Apa itu dokumen elektronik? Jenis dokumen elektronik dalam aliran dokumen

Perkenalan

Kesimpulan

Perkenalan

Permasalahan pemanfaatan pengelolaan dokumen elektronik dalam bidang manajemen sangatlah beragam dan tidak dapat direduksi hanya pada kemampuan teknologi. Aspek keamanan informasi dan perlindungan informasi, konfirmasi keandalan dokumen elektronik menjadi perhatian. Pada saat yang sama, jumlahnya cukup kompleks besar masalah organisasi dan metodologi terkait dengan aspek informasi dan dokumentasi. Tingkat pencapaian penggunaan teknologi informasi baru dalam pekerjaan kantor memungkinkan untuk membangun tidak hanya asumsi hipotetis tentang “kantor elektronik masa depan”, tetapi juga untuk mengidentifikasi cara nyata untuk beralih dari aliran dokumen tradisional ke aliran dokumen otomatis dan elektronik.

Relevansi topik tersebut dijelaskan oleh fakta bahwa saat ini isu penggunaan dokumen elektronik dan transisi ke pengelolaan dokumen elektronik menjadi sangat penting. Ada banyak kontroversi seputar mereka.

Mengingat pengembangan topik yang kurang memadai, saat menulis makalah ini, berbagai sumber digunakan, yang dapat dibagi menjadi dua kategori. Hal ini harus mencakup publikasi yang berisi kerangka peraturan nasional mengenai masalah pengelolaan dokumen, pengelolaan kearsipan, pekerjaan kantor dan standardisasi.

.Sistem dukungan dokumentasi negara untuk manajemen.

1.Undang-Undang Federal “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik” tanggal 10 Januari 2002 No.1-FZ. Undang-undang ini mengatur syarat-syarat penggunaan tanda tangan digital elektronik dan ciri-ciri penggunaannya.

Saat menulis makalah, karya spesialis di bidang manajemen dokumen dipelajari: Larina M.V., Larkova N.S., Bobyleva M.P., Khramtsovskaya N.A. dan lain-lain.

Selain itu, banyak publikasi berkala di jurnal “Office Management” dan “Secretary Affairs” juga digunakan.

Tujuan dari tugas mata kuliah ini adalah untuk mempelajari ciri-ciri dokumen elektronik dan pengelolaan dokumen elektronik.

Untuk mencapai tujuan ini, tugas-tugas berikut perlu diselesaikan:

1)Pilih definisi optimal dari istilah “ dokumen elektronik»;

2)Bandingkan pengelolaan dokumen elektronik dengan pengelolaan dokumen tradisional;

)Pertimbangkan masalah utama pengelolaan dokumen elektronik.

Struktur tugas kursus sesuai dengan tujuan dan terdiri dari bab-bab berikut:

Konsep dokumen elektronik, ciri-cirinya;

Konsep pengelolaan dokumen elektronik, kelebihannya dibandingkan tradisional;

Masalah utama pengelolaan dokumen elektronik.

Konsep dokumen elektronik, ciri-cirinya

Dalam masyarakat modern, di mana komputer dan teknologi informasi mendominasi, dokumen elektronik sangatlah penting.

Bekerja dengan dokumen elektronik jauh lebih mudah: tidak ada dokumen, dan pencarian dokumen sangat disederhanakan berkat penggunaan database elektronik.

Selain itu, menurut saya dokumen elektronik memiliki keunggulan signifikan dibandingkan dokumen kertas - kemampuan untuk membuat perubahan pada teks dokumen tanpa membuang kertas tambahan. Namun sebelumnya, pengerjaan dokumen membutuhkan waktu dan tenaga yang besar karena harus mengetik ulang seluruh dokumen secara manual meskipun melakukan perubahan sekecil apa pun.

Namun untuk memahami apa itu dokumen elektronik, pertama-tama Anda perlu mendefinisikan konsep “dokumen”.

Sayangnya, hingga saat ini, di kalangan para ahli di bidang pengelolaan dokumen, ilmu kearsipan, dan ilmu perpustakaan, belum ada kesatuan pemahaman tentang istilah “dokumen”, meskipun terdapat sejumlah definisi yang tertuang dalam peraturan perundang-undangan dan standar negara.

Ilmu dokumen memandang dokumen sebagai alat pengelolaan atau kearsipan; kajian arsip dan sumber menganggap suatu dokumen sebagai pembawa informasi tentang masa lalu atau masa kini.

Proses produksi opti definisi kecil tentang konsep suatu dokumen yang akan memenuhi kebutuhan kegiatan praktis tercermin di dalam negeri standar istilah dan definisi resmi Negara.

Yang pertama Standar negara dokumen semacam ini didefinisikan sebagai “sarana untuk melampirkan dengan berbagai cara pada informasi material khusus tentang fakta, peristiwa, fenomena realitas objektif dan aktivitas mental orang."

Setelah direvisi pada tahun 1983, muncul Standar Negara baru, yang menyatakan bahwa “dokumen adalah objek material dengan informasi tetap yang dibuat dengan metode manusia untuk transmisinya dalam ruang dan waktu.”

Jadi, sebagai hasil evolusi, konsep dokumen sampai pada interpretasi resmi modern: “informasi terdokumentasi (dokumen) - informasi yang direkam pada media nyata dengan rincian yang memungkinkannya diidentifikasi”

Ada pula penafsiran luas terhadap konsep “dokumen”: suatu objek interaksi dalam suatu lingkungan sosial, yang dimaksudkan untuk mengungkapkan secara formal hubungan sosial antara objek-objek lain dalam lingkungan tersebut.

Namun dalam Standar Nasional Federasi Rusia, interpretasi lain tentang konsep "dokumen" muncul: informasi yang dapat diidentifikasi dicatat pada media nyata, dibuat, diterima, dan disimpan oleh suatu organisasi atau individu sebagai bukti ketika mengkonfirmasi kewajiban hukum atau aktivitas bisnis. Selain itu, untuk konsep “dokumen” digunakan istilah record yang dalam terjemahannya berarti “catatan”.

Setelah membandingkan dan memahami berbagai konsep yang terkandung dalam literatur ilmiah dan pendidikan, kita dapat menetapkan definisi konsep dokumen berikut ini, yang paling sesuai dengan maksud dan tujuan ilmu dokumen: dokumen adalah informasi yang ditetapkan pada media material di a bentuk simbolik yang stabil tercipta diberikan oleh seseorang dengan cara transmisinya dalam ruang dan waktu.

Berdasarkan uraian di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa dokumen merupakan media informasi dan material. Apalagi kedua komponen ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen.

Namun berbeda dengan dokumen kertas, untuk dokumen elektronik media material tidak memegang peranan yang menentukan. Sepanjang siklus hidupnya, sebuah dokumen elektronik dapat ditransfer dari satu media ke media lain, atau bahkan dapat disimpan dalam memori komputer.

Tapi apa itu dokumen elektronik?

Pembentukan konsep "dokumen elektronik" dalam tindakan legislatif dan normatif-metodologis Federasi Rusia terjadi secara bertahap.

Menurut pakar hukum Rusia, upaya pertama untuk mengembangkan kerangka hukum untuk dokumen elektronik di negara kita dilakukan pada pertengahan tahun 70-an, ketika sejumlah tindakan departemen diadopsi mengenai persyaratan dokumen mesin intra-industri.

Pada tahun 1981, “Pedoman sementara industri mengenai pemberian kekuatan hukum pada dokumen yang dibuat menggunakan teknologi komputer” disetujui. Undang-undang ini menyatakan bahwa “... suatu dokumen pada media komputer digunakan tanpa diubah menjadi bentuk (visual) yang dapat dibaca manusia ketika mengirimkan informasi kepada perusahaan, organisasi dan lembaga atau untuk pertukaran informasi di antara mereka” (klausul 3).

Pada bulan September 1986, “Pedoman penerapan dan penerapan GOST 6.10.4-84 “USD” disetujui. Memberikan kekuatan hukum terhadap dokumen pada media komputer dan tipografi yang dibuat dengan teknologi komputer. Ketentuan pokok" (RD 50-613-86). Bab 2 “Persyaratan Dokumen Asli” menyatakan bahwa dokumen pada media mesin meliputi dokumen pada media mesin magnetik (pita dan disk magnetik, floppy disk magnetik) dan dokumen pada media mesin kertas (pita dan disk berlubang, kartu berlubang).

Dalam GSDO, yang diadopsi pada tahun 1991, terdapat definisi istilah “dokumen yang dapat dibaca mesin” - “dokumen yang cocok untuk membaca otomatis informasi yang terkandung di dalamnya, pembawa utamanya adalah: kartu berlubang, pita berlubang, dan magnet kaset.”

Peneliti M.V. Larin berhasil mengidentifikasi sekitar 40 definisi konsep “dokumen elektronik”. Menurut peneliti, “dokumen elektronik adalah informasi yang direkam pada media elektronik yang dicatat, disimpan, ditransmisikan, dan disajikan dalam bentuk yang dapat diterima oleh manusia dengan menggunakan teknologi yang didukung oleh komputer elektronik, dan berisi rincian yang memungkinkan untuk diidentifikasi.”

Menurut Undang-Undang Federal “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik”, dokumen elektronik adalah dokumen yang informasinya disajikan dalam bentuk digital elektronik.

Sesuai dengan Undang-Undang Federal “Tentang Informasi, Informatisasi, dan Perlindungan Informasi” edisi 2000, dokumen elektronik adalah informasi yang disajikan dalam bentuk seperangkat elemen teknologi komputer elektronik (ECT), sarana pemrosesan elektronik lainnya, menyimpan dan mengirimkan informasi yang dapat diubah menjadi bentuk yang sesuai untuk persepsi manusia yang jelas dan memiliki atribut untuk mengidentifikasi dokumen.

Selain itu, dokumen elektronik dapat diartikan sebagai suatu bentuk penyiapan, pengiriman, penerimaan atau penyimpanan informasi dengan menggunakan sarana teknis elektronik, yang direkam pada piringan magnetik, pita magnetik, cakram laser, dan media material elektronik lainnya.

Informasi yang terekam pada suatu media materi elektronik diakui sebagai dokumen elektronik apabila:

dibuat, diproses, disimpan dan ditransmisikan dengan menggunakan sarana teknis elektronik;

ditandatangani sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku;

dapat disajikan dalam bentuk yang sesuai untuk persepsi oleh orang yang tidak mempunyai keahlian teknis khusus;

jika selama penyiapan, penyimpanan, pemindahan digunakan disediakan oleh negara atau standar internasional atau dengan persetujuan para pihak suatu metode yang memungkinkan identifikasi yang andal terhadap pencetus dokumen elektronik.

Spesifikasi Eropa MoReq-2 mendefinisikan catatan elektronik sebagai dokumen resmi yang ada dalam bentuk elektronik. Selain itu, suatu dokumen resmi dapat disajikan dalam bentuk elektronik karena pada awalnya dibuat dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi atau sebagai hasil digitalisasi, misalnya dengan pemindaian.

Dokumen elektronik juga dapat didefinisikan sebagai informasi yang disajikan dalam bentuk seperangkat keadaan elemen teknologi komputer elektronik, sarana elektronik lainnya untuk memproses, menyimpan, dan mengirimkan informasi, yang dapat diubah menjadi bentuk yang sesuai untuk persepsi manusia yang jelas dan memiliki atribut untuk mengidentifikasi dokumen.

Ciri-ciri dokumen elektronik berikut ini dapat dibedakan:

· Suatu dokumen elektronik tidak dapat dilihat oleh seseorang secara langsung dalam bentuk fisik yang dicatat pada medianya: hanya setelah melalui sejumlah prosedur yang ditentukan, data tersebut muncul dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh pengguna;

· Dokumen elektronik dikaitkan dengan teknologi yang digunakan untuk membuatnya dan tidak dapat digunakan secara terpisah dari teknologi tersebut ( dukungan teknis, format program, standar penyajian data); Karena teknologi yang digunakan dalam pembuatan dokumen elektronik dapat mengalami keusangan dan perubahan yang cepat, terdapat risiko tinggi kehilangan dokumen elektronik karena ketidakmampuan membaca data karena tidak adanya peralatan atau perangkat lunak yang ketinggalan jaman;

· Dokumen elektronik memiliki struktur fisik dan logisnya sendiri. Berbeda dengan dokumen kertas, yang bentuk dan isinya merupakan satu kesatuan, elemen individual dari dokumen elektronik disimpan dalam database dan hanya setelah diminta, diproses, dan ditampilkan di monitor, elemen tersebut dapat menjadi dokumen tradisional;

· Dokumen elektronik, tidak seperti dokumen kertas, tidak terikat secara ketat pada media penyimpanan tertentu. Misalnya, informasi pada hard drive dapat dengan mudah diubah dan dimusnahkan hampir tanpa jejak pada media; ada dokumen elektronik yang hanya diimplementasikan dalam RAM komputer;

· Dokumen elektronik dibedakan berdasarkan reproduksi aslinya yang tidak terbatas, banyaknya bentuk dan salinan keberadaan dokumen, sehingga menimbulkan kaburnya konsep “salinan”, “asli” dan “asli” dalam kaitannya dengan dokumen elektronik yang menimbulkan permasalahan dalam pengesahan kekuatan hukum dan keaslian suatu dokumen elektronik;

· Penting untuk melindungi media dari akses tidak sah;

· Dokumen elektronik memerlukan deskripsi aturan yang spesifik, dan pembuatan dokumentasi yang menyertainya meningkatkan volume dokumen.

Dokumen elektronik dan kertas memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri terkait medianya. Mari kita lihat lebih detail.

Waktu pengangkutan dokumen

Tidak diragukan lagi, dokumen elektronik memiliki keunggulan yang tidak dapat disangkal di sini, karena Saluran komunikasi elektronik memungkinkan pesan dikirimkan dalam hitungan detik.

Pekerjaan referensi dan informasi (mencari informasi dalam dana informasi berdasarkan atribut dan konten dokumen)

Dengan tidak adanya sistem yang optimal untuk mengklasifikasikan dokumen dan informasi, tugas ini bisa memakan banyak tenaga untuk dokumen kertas.

Untuk dokumen elektronik, tugas ini disederhanakan dan dikurangi waktu sebanyak mungkin berkat penggunaan tautan yang memungkinkan Anda menemukan tidak hanya satu dokumen, tetapi juga dokumen lain yang terkait dengannya secara tematis atau sesuai dengan karakteristik formal.

Persyaratan dokumen

Persyaratan penyusunan dokumen kertas ditentukan oleh standar dan formulir terpadu. Terkadang mungkin ada beberapa variasi dalam desain yang tidak mempengaruhi rincian yang menentukan kekuatan hukum suatu dokumen.

Dan persyaratan penyusunan dokumen elektronik belum terstandarisasi. Namun persyaratan ini mungkin lebih ketat dibandingkan dokumen kertas, karena Ketika informasi ditransmisikan melalui saluran komunikasi dengan adanya berbagai sistem dan perangkat lunak dan perangkat keras, transmisi mungkin tidak terjadi atau informasi tidak dapat diakses oleh persepsi manusia.

Memberikan kekuatan hukum suatu dokumen

Untuk dokumen kertas, hampir semua persoalan terkait pemberian kekuatan hukum telah terselesaikan.

Untuk dokumen elektronik, Undang-Undang Federal “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik” sangat penting, yang memberikan ketentuan hukum untuk penggunaan tanda tangan digital:

masa berlaku sertifikat kunci yang berkaitan dengan tanda tangan elektronik ini;

konfirmasi keaslian tanda tangan digital;

penggunaan tanda tangan digital dalam hubungan yang mempunyai arti hukum.

Jika syarat-syarat tersebut terpenuhi, tanda tangan digital diakui setara dengan tanda tangan tulisan tangan pada dokumen kertas. Pada saat yang sama, implementasi undang-undang ini melibatkan penerbitan peraturan terkait dan pembentukan pusat sertifikasi khusus yang menerbitkan sertifikat kunci EDS.

Kenyamanan persepsi informasi

Kualitas ini lebih terlihat pada dokumen kertas.

Dalam hal persepsi, dokumen elektronik sebanding dengan gulungan abad pertengahan: untuk melihat dokumen, filenya “bergulir” di depan mata Anda. Menurut peneliti Amerika, teks dari layar komputer (monitor) dirasakan 25% lebih lambat dibandingkan saat membaca dari selembar kertas.

Kemampuan untuk bekerja dengan banyak dokumen secara bersamaan

Saat bekerja dengan dokumen dan publikasi cetak Dengan membandingkan informasi dari mereka, sering kali ditemukan fitur dan detail yang luput dari persepsi saat melihat dokumen satu per satu.

Pekerjaan "multi-jendela" dengan file juga memungkinkan untuk bekerja dengan beberapa dokumen secara bersamaan, tetapi pada saat yang sama hanya sebagian informasi di monitor yang terlihat setiap saat. Persepsi sebagian besar bersifat logis, dan pandangan holistik terhadap dokumen tidak selalu muncul.

Kemampuan untuk memilih bagian yang diinginkan saat membaca dokumen

Peluang ini diberikan melalui media penyimpanan dokumen baik kertas maupun elektronik. Namun ada juga kekhasannya. Terdapat bekas tanda yang dibuat dengan tinta, tempel, pensil, dll pada dokumen kertas. biasanya menginap.

Dan ketika bekerja dengan dokumen elektronik, jika format perekamannya memungkinkan, fragmen yang diinginkan dapat disorot dalam warna atau font yang berbeda, dan kemudian pilihan ini dapat dihapus. Dalam hal ini, tidak akan ada jejak yang tertinggal pada dokumen.

Kemungkinan untuk membuat salinan dokumen

Salinan di atas kertas dapat diperoleh melalui reprografi dan pencetakan operasional. Salinan fotografi dan mikrofilm dapat diperoleh dengan menggunakan fotografi dan mikrofilm. Salinan elektronik dari dokumen kertas diperoleh dengan memindai.

Dalam hal dokumen elektronik, biaya tenaga dan waktu untuk mendapatkan salinannya jauh lebih sedikit. Anda dapat menyalin file, mencetak dokumen tambahan, atau menampilkan informasi pada media mikrofoto, dll. File dokumen dapat dikirim melalui email atau ditempatkan dalam sistem informasi yang memungkinkan untuk memberikan akses kepada karyawan. Dengan demikian, tidak perlu membuat salinan kertas dari dokumen tersebut untuk ditinjau oleh banyak karyawan.

Kelelahan saat bekerja dengan dokumen (tanpa memperhitungkan sifat dan isi informasi)

Anda dapat bekerja dengan dokumen kertas selama beberapa jam berturut-turut dan mengubah posisi Anda. Ini tidak hanya melibatkan penglihatan, tetapi juga sentuhan, dan terkadang bahkan penciuman.

Kelelahan saat bekerja dengan komputer lebih besar dibandingkan saat bekerja dengan dokumen kertas. Beban utama jatuh pada penglihatan. Kita perlu istirahat dari pekerjaan.

Dilengkapi secara khusus tempat kerja untuk memahami informasi

Untuk memahami informasi dokumen kertas, hanya pencahayaan yang dapat diterima saja yang cukup, dan tidak diperlukan kondisi khusus.

Untuk bekerja dengan dokumen elektronik, Anda memerlukan komputer, dan jika perlu, mentransfernya ke penerima, melalui saluran telekomunikasi. Saat ini, penggunaan komputer laptop dan komunikasi seluler menghilangkan beberapa masalah.

Informasi keamanan dan perlindungan informasi

Anda dapat melindungi dokumen kertas dari akses tidak sah dengan memastikan tidak dapat diaksesnya secara fisik (misalnya, menyimpannya di brankas), mencatat fakta pemindahan dokumen dalam formulir akuntansi khusus (transfer terhadap penerimaan) dan tindakan organisasi lainnya.

Untuk dokumen elektronik, masalah ini diselesaikan dengan menggunakan cara mengatur akses pengguna ke komputer dan database, alat perlindungan kriptografi, mencatat tindakan pengguna, dll. Perlindungan teknis juga diperlukan, termasuk dari virus komputer dan peretas.

Keamanan informasi dan aksesibilitasnya bagi persepsi manusia

Dokumen kertas dicirikan oleh jangka waktu penuaan dan kehancuran yang lama, yang bergantung pada kualitas kertasnya (misalnya, umur simpan kertas “bebas asam” dihitung dalam beberapa abad). Yang tidak kalah pentingnya adalah kualitas sarana penerapan informasi pada kertas (tinta, pasta, produk yang digunakan dalam printer matriks, inkjet dan laser, dll). Untuk memahami informasi setelah waktu yang lama, tidak diperlukan perangkat khusus untuk mengubahnya, pengetahuan tentang bahasa di mana teks dokumen ditulis sudah cukup.

Dalam hal dokumen elektronik, harus diingat bahwa siklus hidup perangkat lunak dan media perekam (penuaan moral dan fisik) mungkin kurang dari periode penyimpanan dokumen yang disyaratkan. Masalah muncul dalam penulisan ulang informasi ke media lain dan sarana untuk mengautentikasinya (jika tidak, dokumen tersebut akan kehilangan kekuatan hukum). Kadang-kadang diusulkan untuk memelihara alat teknis dan perangkat lunak yang sesuai untuk mereproduksi informasi (dan karenanya melatih personel dalam penggunaan alat ini) atau mencetak dokumen elektronik di atas kertas dan mengesahkan salinan yang dibuat. Ada juga masalah keamanan tanda tangan digital dan masa berlaku sertifikat tanda tangan. Selain itu, untuk menjamin keamanan dan meningkatkan stabilitas sistem komputer, Anda dapat membuat cadangan informasi.

Lingkup dokumen aplikasi (rumah tangga).

Dokumen kertas digunakan di mana-mana.

Dokumen elektronik digunakan oleh peserta komunikasi (organisasi dan individu) yang memiliki peralatan komputer yang sesuai. Ruang lingkup penerapan dokumen elektronik terus berkembang seiring dengan berkembangnya peralatan teknis, akumulasi pengalaman, dan terciptanya kerangka peraturan.

Dapat disimpulkan bahwa meskipun dokumen elektronik memiliki keunggulan yang signifikan dibandingkan dokumen kertas (transfer dokumen yang cepat, kurangnya dokumen, pencarian dokumen yang cepat di database), dokumen tersebut juga memiliki kelemahan yang signifikan - masalah dalam memberikan kekuatan hukum pada suatu dokumen dan kebutuhan. untuk melindungi terhadap akses tidak sah ke dokumen.

Implikasi hukum yang terkait dengan penggunaan dokumen kertas tradisional merupakan hambatan besar bagi perkembangan penggunaan dokumen elektronik.

aliran dokumen ilmu kearsipan dokumen elektronik

Konsep pengelolaan dokumen elektronik, kelebihannya dibandingkan tradisional

Penting untuk memisahkan dua konsep yang sering membingungkan - pekerjaan kantor dan aliran dokumen. Pekerjaan kantor adalah kegiatan membuat dokumen dan mengatur pekerjaan dengannya. Organisasi pekerjaan dengan dokumen berarti penciptaan kondisi yang menjamin pergerakan, pencarian dan penyimpanan dokumen. Alur dokumen adalah perpindahan dokumen antar titik pemrosesan dari saat diterima atau dibuat hingga selesainya pelaksanaan atau pengiriman. Berdasarkan pembagian tersebut, terdapat klasifikasi sistem elektronik. Ini adalah sistem otomasi kantor - CAD, dan sistem manajemen dokumen elektronik - EDMS. Sistem CAD terutama menyediakan akuntansi dokumen elektronik. Fungsinya meliputi pencatatan dokumen masuk, keluar, internal dan organisasi dan administrasi, akuntansi resolusi yang dikeluarkan dan tanggapan yang diterima atas pelaksanaannya. Basis data tidak hanya menyimpan detail dokumen, tetapi juga gambar teksnya. CAD memungkinkan Anda memantau eksekusi, menyimpan data kasus, dan menyediakan pencarian cepat untuk dokumen menggunakan satu atau sekumpulan detail. EDMS difokuskan pada bekerja dengan dokumen elektronik, pergerakannya dalam suatu organisasi atau antar organisasi. Yang penting di sini adalah proses persiapan kolektif dokumen, persetujuan berulang, dan pemeliharaan versi dokumen. EDMS menggabungkan fungsi otomatisasi kantor dan manajemen dokumen elektronik - dengan demikian, sistem ini mencakup semua proses kantor dan lebih sering digunakan di organisasi besar.

Bertahun-tahun yang panjang Di Rusia, semua aliran dokumen adalah kertas. Hanya saja saat ini secara bertahap memasuki fase campuran. Ini adalah hasil upaya pejabat pemerintah dan organisasi komersial. Namun, proses informasi berjalan lambat.

Di bawah pengelolaan dokumen elektronikdipahami sebagai cara mengatur pekerjaan dengan dokumen, di mana sebagian besar dokumen organisasi (perusahaan) digunakan dalam bentuk elektronik dan disimpan secara terpusat dalam apa yang disebut arsip elektronik, gudang informasi unik, atau gudang data.

Satu lagi definisi optimal pengelolaan dokumen elektronik dapat diidentifikasi: “pengelolaan dokumen elektronik adalah suatu mekanisme terpadu untuk bekerja dengan dokumen yang diserahkan dalam bentuk elektronik, dengan penerapan konsep “pekerjaan kantor tanpa kertas”.

Aliran dokumen elektronik dapat bersifat internal dan eksternal, dan ini membebankan kekhususan tertentu pada pertukaran informasi. Aliran dokumen elektronik internal ditandai dengan pertukaran informasi atau perpindahan dokumen elektronik dalam organisasi. Aliran dokumen elektronik eksternal ditandai dengan pertukaran korespondensi antar organisasi.

Oleh karena itu, sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) dalam arti sempit mengacu pada perangkat lunak (program komputer, sistem) yang memungkinkan Anda mengatur pekerjaan dengan dokumen elektronik (pembuatan, modifikasi, pencarian, penyimpanan), serta interaksi antar karyawan: transfer dokumen, penerbitan tugas ( perintah, instruksi) dan kontrol atas mereka, pengiriman pemberitahuan, dll. Dalam arti yang lebih luas, EDMS dipahami sebagai struktur organisasi dan teknologi modern yang menembus seluruh organisme produksi, termasuk perangkat lunak, teknis, dan metodologis komponen, serta aspek organisasi dan peraturan. Sistem ini dapat dibandingkan dengan " sistem sirkulasi» perusahaan.

Saat ini, aliran dokumen elektronik antar organisasi sebagian besar dapat menggantikan kertas, dan otomatisasi proses pertukaran dokumen bukanlah suatu bentuk penghargaan terhadap mode, namun merupakan sebuah tuntutan zaman yang cepat, karena diperlukan waktu beberapa hari untuk mengirimkan dokumen kertas melalui pos atau kurir. tetapi dokumen elektronik dikirimkan dalam beberapa detik terlepas dari lokasi penerima. Menerjemahkan aliran dokumen ke dalam format elektronik tidak hanya menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga ruang. Di beberapa perusahaan, arsip kertas selama bertahun-tahun menempati area yang sebanding dengan luas lantai penjualan. Namun, apakah pengelolaan dokumen elektronik dapat sepenuhnya menggantikan dokumen kertas, atau haruskah dokumen penting secara hukum disimpan dalam bentuk kertas, disertifikasi dengan tanda tangan dan stempel tulisan tangan?

Banyak orang yang masih percaya bahwa dokumen penting secara hukum adalah kertas yang dibuat menurut aturan tertentu, ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan dan disertifikasi dengan stempel organisasi yang menerbitkan dokumen ini (sertifikat, sertifikat, ekstrak, dll.). Namun kemampuan teknologi semakin berkembang, dan saat ini dokumen elektronik juga penting secara hukum, karena menggunakan tanda tangan digital elektronik (EDS), yang merupakan analog elektronik dari tanda tangan tulisan tangan. Tanda tangan elektronik adalah persyaratan dokumen elektronik, yang dimaksudkan untuk melindungi dokumen elektronik ini dari pemalsuan, yang diperoleh sebagai hasil transformasi kriptografi informasi menggunakan kunci pribadi dari tanda tangan digital elektronik dan memungkinkan untuk mengidentifikasi pemilik sertifikat kunci tanda tangan, serta untuk mengetahui tidak adanya distorsi informasi dalam dokumen elektronik. Menurut undang-undang Rusia, tanda tangan elektronik diakui setara dengan tanda tangan tulisan tangan. Sesuai dengan norma yang diabadikan dalam Undang-Undang Federal 10 Januari 2002 No. 1-FZ “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik”, “dokumen elektronik dengan tanda tangan digital elektronik mempunyai arti hukum dalam pelaksanaan hubungan yang ditentukan dalam kunci tanda tangan sertifikat."

Teknologi EDS diciptakan sebagai cara yang andal untuk melindungi dokumen (file) yang dikirim. Untuk melakukan ini, pertama-tama, program kriptografi khusus diinstal pada setiap komputer pengirim dan penerima. Untuk setiap pengguna, ini menghasilkan kunci tanda tangan digital individual, yang merupakan kata sandi pengguna yang kompleks untuk akses enkripsi dan dekripsi dokumen - ? serangkaian karakter unik hingga 1000 karakter, atau lebih tepatnya dua seri yang terhubung satu sama lain, karena Setiap kunci EDS bersifat ganda: terdiri dari kunci publik, yang harus dikomunikasikan kepada mitra korespondensi Anda, dan kunci pribadi (rahasia), yang dirahasiakan. Dokumen tersebut dienkripsi menggunakan kunci publik penerima. Jika suatu dokumen dimaksudkan untuk dikirim ke beberapa penerima, maka kunci publik masing-masing penerima digunakan secara bersamaan selama enkripsi. Setiap penerima mendekripsi dokumen menggunakan kunci pribadinya masing-masing. Dengan demikian, siapa pun yang mengetahui kunci publik penerima dapat mengenkripsi dan mengirim dokumen, namun hanya penerima sendiri yang dapat mendekripsinya. Saat menandatangani dokumen, yang terjadi sebaliknya - pengirim menandatangani dokumen menggunakan kunci EDS pribadinya, yang dirahasiakan, sehingga tidak mungkin memalsukan tanda tangan pengirim. Untuk memeriksa apakah pesan terenkripsi benar-benar dikirim dari orang yang menandatanganinya, Anda perlu mengetahui kunci publiknya. Program akan "memeriksa" apakah kunci publik cocok dengan kunci privat yang digunakan untuk enkripsi. Sistem enkripsi yang menggunakan pasangan kunci EDS privat dan publik ini disebut kriptografi asimetris.

Orang-orang yang menginstal program kriptografi disatukan ke dalam satu sistem. Mereka bertukar kunci publik satu sama lain, dan masing-masing menjaga rahasia kunci pribadinya. Sistem enkripsi kriptografi semacam itu memberikan solusi terhadap masalah perlindungan file yang dikirim, namun tidak memungkinkan penyelesaian masalah pemberian signifikansi hukum pada dokumen. Oleh karena itu, pusat sertifikasi diciptakan - organisasi yang memiliki wewenang untuk menerbitkan dan memperhitungkan sertifikat yang mengonfirmasi bahwa pemilik kunci EDS tertentu adalah individu tertentu yang mewakili kesatuan

Perlu dicatat bahwa tanda tangan digital memiliki keunggulan lain dibandingkan tanda tangan tulisan tangan. Misalnya, dalam dokumen kertas yang ditandatangani, Anda dapat membuat perubahan: mengetikkan paragraf di ruang kosong atau mengubah jumlah berdasarkan kontrak, tetapi dalam sertifikat tanda tangan digital elektronik Tidak mungkin mengubah satu karakter pun dalam dokumen. Properti ini memungkinkan kita untuk mengatakan bahwa tanda tangan digital menegaskan integritas dokumen elektronik untuk selamanya.

Salah satu faktor teknis yang menghambat penyebaran EDMS adalah ketidaksempurnaan mekanisme yang secara unik mengidentifikasi dokumen. Jika seseorang membubuhkan tanda tangannya sendiri pada secarik kertas di bawah teks, otomatis berarti orang tersebut bertanggung jawab penuh atas apa yang tertulis di atas. Tidak mungkin untuk membubuhkan “tanda tangan pribadi” dalam pengertian tradisional pada dokumen elektronik - diperlukan mekanisme identifikasi yang kuat dan andal, yang saat ini disebut tanda tangan digital - persyaratan dokumen elektronik yang dirancang untuk mengidentifikasi secara unik sebagai milik a orang tertentu dan melindunginya dari pemalsuan. Sangat mudah untuk memverifikasi keaslian tanda tangan seseorang di bawah dokumen elektronik apa pun - dokumen elektronik yang ditandatangani dibuka, tombol yang sesuai ditekan dan verifikasi terjadi secara otomatis.

Tanda tangan digital benar-benar identik dengan tanda tangan biasa, bahkan di tingkat legislatif, dan menghilangkan kemungkinan pemalsuan baik tanda tangan itu sendiri maupun dokumen yang ditandatangani, dan ini sudah sangat serius. Berdasarkan sifatnya, tanda tangan digital praktis tidak tunduk pada prosedur dekripsi yang diikuti dengan peretasan; setidaknya saat ini, tidak ada daya komputasi yang cukup untuk "meretas" tanda tangan digital menggunakan kekerasan dalam waktu yang dapat diterima - metode lain tidak dapat dilakukan di sini.

Dari segi fungsionalitas, fungsi tradisional pekerjaan kantor rumah tangga dan aliran dokumen diketahui: termasuk penerimaan dan pengiriman dokumen, pendaftarannya, pertimbangan dan pelaksanaan keputusan, penyerahannya kepada pelaksana, pengendalian pergerakan dan pelaksanaan dokumen, pemusnahan atau pemindahannya ke arsip. Namun dibandingkan dengan pengelolaan arsip berbasis kertas tradisional, sistem pengelolaan dokumen elektronik harus menyediakan sejumlah fungsi baru. Yang paling penting di antaranya adalah:

dukungan untuk bekerja dengan file dokumen elektronik, memastikan pembuatan dan pengeditannya, pemindaian dan pencetakan, penerimaan dan pengiriman, penyimpanan dan pencarian;

sosialisasi teknologi manajemen dokumen yang dikembangkan untuk dokumen organisasi dan administrasi (perintah, instruksi, dll.) melewati kantor atau sekretariat ke lebih banyak dokumen (idealnya, ke semua dokumen organisasi). Untuk melakukan ini, sistem harus dapat membuat serangkaian detail spesifik untuk setiap jenis dokumen (misalnya, kontrak harus berisi informasi tentang pihak lawan, tahapan, dll.);

pengembangan dan penerapan teknologi pada skala organisasi yang terkait dengan kerja kolektif dalam pembuatan dan implementasi dokumen dalam jaringan komputer. Teknologi pekerjaan kantor yang diatur secara tradisional, sebagai suatu peraturan, tidak mencakup proses penyiapan dokumen dan pengerjaan proyeknya;

penciptaan “kantor tunggal”. Alur dokumen tradisional dilokalisasi dalam kantor terpisah. Interaksi antar kantor dalam satu atau organisasi yang berbeda dilakukan pada tingkat pertukaran surat masuk/keluar. Akibatnya, kemungkinan menciptakan ruang dokumen tunggal dan kontrol end-to-end atas perjalanan dan pelaksanaan dokumen baik dalam satu organisasi terdistribusi maupun antar organisasi yang berbeda praktis dikecualikan. Efek manajemen yang besar - dalam waktu dekat - dijanjikan oleh transisi dari aliran dokumen elektronik di jaringan kantor lokal yang terpisah ke sistem aliran dokumen terpadu dari sistem organisasi yang terdistribusi secara geografis, yang dari sudut pandang aliran dokumen dapat berupa dianggap sebagai satu kantor tunggal;

interaksi staf dan pengguna eksternal dengan sistem manajemen dokumen suatu perusahaan atau organisasi, berdasarkan teknologi web. Ini adalah komponen antarmuka yang penting sistem modern manajemen dokumen elektronik - yang disebut portal dokumen;

memastikan keamanan yang menjamin keaslian dokumen elektronik dan perlindungannya dari akses tidak sah (misalnya, sarana tanda tangan digital elektronik dan enkripsi berdasarkan algoritma kriptografi).

Pengelolaan dokumen elektronik dapat mencakup tahapan sebagai berikut:

pembentukan paket dokumen;

mengirimkan paket dokumen elektronik;

pengiriman paket dokumen elektronik;

memeriksa keutuhan, keaslian dan format dokumen elektronik;

konfirmasi penerimaan paket dokumen elektronik;

memelihara arsip dokumen elektronik

Kebutuhan untuk beralih dari pengelolaan arsip berbasis kertas ke sistem pengelolaan dokumen elektronik telah dibicarakan sejak lama, namun apa manfaat nyata yang diberikan oleh penerapan pengelolaan dokumen elektronik?

Keunggulan EDMS No. 1: meningkatkan produktivitas perusahaan

Dengan adanya sistem manajemen dokumen elektronik, waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen dan informasi yang diperlukan jauh lebih sedikit dibandingkan dengan kertas tradisional pekerjaan kantor... Akses ke manajemen dokumen elektronik dapat diperoleh dari PC mana pun di organisasi.

Keuntungan EDMS No. 2: akses cepat ke informasi terkini

Keuntungan utama manajemen dokumen elektronik adalah kemampuannya untuk menemukan dokumen versi terbaru dengan cepat dan mudah. Dengan demikian, masalah relevansi alur dokumen terpecahkan, yaitu meskipun dokumen yang sama ada dalam beberapa versi, pengguna akan dapat menemukannya versi terbaru file dan bekerja dengannya.

Keuntungan EDMS No. 3: pengurangan kesalahan “faktor manusia”.

Organisasi manajemen dokumen elektronik yang tepat menghilangkan kesalahan yang diakibatkan oleh faktor manusia. Dengan manajemen dokumen kertas, dibutuhkan waktu berjam-jam untuk menemukan dokumen yang hilang, sedangkan EDMS mengatasi tugas serupa hanya dalam beberapa detik.

Keuntungan EDMS No. 4: pengurangan biaya material

Sistem elektronik manajemen dokumen secara signifikan mengurangi biaya organisasi. Pertama, produktivitas karyawan perusahaan meningkat karena otomatisasi kerja, dan kedua, biaya bahan habis pakai yang digunakan dalam aliran dokumen kertas berkurang.

Keuntungan EDMS No. 5: peningkatan interaksi

Salah satu keuntungan utama manajemen dokumen elektronik adalah peningkatan interaksi antar departemen dan departemen dalam organisasi. Penerapan sistem manajemen dokumen elektronik memfasilitasi komunikasi, pertukaran informasi, dan juga membantu mendobrak hambatan antar departemen yang berbeda.

Keuntungan EDMS No. 6: kerja kolektif dengan dokumen

Otomatisasi aliran dokumen memungkinkan beberapa pengguna untuk bekerja secara bersamaan dengan file yang sama, serta mencari melalui satu database dokumen.

Keuntungan EDMS No. 7: mengurangi kebutuhan personel tambahan

Peningkatan volume produksi dengan pengelolaan dokumen elektronik tidak memerlukan penambahan personel yang signifikan, cukup dengan bantuan sistem manajemen yang efektif mengotomatiskan pekerjaan tim yang ada.

Keuntungan EDMS No. 8: pengurangan biaya penyimpanan dokumen

Undang-undang Federasi Rusia menetapkan periode penyimpanan dokumen selama 5 tahun, pengenalan manajemen dokumen elektronik akan mengurangi biaya penyimpanan dokumentasi.

Keunggulan EDMS No. 10: perlindungan dokumen dari kerusakan

Penggunaan EDS mengurangi risiko akibat kebakaran atau keadaan force majeure lainnya.

Sayangnya, tidak mungkin untuk sepenuhnya beralih ke manajemen dokumen elektronik dan menghilangkan dokumen, karena menurut undang-undang Federasi Rusia bentuk yang bermakna Dokumen tersebut masih tergolong kertas, namun persentase dokumen tersebut terhadap total volume relatif kecil.

Keunggulan EDMS No. 12: meningkatkan kesadaran perusahaan

Salah satu hasil yang tidak terduga dari penerapan sistem pengelolaan dokumen elektronik adalah peningkatan kesadaran perusahaan.

Setiap karyawan mulai merasa menjadi bagian dari satu tim, memahami dengan jelas tujuan bersama dan tugas.

Dampak penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik terlihat jelas:

· dampak ekonomi langsung (menghemat biaya tenaga kerja dan material untuk bekerja dengan dokumen: biaya penyalinan, penyampaian informasi dalam bentuk kertas, sumber daya (manusia dan peralatan), biaya kertas);

· efek karena penyatuan kegiatan dokumentasi organisasi dan mengurangi ketergantungan pada pengalaman teknologi individu personel;

· mengurangi siklus waktu untuk bekerja dengan dokumen dan menciptakan ruang dokumen terpadu;

· kontrol penuh atas dokumen, pergerakannya dan disiplin pelaksanaannya.

Nah, hasil utama dari otomatisasi aliran dokumen, tentu saja, dianggap sebagai penertiban dalam pengerjaan dokumen, mengurangi waktu yang diperlukan untuk penerimaan. keputusan manajemen dan meningkatkan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Masalah utama pengelolaan dokumen elektronik

Belakangan ini, dokumen elektronik semakin meluas. Bekerja dengan dokumen elektronik jauh lebih mudah: tidak ada dokumen, dan pencarian dokumen sangat disederhanakan berkat penggunaan database elektronik. Dan semakin sering masyarakat modern sedang memikirkan transisi dari pengelolaan dokumen kertas tradisional ke pengelolaan dokumen elektronik. Namun penggantian menyeluruh pengelolaan dokumen tradisional dengan pengelolaan dokumen elektronik terhambat oleh masalah-masalah berikut:

masalah peraturan perundang-undangan di bidang pengelolaan dokumen elektronik;

masalah otentikasi dokumen elektronik;

masalah penyimpanan dokumen elektronik dalam jangka panjang;

permasalahan penerapan sistem pengelolaan dokumen elektronik.

Masalah peraturan hukum Pengelolaan dokumen elektronik saat ini menjadi semakin relevan sehubungan dengan pengenalan teknologi informasi dan komputer yang efektif di hampir semua bidang kegiatan sosial dan produksi (mulai dari interaksi penduduk dengan pihak berwenang. kekuasaan negara, mendukung pasar keuangan dan komoditas hingga sektor jasa, pengecer, pendidikan dan rekreasi).

Banyak masalah dalam penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) muncul karena diperkenalkannya teknologi terkini dalam konteks peraturan perundang-undangan yang berfokus pada pengelolaan dokumen kertas. Alasan lemahnya dukungan pemerintah terhadap teknologi baru dalam pekerjaan kantor dan alur dokumen jelas: masih mungkin dan lebih murah untuk mengelola dengan cara lama, dengan bantuan dokumen kertas.

Kurangnya perhatian negara terhadap penerapan EDS diwujudkan dalam lemahnya minat terhadap pengembangan kerangka legislatif dan peraturan yang memungkinkan penggunaan dokumen elektronik dan teknologi modern secara lebih luas, baik dalam bidang ekonomi maupun politik. ilmu Pemerintahan serta dalam kegiatan komersial. Hari ini:

· belum ditetapkannya tata cara pengakuan kekuatan hukum dokumen elektronik oleh instansi pemerintah dan pengadilan;

· Belum ada undang-undang yang benar-benar menyamakan hak atas dokumen kertas dan dokumen elektronik. Akibatnya, organisasi yang menerapkan EDMS terpaksa memelihara dua sistem manajemen dokumen secara bersamaan - kertas dan elektronik, dan tidak dapat menutup biaya penerapan teknologi modern karena pengurangan tajam dalam sistem “kertas”.

· Tidak ada peraturan perundang-undangan yang memperbolehkan pemindahan dokumen nonoperatif sebelum habis masa penyimpanannya ke media analog dan/atau elektronik, sekaligus memusnahkan dokumen asli kertas.

Anehnya, tidak ada yang mengangkat isu berkembangnya undang-undang tentang pemindahan dokumen kertas ke media lain yang berhak memusnahkan dokumen aslinya. Namun justru ketiadaan undang-undang inilah yang tidak memungkinkan meluasnya penerapan teknologi modern dalam pekerjaan kantor dan aliran dokumen. Dalam praktik di luar negeri, biaya penerapan EDMS dan/atau sistem mikrofilm dapat diperoleh kembali terutama dengan mengosongkan ruang arsip dan mengurangi jumlah karyawan yang terlibat dalam urusan administrasi.

Tersebar luas di dunia modern dokumen elektronik dan cara pemrosesannya, masalah penetapan keaslian dan kepengarangan dokumen tersebut menjadi sangat relevan.

Apa masalahnya? Di akhir surat atau dokumen biasa, pelaksana atau penanggung jawab membubuhkan tanda tangannya untuk mencapai dua tujuan. Pertama, penerima mempunyai kesempatan untuk memverifikasi keaslian dokumen dengan membandingkan tanda tangan dengan sampel yang dimilikinya. Kedua, tanda tangan pribadi merupakan jaminan hukum atas kepenulisan suatu dokumen. Tentu saja saat ini sudah ada tanda tangan digital elektronik yang dirancang untuk menggantikan tanda tangan tulisan tangan pada dokumen elektronik. Namun jika dengan menggunakan metode forensik modern, memalsukan tanda tangan di atas kertas adalah tugas yang sangat sulit, maka dengan tanda tangan elektronik situasinya berbeda.

Berbeda dengan tanda tangan tulisan tangan biasa, tanda tangan digital elektronik tidak dapat diasingkan dari pemiliknya. Artinya, jika tanda tangan di bawah dokumen kertas tidak dapat dipisahkan dari seseorang dan praktis tidak ada orang lain yang dapat memalsukannya tanpa terdeteksi oleh analisis forensik, maka penyerang mana pun yang telah memiliki kunci rahasia tanda tangan tersebut akan dapat memalsukannya. tanda tangan digital elektronik semudah dan masuk akal seperti pemilik sah kunci ini.

Setiap pengguna dapat memalsukan string bit hanya dengan menyalinnya, atau secara diam-diam melakukan koreksi ilegal pada dokumen elektronik.

Penting untuk membuat serangkaian tindakan di semua tahap pembuatan dan kehidupan suatu dokumen untuk memberikan nilai pembuktian pada dokumen elektronik.

Perlu adanya perhatian khusus untuk membangun mekanisme yang menjamin jaminan hukum atas keaslian dan keutuhan isi informasi dalam dokumen elektronik serta kesesuaian bentuk penyajian informasi dan rinciannya. Masalah-masalah ini perlu diatur secara legislatif.

Mari kita pertimbangkan masalah lain yang sama pentingnya. Saya setuju dengan pendapat N.A. Khramtsovskaya, yang berpendapat bahwa tidak ada gunanya membicarakan pengelolaan dokumen elektronik yang serius jika pekerjaan arsip dengan dokumen elektronik tidak dilakukan, dengan tetap menjaga kekuatan hukum dan lainnya. Badan Kearsipan Federasi Rusia, arsip federal, dan arsip negara dari entitas konstituen federasi baru mulai mempertimbangkan kemungkinan memperoleh dokumen elektronik secara berkelanjutan. Hampir tidak ada pengalaman. Namun demikian di tahun terakhir Arsip khusus untuk penyimpanan dokumen elektronik negara telah dibuat:

Tengah dokumentasi elektronik Republik Chuvash, Cheboksary (didirikan pada tahun 1996);

Arsip Pusat Dokumen Media Elektronik Moskow (TSADENM) (dibuat pada tahun 2002);

Pusat Dokumentasi Elektronik Republik Kalmykia (didirikan pada tahun 2002).

Sistem EDMS baru saja mulai digunakan untuk mengatur penyimpanan dokumen dan informasi dan untuk membangun akses efektif ke kumpulan dokumen yang terakumulasi. Tantangan lain juga muncul: memastikan integritas dan keaslian dokumen elektronik dalam jangka waktu yang lama.

Beberapa EDMS tidak menyediakan penyimpanan arsip dokumen elektronik sama sekali, sementara yang lain dikonfigurasi sedemikian rupa sehingga tidak mungkin untuk menghapus dokumen darinya (misalnya, karena berakhirnya periode penyimpanan).

Sistem manajemen basis data tradisional tidak cocok untuk menyimpan dokumen elektronik, karena sistem ini berfokus pada penggunaan data individual, bukan dokumen.

Selain itu, cepatnya keusangan peralatan dan media komputer menimbulkan ancaman hilangnya informasi dan dokumen elektronik karena ketidakmampuan membacanya.

Menjamin keamanan dokumen elektronik adalah serangkaian tindakan untuk menciptakan basis material dan teknis, kondisi optimal, kepatuhan terhadap rezim peraturan dan organisasi penyimpanan dokumen elektronik yang tepat, yang akan mengecualikan hilangnya media elektronik dan memastikan pemeliharaannya dalam kondisi fisik yang baik. dan kondisi teknis, serta kemampuan untuk memperbanyak dokumen elektronik dalam bentuk yang dapat diakses oleh persepsi dan pemahaman manusia tanpa perangkat teknis tambahan.

Saat mengatur penyimpanan dokumen elektronik jangka panjang, mengubah platform perangkat lunak dapat menyebabkan hilangnya dokumen sepenuhnya karena ketidakmampuan untuk melihatnya. Sejak tahun 1950-an. Beberapa kemungkinan solusi untuk masalah ini telah diusulkan:

migrasi - penerjemahan database dan dokumen elektronik lainnya secara tepat waktu ke platform teknologi modern, paling sering ke dalam format yang digunakan dalam organisasi untuk pengelolaan operasional sumber daya informasi (yang disebut "format khusus")

emulasi lingkungan perangkat lunak. Pendekatan ini didasarkan pada kriteria “pelestarian ideal”. D. Rotenberg percaya bahwa ini adalah cara terbaik, karena memungkinkan Anda menggunakan perangkat lunak asli;

enkapsulasi - penyertaan dokumen elektronik dalam format file lintas platform, misalnya XML. Saat ini, para pengarsip Amerika menganggap metode ini sebagai yang paling optimal untuk pertukaran dan penyimpanan dokumen elektronik jangka panjang.

Masalah lain yang perlu mendapat perhatian adalah masalah pengenalan pengelolaan dokumen elektronik ke dalam organisasi.

Agar berhasil menerapkan EDMS di suatu perusahaan, beberapa kesalahan umum perlu dihindari: tidak memperhatikan masalah organisasi, hanya mengandalkan upaya sendiri saat mengembangkan sistem, menghemat proyek percontohan. Kurangnya persiapan peraturan untuk bekerja dengan EDMS dan level rendah pelatihan karyawan juga dapat menghambat implementasi yang efektif.

Salah satu kesalahan umum saat beralih ke manajemen dokumen elektronik adalah penjabaran masalah organisasi yang tidak memadai, yang pada gilirannya menyebabkan tidak efektifnya pengoperasian sistem. Seringkali manajemen perusahaan menganggap masalah pengorganisasian alur dokumen sebagai hal yang tidak penting dan tidak layak dilakukan perhatian khusus, namun pada akhirnya “hal-hal kecil” inilah yang menjadi penentu dalam meningkatkan efisiensi proses bisnis perusahaan. Kurangnya minat manajemen terhadap proyek dapat menyebabkan pelaksanaannya memakan waktu yang sangat lama.

Kendala lainnya adalah cara pembuatan EDMS. Menurut para ahli, pengembangan independen EDMS skala korporat oleh departemen TI membuat organisasi harus menjalani proses perbaikan yang panjang dan, terlebih lagi, membuat seluruh proyek bergantung pada pengembang sistem. Jalur ini juga ternyata paling tidak menguntungkan dalam hal biaya finansial untuk implementasinya. Mengembangkan EDMS sendiri dapat menyebabkan situasi saat ini dengan aliran dokumen terhenti.

Setelah memilih produk, perlu untuk mengerjakan proses bisnis yang akan diotomatisasi, menguji solusi dalam pengoperasian, dan mengidentifikasi semua kekurangannya. Proyek percontohan memungkinkan Anda memverifikasi bahwa solusi tersebut memenuhi tujuan yang dinyatakan, dan jika tidak memenuhi semua persyaratan, menolak untuk mengimplementasikannya tanpa kehilangan dana yang signifikan. Oleh karena itu, kesalahan lain selama implementasi adalah menghemat uang untuk implementasi awal “percontohan”.

Beberapa kesulitan lagi mungkin terjadi pada tahap implementasi EDS selanjutnya. Diantaranya adalah kurangnya penjabaran dokumen internal perusahaan yang mengatur proses aliran dokumen dalam organisasi dan rendahnya perhatian manajemen terhadap isu-isu pelatihan pengguna akhir. Penyusunan peraturan perundang-undangan untuk proses pengelolaan dokumen elektronik harus dilakukan bersamaan dengan operasi percobaan dan melibatkan pengembangan instruksi rinci tentang pekerjaan kantor untuk karyawan, perintah dan peraturan terkait.

Masalah pelatihan karyawan juga harus mendapat perhatian paling besar saat menerapkan EDMS. Pada saat yang sama, pelatihan harus dilaksanakan secara berkelanjutan dan pada semua tahap pelaksanaan.

Kesimpulan

Kesimpulan utama yang diperoleh dari isi pekerjaan adalah sebagai berikut: bentuk dan metode bekerja dengan dokumentasi yang ada dalam organisasi dalam kerangka pekerjaan kantor tradisional dan dukungan dokumentasi untuk manajemen tidak memenuhi kondisi modern. Informatisasi masyarakat global, penyebaran luas teknologi informasi dan komunikasi baru, pengenalan mekanisme pasar dan manajemen modern secara bertahap telah menyebabkan peningkatan peran informasi dalam proses sosial-ekonomi dan pengakuannya sebagai sumber daya strategis yang paling penting. Karena bagian utama dari sumber informasi adalah dokumentasi, kita dapat berasumsi demikian panggung modern Prasyarat yang diperlukan untuk transisi ke cara baru bekerja dengan dokumen dalam organisasi telah matang - manajemen dokumen berdasarkan sistem manajemen dokumen elektronik.

Meskipun ada masalah (legislatif, otentikasi, penyimpanan dokumen elektronik jangka panjang, implementasi), manajemen dokumen elektronik memiliki sejumlah keunggulan yang tidak dapat disangkal dibandingkan manajemen tradisional (meningkatkan produktivitas organisasi, akses cepat ke informasi, pencarian dokumen cepat, dll.) , yang saat ini memerlukan penerapan EDMS. Nah, keuntungan utama EDMS, berkat upaya organisasi untuk beralih ke aliran dokumen otomatis, adalah meningkatkan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Sistem yang mempermudah pengerjaan hanya dengan dokumen kertas asli (dengan membuat kartu registrasi elektronik dan/atau salinan elektronik dari dokumen-dokumen tersebut), menurut saya, akan punah. Namun masih sulit membayangkan sebuah organisasi yang hanya beredar dan menyimpan dokumen elektronik. Oleh karena itu, masa depan adalah milik sistem kompleks yang bekerja dengan dokumen utama apa pun - baik kertas maupun elektronik. Minat terhadap EDMS yang mendukung aliran dokumen elektronik yang signifikan secara hukum dan fungsi bekerja dengan tanda tangan digital terus meningkat. Pada saat yang sama, dokumen asli elektronik yang ada dalam pekerjaan kantor sebenarnya atau disimpan dalam arsip masih merupakan pengecualian daripada aturan. Namun hal ini tidak selalu terjadi, dan dalam waktu dekat situasinya mungkin akan berubah menjadi sebaliknya.

Daftar literatur dan sumber yang digunakan

1.Gost 16487-70. Pencatatan dan pengarsipan. Istilah dan Definisi.

2.Gost 16487-83. Pencatatan dan pengarsipan. Istilah dan Definisi.

.Gost R 51141-98. Pencatatan dan pengarsipan. Istilah dan Definisi.

.Gost R 52292-2004. Pertukaran informasi elektronik. Istilah dan Definisi.

.Gost R ISO 15489-1-2007. Manajemen dokumen. Ketentuan Umum.

.Larkov N.S. Dokumentasi. M., 2006.

.Kukarina Yu.M. Pembentukan konsep "dokumen elektronik" dan "tanda tangan digital elektronik" dalam tindakan legislatif dan metodologis normatif Federasi Rusia // Manajemen arsip. - 2003. - No.1. - hal.43-44.

.“Pedoman implementasi dan penerapan Gost 6.10.4-84 “USD. Memberikan kekuatan hukum terhadap dokumen pada media komputer dan tipografi yang dibuat dengan teknologi komputer. Ketentuan pokok" RD 50-613-86 : disetujui. Keputusan Standar Negara Uni Soviet tanggal 24 September 1986 No. 2781 [Sumber daya elektronik] // Informasi referensi dan sistem hukum “konsultan-Plus”. URL: #"justifikasi">. Sistem dukungan dokumentasi negara untuk manajemen. Ketentuan dasar. Persyaratan umum untuk layanan dokumen dan dokumentasi manajemen. M.: Arsip Utama Uni Soviet, 1991.

.Larin M.V. Manajemen dokumentasi dalam organisasi: masalah sejarah dan metodologi. Abstrak penulis. dis. untuk kompetisi gelar akademis Doktor Sejarah M., 2000. URL: #"justify">. Hukum Federal Federasi Rusia 10 Januari 2002 No. 1-FZ “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik”.

.Rancangan Undang-Undang Federal Federasi Rusia “Tentang Dokumen Elektronik”. [Sumber daya elektronik] // Badan Konsultasi dan Informasi Bisnis. Ekonomi dan kehidupan. URL: #"justifikasi">. Spesifikasi Eropa MoReq-2 “Persyaratan standar untuk pengelolaan dokumen publik elektronik” (versi yang diperbarui dan diperluas, 2008).

.Resolusi Dana Pensiun Federasi Rusia tanggal 26 Januari 2001 No. 15 “Tentang pengenalan perlindungan informasi kriptografi dan tanda tangan digital elektronik dalam sistem Dana Pensiun Federasi Rusia.” Seni. 2 [Sumber daya elektronik] // Perusahaan Sistem Kantor Elektronik. URL: #"justifikasi">. Afanasyeva L.P. Dokumen elektronik dalam alur dokumen dan arsip organisasi // Urusan Sekretariat. - 2006. - No.1. - Hal.26-34.

.Bobylev M.P. Alur dokumen yang efektif: dari tradisional ke elektronik. M.: Penerbitan MPEI, 2004.

.Fedorova V. Apakah pengelolaan dokumen kertas sudah ketinggalan zaman? [Sumber daya elektronik] // Perusahaan Sistem Kantor Elektronik. URL: #"justifikasi">. Balasanyan V. Dari pekerjaan kantor tradisional hingga manajemen dokumen elektronik [Sumber daya elektronik] // Perusahaan Sistem Kantor Elektronik. URL: #"justifikasi">. Aturan pengelolaan dokumen elektronik menggunakan Surel[Sumber daya elektronik] // KIT Fortis Investment Management (JSC). URL: www.kfim.ru.

.Romanov D.A. Kebenaran tentang pengelolaan dokumen elektronik. M.: DMK Pers, 2002.

21.Khramtsovskaya N.A. EDMS di Rusia: buah pertama dari “revolusi yang merayap” [Sumber daya elektronik] // Perusahaan Sistem Kantor Elektronik. URL: #"justifikasi">. Kuznetsov S.L. Rekomendasi metodologis untuk mengatur penyimpanan dokumen elektronik // Manajemen arsip. - 2006. - No. 4. - Hal. 49-52.

.Tikhonov V.I. Organisasi penyimpanan arsip dokumen elektronik // Lingkaran ide, algoritma dan teknologi ilmu informasi sejarah: Prosiding konferensi IX Asosiasi “Sejarah dan Komputer”. M.: Barnaul, 2005.

.Popenko A.A. Ulasan singkat pengalaman asing dalam strategi arsip elektronik // Manajemen arsip. - 2004. - No. 4. - Hal. 101-104.

.Koshelev I. Lima masalah utama penerapan EDMS [Sumber daya elektronik] // CNews. Publikasi tentang teknologi tinggi. URL: #"justifikasi">. Sistem otomasi aliran dokumen [Sumber daya elektronik] // Wikipedia - ensiklopedia gratis. URL: #"justifikasi">. Anuchin M. “Kontur-Estamp”: memastikan aliran dokumen elektronik yang signifikan secara hukum antar perusahaan [Sumber daya elektronik] // SKB Kontur - Otomatisasi akuntansi dan manajemen. URL: #"justifikasi">. Patiy E. Membangun aliran dokumen yang efektif [Sumber daya elektronik] // Surat kabar bisnis. URL: #"justifikasi">. Keuntungan dari sistem manajemen dokumen elektronik [Sumber daya elektronik] // bb workspace. Sistem manajemen yang efektif. URL: #"justifikasi">. menunjukkan topik saat ini untuk mengetahui kemungkinan mendapatkan konsultasi.

Andriyanova Karina Vladimirovna
Institut Kemerovo (cabang) RGTEU, Kemerovo

Dengan komputerisasi massal dan munculnya teknologi dan perangkat lunak yang lebih maju, peluang nyata transisi ke apa yang disebut pekerjaan kantor “tanpa kertas”, yang didasarkan pada “dokumen elektronik” - dokumen dengan karakteristik baru, berbeda dari tradisional.

Sejarah munculnya konsep “dokumen elektronik” dimulai pada tahun 1970-an di Uni Soviet dengan istilah “dokumen yang dapat dibaca mesin”. GOST 6.10.4-84, yang dikeluarkan pada tahun 1984, menetapkan fakta bahwa dokumentasi tentang media baru tersedia di lingkungan dokumenter. Dokumen yang dapat dibaca mesin dipahami sebagai “dokumen yang cocok untuk membaca otomatis informasi yang terkandung di dalamnya.”

GOST 6.10.1-88 berisi empat definisi yang berkaitan dengan dokumen yang dapat dibaca mesin: dokumen berorientasi mesin, dokumen pada media mesin, dokumen pada media magnetik mesin (pita magnetik, disk magnetik) dan diagram mesin. Ciri khas Satu-satunya tujuan dokumen tersebut adalah dokumen tersebut harus sesuai untuk diproses di komputer, atau dibuat dengan menggunakan teknologi komputer, tetapi rinciannya dibuat sesuai dengan cara yang ditetapkan untuk semua dokumen.

Penafsiran yang sedikit berbeda tentang dokumen yang dapat dibaca mesin diberikan dalam GSDO (2.3.3.1) 1991: ini dipahami sebagai “dokumen yang cocok untuk membaca otomatis informasi yang terkandung di dalamnya.” Menurut M.V. Larina, kesalahan definisi ini terletak pada melebih-lebihkan kemampuan teknologi membaca informasi secara otomatis. Bahkan saat ini, dengan kemajuan pesat teknologi komputer, hal ini tidak selalu dapat dilakukan tanpa campur tangan manusia.

Dalam peraturan perundang-undangan modern, terdapat beberapa definisi tentang konsep “dokumen elektronik”:

1) Dokumen elektronik - dokumen pada media yang dapat dibaca mesin, yang penggunaannya memerlukan teknologi komputer (klausul 3.1 GOST 7.83-2001).

2) Dokumen elektronik merupakan objek informasi yang terdiri dari dua bagian:

Rincian yang memuat atribut pengenal (nama, waktu dan tempat pembuatan, informasi tentang penulis, dll.) dan tanda tangan digital elektronik;

Jika perlu, dokumen elektronik dapat dibeli berbagai bentuk tampilan visual: di layar atau kertas (R 50.1.031-2001).

3) Dokumen elektronik - dokumen yang informasinya disajikan dalam bentuk digital elektronik. Definisi ini sama sekali tidak mendefinisikan esensi dokumen elektronik: jika Anda mengikuti definisi ini, maka informasi apa pun dalam bentuk elektronik akan dianggap sebagai dokumen elektronik.

4) Dokumen elektronik" adalah informasi terdokumentasi yang disajikan dalam bentuk elektronik, yaitu dalam bentuk yang sesuai untuk persepsi manusia dengan menggunakan komputer elektronik, serta transmisi melalui jaringan informasi dan telekomunikasi atau pemrosesan dalam sistem informasi.

5) Dokumen elektronik - informasi dalam bentuk elektronik, ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat, setara dengan dokumen di atas kertas, ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan, kecuali undang-undang atau peraturan federal yang diadopsi sesuai dengannya menetapkan persyaratan perlunya penyusunan sebuah dokumen secara eksklusif di atas kertas.

Definisi terbaru terkandung dalam Undang-Undang Federal No. 63-FZ tanggal 6 April 2011 “Tentang Tanda Tangan Elektronik”. Ini adalah yang paling sukses, karena menegaskan adanya formulir elektronik dan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat.
Beragamnya definisi hukum disebabkan oleh belum adanya kesatuan undang-undang tentang dokumen elektronik.

Pada tahun 2005, upaya dilakukan untuk membuat undang-undang semacam itu. Duma Negara Majelis Federal Federasi Rusia memperkenalkan rancangan undang-undang federal No. 159016-4 “Tentang dokumen elektronik”. RUU tersebut bertujuan untuk mendefinisikan rezim hukum suatu dokumen elektronik, termasuk menetapkan persyaratan untuk menjamin keamanan dokumen elektronik, serta untuk memberikan kekuatan hukum. RUU tersebut tidak didukung oleh Pemerintah Federasi Rusia. Ketentuan proyek memerlukan klarifikasi, yang sebagian besar menduplikasi Undang-Undang Federal 10 Januari 2002 N 1-FZ “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik”. Saat ini, tidak ada proyek alternatif yang bertujuan untuk menetapkan rezim hukum dokumen elektronik.

Akibatnya, masalah pengaturan hukum rezim belum mendapat penyelesaian legislatif.
Perlu dicatat bahwa ada hal yang signifikan Pengalaman asing peraturan hukum hubungan Masyarakat di bidang dokumen elektronik Saat ini, undang-undang tentang dokumen elektronik berlaku di Republik Armenia, Republik Belarus, Moldova, Uzbekistan, dan Kazakhstan. Undang-undang Republik Belarus tanggal 28 Desember 2009 No. 113-3 “Tentang Dokumen Elektronik dan Tanda Tangan Digital Elektronik” memperkenalkan konsep seperti “salinan dokumen elektronik” dan integritas dokumen elektronik. Menurut Pasal 17 Undang-undang, dokumen elektronik terdiri dari dua bagian yang tidak terpisahkan, yaitu umum dan khusus. Bagian umum dokumen elektronik terdiri dari informasi-informasi yang menjadi isi dokumen tersebut. Bagian khusus dari dokumen elektronik terdiri dari satu atau lebih tanda tangan digital elektronik, dan dapat juga berisi data tambahan yang diperlukan untuk memverifikasi tanda tangan digital elektronik dan mengidentifikasi dokumen elektronik, yang ditetapkan oleh peraturan teknis.

Para ilmuwan sedang mempelajari masalah ini, menawarkan definisi mereka tentang konsep "dokumen elektronik". Konsep-konsep tersebut serupa dengan konsep-konsep yang diusulkan dalam undang-undang modern atau berbeda dari konsep-konsep tersebut. Misalnya, A.I. Zemskov memberikan definisi dokumen elektronik yang identik dengan yang terkandung dalam klausul 3.1 GOST 7.83 - 2001: “serangkaian informasi yang lengkap isinya, direkam dengan cara yang dapat dibaca mesin pada media yang dapat dibaca mesin.” Pemahaman tentang dokumen elektronik seperti ini tidak dapat diterima, karena hanya menunjukkan fakta keberadaan dokumen tersebut, tanpa menunjukkan rinciannya, aturan pelaksanaan yang ditetapkan, atau adanya tanda tangan digital elektronik.

DALAM DAN. Tikhonov percaya bahwa “dokumen elektronik adalah data elektronik yang berisi atribut dan rincian yang memungkinkannya diidentifikasi.” Oleh karena itu, ia menekankan perlunya dokumen tersebut memiliki rincian, tanda tangan digital elektronik, yang tentunya memiliki makna positif.
M N. Kostomarov membantah semua definisi yang diajukan, percaya bahwa esensi dari fenomena ini paling akurat tercermin dalam istilah "bentuk dokumen elektronik", dan "dokumen elektronik" hanyalah keadaan perantara, bentuk sementara menyimpan elemen-elemen yang membentuk dokumen dalam memori komputer.

Oleh karena itu, dengan beragamnya pendapat tentang konsep “dokumen elektronik”, tidak ada definisi tunggal atas fenomena ini baik dalam dunia ilmiah maupun dalam peraturan perundang-undangan modern. Konsep ideal harus mencerminkan kehadiran wajib detail dan tanda tangan. Konsep “dokumen elektronik” tidak boleh mengandung frasa yang tidak dapat dipahami seperti “sesuai untuk persepsi manusia”. Dokumen elektronik adalah suatu bentuk elektronik untuk mengungkapkan informasi yang berisi rincian dan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat.

Jadi, penerapan undang-undang tentang dokumen elektronik merupakan salah satu arah terkini bagi pengembangan peraturan perundang-undangan untuk menjamin makna hukum dokumen elektronik, memungkinkan kita untuk menghilangkan pembatasan dan menghilangkan hambatan penggunaan dokumen elektronik, menetapkan a rezim hukum untuk dokumen-dokumen ini, dan, akhirnya, mengusulkan konsep tunggal “dokumen elektronik”.

Faktor dan kondisi terbentuknya dan berkembangnya hukum informasi.

1) Faktor ilmiah dan teknis:

· Perkembangan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi secara eksponensial, yang menjadi prasyarat bagi terciptanya komputer sebagai sarana teknis terpenting kemajuan sosial secara umum.

· Digunakan pada pergantian tahun 1970-1980an. bentuk teknologi baru dalam transmisi informasi, atau jalur komunikasi digital.

· Perkembangan teknologi informasi kelas baru yang padat pengetahuan (tinggi) merupakan indikator kuat transformasi sosial

2) Prasyarat sosial(tercermin dalam dokumen: Strategi Pengembangan Masyarakat Informasi; Program pemerintah"Masyarakat Informasi"; Konsep pembentukan e-Government):

· Informatisasi massal adalah proses sosio-ekonomi, ilmiah dan teknis yang terorganisir untuk memenuhi kebutuhan informasi di semua bidang aktivitas manusia berdasarkan pengenalan TI, dll.

· Aktifnya pembentukan peraturan perundang-undangan informasi, pengembangan informatisasi.

· Pengenalan disiplin informasi dan siklus hukum ke dalam proses pendidikan

· Perkembangan ilmu dukungan hukum bidang informasi.

Permasalahan masyarakat informasi sebagai salah satu faktor berkembangnya hukum informasi.

1) Memperdalam konfrontasi informasi sebagai bentuk baru penyelesaian kontradiksi dan konfrontasi sosial

2) Keamanan informasi dan kejahatan dunia maya

3) Perlindungan privasi manusia di bidang informasi

5) Kemungkinan terjadinya “revolusi biologis”

Masalah kebebasan informasi sebagai salah satu faktor berkembangnya hukum informasi

Kebebasan informasi = hak atas informasi.

Kebebasan informasi ditentukan oleh faktor-faktor seperti:

1) Keseimbangan hak dan tanggung jawab

2) Saling menghormati hak setiap orang

3) Tingkat tinggi budaya informasi

Undang-undang Federal “Tentang Informasi” menetapkan definisi informasi sebagai kategori hukum:
Informasi adalah informasi, pesan, data, apapun bentuk penyajiannya.. Berdasarkan pengertian tersebut, informasi diartikan sebagai suatu objek hukum.

Konsep adalah suatu kata yang mempunyai ciri-ciri

Informasi kata dan konsep mempunyai sifat kategoris, yaitu. adalah kategori ilmiah.

1) Objek dan objek realitas

2) Gambaran yang dipantulkan dari benda-benda dan obyek-obyek realitas

3) Kesadaran manusia, dengan bantuan yang mencerminkan gambar

4) Simbol (bentuk luar gambar) dan pembawa materinya.

1) Data pribadi (Hukum Federal 2006) - informasi yang bersifat pribadi; informasi tentang seseorang, mencakup ciri-ciri tertentu (individu). Berdasarkan ciri-ciri tersebut, seseorang didefinisikan dalam masyarakat dan mendefinisikan dirinya sebagai individu.

Data pribadi adalah informasi tentang seseorang itu mendefinisikan miliknya.

3) Informasi massal(objek hukum pertama adalah Undang-undang Federal tahun 1991 “Tentang Media Massa”) - informasi dan pesan yang ditujukan untuk kalangan tidak terbatas, serta materi lainnya (cetak, audio, dan televisi). Ini mencirikan kebebasan informasi. Informasi massa sebagai cerminan kebebasan informasi muncul pada tahun 1991.

4) Sejarah kredit - mencerminkan proses pemberi pinjaman-peminjam, proses pelaksanaan perjanjian pinjaman (Hukum Federal “On Credit Histories” 2004).

5) Informasi genom (Undang-undang Federal tahun 2008 tentang pendaftaran genom negara di Federasi Rusia) - beberapa informasi yang dikodekan bersifat pribadi, yang mencerminkan fragmen DNA tertentu.

3. Informasi sebagai objek hukum – model hukum, gambaran hukum yang digeneralisasikan dari barang-barang tertentu yang bersifat material dan tidak berwujud, tetapi harus bersifat informasi. Materialitas adalah pembawa informasi yang material.

Informasi elektronik sebagai objek hukum.

Informasi elektronik adalah gambaran realitas yang ada, dibuat dan disajikan dalam bentuk simbolik (biner) dengan menggunakan bahasa buatan yang dibuat khusus untuk dicatat dalam memori komputer.

Jenis informasi elektronik: pesan elektronik, tanda tangan elektronik, kartu elektronik universal.

Pesan elektronik– informasi yang dikirimkan atau diterima oleh pengguna jaringan informasi dan telekomunikasi

Pesan email telematika– satu atau lebih pesan telekomunikasi yang berisi informasi terstruktur sesuai dengan protokol pertukaran yang didukung oleh pihak yang berkomunikasi sistem Informasi dan terminal pengguna.

Spam - pesan elektronik telematika yang ditujukan untuk jumlah orang yang tidak terbatas, diberikan tanpa persetujuan sebelumnya dari pelanggan, yang tidak memungkinkan identifikasi pengirimnya).

Virus– perangkat lunak yang dengan sengaja mengarah pada pelanggaran hak hukum pelanggan dan pengguna, termasuk. untuk pengumpulan, pemrosesan, transmisi informasi tanpa persetujuan pelanggan, dll.

Dokumen elektronik– informasi terdokumentasi yang disajikan dalam bentuk elektronik, mis. cocok untuk persepsi manusia dengan menggunakan komputer, serta untuk transmisi melalui jaringan informasi dan telekomunikasi atau pemrosesan dalam sistem informasi.

Tanda tangan elektronik (ES)- informasi dalam bentuk elektronik yang dilampirkan atau dikaitkan dengan informasi lain dalam bentuk elektronik (informasi yang ditandatangani) dan digunakan untuk mengidentifikasi orang yang menandatangani informasi tersebut.

Tanda-tanda:

1. Elektronik bentuk digital

2. Terlampir pada informasi lainnya

3. Pengertian tanda pengenal orang dan dokumen.

Jenis tanda tangan elektronik: sederhana dan diperkuat.

1. Tanda tangan elektronik sederhana adalah tanda tangan elektronik yang melalui penggunaan kode, kata sandi atau cara lain menegaskan fakta pembentukan tanda tangan elektronik oleh orang tertentu.

2. Tanda tangan elektronik yang diperkuat (wajar tanpa pengecualian) adalah tanda tangan elektronik yang:

· diperoleh sebagai hasil transformasi kriptografi informasi menggunakan kunci tanda tangan elektronik;

· memungkinkan Anda mengidentifikasi orang yang menandatangani dokumen elektronik;

· memungkinkan Anda mendeteksi fakta perubahan pada dokumen elektronik setelah penandatanganannya;

· dibuat menggunakan alat tanda tangan elektronik.

3. Tanda tangan elektronik berkualifikasi yang disempurnakan – tanda tangan elektronik, yang pembuatannya menggunakan alat tanda tangan elektronik khusus (kunci verifikasi tanda tangan elektronik), yang telah mendapat konfirmasi kepatuhan terhadap persyaratan dalam sertifikat kunci verifikasi tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat.

Sertifikat kunci verifikasi tanda tangan elektronik dikeluarkan oleh pusat sertifikasi terakreditasi atau badan federal kekuasaan eksekutif. Orang yang berwenang di bidang penggunaan tanda tangan elektronik.

Kartu elektronik universal– dokumen elektronik pada media nyata dalam bentuk visual (grafis) dan elektronik (yang dapat dibaca mesin), berisi informasi tentang pengguna kartu, digunakan untuk tujuan universal) ( Bagian 1 Seni. 22 Undang-Undang Federal “Tentang penyediaan layanan publik”).

Tanda-tanda:

1. Tujuan universal penggunaan kartu.

2. Dokumen elektronik yang membuktikan identitas warga negara.

3. Media nyata yang berisi informasi dalam bentuk visual dan elektronik

4. Sarana untuk mengakses informasi tentang pengguna kartu dan sistem informasi.

UEC adalah salah satu sarana teknis dan teknologi yang menjamin pelaksanaan hak-hak terkait dampak informasi dalam konteks berfungsinya sistem “pemerintahan elektronik”

Perubahan akan terjadi edisi baru Keputusan Pemerintah No. 1137 tanggal 26 Desember 2011 yang telah disetujui dengan Keputusan Pemerintah No. 625 tanggal 25 Mei 2017.

5

Atas perintah 18 Januari 2017 No. -7-6/16@, Layanan Pajak Federal menyetujui format inventarisasi dokumen yang menyertai aliran dokumen elektronik antara otoritas pajak dan pembayar pajak.

6

Format inventaris yang menyertainya juga berubah. Perubahan tersebut dilakukan berdasarkan Perintah Layanan Pajak Federal Federasi Rusia tertanggal 28 November 2016 No. MMB-7-6/643@.

5

Mulai tahun 2017, petisi, pernyataan, pengaduan, presentasi dan bukti dapat dikirim ke pengadilan secara elektronik.

Artinya, dokumen tersebut hanya bisa diserahkan ke fiskus melalui Internet hingga akhir tahun 2020.

Perusahaan sedang menyelenggarakan “Roaming Center” (RC EDC), yang seharusnya menjadi hub terpusat bagi operator.

17

Hal ini akan memungkinkan penggunaan format faktur baru yang disetujui pada akhir April secara gratis dan menghilangkan batasan terakhir dalam transisi ke EDI untuk perusahaan yang menukar UPD.

3

Sebelumnya, ada empat program SKB Kontur lagi yang masuk dalam daftar - Kontur-Personil, Kontur-Gaji, “Kontur-Aset Akuntansi” dan “Kontur-Anggaran Akuntansi”.

Kini perusahaan yang menggunakan UPD di atas kertas akan dapat dengan mudah mengubahnya menjadi bentuk elektronik.

6

Pada tanggal 7 April pukul 11:00 waktu Moskow, Oksana Leonova akan memberi tahu Anda bagaimana Perintah Kementerian Keuangan No. 174 memengaruhi pengguna EDF dan menjawab pertanyaan Anda.

3

Dokumen tersebut mulai berlaku pada tanggal 1 April 2016 dan membatalkan Peraturan Menteri Keuangan tanggal 25 April 2011 No. 50n yang berlaku saat ini.

2

Kementerian Keuangan resmi mengonfirmasi hal tersebut melalui surat tertanggal 25 Januari 2016 Nomor 03-07-11/2722.

Layanan Pajak telah memperbarui format elektronik faktur TORG-12 dan sertifikat penerimaan pekerjaan sebelumnya.

10

Perundang-undangan yang mengatur standar pengelolaan dokumen elektronik (EDF) berubah dengan cepat. Dan tahun 2016 tidak terkecuali; sejumlah perubahan akan mulai berlaku.

Portal Federal dari Rancangan Undang-Undang Hukum telah menerbitkan rancangan oleh Layanan Pajak Federal tentang persetujuan format dokumen transfer universal elektronik (UDD).

Pembayar PPN harus mendaftarkan semua faktur dalam buku pembelian dan penjualan, dan organisasi perantara - dalam jurnal akuntansi. Faktur kertas biasanya dicatat berdasarkan tanggal penerbitannya. Namun bagaimana cara menyimpan catatan elektronik jika memiliki tiga tanggal yang dicatat sekaligus: kompilasi, penerbitan dan penerimaan? Bagaimana cara memotong PPN jika invoice diterima pada persimpangan masa pajak?

Volume aliran dokumen elektronik antar perusahaan Rusia terus meningkat. Pada akhir kuartal ketiga tahun 2015, 98,2 juta dokumen ditransfer melalui sistem manajemen dokumen elektronik Diadoc. Angka ini meningkat 24,1 juta dibandingkan semester pertama tahun ini. Oleh karena itu, persoalan penyimpanan dokumen elektronik menjadi semakin relevan.

2

Saat ini, tidak ada versi CIPF untuk Windows 10 yang disertifikasi oleh FSB Rusia.
Penggunaan sarana tanda tangan elektronik yang tidak bersertifikat dapat menimbulkan keraguan terhadap keabsahan tanda tangan elektronik dan dokumen yang ditandatanganinya.

Alur dokumen kertas seringkali tidak hanya menimbulkan masalah sistemik yang memperlambat proses bisnis perusahaan, namun juga kesulitan dengan otoritas pajak. Akibatnya dikenakan pajak tambahan dan penolakan menerima pengurangan PPN. Mari kita simak bagaimana risiko tersebut dapat dihilangkan dengan menggunakan layanan pengelolaan dokumen elektronik (EDF) Kontur.Diadoc (dikembangkan oleh SKB Kontur).

Pada tanggal 14 April, format baru untuk faktur elektronik mulai berlaku. Pakar kami menganalisis format baru dan menyusun daftar perbandingan perbedaan dengan versi sebelumnya.

Format baru untuk faktur elektronik mulai berlaku.

Itu disetujui oleh Layanan Pajak Federal Rusia berdasarkan perintah tertanggal 4 Maret 2015 No. MMV-7-6/93@. Format sebelumnya memiliki sejumlah kelemahan yang membatasi perusahaan dalam transisi ke manajemen dokumen elektronik (EDF). Format baru ini dirancang untuk menghilangkan batasan-batasan ini.

3

Perubahan tersebut akan mempengaruhi versi web dan API Diadoc.

42

Batas waktu penyampaian SPT PPN dengan menggunakan formulir baru semakin dekat dan masih banyak pertanyaan yang diajukan wajib pajak. Bagaimana cara menyajikan data dengan benar? Siapa yang harus menyampaikan informasi apa? Bagaimana cara mengasuransikan kesalahan? Dengan kata lain, bagaimana memastikan SPT PPN disampaikan tepat waktu, dan fiskus tidak ada pertanyaan atau keluhan.

1

Pada tahun baru, pelaporan PPN akan mengalami perubahan. Badan hukum harus menyerahkan deklarasi dalam bentuk yang diperluas, yang mencakup informasi dari buku pembelian dan penjualan, dan perantara harus menyerahkan data dari jurnal faktur: baik yang diterima maupun yang diterbitkan. Bentuk pelaporan tersebut telah ditetapkan atas perintah Layanan Pajak Federal. Sekarang dia terdaftar di Kementerian Kehakiman.

Seringkali suatu produk atau jasa dijual dalam satu masa pajak, dan konsumen menerima faktur di masa pajak lainnya. Undang-undang saat ini dan praktik yang berlaku tidak mengizinkan pembeli menerima potongan faktur selama periode pengiriman barang atau penyediaan layanan. Namun, mulai tahun 2015 situasinya akan berubah.

1

Secara umum diterima bahwa pengelolaan dokumen elektronik (EDF) adalah hak prerogatif perusahaan besar. Namun statistik menunjukkan bahwa untuk satu perusahaan besar dalam sistem EDI terdapat sekitar 20 perusahaan kecil dan menengah. Salah satu klien pertama sistem kami, misalnya, adalah seorang pengusaha perorangan yang masih bekerja dengan kami.

2

Jumlah dokumen elektronik yang dikirimkan pada semester pertama tahun ini meningkat enam kali lipat dibandingkan periode yang sama tahun lalu.

Untuk pertama kalinya di Rusia individu mulai menampilkan dokumen elektronik dalam sistem aliran dokumen elektronik yang signifikan secara hukum (EDF) Diadoc perusahaan SKB Kontur.

8

Menurut Surat Layanan Pajak Federal tertanggal 21 Oktober 2013 No. ММВ-20-3/96@ “Atas tidak adanya risiko perpajakan ketika wajib pajak menggunakan dokumen utama yang dibuat berdasarkan faktur,” wajib pajak memiliki hak untuk secara bebas menggunakan dokumen yang menggabungkan faktur dan dokumen utama.

5

Klien SKB Kontur memiliki kesempatan untuk menyerahkan ke kantor pajak log faktur yang diterbitkan dan diterima serta buku pembelian dan penjualan berdasarkan TKS tanpa perlu membuat file xml sendiri.

Pertanyaan yang diajukan oleh perwakilan operator manajemen dokumen elektronik (EDF) dan menjadi perhatian semua bisnis progresif di Rusia berkaitan dengan pelanggaran tenggat waktu lima hari untuk menerbitkan faktur, jumlah dokumen formal elektronik, kemungkinan insentif bagi pembayar pajak yang beralih ke EDI , dan jaringan operator EDI terpercaya.

Di bagian “Konsultasi Online” di portal Klerk.Ru, Anda dapat kembali mengajukan pertanyaan apa pun kepada pakar tentang pengelolaan dokumen elektronik.

Penyerahan dokumen yang diminta berdasarkan TKS sudah bisa dilakukan selama lebih dari satu tahun. Semakin banyak perusahaan yang beralih ke manajemen dokumen elektronik dengan otoritas pajak. Lihat di bawah untuk mengetahui cara kerjanya dan apa pendapat wajib pajak dan pemeriksa pajak utama tentang pengajuan elektronik.

Dalam edisi pertama, analis sistem proyek Diadoc Tamara Mokeeva berbicara tentang penyerahan dokumen secara elektronik ke kantor pajak dalam tiga langkah.

2

Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada pakar di portal Klerk.Ru, di bagian “Konsultasi Online”.

6

Menurut amandemen yang dibuat oleh Duma Negara terhadap Undang-Undang Federal 06.04.11 No. 63-FZ "Tentang Tanda Tangan Elektronik", validitas tanda tangan digital akan bertahan selama enam bulan berikutnya setelah Undang-Undang Federal 01.10. /02 No. 1-FZ “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik” tidak berlaku lagi.

Pertanyaan: Selamat siang! Resolusi No. 446 yang baru-baru ini diterbitkan (tentang amandemen terhadap Resolusi No. 1137) mengecualikan pemberitahuan dari pembeli dari aliran dokumen faktur elektronik. Silakan beri komentar tentang bagaimana pertukaran faktur akan dilakukan sekarang?

Layanan Pajak Federal Rusia mengundang semua orang untuk mengambil bagian dalam diskusi rancangan formulir dokumen akuntansi utama serbaguna yang dapat digunakan untuk keperluan penerapan PPN dan pajak penghasilan.

1

Saat ini, pemeriksa pajak semakin meminta pembayar pajak untuk menyerahkan dokumen melalui Internet untuk mempercepat pemeriksaan mereka. Baca di bawah tentang cara memenuhi permintaan otoritas pajak menggunakan contoh sistem Kontur-Extern.

Perusahaan menyusun paket dokumen persyaratan berupa scan gambar dan beserta inventarisnya dikirimkan melalui TKS melalui operator komunikasi khusus SKB Kontur.

Dengan penetrasi dokumen elektronik di Rusia, pengusaha mulai memilih untuk mempekerjakan karyawan yang dapat bekerja dalam sistem manajemen dokumen elektronik.

Pada tanggal 1 Januari 2013, Undang-undang Federal tanggal 6 Desember 2011 No. 402-FZ “Tentang Akuntansi” mulai berlaku. Undang-undang tersebut antara lain menyetujui beberapa inovasi terkait dokumen primer elektronik. Pada saat yang sama, pengerjaan dokumen elektronik diperumit dengan adanya beberapa jenis tanda tangan elektronik: tanda tangan digital elektronik, tanda tangan elektronik tanpa pengecualian dan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat. Tamara Mokeeva, pakar sistem manajemen dokumen elektronik Diadoc, berbicara tentang cara menandatangani “dokumen utama” elektronik sekarang.

Pada tanggal 1 Januari 2013, Undang-Undang Federal Federasi Rusia tanggal 21 November 1996 No. 129-FZ “Tentang Akuntansi” menjadi tidak berlaku. Pada saat yang sama, undang-undang federal tanggal 6 Desember 2011 No. 402-FZ mulai berlaku. Undang-undang tersebut antara lain menyetujui beberapa perubahan terkait dokumen primer elektronik.

2

Menurut paragraf 3 Seni. 168 Kode Pajak (TC) Federasi Rusia, penjual wajib menerbitkan faktur dalam waktu lima hari sejak tanggal pengiriman barang atau pelaksanaan pekerjaan (jasa). Menurut Kementerian Keuangan (surat Kementerian Keuangan tanggal 26 Agustus 2010 No. 03−07−11/370), pelanggaran batas waktu lima hari berarti penolakan pemotongan PPN masukan. Dalam invoice elektronik, berbeda dengan invoice kertas, tanggal penerbitan dicatat secara ketat oleh operator pengelolaan dokumen elektronik (EDF), tidak dapat diubah. Namun, tidak ada alasan nyata untuk kehilangan hak atas pemotongan, kata para ahli.

Pada acara-acara yang membahas tentang pengelolaan dokumen elektronik (EDF), sering kali kita mendengar komentar dari para akuntan bahwa dokumen elektronik terlalu mahal dibandingkan dengan dokumen kertas. Akuntan dan manajer yang telah beralih ke manajemen dokumen elektronik (sistem Diadoc) membicarakan apakah hal ini benar.

Setelah berlakunya Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 29 Juni 2012 No. -7-6/465@, pembayar pajak dapat mengirimkan salinan kertas yang tidak disertifikasi sebagai tanggapan atas permintaan pajak ke Inspektorat Layanan Pajak Federal dokumen, tetapi gambar pindaian atau file XML dokumen dalam bentuk elektronik melalui TKS.

Otoritas pajak secara aktif mempersiapkan penerimaan dan pemrosesan dokumen secara elektronik. Sementara itu, mereka menerima salinan resmi dokumen elektronik yang dikirimkan melalui Diadoc.

2

Hal ini terungkap pada seminar perusahaan SKB Kontur “Aliran Dokumen Elektronik (EDF) Badan Usaha dan Badan Penerima Laporan” yang diadakan di wilayah Moskow pada tanggal 6 hingga 8 Juni.

2

Menurut klausul 2.1 - 2.3 Perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia tanggal 25 April 2011 No. 50n, setiap peserta dalam pengelolaan dokumen elektronik (EDF) harus mengisi dan menyerahkan aplikasi ke operatornya untuk berpartisipasi dalam EDF , yang menunjukkan daftar rincian yang diperlukan, seperti: nama lengkap organisasi (atau Nama lengkap pengusaha perorangan), lokasi organisasi, informasi tentang pemilik sertifikat kunci tanda tangan yang diterima dan rincian kunci tanda tangan sertifikat, INN/KPP, informasi tentang otoritas pajak tempat organisasi terdaftar, dll.

2

6

Pada tanggal 19 April 2012, Perintah MMV-7-6/251@ ditandatangani, mengubah Perintah No. MMV-7-6/535@ dari Layanan Pajak Federal Rusia tanggal 9 November 2010. Sehubungan dengan perubahan tersebut, format terpadu wadah pengangkutan telah diperbarui untuk interaksi informasi dengan kompleks penerimaan fiskus untuk TKS menggunakan tanda tangan elektronik.

Bagaimana cara menjadi Operator EDF dan kenapa belum ada? Mengapa aturannya sementara, dan kapan registernya akan muncul? Bacalah jawaban atas pertanyaan-pertanyaan di bawah ini.

Surat Perintah No.ММВ-7-3/83@ tanggal 14/02/2012 memuat uraian tentang kode-kode jenis transaksi pajak pertambahan nilai yang diperlukan untuk memelihara catatan faktur yang diterima dan diterbitkan.

Mulai 1 April 2012, penerbitan invoice hanya dapat dilakukan dengan menggunakan yang baru bentuk cetak, disetujui dengan Keputusan No. 1137 tanggal 26 Januari 2012.

Kami sangat berharap format faktur elektronik akan disetujui dalam waktu dekat.

Kementerian Keuangan Rusia mengirimkan surat resmi ke Layanan Pajak Federal yang menjelaskan tenggat waktu penerapan formulir faktur baru.

Layanan Pajak Federal telah menyetujui format dokumen yang diperlukan untuk menerbitkan dan menerima faktur secara elektronik melalui TKS menggunakan tanda tangan elektronik.

7

SKB Kontur, pengembang sistem Diadoc untuk pertukaran dokumen elektronik eksternal, telah merilis aplikasi khusus yang memungkinkan akuntan memecahkan masalah formulir faktur yang sudah ketinggalan zaman.

23

5

Dengan berlakunya Resolusi ini, aturan untuk menangani faktur telah berubah secara signifikan.

Kementerian Keuangan Rusia, dalam surat tertanggal 7 Desember 2011 No. 03-07-14/119, melaporkan bahwa rancangan resolusi sedang disetujui oleh Pemerintah Federasi Rusia, yang mengatur bentuk-bentuk faktur baru, penyesuaian faktur, catatan faktur yang diterima dan diterbitkan, buku pembelian dan buku penjualan. Diharapkan dokumen tersebut mulai berlaku pada 1 Januari 2012.

ASTANA, 4 November – Kantor Berita-Kazakhstan. Pengenalan faktur elektronik secara bertahap mulai tahun 2012 akan memungkinkan bisnis Kazakh menghemat setidaknya lima miliar tenge per tahun, Wakil Ketua Komite Pajak Kementerian Keuangan Kazakhstan Argyn Kypshakov mengatakan pada hari Jumat.

Pada tanggal 1 Oktober 2011, mulai berlaku Undang-Undang Nomor 245-FZ tentang Faktur Penyesuaian. Artinya sekarang, jika perlu melakukan perubahan pada faktur, akuntan harus membuatnya dokumen baru- penyesuaian. Perhatikan bahwa sebelumnya telah dilakukan perubahan pada faktur asli.

DI DALAM Koran Rossiyskaya Undang-Undang Federal 19 Juli 2011 No. 245-FZ diterbitkan, yang mengubah bagian pertama dan kedua Kode Pajak Federasi Rusia. Secara khusus, undang-undang ini menetapkan hak perusahaan untuk menerbitkan faktur penyesuaian.

Standar dokumen seragam yang diformalkan dan otomatisasi proses (yaitu, penghapusan maksimum “faktor manusia”) akan membantu wajib pajak mengurangi jumlah kesalahan dan, sebagai hasilnya, menghindari risiko biaya pajak tambahan. Kami menganalisis kesalahan yang dilakukan saat menyiapkan dan menerbitkan faktur, dan mengidentifikasi kesalahan yang dapat dilupakan jika perusahaan beralih ke dokumen elektronik.

Rusia bagian selatan merupakan titik dengan potensi pertumbuhan yang sangat besar dalam sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS): volume penerapannya di wilayah kami masih hanya beberapa persen. Perundang-undangan mendorong pengembangan EDMS dalam bisnis, dan lembaga pemerintah diwajibkan untuk menggunakannya saja

Dokumen utama yang dibuat dalam bentuk elektronik dan ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik dapat menjadi dokumen yang mengkonfirmasi pengeluaran wajib pajak.

Surat kabar Rusia menerbitkan Undang-Undang Federal No. 235-FZ tanggal 19 Juli 2011, yang mengubah bagian pertama dan kedua Kode Pajak Federasi Rusia. Secara khusus, undang-undang ini menetapkan hak perusahaan untuk menerbitkan faktur penyesuaian.

Kemungkinan besar, invoice elektronik akan muncul pada kuartal ketiga tahun ini. Sergei RAZGULIN, Wakil Direktur Departemen Pajak dan Kebijakan Tarif Bea Cukai Kementerian Keuangan Rusia, berbicara tentang perubahan faktur apa yang akan mempengaruhi pembayar pajak.

Sampai saat ini, hanya formulir kertas yang dibuat untuk faktur. Namun, perusahaan-perusahaan Rusia akan segera dapat menerbitkan dan menerima faktur secara elektronik. Peluang ini akan muncul segera setelah pejabat menyetujui format dokumen elektronik yang sesuai. Mari kita cari tahu bagaimana faktur digital akan ditukar.

Layanan Pajak Federal, melalui surat tertanggal 22/06/2011 No. ED-4−3/9868@, mengirimkan kepada otoritas pajak untuk informasi dan digunakan dalam pekerjaan mereka salinan Perintah Kementerian Keuangan tertanggal 25/04 /2011 Nomor 50n tentang Persetujuan Tata Cara Penerbitan dan Penerimaan Faktur dalam bentuk elektronik melalui TKS dengan menggunakan EDS.

Para pelaku bisnis mengetahui secara langsung tentang dokumen elektronik. Banyak perusahaan telah lama menggunakan EDMS internal untuk menyederhanakan pekerjaan dengan dokumen di dalam perusahaan. Namun, proses pertukaran dokumen elektronik telah lama melampaui batas-batas masing-masing perusahaan dan telah berkembang menjadi fenomena yang jauh lebih besar. Sekarang perusahaan-perusahaan Rusia telah menerima hak legislatif untuk menggunakan dokumen elektronik yang signifikan secara hukum dalam aliran dokumen eksternal - ketika bekerja dengan klien dan pemasok. Kontrak, faktur, sertifikat penyelesaian pekerjaan, dll. dapat ditandatangani secara elektronik dan dikirim ke rekanan melalui Internet, tidak termasuk surat dan kurir.

Kementerian Keuangan Jerman telah memutuskan untuk menyederhanakan undang-undang tentang faktur elektronik mulai 1 Juli tahun ini.

Baru-baru ini, perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 17 Februari 2011 No. -7-2/168@ mulai berlaku, yang menentukan tata cara penyerahan dokumen atas permintaan inspektorat sebagai bagian dari pemeriksaan pajak. Dalam praktiknya, setidaknya beberapa dokumen elektronik dapat dikirim ke inspektorat paling lambat akhir tahun 2011. Namun, pertukaran dokumen utama elektronik dengan pihak lawan sudah dimungkinkan tanpa menggandakannya di atas kertas.

Menurut informasi yang kami miliki, rancangan perintah Kementerian Keuangan Rusia, yang menyetujui Prosedur pertukaran faktur elektronik, akan segera didaftarkan ke Kementerian Kehakiman Rusia. Menurut proyek tersebut, penjual dan pembeli akan saling mengirimkan faktur elektronik melalui operator aliran dokumen.

Kuartal pertama tahun 2011 sangat sukses bagi Pusat Faktur Elektronik Layanan Pos Estonia. Dibandingkan periode yang sama tahun lalu, omset di bidang ini meningkat hampir 300%.

Dengan berlakunya undang-undang baru “Tentang EDS”, kita dapat mengharapkan penggunaan tanda tangan digital secara aktif oleh warga negara. Termasuk untuk menerima pelayanan pemerintahan secara elektronik

Apakah inspektorat pajak akan meminta dokumen asli dalam bentuk kertas pada saat pemeriksaan? Apakah layak untuk memiliki salinan kertas wajib selain dokumen elektronik? Bagaimana secara teknis seseorang dapat menyerahkan dokumen elektronik atas permintaan inspektorat? Pertanyaan seperti itu terutama muncul di kalangan pembayar pajak Rusia terkait pengelolaan dokumen digital. Pakar Diadoc menjawab pertanyaan-pertanyaan ini.

Jumat lalu, 25 Maret 2011, Duma Negara Federasi Rusia pada pembacaan terakhir menyetujui rancangan Undang-Undang Federal “Tentang Tanda Tangan Elektronik”.

Pada tanggal 24 Maret 2011 diadakan meja bundar “ Masalah sebenarnya interaksi elektronik antara otoritas pajak dan pembayar pajak.”

Pada tanggal 21 Maret, sebuah pertemuan diadakan yang didedikasikan untuk penerapan faktur elektronik di Rusia

Pada tahun 2010, mata pelajaran Ural Distrik Federal mulai lebih aktif beralih dari teori pada topik pelayanan publik elektronik ke praktik. Layanan pertama mulai bermunculan yang memungkinkan warga menyelesaikan masalah dari jarak jauh. Namun, sebagaimana dikemukakan para ahli, kendala utama bagi perkembangan layanan pemerintahan elektronik adalah negara itu sendiri.

Sejumlah perubahan mengenai penggunaan faktur telah mulai berlaku di Rusia. 229-FZ secara resmi mengakuinya dalam format elektronik, membatalkan kata-kata yang sebelumnya berlaku tentang legalitas hanya versi kertas dari dokumen ini. Hasilnya, faktur elektronik secara logis melengkapi daftar dokumen yang digunakan oleh semua perusahaan Rusia untuk mendokumentasikan transaksi bisnis mereka.

Pada tanggal 13 Oktober, KTT Eropa ke-6, acara tahunan terbesar mengenai faktur elektronik dan dokumen elektronik lainnya (KTT EXPP), berakhir di Jerman.

Hasil menarik ditunjukkan oleh survei “Pertukaran faktur elektronik”, yang dilakukan pada musim gugur ini di kalangan pembaca PC Week/RE. Sebagai berikut dari hasilnya (lihat diagram 1), hampir semua responden kami (lebih dari 94%) sampai batas tertentu tertarik dengan berita bahwa pertukaran faktur secara elektronik akhirnya diperbolehkan di Rusia.

Wawancara dengan Petr Didenko, kepala spesialis pengembangan strategis di SKB Kontur

Pada 16 Juli, Duma Negara, pada pembacaan ketiga, mengadopsi rancangan undang-undang yang mengizinkan perusahaan untuk bertukar faktur secara elektronik menggunakan Internet. Tiga hari kemudian disetujui oleh Dewan Federasi. Sekarang organisasi dengan sarana teknis yang kompatibel dapat saling mengirim dokumen elektronik dengan persetujuan bersama para pihak yang bertransaksi.

Di Forum Tver, Leonid Volkov menjelaskan apa itu e-faktur dan mengapa begitu populer di dunia. Dan cara membuat faktur elektronik berfungsi di Rusia.

1

Sebelum mendaftar yang ada jenis dokumen elektronik, mari kita lihat definisinya.

Apa yang dimaksud dengan dokumen elektronik tertulis dalam Undang-Undang Federal No. 149-FZ tanggal 27 Juli 2006 “Tentang informasi, teknologi informasi, dan perlindungan informasi.” Ini adalah informasi terdokumentasi yang disajikan dalam bentuk elektronik, yaitu dalam bentuk yang sesuai untuk persepsi manusia dengan menggunakan komputer elektronik, serta untuk transmisi melalui jaringan informasi dan telekomunikasi atau pemrosesan dalam sistem informasi.

Jenis dokumen elektronik

Ada lebih dari satu klasifikasi yang membedakan tertentu jenis dokumen elektronik. Mari kita lihat yang paling umum.

Berdasarkan jenis konten. Paling sering, dokumen elektronik diklasifikasikan berdasarkan kriteria jenis konten. Dalam hal ini, alokasikan teks, grafik, animasi, suara, multimedia file.

Menurut ketersediaan. Tergantung pada tingkat aksesibilitas, dokumen elektronik dapat berupa membuka Dan tersembunyi. Dokumen elektronik terbuka bersifat publik, dapat diakses oleh banyak orang, karena tidak mengandung rahasia apa pun. Biasanya seperti inilah informasi di situs web, perjanjian lisensi, daftar harga, dll. Dokumen elektronik tersembunyi hanya dapat dilihat oleh sejumlah orang terbatas, karena berisi informasi rahasia, terkadang merupakan rahasia komersial atau bahkan negara.

Berdasarkan adanya tanda tangan elektronik. Semua dokumen elektronik dapat dibagi menjadi ditandatangani secara elektronik dan tidak ditandatangani. Anda mungkin tahu bahwa berkat tanda tangan elektronik (selanjutnya disebut ES), Anda dapat mengidentifikasi orang yang menandatangani dokumen elektronik tersebut. Oleh karena itu, penulisnya dapat ditentukan. Selain itu, tanda tangan elektronik menjamin integritas dan kekekalan dokumen elektronik.

Klasifikasi dokumen elektronik menurut industri juga terjadi, terutama saat ini, ketika pengelolaan dokumen elektronik mencakup semakin banyak bidang aktivitas kita. Setiap industri menggunakan dokumen yang diterima secara umum dan khusus. Misalnya, dalam ritel - faktur, tindakan pekerjaan yang telah selesai, faktur TORG-12, tindakan perbedaan yang ditetapkan TORG-2, faktur penyesuaian. Di kompleks penjualan energi terdapat data primer yang sama ditambah laporan rekonsiliasi, faktur pembayaran, dll.

Jenis dokumen elektronik akuntansi

Paling sering, perusahaan bertukar dokumen utama. Mari kita lihat lebih dekat jenis-jenis primer:

• Faktur, menurut paragraf 1 Seni. 169 bagian kedua Kode Pajak Federasi Rusia, dapat dikompilasi dan diposting dalam bentuk elektronik. Sesuai dengan Perintah Layanan Pajak Federal tertanggal 03/05/2012 N -7-6/138@, faktur elektronik (selanjutnya disebut ESF) harus mematuhi format .XML. Jika ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang berwenang, ESF memperoleh signifikansi hukum.

  Informasi rinci Anda dapat menemukan informasi tentang penggunaan faktur elektronik, pertukarannya antar rekanan, dan seluk-beluk peraturan dalam publikasi “Faktur elektronik. Petunjuk Penggunaan".

• Sertifikat pekerjaan yang telah selesai (layanan) Sampai saat ini, tidak ada format elektronik wajib. Ada format yang disarankan untuk digunakan - .XML. Terlepas dari kenyataan bahwa undang-undang tidak mengatur prosedur khusus untuk bekerja dengan tindakan elektronik, pertukaran data jenis dokumen elektronik itu mungkin tanpa bantuan operator.

  Gunakan format apa pun yang nyaman bagi Anda - misalnya, .PDF. Namun, ada nuansa penting: jika Layanan Pajak Federal menerima klaim dalam bentuk elektronik, maka Anda harus menyerahkan tindakan pekerjaan yang dilakukan dalam format .XML.

• Nota konsinyasi (TORG-12) dalam bentuk elektronik juga semakin banyak digunakan. Biasanya dikompilasi dalam salah satu dari tiga format - .XML, .JPG atau .TIF. Dalam hal ini, organisasi dapat mengembangkan sendiri bentuk nota konsinyasi. Tetapi syarat utama harus dipenuhi: sejumlah rincian harus tercermin dalam dokumen (nama produk dan kuantitasnya, PPN dan jumlah PPN, dll.). Anda dapat membaca lebih lanjut tentang ini di materi kami “Catatan konsinyasi elektronik”.

Meringkas hal di atas, saya ingin mencatat sekali lagi:

Dokumen elektronik telah merambah ke berbagai bidang kegiatan

Dengan hadirnya dokumen elektronik, kehidupan masyarakat menjadi lebih mudah terutama dalam aktivitas pekerjaannya. Pembuatan dokumen elektronik membutuhkan waktu lebih sedikit, lebih mudah untuk disimpan dan dicari informasi yang perlu, disajikan secara digital, hanya membutuhkan waktu beberapa menit. Singkatnya, dokumen elektronik memiliki banyak keunggulan, dan saat ini orang yang bekerja di berbagai bidang dapat menghargai semuanya - mulai dari akuntansi hingga perdagangan, dari perusahaan pemasok energi hingga asuransi. Yang penting jangan bingung, karena seiring berjalannya waktu jenis dokumen elektronik semakin banyak, dan negara memiliki persyaratan ketat untuk pelaksanaan beberapa di antaranya (misalnya, faktur).