Tabel kepegawaian seratus sampel. Kepegawaian: kami menyelesaikan situasi darurat

Dokumen ini merupakan peraturan daerah yang digunakan untuk meresmikan kepegawaian suatu organisasi sesuai dengan Piagam (Peraturan). Harus diingat bahwa tabel kepegawaian bukanlah sekedar formalitas, melainkan suatu dokumen yang diperlukan dalam pekerjaan, yang keberadaannya ditentukan oleh kebutuhan organisasi.

Jadwal harus memuat daftar divisi struktural, jabatan, informasi tentang jumlah unit staf, gaji pejabat, tunjangan dan gaji bulanan, jadi sebelum Anda mulai menyusun dokumen, Anda perlu memutuskan struktur organisasi perusahaan.

Mengisi formulir No. T-3

Formulir untuk meja kepegawaian dapat dikembangkan secara mandiri oleh suatu organisasi berdasarkan kebutuhannya, namun tetap disarankan untuk menggunakan formulir terpadu No. T-3 sebagai formulir.

Tergantung pada ukuran dan tingkat kepegawaian organisasi, tanggung jawab untuk menyusun dan mengisi Formulir No. T-3 dapat diberikan kepada karyawan departemen personalia, akuntan, atau bahkan manajer.

Nama organisasi dalam dokumen harus dicantumkan secara ketat sesuai dengan dokumen konstituen.

Harap dicatat bahwa Formulir No. T-3 menunjukkan setidaknya dua tanggal: tanggal persiapan (pada kolom “Tanggal Penyusunan” dalam format “dd.mm.yyyy”), serta tanggal dokumen mulai berlaku. , menunjukkan masa berlakunya (biasanya disetujui selama satu tahun). Oleh karena itu, ketika mengisi formulir, tanggal-tanggal ini tidak boleh tertukar, karena tanggal penyusunan tabel kepegawaian sering kali mendahului tanggal mulai berlakunya.

Nama unit struktural harus dicantumkan sesuai dengan struktur organisasi yang telah disetujui. Keunikan pengisian kolom ini adalah bahwa organisasi komersial dapat memasukkan nama unit struktural apa pun yang mereka anggap tepat, hanya berpedoman pada persyaratan terminologi dan konsep serta definisi yang diterima secara umum. Dalam waktu yang bersamaan, agensi pemerintahan dan organisasi dengan kondisi kerja yang berbahaya dan (atau) berbahaya, ketika menentukan departemen, harus dipandu oleh persyaratan pengklasifikasi semua-Rusia dan industri, serta buku referensi tarif dan kualifikasi dan dokumen peraturan lainnya, karena sejumlah manfaat yang diberikan kepada karyawan organisasi-organisasi ini setelah pensiun bergantung pada ini.

Kode untuk setiap unit struktural ditetapkan oleh organisasi secara independen dan diperlukan untuk alur kerja, serta untuk menunjukkan tempat unit struktural dalam hierarki organisasi.

Disarankan agar jabatan pekerjaan ditentukan sesuai dengan " Pengklasifikasi semua-Rusia profesi pekerja, jabatan pegawai dan golongan tarif" (OKPDTR), yang memuat nama profesi dan jabatan, serta kode peruntukannya. Jabatan yang kosong juga harus dicantumkan dalam tabel kepegawaian, dalam bentuk catatan yang sesuai di kolom “Catatan”, atau menunjukkan jumlah jabatan kepegawaian yang kosong dengan catatan kaki di bagian bawah halaman yang menunjukkan bahwa jabatan itu kosong.

Jumlah unit staf pada setiap jabatan ditentukan oleh kebutuhan organisasi untuk jenis pekerjaan tertentu, serta berdasarkan kelayakan ekonomi.

Sesuai dengan aturan untuk mengisi "Album bentuk terpadu dokumen akuntansi utama", indikator biaya ditunjukkan dalam rubel akurat hingga tempat desimal kedua. Dan jika organisasi Anda, ketika menentukan gaji resmi karyawan, tidak diwajibkan untuk hanya mematuhi Kotak Tarif dan Kualifikasi Terpadu, maka tidak ada yang bisa melarang Anda dalam tabel kepegawaian yang disetujui di kolom “Gaji (tarif tarif)” untuk tidak melakukannya menunjukkan gaji tertentu untuk unit kepegawaian tertentu, tetapi untuk menentukan kemungkinan batasannya. Misalnya: 1000-1500, ini akan memungkinkan Anda membayar secara berbeda untuk pekerjaan karyawan yang menduduki posisi dengan nama yang sama menurut tabel kepegawaian, tetapi pada saat yang sama memperhitungkan kualifikasi dan perbedaan fungsi ketenagakerjaan mereka dan tidak melanggar persyaratan undang-undang ketenagakerjaan tentang larangan “diskriminasi” (mengatasi kesetaraan).

Formulir terpadu No. T-3 berisi beberapa kolom (6-8) yang digabungkan nama yang umum"Tunjangan." Mereka mencatat semua pembayaran insentif dan kompensasi (tunjangan, bonus, pembayaran tambahan, dll.) yang diberikan untuk posisi tertentu. Saat menetapkan pembayaran ini, catatan dibuat di kolom yang sesuai - dalam jumlah berapa dan berapa premi (biaya tambahan) yang ditetapkan.

Jika tidak mungkin mengisi kolom 5-9 dalam rubel karena penggunaan sistem remunerasi lain (misalnya, non-tarif, campuran, dll.), kolom ini diisi dengan satuan pengukuran yang sesuai (persentase, koefisien, dll.).

Kolom kesembilan “Total” dihitung dengan menambahkan 5-8 kolom dan mengalikan jumlah yang dihasilkan dengan jumlah unit staf dari kolom 4. Jumlah total untuk semua posisi akan menjadi gaji bulanan.

Suatu perusahaan merupakan suatu organisme yang hidup sehingga memerlukan penyesuaian terhadap jadwal dan jadwal kerjanya. Dokumen seperti tabel kepegawaian tidak terkecuali. Perlunya perubahan (penggantian nama jabatan, penambahan atau pengurangan) disebabkan oleh beberapa hal: reorganisasi struktur, perubahan dana upah, modernisasi atau penurunan produksi. Ada prosedur untuk ini dan sampel standar pesanan.

Kepegawaian adalah dasar dari kegiatan perusahaan

Pengenalan perubahan pada tabel kepegawaian merupakan titik awal untuk menerapkan perubahan spesifik di perusahaan. Kita tidak hanya berbicara tentang perubahan jadwal kerja, karena dengan adanya perubahan dalam sistem, sangat penting untuk memperhitungkan produktivitas dan kinerja karyawan - indikator ini tidak boleh lebih rendah dari yang sebelumnya untuk periode yang sama.

Manajemen perusahaan dapat menghindari situasi yang tidak menyenangkan, khususnya perselisihan perburuhan, tuntutan dari otoritas pengatur, jika mereka bertanggung jawab atas proses pencatatan perubahan staf.

Ketika tabel kepegawaian berubah, perintah yang sesuai dikeluarkan.

Atas dasar apa perubahan kepegawaian diubah?

Perubahan tabel kepegawaian dilakukan dalam kasus berikut:

1. Transformasi (modifikasi) perusahaan, yang memerlukan penghapusan jabatan tertentu atau pengenalan jabatan baru.
2. Mengurangi skala aktivitas ketika ada kebutuhan untuk mengurangi jumlah karyawan tetap.
3. Pengembangan bisnis, yang melibatkan perekrutan karyawan baru.
4. Kenaikan atau penurunan upah.
5. Proses reorganisasi di perusahaan.
6. Koreksi jabatan.

Daftar ini tidak terbatas pada kasus-kasus yang disajikan, namun kasus-kasus inilah yang paling sering terjadi dalam praktik.

Bentuk standar kepegawaian digunakan baik di perusahaan swasta maupun publik

Apakah ada pengecualian dan pembatasan berdasarkan hukum?

Disajikan Kode Tenaga Kerja persyaratan peraturan mengatasi alasan mengapa kualitas dan kuantitas staf dapat berubah.

Adapun pembatasan-pembatasan, jika tidak bertentangan dengan persyaratan dasar dokumen undang-undang perusahaan (jenis kegiatan, ruang lingkup produksi barang atau penyediaan jasa, teknologi manufaktur, dll), setiap perusahaan berhak melakukan penyesuaian dan perubahan. dalam kaitannya dengan situasi saat ini.

Siapa yang harus menyusun tabel kepegawaian dan melakukan perubahan?

Undang-undang tidak secara jelas menunjukkan siapa yang harus bertanggung jawab atas kepegawaian. Dengan satu atau lain cara, setiap orang dapat berpartisipasi dalam penempatan staf. Bahkan pegawai biasa pun berhak mengajukan petisi mengenai perlunya penghapusan dan penerapan tarif, atau pemindahan ke jabatan lain. Secara teknis, tabel kepegawaian disusun oleh orang yang diberi tanggung jawab ini oleh manajemen. Biasanya ini adalah petugas personalia, ekonom atau akuntan. Di perusahaan kecil, pendiri sendiri bertanggung jawab atas kepegawaian.

Cara melakukan perubahan jadwal kepegawaian dengan benar

Prosedur dan pelaksanaan perintah akan sedikit berbeda tergantung pada alasan perubahan yang dilakukan.

Kenaikan dan penurunan gaji

Dasar utama untuk membawa kenaikan gaji karyawan perusahaan ke bidang hukum adalah dikeluarkannya perintah yang sesuai, yang harus menunjukkan:

1. Daftar posisi yang akan dilakukan kenaikan gaji.
2. Jumlah gaji baru (khusus untuk setiap posisi).
3. Tanggal pasti perubahannya.

Kedua sisi hubungan kerja menandatangani perjanjian kontrak kerja mengenai kenaikan gaji, yang menjadi dasar dikeluarkannya perintah. Banyak manajer menggunakan formulir terpadu, tetapi undang-undang ketenagakerjaan mengizinkan dokumen ini dibuat bebas dari, dapat diterima untuk dari perusahaan ini, dengan mempertimbangkan kekhususannya.

Segala persoalan yang berkaitan dengan pembayaran merupakan salah satu landasan hubungan kerja. Majikan harus melampirkan ini penting, terutama dalam hal pemenuhan persyaratan hukum. Berdasarkan hal tersebut, setelah mendokumentasikan kenaikan gaji karyawan, perlu dilakukan penyesuaian yang tepat terhadap kontrak kerja. Mereka yang terkena dampak perubahan harus mengetahui perintah tersebut, mengonfirmasi hal ini dengan tanda tangan mereka.

Perubahan upah dilakukan pada tabel kepegawaian berdasarkan pesanan

Jika terjadi pengurangan gaji, tentu saja hubungan antar subyek menjadi jauh lebih rumit. Mengurangi gaji tanpa persetujuan karyawan mungkin sah jika disebabkan oleh teknologi atau teknologi tertentu alasan ekonomi. Meskipun hal ini bukan merupakan faktor penghiburan bagi karyawan yang terkena PHK.

Seringkali ada kasus ketika manajer berperilaku tidak benar, mengusulkan dengan nada memaksa untuk membuat kontrak kerja tambahan untuk mengurangi gaji. Apalagi ia melakukan hal tersebut dengan melampaui kewenangannya dan memanfaatkan jabatan resminya. Jika karyawan tidak setuju, manajer membiarkan dirinya mengancam memburuknya kondisi kerja atau bahkan pemecatan. Kasus-kasus seperti ini jelas-jelas dianggap sebagai pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan dan tentu saja menjadi dasar untuk mengajukan tuntutan hukum. Saat-saat seperti itu memperburuk perselisihan perburuhan dan mencapai tingkat di mana tidak mungkin untuk mengatasinya dengan cara lain apa pun.

Reorganisasi perusahaan dan optimalisasi staf: masuk, keluar dan penggantian posisi

Selama periode reorganisasi, posisi-posisi baru dimasukkan ke dalam tabel kepegawaian dan posisi-posisi yang tidak menarik bagi perusahaan dikecualikan. Dengan jabatan baru, pertanyaannya jelas, karena saat ini cukup banyak orang yang bersedia mendudukinya. Namun dengan pekerja yang di-PHK atau di-PHK, segalanya menjadi lebih rumit.

Pengurangan staf dan likuidasi departemen

Administrasi perusahaan wajib menyiapkan memo tentang pengurangan yang akan datang dua bulan sebelum acara. Karyawan yang diberhentikan dibayar uang pesangon- penghasilan bulanan rata-rata selama dua bulan sejak tanggal pemutusan hubungan kerja.

Untuk mengurangi jumlah karyawan, data berikut harus ditunjukkan:

1. Daftar posisi yang dihilangkan.
2. Tanggal pasti pengurangan.

Baik posisi individu maupun seluruh departemen dapat diberhentikan.

Sangat poin penting Yang harus diperhatikan oleh pengusaha adalah kategori pekerja yang tidak dikenakan pengurangan.

Saat mengganti nama posisi, manajer juga harus memberi tahu karyawan secara tertulis 2 bulan sebelum perubahan dilakukan (Pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Kehadiran lowongan merupakan jalan keluar PHK yang paling tidak menyakitkan, karena pemberi kerja tidak perlu mengalami emosi negatif yang tidak perlu ketika ia terpaksa merampas pekerjaan seseorang. Jika posisi-posisi yang tidak terisi dapat dikurangi, suatu tindakan dibuat atas dasar perubahan yang dilakukan.

Video: nasihat hukum tentang pemecatan karena PHK; kategori orang yang tidak dapat diberhentikan

Pengenalan unit dan departemen kepegawaian baru

Perintah pengenalan jabatan baru memuat informasi sebagai berikut:

1. Judul pekerjaan. Jika seluruh departemen dimasukkan, nama dan daftar posisinya akan ditunjukkan.
2. Tanggal pasti mulai berlakunya perubahan.

DI DALAM pada kasus ini momen dikeluarkannya perintah tersebut bertepatan dengan momen inovasi rutin. Hal ini dimungkinkan karena perubahan tersebut tidak mempengaruhi nasib karyawan perusahaan. Pertama-tama, petugas SDM yang akan terlibat dalam pengembangan deskripsi pekerjaan diperkenalkan dengan inovasi.

Jika kendali atas pelaksanaan suatu perintah diberikan kepada karyawan tertentu, mereka menandatangani bahwa mereka mengetahuinya

Prosedur penggantian nama posisi

Judul pekerjaan baru sering terjadi di bidang hubungan kerja, produksi dan proses administrasi. Sebagai contoh, kita dapat mengingat kembali bahwa di masa lalu, posisi spesialis merchandising sangat umum dalam perdagangan. Saat ini interpretasi ini sepertinya tidak akan bertahan lama; interpretasi ini telah digantikan oleh konsep “manajer”.

Jadi, ketika mengganti nama suatu posisi, perubahan terjadi, seperti yang mereka katakan, tanpa gerakan yang tidak perlu. Perintah dikeluarkan dengan prinsip yang sama seperti ketika memperkenalkan posisi kepegawaian baru, satu-satunya perbedaan adalah bahwa dokumen tersebut harus menunjukkan jabatan sebelumnya dan kemudian yang baru.

Dalam hal seorang pegawai bekerja pada suatu jabatan, perubahan nama dilakukan dengan sepengetahuan dan persetujuannya. Seorang pemimpin yang berpengalaman akan selalu menemukannya bahasa bersama dengan bawahan dan akan mampu menjelaskan dengan jelas alasan perubahan tersebut dan memberikan argumen yang menyeluruh. Jika transformasi disebabkan oleh teknologi dan faktor organisasi, majikan berhak melakukan perubahan bahkan tanpa persetujuan karyawan (Pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Selanjutnya kedua belah pihak menandatangani perjanjian mengenai perubahan jabatan. Setelah itu, perintah yang sesuai dikeluarkan. Petugas personalia memasukkan informasi ke dalam kartu pribadi dan buku kerja karyawan.

Terkadang penggantian nama suatu posisi merupakan bagian dari keseluruhan kelompok perubahan kepegawaian, semuanya dapat dilakukan dengan satu perintah

Metodologi untuk melakukan perubahan tabel kepegawaian

Sebelum melakukan perubahan, pimpinan departemen atau unit struktural lainnya membuat nota dengan rincian justifikasi dan perhitungan ekonomis yang ditujukan kepada pimpinan perusahaan.

Aturan untuk menyusun pesanan

Perintah tersebut dikeluarkan berdasarkan Art. 74 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, sebagai suatu peraturan, ini disebut "Tentang amandemen tabel kepegawaian" atau "Sebagian ...". Bagian yang memastikan diisi dengan argumentasi di tingkat perusahaan tertentu, dan nuansa perubahannya diperjelas.

Manajer mengeluarkan perintah pada kop surat. Teks dokumen ini terdiri dari dua bagian: pernyataan dan perintah. Bagian pertama - dasar hukum dan alasannya, yang kedua - perubahan spesifik yang menunjukkan tenggat waktu dan mereka yang bertanggung jawab untuk implementasi.

Jika perusahaan adalah struktur yang kompleks dengan staf yang besar, jabatan dapat diulang. Oleh karena itu, perintah tersebut harus menunjukkan tidak hanya jabatan, tetapi juga unit struktural tertentu.

Pemberitahuan Karyawan

Isi perintah dokumen harus dikomunikasikan kepada semua anggota staf yang terkena dampak inovasi. Mereka harus membacanya dengan cermat, mencatat dan menandatangani di bagian belakang.

Jika seorang karyawan memerlukan ekstrak dari jadwal, itu dikeluarkan berdasarkan Art. 62 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Pernyataan tersebut berisi informasi tentang pembayaran untuk posisi tertentu. Dipandu oleh Seni. 88 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, informasi tentang gaji karyawan lain tidak disebutkan dalam ekstrak.

Kapan jadwal baru perlu disetujui?

Jika terjadi koreksi sebagian dan kecil, perubahan dilakukan pada masing-masing kolom dokumen saat ini. Dengan modifikasi yang signifikan, perlu dikembangkan tabel kepegawaian baru.

Biasanya, tabel kepegawaian disusun untuk jangka waktu satu tahun. Jika Anda perlu mengganti nama suatu posisi atau memperkenalkan yang baru di tengah tahun, perubahan dilakukan pada tabel kepegawaian berdasarkan pesanan. Jumlah perubahan berulang tidak dibatasi oleh hukum. Dan dimungkinkan untuk menyusun tabel kepegawaian baru untuk tahun depan.

Jika perubahan tabel kepegawaian bersifat global, lebih mudah untuk menghapus yang lama dan membuat dokumen baru

Alasan perubahan: memo

Manajemen perusahaan sedang menyiapkan surat resmi yang ditujukan kepada karyawan. Dokumen ini berisi bahasa yang penuh hormat dan penjelasan rinci tentang perlunya perubahan, terutama jika menyangkut perampingan. Catatan tersebut menawarkan opsi untuk menghadapi situasi tersebut. Ini bisa menjadi tawaran untuk mengambil posisi lain.

Bentuk pembuatan dan pengisian memo bisa sembarangan

Jika PHK yang akan datang disebabkan oleh keadaan teknologi yang serius, maka pemberi kerja berhak untuk mengurangi posisi tersebut tanpa persetujuan pekerja. Namun fakta ini tidak mengecualikan keharusan bagi manajer untuk menulis memo. Dalam hal ini, ia harus menunjukkan rasa hormat dan bijaksana, terutama terhadap pegawai yang sungguh-sungguh menjalankan tugasnya. Inilah yang terjadi di sini faktor manusia ketika seorang karyawan menderita cedera moral karena kehilangan pekerjaan. Perwujudan kehalusan itulah yang tidak akan memperparah keadaan seseorang yang sudah sulit, yang berarti tidak akan menimbulkan protes dalam dirinya dan tidak akan memaksanya mengambil langkah ekstrem dengan mengajukan gugatan.

Perubahan tabel kepegawaian pertama-tama harus dibenarkan. Informasi harus diberitahukan kepada karyawan, dan orang yang diberi tanggung jawab untuk melakukan pengendalian harus melaporkan hasil pekerjaan yang dilakukan. Pengusaha harus memiliki dasar-dasar pengetahuan hukum dan menghindari perselisihan perburuhan yang tidak perlu, karena terdapat kategori pekerja yang lebih rentan yang diasuransikan agar tidak dimasukkan dalam daftar PHK.

Mari kita pertimbangkan apakah tabel kepegawaian diperlukan dalam suatu organisasi dan bagaimana mengembangkannya; Bagaimana prosedur untuk menyetujui formulir dokumen Anda sendiri? Kami akan mempelajari permasalahan yang kompleks, misalnya tata cara persetujuan tabel kepegawaian jika perusahaan memiliki divisi tersendiri atau hanya memiliki satu karyawan.

Kepegawaian: menjadi atau tidak menjadi

Pertama, mari kita cari tahu apakah tabel kepegawaian (SH) merupakan dokumen akuntansi utama dan apakah kehadirannya wajib dalam organisasi.

Mulai berlaku pada tanggal 1 Januari 2013 hukum federal tanggal 06.12.2011 N 402-FZ “Tentang Akuntansi” (selanjutnya disebut UU N 402-FZ), yang menurutnya setiap fakta kehidupan ekonomi suatu organisasi harus didaftarkan sebagai dokumen akuntansi utama yang hanya berisi perincian wajib. Pada saat yang sama, hak untuk memilih bentuk dokumen utama (terpadu atau dikembangkan secara mandiri) kini menjadi milik pemberi kerja<1>.

Untuk informasi anda. Fakta kehidupan ekonomi mencakup suatu transaksi, peristiwa, operasi yang memiliki atau mampu mempengaruhi posisi keuangan suatu entitas ekonomi, hasil keuangan dari aktivitas dan (atau) pergerakannya. Uang.

Pendapat para ahli tentang sifat wajib penempatan staf berbeda-beda. Menurut pendapat kami, hal itu harus disetujui oleh organisasi. Kesimpulan ini mengikuti interpretasi Art. Seni. 15, 57, 66, 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Jadi, dalam Seni. Seni. 15 dan 57 menunjukkan perlunya penentuan oleh pekerja dan pemberi kerja serta pencatatan kontrak kerja“fungsi ketenagakerjaan (bekerja sesuai jabatan sesuai dengan tabel kepegawaian…).” Pada saat yang sama, tidak ada klausul “jika ada” yang terkandung dalam banyak pasal Kode Perburuhan Federasi Rusia<2>dan memberikan hak untuk memilih, jika kehadirannya (otoritas, dokumen, keadaan) tidak dikonfirmasi.

Selain itu, dalam Seni. 57 menetapkan bahwa pekerja dan pemberi kerja dapat memberikan kondisi tambahan untuk memperjelas tempat kerja (menunjukkan unit struktural dan lokasinya) dan (atau) tempat kerja. Informasi tentang unit struktural terdapat dalam tabel kepegawaian dan selanjutnya akan tercermin dalam buku kerja karyawan (Pasal 66 Kode Perburuhan Federasi Rusia, klausul 3.1 Instruksi untuk mengisi buku kerja<3>).

Pada saat yang sama, kita tidak boleh melupakan alasan pemecatan seperti “pengurangan jumlah atau staf karyawan” (klausul 2, bagian 1, pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Dengan tidak adanya tabel kepegawaian, hampir tidak mungkin untuk membuktikan keabsahan pemecatan pekerja atas dasar ini, serta keabsahan jumlah uang yang dibayarkan kepada pekerja tersebut, baik ke inspektorat ketenagakerjaan, atau ke fiskal. pihak berwenang, atau ke pengadilan.

Kesimpulan tentang perlunya penempatan staf juga didukung oleh peraturan daerah<4>dan menetapkan praktik peradilan.

Bagaimanapun, kehadirannya meminimalkan risiko tuntutan dari pengawas fiskal dan otoritas kehakiman. Oleh karena itu, pemberi kerja harus menyetujui tabel kepegawaian.

Kami menyetujui jadwalnya

Tabel kepegawaian adalah peraturan lokal suatu organisasi, yang mencatat secara konsolidasi pembagian kerja yang ada antara karyawan dan syarat-syarat remunerasi tenaga kerja mereka (Surat Rostrud tertanggal 23 Januari 2013 N PG/409-6-1 ). Artinya, tabel kepegawaian mencerminkan peristiwa dalam hubungan kerja yang dapat berdampak pada posisi keuangan organisasi dan (atau) arus kas. Faktanya, suatu organisasi (terutama yang baru dibentuk) atau pemberi kerja lain tidak berhak mempekerjakan pekerja jika tidak ada tabel kepegawaian.

Sebelumnya, bentuk kepegawaian yang terpadu adalah wajib, disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 5 Januari 2004 N 1 “Atas persetujuan bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama untuk pencatatan tenaga kerja dan pembayarannya.” Namun, sejak tahun 2013, penggunaannya menjadi opsional. Meskipun banyak organisasi masih menggunakan formulir terpadu, Anda tidak boleh melewatkan kesempatan yang diberikan oleh pembuat undang-undang dan menyesuaikannya dengan kebutuhan pemberi kerja tertentu.

Memilih metode

Dengan memperhatikan ketentuan Art. 9 UU N 402-FZ, sebelum menyusun tabel kepegawaian organisasi, perlu disetujui bentuknya, serta bentuk dokumen lain tentang akuntansi dan pembayaran tenaga kerja.

Anda dapat melakukannya dengan dua cara:

— disetujui dengan perintah terpisah dari organisasi dengan formulir yang relevan terlampir;

- tercermin dalam kebijakan akuntansi organisasi untuk tujuan tersebut akuntansi, bentuk dokumen akuntansi utama apa (terpadu atau dikembangkan secara independen) yang digunakan untuk mendokumentasikan fakta kehidupan ekonomi (lihat contoh 2 di bawah). Dalam hal ini, formulir dokumen tertentu harus dijadikan lampiran kebijakan akuntansi (lihat contoh 3 di bawah).

Perlu dicatat bahwa karena kebijakan akuntansi wajib bagi sebagian besar pengusaha sesuai dengan Art. 8 UU N 402-FZ, metode kedua untuk memperbaiki bentuk dokumen primer bekas lebih disukai.

Urutan persetujuan

Jadi, pemberi kerja memutuskan untuk menyetujui tabel kepegawaian menggunakan formulir yang dikembangkan secara independen. Untuk memulainya, perintah yang sesuai harus dikeluarkan.

Perubahan

Perubahan pada tabel kepegawaian yang disetujui dan saat ini juga dilakukan berdasarkan perintah - baik mencerminkan perubahan spesifik atau menyetujui edisi baru SR.

Sebagaimana disampaikan Rostrud dalam Surat No. 428-6-1 tanggal 22 Maret 2012, tabel kepegawaian berubah jika terjadi penggantian nama unit struktural atau jabatan, perubahan gaji, atau pengurangan jumlah atau staf pegawai. Frekuensi dan frekuensi perubahan tabel kepegawaian ditentukan oleh pemberi kerja.

Persyaratan

Perlu diingat: tabel kepegawaian yang dikembangkan secara independen harus berisi informasi tentang perintah yang menyetujui bentuknya, dan rincian dokumen yang digunakan untuk memberlakukannya (lihat contoh 7).

Selain itu, dalam tabel kepegawaian yang dikembangkan oleh organisasi tidak perlu mencantumkan masa berlakunya (berbeda dengan formulir terpadu). Cukup dengan menunjukkan tanggal berlakunya tabel kepegawaian.

Organisasi yang baru dibentuk

Tabel kepegawaian disusun, meskipun hanya manajer yang bekerja di organisasi yang baru dibuat. Ada dua kemungkinan opsi untuk menghadirkan unit staf:

— atau hanya manajer yang disebutkan;

— atau staf dan jumlah karyawan yang dibutuhkan segera dicatat.

Cabang dan kantor perwakilan

Secara terpisah, perlu disebutkan tabel kepegawaian suatu organisasi yang memiliki cabang, kantor perwakilan, atau divisi terpisah lainnya.

Dalam bentuk kepegawaian yang baru, dimungkinkan untuk mengalokasikan tidak hanya unit struktural, tetapi juga unit individu.

Jika Tabel kepegawaian disusun oleh departemen secara mandiri(dan hak tersebut harus diatur dalam piagam organisasi, peraturan unit dan surat kuasa kepala unit), maka disarankan untuk mengatur tata cara persetujuan, dan mencantumkan rincian persetujuan dalam meja kepegawaian itu sendiri.

Mengisi kolom individual

Perhatian khusus harus diberikan pada pengisian kolom "Gaji", dll.: jumlah gaji harus satu; menunjukkan apa yang disebut "garpu" tidak diperbolehkan, karena menurut Art. 22 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, pembayaran harus sama untuk pekerjaan yang setara.

Catatan. Anda dapat membaca tentang aturan pengisian kolom tabel kepegawaian seperti “Posisi”, “Jumlah unit kepegawaian”, “Tarif tarif (gaji), dll.”, “Bonus” di artikel “Tabel kepegawaian dalam pertanyaan dan jawaban” di hal. 46 majalah N 7, 2009.

Jika perlu, refleksi Untuk posisi yang sama gaji yang berbeda (dan bukan gaji), kami merekomendasikan untuk menetapkan kategori atau peringkat untuk posisi tersebut, atau mengaturnya dengan menetapkan tunjangan (pembayaran tambahan) tergantung pada kualifikasi karyawan. Rostrud juga menganut posisi ini (Surat tertanggal 27 April 2011 N 1111-6-1).

Oleh karena itu, pemberi kerja, ketika mengembangkan formulir kepegawaian untuk tujuan menetapkan tunjangan pribadi dan pembayaran tambahan kepada karyawan, dapat menyajikan informasi di kolom “Tunjangan, pembayaran tambahan” seperti yang ditunjukkan pada contoh:

Contoh format kolom “Tunjangan, pembayaran tambahan” di tabel kepegawaian.

Jika dalam organisasi gaji karyawan terdiri dari gaji (atau gaji dan bonus yang dibayarkan tidak teratur), maka kolom “Tunjangan, pembayaran tambahan” dapat dikecualikan. Dan sebaliknya: jika pemberi kerja menggunakan bonus reguler untuk merangsang kerja karyawan, maka Anda dapat menambahkan kolom “Bonus”, juga untuk kenyamanan, menyorot sub-kolom “Basis” dan “Jumlah, gosok.” (lihat contoh 12).

Contoh desain kolom “Bonus” dan “Di Tangan” di tabel kepegawaian.

Untuk sejumlah pengusaha, karena kebutuhan untuk mematuhi Art. Seni. 133 dan 133.1 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, akan berguna untuk menambahkan kolom “Untuk pembayaran” atau “Di tangan” (contoh 12).

Ekstrak dari tabel kepegawaian

Harus diingat bahwa menurut Art. 62 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, majikan berkewajiban untuk memberikan kepada karyawan, atas permohonannya, dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pekerjaannya, termasuk kutipan dari dokumen (Pasal 88 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia). Oleh karena itu, kami memandang tepat untuk juga menyetujui formulir tersebut Ekstrak dari tabel kepegawaian (tidak ada formulir terpadu).

Pengaturan kepegawaian

Tabel kepegawaian adalah dokumen terencana dan impersonal. Oleh karena itu, Anda tidak boleh “membebaninya” dengan informasi. Bagaimanapun, dokumen ini dapat diserahkan kepada otoritas fiskal atau yudisial, yang seharusnya tidak mengetahui informasi “ekstra”. Untuk menetapkan posisi aktual penempatan personel (berdasarkan nama) dan remunerasi (dengan mempertimbangkan bonus “mengambang”), disarankan untuk menggunakan pengaturan kepegawaian. Dokumen tersebut mungkin dalam bentuk kertas atau dalam format elektronik dan berisi informasi apa pun tentang karyawan yang diminta oleh pemberi kerja (lihat contoh 14).

Pengaturan kepegawaian.

Perseroan Terbatas "SportInvest"

(OlahragaInvest LLC)

Kepegawaian per 3 November 2014

Subdivisi struktural	Judul pekerjaan	Jumlah unit staf	Nama belakang I.O.	Gaji, (gosok.)	Tunjangan, biaya tambahan	Penghargaan	Jumlah (gr. 6 + gr. 8 + gr. 10)	informasi tambahan
Basis	Jumlah (gosok.)	Basis	Jumlah (gosok.)
Nama	Kode
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Direktorat	01	CEO	1	Avakumov A.V.	60 000					55 000
Sekretaris	1	Belkina N.A.	30 000	Untuk pengetahuan bahasa asing	2000			32 000	Cuti hamil sampai dengan tanggal 25 Desember 2014
Administrator sistem	0,75	Volgin I.L.	21 330					15 997,50	Karyawan di tempat kerja utama
<…>
Akuntansi	02	Akuntan	1	Gromova K.T.	25 000	Peningkatan volume pekerjaan (DS s/d 06/04/2010)	5550			30 550
Akuntan	1	Drevko oke.	25 000					24 850	Cuti orang tua hingga 3 tahun (11 Desember 2014 – kembali bekerja)
Akuntan	1	Eremina E.M.	25 000	Perluasan wilayah layanan (DS hingga 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Departemen penjualan	03	Pengelola	1	biji pohon ek U.A.	30 000			Karena melebihi rencana penjualan	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
kepala Departemen	1	Zorin I.A.	35 000			Karena melebihi rencana penjualan	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
Departemen pengiriman	04	Spesialis	0,5	Ilyin B.B.	15 000					7500	Pekerja paruh waktu eksternal
kepala Departemen	1	Klaus V.V.	25 000					25 000
Departemen pemasaran	05	Spesialis	1	Lomov Ya.R.	24 400					24 400	Anak di bawah 3 tahun (lahir 02/06/2012)
Spesialis	1	Mishin T.A.	24 400					24 400
		kepala Departemen	1	LOWONGAN
<…>

Pendapat. Maria Kolganova, Associate Professor Departemen Kewirausahaan dan hukum ketenagakerjaan Universitas Negeri pengelolaan

Dalam teori hukum, salah satu ciri utama hubungan kerja selalu dianggap sebagai masuknya karyawan baru ke dalam staf organisasi. Pentingnya tindakan ini berkaitan dengan status hukum pegawai dalam organisasi. Dimasukkannya seorang karyawan ke dalam staf organisasi “mengisi” lowongan yang ada sebelumnya, menentukan tempatnya dalam sistem pengorganisasian dan mengelola proses ketenagakerjaan di dalam perusahaan, menentukan komponen utama pendapatannya (gaji resmi, gaji, tingkat tarif), mengkonsolidasikan dan melegitimasi pembedaan penyesuaian upah melalui tunjangan, pembayaran tambahan, KTU dan pembayaran lainnya yang memungkinkan, sesuai dengan sistem pengupahan yang disetujui organisasi, untuk mempersonalisasi pendapatan staf.

Catatan. Lihat artikel “Cara mengatur pekerjaan dengan data pribadi di departemen SDM” di hal. 40 majalah N 3, 2012.

Perusahaan yang menyediakan personel kepada pihak ketiga menghadapi masalah serius dalam hal ini. Organisasi semacam itu (agen tenaga kerja swasta) mungkin secara formal memenuhi persyaratan untuk memiliki tabel kepegawaian, namun dari sudut pandang hukum, tabel tersebut dibuat dalam organisasi nyata dan untuk pekerjaan nyata, dan bukan berdasarkan kontrak sipil dengan perantara.

Catatan. Lihat artikel “10 kesalahan yang tidak boleh dilakukan saat menyiapkan dokumen terkait data pribadi” di hal. 52 majalah N 3, 2012.

Perusahaan transmisi tenaga kerja dipekerjakan berdasarkan kontrak untuk penyediaan personel, tidak menciptakan lapangan kerja nyata, tidak berinvestasi dalam produksi dan modernisasinya. Jika suatu organisasi perantara bangkrut, propertinya (seringkali disewakan) tidak dapat menjadi penjamin kompensasi atas hilangnya pendapatan karyawan. Oleh karena itu, tidak ada gunanya menganggap tabel kepegawaian yang dibuat di dalamnya sebagai dokumen organisasi dan keuangan yang serius.

Catatan. Baca tentang tenaga kerja “pinjaman” di hal. 70.

Bukan lebih sedikit masalah Perusahaan semacam itu juga muncul sehubungan dengan persiapan dokumentasi personalia. Jika perantara mengatur agar karyawan tersebut dipekerjakan, maka kinerja sebenarnya fungsi tenaga kerja dalam kondisi kerja yang berbahaya atau berbahaya, seorang pekerja produksi nyata tidak akan diperhitungkan dalam masa kerja preferensialnya, yang memberikan hak atas pensiun, karena di kantor perusahaan perantara yang mendaftarkan seorang pekerja sesuai dengan jadwal kepegawaiannya ke a majikan sebenarnya, seperti itu kondisi berbahaya tidak ada tenaga kerja. Tidak ada satu pun struktur Dana Pensiun yang mengakui pekerjaan pada tabel kepegawaian perusahaan perantara sebagai pekerjaan dalam kondisi berbahaya atau berbahaya yang memberikan hak atas manfaat pensiun. Hal ini dijelaskan oleh fakta bahwa dalam buku kerja karyawan, yang sesuai dengan Art. 66 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia adalah dokumen utama tentang aktivitas kerjanya dan pengalaman kerja, sesuai dengan tabel kepegawaian perantara, dibuat catatan pekerjaan.

Sebagai kesimpulan, saya ingin mencatat bahwa persyaratan dokumen yang diatur dalam UU N 402-FZ, dalam beberapa kasus, berbeda dengan persyaratan undang-undang ketenagakerjaan (yang sebenarnya lebih ketat). Oleh karena itu, untuk menghindari tuntutan dari pemeriksa, kami menyarankan untuk menggunakan formulir terpadu N T-3 sebagai dasar ketika mengembangkan formulir kepegawaian. Dianjurkan untuk menggunakan GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen." Dan terakhir, karena tabel kepegawaian berisi data pribadi karyawan, penyimpanan, pemrosesan, dan pemusnahannya harus dilakukan sesuai dengan persyaratan undang-undang Federasi Rusia tentang perlindungan data pribadi.

Yu.Titova

Guru,

Pakar jurnal

"Layanan personalia

Dan manajemen personalia perusahaan"

Sebelum menentukan besar kecilnya suatu perusahaan, perlu dijawab pertanyaan bagaimana proses produksi akan berlangsung, dalam urutan apa, berapa divisi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan utama kegiatan, dan siapa yang akan melakukan administrasi. Untuk keperluan tersebut disusunlah struktur organisasi.

Struktur adalah susunan dan keterkaitan hubungan internalnya: bengkel, bagian, departemen, biro, laboratorium dan divisi lain yang membentuk satu kesatuan ekonomi. Struktur tersebut disetujui oleh dokumen khusus, yang tidak menunjukkan nilai kuantitatif unit kepegawaian dan jumlah gaji, tetapi berdasarkan data ini tabel kepegawaian disusun.

Tabel kepegawaian adalah dokumen normatif yang menentukan komposisi pegawai organisasi, menunjukkan posisi mereka dan gaji resmi.

Apa yang harus diperhatikan

Untuk menyusun tabel kepegawaian, digunakan formulir terpadu No. T-3, yang disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 01/05/2004 No. 1. Formulir ini bersifat nasihat. Organisasi komersial mempunyai hak untuk berkembang secara mandiri seragam baru atau mengubah formulir T-3 yang ada.

Formulir terpadu T-3 berisi:

• daftar unit struktural menurut urutan subordinasinya;
• nama jabatan, dengan memperhatikan subordinasi dalam departemen, bengkel, dll. (misalnya, kepala akuntan, wakil kepala akuntan, akuntan terkemuka, akuntan);
• informasi tentang kualifikasi (misalnya, insinyur metrologi kategori 2, operator penggilingan kategori 5, dll.);
• informasi tentang jumlah taruhan;
• besaran gaji bulanan, tarif per jam sesuai dengan sistem pengupahan yang berlaku;
• jenis dan besaran biaya tambahan dan tunjangan.

Tabel kepegawaian, bentuk terpadu

Itu tindakan normatif dapat dibentuk untuk seluruh struktur perusahaan atau untuk setiap divisi secara terpisah. Tidak mencantumkan nama pegawai yang menduduki jabatan tertentu, karena tujuan utama dokumen ini adalah untuk menentukan struktur, jumlah dan besaran gaji. Untuk mengontrol posisi mana yang ditempati oleh karyawan tertentu (menunjukkan nama lengkap mereka), pengaturan kepegawaian dipertahankan.

Dokumen apa saja yang perlu dipelajari

Tabel kepegawaian diisi oleh pejabat resmi organisasi (ekonom tenaga kerja, akuntan, spesialis sumber daya manusia).

Dokumen yang dapat diandalkan:

• anggaran Dasar;
• struktur perusahaan (jika dikompilasi);
• OKPDTR; EK; ETKS; ;
• perhitungan gaji bulanan pejabat;
• dokumen teknis hukum dan peraturan lainnya.

Dalam menentukan profesi yang akan diperkenalkan di suatu perusahaan, perlu diperhatikan aturan selanjutnya: jika pelaksanaan pekerjaan pada jabatan, spesialisasi, profesi tertentu melibatkan pemberian kompensasi dan tunjangan atau adanya kontraindikasi, maka nama profesi, jabatan dan persyaratan kualifikasi tersebut harus benar-benar sesuai dengan nama dan persyaratan yang tercantum dalam buku referensi kualifikasi, atau ketentuan standar profesional ( Bagian 2 Seni. 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Perlu juga diingat bahwa salah satu syarat utama yang menentukan hak atas ketentuan pensiun hari tua dini adalah jumlah lengkap yang terdapat dalam tabel kepegawaian, dan oleh karena itu, buku kerja karyawan, Daftar 1 dan 2 produksi, pekerjaan, profesi, posisi dan indikator yang memberikan hak atas ketentuan pensiun preferensial (lihat Resolusi Kabinet Menteri Uni Soviet tanggal 26 Januari 1991 No. 10 dan Resolusi Dewan Menteri Uni Soviet tanggal 22 Agustus 1956 No. 1173).

Kegagalan untuk mematuhi persyaratan undang-undang ketenagakerjaan dalam hal jabatan tidak hanya menyebabkan pengenaan denda administrasi pada pemberi kerja, tetapi juga dampak buruk bagi pekerja ketika mengajukan permohonan pensiun atau menerima tunjangan.

Pertanyaan dasar saat menyusun SR

"Pekerja lepas"

Undang-undang ketenagakerjaan tidak memuat konsep “pekerja lepas”. Hal ini lebih berkaitan dengan hubungan yang bersifat hukum perdata, oleh karena itu tidak diatur baik dalam Kitab Undang-undang Ketenagakerjaan maupun undang-undang lain yang memuat norma hukum perburuhan.

Cara menandatangani dan menyetujui perintah kepegawaian, contoh 2019

Tabel kepegawaian didukung oleh bos layanan personel dan kepala akuntan hanya pada lembar terakhir dokumen. Jika mereka tidak ada, baris yang sesuai ditandatangani oleh orang yang bertanggung jawab atas pengembangannya. Tabel kepegawaian dan perubahannya disetujui dengan perintah untuk kegiatan utama, yang ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau orang yang berwenang. Kami memberikan contoh pesanan pengenalan kepegawaian di bawah ini.

Dalam formulir T-3 itu sendiri, perlu untuk memasukkan rincian pesanan yang menyetujui tabel kepegawaian baru. Dokumen ini tidak diberi stempel. Dokumen peraturan ini disimpan di departemen yang bertanggung jawab untuk melakukan perubahan secara permanen.

• Pengisian otomatis formulir dokumen standar
• Mencetak dokumen dengan tanda tangan dan gambar stempel
• Kop surat dengan logo dan detail Anda
• Mengunggah dokumen dalam format Excel, PDF, CSV
• Mengirim dokumen melalui email langsung dari sistem

Class365 - pengisian semua dokumen utama dengan cepat dan nyaman

Terhubung secara gratis ke Class365

Karyawan dipekerjakan sesuai dengan tabel kepegawaian. Disetujui atas perintah pimpinan organisasi atau orang lain yang diberi wewenang atas perintah atau surat kuasa.

Perhatikan bagian biaya tambahan. Kekhususan perusahaan dapat tercermin di sini. Bonus dapat berupa rahasia dagang, pengalaman karyawan, bahaya, layanan khusus kepada organisasi, gelar akademis dan seterusnya.

(Kirim dokumen tanpa kesalahan dan 2 kali lebih cepat dengan pengisian dokumen otomatis di program Class365)

Cara menyederhanakan pekerjaan dengan dokumen dan menyimpan catatan dengan mudah dan alami

Lihat cara kerja Class365
Masuk ke versi demo

Cara mengisi tabel kepegawaian pada formulir T-3 dengan benar

Tabel kepegawaian berlaku untuk pendaftaran resmi struktur, komposisi staf, jumlahnya sesuai dengan Piagam organisasi yang berlaku. Tabel kepegawaian disetujui oleh manajer atau orang yang diberi wewenang olehnya (dan dibuat oleh mereka, karena posisi yang diperlukan sebagai ekonom tenaga kerja, yang diperlukan untuk menyusun jadwal, tidak tersedia di semua perusahaan) dan berisi yang berikut ini informasi:

Daftar jabatan yang ada di perusahaan;
- jumlah unit di negara bagian;
- dana upah bulanan;
- besaran gaji dan tunjangan resmi;
- daftar divisi struktural.

Perlu diingat bahwa posisi karyawan dalam kontrak kerja harus sepenuhnya sesuai dengan posisi di tabel kepegawaian, dan namanya tidak disingkat saat dimasukkan ke dalam dokumen. Dan jabatan-jabatan itu sendiri dimasukkan di sana berdasarkan Pengklasifikasi Pekerjaan, karena perbedaan apa pun dapat menimbulkan kesulitan dalam mengajukan permohonan pensiun. Posisi dicatat dalam urutan menurun, dimulai dari yang paling penting.

Jadwal dibuat untuk tanggal tertentu, menunjukkan masa berlaku dan dalam satu salinan, yang disimpan di departemen akuntansi perusahaan. Selain itu, dokumen tersebut dijahit dan disegel dengan tanda tangan manajer, kepala akuntan, dan kemudian stempel perusahaan. Kesalahan yang dibuat dalam dokumen ini tidak dapat diperbaiki dengan menggunakan korektor. Kebanyakan dari mereka dilakukan dengan gaji. Situasi ini dapat diperbaiki dengan mencoretnya dengan hati-hati, menuliskan nomor yang benar dan menandatangani orang yang menyusun tabel kepegawaian. Perubahan lainnya (misalnya, memasukkan posisi jika Anda lupa menunjukkannya, atau memperbaikinya jika Anda salah menunjukkannya) terjadi dengan bantuan perintah dari manajer.

Jika kita berbicara tentang tujuan langsung dari tabel kepegawaian, maka itu adalah dalam hal apapun situasi kontroversial, menyajikan data yang ditunjukkan di sana di pengadilan. Oleh karena itu, jika dokumen tersebut dibuat dengan benar, Anda selalu dapat mengandalkan kemenangan dalam kasus pengadilan.

Mulailah dengan Class365 sekarang! Gunakan pendekatan modern dalam manajemen bisnis dan tingkatkan penghasilan Anda.

Terhubung secara gratis ke Class365