organisasi Anda adalah pakar pasar terkemuka di bidangnya. ..”, dll. Jangan lupa bahwa pujian pantas datang ketika surat permintaan (contoh dan contoh dalam teks) bersifat non-standar dan penerima perlu disukai. Tarik perhatiannya pada kualitas dan manfaat yang relevan untuk memenuhi permintaan Anda. Namun, kami tidak menyarankan untuk melewati batas tipis antara pujian yang baik dan benar serta sanjungan yang kasar.

Tahap 3: Membenarkan permintaan tersebut

Permintaan apa pun harus dibenarkan, karena penerima harus mengetahui alasan Anda menghubunginya. Oleh karena itu, masuk akal untuk memperkenalkannya pada inti permasalahan. Pada tahap ini, sebaiknya Anda memilih tiga argumen yang paling meyakinkan, yang sebaiknya disusun dalam teks surat sesuai skema berikut: kekuatan sedang, lemah, terkuat.

Permintaan tersebut mungkin memiliki tingkat kerumitan yang berbeda-beda, dan Anda harus siap menghadapi kenyataan bahwa penerima tidak selalu tertarik untuk memenuhinya. Dalam hal ini, ia harus yakin bahwa penerapannya membawa potensi manfaat baginya. Buat penerima tertarik sehingga dia menganggap serius dokumen Anda.

Surat permintaan dapat berisi usulan untuk melaksanakan suatu peluang tertentu yang menarik baginya.

Contoh kata-kata

• “Setiap saat, giat dan orang bisnis berjuang tidak hanya untuk kesuksesan materi, tetapi juga untuk pertumbuhan pribadi, agar selalu dikenang oleh orang-orang atas karyanya perbuatan baik, untuk mendapatkan rasa hormat mereka."
• “Tentu saja, tujuan utama Anda adalah meningkatkan taraf hidup warga kota.” Anda dapat menggunakan kata-kata ini khususnya ketika Anda menulis surat permintaan kepada seorang deputi, misalnya, untuk menyediakan tempat taman kanak-kanak, penataan taman bermain, dll.

Anda juga dapat menyuarakan masalah yang relevan dengan penerima, menunjukkan kepadanya bagaimana permintaan Anda dapat membantunya dalam menyelesaikannya atau dalam mewujudkan peluang tertentu.

Kebetulan Anda tidak punya apa-apa untuk ditawarkan kepada pihak lain, atau hal itu tidak pantas dalam konteks ini. Dalam hal ini, jalan keluar terbaik adalah membicarakan pentingnya permintaan Anda. Gambarkan situasinya seakurat dan selengkap mungkin, sehingga menyentuh jiwa Anda. Jika secara apriori tidak ada momen yang menyentuh hati dalam cerita Anda, berikan fakta dan fokuslah pada hubungan sebab-akibat. Ceritakan kepada kami apa yang akan terjadi jika mereka menolak Anda atau, sebaliknya, setuju untuk membantu.

Langkah 4: Nyatakan permintaan Anda

Ketika penerima sudah siap secara mental untuk menerima permintaan Anda, hal itu dapat dinyatakan. Jaga agar teks Anda tetap ringkas, hindari kalimat yang panjang atau berbelit-belit, serta ambiguitas atau sindiran. Surat permintaan (contoh dan contoh kata-kata dalam teks) harus ringkas dan jelas maknanya. Jadi, jika Anda meminta untuk membeli peralatan apa pun untuk suatu perusahaan, sebutkan kelengkapan, harga dan kuantitasnya:

“Untuk melengkapi unit gawat darurat, rumah sakit membutuhkan mobil baru yang biayanya 3,5 juta rubel. Kami meminta Anda untuk membantu kami membelinya."

Atau, misalnya, permintaan untuk mengurangi sewa harus spesifik: “Kami meminta Anda untuk mengurangi sewa tempat tersebut ke level 500 rubel. per meter persegi sampai situasi ekonomi stabil.”

Tahap 5: Rekap

Di akhir surat, Anda perlu merangkum permintaan Anda. Ulangi lagi dan fokuslah pada kenyataan bahwa penerima menerima manfaat jika dia memberi Anda bantuan yang diminta. Namun, teks permintaan harus sedikit diubah. Kembali ke contoh pengurangan sewa yang sama, kami mengusulkan rumusan berikut:

“Jika Anda setuju untuk mengurangi sewa menjadi 500 rubel. per meter persegi, sementara situasi ekonomi saat ini stabil, Anda akan dapat membantu mempertahankan lebih dari 20 pekerjaan, dan juga tidak akan mengalami kerugian karena kurangnya pembayaran.”

Ingat, yang penting diulangi bukan hanya permintaannya, tapi juga manfaat yang bisa diperoleh dari pelaksanaannya, dan tidak harus materi. Banyak perusahaan besar bersedia bertindak sebagai sponsor, investor dan terlibat dalam kegiatan amal.

Kami rasa sekarang, setelah mempelajari prosesnya langkah demi langkah, Anda tidak akan memiliki pertanyaan tentang bagaimana cara menulis surat permintaan. Cukup dengan mempertimbangkan semua aturan korespondensi bisnis dan beberapa nuansa. Kami menyarankan Anda juga mempelajari contoh lain.

Contoh

Felix Petrovich yang terhormat!

Selama beberapa tahun sekarang, perusahaan Anda telah menyelenggarakan pelatihan praktis bagi mahasiswa di perusahaan, membantu mereka menerapkan pengetahuan yang mereka peroleh di universitas ke dalam praktik.

Anda, sebagai kepala departemen SDM, adalah orang yang tertarik untuk menarik karyawan baru, insinyur muda dan menjanjikan, serta spesialis berkualifikasi tinggi. Saat ini profesi ini adalah salah satu yang paling diminati. Banyak siswa ingin mempelajari kemampuan, seluk-beluk, dan signifikansinya.

Dalam hal ini, kami meminta Anda untuk mengadakan pertemuan chief engineer dengan pelamar dan mahasiswa tahun 1-2 pada tanggal 25 April pukul 17:00 di perusahaan Anda.

Dengan berbicara tentang kelebihan dan rahasia profesi saat ini, Anda meletakkan dasar yang dapat diandalkan untuk melatih spesialis dan profesional masa depan. Mungkin, dalam beberapa tahun, salah satu dari mereka akan membawa perusahaan Anda ke sana tingkat baru perkembangan.

Dengan penuh hormat dan terima kasih,

Rektor Universitas I.Zh.Bychkov

Setelah mempelajari informasi tentang persyaratan apa yang harus dipenuhi surat permintaan, contoh dan contoh kata-kata, Anda dapat dengan mudah mengatasi penulisannya dalam praktik.

Selamat siang teman.

Suatu ketika saat berkorespondensi dengan calon pasangannya dari Irlandia, salah satu kenalan saya menggunakan kata dan frasa seperti dengan ini Dan mengakui penerimaan dalam pesan Anda. Dia cukup malu ketika mereka bertemu di Rusia, dan John (begitulah nama rekannya) bercanda (dengan sangat halus) tentang sikap resminya yang berlebihan. Komunikasi mereka lebih lanjut mengarah pada fakta bahwa gaya bisnis teman saya menjadi lebih alami, dan dengan bantuannya John mulai memahami nuansa semantik yang berbeda dari bahasa cabul Rusia... :)

Hari ini saya akan dengan senang hati memberi tahu Anda cara menulis surat bisnis yang benar bahasa Inggris. Anda akan mengenal prinsip-prinsip dasar dan aturan korespondensi bisnis serta beberapa nuansanya. Mari kita lihat jenis-jenis utama huruf, struktur umum untuk semua huruf, serta frasa khas yang sering digunakan di dalamnya. Mungkin setelah membaca artikel ini, Anda tidak akan menjadi jagoan dalam menulis pesan bisnis, tetapi Anda pasti akan meningkatkan level Anda.

Isi:

Saat ini, desain yang benar, konstruksi yang kompeten, dan gaya penulisan bisnis yang dipilih dengan baik sangatlah penting penting. Melalui cara Anda melakukan korespondensi bisnis, mitra Andalah yang menciptakannya terlebih dahulu kesan tentang profesionalisme Anda dan soliditas perusahaan yang Anda wakili.
Mari kita lihat beberapa fitur dalam mempersiapkan pesan tersebut.

Jenis dasar surat bisnis

• Selamat -
• Menawarkan -– dikirim ke calon mitra bisnis Anda dengan persyaratan dan proposal kerja sama Anda.
• Tentang perekrutan -– memberi tahu Anda bahwa Anda telah dipekerjakan.
• Penyataan -– berisi resume Anda dan tawaran Anda sebagai karyawan.
• Penolakan-– tanggapan “turn-and-go” yang bersifat bisnis terhadap pernyataan atau proposal Anda.
• Keluhan -– berisi keluhan atau klaim tentang kualitas produk yang dibeli atau layanan yang diberikan.
• Surat permintaan maaf –- Ini adalah tanggapan atas surat pengaduan.
• Sebuah pertanyaan-– dikirim ketika diperlukan untuk memperoleh informasi tentang suatu layanan atau produk.
• Surat tanggapan atas permintaan –– itu sebenarnya berisi informasi yang diminta.
• Surat ucapan terima kasih -– di sini, tampaknya, semuanya jelas.

Ada juga sejumlah besar jenis dan subtipe pesan bisnis ( Pesanan, Respon terhadap Pesanan, Faktur, Pernyataan dll.), dan dibutuhkan lebih dari satu artikel untuk menarik perhatian mayoritas.

Salam adalah panduan yang sangat bagus dan serius dari seorang penulis asing, seorang spesialis komunikasi, yang dalam buku ini telah mengumpulkan pengalamannya dan pengalaman orang lain dalam melakukan korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris. Di sana Anda akan menemukan banyak contoh dan tip langsung.

Korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris juga merupakan buku yang populer. Ada banyak contoh, bahkan klise yang lebih umum, serta banyak sekali nasehat dan rekomendasi dari penulis. Seperti kata pepatah, pelajari dan terapkan!

Curam kursus online dalam bahasa Inggris bisnis dari Lingualeo - setelah menyelesaikannya, Anda dapat memperoleh kepercayaan diri baik dalam korespondensi maupun percakapan tentang topik bisnis. Omong-omong, Anda bisa mencobanya secara gratis sebelum membeli.

Prinsip-prinsip umum

Desain grafis harus memenuhi hal-hal berikut:

1. Semua kalimat dimulai dari garis vertikal yang sama.
2. Teks dibagi menjadi paragraf tanpa garis merah.
3. Untuk menyederhanakan persepsi, kami membagi teks tertulis menjadi blok semantik dengan ukuran yang kira-kira sama.
4. Spasi putih harus mengelilingi teks secara merata. Jangan meletakkan satu atau dua baris teks di bagian atas halaman jika hurufnya kecil. Jangan mencetak sampai ke tepi bawah lembaran dan jangan mempersempit margin, jika pesannya bertele-tele, lebih baik menggunakan halaman kedua.

Berdasarkan gaya:

1. Jangan gunakan singkatan sehari-hari dalam korespondensi - tulis Anda, bukan Anda, dll.
2. Jangan menyelesaikan dua masalah sekaligus dalam satu huruf - lebih baik menulis dua huruf.
3. Putuskan nada mana yang lebih tepat - formal atau santai.
4. Penting untuk mempertimbangkan aturan-aturan yang tidak kita miliki, tetapi kita miliki arti tertentu mereka memiliki karakteristik nasional dan teritorial.

Komponen

Dan sekarang kita akan menganalisis apa yang disebut kerangka surat bisnis, struktur dan susunan elemennya:

• Menuju(topi):
  A) Alamat pengirim ada di pojok kiri atas. Kalau kop suratnya bermerek, berarti alamatnya sudah dimasukkan.
  B) Alamat penerima ada di sebelah kiri, di bawah alamat pengirim. Format: dari terkecil hingga terbesar (Nama, nomor rumah, jalan, kota, kode pos, negara).
  DI DALAM) Tanggal - tiga baris di bawah alamat penerima atau di pojok kanan atas. Format: hari/bulan/tahun. Tidak ada koma yang digunakan.
• Salam(banding), atau cara memulai surat.
• gagasan utama(teks utama pesan) - di bagian tengah surat.
• Ungkapan terakhir(ungkapan rasa syukur dan niat selanjutnya).
• Rumus terakhir kesantunan; Tanda tangan; Nama depan, nama belakang dan posisi pengirim.
• Lampiran- menunjukkan bahwa surat itu berisi Bahan tambahan(buklet iklan atau brosur).
• Mungkin berisi P.S., inisial pemain.

Berikut adalah contoh surat permintaan bisnis dengan terjemahan ke dalam bahasa Rusia:

John Stewart
1304 Jalan Sherman.
Madison, Wisconsin

Lemann & Putra
3597 Jalan ke-43
New York, NY 12008

Dengan mengacu pada iklan Anda di Jurnal Mingguan Bisnis, bisakah Anda mengirimkan saya penjelasan lebih rinci tentang monitor Anda.
Saya juga ingin tahu tentang diskon yang Anda berikan.

Salam sejahtera,

Terjemahan:

Dari: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wisconsin
Alamat: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, New York, NY 12008
24 Mei 2015

Untuk tuan,

Dengan tautan ke iklan Anda di mingguan bisnis
bisakah Anda mengirimkan saya lebih banyak Detil Deskripsi monitor Anda.
Saya juga ingin tahu tentang diskon yang Anda berikan.

Sungguh-sungguh,
John Stewart
Manager Penjualan

Sekarang mari kita lihat lebih dekat elemen-elemennya.

Alamat atau salamnya akan terlihat seperti ini:
Tuan-tuan yang terhormat, Tuan atau Nyonya yang terhormat-jika Anda tidak mengetahui nama penerima
Tuan/Nyonya/Nona/Nyonya[nama belakang] - jika Anda mengetahui nama penerima
Frank sayang, - jika orang tersebut mengenal Anda
Manajer penjualan yang terhormat– jika hanya posisinya yang diketahui (dalam hal ini, manajer penjualan)

Rumusan kesantunan sebelum menandatangani adalah sebagai berikut:

Salam, - Sungguh-sungguh…

Salam sejahtera, Hormat kami - jika nama penerima tidak Anda ketahui

Dengan hormat, - jika anda tahu namanya

Sekarang Anda memiliki gambaran umum tentang cara menulis pesan mitra bisnis dan berbagai perusahaan.

Ekspresi Standar

Berikut beberapa frasa umum sebagai contoh:

Anda baik sekali- kau sangat baik

Kami minta maaf untuk- Kami minta maaf untuk

tolong beritahu saya-Tolong beritahu aku

Berdasarkan- Menurut

Dalam hal- Kapan

Seperti yang Anda minta– Atas permintaan Anda

Sampai sekarang- Tetap

Dengan mengacu pada Anda– Mengenai Anda

Sayangnya- Sayangnya

Kami lampirkan– Kami melampirkan

Kami minta maaf- Kami menyesal

Bagaimana cara mengakhiri surat bisnis? Beberapa ungkapan yang lebih sopan:

Terima kasih telah menanggapi tawaran saya— Terima kasih telah menanggapi proposal saya.

Kami menantikan kabar dari Anda segera— Kami berharap dapat menerima tanggapan Anda dalam waktu dekat

Dan di akhir sebelum tanda tangan:

Salam hangat- Semoga sukses

Dengan hormat- Sungguh-sungguh

Dengan terima kasih atas kerja sama Anda– Dengan rasa terima kasih atas kerja sama Anda

Dengan keinginan terbaik- Semoga sukses

Apakah Anda sudah bosan dengan teori? Lalu sedikit latihan!

Kali ini surat penolakan (surat tersebut harus ditulis dengan gaya yang benar dan halus):

Tuan Robert Brown
Manajer umum
KLM Co Ltd
32 Jalur Kayu
London
WC37TP Inggris Raya

John Stewart
1304 Jalan Sherman.
Madison, Wisconsin

Terima kasih telah mengirimkan resume Anda kepada kami.
Dengan menyesal kami informasikan kepada Anda bahwa pencalonan Anda tidak sesuai dengan kami/
Salam Hormat,

Terjemahan(terjemahkan alamat dan tanggalnya sendiri):

Tuan Stewart yang terhormat

Terima kasih telah mengirimkan resume Anda kepada kami.
Dengan menyesal kami memberi tahu Anda bahwa pencalonan Anda tidak cocok untuk kami.

Sungguh-sungguh,

Robert Brown

CEO

Siapa yang belum kenal Bahasa InggrisDom, Jalankan ke sana untuk mendaftar pelajaran uji coba gratis! Di sana Anda akan dicocokkan dengan guru yang ideal - guru yang sesuai dengan preferensi pribadi Anda, tujuan pembelajaran bahasa, dan gaya hidup Anda.

Anda akan mulai memahami bahasa Inggris bisnis, berbicara dalam bahasa tersebut, dan menulis surat bisnis yang sangat baik yang akan mengesankan semua mitra dan kolega Anda.

Ini adalah apa yang kamu impikan, bukan?

Dan untuk tamu dan pembaca saya ada Penawaran istimewa - 2 pelajaran gratis bila Anda membayar untuk 10 pelajaran . Untuk menerima hadiah, Anda perlu memasukkan kode promosi khusus Mitra2 setelah pembayaran.

email

Pesan email favorit semua orang menyumbang sekitar 80% dari omset bisnis. Ini berbeda dari korespondensi biasa karena lebih spesifik dan ringkas. Mereka mencoba menggunakan frasa panjang yang tidak perlu menghindari Selain itu, mereka menggunakan akronim (frasa yang dibentuk dari huruf pertama sebuah frase), seperti IMHO. Korespondensi elektronik tidak hanya dicirikan oleh pesan pribadi, tetapi juga oleh milis (bidang BCC digunakan ketika kerahasiaan diperlukan). Perbedaan utamanya adalah kebanyakan orang memilih untuk tidak mengirimkan informasi rahasia melalui email.

Tentu saja, di era “OK Google!” kamu tidak perlu mencari jalan yang sulit dan cukup tempelkan teks yang diketik ke penerjemah online. Kemungkinan besar Anda akan dipahami, tetapi kemungkinan besar Anda tidak akan mendapatkan kesan yang baik. Ingat, kualitas korespondensi bisnis Anda merupakan indikator kualitas perusahaan Anda.

Terima kasih telah membaca artikel saya sampai akhir. Sarankan teman Anda untuk membacanya di jejaring sosial! Siapa tahu, mungkin ada yang membutuhkan informasi ini saat ini!

Berlangganan bagian baru bahasa Inggris.
Selamat tinggal semuanya! Jaga dirimu!