Perusahaan itu seperti sistem terbuka.

100 RUB bonus untuk pesanan pertama

Pilih jenis pekerjaan Pekerjaan pascasarjana Pekerjaan kursus Abstrak Laporan Tesis Master tentang Praktek Review Laporan Artikel Tes Monograf Pemecahan Masalah Rencana Bisnis Jawaban atas Pertanyaan Karya kreatif Gambar Esai Esai Terjemahan Presentasi Mengetik Lainnya Meningkatkan keunikan teks Tesis Master Pekerjaan laboratorium Bantuan online

Cari tahu harganya

Sistem adalah kumpulan bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling bergantung, disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan keseluruhannya direproduksi dalam kondisi apa pun.

Karakteristik unik dari sistem adalah hubungan internal antar bagian (elemen):

1. Setiap sistem dicirikan oleh diferensiasi dan integrasi. Setiap bagian menjalankan fungsi individu. Pada saat yang sama, integrasi dilakukan untuk menjaga keterhubungan masing-masing bagian sistem dan membentuk satu kesatuan. Dalam organisasi, hal ini biasanya dicapai dengan mengoordinasikan tingkat hierarki, pengamatan langsung terhadap perilaku sistem, dan penerapan aturan, prosedur, dan program kegiatan individu.

2. Meskipun organisasi terdiri dari bagian-bagian atau unsur-unsur, mereka sendiri merupakan subsistem dalam lingkup yang lebih besar sistem besar. Selain itu, keseluruhan bukanlah kumpulan bagian-bagian yang sederhana, karena sistem harus dianggap sebagai suatu kesatuan tidak hanya dari unsur-unsurnya, tetapi juga hubungan-hubungan di antara mereka, yang dapat meningkatkan atau menurunkan efisiensi kegiatan mereka. (efek multipleks, atau sinergis). Ada sistem tertutup dan terbuka.

Konsep sistem tertutup dihasilkan ilmu pengetahuan Alam. Sistem seperti itu, karena mandiri, hampir tidak bereaksi terhadap pengaruh eksternal. Sistem sempurna jenis ini tidak akan menerima energi sama sekali dari sumber eksternal dan tidak akan memberikan energinya kepada sumber tersebut lingkungan luar. Sistem organisasi tertutup memiliki penerapan yang terbatas, karena fungsi utamanya adalah kelangsungan hidup dan reproduksi diri. Ia tidak dapat menjadi subsistem dari sistem hubungan ekonomi dan sosial dalam masyarakat dan oleh karena itu tidak dapat memenuhi misi yang penting bagi masyarakat dan melaksanakan kegiatan ekonomi atau kegiatan lainnya.

Sistem terbuka sebaliknya, ia berinteraksi dengan lingkungan. Organisasi yang merupakan sistem jenis ini menerima bahan mentah dan sumber daya manusia dari sana dan bergantung pada klien dan pelanggan dari dunia luar untuk mengonsumsi produk mereka. Bank, secara aktif berinteraksi dengan lingkungan, mengubah simpanan menjadi pinjaman dan investasi, menggunakan keuntungan yang diterima untuk memelihara dan mengembangkan kegiatannya, membayar dividen dan membayar pajak.

Tingkat keterbukaan berubah sebagai akibat dari setiap perubahan dalam sistem. Sistem terbuka dapat memperoleh ciri-ciri sistem tertutup jika, seiring berjalannya waktu, kontak dengan lingkungan menjadi terbatas. Situasi sebaliknya juga mungkin terjadi.

Sistem terbuka dicirikan oleh kecenderungan ke arah komplikasi dan diferensiasi, dengan kata lain, ketika mereka tumbuh, mereka berusaha untuk lebih mengkhususkan elemen dan memperumit struktur, sering kali memperluas batas-batasnya atau menciptakan supersistem baru dengan batas-batas yang lebih luas.

Semua sistem (organisasi) memiliki masuk, proses transformasi Dan KELUAR. Mereka menerima bahan mentah, energi, informasi, dan sumber daya lainnya dan mengubahnya menjadi barang, jasa, keuntungan, limbah, dll.

15. Organisasi sebagai Sistem terbuka

DENGANsistem- ini adalah integritas tertentu atau sekumpulan bagian yang saling berhubungan dan bergantung, yang masing-masing berkontribusi pada karakteristik keseluruhan. Semua organisasi adalah sistem.

Ada dua jenis sistem utama: tertutup dan terbuka.

Sistem tertutup mempunyai batasan tetap yang kaku, tindakannya relatif independen terhadap lingkungan sekitar sistem.

Sistem terbuka ditandai dengan interaksi dengan lingkungan luar. Energi, informasi, material adalah objek pertukaran dengan lingkungan luar melalui batas-batas sistem yang dapat ditembus. Sistem seperti ini tidak dapat berdiri sendiri; sistem ini bergantung pada energi, informasi, dan material yang berasal dari luar. Sistem terbuka mempunyai kemampuan untuk beradaptasi terhadap perubahan lingkungan eksternal dan harus melakukan hal tersebut agar dapat terus berfungsi. Semua organisasi adalah sistem terbuka. Kelangsungan hidup suatu organisasi bergantung pada dunia luar.

Perbedaan antara sistem terbuka dan tertutup tidaklah kaku dan sudah ditetapkan untuk selamanya. Sistem terbuka dapat menjadi tertutup jika kontak dengan lingkungan berkurang seiring berjalannya waktu. Pada prinsipnya, situasi sebaliknya juga mungkin terjadi.

Ciri-ciri model organisasi sebagai sistem terbuka

Semua organisasi sebagai sistem terbuka mempunyai gambaran yang disederhanakan. Semuanya mempunyai masukan, proses transformasi, dan keluaran. Pada input, organisasi menerima bahan mentah, energi, informasi, modal, sumber daya manusia, material dan sumber daya lainnya dari lingkungan dan mengubahnya menjadi barang dan jasa, keuntungan, limbah, dll.

Sistem terbuka mempunyai ciri-ciri khusus. Salah satu ciri tersebut adalah pengakuan akan saling ketergantungan antara sistem dan lingkungan eksternal. Perubahan lingkungan eksternal mempengaruhi satu atau lebih atribut sistem, dan sebaliknya perubahan sistem mempengaruhi lingkungan. Organisasi harus mencerminkan keadaan lingkungan eksternal. Konstruksinya didasarkan pada prasyarat yang bersifat ekonomi, ilmiah, teknis, politik, sosial atau etika. Organisasi harus diciptakan agar berfungsi normal. Kontribusi setiap anggota harus dipastikan pekerjaan umum dan secara efektif membantu karyawan mencapai tujuan mereka. Dalam hal ini, organisasi yang efektif tidak bisa statis. Pemerintah harus segera memantau semua perubahan di lingkungan eksternal, mengevaluasinya, dan memilih respons terbaik untuk mencapai tujuannya. Pemerintah harus merespons pengaruh lingkungan secara efektif.

Ciri lain yang sama pentingnya dari suatu organisasi sebagai sistem terbuka adalah umpan balik. Sistem terbuka secara konstan menerima informasi dari lingkungan eksternal. Ini membantu Anda beradaptasi dan memungkinkan Anda mengambil tindakan korektif untuk memperbaiki penyimpangan yang tidak diinginkan pada parameter sistem. Di sini, umpan balik dipahami sebagai proses yang memungkinkan Anda menerima aliran informasi atau uang ke dalam sistem untuk memodifikasi produksi produk manufaktur atau memulai produksi produk baru.

Perilaku anggota suatu organisasi dapat dianggap sebagai lingkungan internalnya. Permasalahan terus-menerus muncul dalam suatu organisasi yang dapat mengubah posisinya. Agar semua elemen organisasi dapat beroperasi dan terkoordinasi secara cerdas, diperlukan pasokan sumber daya yang berkelanjutan. Peralatan produksi menjadi usang, teknologi menjadi usang, bahan-bahan perlu diisi ulang, dan para pekerja berhenti. Untuk menjamin kelangsungan hidup organisasi, sumber daya ini harus diganti dengan unsur-unsur produktivitas yang sama tanpa mengganggu proses produksi.

Lainnya masalah internal timbul karena kurangnya interaksi dan koordinasi berbagai bagian organisasi. Salah satu alasan mengapa pekerja keluar dan pemegang saham tidak mau menginvestasikan tabungan mereka adalah karena kelompok-kelompok ini tidak puas dengan kondisi kerja dan imbalan atas partisipasi mereka dalam organisasi, dan ketidakpuasan ini bisa menjadi begitu kuat sehingga keberadaan organisasi terancam.

Organisasi dicirikan oleh sifat fungsi siklus. Keluaran sistem ini menyediakan dana untuk investasi baru, sehingga memungkinkan investasi tersebut diulangi. siklus produksi. Pendapatan yang diterima oleh organisasi industri harus cukup untuk membayar pinjaman, mempekerjakan pekerja dan membayar kembali pinjaman, jika sifat siklus kegiatan stabil dan menjamin kelangsungan hidup organisasi.

Namun, teori sistem sendiri tidak memberi tahu para manajer elemen mana dalam organisasi sebagai suatu sistem yang sangat penting. Ia hanya mengatakan bahwa suatu organisasi terdiri dari banyak sistem yang saling bergantung dan merupakan sistem terbuka yang berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Teori ini tidak secara spesifik mengidentifikasi variabel-variabel utama yang mempengaruhi fungsi manajemen. Hal ini juga tidak menentukan lingkungan apa yang mempengaruhi manajemen dan bagaimana lingkungan mempengaruhi hasil kegiatan organisasi. Jelasnya, manajer harus mengetahui apa saja variabel organisasi sebagai suatu sistem untuk menerapkan teori sistem pada proses manajemen. Identifikasi variabel dan dampaknya terhadap kinerja organisasi merupakan kontribusi utama dari pendekatan situasional, yang merupakan perpanjangan logis dari teori sistem.

Organisasi sebagai sistem terbuka.

Rencana

DALAM 1. Pembentukan model sistem terbuka dan tertutup dalam kerangka teori sistem umum.

PADA 2. Kekhasan organisasi sebagai sasaran Sistem sosial.

DI 3. Masalah masuk dan stabilitas masuk.

JAM 4. Ketergantungan lingkungan internal dan proses internal organisasi pada keadaan lingkungan eksternal. Kesetaraan.

DALAM 1. Pembentukan model sistem terbuka dan tertutup dalam kerangka teori sistem umum.

Teori sistem pertama kali diterapkan pada ilmu eksakta dan di bidang teknologi. Penerapan teori sistem pada manajemen pada akhir tahun 1950an merupakan kontribusi paling penting dari aliran ilmu manajemen. Pendekatan sistematis bukanlah seperangkat pedoman atau prinsip bagi para manajer, melainkan serangkaian pedoman atau prinsip cara berpikir kaitannya dengan organisasi dan manajemen. Untuk memahami bagaimana pendekatan sistem membantu manajer memahami organisasi dengan lebih baik dan mencapai tujuan dengan lebih efektif, pertama-tama mari kita definisikan apa itu pendekatan sistem. sistem.

SISTEM adalah suatu integritas tertentu yang terdiri dari bagian-bagian yang saling bergantung, yang masing-masing berkontribusi terhadap karakteristik keseluruhan.

Mobil, komputer, televisi adalah contoh sistem. Mereka terdiri dari banyak bagian, yang masing-masing bekerja bersama-sama untuk menciptakan keseluruhan yang memiliki sifat spesifiknya sendiri. Bagian-bagian ini saling bergantung. Jika salah satunya hilang atau tidak berfungsi dengan baik, maka keseluruhan sistem tidak akan berfungsi dengan benar. Misalnya, TV tidak akan berfungsi jika pengaturannya tidak diatur dengan benar. Semua organisme biologis adalah sistem. Hidup Anda bergantung pada berfungsinya banyak organ yang saling bergantung yang bersama-sama membentuk diri Anda yang unik.

Semua organisasi adalah sistem. Karena manusia pada umumnya merupakan komponen organisasi (komponen sosial), bersama dengan teknologi, yang bersama-sama digunakan untuk melakukan pekerjaan, maka mereka disebut sosioteknik sistem. Sama seperti dalam organisme biologis, dalam suatu organisasi bagian-bagiannya saling bergantung. Tidak peduli seberapa keras manajer penjualan nasional RCA bekerja untuk menarik pembeli VCR baru jika desain departemen teknik memiliki kelemahan, orang-orang di jalur perakitan RCA menolak untuk merakit peralatan, atau perusahaan tidak mampu membayar pasokan komponen. .

Sama seperti seorang dokter yang mengumpulkan informasi tentang pernapasan, metabolisme, detak jantung, kebiasaan makan, dan tanda-tanda vital lainnya sebelum mendiagnosis dan meresepkan obat, seorang pemimpin yang baik harus mengumpulkan informasi tentang semua elemen penting dalam organisasi untuk mendiagnosis masalah dan mengambil tindakan perbaikan. .

SISTEM TERBUKA DAN TERTUTUP.

Ada dua jenis sistem utama: tertutup dan terbuka. Sistem tertutup mempunyai batas-batas yang kaku dan tetap; tindakannya relatif independen terhadap lingkungan sekitar sistem. Jam adalah contoh umum dari sistem tertutup. Bagian-bagian jam tangan yang saling bergantung bergerak secara terus-menerus dan sangat tepat setelah jam diputar atau baterai dimasukkan. Dan selama jam tangan memiliki sumber energi yang tersimpan, sistemnya tidak bergantung pada lingkungan.

Sistem terbuka ditandai dengan interaksi dengan lingkungan luar. Energi, informasi, material adalah objek pertukaran dengan lingkungan luar melalui batas-batas sistem yang dapat ditembus. Sistem seperti ini tidak dapat berdiri sendiri; sistem ini bergantung pada energi, informasi, dan material yang berasal dari luar. Selain itu, sistem terbuka mempunyai kemampuan bugar terhadap perubahan lingkungan eksternal dan harus melakukan hal ini agar dapat melanjutkan fungsinya.

Para manajer terutama menaruh perhatian pada sistem terbuka karena semua organisasi adalah sistem terbuka. Kelangsungan hidup suatu organisasi bergantung pada dunia luar. Bahkan agar sebuah biara dapat beroperasi dalam waktu yang lama, orang-orang perlu datang dan makanan tiba, serta tetap menjaga kontak dengan gereja yang mendirikannya. Pendekatan yang dikembangkan oleh aliran awal manajemen tidak dapat cocok untuk semua situasi karena mereka berasumsi, setidaknya secara implisit, bahwa organisasi adalah sistem tertutup. Mereka tidak secara aktif menganggap lingkungan hidup sebagai variabel penting dalam pengelolaan.

SUBSISTEM.

Komponen besar dari sistem yang kompleks, seperti organisasi, orang, atau mesin, sering kali merupakan sistem itu sendiri. Bagian-bagian ini disebut subsistem. Konsep subsistem merupakan konsep penting dalam manajemen. Dengan membagi suatu organisasi menjadi beberapa departemen, yang dibahas pada bab-bab selanjutnya, manajemen dengan sengaja menciptakan subsistem dalam organisasi. Sistem seperti departemen, departemen, dan berbagai tingkat manajemen masing-masing memainkan peran penting dalam organisasi secara keseluruhan, sama seperti subsistem tubuh Anda seperti sirkulasi, pencernaan, sistem saraf, dan kerangka. Komponen sosial dan teknis suatu organisasi dianggap sebagai subsistem.

Subsistem pada gilirannya dapat terdiri dari subsistem yang lebih kecil. Karena semuanya saling bergantung, kerusakan pada subsistem terkecil sekalipun dapat mempengaruhi sistem secara keseluruhan. Kabel aki yang terkorosi tidak dapat menyuplai arus ke sistem kelistrikan kendaraan sehingga mengakibatkan seluruh kendaraan tidak dapat beroperasi. Demikian pula, pekerjaan setiap departemen dan setiap karyawan dalam suatu organisasi sangat penting bagi keberhasilan organisasi secara keseluruhan.

Pemahaman bahwa organisasi adalah sistem terbuka kompleks yang terdiri dari beberapa subsistem yang saling bergantung membantu menjelaskan mengapa masing-masing aliran manajemen terbukti praktis hanya sampai batas tertentu. Setiap sekolah berusaha untuk fokus pada satu subsistem organisasi. Aliran behavioris terutama menaruh perhatian pada subsistem sosial. Sekolah manajemen ilmiah dan ilmu manajemen - terutama dengan subsistem teknis. Akibatnya, mereka sering gagal mengidentifikasi dengan benar seluruh komponen utama organisasi. Tidak ada sekolah yang secara serius mempertimbangkan dampak lingkungan terhadap organisasi. Penelitian yang lebih baru menunjukkan bahwa hal ini sangat penting aspek penting kerja organisasi. Sekarang hal itu diyakini secara luas kekuatan luar dapat menjadi penentu utama keberhasilan suatu organisasi, yang menentukan alat mana dalam gudang manajemen yang mungkin cocok dan, kemungkinan besar, berhasil.

MODEL ORGANISASI SEBAGAI SISTEM TERBUKA.

Gambar tersebut merupakan representasi sederhana dari organisasi sebagai sistem terbuka. Sebagai masukan, organisasi menerima informasi, modal, sumber daya manusia, dan material dari lingkungan. Komponen-komponen ini disebut masukan. Selama proses transformasi, organisasi memproses masukan tersebut, mengubahnya menjadi produk atau layanan. Produk dan layanan ini adalah keluar organisasi yang dia bawa lingkungan. Apabila organisasi pengelolanya efektif, maka pada saat proses transformasi akan dihasilkan nilai tambah berupa masukan. Akibatnya, banyak kemungkinan output tambahan yang muncul, seperti keuntungan, peningkatan pangsa pasar, peningkatan penjualan (dalam bisnis), pelaksanaan tanggung jawab sosial, kepuasan karyawan, pertumbuhan organisasi, dll.

Variabel dan pendekatan sistem

Karena ini merupakan pendekatan yang cukup baru, kami belum dapat sepenuhnya menilai dampak sebenarnya dari aliran ini terhadap teori dan praktik manajemen. Namun sudah bisa dikatakan pengaruhnya sangat besar dan sepertinya akan semakin berkembang di masa depan. Menurut Profesor Rosenzweig dan Kast, teori sistem memberikan disiplin manajemen kerangka kerja untuk mengintegrasikan konsep yang dikembangkan dan diusulkan oleh aliran sebelumnya. Banyak dari gagasan-gagasan awal ini, meskipun mungkin tidak dianggap sepenuhnya benar, namun mempunyai nilai yang besar. Secara sistematis, dimungkinkan untuk mensintesis pengetahuan dan teori baru yang akan dikembangkan dan muncul di masa depan.

Namun, teori sistem sendiri tidak memberi tahu para manajer elemen mana dalam organisasi sebagai suatu sistem yang sangat penting. Ia hanya mengatakan bahwa suatu organisasi terdiri dari banyak subsistem yang saling bergantung dan merupakan sistem terbuka yang berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Teori ini tidak secara spesifik mengidentifikasi variabel-variabel utama yang mempengaruhi fungsi manajemen. Hal ini juga tidak menentukan lingkungan apa yang mempengaruhi manajemen dan bagaimana lingkungan mempengaruhi hasil kegiatan organisasi. Jelasnya, manajer harus mengetahui apa saja variabel organisasi sebagai suatu sistem untuk menerapkan teori sistem pada proses manajemen. Identifikasi variabel dan dampaknya terhadap kinerja organisasi merupakan kontribusi utama dari pendekatan situasional, yang merupakan perpanjangan logis dari teori sistem.

PADA 2. Kekhususan organisasi sebagai sistem sosial sasaran.

Struktur suatu organisasi adalah cara untuk menghubungkan semua elemen sistem organisasi yang heterogen dan berorientasi berbeda. Yang lebih memadai untuk kekhususan organisasi sebagai suatu sistem sosial sasaran dan tersebar luas adalah pengertian organisasi sosial sebagai suatu cara mendistribusikan dan menghubungkan berbagai jenis kegiatan, koordinasi dan pengendalian, serta cara mendistribusikan kekuasaan dan kompetensi dalam suatu organisasi. .

Seperti struktur lainnya, S.O. memperbaiki profil morfologis fungsi organisasi, memastikan stabilitas hubungan dan prediktabilitas perilaku orang-orang di dalamnya. Namun, tidak seperti sistem biologis, teknis, fisik, di mana kekakuan dan stabilitas struktur dijamin oleh sifat material objek, S.O. terbentuk atas dasar pola interaksi dan aktivitas yang dapat direproduksi, dan kemunculannya terkait erat dengan proses pelembagaan (lihat Pola interaksi dan aktivitas) . Sosiolog mempertimbangkan komponen yang memberikan stabilitas struktur dan prediktabilitas terhadap perilaku masyarakat. norma sosial, yang biasanya diartikan sebagai sistem standar dan aturan sosial yang menentukan perilaku dan aktivitas pekerja. Norma dicirikan oleh berbagai tingkat kekakuan dan formalisasi (lihat: Organisasi; Organisasi formal (resmi); Organisasi informal).

Konsep SO biasanya digunakan dalam teori organisasi sebagai sinonim untuk konsep “struktur formal suatu organisasi” (lihat Organisasi formal (resmi)). Berdasarkan pengertian tersebut, S.O. adalah suatu cara pengaturan dan reproduksi hubungan bisnis yang diformalkan dan terstruktur secara ketat, berdasarkan norma, aturan, dan standar yang dituangkan dalam dokumen dan diformalkan secara hukum yang mengatur aktivitas karyawan dan interaksi bisnis. Ini difokuskan pada pencapaian tujuan perusahaan. Banyak ahli menyoroti kekhususannya: sifat sadar; peran dalam menekan konflik antar departemen dan mengatasi egoisme kelompok, mengatur komunikasi bisnis, membuat dan melaksanakan keputusan manajemen, dll. Fungsi utama S.O. adalah untuk memastikan pengurangan ketidakpastian hubungan dalam bidang bisnis, serta tingkat tatanan sosial yang diperlukan dalam organisasi, yang menciptakan prasyarat bagi aktivitas kolektif yang memiliki tujuan.

Orientasi target dan sifat rasional-instrumental SO-lah yang ditekankan oleh Charles Barnard, yang berpendapat bahwa organisasi adalah sistem “koordinasi kegiatan secara sadar” dan memiliki struktur skalar (lihat Prinsip skalar dari struktur organisasi) . Hal ini juga diingat oleh peneliti lain (M. Albert, M. Mescon dan F. Khedouri), yang mendefinisikan struktur organisasi sebagai sistem “hubungan logis, tingkat manajemen dan bidang fungsional” dan menganggapnya sebagai alat untuk mencapai tujuan.

Penetrasi yang signifikan ke dalam struktur internal organisasi dipastikan dengan menggunakan pendekatan sistematis.

Sistem adalah kumpulan bagian-bagian yang saling berkaitan dan saling berhubungan yang disatukan sedemikian rupa sehingga keseluruhannya dapat diciptakan kembali. Karakteristik unik ketika mempertimbangkan sistem adalah hubungan internal antar bagian. Setiap sistem dicirikan oleh diferensiasi dan integrasi. Sistem ini menggunakan berbagai fungsi khusus. Setiap bagian organisasi menjalankan fungsi spesifiknya. Pada saat yang sama, untuk mempertahankan bagian-bagian individu dalam satu organisme dan membentuk keseluruhan yang utuh, dilakukan proses integrasi dalam setiap sistem. Dalam organisasi, integrasi ini biasanya dicapai melalui koordinasi tingkat hierarki, pengawasan langsung, aturan, prosedur, dan tindakan. Oleh karena itu, setiap sistem memerlukan pembagian untuk menentukan bagian-bagian penyusunnya. Bersamaan dengan itu, perlu adanya integrasi untuk menciptakan kondisi dimana sistem tidak terpecah menjadi unit-unit yang berdiri sendiri. Meskipun organisasi dibuat dari komponen atau elemen, merupakan subsistem dalam sistem yang lebih besar. Tidak hanya ada sistem, tetapi juga subsistem dan supersistem. Klasifikasi konsep-konsep ini bergantung pada karakteristik subjek analisis. Terlebih lagi, keseluruhan bukanlah sekedar penjumlahan dari bagian-bagian, karena sistem harus dianggap sebagai satu kesatuan.

Ada sistem terbuka dan tertutup. Konsep sistem tertutup dihasilkan oleh ilmu-ilmu fisika, dimana dipahami bahwa sistem itu mandiri. dia karakteristik utama adalah bahwa hal ini pada dasarnya mengabaikan pengaruh pengaruh eksternal. Sistem yang sempurna tipe tertutup akan ada orang yang tidak menerima energi dari sumber luar dan tidak memberikan energi kepada lingkungan luarnya. Sistem organisasi tertutup jarang digunakan.

Sistem terbuka mengakui interaksi dinamis dengan dunia sekitar. Organisasi memperoleh bahan mentah dan sumber daya manusia dari dunia sekitar mereka. Mereka bergantung pada klien dan pelanggan dari dunia luar untuk mengonsumsi produk mereka. Bank yang secara aktif berinteraksi dengan dunia luar menggunakan simpanan, mengubahnya menjadi pinjaman dan investasi, dan menggunakan keuntungan yang diterima untuk menghidupi diri sendiri, mengembangkan, membayar dividen, dan membayar pajak.

Tingkat demarkasi antara sistem terbuka dan tertutup berbeda-beda dalam setiap sistem. Sistem terbuka dapat menjadi lebih tertutup jika kontak dengan lingkungan berkurang seiring berjalannya waktu. Pada prinsipnya, situasi sebaliknya juga mungkin terjadi.

Sistem terbuka cenderung meningkatkan kompleksitas dan diferensiasi. Dengan kata lain, sistem terbuka, seiring pertumbuhannya, akan berusaha untuk mendapatkan spesialisasi yang lebih besar dari elemen-elemennya dan struktur yang lebih kompleks, sering kali memperluas batas-batasnya atau menciptakan supersistem baru dengan batas-batas yang lebih luas. Jika suatu perusahaan bisnis berkembang, maka akan terdapat banyak diferensiasi dan komplikasi. Departemen khusus baru diciptakan, bahan mentah dibeli, jangkauan produk diperluas, dan kantor penjualan baru diorganisir.

Komponen sistem. Dalam setiap sistem, dua subsistem yang berinteraksi erat dapat dibedakan - yang dikendalikan dan yang dikendalikan. Subsistem kendali adalah “siapa” yang mengendalikan, dan subsistem yang dikelola adalah “apa” atau “siapa yang dikendalikan.” Konsep “subjek kendali” dan “objek kendali” memiliki konten yang serupa.

Dalam pengertian ini, setiap sistem sosio-ekonomi yang terorganisir dapat direpresentasikan sebagai kombinasi dari subsistem kendali (subjek pengelolaan) dan subsistem terkendali (objek pengelolaan) (Gbr. 4.5).

Beras. 4.5. Interaksi antara kontrol dan sistem yang dikelola dalam suatu organisasi

Subsistem yang dikelola mencakup unsur-unsur yang menyediakan proses langsung produksi, ekonomi, komersial, dan jenis kegiatan lainnya. Pada Gambar 4.6. menunjukkan proses berfungsinya organisasi sebagai sistem terbuka.

Beras. 4.6. Proses berfungsinya suatu organisasi sebagai sistem terbuka

Subjek dan objek kontrol berinteraksi melalui saluran komunikasi yang dilalui arus informasi. Aliran ini mewakili tindakan kontrol dan pesan mengenai keadaan objek yang dikelola. Manajemen dapat direpresentasikan sebagai suatu proses pertukaran aktivitas, sebagai akibatnya sistem dinormalisasi dan dibawa ke dalam keadaan keseimbangan dinamis.

Keseimbangan dinamis suatu organisasi terjadi di bawah pengaruh faktor lingkungan. Dampaknya berupa penyimpangan terhadap standar penyediaan sumber daya (keterlambatan pengiriman bahan, bahan baku, komponen, pinjaman, dan lain-lain), serta penyimpangan dalam proses konversi sumber daya menjadi produk jadi.

Informasi tentang tindakan yang tepat diterima melalui saluran umpan balik.

Komunikasi yang melayani aparatur manajemen (subyek), yang mengembangkan keputusan manajemen (pengaruh), dan memastikan pengalihan keputusan tersebut ke objek kendali, disebut komunikasi langsung. Umpan balik, yang membawa informasi tentang keadaan objek dan reaksinya terhadap keputusan manajemen, berfungsi sebagai dasar pembentukan efek korektif pada masukan sistem dinamis. Dengan demikian, terdapat hubungan antara “input” (tujuan, norma, sumber daya) dan “output” sistem, yang mencirikan derajat pencapaian tujuan (hasil) tertentu.

Masukan sistem adalah aliran sumber daya yang sampai pada objek kendali, dan aliran informasi tentang sumber daya, faktor lingkungan, dan operasi yang dilakukan pada objek tersebut. Arus informasi ini mencapai subjek kendali (alat kendali). Masukan (baik sumber daya itu sendiri maupun informasi manajemen) diproses sesuai dengan urutan operasi yang telah ditetapkan untuk memperoleh hasil awal.

Proses transformasi pada subsistem yang dikelola dan dikendalikan berbeda tidak hanya pada inputnya, tetapi juga pada elemen proses transformasi dan produk yang berguna (output).

Proses yang ditargetkan terjadi di objek, berkat elemen individu yang diubah menjadi produk yang bermanfaat. Dengan kata lain, proses ini adalah teknologi spesifik yang menyelesaikan transformasi biaya menjadi produk.

Komponen penting dalam subsistem kendali, selain subjek, adalah sarana-sarana tertentu untuk mengendalikan sistem. Tujuan utama dari subsistem kendali adalah untuk menstabilkan data keluaran sistem dalam batas-batas yang ditetapkan yang ditentukan oleh tujuan, norma dan nilai. Stabilisasi tersebut hanya dapat dicapai bila:

1) data awal dapat dibandingkan dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan;

2) disediakan mekanisme umpan balik untuk mengeluarkan informasi korektif berupa data masukan ke sistem, yang mencerminkan penyimpangan dalam proses konversi sumber daya.

Output sistem diwakili oleh dua hasil:

1) keputusan manajemen, yang merupakan hasil pengolahan informasi;

2) produk sehat(barang, pengetahuan, jasa) yang diperoleh sebagai hasil pengolahan sumber daya.

Organisasi dicirikan oleh sifat fungsi siklus. Keluaran sistem ini menyediakan dana untuk investasi baru, sehingga siklus tersebut dapat berulang. Pendapatan yang diterima pelanggan organisasi industri, harus cukup untuk membayar pinjaman, tenaga kerja dan membayar kembali pinjaman, jika siklusnya terus berlanjut dan menjamin kelangsungan hidup organisasi.

Perlu juga ditekankan bahwa sistem organisasi rentan terhadap reduksi atau disintegrasi menjadi beberapa bagian. Jika sistem tertutup tidak menerima energi dan masukan baru dari lingkungan luarnya, sistem tersebut selanjutnya dapat berkontraksi. Sebaliknya, sistem terbuka bercirikan entropi negatif, yaitu dapat merekonstruksi dirinya sendiri, mempertahankan strukturnya, menghindari likuidasi bahkan berkembang, karena mempunyai kemampuan menerima energi dari luar lebih besar daripada yang dihasilkannya.

Masuknya energi untuk mencegah entropi menjaga pertukaran energi tetap konstan, sehingga menghasilkan posisi yang relatif stabil. Meskipun ada arus masuk investasi baru ke dalam sistem dan arus keluar yang konstan, keseimbangan tertentu dalam sistem tetap terjamin. Ketika suatu sistem terbuka secara aktif mendaur ulang masukan menjadi keluaran aslinya, sistem tersebut mampu mempertahankan dirinya sendiri untuk jangka waktu tertentu.

Penelitian menunjukkan bahwa sistem organisasi yang besar dan kompleks cenderung terus tumbuh dan berkembang. Mereka menerima margin keamanan tertentu yang lebih dari sekedar memastikan kelangsungan hidup. Banyak subsistem dalam suatu sistem mempunyai kemampuan untuk memperoleh lebih banyak energi daripada yang dibutuhkan untuk menghasilkan produknya. Posisi stabil diyakini berlaku pada sistem yang sederhana, namun pada tingkat yang lebih kompleks menjadi salah satu faktor dalam mempertahankan sistem melalui pertumbuhan dan perluasan.

Setiap organisasi bertindak sebagai sistem terbuka dan dicirikan oleh ciri dan properti tertentu (Tabel 4.1).

Meja 4.1 . Organisasi sebagai sistem terbuka

Sistem terbuka berupaya untuk merekonsiliasi dua tindakan yang seringkali bertentangan. Kegiatan untuk menjaga keseimbangan sistem memastikan konsistensi dan interaksi dengannya lingkungan luar, yang pada gilirannya mencegah perubahan yang sangat cepat yang dapat menyebabkan ketidakseimbangan sistem. Sebaliknya, tindakan untuk mengadaptasi sistem terhadap berbagai perubahan memungkinkan sistem beradaptasi terhadap dinamika permintaan internal dan eksternal. Salah satu tindakan, misalnya, berfokus pada stabilitas dan mempertahankan posisi yang dicapai melalui pembelian, pemeliharaan, inspeksi dan perbaikan peralatan, perekrutan dan pelatihan pekerja, serta penggunaan aturan prosedur. Kursus lain berfokus pada perubahan melalui perencanaan, riset pasar, pengembangan produk baru, dll. Keduanya diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi. Organisasi yang stabil dan memiliki perlengkapan yang baik, namun tidak beradaptasi dengan perubahan kondisi, tidak akan mampu bertahan lama. Di sisi lain, organisasi yang mampu beradaptasi namun tidak stabil tidak akan efektif dan kemungkinan besar tidak akan bertahan lama.

Sistem organisasi dapat mencapai tujuannya dengan berbagai investasi dan proses transformasi. Inilah sebabnya mengapa hal ini perlu dipertimbangkan berbagai bentuk dan cara-cara untuk memecahkan masalah yang muncul, daripada mencari satu solusi “optimal”, yang akan memberikan hasil yang cepat.

Banyak karakteristik kuantitatif yang dikaitkan dengan variabel masukan dan keluaran dianggap konstan selama periode waktu tertentu atau relatif terhadap sifat fungsi organisasi.

Untuk setiap rangkaian karakteristik tertentu, organisasi berada dalam kondisi tertentu.”

Ciri-ciri yang menentukan keadaan suatu organisasi disebut parameter.

Setiap elemen dan komponen ditentukan oleh parameternya sendiri, yang bersama-sama menentukan keberhasilan fungsi organisasi. Suatu organisasi dapat dianggap berhasil jika, dengan mempertimbangkan faktor lingkungan yang ada, organisasi tersebut dapat menjamin tercapainya tujuan tertentu. Jelas bahwa selain parameter spesifik yang mempengaruhi pencapaian tujuan sistem, ada parameter generalisasi (umum) yang menentukan keberhasilan aktivitasnya.

Meskon M.Kh., Albert M., Khedouri F., mendefinisikannya sebagai berikut.

Bertahan hidup. Beberapa organisasi berencana untuk dibubarkan setelah mencapai sejumlah tujuan yang telah ditentukan. Contoh organisasi semacam itu adalah komisi pemerintah yang dibentuk untuk memenuhi tujuan tertentu.

Namun pada dasarnya, kelangsungan hidup, kemampuan untuk bertahan selama mungkin, adalah tujuan utama sebagian besar organisasi. Hal ini dapat bertahan dalam jangka waktu yang sangat lama karena organisasi mempunyai potensi untuk bertahan selamanya. Misalnya, Romawi Gereja Katolik telah berlaku selama hampir 2000 tahun.

Namun, agar tetap kuat dan bertahan, sebagian besar organisasi harus mengubah tujuannya secara berkala, memilihnya sesuai dengan perubahan dan kebutuhan lingkungan eksternal.

Efisiensi dan efisiensi. Agar berhasil seiring berjalannya waktu, untuk bertahan dan mencapai tujuannya, suatu organisasi harus efisien dan efektif. Menurut klasik manajemen modern Peter Drucker, kinerja adalah konsekuensi dari fakta bahwa “hal yang benar telah dilakukan.” Efisiensi adalah konsekuensi dari “menyelesaikan hal-hal ini dengan benar.” Baik yang pertama maupun yang kedua sama pentingnya.

Pertunjukan. Efektivitas, dalam arti “menyelesaikan sesuatu dengan benar,” adalah sesuatu yang sulit untuk didefinisikan, terutama jika organisasi tidak efektif secara internal. Namun efisiensi tentu saja dapat diukur dan dikuantifikasi, sehingga input dan outputnya, yaitu sumber daya yang dikonsumsi dan produk yang dihasilkan, dapat diberi nilai moneter. Efisiensi relatif suatu organisasi disebut produktifitas.

Produktivitas dinyatakan dalam istilah kuantitatif. Ini adalah perbandingan jumlah unit keluaran dengan jumlah unit masukan.

Lebih organisasi yang efisien, semakin tinggi kinerjanya.

Misalnya, departemen pemasaran yang meningkatkan volume penjualan barang dan meningkatkan keuntungan tanpa mengeluarkan dana tambahan, sehingga meningkatkan produktivitasnya, atau tim yang meningkatkan output per jam kerja dan sekaligus melakukannya tanpa cacat.

Pencapaian indikator-indikator tersebut oleh suatu organisasi merupakan hasil dari manajemen yang kompleks dan kegiatan produksi orang.

Ada sistem terbuka dan tertutup. Konsep sistem tertutup berasal dari ilmu fisika. Di sini dipahami bahwa sistem itu bersifat menahan diri. Ciri utamanya adalah pada dasarnya mengabaikan pengaruh pengaruh luar. Sistem tertutup sempurna adalah sistem yang tidak menerima energi dari sumber luar dan tidak menyediakan energi untuk lingkungan luarnya. Sistem organisasi tertutup mempunyai sedikit penerapan.

Sistem terbuka mengakui interaksi dinamis dengan dunia sekitar. Organisasi memperoleh bahan mentah dan sumber daya manusia dari dunia sekitar mereka. Mereka bergantung pada klien dan pelanggan dari dunia luar untuk mengonsumsi produk mereka. Bank yang secara aktif berinteraksi dengan dunia luar menggunakan simpanan, mengubahnya menjadi pinjaman dan investasi, dan menggunakan keuntungan yang diterima untuk menghidupi dirinya sendiri, untuk pembangunan, untuk membayar dividen dan membayar pajak.

Dalam diagram yang menggambarkan organisasi industri sebagai sistem terbuka, kita dapat melihat aliran material, tenaga kerja, dan modal. Proses teknologi dibuat untuk mengolah bahan mentah menjadi produk akhir, yang kemudian dijual kepada pelanggan. Lembaga keuangan, angkatan kerja, pemasok dan pelanggan, pemerintah – semuanya adalah bagian dari lingkungan.

Tingkat demarkasi antara sistem terbuka dan tertutup berbeda-beda dalam setiap sistem. Sistem terbuka dapat menjadi lebih tertutup jika kontak dengan lingkungan berkurang seiring berjalannya waktu. Pada prinsipnya, situasi sebaliknya juga mungkin terjadi.

Sistem terbuka cenderung meningkatkan kompleksitas dan diferensiasi. Dengan kata lain, sistem terbuka, seiring pertumbuhannya, akan mengupayakan spesialisasi yang lebih besar dari elemen-elemennya dan struktur yang lebih kompleks, sering kali memperluas batas-batasnya atau menciptakan supersistem baru dengan batas-batas yang lebih luas. Seiring pertumbuhan suatu perusahaan bisnis, terdapat diferensiasi dan kompleksitas yang signifikan. Departemen khusus baru diciptakan, bahan mentah dibeli, jangkauan produk diperluas, dan kantor penjualan baru diorganisir.

Semua sistem memiliki masukan, proses transformasi, dan keluaran. Mereka menerima bahan mentah, energi, informasi, dan sumber daya lainnya dan mengubahnya menjadi barang dan jasa, keuntungan, limbah, dll. Sistem terbuka, bagaimanapun, memiliki beberapa fitur khusus.

Salah satu ciri tersebut adalah pengakuan akan saling ketergantungan antara sistem dan dunia luar. Ada batas yang memisahkan sistem dari lingkungannya. Perubahan lingkungan mempengaruhi satu atau lebih atribut sistem, dan sebaliknya perubahan sistem mempengaruhi lingkungan.

Organisasi harus mencerminkan lingkungan eksternal. Konstruksinya didasarkan pada prasyarat yang bersifat ekonomi, ilmiah, teknis, politik, sosial atau etika. Suatu organisasi harus dirancang agar berfungsi dengan baik, menerima masukan dari seluruh anggotanya, dan secara efektif membantu karyawan mencapai tujuan mereka sekarang dan di masa depan. Dalam hal ini, organisasi yang efektif tidak bisa statis. Dia harus segera mempelajari semua perubahan dalam lingkungan, menyadari signifikansinya, memilih respons terbaik untuk mencapai tujuannya, dan merespons pengaruh lingkungan secara efektif.

Tanpa batas, tidak ada sistem, dan batas (atau batas-batas) menentukan di mana sistem atau subsistem dimulai dan berakhir. Batasan dapat bersifat fisik atau memiliki kandungan psikologis melalui simbol-simbol seperti nama, aturan berpakaian, dan ritual. Konsep batasan diperlukan untuk pemahaman yang lebih mendalam tentang sistem.

Umpan balik merupakan hal yang sangat penting bagi berfungsinya organisasi. Sistem terbuka secara konstan menerima informasi dari lingkungannya. Ini membantu Anda beradaptasi dan memungkinkan Anda mengambil tindakan korektif untuk memperbaiki penyimpangan dari jalur yang diterima. Di sini, umpan balik dipahami sebagai suatu proses yang memungkinkan sebagian dari produk keluaran diterima kembali ke dalam sistem dalam bentuk informasi atau uang untuk memodifikasi produksi produk keluaran yang sama atau menetapkan produksi produk baru.

Penting juga untuk memperhitungkan bahwa organisasi dikelola oleh orang-orang. Tentunya, ketika mengelompokkan kegiatan dan mendistribusikan wewenang dalam suatu sistem organisasi, perlu memperhitungkan berbagai kekurangan dan kebiasaan masyarakat. Ini tidak berarti bahwa suatu organisasi harus diciptakan dalam kaitannya dengan orang-orang, dan bukan berdasarkan tujuan dan kegiatan yang terkait dengan pencapaiannya. Namun, bagi seorang manajer, faktor yang sangat penting dan seringkali menjadi pembatas adalah orang-orang mana yang akan bekerja di organisasi tersebut.

Perilaku anggota suatu organisasi dapat dianggap sebagai perilakunya lingkungan internal. Suatu organisasi terus-menerus menghadapi permasalahan yang dapat mengubah posisinya, dan agar semua elemennya dapat bertindak dan terkoordinasi secara cerdas, diperlukan pasokan sumber daya yang berkelanjutan. Peralatan produksi menjadi usang, teknologi menjadi usang, bahan-bahan perlu diisi ulang, dan para pekerja berhenti. Untuk menjamin kelangsungan hidup organisasi, sumber daya ini harus diganti dengan unsur-unsur produktivitas yang sama tanpa mengganggu proses produksi.

Permasalahan internal lainnya muncul dari kurangnya komunikasi dan koordinasi antar berbagai bagian organisasi. Salah satu alasan mengapa pekerja keluar dan pemegang saham tidak mau menginvestasikan tabungan mereka adalah karena kelompok-kelompok ini tidak puas dengan kondisi kerja dan imbalan atas partisipasi mereka dalam organisasi, dan ketidakpuasan ini bisa menjadi begitu kuat sehingga keberadaan organisasi terancam.

Organisasi dicirikan oleh sifat fungsi siklus. Keluaran sistem ini menyediakan dana untuk investasi baru, sehingga siklus tersebut dapat berulang. Pendapatan yang diterima oleh pelanggan organisasi industri harus cukup untuk membayar pinjaman, tenaga kerja dan pembayaran kembali pinjaman, jika siklusnya stabil dan menjamin kelangsungan hidup organisasi.

Perlu juga ditekankan bahwa sistem organisasi rentan terhadap reduksi atau disintegrasi. Karena sistem tertutup tidak menerima energi dan masukan baru dari lingkungan luarnya, sistem tersebut dapat menyusut seiring berjalannya waktu. Sebaliknya, sistem terbuka dicirikan oleh entropi negatif, yaitu. ia dapat merekonstruksi dirinya sendiri, mempertahankan strukturnya, menghindari likuidasi dan bahkan tumbuh, karena ia mempunyai kemampuan menerima energi dari luar lebih besar daripada yang dihasilkannya.

Masuknya energi untuk mencegah entropi mempertahankan kekonstanan dalam pertukaran energi, sehingga menghasilkan posisi yang relatif stabil. Meskipun ada arus masuk investasi baru ke dalam sistem dan arus keluar yang konstan, keseimbangan tertentu dalam sistem tetap terjamin. Ketika suatu sistem terbuka secara aktif memproses masukan menjadi produk keluaran, ternyata sistem tersebut mampu mempertahankan dirinya sendiri untuk waktu tertentu.

Penelitian menunjukkan bahwa sistem organisasi yang besar dan kompleks cenderung terus tumbuh dan berkembang. Mereka menerima margin keamanan tertentu yang lebih dari sekadar memberikan kelangsungan hidup.

Seiring pertumbuhan organisasi, para pemimpin senior terpaksa semakin mendelegasikan tanggung jawab pengambilan keputusan mereka ke tingkat yang lebih rendah. Namun, karena manajer tingkat atas bertanggung jawab atas semua keputusan, peran mereka dalam organisasi berubah: dari pengambilan keputusan, manajer tingkat atas beralih ke pengelolaan proses pengambilan keputusan. Akibatnya, bertambahnya ukuran organisasi menyebabkan perlunya adanya pembagian kerja dalam manajemen. Satu kelompok - manajer tingkat atas - memiliki wewenang utama dan bertanggung jawab untuk menentukan sifat sistem manajemen organisasi, yaitu. proses dimana permasalahan organisasi harus diselesaikan. Kelompok manajer lainnya melapor kepada manajemen senior. Orang-orangnya adalah komponen sistem manajemen, dan tanggung jawab utama mereka adalah mengambil keputusan.

Sistem terbuka berupaya untuk merekonsiliasi dua tindakan yang seringkali bertentangan. Tindakan untuk menjaga keseimbangan sistem menjamin konsistensi dan interaksi dengan lingkungan eksternal, yang pada gilirannya mencegah perubahan yang sangat cepat yang dapat menyebabkan ketidakseimbangan sistem. Sebaliknya, tindakan untuk mengadaptasi sistem terhadap berbagai perubahan memungkinkan sistem beradaptasi terhadap dinamika permintaan internal dan eksternal. Salah satu tindakan, misalnya, berfokus pada stabilitas dan mempertahankan posisi yang dicapai melalui pembelian, pemeliharaan, inspeksi dan perbaikan peralatan, perekrutan dan pelatihan pekerja, dan penggunaan aturan dan prosedur. Kursus lain berfokus pada perubahan melalui perencanaan, riset pasar, pengembangan produk baru, dan sejenisnya. Keduanya diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi. Organisasi yang stabil dan memiliki perlengkapan yang baik, namun tidak beradaptasi dengan perubahan kondisi, tidak akan mampu bertahan lama. Di sisi lain, organisasi yang mampu beradaptasi namun tidak stabil akan menjadi tidak efektif dan juga kecil kemungkinannya untuk bertahan lama.

Suatu sistem organisasi dapat mencapai tujuannya dengan berbagai masukan dan proses transformasi. Oleh karena itu, perlu mempertimbangkan berbagai bentuk dan metode pemecahan masalah yang muncul, daripada mencari satu solusi “optimal” yang memberikan hasil cepat.