Cara memformat surat dengan benar untuk suatu organisasi. Contoh surat bisnis

Korespondensi terus-menerus dan email Saat ini sudah menjadi sarana komunikasi sehari-hari dengan teman, namun menulis surat lebih tradisional, cara yang efektif, yang dapat membuat teman Anda tersenyum. Jika Anda menulis email dengan cara kuno, bentuk penulisannya tetap sama: surat untuk teman harus menyertakan salam, pertanyaan untuk teman, kabar terbaru dari kehidupan Anda, dan akhir yang sesuai.

Langkah

Awal surat itu

Bagian utama

Mulailah dengan hal-hal yang menyenangkan. Bagian pertama surat persahabatan biasanya hangat dan ceria. Hal ini dapat mengatur suasana keseluruhan surat, memberi tahu penerima apa yang akan terjadi selanjutnya dan membuat surat itu terdengar lebih serius atau bisnis. Tulis salam dalam beberapa baris, ceritakan lelucon atau tulis tentang cuaca.

• "Apa kabarmu?" atau “Apa kabar?” - cara paling umum untuk memulai surat. Ajukan pertanyaan untuk membuat surat itu terasa seperti bagian dari percakapan yang lebih panjang. Jika Anda menginginkan tanggapan terhadap sebuah surat, isilah dengan pertanyaan.
• Anda dapat menggunakan paragraf pertama surat itu untuk menanyakan lebih banyak kepada penerima tentang kehidupan mereka. Misalnya: “Saya harap Yulenka kecil menyukainya taman kanak-kanak. Aku tidak percaya dia sudah berkembang pesat!”
• Surat sering kali dimulai dengan mengacu pada waktu dalam setahun. Pikirkan tentang bagaimana memulai percakapan kecil yang berkembang menjadi percakapan yang mendalam. Misalnya: “Saya harap musim gugur tidak menyurutkan suasana hati Anda. Pepohonan di kawasan itu menjadi begitu indah. Saya masih berpikir musim dingin akan dingin.”

1. Bagikan berita dan detail dari kehidupan Anda. Sekarang saatnya membahas bagian utama surat dan tujuan penulisannya. Mengapa Anda memulai korespondensi ini? Apakah Anda ingin terhubung kembali dengan teman lama, mengungkapkan betapa Anda merindukannya, atau berterima kasih atas bantuannya? Jujurlah, terbuka, dan cobalah menyampaikan pemikiran Anda dengan jelas di atas kertas.

   • Tulis tentang apa yang terjadi dalam hidup Anda. Terlepas dari sifat suratnya, surat Anda akan dihargai, tetapi cerita tentang kehidupan Anda akan mendekatkan penerima dan Anda. Dengan cara ini surat akan lebih efektif dan terbuka. Ceritakan kepada kami apa yang terjadi, emosi apa yang Anda alami, dan apa rencana Anda di masa depan.
   • Jangan menggambarkan hidup Anda terlalu detail, jika tidak, tujuan surat persahabatan itu akan hilang. Hindari templat liburan surat kabar - teman Anda akan segera mulai membaca surat itu dari akhir jika Anda mencantumkan semua kelebihan Anda. Anda tidak perlu terjebak dalam masalah Anda sendiri, tetapi bersikaplah realistis saat membicarakan diri sendiri.

2. Pilih topik yang berhubungan langsung dengan teman Anda. Apa yang dilakukan temanmu? terakhir kali kapan kamu bertemu dengannya? Mungkinkah dia putus dengan belahan jiwanya? Mungkin dia khawatir masa-masa sulit V tim sepakbola? Beradaptasi dengan merujuk pada topik yang sudah dikenal dan ajukan pertanyaan untuk menunjukkan minat Anda pada bisnis teman Anda.

   • Anda dapat mendiskusikan topik yang menarik minat Anda berdua. Nyatakan pandangan Anda tentang seni, politik, kejadian terkini, atau bidang kehidupan lainnya yang ingin Anda diskusikan dengan teman Anda.
   • Anda dapat menyarankan untuk menonton film atau membaca buku yang menurut Anda mungkin disukai teman Anda. Pertukaran informasi berharga selalu diterima melalui surat.

   Menyelesaikan surat itu

   1. Tutup diskusi. Tulis paragraf terakhir, sampaikan kepada teman atau orang terkasih salam. Paragraf terakhir biasanya lebih ringan muatan emosionalnya, namun harus sesuai dengan suasana surat secara keseluruhan. Akhiri surat Anda dengan nada positif agar teman Anda merasa lebih baik terhadap Anda.

      • Ulangi lagi tujuan surat itu. Misalnya, jika Anda mengundang seorang teman ke sebuah pesta, tuliskan kalimat berikut: “Saya harap Anda datang!” Jika Anda hanya ingin mengucapkan selamat kepada teman Anda, tulislah sesuatu seperti: “Selamat Tahun Baru!”
      • Berikan inspirasi kepada teman Anda untuk membalas surat tersebut. Jika Anda menginginkan jawaban, tulislah: “Saya mengharapkan jawaban yang cepat,” atau: “Tolong tulis balasan!”

   2. Tulis bagian akhir. Ini harus menyampaikan suasana surat Anda tergantung pada nadanya: formal atau informal. Seperti halnya sapaan, akhir cerita ditentukan oleh sifat hubungan Anda dengan penerimanya. Akhiri surat dengan nama Anda.

      • Jika Anda ingin mengakhiri surat secara resmi, tulislah: “Hormat kami”, “Hormat kami”, atau “Salam”.
      • Jika surat itu ditulis dengan nada informal, gunakan frasa seperti “Kamu…”, “Jaga dirimu sendiri,” atau “Sampai jumpa.”
      • Jika suratnya bersifat pribadi, tulislah “Cinta”, “Sangat mencintaimu”, atau “Rindu padamu”.

   3. Pertimbangkan catatan tambahannya. Catatan tambahan (lat. post scriptum (P.S.) - “setelah apa yang tertulis”) biasanya digunakan di akhir surat persahabatan sebagai metode informasi tambahan, yang tidak layak dijadikan paragraf terpisah di bagian utama. Anda juga dapat menambahkan lelucon yang menarik, atau menghilangkan catatan tambahannya. Apa pun kasusnya, pastikan catatan tambahannya sesuai dengan nada surat dan membuat penerima merasa ingin melihatnya.

Selamat siang teman.

Suatu ketika saat berkorespondensi dengan calon pasangannya dari Irlandia, salah satu kenalan saya menggunakan kata dan frasa seperti dengan ini Dan mengakui penerimaan dalam pesan Anda. Dia cukup malu ketika mereka bertemu di Rusia, dan John (begitulah nama rekannya) bercanda (dengan sangat halus) tentang sikap resminya yang berlebihan. Komunikasi mereka lebih lanjut mengarah pada fakta bahwa gaya bisnis teman saya menjadi lebih alami, dan dengan bantuannya John mulai memahami nuansa semantik yang berbeda dari bahasa cabul Rusia... :)

Hari ini saya akan dengan senang hati memberi tahu Anda cara menulis surat bisnis yang benar bahasa Inggris. Anda akan terbiasa dengan prinsip dan aturan dasar korespondensi bisnis, dan dengan beberapa nuansanya. Mari kita lihat jenis-jenis utama huruf, struktur umum untuk semua huruf, serta frasa khas yang sering digunakan di dalamnya. Mungkin setelah membaca artikel ini, Anda tidak akan menjadi jagoan dalam menulis pesan bisnis, tetapi Anda pasti akan meningkatkan level Anda.

Isi:

Saat ini, desain yang benar, konstruksi yang kompeten, dan gaya penulisan bisnis yang dipilih dengan baik sangatlah penting penting. Melalui cara Anda melakukan korespondensi bisnis, mitra Andalah yang menciptakannya terlebih dahulu kesan tentang profesionalisme Anda dan soliditas perusahaan yang Anda wakili.
Mari kita lihat beberapa fitur dalam mempersiapkan pesan tersebut.

Jenis dasar surat bisnis

• Selamat -
• Menawarkan -– dikirim ke calon mitra bisnis Anda dengan persyaratan dan proposal kerja sama Anda.
• Tentang perekrutan -– memberi tahu Anda bahwa Anda telah dipekerjakan.
• Penyataan -– berisi resume Anda dan tawaran Anda sebagai karyawan.
• Penolakan-– tanggapan “turn-and-go” yang bersifat bisnis terhadap pernyataan atau proposal Anda.
• Keluhan -– berisi keluhan atau klaim tentang kualitas produk yang dibeli atau layanan yang diberikan.
• Surat permintaan maaf –- Ini adalah tanggapan atas surat pengaduan.
• Sebuah pertanyaan-– dikirim ketika diperlukan untuk memperoleh informasi tentang suatu layanan atau produk.
• Surat tanggapan atas permintaan –– itu sebenarnya berisi informasi yang diminta.
• Surat ucapan terima kasih -– di sini, tampaknya, semuanya jelas.

Ada juga sejumlah besar jenis dan subtipe pesan bisnis ( Pesanan, Respon terhadap Pesanan, Faktur, Pernyataan dll.), dan dibutuhkan lebih dari satu artikel untuk menarik perhatian mayoritas.

Salam adalah panduan yang sangat bagus dan serius dari seorang penulis asing, seorang spesialis komunikasi, yang dalam buku ini telah mengumpulkan pengalamannya dan pengalaman orang lain dalam melakukan korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris. Di sana Anda akan menemukan banyak contoh dan tip langsung.

Korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris juga merupakan buku yang populer. Ada banyak contoh, bahkan klise yang lebih umum, serta banyak sekali nasehat dan rekomendasi dari penulis. Seperti kata pepatah, pelajari dan terapkan!

Curam kursus online dalam bahasa Inggris bisnis dari Lingualeo - setelah menyelesaikannya, Anda dapat memperoleh kepercayaan diri baik dalam korespondensi maupun percakapan tentang topik bisnis. Omong-omong, Anda bisa mencobanya secara gratis sebelum membeli.

Prinsip-prinsip umum

Desain grafis harus memenuhi hal-hal berikut:

1. Semua kalimat dimulai dari garis vertikal yang sama.
2. Teks dibagi menjadi paragraf tanpa garis merah.
3. Untuk menyederhanakan persepsi, kami membagi teks tertulis menjadi blok semantik dengan ukuran yang kira-kira sama.
4. Spasi putih harus mengelilingi teks secara merata. Jangan meletakkan satu atau dua baris teks di bagian atas halaman jika hurufnya kecil. Jangan mencetak sampai ke tepi bawah lembaran dan jangan mempersempit margin, jika pesannya bertele-tele, lebih baik menggunakan halaman kedua.

Berdasarkan gaya:

1. Jangan gunakan singkatan sehari-hari dalam korespondensi - tulis Anda, bukan Anda, dll.
2. Jangan menyelesaikan dua masalah sekaligus dalam satu huruf - lebih baik menulis dua huruf.
3. Putuskan nada mana yang lebih tepat - formal atau santai.
4. Penting untuk mempertimbangkan aturan-aturan yang tidak kita miliki, tetapi kita miliki arti tertentu mereka memiliki karakteristik nasional dan teritorial.

Komponen

Dan sekarang kita akan menganalisis apa yang disebut kerangka surat bisnis, struktur dan susunan elemennya:

• Menuju(topi):
  A) Alamat pengirim ada di pojok kiri atas. Kalau kop suratnya bermerek, berarti alamatnya sudah dimasukkan.
  B) Alamat penerima ada di sebelah kiri, di bawah alamat pengirim. Format: dari terkecil hingga terbesar (Nama, nomor rumah, jalan, kota, kode pos, negara).
  DI DALAM) Tanggal - tiga baris di bawah alamat penerima atau di pojok kanan atas. Format: hari/bulan/tahun. Tidak ada koma yang digunakan.
• Salam(banding), atau cara memulai surat.
• gagasan utama(teks utama pesan) - di bagian tengah surat.
• Ungkapan terakhir(ungkapan rasa syukur dan niat selanjutnya).
• Rumus terakhir kesantunan; Tanda tangan; Nama depan, nama belakang dan posisi pengirim.
• Lampiran- menunjukkan bahwa surat itu berisi Bahan tambahan(buklet iklan atau brosur).
• Mungkin berisi P.S., inisial pemain.

Berikut adalah contoh surat permintaan bisnis dengan terjemahan ke dalam bahasa Rusia:

John Stewart
1304 Jalan Sherman.
Madison, Wisconsin

Lemann & Putra
3597 Jalan ke-43
New York, NY 12008

Dengan mengacu pada iklan Anda di Jurnal Mingguan Bisnis, bisakah Anda mengirimkan saya penjelasan lebih rinci tentang monitor Anda.
Saya juga ingin tahu tentang diskon yang Anda berikan.

Salam sejahtera,

Terjemahan:

Dari: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wisconsin
Alamat: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, New York, NY 12008
24 Mei 2015

Untuk tuan,

Dengan tautan ke iklan Anda di mingguan bisnis
bisakah Anda mengirimkan saya lebih banyak Detil Deskripsi monitor Anda.
Saya juga ingin tahu tentang diskon yang Anda berikan.

Sungguh-sungguh,
John Stewart
Manager Penjualan

Sekarang mari kita lihat lebih dekat elemen-elemennya.

Alamat atau salamnya akan terlihat seperti ini:
Tuan-tuan yang terhormat, Tuan atau Nyonya yang terhormat-jika Anda tidak mengetahui nama penerima
Tuan/Nyonya/Nona/Nyonya[nama belakang] - jika Anda mengetahui nama penerima
Frank sayang, - jika orang tersebut mengenal Anda
Manajer penjualan yang terhormat– jika saja posisinya diketahui (in pada kasus ini Manager Penjualan)

Rumusan kesantunan sebelum menandatangani adalah sebagai berikut:

Salam, - Sungguh-sungguh…

Salam sejahtera, Hormat kami - jika nama penerima tidak Anda ketahui

Dengan hormat, - jika anda tahu namanya

Sekarang Anda memiliki gambaran umum tentang cara menulis pesan mitra bisnis dan berbagai perusahaan.

Ekspresi Standar

Berikut beberapa frasa umum sebagai contoh:

Anda baik sekali- kau sangat baik

Kami minta maaf untuk- Kami minta maaf untuk

tolong beritahu saya-Tolong beritahu aku

Berdasarkan- Menurut

Dalam hal- Kapan

Seperti yang Anda minta– Atas permintaan Anda

Sampai sekarang- Tetap

Dengan mengacu pada Anda– Mengenai Anda

Sayangnya- Sayangnya

Kami lampirkan– Kami melampirkan

Kami minta maaf- Kami menyesal

Bagaimana cara mengakhiri surat bisnis? Beberapa ungkapan yang lebih sopan:

Terima kasih telah menanggapi tawaran saya— Terima kasih telah menanggapi proposal saya.

Kami menantikan kabar dari Anda segera— Kami berharap dapat menerima tanggapan Anda dalam waktu dekat

Dan di akhir sebelum tanda tangan:

Salam hangat- Semoga sukses

Dengan hormat- Sungguh-sungguh

Dengan terima kasih atas kerja sama Anda– Dengan rasa terima kasih atas kerja sama Anda

Dengan keinginan terbaik- Semoga sukses

Apakah Anda sudah bosan dengan teori? Lalu sedikit latihan!

Kali ini surat penolakan (surat tersebut harus ditulis dengan gaya yang benar dan halus):

Tuan Robert Brown
Manajer umum
KLM Co Ltd
32 Jalur Kayu
London
WC37TP Inggris Raya

John Stewart
1304 Jalan Sherman.
Madison, Wisconsin

Terima kasih telah mengirimkan resume Anda kepada kami.
Dengan menyesal kami informasikan kepada Anda bahwa pencalonan Anda tidak sesuai dengan kami/
Salam Hormat,

Terjemahan(terjemahkan alamat dan tanggalnya sendiri):

Tuan Stewart yang terhormat

Terima kasih telah mengirimkan resume Anda kepada kami.
Dengan menyesal kami memberi tahu Anda bahwa pencalonan Anda tidak cocok untuk kami.

Sungguh-sungguh,

Robert Brown

CEO

Siapa yang belum kenal Bahasa InggrisDom, Jalankan ke sana untuk mendaftar pelajaran uji coba gratis! Di sana Anda akan dicocokkan dengan guru yang ideal - guru yang sesuai dengan preferensi pribadi Anda, tujuan pembelajaran bahasa, dan gaya hidup Anda.

Anda akan mulai memahami bahasa Inggris bisnis, berbicara dalam bahasa tersebut, dan menulis surat bisnis yang sangat baik yang akan mengesankan semua mitra dan kolega Anda.

Ini adalah apa yang kamu impikan, bukan?

Dan untuk tamu dan pembaca saya ada Penawaran istimewa - 2 pelajaran gratis bila Anda membayar untuk 10 pelajaran . Untuk menerima hadiah, Anda perlu memasukkan kode promosi khusus Mitra2 setelah pembayaran.

Email

Pesan email favorit semua orang menyumbang sekitar 80% dari omset bisnis. Ini berbeda dari korespondensi biasa karena lebih spesifik dan ringkas. Mereka mencoba menggunakan frasa panjang yang tidak perlu menghindari Selain itu, mereka menggunakan akronim (frasa yang dibentuk dari huruf pertama sebuah frase), seperti IMHO. Korespondensi elektronik tidak hanya dicirikan oleh pesan pribadi, tetapi juga oleh milis (bidang BCC digunakan ketika kerahasiaan diperlukan). Perbedaan utamanya adalah dengan mengirimkan informasi rahasia melalui surel sebagian besar lebih memilih abstain.

Tentu saja, di era “OK Google!” kamu tidak perlu mencari jalan yang sulit dan cukup tempelkan teks yang diketik ke penerjemah online. Kemungkinan besar Anda akan dipahami, tetapi kemungkinan besar Anda tidak akan mendapatkan kesan yang baik. Ingat, kualitas korespondensi bisnis Anda merupakan indikator kualitas perusahaan Anda.

Terima kasih telah membaca artikel saya sampai akhir. Sarankan teman Anda untuk membacanya di jejaring sosial! Siapa tahu, mungkin ada yang membutuhkan informasi ini saat ini!

Berlangganan bagian baru bahasa Inggris.
Selamat tinggal semuanya! Jaga dirimu!

Dokumen bisnis— sarana utama dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan, pencatatan dan penyampaian informasi. Dengan bantuan dokumen, kegiatan bisnis dikoordinasikan dan informasi dikumpulkan. DI DALAM organisasi besar Instruksi biasanya dibuat, yang menunjukkan siapa yang secara resmi menulis dokumen, siapa yang melapor kepada siapa dan dalam hal apa, siapa yang mengirimkan informasi kepada siapa, dll. Salah satu cara terpenting untuk memformalkan transfer informasi adalah bentuk standar (formulir). Kelebihan formulir ini adalah orang yang mengisinya tidak perlu memikirkan kapan, bagaimana dan informasi apa yang perlu diberikan dalam hal ini; ini menghemat banyak waktu.

Pangsa korespondensi dalam kehidupan bisnis sangat besar.

Disusun dengan benar, memenuhi persyaratan berikut:

• keandalan dan objektivitas presentasi;
• kelengkapan informasi;
• singkatnya presentasi (surat bisnis tidak boleh lebih dari satu halaman);
• kurangnya penalaran dan narasi;
• nada presentasi yang netral, tetapi pada saat yang sama niat baik, tidak adanya kekasaran dan ironi, kepura-puraan, kesopanan palsu;
• penggunaan cara penilaian yang logis daripada penilaian ekspresif emosional terhadap situasi dan fakta.

Ada beberapa jenis surat bisnis. Dengan demikian, surat-surat yang berisi peringatan, pengingat, undangan, penegasan, penolakan, surat pengantar, jaminan, keterangan, surat pemberitahuan dan perintah tidak memerlukan tanggapan tertulis yang wajib. Jawabannya harus ditulis dalam surat yang berisi permintaan, banding, usulan, permohonan, tuntutan.

Etika Penulisan Bisnis

Rasa tidak hormat penulis surat bisnis, meskipun terselubung, selalu dirasakan oleh penerima, yang membentuk sikap negatif yang terus-menerus terhadap surat dan penulisnya, meskipun metode persuasif pesannya tampaknya sempurna.

Anda harus sangat berhati-hati saat membaca surat yang berisi penolakan. Anda tidak dapat memulai surat seperti itu dengan pernyataan penolakan. Pertama, penjelasan yang meyakinkan harus diberikan. Gunakan rumus berikut: “Permintaan Anda tidak dapat dikabulkan karena alasan berikut…”; “Sayangnya, permintaan Anda tidak dapat dipenuhi…”; “Kami sangat menyesal, tetapi kami tidak dapat memenuhi permintaan Anda…”, dll. Tempat rumus ini ada di paragraf terakhir surat itu. Dalam hal ini, Anda harus mengingat aturannya: “Saat merumuskan penolakan, berhati-hatilah kehilangan teman atau pelanggan.”

Berikut adalah contoh rencana surat tanggapan yang berisi penolakan permintaan atau penolakan suatu penawaran:

• pengulangan permintaan - penerima harus yakin bahwa suratnya telah dibaca dengan cermat dan inti permintaannya dipahami secara akurat;
• alasan mengapa suatu permintaan tidak dapat dikabulkan atau mengapa suatu tawaran tidak dapat diterima adalah alasan yang rasional dan persiapan psikologis penerima penolakan berikutnya;
• pernyataan penolakan atau penolakan terhadap suatu usulan merupakan rumusan penolakan.

Bahasa surat bisnis

Akademisi D.S. Likhachev, seorang ahli bahasa Rusia yang brilian, dalam sebuah memo untuk rekan-rekan mudanya “Tentang bahasa yang baik karya ilmiah" menulis: " Bahasa yang bagus tidak diperhatikan oleh pembaca. Pembaca seharusnya hanya memperhatikan pemikirannya saja, bukan bahasa yang digunakan untuk mengungkapkan pemikiran tersebut.”

Keyakinan dalam menulis dimungkinkan dengan pengalaman bertahun-tahun. Pada awalnya disarankan untuk menggunakan saran praktis spesialis:

• harus memilih kata-kata sederhana, tapi jangan memiskinkan bahasa;
• gunakan lebih banyak kata kerja daripada kata sifat: dengan cara ini teks akan dinamis dan pada saat yang sama tidak sombong;
• jangan memulai dari jauh, jangan menyimpang dari topik, jangan menjelaskan banyak detail;
• hindari pernyataan yang panjang: tidak meyakinkan, jadi Anda harus singkat dan menggunakan klausa bawahan yang minimal;
• transisi dari satu frasa ke frasa lain harus logis dan alami, “tanpa disadari”;
• periksa setiap frasa tertulis dengan telinga;
• gunakan kata ganti minimal yang membuat Anda berpikir tentang apa yang dimaksud, kata apa yang “diganti” (tulis secara spesifik, dan bukan “tentang ini”, “itu”, “dia/itu/mereka”, dll.).

Surat Bisnis harus kompeten dan diverifikasi secara gaya.

Memformat surat bisnis

Surat resmi selalu ditulis pada kop surat organisasi.

Di sudut kiri atas surat keluar (yaitu dikirim dari organisasi) ditunjukkan nomor keluar, yang dicatat dalam log dokumen organisasi. Tanggal surat itu ditulis harus dicantumkan. Di pojok kanan atas terdapat nama organisasi (dalam kasus nominatif), posisi penerima dan nama belakangnya. Di pojok kiri bawah terdapat jabatan, nama keluarga dan tanda tangan pengelola, dan 2 cm di bawah - nama keluarga pelaksana surat (tanpa inisial) dan nomor teleponnya.

Secara hakikat dan visual, isi surat terdiri dari beberapa blok: o rumusan surat - apa inti permohonan; o pembenaran atas permintaan tersebut; o Informasi pendukung.

Dalam surat tanggapan Anda, Anda harus menyebutkannya dengan sopan surat terakhir. Jika surat ini membuka korespondensi dengan mitra asing, Anda perlu memperkenalkan organisasi tersebut, menjelaskan maksud dan tujuannya di lapangan kegiatan internasional. Bagian surat ini sangat singkat, karena informasi dasar tentang organisasi harus diberikan dalam buklet yang dilampirkan pada surat (tautan ke sana diperlukan dalam surat). Surat tersebut hendaknya diakhiri dengan ucapan terima kasih atas kerja sama dan/atau ungkapan harapan di masa mendatang. Rumusan yang sudah terbukti adalah “Hormat kami (nama Anda).”

Bagus bahasa tertulis membutuhkan banyak kata dan kemampuan untuk menghubungkannya, yang membutuhkan sistematis dan membaca dengan cermat artistik dan literatur ilmiah. Tanpa terus-menerus dibekali pengetahuan kemanusiaan, pemimpin sejati tidak akan muncul. Inilah kesimpulan dari pakar manajemen terkemuka Lee Iacocca: “Selama bertahun-tahun, ketika anak-anak saya bertanya apa yang harus dipelajari, nasihat saya yang terus-menerus adalah mereka perlu mendapatkan pendidikan yang baik di bidang humaniora... Kuncinya adalah membangun sekolah yang kuat landasan ilmu di bidang sastra, menguasai tuturan lisan dan tulisan dengan baik.”

1. Surat dicetak pada kertas putih atau kertas berwarna terang dengan format A4 (210 x 297 mm) atau A5 (148 x 210 mm).

2. Lembar tersebut harus mempunyai bidang sekurang-kurangnya:

20 mm - kiri;

10mm - benar;

20 mm - atas;

20 mm - lebih rendah.

Tanggal surat adalah tanggal ditandatanganinya. Tanggal ditulis dengan angka arab dengan urutan: hari pada bulan, bulan, tahun. Hari dalam bulan dan bulan disusun dalam dua pasang Angka Arab, dipisahkan oleh sebuah titik; tahun - empat angka Arab.

4. Nomor keluar.

Nomor pendaftaran (keluar) surat terdiri dari nomor urutnya, yang sesuai kebijaksanaannya dapat dilengkapi dengan indeks (misalnya, inisial kepala pengarah). Nomor registrasi surat yang disusun bersama oleh dua departemen atau lebih terdiri dari nomor registrasi surat masing-masing departemen tersebut, dipisahkan dengan garis miring.

6. Penerima

Penerima dapat berupa organisasi, divisi strukturalnya, pejabat atau individu. Saat menyampaikan surat kepada pejabat, inisialnya dicantumkan SEBELUM nama belakang. Nama organisasi dan unit strukturalnya ditunjukkan dalam kasus nominatif.

Misalnya:

LLC "Perusahaan "Nama"

Departemen Perencanaan

Posisi orang yang dituju surat itu ditunjukkan dalam kasus datif, Misalnya:

kepada CEO

LLC "Perusahaan "Nama"

A A. Ivanov

LLC "Perusahaan "Nama"

Departemen Perencanaan

B.B. Petrov

Surat itu tidak boleh berisi lebih dari empat penerima. Kata “Salinan” tidak dicantumkan sebelum penerima kedua, ketiga, keempat. Pada lagi penerima membuat milis surat tersebut.

Atribut “Penerima” dapat menyertakan alamat pos. Unsur-unsur alamat pos ditunjukkan dalam urutan yang ditetapkan oleh aturan penyelenggaraan layanan pos.

Saat mengirim surat ke suatu organisasi, sebutkan namanya, lalu alamat posnya, Misalnya:

LLC "Perusahaan "Nama"

Jalan Yaroslavsky, 12, Yaroslavl, 150001

Saat mengirim surat kepada seseorang, sebutkan nama keluarga dan inisial penerima, lalu alamat pos, Misalnya:

Sidorov V.V.

st. Svobody, 5, tepat. 12,

Yaroslavl, 150.000

7. Teks surat

Teks surat disusun dalam bentuk tabel, teks runtut, atau gabungan dari struktur-struktur tersebut.

Kolom dan baris tabel harus mempunyai judul yang dinyatakan dengan kata benda dalam kasus nominatif. Subjudul kolom dan baris harus konsisten dengan judulnya. Jika tabel dicetak lebih dari satu halaman, kolom-kolom tabel harus diberi nomor dan hanya nomor kolom tersebut yang boleh dicetak pada halaman berikutnya.

Teks yang terhubung biasanya terdiri dari dua bagian. Bagian pertama menunjukkan alasan, alasan, tujuan penulisan surat, bagian kedua (final) - keputusan, kesimpulan, permintaan, usulan, rekomendasi. Teks mungkin berisi satu bagian terakhir (misalnya, permintaan tanpa penjelasan).

Dalam teks surat yang disiapkan berdasarkan dokumen organisasi lain, rinciannya ditunjukkan: nama dokumen, nama organisasi - penulis dokumen, tanggal dokumen, nomor registrasi dokumen, judul untuk teks.

Bentuk presentasi berikut digunakan dalam surat:

Orang pertama jamak ("silakan kirim", "kirim untuk dipertimbangkan");

Orang pertama tunggal ( “Saya anggap perlu”, “tolong soroti”);

Orang ketiga tunggal ( “masyarakat tidak keberatan”, “Nama” LLC menganggap itu mungkin”).

8. Aplikasi

Sebuah catatan yang menunjukkan adanya lampiran yang disebutkan dalam teks surat dikeluarkan dengan cara berikut:

Aplikasi: untuk 5 l. dalam 2 eksemplar.

Apabila surat itu mempunyai lampiran yang tidak disebutkan dalam naskahnya, maka sebutkan namanya, jumlah lembarnya, dan jumlah salinannya; jika ada beberapa aplikasi, diberi nomor, Misalnya:

Lampiran: 1. Perjanjian sewa 5 liter. dalam 2 eksemplar.

2. Sertifikat transfer dan penerimaan untuk 1 liter. dalam 2 eksemplar.

Jika lamaran dijilid, maka jumlah lembar tidak dicantumkan.

Jika pada surat itu dilampirkan dokumen lain yang juga mempunyai lampiran, maka diterbitkan catatan yang menunjukkan adanya lampiran itu dengan cara berikut:

Lampiran: surat Kementerian Dalam Negeri Federasi Rusia tertanggal 05.05.2007 N 02-6/172 dan lampirannya, hanya 3 halaman.

Jika aplikasi tidak terkirim ke semua alamat yang ditentukan dalam dokumen, maka catatan dikeluarkan yang menunjukkan ketersediaannya dengan cara berikut:

Aplikasi: untuk 3 liter. dalam 5 eksemplar. hanya ke alamat pertama.

9. Tanda tangan

Yang dimaksud dengan “tanda tangan” antara lain: judul jabatan orang yang menandatangani surat (lengkap jika surat tidak dibuat dengan kop surat, dan disingkat surat yang dibuat dengan kop surat) dan transkrip tanda tangan ( inisial, nama keluarga), Misalnya:

Apabila suatu surat ditandatangani oleh beberapa pejabat, maka tanda tangannya diletakkan satu di bawah yang lain secara berurutan sesuai dengan jabatan yang dijabatnya, Misalnya:

Apabila suatu dokumen ditandatangani oleh beberapa orang yang sederajat, tanda tangannya ditempatkan pada tingkat yang sama, Misalnya:

10. Cetak

Stempel menyatakan keaslian tanda tangan pejabat pada dokumen yang menyatakan hak-hak orang yang mencatat fakta-fakta yang berkaitan dengan SECARA FINANSIAL, serta pada dokumen lain yang MENYEDIAKAN pengesahan tanda tangan asli.

11. Pelaku

Tanda tentang pelaksana memuat inisial dan nama keluarga pelaksana dokumen serta nomor teleponnya. Tanda tentang pelaku ditempatkan pada sisi depan atau belakang lembar terakhir dokumen di sudut kiri bawah, Misalnya:

Apakah Anda memiliki pertanyaan mendesak untuk organisasi yang harus dicatat? Dalam hal ini, menulis permohonan tertulis sangat diperlukan. Namun, tidak semuanya sesederhana kelihatannya. Menulis surat bisnis yang kompeten adalah ilmu yang utuh. Dan tidak ada salahnya bagi semua orang untuk mempelajari atau mengingat keterampilan dasar menyusunnya.

Pertama, mari tentukan metode yang paling nyaman bagi Anda untuk menulis surat atau permintaan ke suatu organisasi. Paling sering, pesan online digunakan menggunakan sumber daya Internet. Jika Anda menulis surat dengan cara ini, maka Anda tidak dapat melakukannya tanpa:

• Komputer (laptop);
• Penyunting teks;
• Surel.

Jika Anda menggunakan cara penulisan manual, Anda juga memerlukan printer untuk mencetaknya.

Tahap pertama dalam menulis surat adalah “header”. Di bagian atas halaman harus ada:

1. Nama organisasi tempat Anda melamar;
2. Nama lengkap direktur organisasi atau penanggung jawab;
3. Alamat institusi;
4. Tanggal lamaran;
5. Kota aplikasi.

Item “header” yang diinginkan juga mencakup koordinat perusahaan – faks, telepon, alamat email, OKPO, OGRN, INN/KPI. Tergantung pada topik banding dan organisasi itu sendiri.

Maka Anda perlu memperkenalkan diri. Pegawai lembaga harus memahami dari siapa surat itu berasal dan mendapat tanggapan dari Anda. Oleh karena itu, penting untuk menunjukkan tidak hanya nama lengkap Anda, tetapi juga alamat email Anda, telepon genggam, alamat rumah (untuk korespondensi melalui surat). Jika Anda mewakili kepentingan suatu perusahaan, Anda perlu menggunakan kop surat dengan koordinatnya. Saat mengirim email, pastikan untuk menggunakan blok Subjek untuk membantu karyawan mengatur dokumentasi mereka.

Siapkan badan dokumen itu sendiri - judul dan isinya. Di Sini poin penting adalah tujuan Anda menghubungi organisasi tersebut. Jenis permintaan berikut ini dibedakan:

• surat promosi;
• Surat rekomendasi;
• Surat informasi;
• Surat pengantar;
• surat ucapan syukur;
• Surat ucapan selamat;
• Surat instruksi;
• Surat pertanyaan;
• Surat permintaan;
• Membalas surat;
• Surat pemberitahuan;
• Surat undangan.

Bergantung pada jenis banding yang Anda gunakan, rumuskan kontennya dengan benar. Misalnya, jika Anda sedang menulis kritik yang baik kepada organisasi, Anda harus menjelaskan secara rinci alasan lamaran Anda, apa sebenarnya yang Anda sukai, dan sebagainya.

Unduh dari portal kami:

Elemen penting menulis surat kepada sebuah organisasi - “jangan membuang air” dan menulis langsung pada intinya. Ekspresikan pemikiran Anda sedemikian rupa sehingga surat Anda menarik minat karyawan perusahaan. Untuk melakukan ini, sesuai aturan etika bisnis gunakan “kata-kata menarik” khusus. Namun, Anda tidak boleh berlebihan, sebab yang sedang kita bicarakan tentang dokumen, bukan tentang korespondensi pribadi. Jelaskan situasinya secara singkat, tetapi buatlah agar mudah dibaca. Jika pembicaraannya tentang kepatuhan terhadap hukum, pastikan untuk mengacu pada hukum Federasi Rusia. Saat menjelaskan situasi konflik usulan sejumlah tindakan untuk meningkatkan insiden tersebut disambut baik.

Saat menghubungi lembaga pemerintah, ikuti hukum Federasi Rusia “Tentang prosedur untuk mempertimbangkan permohonan warga negara”. Berikut hak dan tanggung jawabnya individu berdasarkan permintaan mereka dan kerangka waktu untuk pertimbangan. Undang-undang juga mengatur prosedur banding kolektif agensi pemerintahan atau pemerintah daerah. Tahap terakhir dari setiap surat bisnis adalah tanggal dan tanda tangan. Sekilas, detailnya tidak penting, tetapi sangat penting. Dianjurkan untuk menandatangani dengan tangan pada dokumen yang dicetak. Jika Anda mewakili kepentingan suatu perusahaan, gunakan lambang atau stempel faksimilinya.

Menyusun surat dengan kompeten ke organisasi yang tepat adalah kunci keberhasilan banding Anda. Pelajari dengan cermat semua poin yang dijelaskan di atas dan jangan ragu untuk mulai bekerja. Jangan lupa bahwa surat itu tidak boleh mengandung kesalahan ejaan, tanda baca, dan gaya bahasa.