Apa yang ada dalam bentuk elektronik? Daftar dokumen yang tidak boleh dibuat di atas kertas
Semakin banyak sekretaris yang harus berurusan dengan dokumen elektronik. Namun sayangnya, hanya sedikit yang mengetahui aturan dan dasar-dasar bekerja dengan mereka. Ke dokumen elektronik tidak lagi menimbulkan kebingungan dan kebingungan di wajah karyawan, sebaiknya Anda membiasakan mereka dengan artikel ini.
Dari artikel ini Anda akan belajar:
- daftar dokumen yang ada di dalam format elektronik;
- bagaimana dokumen elektronik didaftarkan;
- dasar-dasar bekerja dengan dokumen elektronik;
- jenis pembawa dokumen elektronik apa yang ada;
- cara menyimpan dokumen elektronik dengan benar;
- pelaksanaan dokumen elektronik yang benar.
Dokumen elektronik semakin menggantikan dokumentasi kertas konvensional. Hal ini dijelaskan dengan sangat sederhana - mereka lebih mudah digunakan, lebih mudah mengatur aksesnya, dan tidak memerlukan banyak ruang untuk menyimpannya. Namun tidak semua jenis dapat disimpan secara elektronik.
Daftar dokumen dalam bentuk elektronik
Ada daftar dokumen tertentu dalam bentuk elektronik, yang dibentuk dari korespondensi masuk dan dokumen elektronik yang dibuat dalam organisasi. Selain itu, penyimpanan elektronik dokumen utama, register akuntansi anggaran, dan pelaporan anggaran juga diperbolehkan. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa sebagian besar transaksi akuntansi dilakukan dengan menggunakan program khusus, yang memungkinkan Anda membuat dan menyimpan dokumentasi yang relevan.
Dokumen HR juga dapat disimpan secara elektronik. Misalnya, jika sebuah organisasi mempekerjakan seorang karyawan untuk bekerja jarak jauh, maka kontrak kerja dapat diterbitkan secara elektronik dan dengan menerima dari karyawan semuanya dokumen yang diperlukan di jalan yang sama. Namun, bagaimanapun juga, pemberi kerja harus mengirimkan salinan cetak kontrak kerja yang telah ditandatangani melalui pos.
Pendaftaran dokumen dalam bentuk elektronik
Dalam kebanyakan kasus, sistem pengelolaan dokumen elektronik(EDS) sistem registrasi kartu digunakan. Hal ini didasarkan pada prinsip pembuatan kartu registrasi (RC) atau kartu kendali registrasi (RCC) suatu dokumen. Ini berisi semua data dasar tentang surat bisnis dan, biasanya, salinan atau dokumen elektronik itu sendiri. Selanjutnya, kartu dan lampirannya disimpan dalam database sistem manajemen dokumen elektronik.
Perlu dicatat bahwa kumpulan bidang (detail) kartu registrasi di EDMS yang berbeda mungkin berbeda. Yang paling nyaman adalah sistem manajemen dokumen elektronik yang memungkinkan pengguna untuk secara mandiri menambahkan rincian yang diperlukan ke daftar atau memilih jenis manajemen dokumen dan komposisi rinciannya.
Bekerja dengan dokumen dalam bentuk elektronik
Banyak pimpinan organisasi sudah menyimpan catatan, termasuk akuntansi dan pajak, dalam bentuk elektronik. Meskipun dokumen primer kertas masih belum bisa sepenuhnya ditinggalkan, semakin banyak dokumen yang diproses secara elektronik. Dan interaksi dengan otoritas pajak menghemat sejumlah besar waktu dan tenaga menggunakan sistem ED.
Adapun dokumen elektronik, berdasarkan norma Undang-Undang Federal No. 63-FZ, ditandatangani dengan tanda tangan elektronik sederhana atau tanda tangan elektronik tanpa pengecualian yang disempurnakan, dokumen tersebut untuk tujuan akuntansi dan perpajakan diakui setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan. .
Dalam kasus yang ditetapkan oleh Kode Pajak Federasi Rusia, penggunaan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat adalah wajib (untuk faktur elektronik, selama interaksi elektronik dengan otoritas pajak, termasuk penyampaian laporan pajak).
Ada dua jenis tanda tangan elektronik: disempurnakan tanpa pengecualian tanda tangan elektronik(selanjutnya disebut NEP) dan tanda tangan elektronik yang disempurnakan (selanjutnya disebut ESP). Pada saat yang sama, untuk berinteraksi dengan pihak lawan, peserta dalam pengelolaan dokumen elektronik membuat perjanjian yang sesuai, yang menentukan prosedur interaksi elektronik dan jenis tanda tangan elektronik.
Jenis media dokumen elektronik
Salah satu keuntungan utama dokumentasi elektronik adalah dengan bantuannya Anda dapat mengatur pekerjaan cepat dan berkualitas tinggi dengan dokumen. Materi dalam format ini mudah untuk ditandatangani, meskipun karyawan yang harus menandatanganinya berjauhan. Berkat ini, Anda dapat menghemat banyak waktu dan tenaga. Selain itu, kehadiran arsip elektronik menghindari kebutuhan untuk mengalokasikan banyak ruang dalam organisasi untuk arsip kertas. Untuk menyimpan akumulasi kertas, Anda perlu mengalokasikan area yang sesuai di wilayah perusahaan, serta menyewa arsiparis berkualifikasi tinggi yang dapat mengatur pekerjaan berkualitas dengan bahan-bahan yang tersedia. Untuk menyimpan arsip elektronik, yang Anda perlukan hanyalah media lepasan kompak atau beberapa hard drive.
Misalnya, penggunaan disk sebagai media penyimpanan memberikan persyaratan yang cukup ketat pada kondisi suhu dan kelembaban. Pilihan yang tepat dari parameter ini memungkinkan Anda memastikan keamanan fisik media selama beberapa dekade.
Menyimpan dokumen secara elektronik
Penyimpanan dokumen elektronik dalam suatu arsip memerlukan kehadiran media dengan kapasitas yang besar, karena dirasa tidak tepat jika melanggar keutuhan dokumentasi yang merupakan satu blok semantik atau berkaitan dengan satu departemen.
Praktek menunjukkan bahwa sistem yang telah berkembang di sejumlah perusahaan dicirikan oleh ciri-ciri berikut: dokumen yang diperlukan secara berkala (yaitu, selalu dibutuhkan) disimpan di komputer pelaku yang aksesnya terbuka sehubungan dengan kinerja. tugas resmi. Dokumentasi, yang kebutuhannya lebih jarang muncul, disimpan di server cadangan atau di media eksternal dengan berbagai kapasitas (yang diperlukan).
Eksekusi dokumen dalam bentuk elektronik
Pembuatan dokumen dalam bentuk elektronik dilakukan dengan analogi media kertas. Biasanya, banyak EDMS memiliki sejumlah formulir standar untuk dokumen elektronik. Hal ini terutama berlaku ketika bekerja dengan dokumentasi akuntansi dan perpajakan, di mana prosedur pendaftarannya didefinisikan dan diatur dengan jelas.
Selain itu, setiap organisasi berhak membuat formulir pribadinya sendiri dalam bentuk elektronik. Penggunaannya disarankan ketika ada aliran dokumen elektronik dalam jumlah besar, karena ini sangat menyederhanakan kebutuhan untuk terus-menerus mengisi rincian.
Perkenalan
Kesimpulan
Perkenalan
Permasalahan pemanfaatan pengelolaan dokumen elektronik dalam bidang manajemen sangatlah beragam dan tidak dapat direduksi hanya pada kemampuan teknologi. Aspek keamanan informasi dan perlindungan informasi, konfirmasi keandalan dokumen elektronik menjadi perhatian. Pada saat yang sama, jumlahnya cukup kompleks besar masalah organisasi dan metodologi terkait dengan aspek informasi dan dokumentasi. Tingkat pencapaian penggunaan teknologi informasi baru dalam pekerjaan kantor memungkinkan untuk membangun tidak hanya asumsi hipotetis tentang “kantor elektronik masa depan”, tetapi juga untuk mengidentifikasi cara nyata untuk beralih dari aliran dokumen tradisional ke aliran dokumen otomatis dan elektronik.
Relevansi topik tersebut dijelaskan oleh fakta bahwa saat ini isu penggunaan dokumen elektronik dan peralihan ke pengelolaan dokumen elektronik menjadi sangat penting. sangat penting. Ada banyak kontroversi seputar mereka.
Mengingat pengembangan topik yang kurang memadai, saat menulis makalah ini, berbagai sumber digunakan, yang dapat dibagi menjadi dua kategori. Hal ini harus mencakup publikasi yang berisi kerangka peraturan nasional mengenai masalah pengelolaan dokumen, pengelolaan kearsipan, pekerjaan kantor dan standardisasi.
.Sistem negara dukungan dokumentasi untuk manajemen.
1.Undang-Undang Federal “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik” tanggal 10 Januari 2002 No.1-FZ. Undang-undang ini mengatur syarat-syarat penggunaan tanda tangan digital elektronik dan ciri-ciri penggunaannya.
Saat menulis makalah, karya spesialis di bidang manajemen dokumen dipelajari: Larina M.V., Larkova N.S., Bobyleva M.P., Khramtsovskaya N.A. dan lain-lain.
Selain itu, banyak publikasi berkala di jurnal “Office Management” dan “Secretary Affairs” juga digunakan.
Tujuan dari tugas mata kuliah ini adalah untuk mempelajari ciri-ciri dokumen elektronik dan pengelolaan dokumen elektronik.
Untuk mencapai tujuan ini, tugas-tugas berikut perlu diselesaikan:
1)Soroti definisi optimal dari istilah “dokumen elektronik”;
2)Bandingkan pengelolaan dokumen elektronik dengan pengelolaan dokumen tradisional;
)Pertimbangkan masalah utama pengelolaan dokumen elektronik.
Struktur tugas kursus sesuai dengan tujuan dan terdiri dari bab-bab berikut:
Konsep dokumen elektronik, ciri-cirinya;
Konsep pengelolaan dokumen elektronik, kelebihannya dibandingkan tradisional;
Masalah utama pengelolaan dokumen elektronik.
Konsep dokumen elektronik, ciri-cirinya
Dalam masyarakat modern, dimana teknologi komputer dan teknologi Informasi, dokumen elektronik sangat penting.
Bekerja dengan dokumen elektronik jauh lebih mudah: tidak ada dokumen, dan pencarian dokumen sangat disederhanakan berkat penggunaan database elektronik.
Selain itu, menurut saya dokumen elektronik memiliki keunggulan signifikan dibandingkan dokumen kertas - kemampuan untuk membuat perubahan pada teks dokumen tanpa membuang kertas tambahan. Namun sebelumnya, pengerjaan dokumen membutuhkan waktu dan tenaga yang besar karena harus mengetik ulang seluruh dokumen secara manual meskipun melakukan perubahan sekecil apa pun.
Namun untuk memahami apa itu dokumen elektronik, pertama-tama Anda perlu mendefinisikan konsep “dokumen”.
Sayangnya, hingga saat ini, di kalangan para ahli di bidang pengelolaan dokumen, ilmu kearsipan, dan ilmu perpustakaan, belum ada kesatuan pemahaman tentang istilah “dokumen”, meskipun terdapat sejumlah definisi yang tertuang dalam peraturan perundang-undangan dan standar negara.
Ilmu dokumen memandang dokumen sebagai alat pengelolaan atau kearsipan; kajian arsip dan sumber menganggap suatu dokumen sebagai pembawa informasi tentang masa lalu atau masa kini.
Proses produksi opti definisi kecil tentang konsep suatu dokumen yang akan memenuhi kebutuhan kegiatan praktis tercermin di dalam negeri standar istilah dan definisi resmi Negara.
Yang pertama Standar negara dokumen semacam ini didefinisikan sebagai “sarana untuk pengencang dengan cara yang berbeda pada materi khusus informasi tentang fakta, peristiwa, fenomena realitas objektif dan aktivitas mental orang."
Setelah direvisi pada tahun 1983, muncul Standar Negara baru, yang menyatakan bahwa “dokumen adalah objek material dengan informasi tetap yang dibuat dengan metode manusia untuk transmisinya dalam ruang dan waktu.”
Jadi, sebagai hasil evolusi, konsep dokumen sampai pada interpretasi resmi modern: “informasi terdokumentasi (dokumen) - informasi yang direkam pada media nyata dengan rincian yang memungkinkannya diidentifikasi”
Ada pula penafsiran luas terhadap konsep “dokumen”: suatu objek interaksi dalam suatu lingkungan sosial, yang dimaksudkan untuk mengungkapkan secara formal hubungan sosial antara objek-objek lain dalam lingkungan tersebut.
Namun dalam Standar Nasional Federasi Rusia, interpretasi lain tentang konsep "dokumen" muncul: informasi yang dapat diidentifikasi dicatat pada media nyata, dibuat, diterima, dan disimpan oleh suatu organisasi atau individu sebagai bukti ketika mengkonfirmasi kewajiban hukum atau aktivitas bisnis. Selain itu, untuk konsep “dokumen” digunakan istilah record yang dalam terjemahannya berarti “catatan”.
Setelah membandingkan dan memahami berbagai konsep yang terkandung dalam literatur ilmiah dan pendidikan, kita dapat menetapkan definisi konsep dokumen berikut ini, yang paling sesuai dengan maksud dan tujuan ilmu dokumen: dokumen adalah informasi yang ditetapkan pada media material di a bentuk simbolik yang stabil tercipta diberikan oleh seseorang dengan cara transmisinya dalam ruang dan waktu.
Berdasarkan uraian di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa dokumen merupakan media informasi dan material. Apalagi kedua komponen ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen.
Namun berbeda dengan dokumen kertas, untuk dokumen elektronik media material tidak memegang peranan yang menentukan. Sepanjang siklus hidupnya, sebuah dokumen elektronik dapat ditransfer dari satu media ke media lain, atau bahkan dapat disimpan dalam memori komputer.
Tapi apa itu dokumen elektronik?
Pembentukan konsep "dokumen elektronik" dalam tindakan legislatif dan normatif-metodologis Federasi Rusia terjadi secara bertahap.
Menurut pakar hukum Rusia, upaya pertama untuk mengembangkan kerangka hukum untuk dokumen elektronik di negara kita dilakukan pada pertengahan tahun 70-an, ketika sejumlah tindakan departemen diadopsi mengenai persyaratan dokumen mesin intra-industri.
Pada tahun 1981, “Pedoman Sementara Industri tentang Pemberian Efek Hukum pada Dokumen yang Dibuat dengan Dana” disetujui. teknologi komputer" Undang-undang ini menyatakan bahwa “... suatu dokumen pada media komputer digunakan tanpa diubah menjadi bentuk (visual) yang dapat dibaca manusia ketika mengirimkan informasi kepada perusahaan, organisasi dan lembaga atau untuk pertukaran informasi di antara mereka” (klausul 3).
Pada bulan September 1986, “ Pedoman tentang implementasi dan penerapan Gost 6.10.4-84 “USD. Memberikan kekuatan hukum terhadap dokumen pada media komputer dan tipografi yang dibuat dengan teknologi komputer. Ketentuan pokok” (RD 50-613-86). Bab 2 “Persyaratan Dokumen Asli” menyatakan bahwa dokumen pada media mesin meliputi dokumen pada media mesin magnetik (pita dan disk magnetik, floppy disk magnetik) dan dokumen pada media mesin kertas (pita dan disk berlubang, kartu berlubang).
Dalam GSDO, yang diadopsi pada tahun 1991, terdapat definisi istilah “dokumen yang dapat dibaca mesin” - “dokumen yang cocok untuk membaca otomatis informasi yang terkandung di dalamnya, pembawa utamanya adalah: kartu berlubang, pita berlubang, dan magnet kaset.”
Peneliti M.V. Larin berhasil mengidentifikasi sekitar 40 definisi konsep “dokumen elektronik”. Menurut peneliti, “dokumen elektronik adalah informasi yang direkam pada media elektronik yang dicatat, disimpan, ditransmisikan, dan disajikan dalam bentuk yang dapat diterima oleh manusia dengan menggunakan teknologi yang didukung oleh komputer elektronik, dan berisi rincian yang memungkinkan untuk diidentifikasi.”
Menurut Undang-Undang Federal “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik”, dokumen elektronik adalah dokumen yang informasinya disajikan dalam bentuk digital elektronik.
Sesuai dengan Undang-Undang Federal “Tentang Informasi, Informatisasi, dan Perlindungan Informasi” edisi 2000, dokumen elektronik adalah informasi yang disajikan dalam bentuk seperangkat elemen teknologi komputer elektronik (ECT), sarana pemrosesan elektronik lainnya, menyimpan dan mengirimkan informasi yang dapat diubah menjadi bentuk yang sesuai untuk persepsi manusia yang jelas dan memiliki atribut untuk mengidentifikasi dokumen.
Selain itu, dokumen elektronik dapat diartikan sebagai suatu bentuk penyiapan, pengiriman, penerimaan atau penyimpanan informasi dengan menggunakan sarana teknis elektronik, yang direkam pada piringan magnetik, pita magnetik, cakram laser, dan media material elektronik lainnya.
Informasi yang terekam pada suatu media materi elektronik diakui sebagai dokumen elektronik apabila:
dibuat, diproses, disimpan dan ditransmisikan dengan menggunakan sarana teknis elektronik;
ditandatangani sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku;
dapat disajikan dalam bentuk yang sesuai untuk persepsi oleh orang yang tidak mempunyai keahlian teknis khusus;
jika selama penyiapan, penyimpanan, pemindahan digunakan disediakan oleh negara atau standar internasional atau dengan persetujuan para pihak suatu metode yang memungkinkan identifikasi yang andal terhadap pencetus dokumen elektronik.
Spesifikasi Eropa MoReq-2 mendefinisikan catatan elektronik sebagai dokumen resmi yang ada dalam bentuk elektronik. Selain itu, suatu dokumen resmi dapat disajikan dalam bentuk elektronik karena pada awalnya dibuat dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi atau sebagai hasil digitalisasi, misalnya dengan pemindaian.
Dokumen elektronik juga dapat didefinisikan sebagai informasi yang disajikan dalam bentuk seperangkat keadaan elemen teknologi komputer elektronik, sarana elektronik lainnya untuk memproses, menyimpan, dan mengirimkan informasi, yang dapat diubah menjadi bentuk yang sesuai untuk persepsi manusia yang jelas dan memiliki atribut untuk mengidentifikasi dokumen.
Ciri-ciri dokumen elektronik berikut ini dapat dibedakan:
· Suatu dokumen elektronik tidak dapat dilihat langsung oleh seseorang bentuk fisik, yang dicatat pada media: hanya setelah melalui sejumlah prosedur yang ditentukan, data muncul dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh pengguna;
· Dokumen elektronik dikaitkan dengan teknologi yang digunakan untuk membuatnya dan tidak dapat digunakan secara terpisah dari teknologi tersebut ( dukungan teknis, format program, standar penyajian data); Karena teknologi yang digunakan dalam pembuatan dokumen elektronik dapat mengalami keusangan dan perubahan yang cepat, terdapat risiko tinggi kehilangan dokumen elektronik karena ketidakmampuan membaca data karena tidak adanya peralatan atau perangkat lunak yang ketinggalan jaman;
· Dokumen elektronik memiliki struktur fisik dan logisnya sendiri. Berbeda dengan dokumen kertas, yang bentuk dan isinya merupakan satu kesatuan, elemen individual dari dokumen elektronik disimpan dalam database dan hanya setelah diminta, diproses, dan ditampilkan di monitor, elemen tersebut dapat menjadi dokumen tradisional;
· Dokumen elektronik, tidak seperti dokumen kertas, tidak terikat secara ketat pada media penyimpanan tertentu. Misalnya, informasi pada hard drive dapat dengan mudah diubah dan dimusnahkan hampir tanpa jejak pada media; Ada dokumen elektronik yang hanya dijual di memori akses acak komputer;
· Dokumen elektronik dibedakan berdasarkan reproduksi aslinya yang tidak terbatas, banyaknya bentuk dan salinan keberadaan dokumen, sehingga menimbulkan kaburnya konsep “salinan”, “asli” dan “asli” dalam kaitannya dengan dokumen elektronik yang menimbulkan permasalahan dalam pengesahan kekuatan hukum dan keaslian suatu dokumen elektronik;
· Penting untuk melindungi media dari akses tidak sah;
· Dokumen elektronik memerlukan deskripsi aturan yang spesifik, dan pembuatan dokumentasi yang menyertainya meningkatkan volume dokumen.
Dokumen elektronik dan kertas memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri terkait medianya. Mari kita lihat lebih detail.
Waktu pengangkutan dokumen
Tidak diragukan lagi, dokumen elektronik memiliki keunggulan yang tidak dapat disangkal di sini, karena Saluran komunikasi elektronik memungkinkan pesan dikirimkan dalam hitungan detik.
Pekerjaan referensi dan informasi (mencari informasi dalam dana informasi berdasarkan atribut dan konten dokumen)
Dengan tidak adanya sistem yang optimal untuk mengklasifikasikan dokumen dan informasi, tugas ini bisa memakan banyak tenaga untuk dokumen kertas.
Untuk dokumen elektronik, tugas ini disederhanakan dan dikurangi waktu sebanyak mungkin berkat penggunaan tautan yang memungkinkan Anda menemukan tidak hanya satu dokumen, tetapi juga dokumen lain yang terkait dengannya secara tematis atau sesuai dengan karakteristik formal.
Persyaratan dokumen
Persyaratan penyusunan dokumen kertas ditentukan oleh standar dan formulir terpadu. Terkadang mungkin ada beberapa variasi dalam desain yang tidak mempengaruhi rincian yang menentukan kekuatan hukum suatu dokumen.
Dan persyaratan penyusunan dokumen elektronik belum terstandarisasi. Namun persyaratan ini mungkin lebih ketat dibandingkan dokumen kertas, karena Ketika informasi ditransmisikan melalui saluran komunikasi dengan adanya berbagai sistem dan perangkat lunak dan perangkat keras, transmisi mungkin tidak terjadi atau informasi tidak dapat diakses oleh persepsi manusia.
Memberikan kekuatan hukum suatu dokumen
Untuk dokumen kertas, hampir semua persoalan terkait pemberian kekuatan hukum telah terselesaikan.
Untuk dokumen elektronik arti khusus memiliki Undang-Undang Federal “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik”, yang mengatur ketentuan hukum untuk penggunaan tanda tangan digital:
masa berlaku sertifikat kunci yang berkaitan dengan tanda tangan elektronik ini;
konfirmasi keaslian tanda tangan digital;
penggunaan tanda tangan digital dalam hubungan yang mempunyai arti hukum.
Jika syarat-syarat tersebut terpenuhi, tanda tangan digital diakui setara dengan tanda tangan tulisan tangan pada dokumen kertas. Pada saat yang sama, penerapan undang-undang ini melibatkan penerbitan peraturan terkait dan pembentukan pusat sertifikasi khusus yang menerbitkan sertifikat kunci EDS.
Kenyamanan persepsi informasi
Kualitas ini lebih terlihat pada dokumen kertas.
Dalam hal persepsi, dokumen elektronik sebanding dengan gulungan abad pertengahan: untuk melihat dokumen, filenya “bergulir” di depan mata Anda. Menurut peneliti Amerika, teks dari layar komputer (monitor) dirasakan 25% lebih lambat dibandingkan saat membaca dari selembar kertas.
Kemampuan untuk bekerja dengan banyak dokumen secara bersamaan
Saat bekerja dengan dokumen dan publikasi cetak Dengan membandingkan informasi dari mereka, sering kali ditemukan fitur dan detail yang luput dari persepsi saat melihat dokumen satu per satu.
Pekerjaan "multi-jendela" dengan file juga memungkinkan untuk bekerja dengan beberapa dokumen secara bersamaan, tetapi pada saat yang sama hanya sebagian informasi di monitor yang terlihat setiap saat. Persepsi sebagian besar bersifat logis, dan pandangan holistik terhadap dokumen tidak selalu muncul.
Kemampuan untuk memilih bagian yang diinginkan saat membaca dokumen
Peluang ini diberikan melalui media penyimpanan dokumen baik kertas maupun elektronik. Namun ada juga kekhasannya. Terdapat bekas tanda yang dibuat dengan tinta, tempel, pensil, dll pada dokumen kertas. biasanya menginap.
Dan ketika bekerja dengan dokumen elektronik, jika format perekamannya memungkinkan, fragmen yang diinginkan dapat disorot dalam warna atau font yang berbeda, dan kemudian pilihan ini dapat dihapus. Dalam hal ini, tidak akan ada jejak yang tertinggal pada dokumen.
Kemungkinan untuk membuat salinan dokumen
Salinan di atas kertas dapat diperoleh melalui reprografi dan pencetakan operasional. Salinan fotografi dan mikrofilm dapat diperoleh dengan menggunakan fotografi dan mikrofilm. Salinan elektronik dari dokumen kertas diperoleh dengan memindai.
Dalam hal dokumen elektronik, biaya tenaga dan waktu untuk mendapatkan salinannya jauh lebih sedikit. Anda dapat menyalin file, mencetak dokumen tambahan, atau menampilkan informasi pada media mikrofoto, dll. File dokumen dapat dikirim melalui email atau ditempatkan dalam sistem informasi yang memungkinkan untuk memberikan akses kepada karyawan. Dengan demikian, tidak perlu membuat salinan kertas dari dokumen tersebut untuk ditinjau oleh banyak karyawan.
Kelelahan saat bekerja dengan dokumen (tanpa memperhitungkan sifat dan isi informasi)
Anda dapat bekerja dengan dokumen kertas selama beberapa jam berturut-turut dan mengubah posisi Anda. Ini tidak hanya melibatkan penglihatan, tetapi juga sentuhan, dan terkadang bahkan penciuman.
Kelelahan saat bekerja dengan komputer lebih besar dibandingkan saat bekerja dengan dokumen kertas. Beban utama jatuh pada penglihatan. Kita perlu istirahat dari pekerjaan.
Tempat kerja yang dilengkapi secara khusus untuk menerima informasi
Untuk memahami informasi dokumen kertas, hanya pencahayaan yang dapat diterima saja sudah cukup, dan tidak kondisi khusus tidak dibutuhkan.
Untuk bekerja dengan dokumen elektronik, Anda memerlukan komputer, dan jika perlu, mentransfernya ke penerima, melalui saluran telekomunikasi. Saat ini, penggunaan komputer laptop dan komunikasi seluler menghilangkan beberapa masalah.
Keamanan informasi dan perlindungan informasi
Anda dapat melindungi dokumen kertas dari akses tidak sah dengan memastikan tidak dapat diaksesnya secara fisik (misalnya, menyimpannya di brankas), mencatat fakta pemindahan dokumen dalam formulir akuntansi khusus (transfer terhadap penerimaan) dan tindakan organisasi lainnya.
Untuk dokumen elektronik, masalah ini diselesaikan dengan menggunakan cara mengatur akses pengguna ke komputer dan database, alat perlindungan kriptografi, mencatat tindakan pengguna, dll. Perlindungan teknis juga diperlukan, termasuk dari virus komputer dan peretas.
Keamanan informasi dan aksesibilitasnya bagi persepsi manusia
Dokumen kertas dicirikan oleh jangka waktu penuaan dan kehancuran yang lama, yang bergantung pada kualitas kertasnya (misalnya, umur simpan kertas “bebas asam” dihitung dalam beberapa abad). Yang tidak kalah pentingnya adalah kualitas sarana penerapan informasi pada kertas (tinta, pasta, sarana yang digunakan dalam matriks, inkjet dan printer laser, dan seterusnya.). Untuk memahami informasi nanti lama tidak diperlukan perangkat khusus untuk mengonversinya; cukup pengetahuan tentang bahasa di mana teks dokumen ditulis sudah cukup.
Dalam hal dokumen elektronik, harus diingat bahwa siklus hidup perangkat lunak dan media perekam (penuaan moral dan fisik) mungkin kurang dari periode penyimpanan dokumen yang disyaratkan. Masalah muncul dalam penulisan ulang informasi ke media lain dan sarana untuk mengautentikasinya (jika tidak, dokumen tersebut akan kehilangan kekuatan hukum). Kadang-kadang diusulkan untuk memelihara alat teknis dan perangkat lunak yang sesuai untuk mereproduksi informasi (dan karenanya melatih personel dalam penggunaan alat ini) atau mencetak dokumen elektronik di atas kertas dan mengesahkan salinan yang dibuat. Ada juga masalah keamanan tanda tangan digital dan masa berlaku sertifikat tanda tangan. Selain itu, untuk menjamin keamanan dan meningkatkan stabilitas sistem komputer, Anda dapat membuat cadangan informasi.
Lingkup dokumen aplikasi (rumah tangga).
Dokumen kertas digunakan di mana-mana.
Dokumen elektronik digunakan oleh peserta komunikasi (organisasi dan individu) yang memiliki peralatan komputer yang sesuai. Ruang lingkup penerapan dokumen elektronik terus berkembang seiring dengan berkembangnya peralatan teknis, akumulasi pengalaman, dan terciptanya kerangka peraturan.
Kita dapat menyimpulkan bahwa dokumen elektronik, meskipun memiliki keunggulan signifikan dibandingkan dokumen kertas (transfer dokumen cepat, tidak adanya dokumen, pencarian Cepat dokumen dalam database), mereka juga memiliki kelemahan yang signifikan - masalah dalam memberikan kekuatan hukum pada suatu dokumen dan kebutuhan untuk melindungi dari akses tidak sah ke dokumen.
Implikasi hukum yang terkait dengan penggunaan dokumen kertas tradisional merupakan hambatan besar bagi perkembangan penggunaan dokumen elektronik.
aliran dokumen ilmu kearsipan dokumen elektronik
Konsep pengelolaan dokumen elektronik, kelebihannya dibandingkan tradisional
Penting untuk memisahkan dua konsep yang sering membingungkan - pekerjaan kantor dan aliran dokumen. Pekerjaan kantor adalah kegiatan membuat dokumen dan mengatur pekerjaan dengannya. Organisasi pekerjaan dengan dokumen berarti penciptaan kondisi yang menjamin pergerakan, pencarian dan penyimpanan dokumen. Alur dokumen adalah pergerakan dokumen antar titik pemrosesan dari saat diterima atau dibuat hingga selesainya pelaksanaan atau pengiriman. Berdasarkan pembagian tersebut, terdapat klasifikasi sistem elektronik. Ini adalah sistem otomasi kantor - CAD, dan sistem manajemen dokumen elektronik - EDMS. Sistem CAD terutama menyediakan akuntansi dokumen elektronik. Fungsinya meliputi pencatatan dokumen masuk, keluar, internal dan organisasi dan administrasi, akuntansi resolusi yang dikeluarkan dan tanggapan yang diterima atas pelaksanaannya. Basis data tidak hanya menyimpan detail dokumen, tetapi juga gambar teksnya. CAD memungkinkan Anda memantau eksekusi, menyimpan data kasus, dan menyediakan pencarian cepat untuk dokumen menggunakan satu atau sekumpulan detail. EDMS difokuskan pada bekerja dengan dokumen elektronik, pergerakannya dalam suatu organisasi atau antar organisasi. Yang penting di sini adalah proses persiapan kolektif dokumen, persetujuan berulang, dan pemeliharaan versi dokumen. EDMS menggabungkan fungsi otomatisasi kantor dan manajemen dokumen elektronik - dengan demikian, sistem ini mencakup semua proses kantor dan lebih sering digunakan di organisasi besar.
Bertahun-tahun yang panjang Di Rusia, semua aliran dokumen adalah kertas. Hanya saja saat ini secara bertahap memasuki fase campuran. Ini adalah hasil upaya pejabat pemerintah dan organisasi komersial. Namun, proses informasi berjalan lambat.
Di bawah pengelolaan dokumen elektronikdipahami sebagai cara mengatur pekerjaan dengan dokumen, di mana sebagian besar dokumen organisasi (perusahaan) digunakan dalam bentuk elektronik dan disimpan secara terpusat dalam apa yang disebut arsip elektronik, gudang informasi unik, atau gudang data.
Satu lagi definisi optimal pengelolaan dokumen elektronik dapat diidentifikasi: “pengelolaan dokumen elektronik adalah suatu mekanisme terpadu untuk bekerja dengan dokumen yang diserahkan dalam bentuk elektronik, dengan penerapan konsep “pekerjaan kantor tanpa kertas”.
Aliran dokumen elektronik dapat bersifat internal dan eksternal, dan ini membebankan kekhususan tertentu pada pertukaran informasi. Aliran dokumen elektronik internal ditandai dengan pertukaran informasi atau perpindahan dokumen elektronik dalam organisasi. Aliran dokumen elektronik eksternal ditandai dengan pertukaran korespondensi antar organisasi.
Oleh karena itu, sistem pengelolaan dokumen elektronik (EDMS) dalam arti sempit dipahami sebagai perangkat lunak (program komputer, sistem), yang memungkinkan Anda mengatur pekerjaan dengan dokumen elektronik (pembuatan, modifikasi, pencarian, penyimpanan), serta interaksi antar karyawan: transfer dokumen, penerbitan tugas (perintah, instruksi) dan kontrol atas mereka, pengiriman pemberitahuan, dll. Dalam arti yang lebih luas, EDMS dipahami sebagai struktur organisasi dan teknologi modern yang mencakup seluruh organisme produksi, termasuk komponen perangkat lunak, teknis dan metodologis, serta aspek organisasi dan peraturan. Sistem ini dapat dibandingkan dengan " sistem sirkulasi» perusahaan.
Saat ini, aliran dokumen elektronik antar organisasi sebagian besar dapat menggantikan kertas, dan otomatisasi proses pertukaran dokumen bukanlah suatu bentuk penghargaan terhadap mode, namun merupakan sebuah tuntutan zaman yang cepat, karena diperlukan waktu beberapa hari untuk mengirimkan dokumen kertas melalui pos atau kurir. tetapi dokumen elektronik dikirimkan dalam beberapa detik terlepas dari lokasi penerima. Terjemahan aliran dokumen menjadi format elektronik dapat menghemat tidak hanya waktu dan tenaga, tetapi juga ruang. Di beberapa perusahaan, arsip kertas selama bertahun-tahun menempati area yang sebanding dengan luas lantai penjualan. Namun, apakah pengelolaan dokumen elektronik dapat sepenuhnya menggantikan dokumen kertas, atau haruskah dokumen penting secara hukum disimpan dalam bentuk kertas, disertifikasi dengan tanda tangan dan stempel tulisan tangan?
Banyak orang yang masih percaya bahwa dokumen penting secara hukum adalah kertas yang dibuat menurut aturan tertentu, ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan dan disertifikasi dengan stempel organisasi yang menerbitkan dokumen ini (sertifikat, sertifikat, ekstrak, dll.). Namun kemampuan teknologi semakin berkembang, dan saat ini dokumen elektronik juga penting secara hukum, karena menggunakan tanda tangan digital elektronik (EDS), yang merupakan analog elektronik dari tanda tangan tulisan tangan. Tanda tangan elektronik adalah persyaratan dokumen elektronik, yang dimaksudkan untuk melindungi dokumen elektronik ini dari pemalsuan, yang diperoleh sebagai hasil transformasi kriptografi informasi menggunakan kunci pribadi dari tanda tangan digital elektronik dan memungkinkan untuk mengidentifikasi pemilik sertifikat kunci tanda tangan, serta untuk mengetahui tidak adanya distorsi informasi dalam dokumen elektronik. Berdasarkan undang-undang Rusia EDS diakui setara dengan tanda tangan tulisan tangan. Sesuai dengan norma yang diabadikan dalam Undang-Undang Federal 10 Januari 2002 No. 1-FZ “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik”, “dokumen elektronik dengan tanda tangan digital elektronik mempunyai arti hukum dalam pelaksanaan hubungan yang ditentukan dalam kunci tanda tangan sertifikat."
Teknologi EDS diciptakan sebagai cara yang andal untuk melindungi dokumen (file) yang dikirim. Untuk melakukan ini, pertama-tama, program kriptografi khusus diinstal pada setiap komputer pengirim dan penerima. Untuk setiap pengguna, ini menghasilkan kunci tanda tangan digital individual, yang merupakan kata sandi pengguna yang kompleks untuk akses enkripsi dan dekripsi dokumen - ? serangkaian karakter unik hingga 1000 karakter, atau lebih tepatnya dua seri yang terhubung satu sama lain, karena Setiap kunci EDS bersifat ganda: terdiri dari kunci publik, yang harus dikomunikasikan kepada mitra korespondensi Anda, dan kunci pribadi (rahasia), yang dirahasiakan. Dokumen tersebut dienkripsi menggunakan kunci publik penerima. Jika suatu dokumen dimaksudkan untuk dikirim ke beberapa penerima, maka kunci publik masing-masing penerima digunakan secara bersamaan selama enkripsi. Setiap penerima mendekripsi dokumen menggunakan kunci pribadinya masing-masing. Dengan demikian, siapapun yang mengetahui kunci publik penerima dapat mengenkripsi dan mengirim dokumen, namun hanya penerima sendiri yang dapat mendekripsinya. Saat menandatangani dokumen, yang terjadi sebaliknya - pengirim menandatangani dokumen menggunakan kunci EDS pribadinya, yang dirahasiakan, sehingga tidak mungkin memalsukan tanda tangan pengirim. Untuk memeriksa apakah pesan terenkripsi benar-benar dikirim dari orang yang menandatanganinya, Anda perlu mengetahui kunci publiknya. Program akan "memeriksa" apakah kunci publik cocok dengan kunci privat yang digunakan untuk enkripsi. Sistem enkripsi yang menggunakan pasangan kunci EDS privat dan publik ini disebut kriptografi asimetris.
Orang-orang yang menginstal program kriptografi disatukan ke dalam satu sistem. Mereka bertukar kunci publik satu sama lain, dan masing-masing menjaga rahasia kunci pribadinya. Sistem enkripsi kriptografi semacam itu memberikan solusi terhadap masalah perlindungan file yang dikirim, namun tidak memungkinkan penyelesaian masalah pemberian signifikansi hukum pada dokumen. Oleh karena itu, pusat sertifikasi diciptakan - organisasi yang memiliki wewenang untuk menerbitkan dan mempertimbangkan sertifikat yang mengonfirmasi bahwa pemilik kunci EDS tertentu adalah orang tertentu individu, mewakili badan hukum
Perlu dicatat bahwa tanda tangan digital memiliki keunggulan lain dibandingkan tanda tangan tulisan tangan. Misalnya, dalam dokumen kertas yang ditandatangani, Anda dapat membuat perubahan: mengetikkan paragraf di ruang kosong atau mengubah jumlah berdasarkan kontrak, tetapi dalam dokumen elektronik yang disertifikasi dengan tanda tangan elektronik tidak mungkin mengubah satu karakter pun. Properti ini memungkinkan kita untuk mengatakan bahwa tanda tangan digital menegaskan integritas dokumen elektronik untuk selamanya.
Salah satu faktor teknis yang menghambat penyebaran EDMS adalah ketidaksempurnaan mekanisme yang secara unik mengidentifikasi dokumen. Jika seseorang membubuhkan tanda tangannya sendiri pada secarik kertas di bawah teks, otomatis berarti orang tersebut bertanggung jawab penuh atas apa yang tertulis di atas. Tidak mungkin untuk menempatkan "tanda tangan pribadi" di bawah dokumen elektronik dalam pengertian tradisional - diperlukan mekanisme identifikasi yang kuat dan andal, yang saat ini merupakan tanda tangan digital - persyaratan dokumen elektronik yang dirancang untuk mengidentifikasinya secara unik sebagai milik kepada orang tertentu dan perlindungan terhadap pemalsuan. Sangat mudah untuk memverifikasi keaslian tanda tangan seseorang di bawah dokumen elektronik apa pun - dokumen elektronik yang ditandatangani dibuka, tombol yang sesuai ditekan dan verifikasi terjadi secara otomatis.
Tanda tangan digital benar-benar identik dengan tanda tangan biasa, bahkan di tingkat legislatif, dan menghilangkan kemungkinan pemalsuan baik tanda tangan itu sendiri maupun dokumen yang ditandatangani, dan ini sudah sangat serius. Berdasarkan sifatnya, tanda tangan digital praktis tidak tunduk pada prosedur dekripsi yang diikuti dengan peretasan; setidaknya saat ini, tidak ada daya komputasi yang cukup untuk "meretas" tanda tangan digital menggunakan kekerasan dalam waktu yang dapat diterima - metode lain tidak dapat dilakukan di sini.
Dari segi fungsionalitas, fungsi tradisional pekerjaan kantor rumah tangga dan aliran dokumen diketahui: termasuk penerimaan dan pengiriman dokumen, pendaftarannya, pertimbangan dan pelaksanaan keputusan, penyerahannya kepada pelaksana, pengendalian pergerakan dan pelaksanaan dokumen, pemusnahan atau pemindahannya ke arsip. Namun dibandingkan dengan pengelolaan arsip berbasis kertas tradisional, sistem pengelolaan dokumen elektronik harus menyediakan sejumlah fungsi baru. Yang paling penting di antaranya adalah:
dukungan untuk bekerja dengan file dokumen elektronik, memastikan pembuatan dan pengeditannya, pemindaian dan pencetakan, penerimaan dan pengiriman, penyimpanan dan pencarian;
sosialisasi teknologi manajemen dokumen yang dikembangkan untuk dokumen organisasi dan administrasi (perintah, instruksi, dll.) melewati kantor atau sekretariat ke dokumen yang lebih luas (idealnya, ke semua dokumen organisasi). Untuk melakukan ini, sistem harus dapat membuat serangkaian detail spesifik untuk setiap jenis dokumen (misalnya, kontrak harus berisi informasi tentang pihak lawan, tahapan, dll.);
pengembangan dan penerapan teknologi pada skala organisasi terkait dengan kerja kolektif dalam pembuatan dan implementasi dokumen dalam jaringan komputer. Teknologi pekerjaan kantor yang diatur secara tradisional, sebagai suatu peraturan, tidak mencakup proses penyiapan dokumen dan pengerjaan proyeknya;
penciptaan “kantor tunggal”. Alur dokumen tradisional dilokalisasi dalam kantor terpisah. Interaksi antar kantor dalam satu atau organisasi yang berbeda dilakukan pada tingkat pertukaran surat masuk/keluar. Akibatnya, kemungkinan untuk menciptakan ruang dokumen tunggal dan kontrol ujung ke ujung atas perjalanan dan pelaksanaan dokumen baik dalam satu organisasi terdistribusi maupun antar berbagai organisasi. Efek manajemen yang besar - dalam waktu dekat - dijanjikan oleh transisi dari aliran dokumen elektronik di jaringan kantor lokal yang terpisah ke sistem aliran dokumen terpadu dari sistem organisasi yang terdistribusi secara geografis, yang dari sudut pandang aliran dokumen dapat berupa dianggap sebagai satu kantor tunggal;
interaksi staf dan pengguna eksternal dengan sistem manajemen dokumen suatu perusahaan atau organisasi, berdasarkan teknologi web. Kita berbicara tentang komponen antarmuka penting dari sistem manajemen dokumen elektronik modern - yang disebut portal dokumen;
memastikan keamanan yang menjamin keaslian dokumen elektronik dan perlindungannya dari akses tidak sah (misalnya, sarana tanda tangan digital elektronik dan enkripsi berdasarkan algoritma kriptografi).
Pengelolaan dokumen elektronik dapat mencakup tahapan sebagai berikut:
pembentukan paket dokumen;
mengirimkan paket dokumen elektronik;
pengiriman paket dokumen elektronik;
memeriksa keutuhan, keaslian dan format dokumen elektronik;
konfirmasi penerimaan paket dokumen elektronik;
memelihara arsip dokumen elektronik
Kebutuhan untuk beralih dari pengelolaan arsip berbasis kertas ke sistem pengelolaan dokumen elektronik telah dibicarakan sejak lama, namun apa keuntungan nyata yang diberikan oleh penerapan pengelolaan dokumen elektronik?
Keunggulan EDMS No. 1: meningkatkan produktivitas perusahaan
Dengan adanya sistem manajemen dokumen elektronik, waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen dan informasi yang diperlukan jauh lebih sedikit dibandingkan dengan kertas tradisional pekerjaan kantor... Akses ke manajemen dokumen elektronik dapat diperoleh dari PC mana pun di organisasi.
Keuntungan EDMS No. 2: akses instan ke informasi terbaru
Keuntungan utama manajemen dokumen elektronik adalah kemampuannya untuk menemukan dokumen versi terbaru dengan cepat dan mudah. Dengan demikian, masalah relevansi alur dokumen terpecahkan, yaitu meskipun dokumen yang sama ada dalam beberapa versi, pengguna akan dapat menemukannya versi terbaru file dan bekerja dengannya.
Keuntungan EDMS No. 3: pengurangan kesalahan “faktor manusia”.
Organisasi yang tepat Manajemen dokumen elektronik menghilangkan kesalahan yang diakibatkan oleh faktor manusia. Dengan manajemen dokumen kertas, dibutuhkan waktu berjam-jam untuk menemukan dokumen yang hilang, sedangkan EDMS mengatasi tugas serupa hanya dalam beberapa detik.
Keuntungan EDMS No. 4: pengurangan biaya material
Sistem manajemen dokumen elektronik secara signifikan mengurangi biaya organisasi. Pertama, produktivitas karyawan perusahaan meningkat karena otomatisasi kerja, dan kedua, biaya Bahan habis pakai, yang digunakan untuk aliran dokumen kertas.
Keuntungan EDMS No. 5: peningkatan interaksi
Salah satu keuntungan utama manajemen dokumen elektronik adalah peningkatan interaksi antar departemen dan departemen dalam organisasi. Penerapan sistem manajemen dokumen elektronik memfasilitasi komunikasi, pertukaran informasi, dan juga membantu mendobrak hambatan antar departemen yang berbeda.
Keuntungan EDMS No. 6: kerja kolektif dengan dokumen
Otomatisasi aliran dokumen memungkinkan beberapa pengguna untuk bekerja secara bersamaan dengan file yang sama, serta mencari melalui satu database dokumen.
Keuntungan EDMS No. 7: mengurangi kebutuhan personel tambahan
Peningkatan volume produksi dengan pengelolaan dokumen elektronik tidak memerlukan penambahan personel yang signifikan, cukup dengan mengotomatisasi pekerjaan tim yang ada dengan menggunakan sistem manajemen yang efektif.
Keuntungan EDMS No. 8: pengurangan biaya penyimpanan dokumen
Undang-undang Federasi Rusia menetapkan periode penyimpanan dokumen selama 5 tahun, pengenalan manajemen dokumen elektronik akan mengurangi biaya penyimpanan dokumentasi.
Keunggulan EDMS No. 10: perlindungan dokumen dari kerusakan
Penggunaan EDS mengurangi risiko akibat kebakaran atau keadaan force majeure lainnya.
Sayangnya, tidak mungkin untuk sepenuhnya beralih ke manajemen dokumen elektronik dan menghilangkan dokumen, karena menurut undang-undang Federasi Rusia bentuk yang bermakna Dokumen tersebut masih tergolong kertas, namun persentase dokumen tersebut terhadap total volume relatif kecil.
Keunggulan EDMS No. 12: meningkatkan kesadaran perusahaan
Salah satu hasil yang tidak diharapkan dari penerapan sistem pengelolaan dokumen elektronik adalah peningkatan kesadaran perusahaan.
Setiap karyawan mulai merasa menjadi bagian dari satu tim, memahami dengan jelas tujuan dan sasaran bersama.
Dampak penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik terlihat jelas:
· efek ekonomi langsung (menghemat biaya tenaga kerja dan material untuk bekerja dengan dokumen: biaya penyalinan, penyampaian informasi dalam bentuk kertas, sumber daya (manusia dan peralatan), biaya kertas);
· efek karena penyatuan kegiatan dokumentasi organisasi dan mengurangi ketergantungan pada pengalaman teknologi individu personel;
· mengurangi siklus waktu untuk bekerja dengan dokumen dan menciptakan ruang dokumen terpadu;
· kontrol penuh atas dokumen, pergerakannya dan disiplin pelaksanaannya.
Nah, hasil utama dari otomatisasi aliran dokumen, tentu saja, dianggap sebagai penertiban dalam pengerjaan dokumen, mengurangi waktu yang diperlukan untuk penerimaan. keputusan manajemen dan meningkatkan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Masalah utama pengelolaan dokumen elektronik
DI DALAM Akhir-akhir ini Dokumen elektronik menjadi semakin umum. Bekerja dengan dokumen elektronik jauh lebih mudah: tidak ada dokumen, dan pencarian dokumen sangat disederhanakan berkat penggunaan database elektronik. Dan semakin banyak masyarakat modern yang memikirkan transisi dari pengelolaan dokumen kertas tradisional ke pengelolaan dokumen elektronik. Namun penggantian menyeluruh pengelolaan dokumen tradisional dengan pengelolaan dokumen elektronik terhambat oleh masalah-masalah berikut:
masalah peraturan perundang-undangan di bidang pengelolaan dokumen elektronik;
masalah otentikasi dokumen elektronik;
masalah penyimpanan dokumen elektronik dalam jangka panjang;
permasalahan penerapan sistem pengelolaan dokumen elektronik.
Permasalahan regulasi hukum pengelolaan dokumen elektronik saat ini menjadi semakin relevan sehubungan dengan diperkenalkannya teknologi informasi dan komputer yang efektif di hampir semua bidang kegiatan sosial dan produksi (mulai dari interaksi penduduk dengan pihak berwenang. kekuasaan negara, mendukung pasar keuangan dan komoditas hingga sektor jasa, pengecer, pendidikan dan rekreasi).
Banyak masalah saat menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) muncul karena hal tersebut Teknologi terbaru sedang diterapkan dalam konteks undang-undang yang berfokus pada aliran dokumen kertas. Alasan lemahnya dukungan pemerintah terhadap teknologi baru dalam pekerjaan kantor dan alur dokumen jelas: masih mungkin dan lebih murah untuk mengelola dengan cara lama, dengan bantuan dokumen kertas.
Kurangnya perhatian negara terhadap penerapan EDS diwujudkan dalam lemahnya minat untuk mengembangkan kerangka legislatif dan peraturan yang memungkinkan penggunaan dokumen elektronik dan teknologi modern baik di bidang administrasi publik maupun di bidang administrasi publik aktivitas komersial. Hari ini:
· belum ditetapkannya tata cara pengakuan kekuatan hukum dokumen elektronik oleh instansi pemerintah dan pengadilan;
· Belum ada undang-undang yang benar-benar menyamakan hak atas dokumen kertas dan dokumen elektronik. Akibatnya, organisasi yang menerapkan EDMS terpaksa memelihara dua sistem manajemen dokumen secara bersamaan - kertas dan elektronik, dan tidak dapat menutup biaya penerapan teknologi modern karena pengurangan tajam dalam sistem “kertas”.
· Tidak ada peraturan perundang-undangan yang memperbolehkan pemindahan dokumen nonoperatif sebelum habis masa penyimpanannya ke media analog dan/atau elektronik, sekaligus memusnahkan dokumen asli kertas.
Anehnya, tidak ada yang mengangkat isu berkembangnya undang-undang tentang pemindahan dokumen kertas ke media lain yang berhak memusnahkan dokumen aslinya. Namun justru ketiadaan undang-undang inilah yang tidak memungkinkan meluasnya penerapan teknologi modern dalam pekerjaan kantor dan aliran dokumen. Dalam praktik di luar negeri, biaya penerapan EDMS dan/atau sistem mikrofilm dapat diperoleh kembali terutama dengan mengosongkan ruang arsip dan mengurangi jumlah karyawan yang terlibat dalam urusan administrasi.
Tersebar luas di dunia modern dokumen elektronik dan cara pemrosesannya, masalah penetapan keaslian dan kepengarangan dokumen tersebut menjadi sangat relevan.
Apa masalahnya? Di akhir surat atau dokumen biasa, pelaksana atau penanggung jawab membubuhkan tanda tangannya untuk mencapai dua tujuan. Pertama, penerima mempunyai kesempatan untuk memverifikasi keaslian dokumen dengan membandingkan tanda tangan dengan sampel yang dimilikinya. Kedua, tanda tangan pribadi merupakan jaminan hukum atas kepenulisan suatu dokumen. Tentu saja saat ini sudah ada tanda tangan digital elektronik yang dirancang untuk menggantikan tanda tangan tulisan tangan pada dokumen elektronik. Namun jika dengan menggunakan metode forensik modern, memalsukan tanda tangan di atas kertas adalah tugas yang sangat sulit, maka dengan tanda tangan elektronik situasinya berbeda.
Berbeda dengan tanda tangan tulisan tangan biasa, tanda tangan digital elektronik tidak dapat diasingkan dari pemiliknya. Artinya, jika tanda tangan di bawah dokumen kertas tidak dapat dipisahkan dari seseorang dan praktis tidak ada orang lain yang dapat memalsukannya tanpa terdeteksi oleh analisis forensik, maka penyerang mana pun yang telah memiliki kunci rahasia tanda tangan tersebut akan dapat memalsukannya. tanda tangan digital elektronik semudah dan masuk akal seperti pemilik sah kunci ini.
Setiap pengguna dapat memalsukan string bit hanya dengan menyalinnya, atau secara diam-diam melakukan koreksi ilegal pada dokumen elektronik.
Penting untuk membuat serangkaian tindakan di semua tahap pembuatan dan kehidupan suatu dokumen untuk memberikan nilai pembuktian pada dokumen elektronik.
Perlu adanya perhatian khusus untuk membangun mekanisme yang menjamin jaminan hukum atas keaslian dan keutuhan isi informasi dalam dokumen elektronik serta kesesuaian bentuk penyajian informasi dan rinciannya. Masalah-masalah ini perlu diatur secara legislatif.
Mari kita lihat satu lagi masalah penting. Saya setuju dengan pendapat N.A. Khramtsovskaya, yang berpendapat bahwa tidak ada gunanya membicarakan pengelolaan dokumen elektronik yang serius jika pekerjaan arsip dengan dokumen elektronik tidak dilakukan, dengan tetap menjaga kekuatan hukum dan lainnya. Badan Kearsipan Federasi Rusia, arsip federal, dan arsip negara dari entitas konstituen federasi baru mulai mempertimbangkan kemungkinan memperoleh dokumen elektronik secara berkelanjutan. Hampir tidak ada pengalaman. Namun demikian di tahun terakhir Arsip khusus untuk penyimpanan dokumen elektronik negara telah dibuat:
Pusat Dokumentasi Elektronik Republik Chuvash, Cheboksary (didirikan pada tahun 1996);
Arsip Pusat Dokumen Media Elektronik Moskow (TSADENM) (dibuat pada tahun 2002);
Pusat Dokumentasi Elektronik Republik Kalmykia (didirikan pada tahun 2002).
Sistem EDMS baru saja mulai digunakan untuk mengatur penyimpanan dokumen dan informasi dan untuk membangun akses efektif ke kumpulan dokumen yang terakumulasi. Tantangan lain juga muncul: memastikan integritas dan keaslian dokumen elektronik dalam jangka waktu yang lama.
Beberapa EDMS tidak menyediakan penyimpanan arsip dokumen elektronik sama sekali, sementara yang lain dikonfigurasi sedemikian rupa sehingga tidak mungkin untuk menghapus dokumen darinya (misalnya, karena berakhirnya periode penyimpanan).
Sistem manajemen basis data tradisional tidak cocok untuk menyimpan dokumen elektronik, karena sistem ini berfokus pada penggunaan data individual, bukan dokumen.
Selain itu, keusangan yang cepat perangkat komputer dan media menimbulkan ancaman hilangnya informasi dan dokumen elektronik karena ketidakmampuan membacanya.
Menjamin keamanan dokumen elektronik adalah serangkaian tindakan untuk menciptakan basis material dan teknis, kondisi optimal, kepatuhan terhadap rezim peraturan dan organisasi penyimpanan dokumen elektronik yang tepat, yang akan mengecualikan hilangnya media elektronik dan memastikan pemeliharaannya dalam kondisi fisik yang baik. dan kondisi teknis, serta kemampuan untuk memperbanyak dokumen elektronik dalam bentuk yang dapat diakses oleh persepsi dan pemahaman manusia tanpa perangkat teknis tambahan.
Saat mengatur penyimpanan dokumen elektronik jangka panjang, mengubah platform perangkat lunak dapat menyebabkan hilangnya dokumen sepenuhnya karena ketidakmampuan untuk melihatnya. Sejak tahun 1950-an. Beberapa kemungkinan solusi untuk masalah ini telah diusulkan:
migrasi - terjemahan tepat waktu dari database dan dokumen elektronik lainnya ke platform teknologi modern, paling sering ke dalam format yang digunakan dalam organisasi manajemen operasional sumber informasi (disebut “format khusus”)
emulasi lingkungan perangkat lunak. Pendekatan ini didasarkan pada kriteria “pelestarian ideal”. D. Rotenberg percaya bahwa ini Jalan terbaik, Karena memungkinkan Anda menggunakan perangkat lunak asli;
enkapsulasi - penyertaan dokumen elektronik dalam format file lintas platform, misalnya XML. Saat ini, para pengarsip Amerika menganggap metode ini sebagai yang paling optimal untuk pertukaran dan penyimpanan dokumen elektronik jangka panjang.
Masalah lain yang perlu mendapat perhatian adalah masalah pengenalan pengelolaan dokumen elektronik ke dalam organisasi.
Agar berhasil menerapkan EDMS di suatu perusahaan, beberapa kesalahan umum perlu dihindari: tidak memperhatikan masalah organisasi, hanya mengandalkan upaya sendiri saat mengembangkan sistem, menghemat proyek percontohan. Kurangnya persiapan peraturan untuk bekerja dengan EDMS dan level rendah pelatihan karyawan juga dapat menghambat implementasi yang efektif.
Salah satu kesalahan umum saat beralih ke manajemen dokumen elektronik adalah penjabaran masalah organisasi yang tidak memadai, yang pada gilirannya menyebabkan tidak efektifnya pengoperasian sistem. Seringkali manajemen perusahaan menganggap masalah pengorganisasian alur dokumen sebagai hal yang tidak penting dan tidak layak dilakukan perhatian khusus, namun pada akhirnya “hal-hal kecil” inilah yang menjadi penentu dalam meningkatkan efisiensi proses bisnis perusahaan. Kurangnya minat manajemen terhadap proyek dapat menyebabkan pelaksanaannya memakan waktu yang sangat lama.
Kendala lainnya adalah cara pembuatan EDMS. Menurut para ahli, pengembangan independen EDMS skala korporat oleh departemen TI membuat organisasi harus menjalani proses perbaikan yang panjang dan, terlebih lagi, membuat seluruh proyek bergantung pada pengembang sistem. Jalur ini juga ternyata paling tidak menguntungkan dalam hal biaya finansial untuk implementasinya. Mengembangkan EDMS sendiri dapat menyebabkan situasi saat ini dengan aliran dokumen terhenti.
Setelah memilih produk, perlu untuk mengerjakan proses bisnis yang akan diotomatisasi, menguji solusi dalam pengoperasian, dan mengidentifikasi semua kekurangannya. Proyek percontohan memungkinkan Anda memverifikasi bahwa solusi tersebut memenuhi tujuan yang dinyatakan, dan jika tidak memenuhi semua persyaratan, menolak untuk mengimplementasikannya tanpa kehilangan dana yang signifikan. Oleh karena itu, kesalahan lain selama implementasi adalah menghemat uang untuk implementasi awal “percontohan”.
Beberapa kesulitan lagi mungkin terjadi pada tahap implementasi EDS selanjutnya. Diantaranya adalah kurangnya penjabaran dokumen internal perusahaan yang mengatur proses aliran dokumen dalam organisasi dan rendahnya perhatian manajemen terhadap isu-isu pelatihan pengguna akhir. Penyusunan aturan regulasi proses pengelolaan dokumen elektronik harus dilakukan secara paralel dengan operasi uji coba dan melibatkan pengembangan instruksi rinci pada pekerjaan kantor untuk karyawan, perintah dan peraturan terkait.
Masalah pelatihan karyawan juga harus mendapat perhatian paling besar saat menerapkan EDMS. Pada saat yang sama, pelatihan harus dilaksanakan secara berkelanjutan dan pada semua tahap pelaksanaan.
Kesimpulan
Kesimpulan utama yang diperoleh dari isi pekerjaan adalah sebagai berikut: bentuk dan metode bekerja dengan dokumentasi yang ada dalam organisasi dalam kerangka pekerjaan kantor tradisional dan dukungan dokumentasi untuk manajemen tidak memenuhi kondisi modern. Informatisasi masyarakat global, penyebaran luas teknologi informasi dan komunikasi baru, pengenalan mekanisme pasar dan manajemen modern secara bertahap telah menyebabkan peningkatan peran informasi dalam proses sosial-ekonomi dan pengakuannya sebagai sumber daya strategis yang paling penting. Karena kenyataan bahwa bagian utama sumber informasi mengkompilasi dokumentasi, dapat diasumsikan bahwa panggung modern Prasyarat yang diperlukan untuk transisi ke cara baru bekerja dengan dokumen dalam organisasi telah matang - manajemen dokumen berdasarkan sistem manajemen dokumen elektronik.
Meskipun ada masalah (legislatif, otentikasi, penyimpanan dokumen elektronik jangka panjang, implementasi), manajemen dokumen elektronik memiliki sejumlah keunggulan yang tidak dapat disangkal dibandingkan manajemen tradisional (meningkatkan produktivitas organisasi, akses cepat ke informasi, pencarian dokumen cepat, dll.) , yang saat ini memerlukan penerapan EDMS. Nah, keuntungan utama EDMS, berkat upaya organisasi untuk beralih ke aliran dokumen otomatis, adalah meningkatkan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Sistem yang mempermudah pengerjaan hanya dengan dokumen kertas asli (dengan membuat kartu registrasi elektronik dan/atau salinan elektronik dari dokumen-dokumen tersebut), menurut saya, akan punah. Namun masih sulit membayangkan sebuah organisasi yang hanya beredar dan menyimpan dokumen elektronik. Oleh karena itu, masa depan adalah milik sistem kompleks yang bekerja dengan dokumen utama apa pun - baik kertas maupun elektronik. Minat terhadap EDMS yang mendukung aliran dokumen elektronik yang signifikan secara hukum dan fungsi bekerja dengan tanda tangan digital terus meningkat. Pada saat yang sama, dokumen asli elektronik yang ada dalam pekerjaan kantor sebenarnya atau disimpan dalam arsip masih merupakan pengecualian daripada aturan. Namun hal ini tidak selalu terjadi, dan dalam waktu dekat situasinya mungkin akan berubah menjadi sebaliknya.
Daftar literatur dan sumber yang digunakan
1.Gost 16487-70. Pencatatan dan pengarsipan. Istilah dan Definisi.
2.Gost 16487-83. Pencatatan dan pengarsipan. Istilah dan Definisi.
.Gost R 51141-98. Pencatatan dan pengarsipan. Istilah dan Definisi.
.Gost R 52292-2004. Pertukaran informasi elektronik. Istilah dan Definisi.
.Gost R ISO 15489-1-2007. Manajemen dokumen. Ketentuan Umum.
.Larkov N.S. Dokumentasi. M., 2006.
.Kukarina Yu.M. Pembentukan konsep "dokumen elektronik" dan "tanda tangan digital elektronik" dalam tindakan legislatif dan metodologis normatif Federasi Rusia // Manajemen arsip. - 2003. - No.1. - hal.43-44.
.“Pedoman implementasi dan penerapan Gost 6.10.4-84 “USD. Memberikan kekuatan hukum terhadap dokumen pada media komputer dan tipografi yang dibuat dengan teknologi komputer. Ketentuan pokok" RD 50-613-86 : disetujui. Keputusan Standar Negara Uni Soviet tanggal 24 September 1986 No. 2781 [Sumber daya elektronik] // Informasi referensi dan sistem hukum “konsultan-Plus”. URL: #"justifikasi">. Sistem dukungan dokumentasi negara untuk manajemen. Ketentuan dasar. Persyaratan umum untuk layanan dokumen dan dokumentasi manajemen. M.: Arsip Utama Uni Soviet, 1991.
.Larin M.V. Manajemen dokumentasi dalam organisasi: masalah sejarah dan metodologi. Abstrak penulis. dis. untuk gelar akademik Doktor Sejarah. M., 2000. URL: #"justify">. Hukum Federal Federasi Rusia 10 Januari 2002 No. 1-FZ “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik”.
.Rancangan Undang-Undang Federal Federasi Rusia “Tentang Dokumen Elektronik”. [Sumber daya elektronik] // Badan Konsultasi dan Informasi Bisnis. Ekonomi dan kehidupan. URL: #"justifikasi">. Spesifikasi Eropa MoReq-2 “Persyaratan standar untuk pengelolaan dokumen publik elektronik” (versi yang diperbarui dan diperluas, 2008).
.Resolusi Dana Pensiun Federasi Rusia tanggal 26 Januari 2001 No. 15 “Tentang pengenalan perlindungan informasi kriptografi dan tanda tangan digital elektronik dalam sistem Dana Pensiun Federasi Rusia.” Seni. 2 [Sumber daya elektronik] // Perusahaan Sistem Kantor Elektronik. URL: #"justifikasi">. Afanasyeva L.P. Dokumen elektronik dalam alur dokumen dan arsip organisasi // Urusan Sekretariat. - 2006. - No.1. - Hal.26-34.
.Bobylev M.P. Alur dokumen yang efektif: dari tradisional ke elektronik. M.: Penerbitan MPEI, 2004.
.Fedorova V. Apakah pengelolaan dokumen kertas sudah ketinggalan zaman? [Sumber daya elektronik] // Perusahaan Sistem Kantor Elektronik. URL: #"justifikasi">. Balasanyan V. Dari pekerjaan kantor tradisional hingga manajemen dokumen elektronik [Sumber daya elektronik] // Perusahaan Sistem Kantor Elektronik. URL: #"justifikasi">. Aturan pengelolaan dokumen elektronik menggunakan Surel[Sumber daya elektronik] // KIT Fortis Investment Management (JSC). URL: www.kfim.ru.
.Romanov D.A. Kebenaran tentang pengelolaan dokumen elektronik. M.: DMK Pers, 2002.
21.Khramtsovskaya N.A. EDMS di Rusia: buah pertama dari “revolusi yang merayap” [Sumber daya elektronik] // Perusahaan Sistem Kantor Elektronik. URL: #"justifikasi">. Kuznetsov S.L. Pedoman tentang pengorganisasian penyimpanan dokumen elektronik // Manajemen arsip. - 2006. - No. 4. - Hal. 49-52.
.Tikhonov V.I. Organisasi penyimpanan arsip dokumen elektronik // Lingkaran ide, algoritma dan teknologi ilmu informasi sejarah: Prosiding konferensi IX Asosiasi “Sejarah dan Komputer”. M.: Barnaul, 2005.
.Popenko A.A. Ulasan singkat pengalaman asing dalam strategi arsip elektronik // Manajemen arsip. - 2004. - No. 4. - Hal. 101-104.
.Koshelev I. Lima masalah utama penerapan EDMS [Sumber daya elektronik] // CNews. Publikasi tentang teknologi tinggi. URL: #"justifikasi">. Sistem otomasi aliran dokumen [Sumber daya elektronik] // Wikipedia - ensiklopedia gratis. URL: #"justifikasi">. Anuchin M. “Kontur-Estamp”: memastikan aliran dokumen elektronik yang signifikan secara hukum antar perusahaan [Sumber daya elektronik] // SKB Kontur - Otomatisasi akuntansi dan manajemen. URL: #"justifikasi">. Patiy E. Membangun aliran dokumen yang efektif [Sumber daya elektronik] // Surat kabar bisnis. URL: #"justifikasi">. Keuntungan dari sistem manajemen dokumen elektronik [Sumber daya elektronik] // bb workspace. Sistem manajemen yang efektif. URL: #"justifikasi">. menunjukkan topik saat ini untuk mengetahui kemungkinan mendapatkan konsultasi.
Saat ini ada banyak cara untuk membuat salinan dokumen kertas, mengkonversi dari kertas ke format elektronik, dll. Jika Anda hanya memerlukan mesin fotokopi untuk membuat salinan dokumen kertas, maka untuk mengubah dokumen kertas menjadi format elektronik Anda tidak hanya memerlukan peralatan khusus, tetapi juga perangkat lunak.
Bagaimana cara membuat versi elektronik suatu dokumen?
Untuk membuat salinan elektronik suatu dokumen, pengguna memerlukan pemindai atau MFP (perangkat multifungsi). Tentu saja, jika MFP tidak diperlukan, sebaiknya Anda tidak membelinya, karena lebih mudah menggunakan pemindai. Pertama, biayanya jauh lebih murah, dan kedua, ia akan menjalankan fungsi yang dibutuhkan pengguna, yaitu memindai dokumen dan mengubahnya menjadi format elektronik.
Untuk mengoperasikan pemindai, Anda memerlukan perangkat lunak khusus - driver. Biasanya disertakan dengan perangkat, tetapi jika tidak ada, Anda selalu dapat menemukannya di Internet. Anda dapat menggunakan program ABBY Finereader universal, yang secara langsung memindai dan mengenali teks.
Seluruh prosedur untuk mengubah dokumen kertas menjadi format elektronik hanya bergantung pada dua prosedur ini (pemindaian dan pengenalan teks). Untuk membuat salinan elektronik dokumen, Anda perlu: buka menu "Start", dan dalam daftar semua program, temukan driver untuk pemindai atau MFP, atau program ABBY Finereader dan jalankan. Setelah memulai program dan pemindai, Anda dapat membuka penutupnya dan meletakkan dokumen kertas di atasnya dengan teks menghadap ke bawah. Dokumen harus diletakkan pada permukaan pemindai serata mungkin dengan tepi permukaan kerja perangkat. Selanjutnya, Anda perlu menekan tutupnya sekencang mungkin agar cahaya tidak mengenai permukaan kerja. Jika tidak, dokumen elektronik akan menjadi terlalu terang, yaitu bagian teks yang terkena cahaya tidak akan terlihat.
Selanjutnya, dalam pengaturan, Anda harus memilih parameter pemindaian yang optimal, seperti warna, ukuran keluaran, resolusi keluaran, dll. Ketika semuanya sudah siap, Anda dapat mengklik tombol “Pindai”. Ketika prosedur selesai, Anda harus mengklik "Pengenalan", yang dengannya teks akan diubah menjadi format elektronik, misalnya .doc, dan dokumen dapat dibuka di editor teks untuk melakukan perubahan.
Tingkat komputerisasi saat ini memerlukan transisi ke pekerjaan kantor “tanpa kertas”. Hal ini didasarkan pada dokumen elektronik, yang, tidak seperti dokumen tradisional, dicirikan oleh sejumlah properti dan fitur baru. Hingga saat ini, tidak ada definisi tunggal tentang fenomena ini baik dalam undang-undang maupun dalam dunia ilmiah Rusia.
Konsep “dokumen elektronik” sudah muncul pada tahun 1970-an. Inilah yang mereka sebut sebagai “dokumen yang dapat dibaca mesin”. Keunikannya adalah harus dibuat menggunakan dan cocok untuk diproses di komputer. Dalam hal ini, rincian yang diperlukan dibuat secara ketat sesuai urutan yang ditetapkan untuk semua dokumen.
Dokumen elektronik bersifat informasional, terdiri dari dua bagian wajib: 1) rincian (nama, informasi tentang penulis, waktu, tempat pembuatan, dll.) dan tanda tangan digital elektronik; 2) bagian isi utama, meliputi informasi tekstual, grafik, dan numerik, diolah secara keseluruhan.
Dokumen elektronik harus ditandatangani, sehingga setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tangan. Informasi disajikan di dalamnya dalam bentuk digital (elektronik). Data dapat dilihat menggunakan komputer, dikirimkan melalui jaringan informasi dan telekomunikasi, dan diproses - masuk sistem Informasi. Jika perlu, dokumen tersebut dapat berbentuk tampilan visual baik di layar maupun di atas kertas.
Pengelolaan dokumen elektronik adalah siklus hidup suatu perusahaan elektronik) mulai dari penerimaannya, perubahan statusnya (disepakati, dikomunikasikan, dalam proses, ditandatangani, ditutup, dll.) hingga penghapusannya ke dalam arsip. Alur dokumen seperti itu kadang-kadang disebut sebagai “alur kerja”, yang mencirikan pergerakan dokumen sebagai satu aliran pekerjaan individual dalam proses bisnis tertentu. Semuanya mencakup perangkat lunak yang diperlukan untuk mengatur dan mendukung siklus hidup dokumen tersebut.
Dokumen elektronik dan aliran dokumen berdasarkan itu memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan tradisional. Mereka memungkinkan karyawan organisasi untuk mengontrol tidak hanya alur cerita sendiri pekerjaan, tetapi juga seluruh proses. Menggunakan arsip elektronik jauh lebih nyaman daripada menggunakan arsip kertas. Anda dapat menemukan dokumen dalam beberapa menit, dan waktu yang diperlukan untuk persetujuan dan pelaksanaannya berkurang. Secara keseluruhan, ini lebih ekonomis dibandingkan kertas. Ada banyak program manajemen dokumen elektronik (“Motiv”, “E1 Euphrates”, “DocsVision”, “1C: Document Management”, dll.).
Saat ini terdapat pengalaman asing dalam mengatur hubungan di bidang dokumen elektronik secara hukum. Di Rusia, masalah pengaturan hubungan ini belum mendapat solusi legislatif, meskipun upaya untuk mengesahkan undang-undang terkait telah dilakukan (2005). Pengambilan undang-undang atas dokumen semacam ini merupakan salah satu bidang peraturan perundang-undangan saat ini.
Dokumen adalah sekumpulan informasi terstruktur yang ditujukan untuk persepsi manusia, yang dapat menjadi objek pertukaran integral antara pengguna dan/atau sistem informasi.
Elektronikdokumen adalah dokumen yang direkam pada media komputer dan berisi informasi identitas, yang keasliannya disahkan dengan tanda tangan digital elektronik.
Munculnya istilah “dokumen elektronik” dikaitkan dengan penggunaan intensif teknologi informasi di perusahaan dan organisasi dan pembentukan berbagai informasi di media komputer: ilmiah dan teknis, produksi, manajemen, dll.
Karena ketidaktahuan terhadap dokumen peraturan yang menentukan status suatu dokumen elektronik, istilah ini sering digunakan ketika membuat salinan elektronik laporan, surat, perintah pembayaran, kuitansi, jenis informasi teks lainnya, serta database pada media komputer.
Menurut Undang-undang Republik Belarus tanggal 10 Januari 2000 No. 357-Z “Tentang Dokumen Elektronik”, dokumen elektronik adalah informasi yang direkam pada media komputer dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh Undang-undang ini.
Media mesin – disk magnetik, pita magnetik, disk laser dan media berwujud lainnya yang digunakan untuk merekam dan menyimpan informasi menggunakan teknologi komputasi elektronik.
Persyaratan dasar dokumen elektronik
Dokumen elektronik harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
dibuat, diproses, dikirim dan disimpan dengan menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras;
memiliki struktur yang ditetapkan berdasarkan Undang-Undang Republik Belarus tanggal 10 Januari 2000 No. 357-Z “Tentang Dokumen Elektronik”, dan memuat rincian yang memungkinkan identifikasi;
disajikan dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh persepsi manusia.
Struktur dokumen elektronik
Dokumen elektronik terdiri dari dua bagian integral - umum Dan spesial.
Umum bagian dari suatu dokumen elektronik terdiri dari informasi-informasi yang menjadi isi dokumen tersebut. Informasi tentang penerima mengacu pada bagian umum.
Spesial bagian dari dokumen elektronik terdiri dari satu atau lebih tanda tangan digital elektronik.
Tanda tangan digital elektronik(EDS) – sekumpulan karakter yang dihasilkan melalui tanda tangan digital elektronik dan merupakan bagian integral dari dokumen elektronik.
EDS digunakan oleh orang perseorangan dan badan hukum sebagai analogi tanda tangan tulisan tangan untuk memberikan kekuatan hukum suatu dokumen elektronik yang setara dengan kekuatan hukum dokumen kertas yang ditandatangani oleh orang yang berwenang dengan tangannya sendiri dan disegel.
Alat tanda tangan digital elektronik adalah perangkat lunak dan perangkat keras yang memastikan pembuatan dan verifikasi tanda tangan digital elektronik dan memiliki sertifikat kesesuaian atau sertifikat pengakuan atas sertifikat yang dikeluarkan oleh Sistem Sertifikasi Nasional Republik Belarus.
Untuk menghasilkan tanda tangan digital, alat perlindungan informasi kriptografi (CIPF) digunakan, menggunakan apa yang disebut algoritma asimetris, yang menggunakan kunci publik dan pribadi setiap pengguna.
Kunci penandatanganan pribadi– sekumpulan karakter milik orang tertentu dan digunakan dalam pengembangan tanda tangan digital elektronik.
Kunci verifikasi tanda tangan publik– sekumpulan karakter yang tersedia untuk semua pihak yang berkepentingan dan digunakan saat memverifikasi tanda tangan digital elektronik.
Kartu Kunci Publik Verifikasi Tanda Tangan– dokumen kertas yang berisi nilai kunci verifikasi tanda tangan publik dan menegaskan kepemilikannya oleh individu atau badan hukum.
Kunci pribadi pengguna disimpan di media komputer di tempat yang tidak dapat diakses orang lain, dan kunci publik ditransfer ke semua peserta pertukaran informasi.
Dokumen elektronik dapat digunakan di semua bidang aktivitas yang menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan untuk membuat, memproses, menyimpan, mengirimkan dan menerima informasi. Dengan bantuan dokumen elektronik dapat dilakukan transaksi (kontrak), pembayaran dapat dilakukan, korespondensi dan transfer dokumen serta informasi lainnya dapat dilakukan.
Dokumen elektronik dapat dikirim menggunakan sarana komunikasi apa pun, termasuk sistem dan jaringan informasi, selama hal ini tidak bertentangan dengan undang-undang Republik Belarus dan perjanjian internasional Republik Belarus.
Dokumen elektronik memiliki bentuk representasi internal dan eksternal.
Bentuk representasi internal dokumen elektronik adalah pencatatan informasi yang merupakan dokumen elektronik pada media komputer.
Bentuk presentasi eksternal Dokumen elektronik adalah perbanyakan suatu dokumen elektronik pada suatu tampilan layar, di atas kertas atau benda material lain yang terpisah dari media komputer dalam bentuk yang dapat diakses untuk dilihat secara visual (tanpa perangkat teknis tambahan) dan dalam bentuk yang dapat dipahami oleh persepsi manusia.
Undang-undang Republik Belarus “Tentang Dokumen Elektronik” mendefinisikan konsep dasar yang berkaitan dengan kekuatan hukum asli dan salinan dokumen elektronik.
Dokumen elektronik asli hanya ada pada media mesin. Segala salinan dokumen elektronik yang direkam pada media komputer dan identik satu sama lain adalah asli dan mempunyai kekuatan hukum yang sama.
Dalam hal seseorang membuat dokumen kertas dan dokumen elektronik yang isinya sama, kedua dokumen tersebut mengakui dokumen independen. Dalam hal ini dokumen kertas bukan merupakan salinan dari dokumen elektronik.
Salinan dokumen elektronik dibuat dengan mengesahkan, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang, bentuk representasi eksternal dari dokumen elektronik di atas kertas. Salinan dokumen elektronik di atas kertas harus memuat indikasi bahwa itu adalah salinan dari dokumen elektronik yang bersangkutan.
Sertifikasi formulir presentasi eksternal dokumen elektronik di atas kertas dapat dilakukan:
notaris atau orang lain yang berwenang melakukan akta notaris;
seorang pengusaha perorangan atau badan hukum yang, sesuai dengan peraturan perundang-undangan Republik Belarus, mempunyai hak untuk melakukan kegiatan tersebut.
Penggandaan dokumen elektronik pada suatu benda selain kertas, yang dapat dipisahkan dari media mesin, atau salinannya pada kertas yang tidak disahkan dengan baik, salinan dokumen elektronik tidak mempunyai kekuatan hukum.
Dokumen elektronik pada media mesin disamakan dengan dokumen di atas kertas dan memiliki sama dengan dia kekuatan hukum.
Jika undang-undang Republik Belarus mengharuskan suatu dokumen dibuat secara tertulis atau disajikan secara tertulis atau tertulis, maka dokumen elektronik dianggap memenuhi persyaratan ini.
Dokumen elektronik asli dan salinannya di atas kertas kekuatan hukum yang setara.
Masalah utama pemberian status hukum pada dokumen elektronik, serta perlindungan dokumen elektronik, diatur oleh undang-undang dan dokumen peraturan Republik Belarus berikut ini:
Undang-Undang Republik Belarus tanggal 10 Januari 2000 No. 357-Z “Tentang Dokumen Elektronik”, yang menetapkan status hukum dokumen elektronik sebagai dokumen resmi, persyaratan pelaksanaannya, serta hak, kewajiban, dan tanggung jawab. para peserta hubungan hukum yang timbul di bidang peredaran dokumen elektronik;
STB 1221-2000, yang menetapkan persyaratan seragam tentang tata cara pembuatan, peredaran cepat, dan penyimpanan arsip dokumen elektronik resmi, terlepas dari metode pertukaran, pemrosesan informasi, dan ruang lingkup penerapannya;
STB RB 1176.1-99 “Teknologi informasi. Perlindungan data. prosedur hash";
STB RB 1176.2-99 “Teknologi informasi. Perlindungan data. Tata cara pengembangan dan verifikasi tanda tangan digital elektronik";
