Selama pertemuan di sebuah perusahaan industri, kepala. Rencana pertemuan bisnis

Tidak terpikirkan untuk membayangkan pekerjaan organisasi mana pun tanpa komunikasi bisnis. Komunikasi yang dibangun dengan benar antar karyawan memungkinkan Anda menyelesaikan tugas yang diberikan dengan lancar dan cepat.

Ada banyak jenis pertemuan dalam organisasi, dan masing-masing memiliki karakteristik dan tujuannya sendiri. Mengetahui nuansa ini akan membantu memfasilitasi diskusi masalah bisnis. Artikel ini akan memberi tahu Anda tentang jenis-jenis rapat, membantu Anda memahami mengapa rapat diadakan dan bagaimana mereka dicatat dalam pekerjaan kantor.

Tujuan Pertemuan Bisnis

Setiap jenis pertemuan layanan memungkinkan Anda untuk melihat gambaran yang komprehensif tentang situasi dalam organisasi, untuk menentukan kekuatan dan kelemahannya. Perlu dicatat bahwa ketika berpartisipasi dalam format komunikasi bisnis ini, perusahaan atau perusahaan yang cepat terjadi.

tugas

Tugas berikut dapat dibedakan untuk semua jenis rapat:

• memecahkan masalah dan masalah saat ini;
• integrasi kegiatan divisi sesuai dengan tujuan strategis perusahaan;
• penilaian kegiatan perusahaan dan divisi struktural individunya;
• memelihara dan mengembangkan kebijakan perusahaan.

Untuk memahami dalam format apa acara bisnis semacam itu harus diadakan, perlu untuk memutuskan tugas mana di atas yang sesuai dengannya, dan setelah itu dimungkinkan untuk memahami klasifikasi mana yang akan dirujuk.

Jenis dan klasifikasi

Rapat, sebagai jenis komunikasi bisnis, dapat memiliki bentuk penyelenggaraan yang berbeda, yang menentukan pokok pembicaraan dan daftar pejabat yang hadir.

Klasifikasi utama pertemuan harus disorot:

1. Wilayah milik. Di sini kita dapat membedakan jenis pertemuan seperti administrasi (yang menyediakan diskusi masalah masalah), ilmiah (seminar dan konferensi, yang tujuannya adalah untuk membahas masalah ilmiah topikal), politik (menyediakan pertemuan anggota politik apa pun). partai dan gerakan) dan tipe campuran.
2. Skala. Di sini, yang internasional dibedakan, di mana spesialis dari negara lain atau mitra asing, nasional, regional, dan juga kota tertarik.
3. Keteraturan. Dalam format apa pun, rapat dapat berlangsung atau berkala.
4. Di tempat penyebaran - lokal atau mengunjungi.

Dan juga semua jenis rapat dapat dibagi sebagai berikut:

1. Instruktif, menyediakan format direktif, di mana seorang pemimpin atasan menyampaikan informasi secara langsung kepada bawahannya, yang kemudian menyimpang dan ditransmisikan sepanjang vertikal kekuasaan. Paling sering, selama komunikasi bisnis seperti itu, perintah CEO disampaikan, yang secara signifikan dapat mempengaruhi jalannya perusahaan, serta dapat berupa norma perilaku atau inovasi penting.
2. Operasional (pengiriman). Tujuan dari jenis pertemuan ini adalah untuk memperoleh informasi tentang keadaan di organisasi atau di perusahaan. Aliran informasi dalam hal ini diarahkan dari bawahan bawahan kepada kepala departemen atau direktur umum. Terutama pada rapat operasional, isu-isu yang dipertimbangkan adalah implementasi roadmap, rencana kegiatan, rencana strategis dan operasional. Perbedaan penting antara rapat operasional (pengiriman) dari rapat lainnya adalah bahwa rapat tersebut diadakan secara teratur dan memiliki daftar peserta yang tidak berubah-ubah. Perlu juga dicatat bahwa selama penyelenggaraannya, mungkin tidak ada agenda.
3. Tertekan. Pertemuan semacam itu diadakan jika ada kebutuhan mendesak untuk membuat keputusan untuk menyelesaikan tugas dalam waktu singkat atau untuk memecahkan masalah global bagi perusahaan.

Selain semua hal di atas, salah satu jenis rapat produksi yang paling populer dapat dipilih secara terpisah - rapat perencanaan. Sebagai aturan, acara semacam itu diadakan setiap hari atau seminggu sekali, di mana kepala departemen dan pelaksana langsung hadir, yang menerima tugas untuk hari itu dan mendiskusikan kemajuan pelaksanaannya.

Topik pertemuan personel perusahaan untuk rapat dapat berupa masalah apa pun yang muncul selama kegiatan perusahaan, dan jalannya diskusi dapat dikhususkan untuk perubahan lingkungan eksternal di mana organisasi tertentu beroperasi.

Organisasi pertemuan

Semua jenis rapat, apa pun formatnya, memerlukan persiapan yang matang untuk itu, karena efektivitasnya bergantung pada momen ini. Awalnya, Anda perlu menentukan poin-poin berikut:

• tujuan;
• masalah yang dibahas;
• pengaturan tugas untuk personel (berdasarkan fungsionalitas dan subordinasi);
• tahapan tugas.

Saat ini, sebagian besar pertemuan diadakan dengan cara yang sangat biasa-biasa saja, yang kehilangan maknanya, dan tugas yang diberikan dapat dilakukan dengan buruk. Oleh karena itu, sangat penting untuk memikirkan seluruh rangkaian pertemuan bisnis semacam itu dan membangun diskusi kerja sedemikian rupa sehingga tidak hanya membutuhkan waktu, tetapi juga mendapat reaksi dari tim.

Rapat

Perlu dicatat bahwa perusahaan besar dan organisasi yang berusaha untuk menaklukkan pangsa pasar tertentu dan mengembangkan perusahaan mereka untuk menghasilkan keuntungan besar menempatkan banyak penekanan pada pembahasan isu-isu penting secara tepat melalui pertemuan. Dari praktik manajer yang sukses, Anda dapat membentuk seperangkat aturan berikut tentang cara mempersiapkan rapat:

Untuk mulai dengan, daftar peserta ditentukan. Harus jelas siapa yang diundang ke pertemuan dan peran apa yang akan dia mainkan di sana. Sering terjadi bahwa orang yang diundang mungkin tidak memahami masalah ini, dan diundang "untuk berjaga-jaga", tetapi pada saat itu mereka dapat melakukan tugas resmi mereka dan tidak membuang waktu.

Penting untuk menyiapkan agenda. Jika pertemuan bersifat terjadwal, maka disusun agenda terlebih dahulu, yang menunjukkan masalah yang akan dibahas, dan juga menentukan pembicara utama. Penting untuk diingat bahwa dokumen ini harus dikirimkan kepada mereka yang bertanggung jawab untuk menyiapkan informasi dan mereka yang akan hadir sehingga semua peserta dapat menyiapkan laporan, proposal, dan pertanyaan tambahan. Jika perlu, agenda dapat disesuaikan.

Isu-isu utama dan strategis harus dibawa ke garis depan pertemuan. Pembicara dari pertanyaan tersebut tentu harus disaksikan oleh orang (kepala departemen, bagian, bengkel) yang secara pribadi bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap kegiatan strategis perusahaan.

Poin penting

Penting untuk diingat bahwa setiap pertemuan memiliki dua tahap utama - persiapan dan pelaksanaannya. Tahap pertama meliputi menentukan relevansi pertemuan bisnis, mengidentifikasi tugas, tujuan utama dan sekunder, membentuk daftar peserta dan pembicara, menyiapkan laporan, presentasi dan laporan sesuai dengan topik atau agenda yang telah ditentukan sebelumnya. Tahap kedua melibatkan pelaksanaan jalannya pertemuan yang direncanakan sebelumnya, mendengarkan laporan dan membahas isu-isu terkini dan strategis.

Jika selama komunikasi bisnis seperti itu perlu untuk memutuskan apa dan kepada siapa karyawan harus dibuat, maka tahap ketiga dapat dibedakan - pengambilan keputusan. Sebagai aturan, keputusan ditentukan oleh ketua, yang memimpin rapat, berdasarkan kebijaksanaannya sendiri atau dengan diskusi atau pemungutan suara bersama.

Contoh rencana pertemuan

Dengan rencana yang jelas di depannya, manajer mana pun dapat melakukan rapat secara efisien dan efektif, yang memungkinkannya mendapatkan umpan balik dari staf dan menetapkan tugas yang tepat untuk mereka. Rencana ini dapat mencakup aspek-aspek berikut:

• mendengarkan laporan dan menyimpulkan hasil untuk jangka waktu tertentu (triwulan, minggu, setengah tahun, bulan);
• cakupan masalah saat ini yang relevan dengan perusahaan;
• mendengarkan saran tentang cara memperbaiki masalah (brainstorming);
• penilaian opsi yang diusulkan dan diskusi tentang implementasinya;
• akumulasi opsi;
• memberikan suara untuk adopsi satu atau opsi lain;
• mendefinisikan batasan selama pemecahan masalah (mendefinisikan orang yang bertanggung jawab, tenggat waktu, metode dan cara).

Pencatatan

Sebagian besar jenis pertemuan perlu dicatat di atas kertas (dokumen), yang disebut protokol. Menyimpan dokumentasi semacam ini memungkinkan Anda untuk melegitimasi keputusan yang dibuat. Dan juga, berkat protokolnya, Anda selalu dapat melacak kemajuan kegiatan, dan jika tidak memenuhi tugas yang ditetapkan, tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk ini.

Tusukan, sebagai suatu peraturan, dipimpin oleh sekretaris pemimpin yang merupakan ketua rapat. Namun, fungsi ini seringkali dapat dilakukan oleh pekerja lain juga.

Fungsi dan tugas sekretaris

Sebelum memulai pertemuan bisnis, sekretaris harus mengetahui daftar undangan dan daftar masalah yang akan dibahas. Namun, perlu dicatat bahwa jika pertemuan diadakan secara teratur, maka pejabat inilah yang mengumpulkan semua dokumentasi (daftar, rencana, agenda, dll.) dan membantu pemimpin untuk mempersiapkan pertemuan.

Pada awalnya dan jika perlu, sekretaris dapat meminta orang yang muncul untuk mengisi lembar pendaftaran, yang akan menunjukkan nama lengkap orang tersebut. dan posisi. Ini akan diperlukan saat menyusun protokol. Kemudian sekretaris mengumumkan agenda, yang menandai dimulainya rapat. Selanjutnya, ketika mereka yang hadir mulai membahas masalah, sekretaris mencatat kemajuan acara. Di akhir pertemuan, pejabat ini menyiapkan versi protokol yang sudah jadi, setelah itu dia menandatanganinya dengan ketua dan mengirimkannya ke semua yang terlibat.

Hal ini sangat penting bagi sekretaris, ketika menyusun, untuk memperhatikan penampilan risalah rapat. Itu harus mencakup judul, tempat, daftar mereka yang hadir, masalah yang dibahas dan keputusan yang diambil.

Kesimpulan

Dari informasi di atas, menjadi jelas bahwa mengadakan pertemuan di perusahaan sangat penting. Namun, selalu perlu diingat bahwa persiapan berkualitas tinggi untuk acara semacam itu membawa lebih dari 50% jaminan keberhasilan saat meliput informasi, menetapkan tugas, dan melakukannya dengan cara yang berkualitas.

Bisnis modern tidak mungkin tanpa berbagai macam negosiasi. Rapat bisnis merupakan kesempatan bagi manajemen untuk menyampaikan maksud dan tujuan utama kepada seluruh divisi struktural sekaligus, mendapatkan umpan balik dan, berdasarkan data yang diterima, menyesuaikan rencana tindakan untuk perusahaan.

Rapat adalah semacam alat manajemen bisnis yang terus-menerus perlu mengevaluasi efektivitas dan menganalisis hasil yang dicapai.

Komunikasi bisnis, percakapan bisnis, pertemuan, negosiasi, diskusi: sebagai bentuk komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis harus dibedakan dari yang biasa, karena yang pertama mengejar tujuan tertentu dan memiliki etika perilaku yang ketat, dan yang terakhir mungkin tidak memiliki dasar dan alasan apa pun.

Ada banyak bentuk komunikasi bisnis, yang utama meliputi:

• percakapan bisnis - adalah pertukaran (atau transfer satu arah) informasi tentang isu-isu spesifik dari fungsi bisnis. Ini bisa berupa komunikasi langsung atau dimediasi (menggunakan teknologi Internet, telepon). Jenis komunikasi ini mengasumsikan kelanjutannya dalam bentuk negosiasi atau pertemuan;
• pertemuan - bentuk komunikasi skala besar, di mana, sebagai suatu peraturan, karyawan perusahaan (biasanya kepala divisi struktural) terlibat untuk menyelesaikan masalah pengembangan bisnis strategis;
• negosiasi - memiliki tujuan tertentu dan ditujukan untuk membahas isu-isu penting, membuat kesepakatan, kontrak, menandatangani dokumen penting bagi kedua belah pihak;
• diskusi - diskusi terbuka tentang masalah-masalah penting perusahaan, alat utamanya adalah "brainstorming" (pembuatan ide oleh semua pihak), sebagai akibatnya pendekatan non-standar untuk memecahkan masalah dapat muncul.

Selain formulir yang terdaftar, ada beberapa di antaranya: wawancara bisnis, perselisihan, rapat, korespondensi, presentasi, konferensi. Semuanya memiliki kekhasan masing-masing, tetapi mereka memenuhi aturan etika bisnis yang sama.

Pertemuan bisnis: tugas, tujuan, topik

Pertemuan bisnis diadakan untuk mencari solusi khusus untuk masalah atau tugas yang mendesak. Selain itu, pada rapat, karyawan departemen dapat berbagi dengan manajemen ide-ide mereka tentang kemungkinan solusi untuk masalah apa pun. Bentuk komunikasi ini memungkinkan Anda untuk secara komprehensif melihat situasi di perusahaan, kekuatan dan kelemahannya, berkontribusi pada masuknya orang baru ke dalam tim, pengenalan mereka dengan budaya perusahaan dan norma yang diadopsi dalam organisasi.

Maksud dan tujuan utama dari pertemuan-pertemuan tersebut adalah:

• menjaga kebijakan perusahaan, serta pengembangan dan komunikasinya kepada seluruh karyawan;
• integrasi tindakan semua layanan dan departemen sesuai dengan tujuan strategis perusahaan;
• menentukan tugas baru dan mengevaluasi efektivitas kampanye yang sudah diterapkan;
• solusi dari masalah yang muncul.

Topik yang hadir di pertemuan bisa sangat berbeda.

Dalam praktik Rusia, merupakan kebiasaan untuk mengadakan pertemuan perencanaan setidaknya sekali seminggu. Dengan demikian, kepala departemen melaporkan pekerjaan yang dilakukan selama seminggu dan menetapkan rencana untuk yang berikutnya (atau menerima tugas untuk implementasi dalam kerangka minggu kerja yang akan datang).

Alasan atau tema pertemuan ad hoc dapat berupa berbagai pertanyaan yang muncul sehubungan dengan lingkungan eksternal yang dinamis dan mudah berubah di mana perusahaan harus beroperasi.

Jenis, jenis dan klasifikasi pertemuan bisnis

Pertemuan bisnis bisa berbeda dalam hal bentuk, topik, dan orang yang hadir.

Klasifikasi utama mereka disajikan di bawah ini:

• dengan mengikuti bidang tertentu: pertemuan administratif (untuk memecahkan masalah yang bermasalah), ilmiah (konferensi, simposium, seminar yang diselenggarakan dan diadakan untuk memecahkan masalah mendesak di bidang ilmiah), politik (kongres dan pertemuan anggota gerakan politik tertentu) dan campuran jenis;
• berdasarkan skala dan jumlah peserta: internasional (dengan melibatkan mitra asing, spesialis, ahli di bidang tertentu), nasional, regional, kota;
• di lokasi acara: pertemuan di luar kantor dan lokal;
• dengan frekuensi mengadakan: pertemuan berkala dan permanen.

Selain klasifikasi yang disajikan, pertemuan dapat dibagi menjadi bermasalah, operasional dan instruktif.

Pertemuan bermasalah bertujuan untuk menemukan solusi optimal untuk masalah dalam waktu singkat.

Operasional (atau disebut juga dispatching) bertujuan untuk memperoleh data tentang posisi perusahaan saat ini. Semua informasi dari bawahan diakumulasikan oleh kepala departemen, dan kemudian ditransfer ke kepala manajer organisasi. Ini adalah data tentang bagaimana rencana terpenuhi, tujuan tercapai, tugas diselesaikan. Perbedaan utama antara rapat semacam itu dari yang lain adalah keteraturannya, keteguhan daftar peserta dan kemungkinan tidak adanya agenda rapat (yaitu, rencana terperincinya).

Rapat instruksional memiliki urutan terbalik, berbeda dengan ruang kontrol - semua informasi dalam format arahan turun dari kepala ke bawahan langsung, dan kemudian ditransmisikan sepanjang vertikal kekuasaan dalam organisasi ke pelaksana tugas tertentu. Informasi ini mencakup perintah manajemen yang dapat memengaruhi jalannya kerja organisasi saat ini, aturan baru, norma perilaku, tenggat waktu untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Persiapan, organisasi dan pelaksanaan pertemuan bisnis

Agar rapat efektif, perlu mempertimbangkan dengan cermat poin-poin utamanya: tujuan rapat, tugas utama, tahapan acara. Hanya dalam kondisi seperti itu manfaat pertemuan dapat diperoleh.

Sayangnya, banyak dari mereka diadakan hanya karena sudah menjadi kebiasaan di lingkungan bisnis. Rapat rutin dan rapat di awal minggu dengan manajemen sudah menjadi hal yang lumrah dan tidak berarti di banyak perusahaan.

Namun, perusahaan besar yang berusaha untuk mengembangkan dan memenangkan pangsa pasar yang besar mendekati masalah ini dengan sangat teliti:

• ditetapkan daftar peserta rapat;
• untuk waktu yang lama, agendanya sedang dikembangkan, di mana penyesuaian dilakukan dari waktu ke waktu;
• prioritas tetap tugas strategis, di mana kepala divisi bertanggung jawab.

Tahapan dan teknologi melakukan pertemuan bisnis

Setiap pertemuan memiliki dua tahap utama: persiapan dan pelaksanaan langsung.

Pada tahap pertama, relevansi acara ditentukan, tujuan dan sasarannya ditetapkan, daftar peserta dibentuk, laporan dan presentasi disiapkan sesuai dengan agenda.

Yang kedua - langsung sesuai dengan agenda yang ada, isu-isu diliput di mana semua yang hadir bisa ambil bagian. Sebagai aturan, manajemen perusahaan adalah ketua rapat dan mengatur nada untuk itu, memberikan hak untuk berbicara, dan mengakhiri diskusi jika telah melampaui kerangka diskusi yang konstruktif.

Selain tahap utama, pertemuan dapat mencakup tahap pengambilan keputusan jika melibatkan solusi dari suatu masalah. Hal ini dapat dilakukan dengan diskusi atau voting.

Contoh rencana pertemuan bisnis

Dengan rencana rapat yang terperinci di tangan, Anda dapat dengan yakin mengetahui bahwa itu akan efektif.

Rencana semacam itu mungkin termasuk:

• pidato sambutan kepala - menyimpulkan hasil untuk waktu tertentu (kuartal, bulan, minggu);
• cakupan masalah, pembenaran relevansinya bagi perusahaan;
• mengatur sesi brainstorming untuk memecahkannya;
• penilaian semua opsi yang tersedia;
• akumulasi pilihan untuk memecahkan masalah;
• pemungutan suara atau opsi lain untuk membuat keputusan tentang penggunaan alat pemecahan masalah tertentu;
• penentuan batas-batas pemecahan masalah: istilah, orang yang bertanggung jawab, metode.

Selama pertemuan, penting untuk mencatat poin-poin utamanya agar dapat kembali ke masalah tertentu dan mempertimbangkannya secara lebih rinci.

Pertemuan bisnis di pameran dan kongres Expocentre

Salah satu cara efektif untuk mempromosikan produk adalah dengan mengadakan pertemuan bisnis dalam rangka pameran dan kongres yang diadakan di Expocentre Fairgrounds. Pertemuan bisnis format ini agak berbeda dari yang lain. Jika pada pertemuan rutin tim manajemen dari satu perusahaan berkumpul, maka selama pameran, setiap produsen memiliki kesempatan unik untuk menyelesaikan masalah perusahaan secara komprehensif dan mengundang semua pemasok dan distributor produk.

Kamar yang dilengkapi secara khusus untuk negosiasi bisnis, aula kongres di Expocentre Fairgrounds dirancang untuk jumlah orang yang berbeda. Oleh karena itu, tidak ada masalah dengan akomodasi semua peserta. Dengan menggunakan sistem MatchMaking, Anda dapat mengatur waktu pertemuan terlebih dahulu. Teknik presentasi akan membuat pertemuan lebih intens dan lengkap.

1. Rapat sebagai bentuk kerja manajerial

Rapat adalah salah satu bentuk kerja manajerial pemimpin dan merupakan salah satu metode yang paling umum untuk mendiskusikan dan memecahkan masalah, serta cara terbaik untuk membuat keputusan kolektif. Selain itu, pertemuan dinas merupakan salah satu bentuk berkumpulnya orang-orang di dalamnya, selain fungsi profesional, sejumlah fungsi sosial dilaksanakan sampai tingkat tertentu, sebagian besar mengatur karakteristik budaya organisasi dan memantapkan bentuk interaksi. antar karyawan. Oleh karena itu, bukanlah suatu kebetulan bahwa justru atas dasar kemampuan untuk secara kompeten mengorganisir dan mengadakan pertemuan dinas, kompetensi profesional seorang manajer sering dinilai. Pertama, mari kita lihat lebih dekat fungsi profesional dan sosial dari sebuah rapat.

Fungsi rapat.

Fungsi pertemuan profesional... Ada empat fungsi utama (pelayanan) profesional dari pertemuan, yang dapat dilaksanakan baik secara terpisah atau semua dalam satu pertemuan.

1. Fungsi referensi dan informasi. Fungsi ini dapat diwakili oleh pertanyaan "Bagaimana keadaannya?" atau "Apa masalahnya?" Pelaksanaan fungsi ini dilakukan selama laporan keadaan atau deskripsi situasi yang telah muncul agar kelompok tetap mendapat informasi tentang keadaan proyek saat ini yang menjadi tanggung jawabnya, serta selama laporan proyek yang telah diselesaikan untuk memberikan penilaian kolektif dan melihat pelajaran mana yang dapat diambil untuk masa depan.

3. Fungsi afirmatif (legislatif). Aktivitas organisasi yang efektif melibatkan pengenalan dan modifikasi program dan rencana, sistem aturan, praktik standar dan prosedur, dalam kerangka kerja dan melalui mana aktivitas organisasi dilakukan. Isu-isu yang terkait dengan adopsi dan persetujuan dokumen-dokumen ini adalah subjek pertemuan. Salah satu syarat untuk efektifitas adalah wajib mendengarkan pendapat calon pelaksana dan mereka yang mungkin terpengaruh oleh perubahan, diskusi tentang masalah yang diidentifikasi dan pengambilan keputusan bersama. Jika terjadi perbedaan pendapat yang signifikan, sangat berbahaya untuk mengakhiri diskusi dan menyelesaikan masalah dengan perintah. Pada saat yang sama, perlu dipahami bahwa Anda tidak boleh mengharapkan orang untuk membuat keputusan cepat tentang masalah kompleks yang terkait dengan perubahan struktur organisasi dan budaya organisasi yang biasa mereka gunakan. Oleh karena itu, yang terbaik adalah membiarkan poin-poin ini terbuka untuk diskusi dan konsultasi lebih lanjut. Pada tingkat apa pun perubahan ini terjadi, itu harus dihormati oleh para pemimpin semua kelompok yang bersangkutan.

4. Fungsi distribusi tanggung jawab. Membuat keputusan berwawasan ke depan melibatkan penetapan tanggung jawab. Dengan kata lain, setelah menyelesaikan pertanyaan "Apa dan bagaimana yang akan kita lakukan?" muncul pertanyaan yang masuk akal "Siapa sebenarnya dan apa yang akan dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab untuk itu?" Tanggung jawab dan tanggung jawab untuk menyelesaikan setiap komponen tugas harus diberikan. Jika dalam fungsi kedua para peserta menyumbangkan pengetahuan dan ide-ide mereka, maka di sini adalah tanggung jawab mereka untuk pelaksanaan rencana tersebut. Salah satu syarat efisiensi adalah dedikasi dan kemampuan pelaku dalam menyelesaikan tugas yang diberikan. Tentu saja, manajer dapat melakukan fungsi yang dijelaskan di atas secara mandiri dan tanpa rapat umum: mendengarkan laporan; menawarkan solusi Anda sendiri; secara individu menginstruksikan para pemain dan mencatat tanggung jawab mereka, namun, untuk sejumlah alasan, pertemuan lebih diinginkan. Pertama, memungkinkan individu untuk bekerja sama menemukan cara terbaik untuk mencapai suatu tujuan. Kedua, setiap anggota kelompok memiliki kesempatan untuk memahami bagaimana tugas yang diberikan kepadanya berkaitan dengan tugas orang lain dan dengan pencapaian tujuan bersama. Dan bahkan jika pertemuan tersebut membahas implementasi keputusan yang dibuat di tingkat yang lebih tinggi, penting untuk mendapatkan dukungan dari kelompok dan pelaksana. Fakta bahwa kelompok memiliki kesempatan untuk mendiskusikan opsi yang memungkinkan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan dan secara mandiri mengembangkan rencana tindakan yang terperinci dapat menjadi faktor penentu dalam memastikan efektivitas kegiatan mereka. Selain fungsi resmi langsung, pertemuan juga melakukan fungsi sosial yang penting. Seseorang pada dasarnya sosial, dan dia memiliki kebutuhan untuk bergabung dengan masyarakat referensi melalui menghadiri pertemuan formal dan informal. Dan jika tim organisasi tidak mengadakan rapat dalam berbagai bentuknya, maka keterikatan seseorang terhadap tim ini melemah, budaya organisasi melemah, yang pada akhirnya berdampak buruk pada efektivitas kegiatan bersama. Rapat adalah kasus khusus dari sebuah pertemuan, sehingga berguna untuk mempertimbangkan fungsi sosial umum dari pertemuan yang berbeda.

Fungsi sosial rapat (rapat). Ada enam fungsi sosial utama dari pertemuan sebagai berkumpulnya orang-orang:

1. Integrasi. Rapat adalah sarana paling sederhana dan paling mendasar untuk membentuk suatu kelompok, perkumpulan, tim. Yang hadir adalah miliknya, yang tidak hadir bukan miliknya. Setiap orang dapat melihat sekeliling, melihat semua anggota kelompok dan merasakannya secara keseluruhan dan diri mereka sendiri sebagai bagian darinya.

2. Formatif. Pertemuan adalah tempat dibentuknya bidang kelompok umum. Dalam pertemuan tersebut kelompok membentuk, memeriksa, mengubah, memperbaharui norma kelompok, aturan, nilai dan segala sesuatu yang dipahaminya sebagai sebuah kelompok. Setiap kelompok menciptakan dana sendiri dari pengetahuan umum, pengalaman, pandangan, pertunjukan dari cerita rakyat. Tetapi dana ini hanya terdiri dari apa yang telah dialami atau didiskusikan individu sebagai kelompok - yaitu, dari apa yang diketahui semua orang. Dana bersama semacam itu tidak hanya membantu anggota kelompok untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih bermakna, tetapi juga secara signifikan meningkatkan kecepatan dan efisiensi semua jenis komunikasi di antara mereka. Berkomunikasi dengan "teman", Anda tidak dapat menguraikan beberapa informasi yang harus dijelaskan kepada orang asing. Tetapi dana ini terus-menerus membutuhkan pembaruan dan pengisian yang konstan. Dengan demikian, pertukaran informasi dan gagasan yang bermakna dalam pertemuan yang diperoleh anggota secara mandiri atau dalam kelompok kecil sejak pertemuan terakhir merupakan faktor penting dalam memperkuat kelompok.

3. Bertujuan. Pertemuan membantu setiap individu memahami tujuan kolektif dan bagaimana dia, pekerjaannya, dan pekerjaan orang lain dapat berkontribusi pada keberhasilan kelompok.

4. Afirmatif. Rapat mewajibkan semua yang hadir untuk memenuhi keputusan yang dibuat di dalamnya dan berjuang untuk tujuan yang ditetapkan di dalamnya. Begitu rapat telah memutuskan, bahkan jika seseorang pada awalnya menentang, maka keanggotaannya dalam kelompok mensyaratkan kewajiban untuk menyetujui keputusan tersebut. Alternatifnya adalah keluar dari grup. Biasanya, penolakan keputusan dalam suatu organisasi terdiri dari satu bagian dari ketidaksetujuan nyata dan sembilan bagian ketidakpuasan karena tidak berkonsultasi sebelum membuat keputusan. Bagi kebanyakan orang, mengenai isu-isu kontroversial, cukup mengetahui bahwa sudut pandang mereka telah didengarkan dan diperhitungkan. Mereka mungkin menyesal bahwa kelompok itu tidak mengikuti saran mereka, tetapi menerima hasilnya.

5. Konsolidasi kepemimpinan. Dalam sebuah organisasi, rapat adalah salah satu dari sedikit tempat di mana sebuah tim atau kelompok benar-benar ada dan bekerja sebagai sebuah kelompok, dan manajer, bos atau direktur benar-benar dianggap sebagai pemimpin tim, dan bukan sebagai pejabat, kepada siapa bawahan laporan. Rapat adalah salah satu dari sedikit situasi di mana pemimpin benar-benar dianggap sebagai pemimpin tim, dan bukan hanya sebagai karyawan yang menjalankan fungsi pekerjaan.

6. Status pertarungan. Pertemuan adalah arena dimana perebutan status berlangsung. Jangan berpikir bahwa orang tidak atau seharusnya tidak peduli dengan posisi mereka dalam hubungannya dengan anggota kelompok lainnya. Ini adalah salah satu komponen sifat manusia, dan Anda harus menerimanya. Karena pertemuan seringkali merupakan satu-satunya tempat di mana orang dapat mengetahui posisi relatif mereka dalam kelompok, fungsi arena tidak dapat dihindari. Rapat kantor merupakan salah satu bentuk berkumpulnya orang-orang, dan fungsi-fungsi sosial yang dipaparkan di atas tentu saja terimplementasi di dalamnya, meski dalam kadar yang berbeda.

1.1 Peran rapat dalam proses manajemen

Rapat kerja adalah salah satu alat utama yang digunakan organisasi untuk mengembangkan keputusan manajemen dan memantau implementasinya.

Rapat kerja:

memperbaiki keberadaan situasi masalah;

mempertimbangkan prakiraan jangka pendek, menengah dan panjang dari perkembangan situasi secara umum dan dalam aspek terpenting bagi Organisasi (proyeksi);

menentukan tingkat ancaman terhadap Organisasi dan kemungkinan solusi alternatif untuk masalah;

menentukan ketersediaan sumber daya yang diperlukan untuk memecahkan masalah, dan opsi yang memungkinkan untuk digunakan;

mendokumentasikan semua aspek yang diperlukan dari pelaksanaan keputusan yang dibuat olehnya (atau diterima dari manajemen Korporasi);

mendokumentasikan tanggung jawab pribadi untuk implementasi elemen individu (tahapan) dari keputusan yang diadopsi, dan juga menciptakan mekanisme untuk memantau implementasinya

Metode utama pengambilan keputusan dalam kelompok:

Kurangnya umpan balik - keputusan dibuat bukan atas dasar penilaian kritis terhadap opsi yang memungkinkan, tetapi pada saat alternatif ditemukan, di mana tidak ada reaksi negatif dari mereka yang hadir.

Aturan senioritas adalah keputusan untuk seluruh kelompok dibuat oleh yang tertua dari mereka yang hadir oleh posisi; efektivitas tergantung pada apakah ia menerima informasi yang cukup dan berhasil memotivasi peserta lainnya

Aturan minoritas - ada pemimpin non-mayoritas dalam kelompok (formal dan informal) yang, dengan menggunakan prosedur yang diadopsi dalam Organisasi, dapat memastikan bahwa keputusan yang mereka minati diambil

Aturan mayoritas - prosedur pemungutan suara digunakan untuk mengevaluasi alternatif; keputusan dianggap diadopsi jika mayoritas, ditentukan oleh prosedur yang diadopsi dalam Organisasi, dipilih (50% + 1, 67%, dll.); pendapat minoritas tidak diperhitungkan

Aturan konsensus - mirip dengan "Aturan Mayoritas", namun, itu mengandaikan pencapaian situasi seperti itu ketika semua perwakilan dari minoritas "yang kalah" siap untuk mendukung keputusan yang diadopsi.

Teknik yang digunakan oleh pemimpin untuk memperkuat kohesi kelompok:

Terapkan metode memberi penghargaan kepada anggota tim mereka yang memberikan hadiah maksimal untuk hasil yang dicapai secara kolektif

Menggunakan metode pengambilan keputusan berdasarkan informasi sebanyak mungkin dari anggota tim mereka, keterbukaan diskusi, kolegialitas (dari Aturan Konsensus ke Aturan Kebulatan suara)

Mengambil (secara rahasia) langkah-langkah untuk meningkatkan persaingan tim Anda dengan kelompok lain (tim)

Mengambil langkah-langkah (secara rahasia) untuk meningkatkan isolasi komunikasi dan informasi anggota tim mereka dari tim lain

Jika memungkinkan, kurangi ukuran tim Anda dengan menolak "pembangkang" (meningkatkan tingkat "homogenitas")

Teknik yang digunakan oleh seorang pemimpin untuk melemahkan kohesi kelompok:

Perluas penggunaan metode insentif yang memaksimalkan imbalan untuk hasil pribadi, berdasarkan kinerja individu

Memperluas penerapan metode pengambilan keputusan berdasarkan informasi seminimal mungkin, penggunaan prosedur formal (aturan mayoritas)

Mengambil tindakan (secara rahasia) untuk menciptakan perselisihan dalam kelompok dan mengurangi persaingan antarkelompok

Mengambil (secara rahasia) langkah-langkah untuk meningkatkan transparansi kelompok dan meningkatkan kompetisi intra-grup

Jika memungkinkan, tingkatkan ukuran grup dengan menarik "pembangkang" (meningkatkan tingkat "heterogenitas")

I.V. Topchieva, Ph.D., Assoc. RSUH

• Rapat sebagai jenis kegiatan manajemen, sejarah dan klasifikasinya
• Mendokumentasikan persiapan berbagai jenis pertemuan: operasional, final, badan kolegial
• Dokumen hasil persiapan rapat

Proses manajemen di semua tingkatan menjadi semakin kompleks dan kompleks. Tugasnya tidak dapat diselesaikan tanpa keterlibatan banyak spesialis. Ini adalah pertemuan yang memungkinkan kita untuk mempertimbangkan tugas-tugas yang memerlukan pertukaran pandangan dan informasi tentang isu-isu yang muncul dengan partisipasi manajer dan pelaksana.
Rapat dianggap sebagai jenis kegiatan manajemen ketika sejumlah peserta berkumpul pada waktu tertentu di tempat yang telah disepakati sebelumnya untuk membahas dan membuat keputusan tentang masalah yang diangkat sebelumnya.

Perlu dicatat bahwa istilah "pertemuan" telah digunakan selama lebih dari satu abad. Jadi, menurut Kamus Penjelasan Vladimir Dahl dari Bahasa Rusia Besar yang Hidup “untuk berkonsultasi dengan siapa tentang apa - untuk berkonsultasi, berdiskusi dan memutuskan, mencapai kesepakatan, setuju, mendengarkan pendapat tentang sesuatu yang lain, setuju bersama, bernegosiasi.

Pada hal-hal penting, para penguasa berunding dengan orang-orang yang dipercaya, serta orang-orang terpilih. Rapat - tindakan pada kata kerja untuk berkonsultasi - pertemuan, pertemuan, kongres, pertemuan bersyarat untuk nasihat atau negosiasi tentang sesuatu. Konselor - peserta dalam rapat, dalam dewan.

Tempat musyawarah, kehadiran di mana setiap anggota memiliki suara penasehat dan masalah diputuskan dengan suara mayoritas. Diketahui bahwa pada awal abad ke-20. Di Kekaisaran Rusia, perhatian besar diberikan pada pertemuan sebagai jenis kegiatan manajemen, harapan besar disematkan pada mereka.

Maka, selama tahun 1905, karena memburuknya situasi politik internal negara, pemerintah membuat beberapa rancangan peraturan tentang pemilihan Duma Negara. Kaisar Nicholas II 18 Februari 1905 mengeluarkan reskrip yang ditujukan kepada Menteri Dalam Negeri A.G. Bulygin, yang menginstruksikan untuk membuat pertemuan khusus untuk mengembangkan dasar-dasar sistem pemilihan "Duma". Rapat khusus menyelesaikan tugasnya pada bulan Mei tahun yang sama dan membentuk, sesuai dengan tugasnya, landasan konseptual dari aturan dan prosedur pemilihan. Hasil utama pertemuan itu adalah kesimpulan bahwa perlu untuk membuat badan perwakilan terpilih di mana para wakil yang dipilih oleh penduduk akan duduk.

Rancangan undang-undang yang diusulkan oleh Rapat Khusus dibahas di Dewan Menteri, setelah itu diajukan ke Dewan Negara. Namun, pembahasan terakhir tentang sistem pemilihan itu diangkat dalam Rapat Khusus yang diketuai Kaisar Nicholas II. Pertemuan itu diadakan dari 19 hingga 26 Juli 1905. di Peterhof, oleh karena itu ia menerima nama Konferensi Peterhof, di mana tindakan hukum disetujui yang menentukan status hukum Duma Negara, kekuasaannya dan sistem pemilihannya.

Kemudian, pada musim gugur tahun yang sama, dipimpin oleh D.M. Selsky, sebuah pertemuan khusus diadakan, yang pembentukannya pada 28 Oktober 1905. disetujui oleh Kaisar Nicholas II.
Tugas utama Pertemuan itu adalah mengembangkan reformasi Dewan Negara. Hasil kerja Musyawarah Desa adalah “Rancangan Perubahan dan Pengisian Lembaga Dewan Negara”.

Dengan partisipasi Kaisar Nicholas II dari 14 hingga 16 Februari 1906. Di Tsarskoye Selo, pertemuan khusus diadakan untuk mengembangkan versi final dari proyek yang dikembangkan, tetapi pertemuan Tsarskoye Selo tidak membuat perubahan signifikan pada draf yang diajukan. Pada pertemuan tersebut, diputuskan bahwa ketua Dewan Negara akan memiliki hak untuk secara independen memutuskan penerimaan publik ke dalam pertemuan Dewan.

Reformasi Dewan Negara sebagian besar disebabkan oleh pembentukan badan baru - Duma Negara, jadi masalah utamanya adalah sebagai berikut:

• Hak Dewan Negara dan Duma Negara
• Perubahan komposisi Dewan
• Prosedur untuk pelaksanaan urusan di Dewan Negara.

Demikian pertemuan-pertemuan khusus tahun 1905-1906. memecahkan masalah yang paling penting dari administrasi publik. Mereka berkumpul atas inisiatif pemerintah dengan partisipasi Kaisar Rusia dan menyatakan, pertama-tama, kepentingan kelas penguasa.

Namun, bentuk penyelesaian masalah kompleks seperti pertemuan pada awal abad kedua puluh digunakan oleh lawan-lawan mereka dalam perjuangan kelas, yaitu. Bolshevik.
Jadi 30 Juli-1 Agustus (12-14 Agustus) 1904. sebuah konferensi 22 Bolshevik diadakan di dekat Jenewa. Pertemuan inilah yang menandai awal dari penyatuan komite dan organisasi partai yang berdiri di atas platform Leninis.

Pada tanggal 8-17 Juni (21-30), 1909, sebuah pertemuan edisi Proletar yang diperluas diadakan di Paris, yang pesertanya adalah 9 anggota Pusat Bolshevik, 3 perwakilan dari Rusia dan organisasi partai, NK Krupskaya, sebuah anggota Duma NG Negara ketiga ... Poletaev, dll.

Di tempat yang sama, di Paris pada 14-17 (27-30) Desember 1911. pertemuan kelompok Bolshevik asing diadakan dengan tujuan menggalang kekuatan Bolshevik di luar negeri, serta memberikan dukungan kepada Komisi Penyelenggara Rusia (ROK), yang menyelenggarakan Konferensi Semua Partai VI. (Ibid, tahun 210).

Daftar pertemuan partai Bolshevik di Paris, Jenewa dan kota-kota lain dapat dilanjutkan.

Praktek mengadakan pertemuan partai di tingkat tertinggi digunakan oleh para pengikut dan penerus Bolshevik - komunis.

Jadi, di Moskow, pertemuan perwakilan partai komunis dan pekerja diadakan pada tahun 1957, 1960, 1969. Pertemuan-pertemuan ini merupakan bentuk ikatan organisasi antara partai-partai komunis yang meluas setelah pembubaran Komunis Internasional pada akhir 1950-an.

Selain Moskow, orang-orang yang berpikiran sama bertemu terutama di Brussel.

Dari 1 hingga 3 Juni 1965 pertemuan 19 partai komunis dan pekerja dari negara-negara kapitalis Eropa diadakan di Brussel
Agak lebih awal, 1-2 April 1959. di Brussel, pertemuan perwakilan partai komunis negara-negara anggota Komunitas Batubara dan Baja Eropa (ECSC) diadakan (hal. 216).

Salah satu pertemuan paling penting di abad kedua puluh. mempertimbangkan Konferensi Keamanan dan Kerjasama di Eropa, yang berlangsung dalam beberapa tahap.

Tahap 2 - 18 September 1973 - 21 Juli 1975 di Jenewa. Pekerjaan itu dilakukan dalam putaran 3 hingga 6 bulan di tingkat delegasi dan ahli yang dinominasikan oleh Negara-negara peserta.

Tahap 3 - 30 Juli-1 Agustus 1975 di Helsinki pada tingkat pemimpin politik dan negara tertinggi dari negara-negara yang berpartisipasi dalam Konferensi, memimpin delegasi nasional.

Tindakan terakhir dari Konferensi Keamanan dan Kerjasama di Eropa terdiri dari kesepakatan yang disepakati pada semua item agenda.
Demikian sejarah singkat pertemuan sebagai bentuk pengambilan keputusan secara kolegial.

Formulir ini telah menemukan aplikasi luas dalam praktik manajemen bisnis Rusia pasca-Soviet.

Rapat adalah salah satu kegiatan manajemen yang paling mahal. banyak karyawan berpartisipasi di dalamnya, spesialis, ahli, konsultan, dll terlibat.

Itulah sebabnya mengapa studi, diskusi, analisis, masalah yang paling kompleks, penting dan membutuhkan hati-hati dibawa ke pertemuan:

• Memecahkan masalah bisnis yang paling penting;
• Membuat keputusan yang bertanggung jawab, terutama di bidang kegiatan organisasi, hukum dan material dan keuangan.

Klasifikasi rapat

Pertemuan berbeda satu sama lain dan dibagi menjadi beberapa kelompok. Dalam kegiatan manajemen modern, klasifikasi pertemuan berikut ini paling umum:

• Tergantung pada topik masalah yang dibahas:
• Administratif;
• Keuangan;
• manajemen personalia;
• Tergantung pada tujuan pertemuan:
• Bisnis;
• Produksi (operasional, pengiriman);
• Edukatif;
• informasional;
• Konsultasi;
• Rapat kelompok kerja, komisi, komite;
• Terakhir;

Mari kita pertimbangkan secara lebih rinci masing-masing hal di atas.

Bisnis rapat diadakan untuk mengambil keputusan. Mereka memiliki agenda, peserta berbagi informasi, mendiskusikan item agenda, menilai keadaan, membuat keputusan tentangnya, dan menetapkan tanggung jawab.

Produksi(operasional, pengiriman) pertemuan diadakan untuk mendapatkan informasi tentang situasi saat ini, mengklarifikasi masalah yang muncul, mendengar laporan tentang pekerjaan yang dilakukan, sesuai dengan hasil pengendalian eksekusi dokumen, untuk menyelesaikan situasi manajemen konflik.

Informasi rapat diadakan untuk menyampaikan informasi ke tingkat organisasi yang lebih rendah. Misalnya, pada pertemuan pendahuluan yang ditujukan untuk sertifikasi atau lisensi berikutnya dari lembaga pendidikan, informasi diberikan tentang tujuan, metode persiapan acara, serta bentuk komunikasi dalam organisasi itu sendiri dan karyawan dengan anggota lisensi. Komisi.

instruksional pertemuan diadakan untuk memberi pengarahan singkat kepada staf tentang pekerjaan yang akan datang, pembagian wewenang dan tanggung jawab. Sebagai aturan, pertemuan semacam itu diselenggarakan ketika perlu untuk memberi tahu pelaksana tentang keputusan otoritas yang lebih tinggi, otoritas (Kementerian, Departemen, Manajemen Holding, otoritas Federal, dll.), Yang telah mengambil keputusan.

Pada pertemuan pengarahan, karyawan organisasi hanya perlu diberitahu apa yang dibutuhkan karyawan, apa yang diharapkan dari mereka dan menjelaskan kepada mereka peran mereka dalam menyelesaikan tugas dan tugas yang dirumuskan oleh otoritas yang lebih tinggi.

Keputusan badan-badan ini, sebagai suatu peraturan, tidak dapat didiskusikan, tetapi merupakan panduan untuk bertindak, namun, alasan dan konsekuensi dari keputusan harus dikomunikasikan kepada staf dan dijelaskan kepadanya.

Konsultasi pertemuan terutama berkaitan dengan mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan. Misalnya, mereka dilakukan dengan pemasok, karyawan organisasi, konsumen produk atau layanan untuk "berbicara" dengan orang dan mendapatkan informasi yang diperlukan dari mereka.

Rapat komisi, komite, kelompok kerja diselenggarakan untuk merencanakan tindakan bersama secara rinci. Kelompok kerja menyatukan perwakilan layanan dan departemen dari berbagai tingkat manajemen dari satu organisasi. Pertemuan-pertemuan tersebut dihadiri oleh peserta yang setara untuk menyampaikan ide, usul, pendapat, misalnya tentang persiapan dan penyelenggaraan suatu acara besar.

Akhir rapat, sesuai dengan namanya, merangkum keberhasilan yang dicapai organisasi secara keseluruhan, unit strukturalnya, atau karyawan individu.

• Tergantung pada frekuensi pertemuan:
• Pertemuan ad hoc - meja bundar, konferensi;
• Pertemuan sistematis - pertemuan badan-badan kolegial;
• Pertemuan penutup - di akhir periode kegiatan;
• Mingguan, pertemuan perencanaan harian tentang masalah operasional.
• Tergantung pada komposisi peserta:
• Internasional;
• Semua-Rusia;
• daerah, daerah;
• Intra institusi.
• Tergantung pada lamanya pertemuan:
• multi-hari;
• Satu hari;
• Beberapa jam;
• Tidak lebih dari setengah jam atau satu jam.

Rapat juga dapat dijadwalkan atau tidak dijadwalkan.
Rapat adalah salah satu elemen terpenting dari budaya organisasi, yang dianggap penting untuk dikuasai oleh setiap pemimpin. Asisten (sekretaris) kepala sangat membantu dalam mempersiapkan dan mengadakan pertemuan.
Mengingat proses mempersiapkan berbagai jenis pertemuan memiliki karakteristiknya sendiri, kami akan mempertimbangkan 3 jenis utama pertemuan:

• operasional
• Pelaporan (Akhir)
• Badan perguruan tinggi.

Terlepas dari jenis (jenis) pertemuan, dalam proses mempersiapkannya, dokumen dibentuk, yang akan kami beri perhatian khusus.
Persiapan berbagai jenis pertemuan
Rapat operasional

Rapat operasional disebut, dalam praktiknya, rapat perencanaan, pengarahan, rapat lima menit.
Isu-isu utama yang dibahas pada pertemuan-pertemuan tersebut:

• Diskusi dan pengambilan keputusan tentang isu-isu kegiatan saat ini, dengan mempertimbangkan pendapat para peserta;
• Pertukaran pandangan dan pengaturan tugas untuk kegiatan saat ini, koordinasi kerja;
• Memeriksa instruksi dari pertemuan sebelumnya;
• Informasi tentang berita.

Dasar pelaksanaan rapat operasional adalah keputusan atau instruksi kepala.
Tempatnya, sebagai suatu peraturan, adalah kantor pusat.
Durasi dan frekuensi pertemuan tersebut adalah 1-1,5 jam seminggu sekali dan/atau 10-15 menit setiap hari.
Jadi, di institusi medis (terutama yang tipe stasioner), 5 menit dihabiskan setiap hari di dokter kepala.
Dalam industri yang terkait dengan rilis produk penting, mereka juga menghabiskan 5 menit dengan chief engineer atau chief technologist.
Di lembaga penelitian Akademi Ilmu Pengetahuan Rusia dan akademi "kecil", misalnya, Akademi Pendidikan Rusia, pertemuan semacam itu diadakan seminggu sekali di kantor direktur atau wakil. direktur karya ilmiah.
Pemberitahuan tambahan kepada pekerja tentang jenis pertemuan ini tidak diperlukan, karena peraturannya standar.
Peraturan- aturan yang mengatur urutan kegiatan apa pun (Aturan tata tertib rapat).
Dalam hal ini, peraturan menetapkan:
- hari di minggu ini,
- waktu,
- durasi pertemuan,
- lingkaran peserta.
Peserta rapat jenis ini adalah para ketua divisi struktural atau wakilnya, oleh karena itu semua divisi struktural memiliki perwakilannya dalam rapat.
Sangat penting untuk tidak menunda atau membatalkan pertemuan semacam itu, karena ini meningkatkan signifikansi acara ini. Karyawan harus menyadari bahwa rapat pasti akan berlangsung pada hari dan waktu yang ditentukan.
Persiapan langsung untuk pertemuan mencakup langkah-langkah berikut, yang didokumentasikan:

• Pengembangan rencana;
• Membuat catatan di buku catatan rapat;
• Pengumpulan dan analisis formulir kontrol pesanan;
• Memeriksa kesiapan tempat.

Mengembangkan rencana terdiri dari kenyataan bahwa sekretaris, bersama dengan pemimpin, menyusun rencana, yang memperbaiki masalah utama yang akan dibahas.

Buku catatan rapat Seperti namanya, itu ada untuk menuliskan masalah yang akan dibahas pada pertemuan sepanjang minggu. Ini menyederhanakan persiapan pertemuan.

Pengumpulan dan analisis formulir kontrol pesanan apakah itu setengah jam atau satu jam sebelum rapat, ketua, bersama sekretaris, meninjau catatan sebelumnya pertemuan, milik mereka entri untuk minggu ini, menyesuaikan rencana pertemuan.

Peserta rapat mempersiapkan rapat dengan menyelesaikan formulir yang diperlukan dan laporan... Satu atau dua hari sebelum rapat, sekretaris memeriksa apakah semua tugas telah selesai, mentransfer hasil cek kepada kepala atau dirinya sendiri. menganalisis pekerjaan secara tertulis.

Pelaporan (wrap-up) pertemuan.

Tugas utama diselesaikan pada pertemuan tersebut:

• Penyelesaian proyek (termasuk hasil keuangan kegiatan), merangkum hasil kerja organisasi untuk periode tertentu (kuartal, tahun);
• Mendengar laporan dari manajer tentang pekerjaan yang dilakukan;
• Menetapkan tugas untuk periode baru dan menyetujui rencana kerja.

Untuk jenis pertemuan ini, dasar wajib adalah dokumen administratif - memesan kepala kegiatan utama pada organisasi pertemuan dan pembentukan aparat sementara (kelompok kerja) dari beberapa karyawan di bawah kepemimpinan seorang yang bertanggung jawab dari antara asisten kepala.

Tempat pertemuan tahunan adalah ruang konferensi atau ruang pertemuan.

Durasi dan frekuensi pertemuan pelaporan adalah 1,5-2,5 jam pada setiap awal periode pelaporan (sebulan sekali atau triwulan). Seringkali, dua pertemuan diadakan: satu melaporkan, yang lain sesuai dengan rencana.

Sekretaris akan memberi tahu peserta tentang tanggal, waktu, durasi dan agenda rapat seminggu sebelum rapat.
Pemberitahuan dapat dilakukan dengan dua cara:

• Ditulis dengan parsel undangan (pemberitahuan);
• Secara lisan melalui telepon.

Jika semua peserta rapat adalah karyawan dari organisasi yang sama, cukup diberitahukan oleh sekretaris melalui telepon.
Cara umum untuk mengundang rapat adalah pesan telepon... Mereka digunakan, sebagai suatu peraturan, untuk mengundang karyawan organisasi bawahan. Teks pesan telepon dibuat dalam satu salinan dan disetujui oleh kepala.
Jika karyawan dari organisasi lain diundang untuk berpartisipasi dalam rapat, surat undangan dibuat.
Surat seperti itu menunjukkan:

• Siapa yang menjadi tuan rumah pertemuan;
• Masalah untuk diskusi;
• Waktu (tanggal dan jam);
• Lokasi.

Semua ini ditunjukkan tanpa gagal. Selain itu, berikut ini dapat ditunjukkan:

• Penyediaan hotel, biayanya;
• Kebutuhan untuk mengkonfirmasi partisipasi.

Jika paket tidak diharapkan undangan ulang Setelah konfirmasi kehadiran, surat undangan pertama akan memberikan alamat lengkap tempat pertemuan dengan perincian tentang cara melakukan perjalanan dan melewatinya. Seringkali, diagram grafis dibuat yang sangat menyederhanakan pencarian.
Jika direncanakan untuk mengirim undangan berulang kepada orang-orang yang telah mengkonfirmasi partisipasi mereka, maka informasi di atas tentang alamat lengkap akan ditunjukkan dalam undangan berulang.
Sekretaris bertanggung jawab mengumpulkan dan mengirimkan dokumen untuk dipelajari kepada peserta rapat. Dalam hal ini, dokumen studi harus sudah sampai kepada peserta selambat-lambatnya 1 hari sebelum rapat.
Persiapan langsung untuk pertemuan meliputi langkah-langkah berikut:

• menggambar rencana dan agenda;
• Koleksi bahan dari divisi struktural;
• Fungsi teknis dan layanan.

Rapat badan kolegial.

Pertanyaan utama yang diangkat pada jenis pertemuan ini:

• Pembahasan hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan arah kegiatan;
• Pengenalan hasil kegiatan organisasi;
• Pertanyaan terkait dengan isi Piagam atau dokumen lainnya.

Dasar diadakannya rapat badan kolegial adalah peraturan Piagam.
Keputusan ketua untuk mengadakan rapat badan kolegial dibuat berdasarkan pesanan dengan mengacu pada dokumen organisasi (Piagam, Peraturan).
Tempat acara adalah ruang pertemuan organisasi.
Durasi dan frekuensi pertemuan jenis ini adalah 1-2 kali dalam setahun atau sesuai dengan Dokumen konstituen... Durasinya beberapa jam.
Perkembangan Jadwal acara dilakukan oleh kepala.
Lingkaran peserta ditentukan terlebih dahulu oleh daftar pertemuan sebelumnya.
Jadi, dokumen pertama, yang dikompilasi - agenda pertemuan.
Daftar Peserta- dia dokumen kedua untuk mempersiapkan. Hanya mereka yang tidak dapat ditiadakan yang harus diundang ke semua jenis pertemuan:

• Karyawan yang terkena dampak langsung dari masalah yang sedang dipertimbangkan;
• Pelaksana keputusan;
• Karyawan dengan pengetahuan atau pengalaman khusus dalam memecahkan masalah serupa.

Untuk organisasi kerja yang jelas, perlu untuk menyusun daftar berbentuk, yang berisi semua informasi selanjutnya yang diperlukan untuk mengontrol kemajuan tidak hanya persiapan, tetapi juga penyelenggaraan rapat:

• Nama lengkap;
• Organisasi macam apa yang diwakilinya dan posisi di dalamnya;
• Tanggal dan cara pengiriman undangan;
• Konfirmasi penerimaan undangan (tanggal);
• Persetujuan untuk mengambil bagian dalam pekerjaan (Ya / Tidak);
• Apakah dia berniat untuk berbicara (Topik pidato);
• Apakah perlu hotel;
• Apakah dia memerlukan tiket pulang pergi (pesawat, kereta api, tanggal, nomor penerbangan);
• Tiba di pertemuan.

Jika diperlukan daftar dapat dilengkapi dengan pertanyaan lain... Daftar seperti itu, direproduksi dalam jumlah salinan yang diperlukan, dapat digunakan dalam kasus-kasus berikut:

• Selama pendaftaran;
• Itu dapat diletakkan di atas meja presidium rapat, yang akan memungkinkan para penyaji mengarahkan diri mereka sendiri dalam organisasi langsung pekerjaan badan permusyawaratan;
• Digunakan untuk pekerjaan struktur ekonomi yang melayani peserta rapat.

Para peserta diberitahu oleh sekretaris: sebuah agenda dikirim 1-2 bulan sebelumnya, yang menunjukkan tempat dan waktu pertemuan. Atas arahan ketua, sekretaris juga bisa memasang iklan di media.
Untuk distribusi undangan yang cepat, metode transfer informasi modern paling sering digunakan: faks, email.
Sekretaris mengumpulkan bahan untuk persiapan pertemuan: dia mengumpulkan laporan atau abstrak semua pembicara.
Kepala adalah draft keputusan tentang masalah yang sedang dibahas atau draft dokumen akhir.
Kehadiran proyek memungkinkan Anda untuk mempelajari lebih dalam dokumen, membuat amandemennya, dan segera mendiskusikannya.
Selain itu, sekretaris harus meminta rancangan keputusan dari karyawan yang menyiapkan masalah dan mengatur pendaftaran mereka.
Semua dokumen yang diusulkan untuk rapat harus dikumpulkan setidaknya 48 jam sebelumnya dan disalin dan dikirim 24 jam sebelum rapat.
Baru-baru ini, laporan besar (pesan) praktis tidak dibacakan. Para peserta pertemuan memiliki teks (atau tesis) mereka dan, oleh karena itu, pembicara, dalam kerangka waktu yang terbatas, hanya menekankan ketentuan paling mendasar dari pidatonya.

Dengan demikian, proses mempersiapkan berbagai jenis pertemuan, terlepas dari tingkat kepentingan, skala, frekuensi, dan durasinya, melibatkan dokumentasi wajib dari tahap persiapan utama.

Dalam persiapan rapat operasional dokumen berikut dihasilkan:

• rencana;
• catatan dalam buku catatan rapat;
• bentuk pengendalian pesanan.

Dalam persiapan pertemuan penutup:

• memesan ketua kegiatan utama penyelenggaraan rapat dan pembentukan kelompok kerja;
• surat- undangan (pemberitahuan);
• pesan telepon;
• ulang surat- undangan (jika perlu);
• rencana dan agenda;
• bahan dari unit struktur berupa laporan dan rancangan rencana.

Dalam persiapan pertemuan kolegial:

• peraturan mengadakan pertemuan tersebut sesuai dengan Piagam;
• memesan kepala kegiatan utama dengan tautan ke dokumen organisasi ( Piagam, Posisi);
• Jadwal acara;
• Daftar Peserta dalam bentuk mapan tertentu;
• laporan atau abstrak semua pembicara;
• draf keputusan tentang masalah yang sedang dibahas atau draf dokumen akhir.

Melakukan (melayani) pertemuan

Prasyarat untuk mengadakan rapat adalah pendaftaran pesertanya.
Jika tamu diundang ke pertemuan, tanda-tanda tempat di lobi harus dipasang. Dalam beberapa kasus, pertemuan para tamu, terutama yang terhormat, diselenggarakan di pintu masuk.
Pendaftaran peserta biasanya dimulai 30 menit dan berakhir 5 menit sebelum acara dimulai.
Formulir pendaftaran bisa seperti gambar dibawah ini :

Formulir pendaftaran disesuaikan dengan sifat pertemuan. Dalam hal kuorum diperlukan, kolom berikut harus disediakan dalam formulir pendaftaran: "tanda tangan pribadi" dan "dekripsi tanda tangan".
Formulir pendaftaran diisi sebagian terlebih dahulu untuk memberikan tanda kedatangan selama proses pendaftaran.
Rapat harus dimulai tepat waktu. Dianjurkan untuk segera setuju dengan para peserta tentang aturan kerja bersama, yaitu menentukan aturan.
Peraturan- urutan rapat, yang dipatuhi secara ketat oleh para pesertanya setelah mereka menerimanya sebagai dasar organisasi rapat.
Elemen terpenting dari regulasi:

• waktu pertemuan dan elemen individualnya;
• prosedur pertemuan dasar;
• pertemuan pejabat.

Untuk menetapkan peraturan, Anda harus memutuskan:

• urutan pembahasan masalah yang diangkat dalam rapat;
• durasi pidato utama;
• durasi pidato selama diskusi;
• durasi pertemuan;
• durasi istirahat;
• tata cara pengambilan keputusan dalam pemungutan suara;
• waktu akhir pertemuan.

Petugas rapat diangkat terlebih dahulu atau ditentukan secara langsung dalam rapat dengan pemungutan suara atau dengan keputusan penyelenggara rapat.
Hasil terpenting dari pertemuan itu adalah hasil yang terdokumentasi:

• protokol;
• salinan;
• resolusi;
• larutan.

Dokumentasi rapat- rekaman proses pembahasan isu-isu dalam agenda.
Rekaman kemajuan rapat adalah:

• stenografi;
• rekaman suara;
• rekaman video;
• penebangan.

Dokumen yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rapat adalah risalah.
Protokol- dokumen organisasi dan administrasi yang berisi catatan yang konsisten tentang diskusi masalah dan pengambilan keputusan pada rapat, rapat, konferensi, rapat badan kolegial atau musyawarah.
Protokol mendokumentasikan kegiatan badan kolegial permanen, seperti kolegia badan federal, kementerian, komite, badan pemerintah kota, serta ilmuwan, teknis, dewan metodologi.
Rapat pemegang saham dan rapat direksi tunduk pada risalah wajib.
Saat mendaftarkan bank komersial, kamar dagang, dan lainnya, protokol diserahkan kepada otoritas negara untuk didaftarkan.
Protokol dibuat dan dilaksanakan untuk mendokumentasikan kegiatan badan kolegial:

• pertemuan;
• konferensi;
• pertemuan.

Protokol dapat dibuat atas dasar:

• transkrip pertemuan;
• rekaman suara pertemuan;
• draf catatan tulisan tangan yang memimpin selama rapat;
• bahan yang disiapkan untuk rapat (teks laporan, agenda, daftar peserta, pidato, referensi, rancangan keputusan, dll.).

Transkrip - pencatatan verbatim laporan, pidato dan pidato-pidato lainnya dalam rapat, rapat dan rapat badan-badan kolegial, yang dilakukan dengan metode steno. Setelah pertemuan, transkrip diuraikan, diperiksa terhadap rekaman suara dan disusun. Transkrip atau transkrip rapat dilakukan sebagian selama rapat itu sendiri atau segera setelah rapat. Waktu yang diberikan untuk penyusunan transkrip dan risalah rapat tidak boleh lebih dari 3-5 hari sejak rapat diadakan.
Jika rekaman suara dilakukan (pada tape recorder atau dictaphone), transkrip rekaman, penyusunan dan pelaksanaan protokol dilakukan. Kaset dengan rekaman suara disimpan, sebagai aturan, selama 2 minggu di unit yang menyediakan rekaman suara pertemuan, dan kemudian didemagnetisasi. Kali ini diperlukan untuk memperjelas teks protokol. Dengan keputusan ketua badan kolegial, rekaman rapat dapat dibuat untuk penyimpanan arsip jangka panjang.
Pentingnya protokol untuk kegiatan manajemen terletak pada kenyataan bahwa itu berisi:

• keputusan yang diambil;
• pemain;
• ketentuan pelaksanaan perintah dan tugas.

Protokol tersebut disusun dalam bentuk bentuk umum. Bentuknya meliputi:

• nama institusi - penulis;
• indikasi jenis dokumen - protokol;
• tanggal rapat;
• ruang;
• tempat pertemuan;
• cap persetujuan (dalam hal protokol harus disetujui);
• judul;
• teks;
• tanda tangan.

Tanggal risalah adalah tanggal rapat, bukan pelaksanaan atau penandatanganannya. Risalah biasanya dibuat beberapa hari setelah rapat. Jika berlangsung beberapa hari, maka tanggal protokol mencakup tanggal mulai dan tanggal berakhir, misalnya: 11-14.05.2012 atau 11-14 Mei 2012. Nomor (indeks pendaftaran) risalah adalah nomor urut rapat. Risalah diberi nomor dalam tahun kalender atau masa jabatan badan kolegial.
Judul teks, sebagai suatu peraturan, mencerminkan jenis pertemuan atau kegiatan kolegial dan konsisten dengan nama jenis dokumen dalam kasus genitif: Risalah (apa?) Dari pertemuan Dewan Akademik; pertemuan kolektif buruh; rapat kepala bagian struktural. Judul dicetak dengan huruf kapital dan dipisahkan dengan spasi 2-3 baris dari atribut "tempat kompilasi dokumen". Judul selalu ditempatkan di sebelah kiri di atas teks dokumen (seperti dalam semua dokumen lainnya).
Perhatian khusus harus diberikan pada teks protokol, yang dibagi menjadi dua bagian: pengantar dan bagian utama.
Bagian air menunjukkan:

• nama keluarga dan inisial pejabat ketua;
• nama keluarga dan inisial sekretaris;
• nama keluarga dan inisial mereka yang hadir;
• Jadwal acara.

Kata "ketua" mengawali berita acara, dicetak dua spasi setelah judul, langsung dari huruf kapital; setelah tanda hubung menunjukkan nama ketua, inisial. Kata "sekretaris" juga dibuat. (Misalnya - Ketua - N.N. Gusarov Sekretaris - Kasatkina L.S.). Saat melakukan rapat operasional, bagian protokol ini dihilangkan. Berikut ini adalah mereka yang hadir. Urutan pendaftarannya adalah sebagai berikut. Dalam risalah rapat badan kolegial tetap, anggota tetap yang hadir ditunjukkan menurut abjad tanpa jabatan. Setelah mereka, nama-nama undangan ditulis dengan indikasi posisi mereka.
Pada pertemuan dan sesi yang diperpanjang, di mana sejumlah besar undangan hadir, komposisi mereka ditunjukkan secara kuantitatif, dan daftar keluarga dilampirkan pada risalah, di mana entri yang sesuai dibuat dalam risalah itu sendiri. (Misalnya: Hadir: 55 orang (daftar terlampir)).
Pada rapat, konferensi, dan konvensi di mana keputusan mensyaratkan kuorum tertentu, bagian Kehadiran menunjukkan berapa banyak orang yang harus hadir dan berapa banyak yang menghadiri rapat.
Ini diikuti oleh agenda, yang berisi daftar masalah yang diajukan ke badan kolegial. Setiap pertanyaan diberi nomor dan dimulai dengan preposisi "O" ("Tentang"). Dalam beberapa hal misalnya pada saat pengambilan risalah rapat kolegium kementerian, komite, agenda dapat dilampirkan pada risalah tersebut. Kemudian tidak dicantumkan dalam teks berita acara, tetapi hanya dibuat catatan acuan: “Agenda rapat terlampir”.
Bagian kedua - yang utama, yang mencatat jalannya rapat, adalah teks utama dokumen, yang disusun sesuai dengan bagian yang sesuai dengan item agenda. Untuk setiap item, mungkin ada bagian seperti ini: MENDENGAR / BERBICARA / MEMUTUSKAN (DECIDED). Kata-kata ini ditulis dalam huruf kapital, masing-masing pada baris baru, diikuti dengan titik dua, sehingga secara visual memecah teks.
Kata DENGARKAN memulai bagian untuk setiap item agenda. Itu ditulis pada satu baris setelah nomor yang menunjukkan nomor urut pertanyaan.
Nama keluarga dan inisial pembicara dan mereka yang berbicara dalam debat ditunjukkan pada baris baru dari paragraf. Isi pidato disajikan dalam orang ketiga tunggal. Jika ada teks (atau abstrak) laporan dan pidato, mereka tidak dicatat dalam berita acara, tetapi setelah tanda hubung setelah nama pembicara atau pembicara ditunjukkan: "Teks laporan (pidato, pesan) dilampirkan ." Setelah setiap presentasi, jika ada, pertanyaan dan jawaban dicatat sesuai urutan penerimaannya.
Bagian terakhir dari bagian untuk setiap item dalam agenda adalah catatan keputusan yang diambil tentang masalah yang sedang dibahas. Keputusan dibuat secara kolektif, yang seringkali melibatkan pemungutan suara oleh para peserta. Namun, dalam praktik manajemen, hasil pemungutan suara biasanya tidak tercermin dalam protokol. Jika kebutuhan seperti itu muncul atau protokol dibuat di mana hasil pemungutan suara adalah wajib (misalnya, risalah rapat komisi pengesahan (kualifikasi) atau rapat umum pemegang saham), maka mereka ditunjukkan secara terpisah untuk setiap item. dari keputusan. Misalnya, "Dengan suara bulat" atau "Untuk - 44, melawan - 1, abstain - 10". Dalam teks protokol komisi sertifikasi, keputusan yang dibuat tentang pencalonan setiap karyawan dicatat.
Putusan yang berisi beberapa pertanyaan dibagi menjadi paragraf dan sub-paragraf, yang diberi nomor dengan angka Arab.
Bagian operasional dari keputusan, seperti dokumen administratif, harus spesifik dan mengandung komponen: kepada siapa, apa yang harus dilakukan dan pada tanggal berapa. Satu atau lebih pejabat atau satu kesatuan struktural dapat diindikasikan sebagai pelaksana. Istilah ini dapat ditentukan sebagai tanggal kalender atau sebagai periode untuk melakukan pekerjaan.
Tanda tangan ketua dan sekretaris rapat melengkapi risalah rapat. Satu salinan protokol ditandatangani. Di sebelah kiri adalah tanda tangan ketua, di sebelah kanan - sekretaris.
Protokol Singkat- Memperbaiki masalah yang dibahas dalam rapat, nama pembicara dan keputusan yang diambil. Boleh menghilangkan nama ketua, sekretaris, dan yang hadir. Risalah semacam itu disimpan hanya dalam kasus-kasus ketika rapat dibuat dengan stenograf, dan laporan serta pidato akan disampaikan kepada sekretaris, atau dalam kasus-kasus ketika rapat bersifat operasional.
Protokol lengkap- mencatat isu-isu yang dibahas, keputusan yang dibuat dan nama-nama pembicara. Berisi catatan-catatan yang cukup rinci yang menyampaikan isi laporan dan pidato-pidato para peserta rapat, segala pendapat yang dikemukakan, pertanyaan-pertanyaan dan pernyataan-pernyataan yang dikemukakan, sambutan-sambutan, dan sikap-sikap.
Risalah rapat dibuat oleh sekretaris rapat, dicetak ulang, diedit dan disetujui oleh ketua rapat atau kepala unit struktural. Protokol memperoleh kekuatan hukum hanya dengan adanya dua tanda tangan - ketua dan sekretaris. Tanda tangan ditempatkan, dipisahkan dari teks dengan jarak 2-3 baris, dari batas margin kiri.
Keputusan kolegial dikomunikasikan kepada pelaku dalam bentuk dokumen independen - keputusan dan keputusan... Dalam kasus lain, ekstrak dari protokol dibuat.
Ekstrak dari protokol- salinan persis dari bagian teks protokol asli yang terkait dengan masalah dalam agenda yang ekstraknya sedang disiapkan. Pada saat yang sama, mereka mereproduksi:

• semua detail formulir;
• bagian pengantar teks;
• mata acara yang sedang dipersiapkan ekstraknya;
• teks yang mencerminkan pembahasan masalah;
• keputusan.

Kutipan berita acara hanya ditandatangani oleh sekretaris, yang juga membuat prasasti sertifikasi. Ini terdiri dari kata "Benar", indikasi posisi orang yang mengesahkan salinan (ekstrak), tanda tangan pribadi, nama keluarga, inisial dan tanggal. Jika ekstrak diberikan untuk diserahkan ke organisasi lain, maka itu disertifikasi dengan meterai.
Hasil kegiatan kolegial dapat berupa dokumen-dokumen administratif: SK dan keputusan.
Resolusi- 1) tindakan hukum yang diadopsi oleh badan tertinggi dan beberapa badan manajemen kolegial pusat untuk menyelesaikan tugas paling penting dan mendasar yang dihadapi badan-badan ini dan menetapkan norma dan aturan perilaku yang stabil. Resolusi tersebut, sebagai suatu peraturan, memiliki masa berlaku yang panjang dan berlaku untuk berbagai organisasi, pejabat, terlepas dari subordinasi mereka. ; 2) tindakan badan pengatur organisasi publik
Resolusi dikeluarkan oleh badan tertinggi kekuasaan negara, komite, komisi yang dibentuk di bawah pemerintah.
Ada 2 jenis regulasi:
- Resolusi yang menyelesaikan masalah organisasi dari kegiatan komisi, komite (masalah yang berkaitan dengan pembentukan badan, pembagian tanggung jawab antara anggota, persetujuan rencana);
- resolusi ditujukan untuk eksekusi oleh badan lain, perusahaan, pejabat.

Komisi yang memiliki wewenang (administratif, pengawasan, urusan remaja) mengambil keputusan yang mengikat.

Komisi yang tidak memiliki wewenang untuk mengambil keputusan yang bersifat rekomendasi (“Sarankan”, “Rekomendasi”).

Dekrit mengungkapkan masalah ekonomi, politik dan organisasi. Keputusan disetujui oleh berbagai dokumen peraturan.

Teks keputusan terdiri dari pernyataan dan bagian administrasi, ditandatangani oleh ketua badan kolegial dan sekretaris. Proyek ini disetujui oleh penasihat hukum. Resolusi dicetak pada formulir A4.
Membentuk- pesanan sampel terdiri dari rincian:

• lambang;
• nama jenis dokumen - PERATURAN;
• tanggal, nomor;
• tempat publikasi;
• menuju teks;
• teks;
• tanda tangan;
• visa - persetujuan.

Larutan- dokumen administrasi badan pengelola kolegial. Diterbitkan oleh kementerian, departemen, lembaga federal, dewan ilmiah.
Solusi- 1) tindakan bersama yang dikeluarkan oleh beberapa badan heterogen (kolegial dan bertindak atas dasar manajemen satu orang, badan negara dan organisasi publik, dll.);

2) keputusan rapat, rapat, dll.

Teks keputusan terdiri dari pernyataan dan bagian administratif.

Bagian memastikan menunjukkan alasan untuk mengeluarkan keputusan, tujuan yang dicapai selama implementasinya. Jika keputusan dikeluarkan berdasarkan dokumen administrasi, nomor, tanggal, judul dokumen administrasi ini harus ditunjukkan di bagian penetapan.

Pada bagian administrasi, sebutkan nama badan pengambil keputusan, kemudian kata MEMUTUSKAN dengan huruf kapital pada baris tersendiri.

Bagian administrasi dapat dibagi menjadi paragraf di mana pelaksana (organisasi, unit struktural, pejabat) ditunjukkan - tindakan - tenggat waktu.

Keputusan tersebut memperoleh kekuatan hukum setelah ditandatangani oleh ketua dan sekretaris badan kolegial, diberi nomor (yaitu, terdaftar) dan diberi tanggal. Tanggal keputusan adalah tanggal pertemuan badan kolegial di mana keputusan itu diambil.

Keputusan dibuat pada formulir A4.

Membentuk- solusi sampel terdiri dari rincian:

• nama organisasi - penulis dokumen;
• nama jenis dokumen - KEPUTUSAN;
• tanggal, nomor;
• tempat publikasi;
• menuju teks;
• teks;
• tanda tangan (ketua, sekretaris);
• visa persetujuan (penyusun, kepala subbagian yang menyerahkan rancangan keputusan, pelaksana, penasihat hukum, pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan keputusan); Kamus singkat jenis dan jenis dokumen. M., 1974, hlm. 31-32.

  Kamus singkat jenis dan jenis dokumen. M., 1974, hal.37.

Tugas terpenting seorang manajer dalam krisis adalah manajemen perubahan yang efektif: inisiasi, implementasi, dan penyelesaian proses transformasi. Untuk menemukan solusi masalah dengan sukses, manajer harus mampu melakukan pertemuan dengan kompeten, mempertahankan tingkat keterlibatan pribadi yang tinggi dari setiap peserta.

Bahkan dalam situasi pasar "jatuh" dan penurunan daya beli penduduk, banyak perusahaan domestik dapat menawarkan kepada konsumen produk dan layanan baru - analog yang lebih murah dari model Barat yang tidak kalah kualitasnya dengan mereka. Ini memungkinkan tidak hanya untuk mempertahankan penjualan, tetapi juga untuk meningkatkan keuntungan dan bahkan menciptakan lapangan kerja baru.

Bagaimana Anda berhasil melakukan ini? Untuk bertahan dan tumbuh selama krisis, perusahaan-perusahaan ini mampu melakukan reorganisasi besar-besaran, mengatasi perlawanan pekerja yang tak terhindarkan. Untuk menemukan jalan keluar yang efektif dari kesulitan, seorang pemimpin harus menggunakan potensi kreatif dari tim manajemen dan seluruh tim, memulai perubahan, mengusulkan perbaikan dalam proses bisnis, dan melakukan perubahan organisasi.

Rapat (rapat perencanaan, pengarahan, lima menit) adalah alat manajemen yang penting: di banyak perusahaan, kehadiran di rapat menghabiskan sebagian besar waktu manajer puncak. Pada saat yang sama, para pemimpin tidak hanya mengambil bagian dalam pertemuan, tetapi juga mengaturnya sendiri.

Jika pertemuan tidak dijadwalkan sebelumnya, seringkali hanya membuang-buang waktu bagi para peserta. Rapat tanpa akhir dan yang paling penting tidak berguna adalah ciri khas budaya perusahaan "birokratis". Dalam organisasi dengan budaya ini, karyawan dengan profesionalisme dan keterampilan kepemimpinan yang tinggi seringkali menolak untuk menjadi pemimpin. Pada saat yang sama, motif yang sangat penting dari keengganan untuk terdaftar dalam cadangan personel untuk kemajuan karir adalah keengganan untuk membuang waktu pada "pertemuan" semacam ini.

Efektif pertemuan adalah kerja kelompok di mana pemimpin:

• menerima informasi yang diperlukan dari peserta;
• menetapkan tujuan dan sasaran untuk bawahan (memberi tugas);
• menginformasikan karyawan tentang keputusan yang dibuat;
• mengatur pengambilan keputusan kolegial.

Agar rapat efektif, perlu:

• tentukan tujuan / rumuskan hasil apa yang ingin Anda dapatkan;
• menentukan karyawan mana yang harus ikut serta dalam rapat;
• segera memberitahukan kepada peserta rapat tentang mata acara;
• menentukan apa yang harus disiapkan peserta untuk rapat;
• menetapkan kriteria dimana solusi yang diusulkan akan dievaluasi.

Tidak adanya tahap persiapan mengarah pada fakta bahwa:

• karyawan yang tidak memahami masalah / tidak memiliki informasi yang diperlukan datang ke rapat;
• waktu untuk diskusi meningkat secara signifikan;
• keputusan "spontan" dibahas - keputusan yang pertama kali muncul di benak;
• tidak ada solusi untuk masalah yang ditemukan;
• keputusan yang diambil tidak dilaksanakan;
• keputusan bisnis yang tidak efektif dibuat;
• peserta tidak termasuk dalam kerja bersama.

Selama krisis, manajer lebih mungkin menghadapi situasi yang tidak terduga dan masalah bisnis yang kompleks. Untuk menemukan solusi yang efektif dalam kasus seperti itu, pertemuan "masalah" efektif.

Pertemuan masalah adalah bentuk kerja kelompok yang membantu:

• menemukan cara untuk mengatasi kesulitan / memecahkan masalah yang kompleks (produksi, teknis, keuangan, dll);
• mempertimbangkan prospek pengembangan organisasi;
• mendiskusikan proyek-proyek inovatif, dll.

Hasil kerja kelompok harus merupakan adopsi keputusan kolegial. Fitur dari pertemuan masalah meliputi:

1) kurangnya algoritma siap pakai untuk memecahkan masalah;
2) keterlibatan aktif semua peserta dalam proses perubahan;
3) sebagai aturan, batas waktu yang ketat.

Untuk meningkatkan tingkat partisipasi peserta dalam proses diskusi, pencarian opsi dan pengambilan keputusan, pemimpin dapat:

• tentukan peran yang diinginkan 1 dalam tim dan pilih peserta yang dapat memenuhinya;
• secara fleksibel mengubah bentuk pekerjaan (diskusi kelompok, peserta mengungkapkan pendapat mereka tentang masalah yang sedang dibahas, bekerja dalam kelompok mikro);
• memperjelas posisi peserta diskusi, mencatat kesimpulan, “memvisualisasikan” proses diskusi (menggunakan diagram, diagram, grafik, dll), meringkas hasil diskusi;
• menyatukan peserta dalam kelompok mikro, sehingga setiap kelompok mengerjakan salah satu poin rencana pertemuan dan mempresentasikan hasilnya;
• perkenalkan elemen kompetisi: undang beberapa kelompok mikro untuk mengembangkan solusi/skenario alternatif, dan kemudian mendiskusikannya bersama, dll.

Pada mempersiapkan Merumuskan topik pertemuan, membuat analisis singkat tentang situasi, menggambarkan esensi masalah. Tentukan tujuan pertemuan. Merumuskan hasil yang diharapkan dan kriteria untuk pengambilan keputusan. Daftar peserta rapat. Tentukan tempat dan waktu penyelenggaraannya, sepakati waktunya dengan peserta. Menyusun aturan rapat (agenda dan kerangka waktu). Memberi tahu para peserta tentang pertemuan secara tepat waktu (saat menyiapkan surat informasi, perhatian khusus harus diberikan pada deskripsi tugas individu untuk para peserta). Selama memegang pertemuan, pemimpin harus: Tetap pada agenda. Dengarkan setiap peserta - sesuai dengan peraturan. Mengatur proses diskusi. Memantau kepatuhan terhadap peraturan. Diskusikan setiap opsi yang diusulkan. Membuat keputusan akhir (merumuskan versi final). Berikan tugas kepada setiap peserta dan uraikan kerangka waktu untuk memantau pelaksanaannya.

Mengorganisir pekerjaan sekelompok bawahan selama pertemuan masalah adalah tugas yang kreatif, tetapi agak sulit. Kesalahan pemula yang umum:

• keterlibatan berlebihan dalam pekerjaan kelompok (pemimpin terbawa oleh proses diskusi dan mencari ide-ide baru, melupakan kebutuhan untuk mengelola proses);
• kurangnya persiapan;
• kepatuhan yang tidak fleksibel terhadap rencana yang dibuat sebelumnya (proses diskusi tidak disesuaikan dengan mempertimbangkan data baru, ide-ide baru, dll.);
• kurang bervariasinya pemilihan peserta rapat;
• kehilangan kendali (atas keadaan emosional peserta rapat, waktu, proses diskusi, dll.).

Untuk melakukan pertemuan masalah secara efektif, pemimpin perlu mengembangkan kompetensi dan keterampilan berikut:

• kemampuan merekam dan memvisualisasikan materi diskusi kelompok dalam bentuk diagram yang mencerminkan inti permasalahan yang sedang dibahas;
• kemampuan memfasilitasi proses diskusi dengan menggunakan metode mendengarkan aktif;
• kemampuan untuk meringkas dan meringkas diskusi;
• kemampuan untuk mengajukan pertanyaan konstruktif yang membantu kelompok dalam menemukan solusi;
• kemampuan presentasi;
• kemampuan untuk mengelola keadaan emosional Anda;
• kemampuan untuk memahami keadaan emosional orang lain;
• kemampuan untuk memenangkan kepercayaan dari karyawan;
• kemampuan untuk meyakinkan orang lain tentang perlunya perubahan;
• kemampuan untuk mempengaruhi peserta diskusi;
• kemampuan untuk memberikan dukungan kepada karyawan - untuk menginspirasi, menginspirasi, merangsang, dll.

Sejumlah kriteria dapat dibedakan berdasarkan pertemuan yang dianggap berhasil:

• peserta terlibat aktif dalam diskusi kelompok;
• setiap orang dapat mengungkapkan pendapatnya, ide dan sarannya didengar oleh yang lain;
• pemimpin merangkum pendapat dan saran berharga dari semua peserta rapat;
• cara untuk memecahkan masalah ditemukan;
• rencana untuk tindakan lebih lanjut telah dikembangkan;
• hasil kerja kelompok disetujui oleh manajemen senior, pemegang saham atau tim perusahaan.

Keputusan yang dibuat selama pertemuan masalah harus dikomunikasikan kepada manajer puncak dan karyawan lainnya.

Harus diingat bahwa syarat terpenting bagi keberhasilan kerja kelompok adalah kepercayaan rakyat kepada pemimpin, yang hanya dapat diperoleh dengan profesionalisme dan kualitas moral yang tinggi.
__________________
1 R.M. Belbin (Raymond meredith belbin) - seorang spesialis di bidang penilaian dan pengembangan tim manajemen, menentukan peran sebagai "model perilaku tim yang berguna". Penulis telah mengidentifikasi sembilan peran khas:

Peran	Karakteristik positif	Fungsi tim	Kemungkinan kelemahan
Pembangkit ide	kreativitas, imajinasi, fleksibilitas, berpikir kritis	memecahkan masalah yang sulit	isolasi, obsesi dengan ide-ide mereka
Peneliti	ekstroversi, antusiasme, keramahan	melihat peluang, mengembangkan kontak	terlalu optimis, kehilangan minat ketika antusiasme awal memudar
Koordinator	ketegasan, aktivitas, fokus pada hasil akhir, keterampilan organisasi	memotivasi tim, mendistribusikan tugas, menetapkan prioritas, menetapkan tujuan	sering dianggap sebagai manipulator
Pencipta	semangat, kemampuan untuk menyelesaikan dedikasi	perselisihan, pertanyaan, tekanan	kecenderungan untuk provokasi, menyakiti perasaan orang lain
Pakar	kehati-hatian, kehati-hatian, kebijaksanaan	menilai kemungkinan, menilai situasi	kurangnya ketegasan, ketidakmampuan untuk menginspirasi orang lain
Diplomat	keramahan, kebajikan, kelembutan dalam keputusan dan pernyataan	mempertahankan suasana positif dalam tim, mencegah konflik	keragu-raguan dalam situasi sulit
pelaksana	ketekunan, organisasi, ketekunan, kemampuan untuk membawa sesuatu sampai akhir	menerjemahkan ide menjadi kenyataan, memantau waktu dan kualitas pekerjaan	kurangnya fleksibilitas; merespon dengan lambat terhadap peluang baru
pelaksana	konservatisme, komitmen, ketekunan	membawa masalah ini sampai akhir	rentan terhadap kecemasan, enggan untuk mendelegasikan wewenang
Spesialis	dedikasi, dedikasi	memberikan pengetahuan dan keterampilan tentang isu-isu tertentu	hanya berkompeten di bidang yang sempit, terlalu fokus pada sisi teknis soal

2 Fasilitasi(eng. memudahkan- memfasilitasi, membantu, berkontribusi) - membantu kelompok dalam mencapai tujuan yang ditetapkan, menyelesaikan tugas tertentu, memecahkan masalah atau mencapai kesepakatan, dll. Inti dari pekerjaan fasilitator adalah meningkatkan efisiensi kelompok dengan:

• melibatkan semua peserta dalam proses diskusi, memperkuat minat mereka, membuka potensi mereka;
• membantu peserta memahami dan menerima sudut pandang yang berbeda;
• pengembangan kerjasama;